Services bancaires électroniques. Service d information pour remise de paiement de factures Scotia Guide de l utilisateur

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1 Services bancaires électroniques Service d information pour remise de paiement de factures Scotia Guide de l utilisateur Juillet 2010

2 Table des matières 1 Introduction Mise en route de Remise Scotia Ouvrir une session sur Remise Scotia Accès au site Remise Scotia Comment changer votre mot de passe Comment réinitialiser votre mot de passe Directives concernant le mot de passe Vue d ensemble de Remise Scotia Menu principal de Remise Scotia Menu secondaire de Remise Scotia Utilisation de l aide en ligne Documents disponibles Téléchargement des fichiers PDF Téléchargement des fichiers CSV Centre de messages Gestion des utilisateurs Recherche d un utilisateur Mise à jour d un profil utilisateur Ajout d un nouvel utilisateur Mon profil Mon profil Administrateur de la société Mon profil Utilisateur Service et soutien à la clientèle

3 1 Introduction Le Service d information pour remise de paiement de factures Scotia (Remise Scotia) est un portail Web qui offre un accès pratique et sécuritaire à l information sur vos remises de paiements de factures. Le service Remise Scotia fournit des relevés quotidiens en ligne sur tous les paiements reçus de vos clients. Remise Scotia vous offre : Commodité : accès en ligne à vos relevés de remises quotidiens 7 jours sur 7, 24 heures sur 24; Sécurité : consultation de vos relevés dans un environnement électronique sécuritaire sans les risques de confidentialité inhérents aux télécopies et aux courriels; Efficacité : archivage facile des relevés dans votre ordinateur en format PDF ou CSV sans les problèmes de télécopies et de courriels déplacés ou perdus. Ce guide vous fournit une information détaillée sur la manière d utiliser les caractéristiques et fonctionnalités du service Remise Scotia. Pour accéder au portail Web, allez à 2 Mise en route de Remise Scotia Avant de pouvoir accéder au service Remise Scotia, vous devrez consulter le Guide de démarrage pour plus de détails sur l inscription au service et votre première session sur Remise Scotia. 3 Ouvrir une session sur Remise Scotia Allez à qui vous amènera à la page d entrée en session de Remise Scotia. 3

4 Pour la sécurité de chaque utilisateur, l accès à Remise Scotia requiert une ID utilisateur et un mot de passe. Entrez votre ID utilisateur et votre mot de passe dans les zones appropriées. Cliquez sur le bouton Ouverture de session pour soumettre votre information et entrer dans le portail Web. Si vous entrez un mot de passe incorrect 3 fois de suite, votre accès au site de Remise Scotia sera bloqué. Dans ce cas, veuillez contacter le Service et soutien à la clientèle au (sans frais) ou au (à Toronto) pour réinitialiser votre mot de passe. 3.1 Accès au site Remise Scotia Tous les systèmes utilisés doivent satisfaire aux exigences minimum suivantes pour accéder au service Remise Scotia : Système d exploitation : Windows 2000 ou XP Navigateur : Internet Explorer 6.0 ou plus récent, Firefox 3.5 Les cookies et les scripts Java doivent être autorisés 4

5 3.2 Comment changer votre mot de passe Si vous désirez changer votre mot de passe, suivez les étapes ci-dessous : 1. Ouvrez une session sur le site Remise Scotia. 2. Cliquez sur l onglet Mon profil dans le menu principal. 3. Entrez votre mot de passe actuel dans la zone appropriée. 4. Entrez votre nouveau mot de passe et confirmez-le dans les zones appropriées. 5. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer vos changements. 3.3 Comment réinitialiser votre mot de passe Si vous avez oublié votre mot de passe et si vous êtes un utilisateur inscrit, veuillez contacter l Administrateur de votre société pour réinitialiser votre mot de passe. Si vous avez oublié votre mot de passe et si vous êtes l Administrateur de votre société, veuillez contacter le Service et soutien à la clientèle au (sans frais) ou au (à Toronto). 5

6 3.4 Directives concernant le mot de passe Les mots de passe permettent de vous assurer que seules les personnes autorisées peuvent accéder au portail Web Remise Scotia. Les directives suivantes vous aident à améliorer le niveau de sécurité des mots de passe. Nous vous recommandons de respecter ces directives et de les consulter de nouveau lorsque vous devez changer ou réinitialiser votre mot de passe. Critères à respecter pour le mot de passe : 1. Il doit comprendre 8 caractères. 2. Il doit contenir au moins un chiffre et une lettre. 3. Aucune distinction n est faite entre les majuscules et les minuscules. 4. Il doit être changé tous les 90 jours. 4 Vue d ensemble de Remise Scotia 4.1 Menu principal de Remise Scotia Il existe trois options principales sur le site Remise Scotia et chacune d elles donne accès à diverses sections. Ces sections seront traitées plus loin dans le guide. Notez que l accès à la section Gestion des utilisateurs dépend du niveau de vos droits d accès à Remise Scotia. Option du menu : Documents disponibles Gestion des utilisateurs Donne accès à : Liste des relevés de remise des paiements de factures. Centre de messages. Page par défaut après l ouverture d une session sur le site Remise Scotia (une fois que vous êtes inscrit et que vous avez accepté les Conditions du service Remise Scotia en ligne. Recherche utilisateur Actualiser profil utilisateur Ajouter utilisateur Centre de messages. Uniquement accessible aux administrateurs de la société. 6 Mon profil Information sur le profil utilisateur, incluant l information sur l utilisateur, l information de facturation (admin société) et la fonction changement du mot de passe. Centre de messages.

