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1 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 1 FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT Sommaire Loi du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l Etat (Extrait) Règlement grand-ducal du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat (tel qu il a été modifié) Règlement du Gouvernement en Conseil du 22 octobre 1993 fixant l indemnité forfaitaire de déménagement prévue à l article 26 (7) du règlement grand-ducal du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat Règlement du Gouvernement en conseil du 19 décembre 1972 sur l autorisation et le contrôle des voyages de service des fonctionnaires et employés de l Etat Règlement ministériel du 26 janvier 1973 fixant les indemnités forfaitaires spéciales revenant au personnel de l administration des postes et télécommunications occupé aux divers services de transport et de distribution postaux Règlement ministériel du 14 août 1975 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat Règlement ministériel du 5 juillet 1989 portant fixation d une indemnité de repas revenant au personnel de la carrière du facteur astreint à effectuer des tournées doubles Règlement ministériel du 25 janvier 1991 fixant les indemnités de séjour revenant au personnel de l Etat astreint au service de nuit Règlement grand-ducal du 28 juillet 2000 portant nouvelle fixation de l indemnité kilométrique pour les voitures utilisées pour voyages de service (tel qu il a été modifié) Règlement du Gouvernement en Conseil du 22 mars 2002 concernant les modèles pour les déclarations des frais de route, de séjour et de déménagement Règlement du Gouvernement en Conseil du 6 avril 2007 portant fixation de l indemnité kilométrique pour les cycles, cyclomoteurs et motocycles utilisés pour voyages de service Règlement grand-ducal du 2 juillet 2009 portant indemnisation respectivement compensation des entraînements et des instructions militaires ainsi que du service de garde du personnel militaire cadre de l armée Règlement du Gouvernement en Conseil du 10 janvier 2014 fixant les indemnités prévues aux articles 20 (1), 22 et 23 (1) du règlement grand-ducal modifié du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat Jurisprudence CODE ADMINISTRATIF 31 janvier 2014 Vol. 7

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3 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 3 Loi du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l Etat. (Mém. A - 36 du 29 juin 1963, p. 506; doc. parl. 913; Mém. A - 66 du 28 août 1986, p. 1832; doc. parl. 3010) Extrait Art Les frais de route et de séjour des fonctionnaires et autres personnes, qui exécutent des voyages de service, seront fixés par règlement grand-ducal. Chaque déplacement donnant lieu à indemnisation devra être autorisé, au préalable, par le chef de l administration dont relève le fonctionnaire. Les déplacements à l étranger sont soumis à l autorisation préalable du gouvernement qui pourra demander un rapport écrit sur la mission dont le fonctionnaire a été chargé. Les dépenses pour frais de route et de séjour sont à proportionner aux dépenses réelles; elles ne devront, en aucun cas, constituer un élément de rémunération. Des sommes fixes pour les fonctionnaires, dont les voyages forment un élément constitutif de leurs fonctions, ne sont pas allouées. Mais ces fonctionnaires peuvent être dispensés, par leur chef d administration, de demander pour chaque voyage une autorisation préalable, à charge de rendre périodiquement compte de la mission générale qui leur est confiée. 2. Le gouvernement en conseil désignera les fonctionnaires qui jouiront d indemnités aversionnelles pour frais de bureau et fixera le taux de ces allocations suivant la nature et l importance des dépenses qu elles sont destinées à défrayer. (Loi du 27 août 1986) «3. Un règlement grand-ducal détermine les conditions et les modalités de la mise à la disposition aux fonctionnaires de vêtements professionnels et de l allocation d une indemnité d habillement.»

