G u i d e d e l e n t r e t i e n individuel de formation Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Formations

Transcription

1 G u i d e d e l e n t r e t i e n individuel de formation Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Formations «Regarder l avenir, c est déjà le changer.» Gaston Berger

2 I - A QUOI SERT LA DÉMARCHE D ENTRETIEN INDIVIDUEL DE FORMATION? - Analyse plus rigoureuse du besoin collectif et individuel de formation - La pratique d un entretien individuel de formation vise à identifier les besoins de formation et à clarifier les projets professionnels des agents - L élaboration de plans de formation par CIS et surtout le développement des outils de gestion personnalisée de la formation (PIF et son suivi avec le LIF) - Prise en compte de la disponibilité des SPV et d une information précoce de l inscription à une formation POUR L AGENT Le rendre acteur de son évolution professionnelle Exprimer son projet professionnel et élaborer un plan individuel de formation triennal Exprimer les difficultés dans l exercice de son emploi et pour suivre une formation Entendre les explications de son supérieur hiérarchique sur les décisions prises vis-à-vis de son projet Connaître les besoins de son centre de secours Détenir une traçabilité de ses souhaits et de son cursus de formation grâce au LIF Un moment privilégié dans sa relation avec son responsable hiérarchique où il peut être écouté POUR LE CHEF DE CENTRE A mieux connaître son personnel Evaluer le transfert des acquis sur le terrain (évaluation à froid) Connaître les aspirations professionnelles de son personnel et leur disponibilité Présenter et sensibiliser les agents sur les besoins du service Identifier la ressource pour les emplois recherchés Orienter, aider les agents à construire un projet professionnel en fonction leurs capacités Mettre en adéquation les besoins du service/centre de secours et les souhaits des agents en concordance avec ses disponibilités Valoriser et motiver son personnel POUR LE SDIS Recenser les besoins individuels de formation en adéquation avec les besoins réglementaires du SDIS Aide pour l élaboration du plan de formation triennal Optimiser le budget formation dans le développement des compétences Création du calendrier N+1 avec des besoins concrets et donc au plus juste Ouvrir une démarche de gestion prévisionnelle des emplois Répondre aux particularités des SPV en terme de disponibilité Favoriser la motivation, l'implication et la responsabilisation des agents, le sentiment d appartenance au SDIS Faire évoluer les agents et les fidéliser

3 II -LES PRINCIPES DE BASE L entretien individuel de formation annuel concerne l ensemble du personnel SPV et SPP. Dans un souci de gain de temps, les entretiens d évaluation et de formation peuvent être confondus. C est un moyen privilégié d analyse des besoins en formation. Il permet d orienter une grande partie du plan de formation, notamment pour les besoins à court terme. Le plan de formation est la traduction opérationnelle et budgétaire des choix du management d un chef de CIS sur les moyens qu il affecte, dans une période donnée, au développement de la compétence individuelle et collective des agents. C est la traduction locale des orientations générales. Il porte exclusivement sur le projet professionnel de l agent Il est établi à partir du livret individuel de formation interactif Il permet d optimiser l utilisation de la formation pour atteindre un objectif personnel et du service Il a pour but d anticiper sur le devenir des agents sur du moyen terme D instaurer un dialogue sociale et inviter l encadrement et les collaborateurs dans un co-engagement sur les actions de formation à mettre en place Ces entretiens permettent de contractualiser un plan individuel de formation entre l agent et le SDIS Doter les responsables hiérarchiques d un outil essentiel de management et de pilotage L entretien doit donc être un moment privilégié de communication entre le collaborateur et le responsable hiérarchique C est un acte de communication et de management qui privilégie l écoute, l échange d information et le dialogue pour établir une relation vraie et constructive.

4 III - COMMENT SE DEROULE L ENTRETIEN INDIVIDUEL DE FORMATION? L'entretien individuel de formation est réalisé par le chef de centre ou une personne qu il a désigné. Il doit être fondé sur des décisions concertées ou négociées afin d éviter tout conflit potentiel et faciliter la mise en place du plan individuel de formation. L entretien est préparé par chacune des parties. Le rendez-vous est fixé à l avance. Il est structuré de la façon suivante : Dresser un bilan des actions de formation que l agent a suivi dernièrement à l aide des évaluations à froid L agent exprime ses souhaits d'évolution, de développement ou de maintien de ses compétences. Dès lors, un dialogue s engage afin de dégager des solutions qui permettent de répondre aux vœux de l agent en tenant compte des besoins du centre de secours L'encadrant et l agent négocient des engagements réciproques en réponse au projet professionnel de ce dernier Remonte alors le choix de priorités convenues entre le chef de CIS et chaque agent sur les emplois visés qui se traduit par l élaboration du Plan Individuel de Formation Il convient de s assurer de la bonne compréhension des échanges et des négociations opérés en reformulant les points clés. Un compte rendu est rédigé dans le LIF de l agent afin de préparer le prochain entretien

5 I V - COMMENT SE PREPARER A CET ENTRETIEN? L'entretien se doit d'être soigneusement préparé, tant par celui qui conduit l entretien que par le collaborateur. POUR L AGENT Faire le point sur ses nouveaux emplois acquis suite à la réussite d une formation Recenser les difficultés rencontrées concernant la formation en générale, et du transfert des acquis sur le terrain Le souhait de continuer ses spécialités ou non Réfléchir sur ses choix professionnels et son évolution Consulter son LIF afin de se renseigner sur les différents emplois possibles et les formations correspondantes Possibilité de proposer un plan individuel de formation sur 3 ans grâce au LIF POUR LE CHEF DE CENTRE Définir les besoins en formation du centre de secours et les priorités Se renseigner, à l aide du LIF de l agent, sur son cursus de formation et le compte rendu du précédant entretien Se renseigner auprès de ses supérieurs directes sur sa manière de servir suite aux dernières formations suivies Vérifier les heures de FMA effectuées par l agent Préparer matériellement l entretien (respect de la date, des horaires ) Prévoir de 30 min à 1h selon le niveau hiérarchique, les difficultés identifiées, les besoins exprimés

6 V - AIDE MEMOIRE POUR L AGENT Ce document a été conçu pour vous aider plus concrètement à préparer votre entretien professionnel et à guider votre réflexion, préalablement à la rencontre que vous aurez avec votre supérieur hiérarchique ou chef de centre. Il vous permet de passer en revue les points importants sur vos nouveaux emplois et les difficultés rencontrées, afin de ne pas en oublier, et de préparer les argumentations que vous aurez à développer pour présenter votre projet professionnel. Quels sont les emplois auxquels vous avez accédé dernièrement après avoir validé une formation? Quelles sont les activités liées à ces nouveaux emplois qui vous paraissent difficile à mettre en œuvre? Quelles sont les difficultés que vous rencontrez pour suivre une formation? (Disponibilité ) Souhaitez vous poursuivre vos spécialités en maintenant votre inscription sur la liste d aptitude opérationnelle annuelle? Quelles sont les filières qui vous intéressent? (Formation, conduite, risques technologiques ) Souhaitez vous acquérir plus de responsabilités? Evoluer en terme de grade? Connaissez vous les besoins de votre centre de secours? Avez-vous déjà lu le SDDACR et plus particulièrement les pages concernant votre CIS?