DOCUMENT D INFORMATION CONCERNANT LES PANIERS DE GESTION POUR LE PERSONNEL D ENCADREMENT CARRIERES.GOUV.QC.CA

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1 DOCUMENT D INFORMATION CONCERNANT LES PANIERS DE GESTION POUR LE PERSONNEL D ENCADREMENT CARRIERES.GOUV.QC.CA

2 Pour approfondir vos connaissances sur les emplois dans la fonction publique, consultez le site Dans le présent document, la forme masculine est employée sans discrimination et dans le seul but d alléger le texte. Vous pouvez obtenir de l information au sujet du Conseil du trésor et de son Secrétariat en vous adressant à la Direction des communications ou en consultant son site Web Direction des communications Secrétariat du Conseil du trésor 5 e étage, secteur , Grande Allée Est Québec (Québec) G1R 5R8 Téléphone : Sans frais : communication@sct.gouv.qc.ca Tous droits réservés pour tous les pays. Gouvernement du Québec 2014

3 Table des matières Avertissement Description générale d un panier de gestion Utilisation de l examen Contenu de l examen Tâches demandées aux personnes candidates Durée de l examen Habiletés évaluées par le panier de gestion Correction du panier de gestion Panier de gestion à développement Panier de gestion à choix multiple Renseignements et conseils pratiques pour bien se préparer à un examen Renseignements généraux Avant l examen Pendant l examen

4 Avertissement Le présent document contient de l information générale sur les examens du type panier de gestion du Secrétariat du Conseil du trésor (ce type d examen peut aussi être appelé «exercice de gestion» ou «exercice du courrier»). Sa lecture peut être utile à la préparation des personnes candidates, mais elle ne constitue pas une condition pour pouvoir faire ces examens. En cas de divergence entre l information contenue dans ce document et celle contenue dans un examen précis, il convient de toujours donner priorité à l examen. 1. Description générale d un panier de gestion 1.1 Utilisation de l examen Le panier de gestion est un type d examen écrit utilisé pour l évaluation des personnes candidates à des emplois de cadre ou de chef d équipe. Il permet d évaluer des habiletés de gestion par une simulation du travail qui doit être accompli dans l exercice des emplois à pourvoir. Le Secrétariat du Conseil du trésor dispose de plusieurs examens de ce type, chacun étant adapté pour le ou les niveaux d emploi visés. En outre, pour le même niveau d emploi, il peut y avoir plus d un panier de gestion. Dans ce cas, les divers paniers sont différents, notamment au regard des critères mesurés. Page 4

5 1.2 Contenu de l examen Le panier de gestion est constitué de divers documents qui sont interreliés. Ces derniers permettent de contextualiser l environnement de travail où la personne candidate est appelée à assumer un rôle de supervision, de coordination ou de gestion. Toute cette documentation se réfère à un ministère ou à un organisme fictif comparable à ceux de la fonction publique québécoise. À l aide de cette documentation, vous devez réagir aux mises en situation qui vous sont présentées. Voici les documents que vous êtes susceptible d avoir en votre possession lors de la passation d un examen de type panier de gestion : les consignes de l examen : comme dans tout examen écrit, des consignes vous sont données. Le scénario dans lequel vous avez un rôle à jouer, c est-à-dire le personnage qui sera le vôtre dans le ministère ou l organisme fictif déjà évoqué, est présenté dans les consignes. Il importe de bien prendre connaissance de ces consignes et de situer précisément votre rôle et vos fonctions dans cette organisation fictive pour répondre de manière appropriée aux questions de l examen; les documents de référence : ces documents présentent une description détaillée du ministère ou de l organisme fictif en vous fournissant notamment un organigramme, une description des mandats ou une description d emploi. Tout cela vous est utile pour réagir aux mises en situation qui vous sont présentées. Les expressions «renseignements de base» et «documents de base» peuvent aussi être employées pour désigner cette partie de l examen; les mises en situation : les mises en situation sont le cœur de l examen, c est-à-dire qu elles exposent des problèmes que vous avez à résoudre dans le cadre de l examen. En effet, la section sur les mises en situation présente des problématiques analogues à celles qu une personne, chef d équipe ou gestionnaire, est susceptible de rencontrer après son entrée en fonction. Cette partie peut comporter, entre autres choses, des courriels, des lettres et de courts rapports. À titre d exemple, voici quelques situations courantes de supervision, de coordination ou de gestion susceptibles de se présenter dans les mises en situation : un courriel d un ou de plusieurs membres du personnel signalant des problèmes de nature diverse portant, par exemple, sur le climat de travail, le rendement et les horaires; une lettre d un client à propos de problèmes relatifs à la qualité du service; une note des supérieurs portant sur des problèmes de nature diverse concernant la gestion des ressources humaines et la réalisation des objectifs de travail; des documents provenant de différentes sources, par exemple des articles de journaux, des rapports de consultation, des sondages et des tableaux de données. À retenir que, pour chacune des mises en situation, le type de problème présenté tient compte du niveau de gestion évalué et du type d information habituellement traité par les personnes occupant le poste visé. La nature, la complexité et le contenu de l information varient donc d un panier de gestion à l autre. Dans tous les cas, il s agit de situations fictives ne nécessitant pas de connaissances particulières relatives au milieu de travail du poste à pourvoir. Page 5

