Factures jointes par le travailleur indépendant Guide de l utilisateur pour les feuilles de temps en ligne

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1 Guide de l utilisateur pour les feuilles de temps en ligne

2 Table des matières Les étapes pour envoyer une feuille de temps et une facture... 3 Joindre l image de facturation... 3 Convertir un fichier en image pour le téléchargement... 5 Soumettre votre feuille de temps... 6 Modifier les pièces jointes sur des feuilles de temps déjà envoyées... 6 Soutien /28/

3 Les étapes pour envoyer une feuille de temps et une facture Les travailleurs indépendants sont tenus de joindre leur facture client à leur feuille de temps avant que le système n accepte (la soumission à l approbation). Si aucune facture n est jointe lors de l envoi de la feuille de temps, un message d erreur apparaîtra pour vous rappeler de joindre votre facture. NOTE : Vous devez joindre une facture à l envoi de chaque feuille de temps hebdomadaire. Veuillez prendre note que ce processus sera utilisé conjointement avec votre méthode d approbation de feuille de temps Peoplenet actuelle. 1. Créez une facture en pièce jointe dans l un des formats acceptés: (.gif,.png,.jpg,.tif,.pdf) *Note : les documents Word (.doc) et Excel (.xls) ne sont PAS des formats acceptés* 2. Entrez vos heures de travail chaque jour dans l outil Peoplenet (pour plus de renseignements sur l entrée des heures dans le système Peoplenet, référez-vous au guide de l utilisateur Entrée des heures par jour ou d arrivée/de départ) 3. Téléchargez la facture en pièce jointe dans le système Peoplenet 4. Envoyez la feuille de temps pour approbation et traitement avec la méthode d approbation appropriée (approbation de pièce jointe par le client, par télécopie ou électronique) Veuillez consulter les sections ci-dessous pour des renseignements additionnels sur la façon de joindre une facture à votre feuille de temps. Joindre l image de facturation 1. Après avoir entré vos heures pour une affectation, sélectionnez l icône en forme de trombone pour ouvrir la fenêtre. 8/28/

4 2. Sélectionnez le bon type de fichier dans le menu déroulant. a. *Note : Si vous avez également besoin de joindre une image pour approbation du client pour que vos heures soient approuvées, consultez le «Guide de l approbation des pièces jointes par les clients» 3. Cliquez ensuite sur Parcourir pour sélectionner l image de la facture à télécharger depuis votre ordinateur, puis cliquez sur Télécharger. Types de fichiers acceptés lors du téléchargement :.gif,.png,.jpg,.tif,.pdf Taille d image maximale de 4 Mo Pour chaque affectation, vous ne pourrez ajouter qu une seule image par type de fichier (Pièce jointe pour approbation, facture en pièce jointe). Si votre pièce jointe fait plusieurs pages, veuillez les assembler de façon à ce qu elles forment une seule image. 8/28/

5 Convertir un fichier en image pour le téléchargement Enregistrez un document Word ou Excel sous format PDF pour le téléchargement. (Office 2007 et les versions plus récentes comprennent la fonctionnalité «enregistrer en tant que PDF». Si vous n avez pas Office 2007, vous aurez besoin d Adobe Read/Write pour créer un fichier PDF). o Assurez-vous que l image s affiche sur une seule page et que vous n êtes pas en train de créer un long document de 20 pages en raison des paramètres o Ce n est pas grave si la sauvegarde fait plusieurs pages, attachez-les tout simplement en un seul document Prenez une photo avec votre téléphone intelligent et téléchargez-la ou envoyez-la par courriel vers votre ordinateur. Faites une capture d écran (FN+Prnt Scrn), copiez sur Paint, puis Enregistrer sous l un des formats de fichiers acceptés. Pour les utilisateurs de Mac, il faut plutôt appuyer sur Command + Shift + 3 pour enregistrer l image en fichier PNG. Assurez-vous que l image s affiche sur une seule page et que vous n êtes pas en train de créer un document de 20 pages en raison des paramètres de la page. Pour convertir une image existante depuis votre écran, faites un clic droit sur l image et cliquez sur «Ouvrir avec», sélectionnez Paint, puis «Enregistrez sous» l un des formats d images acceptés. Numérisez les documents pour les sauvegarder en tant qu images sur votre ordinateur. ***Note importante : si vous utilisez Paint, il est très important que le fichier soit formaté correctement avant d être joint à la feuille de temps Peoplenet. Veuillez consulter les instructions supplémentaires à la fin de ce guide pour formater les fichiers Paint correctement. 4. Lorsque le téléchargement est terminé et qu il est indiqué à côté du nom du fichier qu il a bien été téléchargé, Fermer la fenêtre de gestion des pièces jointes. Vous êtes maintenant prêt à soumettre votre feuille de temps. 8/28/

6 Soumettre votre feuille de temps 1. Pour soumettre une seule affectation, sélectionnez 2. Pour soumettre toutes vos affectations en cours pour approbation, sélectionnez: Modifier les pièces jointes sur des feuilles de temps déjà envoyées Après avoir soumis votre feuille de temps pour validation, vous pouvez toujours modifier ou supprimer la pièce jointe si vous avez téléchargé le mauvais fichier dans le système Peoplenet. Vous pourrez modifier la pièce jointe seulement si son statut n est pas passé à «approuvée». 1. Choisissez le lien avec la date de fin de la semaine appropriée. 2. Cliquez sur l icône de trombone 8/28/

7 3. Cliquez sur le rouge pour enlever la pièce jointe 4. Sélectionnez «Oui» pour confirmer la suppression 5. Cliquez sur Type de fichier et choisissez la bonne option dans le menu déroulant. 6. Cliquez ensuite sur Parcourir pour sélectionner l image de la facture à télécharger depuis votre ordinateur, puis cliquez sur Télécharger. 7. Lorsque le téléchargement est terminé et que la mention «téléchargé» est indiquée à côté du bon nom de fichier, Fermer la fenêtre de gestion des pièces jointes. 8. Soumettez la feuille de temps pour traitement Soutien Pour de l aide supplémentaire avec cette fonctionnalité, veuillez suivre le lien suivant: 8/28/

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