Directives concernant l utilisation des crédits d exploitation des Départements, Instituts et Services. (Position budgétaire 319.

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1 Directives concernant l utilisation des crédits d exploitation des Départements, Instituts et Services (Position budgétaire ) 1. Dépenses autorisées avec les moyens de la position budgétaire Fournitures, matériel - matériel de bureau et imprimés - fournitures pour appareils audio-visuels - fournitures pour appareils électriques ou électroniques - matériel informatique (disquettes, etc. sans soft et sans hardware) - matériel d'atelier - matériel de laboratoires, verrerie - substances pharmaceutiques, chimiques ou biologiques - fournitures pour animaleries - autre matériel de consommation 200 Prestations de tiers (dans la mesure où ces travaux ne peuvent être effectués par du personnel universitaire) - travaux informatiques (programmation, etc.) - déménagements et transports de choses - éliminations des déchets - éventuellement expertises, mandats, études, enquêtes - réparations d'appareils 300 Communications, documentations et informations - téléphones et autres télécommunications - photocopies - affranchissements - cotisations diverses (cotisations versées à des associations dont la Faculté, l'institut ou la Chaire est membre ou dont un professeur ou une professeure est membre en tant que Directeur ou Directrice d'un Institut ou détenteur d'une Chaire) 400 Conférences, déplacements, réceptions et formation continue - frais de voyages et de repas du personnel académique, administratif et technique - indemnités versées à des conférenciers invités - frais de réceptions ou de représentations (ces frais doivent être limités au strict nécessaire) - frais d'organisation pour colloques, séminaires, etc. - frais de formation continue (personnel administratif et technique voir directives du Rectorat du 17 février 2003, lesquelles sont à disposition à la Direction administrative) 500 Voyages d'études, travaux sur le terrain En Faculté des sciences, indemnités forfaitaires versées aux étudiant-e-s afin de couvrir partiellement les frais relatifs aux travaux effectués sur le terrain. DIRECTION ADMINISTRATIVE SERVICE FINANCIER VERWALTUNGSDIREKTION FINANZDIENST 1/6

2 600 Imprimés Les commandes d'imprimés personnalisées (cartes de visite, cartes de compliment, etc.) doivent être adressées au Service équipement et logistique de la Direction administrative de l'université. 800 Divers 2. Commentaires Fournitures, matériel Seuls les Instituts de la Faculté des sciences sont autorisés à débiter leurs crédits d'exploitation ( ) des achats de petits appareils de laboratoire, d'outillage, etc. Le Service informatique de l'université est également autorisé à effectuer l'acquisition d'appareils de remplacement ou d'urgente nécessité. Nous vous rendons attentifs au fait que les fournitures courantes de matériel de bureau peuvent être acquises à des prix avantageux auprès de l'économat de notre Service équipement et logistique; pour les unités situés sur le plateau de Pérolles, les achats peuvent être effectués auprès du magasin central des laboratoires de la faculté des sciences (Ch. du Musée 9). Prestations de tiers Des indemnités forfaitaires pour conférenciers peuvent être payées jusqu'à concurrence d'un montant de fr , frais de voyages et de séjour en sus. Des exceptions peuvent être faites sur demande. Les prestations payées à l'heure (travaux de traductions, de programmation, etc.) doivent être facturées par leur auteur qui en assume les charges sociales; celles-ci peuvent également être payées par l intermédiaire du Service du personnel de la Direction administrative de l Université. Les prestations effectuées par le personnel de l Université doivent être prises en charge par l intermédiaire du Service du personnel de la Direction administrative de l Université. Communications, Documentations et informations - Les factures des communications téléphoniques effectuées depuis l extérieur ne sont prises en charge qu à titre exceptionnel et sur demande présentée au Service financier de la Direction administrative de l Université. - Seuls les professeur-e-s et les unités organisationnelles autorisées par la Direction administrative peuvent se faire rembourser les cartes à pré-paiement pour l utilisation professionnelle de téléphones mobiles. Conférences, déplacements, frais de voyages et de repas (remboursement sur présentation de quittances originales) 2/6

3 Lors du remboursement des frais de voyages et de repas aux collaborateurs et collaboratrices de l'université, le règlement du personnel de l'etat (RPE) du 17 décembre 2002 est appliqué (Art. 119 à 132). En complément à l'art. 125 du règlement susmentionné, nous rendons attentifs les collaborateurs et collaboratrices effectuant des déplacements de service réguliers par des moyens de transport public qu il y a lieu d'estimer, d'entente avec le Service financier de la Direction administrative, si l'achat d'un abonnement mi-tarif s'avère nécessaire. Si tel est le cas, celui-ci peut être imputé sur la rubrique , de même que les billets mi-tarif. Les frais de voyages concernant des tiers peuvent être indemnisés au tarif CFF, première classe. L'utilisation d'un véhicule privé est indemnisé au même tarif. Des exceptions peuvent entrer en ligne de compte pour des tiers invités. Les déplacements en avion sont effectués en classe économique. La première classe (business) peut être remboursée s il n existe pas d autre liaison possible. Les explications doivent figurer sur la facture. Repas, achats de boissons et de nourriture. Toutes les dépenses de ce genre doivent être justifiées : explications, nombre de personnes, circonstances. Les repas de travail, repas de fin d année, d anniversaire, ne sont pas pris en charge par le crédit d exploitation et sont à payer par vos fonds propres. Les éventuelles factures de restaurants doivent obligatoirement mentionner l'occasion et le nombre de personnes ayant participé à ces repas. Les frais de repas supérieurs à ceux prévus par le règlement du personnel de l'etat du 17 décembre 2002 (RPers) ne peuvent être qu'exceptionnels (cf. annexe). Ils se doivent de respecter des normes raisonnables (maximum fr. 69.-). Toutes les demandes de remboursement doivent être accompagnées de quittances. Prestations lors de départs de collaborateurs ou collaboratrices (cf. ACE no 1044 du 15 mai 2001) Un apéritif à l'attention des collaborateurs ou collaboratrices démissionnaires peut être organisé en utilisant les moyens financiers des crédits d'exploitation. Pour les collaborateurs ou collaboratrices quittant l'université pour la retraite ou pour des raisons de santé, il est permis d'offrir un cadeau d'une valeur de frs 200.-, augmenté de frs par tranche de dix années de service. Toutes autres prestations ne peuvent être mises à la charge des comptes de l'université. Procédure et frais de publication 3/6

