PASCAL DECARY DIRECTEUR ACHATS GROUPE REDACTEUR : BENJAMIN HULOT VERSION - DATE : V1 : DATE D APPLICATION :

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1 PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD DAG PASCAL DECARY DIRECTEUR ACHATS GROUPE REDACTEUR : BENJAMIN HULOT VERSION - DATE : V1 : DATE D APPLICATION : OBJECTIF 1. Définition Cette procédure vise à définir les règles de gestion du processus de reporting des indicateurs achats développement durable de Veolia. Elle sert également de référentiel pour la vérification externe des données, et dans un souci de transparence est disponible sur le site internet de Veolia. En outre, certains de ces indicateurs de performance sont inclus dans le tableau bord achats trimestriels des entités. 2. Mise à jour Ce Protocole de Reporting est révisé et validé chaque année avant le 31 décembre de l année en cours pour intégrer les résultats des derniers travaux au niveau national ou international et prendre en compte les évolutions de périmètre et d indicateurs de performance. 3. Définition du périmètre Le périmètre couvre les Directions Achats du groupe Veolia, Direction Achats Groupe (DAG) et Directions Achats Entités (Pays et entreprises mondiales). Les Directions Achats sont les interlocuteurs privilégiés des fournisseurs, avec qui ils traitent sur la base des besoins exprimés par les utilisateurs. Ils ont pour mission de soutenir l activité des entités opérationnelles, en garantissant le meilleur choix possible de fournisseurs en fonction des besoins ; de contribuer à la performance économique du Groupe par la mise en place de contrats, le suivi de leur bonne application et la maîtrise des dépenses ; et enfin de participer à la création de valeur au travers du management de la relation fournisseurs. Sont inclus dans ce périmètre les entités ayant des départements achats reportant des plans d actions et dépenses achats et gérant des contrats cadres et appels d offres : Allemagne (Propreté, Braunschweig et Wasser), Australie (Propreté, Eau ), Benelux (Energy), Canada (Propreté), Chine (Eau Hors JV s), Corée (Eau), Hong Kong (Eau), Japon (Eau), Etats-Unis (Eau, Propreté, Veolia Energy), Espagne (Energy), France (Corporate, Eau France hors SEM, SADE, Propreté, SARP, SARPI et SEDE), Irlande (Eau et Energy), Italie (Energy), Pologne (Energy), République Tchèque (Eau et Energy), Royaume-Uni (Propreté, Eau, Engery), Roumanie (Eau et Energy), Slovaquie (Eau et Energy) et Veolia Water Technologies. Pour l exercice 2014, Veolia Transdev et Dalkia France sont exclus du reporting DAG PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD 1/7

2 CONTRÔLES ET VERIFICATION Vérification externe Le Protocole et certaines données sont susceptibles de faire l objet d une vérification externe par un organisme indépendant. Le programme de vérification (objectif, travaux, planning, périmètre) est élaboré et communiqué aux entités avant le 31 janvier de l année N+1. Le Protocole doit être communiqué à l organisme avant le 31/12 de l exercice. Les sources de données (exports de l outil de gestion des contrats, documents justificatifs) ainsi que les documents de consolidation des données (sommes, multiplications), doivent être consultables. PROCEDURES DE MESURE ET DE CALCUL 1. Calcul des données et hiérarchisation des approches Différents niveaux de précision peuvent être atteints suivant le type de méthodologie utilisé et l origine des données. Les différentes méthodes sont les suivantes : Mesures en continu Modèles spécifiques par site Mesures périodiques Modèles standards de calcul par type de source Facteurs d émission standards L exigence minimale pour qu un contrat ou un fournisseur soit considéré «actif sur une période donnée en 2013» est d une (1) journée. Par exemple, un contrat actif jusqu au 01/01/2013 inclus sera considéré comme «actif sur une période donnée en 2013». 2. Méthodes et mesures, de calculs et standards utilisés Toutes les méthodes d échantillonnage, de mesure et d analyse employées, devront être conformes aux standards nationaux ou internationaux appropriés lorsqu il en existe. S il n en existe pas, une documentation complète concernant les méthodes employées devra être conservée et tenue accessible afin d en assurer la traçabilité. Les données communiquées proviendront des sources suivantes : A : Mesures faites par un organisme externe B : Mesures faites en interne C : Documents comptables ou financiers D : Factures / bons de livraison E : Estimations (à préciser) F : Gestion technique interne G : Autre (à préciser) DAG PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD 2/7

