CONSEIL RÉGIONAL LANGUEDOC- ROUSSILLON

Transcription

1 CONSEIL RÉGIONAL LANGUEDOC- ROUSSILLON Informatisation des procédures de la formation professionnelle et de l apprentissage du Conseil Régional Languedoc-Roussillon GUIDE D UTILISATION ETUDIANTS MODULE BOURSES SANITAIRES ET SOCIALES Page 1 sur 18

2 Table des matières 1 PRÉSENTATION DU GUIDE D'UTILISATION OBJET DU DOCUMENT ACCÈS À LA PLATE-FORME CONNEXION À LA PLATE-FORME Première connexion Connexions suivantes DÉCONNEXION GESTION DE SON PROPRE COMPTE GESTION DES DEMANDES DE BOURSE CRÉATION D UNE DEMANDE DE BOURSE Saisie du formulaire de Demande de bourse Gestion des pièces justificatives Dépôt de la Demande de bourse Evaluation CONSULTATION D UNE DEMANDE DE BOURSE MODIFICATION D UNE DEMANDE DE BOURSE SUPPRESSION D UNE DEMANDE DE BOURSE...19 Page 4 sur 18

3 1 PRÉSENTATION DU GUIDE D'UTILISATION 1.1 Objet du document Ce guide s'adresse aux Etudiants de la Région Languedoc Roussillon qui désirent utiliser le service. Il présente l'ensemble des fonctionnalités de gestion des demandes de bourses accessibles au niveau de la plate-forme. Ce guide doit permettre aux Etudiants une utilisation simple de la plate-forme. Elle a été conçue pour être très intuitive et rapidement maîtrisée. Dans la suite du document, les écrans accessibles par les Etudiants sont décrits en détail ainsi que les différentes fonctionnalités proposées. Ces principales fonctionnalités sont : La création d'une Demande de bourse : saisie du formulaire de Demande de bourse, présentation de la liste des pièces justificatives à fournir, évaluation du montant de la bourse en cas de validation du dossier La modification d une Demande de bourse La consultation et le suivi d'une Demande de bourse La suppression d une Demande de bourse Page 5 sur 18

4 2 ACCÈS À LA PLATE-FORME 2.1 Connexion à la plate-forme Première connexion Un Etudiant qui souhaite déposer une Demande de bourse est invité à s inscrire sur la plate-forme. Pour cela, il : se connecte sur le portail sélectionne le service Bourses sanitaires et sociales sélectionne le lien S inscrire Page 6 sur 18

5 Il est alors invité à renseigner au niveau du formulaire d inscription les informations suivantes : L écran indique que l adresse électronique doit être valide, pour ouvrir le compte, et que c est la responsabilité de l Etudiant de vérifier son exactitude. Après validation de la saisie des informations précédentes, la solution génère un mot de passe aléatoire, et l envoie par courrier électronique à l Adresse électronique spécifiée par l étudiant lors de la création de son compte Connexions suivantes L accès à la plate-forme pour un Etudiant se déroule comme suit : Connexion à l adresse Sélection du service Bourses sanitaires et sociales Saisie de l'identifiant (Adresse électronique) et du mot de passe généré par la plate-forme L écran d accueil propose un lien Mot de passe oublié. Si l utilisateur non authentifié le sélectionne, il accède à un formulaire qui l invite à saisir son Adresse électronique. Page 7 sur 18

6 l Adresse électronique existe dans l annuaire des utilisateurs, l application informe l utilisateur qu un courrier électronique a été envoyé à l adresse électronique saisie avec un nouveau mot de passe Si l Adresse électronique n existe pas dans l annuaire des utilisateurs, l application rejette la demande et renvoi automatiquement aux pages correspondantes à l inscription sur la plate-forme Une fois identifié et connecté, l Etudiant accède à la page d'accueil qui lui est réservée. Page 8 sur 18

7 2.2 Déconnexion Le lien Se déconnecter qui s affiche dans la rubrique des informations personnelles permet à l Etudiant de se déconnecter. En cliquant dessus, il n est plus authentifié et est redirigé sur la page d identification. Page 9 sur 18

8 3 GESTION DE SON PROPRE COMPTE La rubrique portant le nom de l Etudiant permet à ce dernier de visualiser les informations générales de son compte sur la plate-forme. Le lien Modifier de cette rubrique donne accès à la page ci-dessous. L Etudiant peut consulter les informations sans les modifier (cliquer sur le bouton Annuler pour sortir de cette page sans modification). Pour modifier son identifiant ou son mot de passe, l Etudiant sélectionne le lien Paramètres du compte. Il peut également les modifier au travers de cette interface, en cliquant sur le bouton Enregistrer en fin de saisie. Page 10 sur 18

