Manuel utilisateur. Relations presse Communication Interne et externe Gestion de contacts Prospection Télé-action

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1 Manuel utilisateur Relations presse Communication Interne et externe Gestion de contacts Prospection Télé-action

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3 TABLE DES MATIÈRES 0. PRÉAMBULE PRÉSENTATION DU MANUEL SAUVEGARDE DOCUMENTATION PRÉSENTATION DE RÉCIPROQUE INTRODUCTION PROCÉDURES TYPES Créer un nouveau journaliste Rattacher un journaliste à un média Créer un nouveau média Planifier un rendez-vous Saisir un prêt d'article Envoyer un mailing LANCEMENT DE RÉCIPROQUE Accueil Mot de passe MENU PRINCIPAL MODE DE FONCTIONNEMENT DE RÉCIPROQUE Saisie dans Réciproque Mode simple Mode Étendu Mode Liste La barre des tâches Mode recherche Mode tableau LES ICÔNES DE RÉCIPROQUE IMPRESSIONS AIDE MODE SIMPLE MÉDIAS SUIVI ACTIONS LISTE IMPRESSIONS INFOS & PRÉFS JOURNALISTES SUIVI ACTION Prêt Demande RDV Lettre Appel LISTE IMPRESSIONS INFOS & PRÉFS ACTIONS LISTE LISTE ACTIONS IMPRESSIONS Page 3

4 4.5. EXPORT INFOS & PRÉFS MAILINGS DÉFINITION FORMULATION RECHERCHE Journaliste Média LISTES RELANCES IMPRESSIONS Enveloppes Étiquettes Liste EXPORT INFOS & PRÉFS MODE ÉTENDU MENU PRINCIPAL AGENDA Mes tâches Toutes Onglet Toutes Onglet Tâches d'aujourd'hui Onglet Tâches de la semaine Relances Journalistes Médias Mailings Actions Tâches du Groupe Toutes UTILITAIRES PRÉFÉRENCES Général Communications Courrier Divers Impressions Plan Informations Ouvertures Libellés Génériques À PROPOS AIDE CHANGER D'UTILISATEUR QUITTER LE LOGICIEL MÉDIAS COMMUNICATIONS CRITÈRES JOURNALISTES ENCART PARU ACTIONS Shopping GLOBAL Page 4

5 Actions PROSPECTION Action JOURNALISTES COMMUNICATIONS CRITÈRES ACTIONS Shopping ENCART PARU Shopping COLLÈGUES GLOBAL IMPRESSIONS MAILINGS DÉFINITION FORMULATION RECHERCHE Piges Globaux SUIVI RELANCES ENVOI OUTILS GESTION ACTIONS IMPRESSIONS Courrier Critères Fax EXPORTS RETOMBÉES SUIVI LISTE IMPRESSIONS EXPORT INFOS & PRÉFS STOCK GÉNÉRIQUES HISTORIQUE LISTE IMPRESSIONS INFOS & PRÉFS PRÊT DÉSIGNATION COMMENTAIRE ENVOI IMPRESSIONS INFOS & PRÉTS ANNEXE - FORMATS DE FICHIERS IMPORT SOCIÉTÉS IMPORT CONTACTS IMPORT RETOMBÉE / COMMERCIAL EXPORT RÉCIPROQUE Page 5

6 0. Préambule 0.1. Présentation du manuel Le chemin à suivre est rappelé avant l'écran. Par exemple : Menu - Journalistes - Suivi L'écran est affiché ensuite. Les objectifs généraux de l'écran sont décrits juste après l'écran. Les actions possibles dans cet écran sont décrites une à une. Exemple : Cliquez sur le bouton Continuer. Les remarques Exemple : sont insérées en italique Le résultat de la recherche s'affiche. Préambule - Page 6 après l'action à effectuer.

7 Sauvegarde 0.2. Faites régulièrement des copies de sauvegarde avec vérification de vos fichiers. Avant chaque traitement automatique du logiciel et après chaque travail que vous souhaitez ne pas recommencer. Vous devez avoir plusieurs niveaux de sauvegarde de vos fichiers.. Exemple : Une par Jours Pairs, Jours Impairs. Semaines Paires, Semaines Impaires. Mois Pairs, Mois Impairs. Ne conservez pas toutes vos sauvegardes en un même lieu Documentation Toute représentation ou reproduction intégrale ou partielle, faite sans le consentement de l'auteur ou de ses ayants droit ou ayants cause, est illicite (Loi du 11 mars 1957). Cette représentation constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du code pénal. La loi du 11 mars 1957 n'autorise que les copies ou reproductions strictement réservées à l'usage du copiste, et non destinées à une utilisation collective d'une part, et d'autre part, que les analyses et les courtes citations dans un but d'exemple et d'illustration. Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit constituerait donc une contrefaçon sanctionnée par les Articles 425 et suivants du Code Pénal. Préambule - Page 7