3 DDHA 01 : RELATIONS FOURNISSEURS DDHA 0101 Nombre de fournisseurs référencés évalués sur leur performance RSE Entités concernées : Eau Propreté Entreprises Mondiales Corporate Un fournisseur évalué est un fournisseur sous contrat, ou avec un plan d action ou appel d offres ayant dû répondre à une évaluation requise par Veolia pour mesurer sa responsabilité sociétale d entreprise (RSE). Un système d «évaluations RSE» a été mis en place au sein du Groupe Veolia, qui permet d évaluer la performance RSE des fournisseurs sous contrats (ou des fournisseurs en consultation non concernés par cet indicateur). Les évaluations sont menées par un prestataire externe (EcoVadis) à la demande du Groupe. Le fournisseur est sollicité pour répondre à un questionnaire en ligne et fournir les pièces justificatives nécessaires. Le questionnaire comporte 22 critères répartis sur 4 volets : Environnement, Social, Ethique, Relation fournisseurs. Les réponses sont analysées et restituées sous forme de scorecard accessible aux acheteurs sur une plateforme en ligne. L évaluation est valable 3 ans. La liste de fournisseurs évalués est communiquée par le responsable Groupe des évaluations RSE. Nombre de fournisseurs évalués entre le 01/01/N-2 et le 31/12/N dans le système du prestataire externe Ecovadis. Corporate : Nombre de fournisseurs évalués entre le 01/01/N-2 et le 31/12/N DAG PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD 3/7

4 DDHA 0102 % de contrats intégrant des exigences développement durable Entités concernées : Eau Propreté Entreprises Mondiales Corporate Un contrat est un document juridique définissant les engagements et obligations réciproques entre deux contractants, acheteur et fournisseur. Il peut comporter une clause de développement durable, ou des références explicites à des exigences d engagement en termes de développement durable dans le corps du contrat et/ou les annexes. Les exigences minimales pour qu un contrat soit considéré dans cet indicateur doivent concerner le respect des règles d éthique et de droit social et/ou la protection de l environnement. Les contrats doivent être chargés sur l outil de consolidation des Achats, SAVE. Lors de la création ou de la mise à jour du contrat, les acheteurs ont la possibilité de cocher une case «Clause DD» si des exigences développement durable font partie des engagements du contrat. Une clause standard développement durable Veolia est accessible sur l Intranet Achats Le pourcentage de contrats comportant une clause développement durable est calculé à partir : a : du nombre de contrats actifs sur l exercice ayant coché la case «Clause DD» b : du nombre total de contrats actifs sur l exercice Calcul : % de contrats intégrant des exigences DD = (a/b)*100 SAVE : Nombre de contrats intégrant des exigences DD actifs sur l exercice SAVE : Nombre total de contrats actifs sur l exercice F F DAG PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD 4/7

5 DDHA 02 : IMPACT LOCAL DDHA 0201 Dépense Achats France auprès secteur du travail protégé et adapté Entités concernées : Veolia Water Technologies) France (Corporate, Veolia Eau France hors SEM, SADE, Propreté France, SARP, SARPI, SEDE, La dépense achats de Veolia en France auprès des ESAT et Entreprises adaptées (EA) valorise l utilisation de la sous-traitance auprès du secteur protégé et adapté. Les natures d achats réalisées par Veolia correspondent à : Espace Verts, Nettoyage Bâtiments, Usines, Accueil et réception, Editique, Sous-traitance maintenance industrielle, Sous-traitance frais de port, Collecte et remise de courrier, Imprimé de gestion Ces dépenses achats HT des entités du périmètre France sont consolidées trimestriellement dans VESTA, outil de gestion des dépenses achats de Veolia. Les montants sont exprimés en M et représentés par Entités (Corporate, Eau France, Propreté France, Entreprises mondiales : Veolia Water Technologie, SARP, SARPI, SEDE, SADE) pour l exercice de reporting. Les fournisseurs des ERP France sont regroupés dans une hiérarchie dédiée GESAT, les liens entre les fournisseurs ERP et les fournisseurs groupe sont basés sur les N siret et noms. Somme des dépenses achats HT comptabilisée sur le fournisseur GESAT. Les données sont reportées trimestriellement dans VESTA, outil de reporting achats de Veolia. Entités : Somme des dépenses achats HT du secteur protégé et handicapé sur l année N B DAG PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD 5/7