4 4 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT Règlement grand-ducal du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat, 1 modifié par: Règlement grand-ducal du 19 décembre 2002 (Mém. A du 31 décembre 2002, p. 3742) Règlement grand-ducal du 6 mai (Mém. A - 75 du 19 mai 2010, p. 1378) (Mém. A - 79 du 25 septembre 1993, p. 1490) Chapitre 1 er. - Dispositions générales (Art. 1 er à 8) Chapitre 2. - Frais de route (Art. 9 à 13) Chapitre 3. - Frais de séjour (Art. 14 à 19)... 6 Chapitre 4. - Frais de séjour à l intérieur du pays (Art. 20 à 22)... 7 Chapitre 5. - Frais de séjour à l étranger (Art. 23 à 25)... 8 Chapitre 6. - Frais de déménagement (Art. 26 et 27)... 8 Chapitre 7. - Dispositions spéciales (Art. 28 et 29)... 9 Chapitre 8. - Dispositions finales (Art. 30 et 31)... 9 Texte coordonné Chapitre 1 er.- Dispositions générales Art. 1 er. Le présent règlement fixe les conditions et les modalités du paiement des frais de route et de séjour à l occasion de voyages de service ainsi que des indemnités de déménagement effectués par les fonctionnaires et employés de l Etat. Art. 2. Est considéré comme voyage de service tout déplacement hors du lieu de résidence officielle ordonné par l une des autorités énumérées à l article 3. Au sens du présent règlement, il faut entendre par lieu de résidence officielle le lieu où le fonctionnaire ou employé est affecté ou détaché. Art. 3. (1) L autorisation pour les voyages de service à l intérieur du pays est délivrée par le ministre compétent aux fonctionnaires et employés de l Etat relevant directement d un département ministériel. Pour les personnes relevant d une administration, elle est délivrée par le chef d administration. (2) L autorisation pour les voyages à l étranger est délivrée par le ministre compétent en raison de l objet de la mission. Toutefois, aux fonctionnaires et employés de l Etat faisant partie ou relevant d une mission luxembourgeoise à l étranger, l autorisation est délivrée: a) par le chef de cette mission, lorsqu il s agit d un voyage de service à l intérieur du pays où la mission est établie; b) par le Ministre des affaires étrangères, lorsqu il s agit d un voyage de service à Luxembourg ou dans un pays tiers. (3) Les conditions de ces autorisations ainsi que les mesures de contrôle des voyages de service font l objet d un règlement du Gouvernement en conseil. Art. 4. (1) Le remboursement des frais inhérents au voyage de service n est accordé que pour autant que les frais du fonctionnaire ou de l employé et la durée du déplacement sont nécessaires à l accomplissement de la mission, à moins que le prolongement dûment autorisé du séjour à l étranger ne permette de réduire le total de ces frais. (2) Les indemnités pour frais de route et de séjour sont à proportionner aux dépenses réelles; elles ne devront en aucun cas constituer un élément de rémunération. (3) Le déplacement effectué par le fonctionnaire ou l employé pour se rendre de son domicile à sa résidence officielle et pour rentrer de celle-ci à son domicile ne donne pas lieu à indemnité. 1 Base légale: Art. 16 de la loi modifiée du 22 juin 1963 fixant le régime des traitements des fonctionnaires de l'etat.

5 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 5 Art. 5. (1) Les déclarations des frais de route et de séjour sont consignées sur une feuille de déclaration suivant un modèle à fixer par règlement du Gouvernement en Conseil. (2) Ces déclarations sont visées par la personne appelée à délivrer l autorisation de voyage conformément à l article 3. Art. 6. (1) Pour le calcul des frais de route et de séjour le lieu de la résidence officielle du fonctionnaire ou de l employé de l Etat appelé à voyager est considéré comme point de départ de chaque voyage de service, sous réserve des dispositions ci-après. (2) En cas de détachement temporaire, le nouveau lieu de travail est considéré comme point de départ dans le sens des dispositions qui précèdent. (3) Si le domicile est plus proche du lieu de destination que la résidence officielle, il n est dû, en dehors de l indemnité de séjour, que les frais de transport imposés par le voyage. Si le domicile de l intéressé se confond avec le lieu de destination du déplacement, il n est remboursé que les dépenses réelles imposées par le voyage. Art. 7. (1) Les voyages effectués en vue de la participation à un examen de fin de stage ou de promotion, à un cours de formation professionnelle ordonné par l administration ou à une conférence de service sont considérés comme voyage de service. (2) Par décision du Ministre d Etat les personnes étrangères à l administration effectuant un voyage dans l intérêt de l Etat peuvent être assimilées aux fonctionnaires aux fins du remboursement de leurs frais de route et de séjour conformément aux dispositions du présent règlement. Art. 8. Les membres du Gouvernement ont droit au remboursement de leurs dépenses réelles pour frais de route et de séjour, sur production d une déclaration motivée. Cette disposition s applique également aux membres du Conseil d Etat voyageant dans l exercice de leur fonction. Chapitre 2.- Frais de route Art. 9. (1) En principe chaque déplacement pour compte de l Etat doit se faire aux conditions les moins onéreuses pour le Trésor, excepté dans l un ou l autre des cas suivants: a) lorsque ces conditions ne peuvent raisonnablement pas être imposées à l intéressé; b) lorsque l intérêt du service exige une dérogation à ce principe. (2) L appréciation des exceptions visées au paragraphe (1) est de la compétence des personnes appelées à donner l autorisation de voyage, conformément à l article 3, pour autant que ces exceptions ne sont pas précisées par un règlement du Gouvernement en Conseil. Art. 10. (1) Les déclarations des frais de route sont accompagnées, dans la mesure du possible, des pièces justificatives, notamment des titres de transport ou des factures acquittées. Pour les voyages en avion, tant les billets que les factures acquittées sont requis. (2) Les frais de route comprennent le prix du transport, les frais de transport des bagages ainsi que tous autres frais inhérents au voyage. (3) Pour tous les voyages en chemin de fer ainsi que pour les passages maritimes en Grande-Bretagne, les fonctionnaires et employés ont droit à la première classe. (4) Pour tous les autres voyages en bateau, ils ont droit à une des classes inférieures. Dans des cas exceptionnels, l utilisation d une des classes supérieures peut être autorisée par l autorité compétente pour autoriser le voyage. (5) Pour les voyages en avion, les fonctionnaires et employés n ont droit à la première classe que lorsqu ils y sont autorisés en raison de circonstances particulières qui le justifient. Art. 11. Lorsque les frais de route sont assumés par un organisme étranger ou international, il n y a pas lieu à remboursement de la part de l Etat luxembourgeois.