7 4.2 Menu secondaire de Remise Scotia Le menu secondaire se trouve en haut à droite de chaque page Web. Quatre options sont proposées : Option du menu : Donne accès à : Accueil Section des documents disponibles. Contactez-nous Information contact pour le Service et soutien à la clientèle de Remise Scotia. Aide Information d aide en ligne sur le site Remise Scotia. Sortie Sortie du site Remise Scotia. 4.3 Utilisation de l aide en ligne Le lien de l aide en ligne de Remise Scotia vous fait accéder à l information en ligne pendant que vous êtes sur le site de Remise Scotia. Pour accéder à la fonction d aide, cliquez sur le lien Aide en haut à droite de la page Web. L aide en ligne fournit de l information sur les différentes sections du site Remise Scotia. 7

8 5 Documents disponibles La section Documents disponibles donne accès à vos relevés de remise des paiements de factures ainsi qu à votre relevé des frais de service mensuels. Les relevés peuvent être téléchargés au format PDF ou aux formats PDF et CSV, selon l option choisi par l Administrateur de votre société lors de l inscription et ils sont disponibles en ligne pendant 90 jours. Les relevés de remise des paiements de factures sont affichés par ordre chronologique à partir du plus récent. Le tableau ci-dessous donne une description des différentes colonnes à l écran Documents disponibles : Colonne Description Source Source du paiement, ex. Avis de paiement de facture ou frais mensuels Numéro du fichier Numéro du fichier pour la remise du paiement. Date du fichier Date de création du fichier. Valeur Valeur totale de tous les paiements de factures inclus dans le relevé de remise de paiement de factures. Nombre de transactions Nombre total des transactions incluses dans le relevé de remise de paiement de factures. Téléchargement En cliquant sur l icone CSV, vous pourrez télécharger le relevé de remise de paiements au format CSV. En cliquant sur l icone PDF, vous pourrez télécharger le relevé de remise de paiements au format PDF. Le format PDF est inclus dans les frais du service mensuel de base. Si vous souhaitez recevoir les fichiers dans les formats PDF et CSV, l Administrateur de votre société peut modifier les données sur les formats de documents dans votre Profil utilisateur. Des frais de service additionnels s appliqueront. 8 Heure du téléchargement L heure à laquelle le fichier a été téléchargé la dernière fois. Téléchargé par Utilisateur ayant téléchargé le fichier.

9 5.1 Téléchargement des fichiers PDF Vous devez avoir l application adéquate pour télécharger les fichiers PDF (ex. Adobe Acrobat). 5.2 Téléchargement des fichiers CSV Vous devez avoir l application adéquate pour télécharger les fichiers CSV (ex. logiciel de comptabilité, Microsoft Excel, etc.). 5.3 Centre de messages Le Centre de messages affiche des messages qui fournissent des informations relatives au site Remise Scotia ou à d autres sites de la Banque Scotia. Certains messages peuvent inclure un lien vers un autre site. Pour y accéder, cliquez sur le texte du message qui ouvrira le site Web dans une autre fenêtre du navigateur. 9

10 6 Gestion des utilisateurs L onglet Gestion des utilisateurs est uniquement réservé aux administrateurs disposant les droits appropriés. La section Gestion des utilisateurs permet à l Administrateur de la société de rechercher un utilisateur, de mettre à jour un profil utilisateur et d ajouter un nouvel utilisateur. 6.1 Recherche d un utilisateur Pour rechercher un utilisateur, entrez son nom ou son ID utilisateur dans les zones appropriées. Les zones ID facturateur et Nom facturateur seront préremplies par le système. Cliquez sur Recherche pour afficher les résultats. 10

11 6.2 Mise à jour d un profil utilisateur Pour mettre à jour un profil utilisateur, suivez la procédure ci-dessus pour rechercher l utilisateur. Dans la zone des résultats de la recherche, cliquez sur l ID utilisateur de l utilisateur pour accéder à son profil. Mettez à jour les zones requises et cliquez ensuite sur Sauvegarder pour enregistrer les données. 6.3 Ajout d un utilisateur Cliquez sur le lien Ajouter utilisateur à la page Recherche d utilisateur pour ajouter un nouvel utilisateur. 11

12 12 Pour ajouter un nouvel utilisateur, entrez le nom de l utilisateur, l adresse de courriel, la langue d usage et le type d utilisateur dans les zones appropriées. Cliquez sur Sauvegarder pour enregistrer les données. Le nouvel utilisateur recevra son ID utilisateur et un mot de passe temporaire à l adresse de courriel qui sera soumise.