6 DDHA 0202 Dépense Achats auprès des PME/ETI Entités concernées : France (Corporate, Veolia Eau France hors SEM/VEDIF, Rhin Rhone de Propreté France) Le ratio de la dépense réalisée auprès des PME et ETI par rapport à la dépense totale du périmètre permet de mesurer l engagement des Achats de Veolia auprès du tissu économique local français. Selon L INSEE : La catégorie des petites et moyennes entreprises (PME) est constituée des entreprises qui occupent moins de 250 personnes, et qui ont un chiffre d'affaires annuel inférieur à 50 millions d'euros ou un total de bilan n'excédant pas 43 millions d'euros. Une entreprise de taille intermédiaire (ETI) est une entreprise qui a entre 250 et 4999 salariés, et soit un chiffre d'affairesn'excédant pas 1,5 milliards d'euros soit un total de bilan n'excédant pas 2 milliards d'euros. Indicateur valable un an Poids de la dépense réalisée avec des PME/ETI sur la dépense externe totale du périmètre a : Somme des dépenses achats HT réalisée auprès des PME/ETI du périmètre sur l exercice de l année N b : Somme des dépenses achats HT totale du périmètre sur l exercice de l année N Entités : Somme des dépenses achats HT réalisée auprès des PME/ETI Entités : dépenses achats HT totale F DAG PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD 6/7

7 RÔLES ET RESPONSABILITES 1. Responsables achats Entités (Pays ou Entreprise Mondiale): Il est de la responsabilité du responsable achats de : - Renseigner les éventuels supports prévus à cet effet et communiquer les données nécessaires - Contrôler l exhaustivité, la cohérence et la vraisemblance des données - Commenter éventuellement ces résultats - Communiquer au responsable Corporate du reporting avant l échéance, les données propres à l entité lorsque la remontée n est pas faite au niveau Corporate et les pièces justificatives éventuelles 2. Direction des Achats Groupe : Il est de la responsabilité de la DAG de : - préparer les fiches de calcul des indicateurs de performance - Mettre à jour le planning de clôture - Animer le processus de reporting - Consolider et communiquer les résultats pour l ensemble du Groupe. CALENDRIER Etapes du processus de clôture Actualisation du protocole de reporting Présentation du protocole aux réviseurs et Equipe pilotage DD Préparation et transmission des indicateurs calculés aux entités Consolidation des résultats et rédaction des synthèses Validation des résultats finalisés avant envoi à l équipe pilotage DD par la DAG Clôture des résultats et envoi aux réviseurs Participation aux audits de vérification externe et mise à disposition des sources et documents justificatifs et Validation des Renseigner les éventuels supports prévus à cet effet et communiquer les données nécessaires Audit final de vérification externe des indicateurs consolidés Dates Déc N Déc N Fev N Mar N GLOSSAIRE Acheteur : Toute personne chargée de négocier et d'établir des contrats avec les fournisseurs afin de mettre à disposition des produits et services aux meilleures conditions de coûts, délais et qualité. Les conditions requises sont les suivantes : toute personne qui négocie un contrat et/ou le fait appliquer, et/ou toute personne responsable de la création/mise à jour/validation des contrats, et/ou toute personne qui gère un plan d action achat ou appel d offres (e sourcing). Pour le périmètre décrit en page 1, les acheteurs référencés du Groupe sont inscrits avec un profil «acheteur» dans l outil de gestion des achats du Groupe (SAVE) et effectuent les processus suivants, création/mise à jour des contrats, évaluation fournisseurs, saisie des plans d actions et gestion des appels d offres (cf procédures de gestion groupe). Fournisseur référencé : Fournisseur ayant un contrat, un plan d action, un appel d offre ou une évaluation financière, inscrit dans l outil de gestion des achats du Groupe (SAVE). SAVE/VESTA : Outil de gestion des achats déployé pour l ensemble des directions achats. Les modules suivants sont mis à disposition pour chaque acheteur, plan d actions, gestion des contrats, gestion des fournisseurs, évaluations fournisseurs, gestion des appels d offres et reporting des fournisseurs. DAG PROCEDURE DE GESTION GROUPE REPORTING ACHATS DD 7/7