6 6 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT Art. 12. (1) Un règlement du Gouvernement en Conseil fixe une indemnité kilométrique pour les déplacements par auto, à motocyclette, vélomoteur et bicyclette privés. (2) Les distances parcourues à l intérieur du pays sont calculées d après la carte des distances et en prenant pour point de départ le centre des localités. Toutefois, les distances parcourues au lieu de la mission peuvent être mises en compte sur justification dans la déclaration. (3) Pour les voyages de service à l étranger, les frais de transport ne peuvent dépasser les frais qui seraient résultés de l utilisation du chemin de fer, sauf dans des cas isolés, lorsque le recours à un moyen de transport personnel est préalablement autorisé en raison de l intérêt du service ou de l absence de liaisons satisfaisantes par transport en commun. (4) Pour chaque voyage la fraction de kilomètre obtenue par l addition des distances parcourues est comptée pour un kilomètre entier. (5) Les courses de service effectuées sur le territoire de la commune de la résidence officielle ou qui restent dans un rayon de 3 km du centre de cette résidence, ne donnent droit qu au remboursement des frais de transport. Il en est de même pour les courses de service effectuées à l intérieur du ressort de service, par les gendarmes, les douaniers, les facteurs, les cantonniers ou par d autres fonctionnaires ou employés faisant des courses dans des conditions analogues ou des courses de service qui ne dépassent pas de 3 km le centre de ce ressort. Art. 13. Lorsqu en cas d accident survenu à un véhicule personnel utilisé dans les conditions ci-dessus, le résultat de l instruction permet d exclure toute responsabilité personnelle majeure du fonctionnaire ou de l employé, tout ou partie des dégâts occasionnés au véhicule seront remboursés par l Etat, sur décision du Premier Ministre, à charge par le fonctionnaire ou l employé de subroger l Etat dans les droits qui, du chef de l accident, peuvent lui compéter contre un tiers responsable. Chapitre 3.- Frais de séjour Art. 14. Les frais de séjour comprennent une indemnité de jour et une indemnité de nuit. Art. 15. (1) L indemnité de jour couvre forfaitairement toutes les dépenses du fonctionnaire ou de l employé de l Etat en mission, y compris les frais de déplacement au lieu d exécution de sa mission, sous réserve des frais mentionnés ci-après, qui font l objet d un remboursement supplémentaire: a) les frais de télécommunications exposés dans l intérêt de la mission; b) les dépenses exceptionnelles et justifiées que l agent a été amené à exposer, soit en vertu d instructions spéciales reçues, soit en cas de force majeure et dans l intérêt du service et qui ont pour effet de rendre nettement insuffisantes les indemnités allouées. Les demandes de remboursement de tels frais doivent être appuyées de pièces justificatives, sauf en cas d impossibilité. Les frais de représentation ne sont pas remboursés en vertu du présent règlement. (2) Aucune justification n est requise pour l allocation des taux forfaitaires de l indemnité de jour. Celle-ci est allouée à raison de 0,5 pour chacun des deux repas principaux. Le droit à l indemnité pour les repas principaux est établi par le fait que le fonctionnaire ou employé s est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise entre 12 et 14 heures pour le repas de midi et entre 18 et 20 heures pour le repas du soir. (3) Pour le calcul de l indemnité de jour, la durée réelle du voyage est augmentée d un forfait, en vue de tenir compte des délais de transport entre la gare ou l aéroport et le domicile ou le lieu de travail. Ces forfaits sont fixés comme suit: pour l utilisation du chemin de fer, une demi-heure, pour l utilisation de l avion, une heure, à l aller et au retour. (4) Le fonctionnaire ou l employé qui se trouve en mission pendant une partie seulement des périodes visées au paragraphe (2), compte tenu des forfaits prévus au paragraphe (3), a droit au remboursement des dépenses pour repas relatifs à cette période, sur présentation de pièces justificatives, jusqu à concurrence de 0,5 de l indemnité de jour. Art. 16. (1) L indemnité de nuit comporte le remboursement, sur présentation de pièces justificatives, du prix de la chambre d hôtel, du petit déjeuner ainsi que du service et des taxes y relatives.