4 La publication dans les annonces groupées (Feuille officielle, Liberté ou Freiburger Nachrichten) est effectuée par le Service du personnel de l Université; pour la publication dans d autres supports médiatiques, le ou la supérieur-e peut, soit confier cette tâche au Service du personnel, soit s adresser directement auprès d un annonceur en publicité. Si la publication intervient via le Service du personnel de la Direction administrative, la prise en charge des frais est la suivante : - Le coût des annonces regroupées dans la Feuille officielle, la Liberté et les Freiburger Nachrichten est pris en charge par le crédit géré par le Service du personnel (toutes fonctions confondues). - Le coût des annonces dans d autres supports médiatiques est pris en charge comme suit : - par le crédit d exploitation des décanats pour les annonces se rapportant à la pourvue ou repourvue des postes de professeur-e-s; - par le crédit d exploitation des unités organisationnelles pour les annonces se rapportant à la pourvue ou repourvue de poste de collaborateurs et collaboratrices scientifiques (fonctions académiques); - par le crédit géré par le Service du personnel pour les annonces se rapportant à la pourvue ou repourvue de postes concernant le personnel administratif et technique, et ce dans les limites acceptables. Si la publication des annonces est effectuée directement par les unités organisationnelles, alors l ensemble des frais devront être supportés par ces dernières; en outre, les unités organisationnelles devront s acquitter de ces coûts par leurs fonds propres, le recours au crédit d exploitation n étant pas autorisé (directives du Département des finances). Factures Uni-Print - Mécanographie Les factures d impression de scripts, brochures destinées à la vente peuvent être prises en charge par le crédit d exploitation pour autant que la recette correspondante soit versée sur votre crédit. 3. Dépenses non autorisées avec les moyens de la position bugétaire a) Mobilier/machines dc bureau Les achats de mobilier et de machines de bureau (machines à écrire, à photocopier, dictaphones, telefax, etc). b) Appareils didactiques et scientifiques Les équipements vidéo, rétroprojecteurs, projecteurs de diapositives et appareils scientifiques destinés à la recherche et aux travaux pratiques des étudiants, petits appareils en Faculté des sciences mis à part (cf. paragraphe 2). Le Service informatique 4/6

5 est également autorisé à effectuer l'acquisition d'appareils de remplacement ou d'urgente nécessité. c) Appareils informatiques Les appareils informatiques sont achetés par le Service informatique de l Université. d) Livres Les achats de livres sont effectués par la Bibliothèque cantonale et universitaire selon les directives spéciales y relatives. Aucune facture de la BCU concernant les livres perdus ne peut être prise en charge. Seuls les livres tels que manuels d enseignement, d utilisation de logiciels, sont payés par le crédit d exploitation. Tous les autres achats doivent impérativement être effectués par la BCU. e) Frais de voyages d'études des étudiant-e-s en Faculté des sciences humaines Les professeur-e-s désirant bénéficier d'un apport aux voyages d'études des étudiant-e-s sont prié-e-s de s'adresser à leur Décanat respectif, la gestion de ce crédit ayant été placée sous la responsabilité des Doyens et Doyennes. f) Frais de formation continue des cadres intermédiaires Les cadres intermédiaires désirant bénéficier d'un apport aux frais de formation continue, sont priés de transmettre leur demande au Comité central des cadres intermédiaires, par le biais du professeur ou de la professeure titulaire de la Chaire ou de l'institut dont ils dépendent. g) Personnel - traitements - repas Nous vous rappelons que les crédits d'exploitation ne peuvent pas être utilisés pour le paiement de salaires (voir exceptions sous paragraphes 2 prestations de tiers ), et de repas collectifs de fin d'année. h) Amendes diverses Aucune amende, quelle qu'elle soit, ne peut être réglée financièrement par les moyens à disposition sur la position budgétaire i) Cartes de vœux et cadeaux Les cartes de vœux de fin d année ainsi que les cadeaux ne peuvent pas être pris en charge par le crédit d exploitation. 4. Recettes Nous nous permettons de vous rendre attentifs au fait que si vous payez certaines factures à l'aide des crédits d'exploitation (brochures, scripts, etc.) et que vous revendez ceux-ci par la suite, les recettes correspondantes devraient être reversées au bénéfice de votre crédit d exploitation (les bulletins de versement peuvent être obtenus auprès du Service financier de la Direction administrative). 5/6

6 5. Remarques générales Les quittances originales pour le remboursement des frais payés directement par le Département doivent être régulièrement présentées au Service financier (au minimum deux fois par semestre). Elles doivent être collées au recto sur feuille A4 uniquement. Les factures des fournisseurs munies du sceau vu pour paiement - doivent être adressées au Service financier, au plus tard 15 jours après réception (ne pas mettre d agrafe en raison du scannage). Mai /6

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