8 1. Présentation de Réciproque 1.1. Introduction Réciproque est un logiciel de gestion de relations publiques. Il permet de stocker des informations sur les médias et les journalistes. Vers ces interlocuteurs privilégiés, vous envoyez des mailings, vous effectuez des campagnes de phoning, vous prêtez des articles, vous suivez les retombées de ces différentes actions afin d'en mesurer l'efficacité. Réciproque, conçu avec des professionnels, vous assiste dans toutes ces tâches quotidiennes. REMARQUE : Réciproque permet de paramétrer les libellés utilisés. Par exemple, une personne physique peut être appelée Journaliste, Contact, Collaborateur, Médecin, etc. Ces libellés sont modifiables dans les paramètres. Ce manuel fait référence à des Journalistes et à des Médias, mais le fonctionnement de Réciproque est le même, quels que soient les libellés que vous aurez choisis Procédures types Créer un nouveau journaliste Cliquez sur le bouton Journalistes Le dernier écran utilisé s'affiche. Cliquez sur l'icône Nouveau et saisissez les champs de la fiche Journaliste Rattacher un journaliste à un média Si le journaliste n'est pas rattaché à un média, cliquez sur le bouton Cliquez ici pour rattacher ce Journaliste à un Média. Si le journaliste est déjà rattaché à un média, il convient au préalable de le détacher de cet ancien média en cliquant sur le bouton Détacher à droite du nom du média. Choisissez un média dans la liste. Vous pouvez cliquer sur une lettre pour avoir tous les médias dont une partie du nom commence par cette lettre, ou bien écrire directement une partie du nom du média dans la zone Chercher. Cliquez sur le nom du Média pour rattacher le journaliste au Média. Cliquez sur le bouton Terminer Créer un nouveau média Cliquez sur le bouton Média Le dernier écran utilisé s'affiche. Cliquez sur l'icône Nouveau et saisissez les champs de la fiche Média. Présentation de Réciproque - Page 8

9 Planifier un rendez-vous Cliquez sur le bouton Journalistes. Le dernier écran utilisé s'affiche. Sélectionnez le journaliste avec lequel vous avez rendez-vous. Dans la fiche du journaliste, cliquez sur le bouton RDV. Dans la fiche RDV, complétez les caractéristiques de ce rendez-vous et cliquez sur le bouton Terminer Saisir un prêt d'article Cliquez sur le bouton Journalistes. Le dernier écran utilisé s'affiche. Sélectionnez le journaliste auquel vous voulez envoyer un article. Dans la fiche du journaliste, cliquez sur le bouton Prêt. Dans la fiche Shopping, complétez les caractéristiques de ce prêt et cliquez sur le bouton Terminer Envoyer un mailing Cliquez sur le bouton Mailing; Le dernier écran utilisé s'affiche. Cliquez sur le bouton Nouveau. Saisissez les caractéristiques générales du mailing. Cliquez sur le bouton Formulation Recherche pour définir les critères de sélection des destinataires du mailing. Cliquez sur le bouton Liste Relances. Réciproque constitue la liste des journalistes destinataires à partir des critères de recherche saisis. Cliquez sur le bouton Impression. Dans l'écran d'impression, vous sélectionnez le format du document, vous saisissez le texte du mailing, et cliquez sur le bouton Impressions pour éditer au choix, les listes, étiquettes, , ou l'ensemble des courriers personnalisés. Présentation de Réciproque - Page 9

10 1.3. Lancement de Réciproque Cliquez sur l'icône Réciproque L'écran Accueil s'affiche : Accueil Cet écran permet de s'identifier afin d'accéder au logiciel. Cliquez sur le nom de l'utilisateur. L'écran d'identification s'affiche; Présentation de Réciproque - Page 10

11 Mot de passe Saisissez votre Mot de passe. Cliquez sur le bouton Continuer. Le menu principal s'affiche. Présentation de Réciproque - Page 11