6 1.3 Tâches demandées aux personnes candidates Deux types de panier de gestion existent, soit celui à développement et celui à choix multiple. La tâche qui vous est demandée ainsi que la façon de transmettre vos réponses n est pas la même selon le type de panier de gestion. La documentation jointe à votre convocation précise de quel type est le panier de gestion auquel vous aurez à répondre. Si votre convocation concerne un panier de gestion à développement, votre rôle consistera à réagir par écrit à chacune des mises en situation en présentant, par exemple, vos décisions, votre plan d action, vos recommandations, les personnes visées et les raisons qui motivent la démarche que vous entendez privilégier. Les consignes de l examen indiqueront ce que votre réponse doit plus précisément refléter. Le panier de gestion à développement contient un cahier de réponse. Celui-ci vous permet d inscrire vos réponses pour chacune des mises en situation présentées. Il faut indiquer clairement sur chaque page du cahier de réponse le numéro de la mise en situation à laquelle vous répondez. Seul le texte écrit lisiblement dans le cahier de réponse sera considéré au moment de la correction. Dans certains cas, ce cahier contient un calendrier qui peut être utilisé pour répondre aux questions de l examen. Des feuilles de brouillon vous seront également fournies, mais elles ne seront pas corrigées. Vous devez toujours vous référer aux consignes de l examen quant à l utilisation du matériel fourni. Si votre convocation concerne un panier de gestion à choix multiple, les mises en situation de l examen seront accompagnées de questions à choix multiple. Le nombre de choix de réponse peut être de quatre ou de cinq selon la question. Vous devrez indiquer le choix de réponse qui correspond à l action que vous choisissez parmi celles proposées et l inscrire sur la feuille de réponse fournie à cette fin. Vous devrez répondre à toutes les questions en noircissant, sur la feuille de réponse, la case correspondant à la réponse que vous avez choisie. Seules les réponses inscrites sur la feuille de réponse seront corrigées. La façon de remplir la feuille de réponse vous sera présentée par la personne responsable de la séance d examen. 1.4 Durée de l examen Vous devez répondre dans un temps limite. Cela peut varier, d un panier de gestion à l autre, de 2 h 30 à 3 h 30. La durée précise de l examen auquel vous devrez répondre sera inscrite dans la documentation de convocation que vous recevrez. Page 6

7 2. Habiletés évaluées par le panier de gestion Le panier de gestion est utilisé pour évaluer plusieurs habiletés requises afin d exercer des fonctions de supervision, de coordination ou de gestion. Le nombre d habiletés et leur nature varient en fonction du niveau de l emploi. Cependant, dans l ensemble, cet exercice a pour objet de mesurer des habiletés communes aux différents emplois d un même niveau. C est ainsi que l on pourrait évaluer, par exemple, des compétences comme l orientation performance, l agilité et prise de décision, la planification, l organisation et l orientation clientèle. 3. Correction du panier de gestion La méthode de correction varie selon le type de panier de gestion. 3.1 Panier de gestion à développement Les paniers de gestion à développement sont corrigés par des experts en correction qui ne connaissent pas votre identité. Ils appliquent une procédure établie en vue de garantir une évaluation juste et équitable pour toutes les personnes candidates, notamment en se référant en permanence à une grille de correction prédéterminée et approuvée par un groupe de spécialistes de la fonction publique québécoise. Ils bénéficient également d une formation appropriée et d un encadrement structuré. De plus, chaque copie d examen est corrigée par deux correcteurs indépendants qui appliquent une procédure respectant les normes professionnelles reconnues dans ce domaine. Rappelez-vous que seul le texte écrit lisiblement dans le cahier de réponse sera considéré au moment de la correction. Il faut savoir également que, dans les paniers de gestion, les fautes de français ne seront pas corrigées. 3.2 Panier de gestion à choix multiple Les paniers de gestion à choix multiple sont corrigés par lecteur optique et selon une procédure dont la qualité a été validée par la Commission de la fonction publique. Les réponses attendues ont été déterminées par la conceptrice ou le concepteur de l examen en collaboration avec des spécialistes de la fonction publique québécoise. Rappelez-vous que seules les réponses inscrites sur la feuille de réponse seront corrigées. Il faut savoir également que, pour noircir la case indiquant votre choix de réponse sur la feuille prévue à cette fin, vous devrez utiliser le crayon HB qui vous sera fourni à cette fin en début de séance. Quel que soit le type du panier de gestion, vos résultats vous seront communiqués par écrit. Dans le respect des principes d équité et d impartialité, aucune autre information concernant l examen et les résultats ne sera fournie. Page 7