7 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 7 (2) La note d hôtel est remboursée chaque fois que l intéressé s est vu dans l obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle. L obligation de loger hors de son lieu de résidence officielle et de prendre le petit déjeuner est établie lorsque l intéressé s est trouvé en mission pendant la totalité de la période comprise entre 0 et 5 heures. (3) Si une note d hôtel n est pas présentée, une indemnité forfaitaire équivalant à 20% de l indemnité de nuit est allouée à l intéressé, sous réserve de l application des dispositions de l article 19 (1). Art. 17. Les sommes revenant à des délégués étrangers qui pourvoient à la représentation du Luxembourg lors de négociations ou de conférences internationales sont fixées par arrêté du Ministre d Etat, sur proposition du ministre compétent en raison de l objet de la mission. Art. 18. (1) Les frais communs des délégations aux conférences et autres réunions internationales sont compris dans les frais de séjour du chef de la délégation, de son remplaçant ou du secrétaire de la délégation, qui présente un compte séparé pour ces frais, en annexe à la déclaration établie en conformité du présent règlement. Chaque dépense figurant à ce compte, à l exception des menus frais, est à appuyer par des pièces qui suffisent comme preuve. (2) Le compte des frais communs peut comprendre: les frais pour location de voitures pour le transport local, les frais pour envois et communications de service, les frais de bureau, à savoir: les frais de location, les gages du personnel et les frais de matériel ainsi que tous autres frais similaires, à l exclusion des frais de représentation et des frais personnels par leur nature. Art. 19. (1) Lorsque les frais de séjour sont assumés par un gouvernement ou un organisme étranger ou par une organisation internationale, il n y a pas lieu à remboursement de la part de l Etat luxembourgeois, si ces frais sont destinés à couvrir la totalité des dépenses de séjour. (2) Lorsqu une partie seulement des frais désignés au paragraphe (1) sont assumés par un gouvernement ou un organisme étranger ou par une organisation internationale, les frais non couverts sont remboursés par l Etat au maximum jusqu à concurrence des montants prévus par le présent règlement. Chapitre 4.- Frais de séjour à l intérieur du pays Art. 20. (1) L indemnité de jour ainsi que l indemnité de nuit pour voyages à l intérieur du pays sont adaptées pour le 1 er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil. (2) Aucune indemnité de jour n est accordée lorsque le voyage de service peut s effectuer pendant les heures de service normales et lorsqu il ne comporte aucun repas. (3) Des frais de séjour ne sont pas dus pour les courses de service effectuées sur le territoire de la commune de la résidence officielle ou qui restent dans un rayon de 3 km du centre de cette résidence. Il en est de même des courses de service effectuées à l intérieur du ressort de service par les fonctionnaires ou employés visés à l article 12 (5), ou des courses de service qui ne dépassent pas de 3 km le centre de ce ressort. Art. 21. (1) Des indemnités de séjour peuvent être payées aux fonctionnaires et employés de l Etat astreints au service de nuit. Des indemnités forfaitaires spéciales peuvent être accordées au personnel de l Entreprise des Postes et Télécommunications occupé aux divers services de transport et de distribution postaux. (2) Ces indemnités sont fixées par règlement du Ministre d Etat. Les indemnités forfaitaires spéciales de l Entreprise des Postes et Télécommunications sont fixées sur proposition du ministre du ressort. Elles ne peuvent être supérieures aux taux fixés en vertu de l article 22. Art. 22. Un règlement du Gouvernement en Conseil fixe les indemnités auxquelles ont droit, par repas principal pris en dehors mais non servi à l auberge, par repas principal servi à l auberge et en cas de découcher, a) les fonctionnaires ou employés qui font, à titre principal, le service de chauffeurs d automobiles, de camions ou d autres véhicules de l Etat, b) les artisans des ateliers de l Etat dont le service ordinaire à l intérieur du pays entraîne normalement l accomplissement de prestations en dehors du lieu de résidence officielle,