12 1.4. Menu principal L'écran affiche sur la gauche un menu qui donne accès aux fonctions principales du logiciel : Menu principal, Journalistes, Médias, Actions, Mailings. Trouver À droite, une fenêtre Trouver permet d'effectuer une recherche rapide. Saisissez les premières lettres du nom du journaliste ou du média. Cliquez sur le bouton Chercher. Le résultat de la recherche s'affiche (voir le Mode Liste). Nombre de fiches Une fenêtre Nombre de fiches donne des informations statistiques. Cliquez sur le bouton Recalculer pour remettre les informations à jour. Outils Une fenêtre Outils permet de passer en Mode Étendu (ou en Mode Simple), de Recadrer les fenêtres, d'accéder au Forum du support pour obtenir de l'aide. Le bouton À Propos vous donne des informations sur Réciproque. Le bouton Changer d'utilisateur vous ramène à l'écran d'accueil. Le bouton Quitter le logiciel permet de fermer proprement Réciproque. Présentation de Réciproque - Page 12

13 1.5. Mode de fonctionnement de Réciproque Saisie dans Réciproque Renseignez une zone à l'aide des menus déroulants en cliquant une fois dans la zone. Vous pouvez aussi saisir un critère de votre choix autre que ceux du menu déroulant en cliquant de nouveau dans la zone Mode simple En mode simple, le menu ne comporte que les parties essentielles. Le Menu affiché à l'ouverture du logiciel correspond au dernier mode utilisé lors de la fermeture. Remarque : Cliquez sur le bouton Passer en mode Étendu dans le Menu Principal pour passer en Mode Étendu. En mode simple, une fiche regroupe plusieurs thèmes. Présentation de Réciproque - Page 13

14 Mode Étendu En mode étendu, le menu comporte davantage d'onglets : Remarque : Cliquez sur le bouton Passer en mode Simple dans le Menu Principal pour passer en Mode Simple. En mode étendu, une fiche ne comporte qu'un thème. Le bouton activé dans le menu (dans l'exemple Suivi) indique le thème de la fiche. En mode étendu, certains écrans des fonctions Journalistes, Médias, Mailings comportent des fonctionnalités supplémentaires. Elles sont décrites dans la partie Mode étendu. Présentation de Réciproque - Page 14

15 Mode Liste Le Mode Liste affiche la liste de toutes les fiches enregistrées, si aucune recherche n'a été effectuée auparavant. Si une sélection a été effectuée précédemment, seule la liste des fiches correspondantes apparaît. Cliquez sur une ligne pour accéder à la fiche correspondante. Vous pouvez sélectionner, rechercher ou supprimer des lignes, en utilisant la barre des tâches. Le trait noir présent sur la gauche d'une ligne indique que celle-ci est sélectionnée et que les actions spécifiques telle que la suppression s'appliqueront à cette fiche. Réciproque indique le nombre total de fiches trouvées ainsi que le nombre total de vos fiches dans la barre en haut à droite. Présentation de Réciproque - Page 15

16 La barre des tâches La barre des tâches s'affiche en haut de l'écran. Elle présente une zone de recherche sous le libellé Journaliste : Saisissez les premières lettres du nom du journaliste. Appuyez sur le bouton Entrée. Le résultat de la recherche s'affiche (voir le Mode Liste). Elle présente également des icônes : L'icône Début permet d'accéder à la première fiche de la liste. L'icône Précédente permet d'accéder à la fiche précédente. L'icône Suivante permet d'accéder à la fiche suivante. L'icône Fin permet d'accéder à la dernière fiche de la liste. L'icône Rechercher permet de passer en Mode Recherche (voir Mode Recherche). L'icône Tout Voir permet d'afficher à l'écran toutes les fiches. L'icône Nouveau permet de créer une nouvelle fiche. L'icône Supprimer permet de supprimer une ou plusieurs fiches. L'icône Retour permet de revenir à la fiche précédente dans son contexte. Les boutons A, B, C,. permettent de naviguer dans la liste par ordre alphabétique. Les colonnes se gèrent de la façon suivante :. Cliquez sur l'icône pour trier la colonne en ordre croissant (de A à Z). Cliquez sur l'icône pour trier la colonne en ordre décroissant (de Z à A). Présentation de Réciproque - Page 16