9 4 GESTION DES DEMANDES DE BOURSE 4.1 Création d une Demande de bourse Saisie du formulaire de Demande de bourse En cliquant sur le lien Créer de la rubrique Déposer votre Demande, l Etudiant n ayant aucune Demande en cours de traitement accède au formulaire de Demande de bourse. Ce formulaire est constitué de 3 onglets : 1. Informations générales 2. Renseignements sur l élève Page 11 sur 18

10 Page 12 sur 18

11 3. Renseignements sur la famille L Etudiant remplit le formulaire onglet par onglet. Il valide un onglet en cliquant sur le bouton Enregistrer. Des messages d erreurs précis indiquent pour chaque onglet les champs à compléter/corriger. Un lien Imprimer permet d imprimer le formulaire de Demande de bourse Gestion des pièces justificatives Une fois tous les onglets enregistrés, l Etudiant sélectionne le bouton Valider et accède au récapitulatif de la liste des pièces justificatives de sa Demande de bourse, à fournir en fonction des informations qu il a renseignées. Un lien Imprimer la liste permet à l Etudiant d imprimer cette liste. Page 13 sur 18

12 Une case à cocher Recevoir la liste par courrier électronique permet à l Etudiant d envoyer cette liste à l Adresse électronique de son compte utilisateur. L écran demande à l Etudiant de certifier l exactitude des informations qu il a renseignées au niveau du formulaire en cochant la case située à coté du texte suivant : «Je certifie l exactitude de toutes les informations contenues dans cette demande. Je m engage à informer les services de la Région Languedoc-Roussillon de tout changement intervenant dans ma situation» Une fois la case cochée, l Etudiant a la possibilité de confirmer sa capacité à fournir les pièces justificatives requises en sélectionnant le bouton Confirmer ma Demande. Il peut également modifier sa Demande de bourse en sélectionnant le bouton Modifier ma Demande Dépôt de la Demande de bourse En cas de confirmation de la liste des pièces justificatives, l Etudiant accède à un bouton Confirmer ma Demande. Il se voit alors indiquer son Numéro de Demande de bourse. Un courrier électronique est automatiquement envoyé à tous les utilisateurs de l Etablissement pour informer de ce dépôt et pour que ceux-ci valident la demande Evaluation L Etudiant a la possibilité d accéder à une estimation du Montant évalué de la bourse auquel il a droit sur la base des informations saisies dans sa Demande de bourse et sous réserve de fourniture des pièces justificatives. Le calcul de la bourse est détaillé faisant apparaître : L échelon Le total des points de charge Le détail de tous les points de charge Page 14 sur 18

13 Si le montant estimé est égal à 0, un message invite l Etudiant à confirmer quand même sa Demande de bourse. 4.2 Consultation d une Demande de bourse En cliquant sur le lien Modifier de la rubrique Votre Demande, un Etudiant ayant une Demande de bourse en cours de traitement peut la consulter et en suivre l instruction. Il accède à l écran suivant : En sélectionnant le lien Paiements, l Etudiant accède à la liste des paiements relatifs à sa Demande de bourse. Page 15 sur 18

14 En sélectionnant le lien Réception, l Etudiant accède à un tableau récapitulant la liste des pièces justificatives de sa Demande de bourse et précisant pour chacune d entre elles son Etat de réception. Un texte présent sur cet écran précise qu une pièce en état «non interprétable» n est pas exploitable par le Conseil Régional et que l Etudiant est invité à transmettre une nouvelle version de qualité satisfaisante. 4.3 Modification d une Demande de bourse Un Etudiant qui souhaite modifier sa Demande de bourse avant la Date de fermeture de la télé procédure sélectionne le bouton Modifier en bas du tableau de suivi. Il accède alors au formulaire de création d une Demande de bourse renseigné des données déjà saisies. Page 16 sur 18

15 Page 17 sur 18

16 Page 18 sur 18

17 Une fois tous les onglets enregistrés, l Etudiant sélectionne le bouton Valider et accède au récapitulatif de la liste des pièces justificatives de sa Demande de bourse, à fournir en fonction des informations qu il a renseignées.les pièces justificatives déjà reçues apparaissent en grisé. En cas de confirmation de la liste des pièces justificatives, l Etudiant accède à une estimation du nouveau Montant évalué de la bourse. 4.4 Suppression d une Demande de bourse En sélectionnant le bouton Supprimer dans l écran de consultation d une Demande de bourse, un Etudiant peut supprimer sa Demande de bourse tant que celle-ci n a pas été validée par l Etablissement. Une boite de dialogue invite l Etudiant à confirmer sa demande, en saisissant son mot de passe. Page 19 sur 18