8 8 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT c) les fonctionnaires de la carrière du cantonnier des administrations des Ponts et Chaussées, des Services techniques de l agriculture, de la Station viticole et du Cadastre et de la Topographie. Chapitre 5.- Frais de séjour à l étranger Art. 23. (1) L indemnité de jour ainsi que l indemnité de nuit pour voyages de service à l étranger sont adaptées pour le 1 er janvier de chaque année par règlement du Gouvernement en Conseil. (2) En dehors de l indemnité prévue à l article 15 (2), il est dû pour chaque voyage de service à l étranger donnant droit, au total, au moins à une indemnité de jour entière, 0,2 de l indemnité de jour comme indemnité initiale. (3) En cas de transit sans arrêt prolongé par un ou plusieurs pays, le taux applicable est celui du pays de destination. (4) En cas de mission à l étranger dépassant six semaines, l indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d Etat, sur proposition du ministre compétent, sur la base de pièces justificatives fournies par l intéressé. En ce qui concerne l indemnité de jour, il est suffisant de documenter les dépenses relatives à au moins sept jours consécutifs. En l absence de présentation de pièces justificatives relatives à l indemnité de jour, celle-ci est fixée à 75% de l indemnité établie en vertu du paragraphe (1) du présent article. (5) En cas de voyage à l étranger pour une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois, le fonctionnaire ou employé de l Etat peut être autorisé par le Ministre d Etat à se faire accompagner par son conjoint «ou partenaire» 1 et ses enfants. L indemnité de séjour est fixée forfaitairement par arrêté du Ministre d Etat, sur proposition du ministre compétent. Les dispositions du présent alinéa s appliquent également à l agent en poste à l étranger, appelé à assumer à Luxembourg une mission temporaire dépassant la durée de cinq mois. (Règl. g.-d. du 6 mai 2010) «Dans le cadre du présent règlement, le terme «partenaire» est à comprendre dans le sens de la loi du 9 juillet 2004 relative aux effets légaux de certains partenariats.» (6) En cas de séjour prolongé à l étranger, le fonctionnaire ou employé de l Etat peut être autorisé par le ministre visé à l article 3 (2) à rejoindre sa famille suivant les modalités ci-après: Pour les séjours prolongés en Europe, en Afrique du Nord et au Proche-Orient dépassant 3 semaines, le retour en famille peut être autorisé tous les quinze jours. Pour les séjours prolongés en-dehors de cette zone, dépassant deux mois, le retour en famille peut être autorisé toutes les six semaines. Le retour en famille peut être remplacé par le remboursement des frais de route du conjoint «ou partenaire» 1 sur le lieu du détachement suivant les modalités décrites ci-dessus. Art. 24. (1) Les fonctionnaires et employés de l Etat envoyés en mission à l étranger sont tenus de maintenir leurs frais dans de justes limites et d éviter toute dépense exagérée. (2) Les taux établis en vertu de l article 23 (1) ne pourront être dépassés qu en cas de nécessité ou pour des raisons de service. Le remboursement de l excédent est fait si les dépenses excédentaires sont suffisamment justifiées dans un mémoire annexé à la feuille de déclaration. Ce mémoire énonce les éléments constitutifs de l excédent ainsi que les motifs de chaque dépense excédentaire et il est appuyé, pour autant que possible, des pièces justificatives. Les frais exceptionnels non couverts normalement par les tarifs forfaitaires sont comptabilisés à part. Sauf dans des circonstances exceptionnelles ou dans le cas prévu à l article 25, un excédent n est remboursé qu en ce qui concerne l indemnité de nuit. Art. 25. Les voyages à l étranger qui se font dans un périmètre ne dépassant pas de 25 km la limite frontière, sont assimilés aux voyages à l intérieur du pays. Toutefois, en cas d insuffisance manifeste des taux forfaitaires valables à l intérieur, l excédent éventuel peut être remboursé dans les conditions fixées à l article 24. Chapitre 6.- Frais de déménagement Art. 26. (1) Les fonctionnaires et employés de l Etat qui sont déplacés pour des raisons de service et dont le déplacement nécessite un changement de résidence ou de logement à l intérieur du pays, ont droit au remboursement des frais de déménagement 1 Ajouté par le règl. g.-d. du 6 mai 2010.

9 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 9 proprement dits ainsi qu à l allocation de l indemnité forfaitaire visée au paragraphe (7) ci-dessous, destinée à couvrir tous les autres frais accessoires. (2) Ont droit aux mêmes prestations les fonctionnaires et employés auxquels l administration impose le déménagement dans un logement de service ou le déménagement d un logement de service dans un autre. (3) Les raisons de service sont présumées si le déménagement a été effectué dans un délai de six mois suivant le déplacement. Passé ce délai, le remboursement ne peut être accordé que par une décision du Ministre d Etat, sur proposition motivée de l administration ou du service concerné. (4) Les frais de déménagement proprement dits comprennent: les frais de démontage, de chargement, de transport, de déchargement et de montage du mobilier, y compris l emballage et le déballage ainsi que les frais résultant de la transformation inévitable d appareils électriques et à gaz. (5) Ces frais sont remboursés sur présentation, par le titulaire déplacé, d une déclaration suivant un modèle à fixer par arrêté du Ministre d Etat, appuyée de factures quittancées, vérifiées et certifiées exactes par le chef de l administration. (6) Le choix de l entrepreneur de transport a lieu d un commun accord entre l administration et le fonctionnaire ou employé déplacé sur le vu d au moins trois offres de prix. (7) Une indemnité forfaitaire à fixer par règlement du Gouvernement en Conseil est allouée pour couvrir les frais accessoires du déménagement. Cette indemnité est majorée pour chaque enfant qui vit au foyer du bénéficiaire et qui doit effectivement déménager avec ce dernier. (8) Chaque membre du ménage a droit, en outre, à des frais de transport conformément au chapitre 2 du présent règlement. (9) L indemnité de déménagement, les frais de déménagement et les frais de route ne sont pas dus si le déplacement a eu lieu pour des convenances personnelles à la demande du fonctionnaire ou employé ou s il résulte de l application d une mesure disciplinaire. Art. 27. (1) Les fonctionnaires et employés qui sont envoyés en mission prolongée à l étranger ont droit au remboursement des frais réels occasionnés par le déménagement ainsi que des autres frais accessoires, sur production d une déclaration appuyée, pour autant que possible, de pièces justificatives. (2) Le choix de l entrepreneur de transport a lieu d un commun accord entre l administration et le fonctionnaire ou employé intéressé, sur le vu d au moins trois offres de prix. Chapitre 7.- Dispositions spéciales Art. 28. Les cas non prévus par le présent règlement dans lesquels des frais de route, de séjour ou de déménagement laissés à charge d un fonctionnaire ou employé constitueraient pour lui une rigueur, peuvent être réglés, conformément aux principes généraux régissant la matière, par décision du Ministre d Etat, sur proposition du ministre du ressort. Art. 29. (...) (abrogé par le règlement grand-ducal du 19 décembre 2002) Chapitre 8.- Dispositions finales Art. 30. (1) Le présent règlement entrera en vigueur le premier du mois qui suit sa publication au Mémorial. (2) A partir de cette date toutes les dispositions antérieures contraires au présent règlement sont abrogées, notamment le règlement grand-ducal du 18 décembre 1972 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat, tel qu il a été modifié par la suite. (3) Sans préjudice des dispositions du paragraphe (2) du présent article, les prescriptions réglant actuellement les matières devant faire l objet de règlements gouvernementaux et ministériels, en vertu du présent règlement, restent provisoirement en vigueur, en attendant que lesdits règlements soient pris. (4) Il n est pas dérogé, par ce qui précède, aux dispositions spéciales qui réglementent les voyages de service des membres du collège médical et des fonctionnaires commis experts par les tribunaux. Art. 31. Les membres du Gouvernement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial.