13 7 Mon profil L onglet Mon profil affiche les données de votre profil et vous permet de modifier certaines d entre elles. 7.1 Mon profil Administrateur de la société À titre d Administrateur de la société, vous pouvez modifier les zones suivantes de votre Profil utilisateur : Nom Entrez votre prénom et votre nom. Adresse de courriel Entrez votre adresse de courriel. Cette adresse de courriel sera utilisée pour vous envoyer les informations suivantes : o Envoi de la lettre de confirmation du Contrat de débit préautorisé. o Avis de documents à récupérer en ligne (si vous avez choisi cette option ainsi que l'option «Envoyer avis par courriel» 13

14 Envoyer avis par courriel Indique si vous souhaitez recevoir des avis par courriel vous informant que vous avez des fichiers à télécharger en cochant la case Envoyer avis par courriel. Une boîte s affichera vous invitant à consulter la page expliquant la tarification pour le service à l'adresse Cliquez sur OK et entrez les autres informations requises à l écran Profil utilisateur. Contrat accepté Une case cochée indique que le contrat a été accepté. Cliquez sur le bouton Voir pour consulter le contrat de débit préautorisé (CDP). Date d acceptation du contrat Date à laquelle le contrat a été accepté. Compte de facturation Numéro du compte de facturation. Compte de crédit Numéro du compte de crédit. Langue d usage Cliquez sur le bouton Français ou Anglais. Format des documents Indique si vous choisissez de recevoir tous vos documents dans les deux formats PDF et CSV. Une boîte s affichera vous invitant à consulter la page expliquant la tarification pour le service à l'adresse Cliquez sur OK et entrez les autres informations requises à l écran Profil utilisateur. o Nota : Le format PDF est déjà sélectionné par défaut. Question secrète Si vous oubliez votre mot de passe et avez besoin de le réinitialiser, le Service et soutien à la clientèle vérifiera verbalement votre question secrète à titre de mesure de sécurité. Réponse secrète Si vous oubliez votre mot de passe et avez besoin de le réinitialiser, le Service et soutien à la clientèle vérifiera verbalement votre réponse secrète à titre de mesure de sécurité. Confirmer mot de passe actuel Entrez votre mot de passe actuel. Nouveau mot de passe Entrez votre nouveau mot de passe. Confirmer nouveau mot de passe Entrez de nouveau votre nouveau mot de passe. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les données de votre profil ou cliquez sur Annuler si vous décidez de quitter la page sans modifier votre profil. 14

15 7.2 Mon profil Utilisateur À titre d utilisateur, vous pouvez modifier les zones suivantes de votre Profil utilisateur : Nom Entrez votre prénom et votre nom. Adresse de courriel Entrez votre adresse de courriel. Cette adresse de courriel sera utilisée pour vous envoyer les informations suivantes : o Avis de documents à retirer en ligne (si l Administrateur de la société a choisi l option de service Envoyer avis par courriel ) o Lettre aux nouveaux utilisateurs créés par l Administrateur de la société et contenant leur ID utilisateur et leur mot de passe Envoyer avis par courriel Indique si vous souhaitez recevoir des avis par courriel vous informant que vous avez des fichiers à télécharger en cochant la case Envoyer avis par courriel. Veuillez noter que cette zone s affiche uniquement pour les utilisateurs accrédités par l administrateur de la société. Langue d usage Cliquez sur le bouton Français ou Anglais. Question secrète Si vous oubliez votre mot de passe et avez besoin de le réinitialiser, le Service et soutien à la clientèle vérifiera verbalement votre question secrète à titre de mesure de sécurité. 15

16 Réponse secrète Si vous oubliez votre mot de passe et avez besoin de le réinitialiser, le Service et soutien à la clientèle vérifiera verbalement votre réponse secrète à titre de mesure de sécurité. Confirmer mot de passe actuel Entrez votre mot de passe actuel. Nouveau mot de passe Entrez votre nouveau mot de passe. Confirmer nouveau mot de passe Entrez de nouveau votre nouveau mot de passe. Cliquez sur le bouton Sauvegarder pour enregistrer les données de votre profil ou cliquez sur Annuler si vous décidez de quitter la page sans modifier votre profil. 8 Service et soutien à la clientèle Les numéros de téléphone du Service et soutien à la clientèle Remise Scotia sont le (sans frais) ou au (à Toronto). 16

17 * Marque de commerce de La Banque de Nouvelle-Écosse. Marque de commerce utilisée avec l autorisation et sous le contrôle de La Banque de Nouvelle-Écosse. MC Marque de commerce de La Banque de Nouvelle-Écosse. MD Marque déposée de La Banque de Nouvelle-Écosse. La Banque de Nouvelle-Écosse, Tous les autres noms de produit ou de service sont des marques de commerce ou des marques déposées de leur propriétaire respectif. La mention d une marque de commerce dans ce document ne signifie pas qu une licence quelconque a été accordée. Windows est une marque de commerce de Microsoft Corporation. Aucune partie de ce document ne peut être reproduite ni transmise à quelque fin, sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit, électronique ou mécanique, y compris par la photocopie et l enregistrement, sans la permission écrite expresse de La Banque de Nouvelle-Écosse. 17