8 4. Renseignements et conseils pratiques pour bien se préparer à un examen 4.1 Renseignements généraux Les paniers de gestion sont administrés à des groupes, sous la surveillance de responsables. La durée des séances d examen est fixée au préalable pour chacun des examens. Les déplacements à l extérieur de la salle d examen seront limités aux urgences. Le temps pendant lequel une personne s absente, le cas échéant, ne peut être repris à la fin de la séance d examen. 4.2 Avant l examen Voici quelques suggestions pour vous préparer la veille de l examen ou durant les jours qui précèdent : Relisez la lettre de convocation pour vous assurer de la date, de l heure et du lieu de l administration de l examen et pour prévoir le matériel autorisé, comme un surligneur (s il y a lieu); Allez repérer les lieux si vous ne connaissez pas exactement l endroit où l examen sera administré; Prévoyez un moyen de transport approprié et le temps nécessaire pour vous rendre au lieu de l administration de l examen; Munissez-vous d une montre afin de pouvoir mieux organiser votre temps pendant l examen. Notez que vous ne pourrez pas utiliser de téléphone cellulaire ou toute autre technologie numérique à cette fin; Exercez votre sens critique en ce qui a trait aux «trucs et astuces» que les uns et les autres ont pu vous donner, car, en ce domaine, la meilleure stratégie à adopter est celle qui vous est propre. Il est toujours souhaitable d être authentique et bien concentré devant les questions d un examen; Rappelez-vous que la meilleure préparation consiste à vous présenter à l examen reposé et déterminé à le réussir. Faites-vous confiance et gardez une attitude positive. Page 8

9 4.3 Pendant l examen Portez une attention particulière aux consignes et directives qui vous sont données. Avant le début de l examen, n hésitez pas à poser des questions si vous ne comprenez pas les consignes ou les directives, ou pour obtenir plus de renseignements, par exemple sur l utilisation du cahier de réponse ou de la feuille de réponse; Lisez attentivement les consignes de l examen. Il est essentiel de bien comprendre la tâche que vous devez accomplir ou la question à laquelle vous devez répondre. Par exemple, le terme «énumérer» n a pas le même sens que le terme «décrire»; Prenez quelques minutes pour prendre connaissance du panier de gestion : le nombre de mises en situation, le temps dont vous disposez, etc. Prévoyez du temps pour chaque mise en situation; Ne vous laissez pas influencer ni distraire par les autres candidates et candidats. Par exemple, le bruit des pages tournées rapidement ne signifie pas nécessairement que ces personnes trouvent facilement les réponses; Lisez les documents de référence qui vous sont fournis. Cependant, vous ne devriez pas y allouer plus de temps que celui qui est suggéré dans les consignes, s il y a lieu; Mettez-vous dans la peau du personnage que l on vous demande d incarner en tenant compte des renseignements contenus dans les documents de référence : date d entrée en fonction, niveau de l emploi, politique de l organisation, etc. Vous devez bien saisir votre position dans l organigramme et vous situer par rapport à vos subordonnés et à votre supérieur. Abordez les situations problématiques comme si elles étaient réelles; Agissez comme si vous arriviez dans un nouveau milieu de travail, tel que le panier de gestion vous le suggère, notamment en y présentant un ministère ou un organisme fictif; Lisez très attentivement chacune des mises en situation avant de répondre afin de bien en comprendre le sens; Ne présumez de rien. L information qui vous est fournie est suffisante pour répondre aux questions ou pour réagir aux mises en situation; Utilisez le calendrier mis à votre disposition, s il y a lieu, afin de vous aider à planifier vos activités selon les priorités que vous aurez établies; Prévoyez du temps pour transcrire lisiblement vos réponses dans le cahier de réponse ou la feuille de réponse à choix multiple et pour réviser ces dernières si vous le jugez nécessaire; Pour les paniers de gestion à développement, assurez-vous de formuler des réponses claires et précises. Vous devez inscrire toutes les étapes que vous jugez importantes dans votre résolution de problème. Décrivez bien vos solutions, vos recommandations, votre analyse ou tout autre élément que vous considérez comme pertinent dans le contexte de la résolution des problèmes. Le style télégraphique est acceptable. Cependant, prenez soin de fournir des réponses complètes en mentionnant, au besoin, ce à quoi vous faites référence dans la mise en situation. Bon succès à tous! Page 9

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