10 10 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT Règlement du Gouvernement en Conseil du 22 octobre 1993 fixant l indemnité forfaitaire de déménagement prévue à l article 26 (7) du règlement grand-ducal du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat. (Mém. A - 88 du 19 novembre 1993, p. 14) Art. 1 er. L indemnité forfaitaire de déménagement prévue à l article 26 (7) du règlement grand-ducal du 5 août 1993 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat est fixée à «108,45 euros» 1. Elle est majorée de «15,49 euros» 1 pour chaque enfant qui vit au foyer du bénéficiaire et qui doit effectivement déménager avec ce dernier. Art. 2. Le présent règlement sera publié au Mémorial. 1 Implicitement modifié en vertu de la loi du 1 er août 2001 relative au basculement en euro (Mém. A du 18 septembre 2001, p. 2440; doc. parl. 4722).

11 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 11 Règlement du Gouvernement en conseil du 19 décembre 1972 sur l autorisation et le contrôle des voyages de service des fonctionnaires et employés de l Etat. (Mém. A - 76 du 20 décembre 1972, p. 1903) Art. 1 er. (1) Les personnes chargées d autoriser les voyages de service à l intérieur du pays sont tenues d organiser les conditions de ces autorisations de façon à assurer l établissement d une documentation permettant un contrôle efficace. (2) L autorisation des voyages de service à l étranger est consignée, avant le départ, sur une feuille de route, établie d après le modèle A annexé au présent règlement. (3) L autorisation pour plusieurs voyages concernant la même mission et la même destination peut être consignée sur la même feuille de route, valable pour une période déterminée, mais au maximum pour six mois. (4) La feuille de route est à joindre à la déclaration des frais de route et de séjour, à établir conformément à l article 5 du règlement grand-ducal du 18 décembre 1972 visé ci-dessus. En cas de validité prolongée elle est à joindre à la déclaration se rapportant au premier voyage autorisé et les déclarations se rapportant aux voyages subséquents, effectués pendant la durée de validité de la feuille de route, doivent s y référer. A ces fins une copie de la feuille de route prolongée est à conserver au bureau émetteur. Art. 2. Si la feuille de route n a pas pu être établie avant le départ en raison d une impossibilité matérielle ou de l urgence du voyage, elle est établie ultérieurement avec une explication précise à l appui. Art. 3. La déclaration des frais de route et de séjour doit faire l objet d un contrôle du point de vue matériel et comptable. Le Ministre, et, le cas échéant, le chef de l administration dont relève le déclarant, doivent certifier cette vérification sur la formule de déclaration à la rubrique spécialement prévue à cette fin. Art. 4. Le présent règlement entrera en vigueur le premier du mois qui suit sa publication au Mémorial.

12 12 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG Modèle A FEUILLE DE ROUTE pour voyage de service à l'étranger Ministère d... Nom et Prénom:.... Qualité:... Département, Légation ou Administration:... Résidence officielle:.... Domicile:... Adresse:.... Lieu de départ:.... Destination:.... Itinéraire:... Adresse à l'étranger:... Date prévue pour le départ:.... Date prévue pour la rentrée:... Indications précises concernant la nature et la durée de la mission, l'objet du voyage et les autorités étrangères ou internationales à approcher: Catégorie:... Moyens de transport & Classes:... Assurance-accidents (montant assuré):... EUR Assurances-bagages (montant assuré):... EUR Indemnité forfaitaire pour frais de séjour par journée:... EUR Observations: Le voyage spécifié ci-avant est autorisé. La présente autorisation est valable pour tous les voyages de l'intéressé concernant la même mission et la même destination pendant la période du... au Luxembourg, le (signature du Ministre compétent en raison de l'objet du voyage.)

13 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 13 Règlement ministériel du 26 janvier 1973 fixant les indemnités forfaitaires spéciales revenant au personnel de l administration des postes et télécommunications occupé aux divers services de transport et de distribution postaux, modifié par: Règlement ministériel du 12 mai 1977 (Mém. A - 27 du 26 mai 1977, p. 572) Règlement ministériel du 20 janvier (Mém. A - 9 du 24 février 1981, p. 130) (Mém. A - 5 du 31 janvier 1973, p. 85) Texte coordonné Art. 1 er. (Règl. min. du 12 mai 1977) «A partir du 1 er juin 1977, le personnel ci-après énuméré de l administration des postes et télécommunications bénéficie des indemnités forfaitaires spéciales suivantes: 1) le personnel chauffeur et convoyeur des véhicules automobiles des services de transport et de distribution a) «0,97 euros» 1 par jour, lorsque la durée des courses journalières est de 4 heures au moins, b) «0,55 euros» 1 par jour, lorsque la durée des courses journalières dépasse 1 heure sans atteindre 4 heures.» (Règl. min. du 20 janvier 1981) «2) A partir du 1 er février 1981 le personnel convoyant les transports postaux par chemin de fer, les facteurs chauffeurs et convoyeurs en service régional ainsi que les facteurs en service de distribution rurale bénéficient de l indemnité forfaitaire spéciale ci-après: «2,16 euros» 1 par repas principal pris au dehors.» Art. 2. Est abrogé le règlement ministériel du 15 mars 1966 fixant les indemnités de séjour revenant au personnel de l administration des postes et télécommunications occupé aux divers services de transport et de distribution postaux à l exception, toutefois, de la disposition figurant à l article 1 er, sub 4) de ce même règlement. Art. 3. Le présent règlement sera publié au Mémorial. 1 Implicitement modifié en vertu de la loi du 1 er août 2001 relative au basculement en euro (Mém. A du 18 septembre 2001, p. 2440; doc. parl. 4722).

14 14 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT Règlement ministériel du 14 août 1975 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat. (Mém. A - 56 du 30 août 1975, p. 1263) Art. 1 er. Sont à considérer comme exceptions au sens de l art. 11 (1) a, du règlement grand-ducal du 18 décembre 1972 sur les frais de route et de séjour ainsi que sur les indemnités de déménagement des fonctionnaires et employés de l Etat, et comme faisant dès lors partie des frais de route remboursables sur présentation des pièces justificatives, les frais résultant d un déplacement en taxi effectué a) par un agent qui, utilisant l avion, arrive à l aéroport de destination, après 18 heures, pour le trajet entre l aéroport et la résidence, au lieu de mission; b) par un agent qui, utilisant l avion, part de l aéroport au lieu de la mission après 18 heures, pour le trajet entre sa résidence et l aéroport; c) par un agent, qui à cause de l horaire d arrivée de l avion, ne peut arriver à temps à son lieu de réunion qu en utilisant le taxi; d) par un agent dont la résidence se trouve par suite de particularités locales éloignée du lieu de la réunion, et si l agent n a pas d autres moyens de parcourir le trajet dans un délai raisonnable. Art. 2. Est notamment à considérer comme cas de nécessité au sens de l art. 28 (2) du règlement précité: a) la participation à un congrès ou à une réunion internationale dont l organisateur a proposé aux participants des chambres qu il a fait réserver dans certains hôtels pour des raisons relevant du déroulement pratique du congrès ou de la réunion, recommandé aux participants de se loger, pour des raisons pratiques, dans l hôtel même où se déroule le congrès ou la réunion sous condition que l agent ait choisi sur la liste proposée un hôtel, ou dans l hôtel recommandé une chambre, dont les prix s approchent le plus des forfaits fixés par les articles 27 (1), 30 (1) et 32 (2); b) le caractère spécial de la mission qui requiert que l agent luxembourgeois loge, pour des raisons de représentativité, dans un hôtel d une catégorie plus élevée que celle à laquelle lui donnerait droit le forfait normal. Art. 3. Est notamment à considérer comme raison de service au sens de l article 28 (2) du règlement précité, le fait de loger à proximité immédiate du lieu de réunion pour être en mesure d assurer la meilleure participation possible à la réunion, sous condition qu il n y ait pas d hôtels dans le proche voisinage dont les prix correspondent au forfait auquel l agent peut prétendre. Art. 4. Le présent règlement entrera en vigueur le premier jour du mois qui suit sa publication au Mémorial.

15 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 15 Règlement ministériel du 5 juillet 1989 portant fixation d une indemnité de repas revenant au personnel de la carrière du facteur astreint à effectuer des tournées doubles. (Mém. A - 52 du 28 juillet 1989, p. 968) Art. 1 er. Le personnel de la carrière du facteur astreint à effectuer une tournée de distribution double a droit à une indemnité forfaitaire de repas s élevant à 0,5 du taux fixé à titre d indemnité de jour à l article 22 du règlement grand-ducal modifié du 18 décembre 1972 sur les frais de route et de séjour des fonctionnaires et employés de l Etat. Art. 2. Le présent règlement sera publié au Mémorial et entrera en vigueur le jour de sa publication. Règlement ministériel du 25 janvier 1991 fixant les indemnités de séjour revenant au personnel de l Etat astreint au service de nuit. (Mém. A - 7 du 6 février 1991, p. 72) Art. 1 er. A partir du 1 er février 1991 le personnel de l Etat astreint au service de nuit bénéficie des indemnités de séjour suivantes: a) «2,48 euros» 1 par nuit, lorsque la vacation comporte au moins 5 heures de service de nuit; b) «1,24 euros» 1 par nuit, lorsque la vacation comprend au moins 3 heures de service de nuit ou au moins 2 heures de service de nuit dans une durée totale de 5 heures au moins. Art. 2. Le présent règlement sera publié au Mémorial et entrera en vigueur le 1 er février Implicitement modifié en vertu de la loi du 1 er août 2001 relative au basculement en euro (Mém. A du 18 septembre 2001, p. 2440; doc. parl. 4722).

16 16 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT Règlement grand-ducal du 28 juillet 2000 portant nouvelle fixation de l indemnité kilométrique pour les voitures utilisées pour voyages de service, modifié par: Règlement grand-ducal du 18 janvier (Mém. A - 11 du 20 janvier 2006, p. 219) (Mém. A - 64 du 2 août 2000, p. 1291) Texte coordonné Art. 1 er. Pour les voyages de service qui se font en automobiles appartenant à des fonctionnaires ou employés de l Etat, l indemnité kilométrique est fixée à «40 cents» 1. Art. 2. Le présent règlement grand-ducal entre en vigueur le 1 er septembre Art. 3. Les membres du Gouvernement sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l exécution du présent règlement qui sera publié au Mémorial. 1 Montant remplacé par le règlement grand-ducal du 18 janvier 2006.

17 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 17 Règlement du Gouvernement en Conseil du 22 mars 2002 concernant les modèles pour les déclarations des frais de route, de séjour et de déménagement. (Mém. A - 37 du 5 avril 2002, p. 644) Art. 1 er. Les déclarations des frais de route et de séjour pour voyages de service à l intérieur du pays, celles pour voyages de service à l étranger ainsi que celles concernant les indemnités de déménagement sont à faire respectivement suivant les modèles B, C et D ci-annexés. Art. 2. Les formulaires servant à l établissement des déclarations visées à l article précédent font partie des procédures communes aux matières d engagement et d ordonnancement de dépenses éditées sous l autorité de la Direction du Contrôle financier. Art. 3. Le présent arrêté sera publié au Mémorial.

18 18 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG Modèle B Ministère d... DéCLARATION des frais de route et de séjour pour voyages de service à l'intérieur du pays Nom et prénom Qualité Administration ou Service Résidence officielle Domicile Date de l'arrêté d'assimilation Compte chèque postal Mois de 20 dans l'intérêt Dates des voyages Itinéraires Heure de Distances parcourues suivant carte de distance au lieu de la mission Indemnité de Frais de transport départ rentrée 1) Km Km jour nuit 2) Euro TOTAUX 0 0 1) Automobile privée: Ap; Automobile de service: As; Motocyclette privée: Mp; Motocyclette de service: Ms; Bicyclette privée: Bp; Bicyclette de service: Bs. 2) Chemin de fer: VF; Autobus: AB; Taxi: T.

19 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT 19 RéCAPITULATION Nombre Tarif Sommes dues Kilomètres en auto privé Autres Indemnité de jour (total des 10es) Indemnité de nuit (nombre) Frais de transport EUR EUR EUR EUR EUR Total EUR La présente déclaration est certifiée sincère et véritable, mais non encore acquittée., le 20 (Signature de l ayant droit) Observations éventuelles: Il est certifié que le(s) voyage(s) indiqué(s) ci-dessus a (ont) été dûment autorié(s) et exécuté(s) suivant les instructions données, et que la présente déclaration est exacte du point de vue matériel et comptable., le 20 (Signature du préposé direct du déclarant) Liquidé conformément à l article 19(2) de la loi du 8 juin 1999 sur le Budget, la Comptabilité et la Trésorerie de l Etat., le 20 (Signature de l'ordonnateur)

20 20 DISPOSITIONS COMPLÉMENTAIRES - FRAIS DE ROUTE, DE SÉJOUR ET DE DÉMÉNAGEMENT GRAND-DUCHÉ DE LUXEMBOURG Modèle C Ministère d... DéCLARATION des frais de route et de séjour pour voyages de service à l'étranger Nom et prénom Qualité Administration ou Service Résidence officielle Domicile Date de l'arrêté d'assimilation Compte chèque postal Mois de 20 dans l'intérêt Dates des voyages Lieu de destination et itinéraire Heure de départ rentrée Indemnité prévue à l'art. 23(1) I. - Frais de séjour 1 re journée Indemnité de jour journées entières dernière journée Ind. de nuit II. - Frais de route III. - Autres frais TOTAUX

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