17 Mode recherche Le Mode recherche permet d'effectuer une recherche parmi les fiches enregistrées. La recherche multicritères s'effectue à partir des critères saisis dans les zones de l'écran de recherche. Réciproque recherche les fiches qui satisfont tous les critères saisis. Saisissez autant de critères que nécessaire dans les zones de l'écran de Recherche. Cliquez sur le bouton Rechercher. L'écran de résultat s'affiche en mode liste si Réciproque trouve plusieurs fiches, sinon le résultat s'affiche en mode page. Les résultats affichés satisfont tous les critères de recherche saisis. Cliquez sur une ligne pour accéder à la fiche correspondante. Présentation de Réciproque - Page 17

18 Mode tableau Le Mode Tableau fonctionne comme un tableur. Pour sortir du mode Tableau, cliquez sur le mot Tableau (en haut à gauche) et sélectionnez Liste dans la liste déroulante. Présentation de Réciproque - Page 18

19 1.6. Les icônes de Réciproque Les boutons standard sont représentés de cette façon. Leur fonction est indiquée à l'intérieur. Des informations complémentaires sont souvent affichées à côté pour vous aider à les utiliser, ainsi que dans des bulles d'aide. Ce bouton appelle le plan de l'adresse via internet. Vous devez donc être connecté lors de son utilisation. (cf Menu principal - Préférences - Divers) Vous accédez ici à des informations via internet. Le plus utilisé est l'annuaire de France Télécom qui va vous permettre de compléter rapidement vos informations. Ce bouton indique un numéro de téléphone. Ce bouton indique un numéro de télécopie. Un clic sur ce bouton créée un nouveau courrier que vous pourrez envoyer par fax. Ce bouton indique une adresse courriel. Sur les écrans Journalistes, un clic crée un . Ce bouton indique une adresse de site Web. Un clic sur ce bouton ouvre cette adresse dans votre navigateur par défaut. Ce bouton indique un numéro de portable. Ce bouton est un numéro privé. Un clic sur ce bouton compose automatiquement le numéro. Ce symbole affiché dans les listes, permet de trier les fiches dans un ordre alphabétique croissant, c'est-à-dire de A à Z. Ce symbole affiché dans les listes, permet de trier les fiches dans un ordre alphabétique décroissant, c'est-à-dire de Z à A. RDV : Cliquez sur ce bouton permet de prendre un rendez-vous avec le journaliste affiché. Lettre : Cliquez sur ce bouton permet d'envoyer un courrier au journaliste affiché. Appel : Cliquez sur ce bouton pour créer une action appel pour le journaliste. Ce bouton Sélection permet d'indiquer que le journaliste est prioritaire pour la transmission des informations. Les boutons comportant cette icône permettent d'ouvrir des sous-menus. Les boutons comportant cette icône permettent de fermer des sous-menus Cliquez sur le bouton Destruction pour supprimer l'information correspondante (un numéro de téléphone par exemple) Cet icône indique que vos droits sont limités. Le doublement de cette icône que vous n'avez aucun droit d'écriture. Cet icône indique le sens de l'impression de l'état : paysage Cet icône indique le sens de l'impression de l'état : portrait Présentation de Réciproque - Page 19

20 Impressions 1.7. Un écran d'impression présente un certain nombre de boutons qui lancent chacun une édition préprogrammée. Cliquez sur un bouton pour lancer une impression. La fenêtre de configuration de l'impression s'affiche. Modifiez éventuellement les paramètres de l'impression et cliquez sur le bouton OK. Nota Bene : les étiquettes préprogrammées sont de marque AVERY. Leur référence est indiquée dans le bouton d'impression. Si vous désirez imprimer sur autre format, vous devez passer par la procédure d'exportation et bâtir un modèle avec votre propre outil (Filemaker, Word, etc). Présentation de Réciproque - Page 20

21 L'écran de prévisualisation de l'édition s'affiche Prévisualisation est cochée dans l'écran Impression. (si la case Cliquez sur la page du livre ouvert à gauche de l'état pour passer d'une page à l'autre. Vous pouvez également utiliser le curseur qui se trouve dessous pour vous déplacer dans le document. Saisissez le numéro d'une page pour y accéder directement. Le nombre de page total est affiché. Cliquez sur le bouton Continuer à gauche. Un message s'affiche. Cliquez sur le bouton Imprimer pour lancer l'impression, sinon cliquez sur Non. Présentation de Réciproque - Page 21

22 1.8. Aide Menu Principal - Aides Cet écran vous rappelle la signification des icônes utilisées dans Réciproque. Présentation de Réciproque - Page 22

23 Mode Simple Mode simple - Médias - Page 23

24 2. Médias Médias Lorsque vous cliquez sur le bouton "Médias", le logiciel vous présente l'écran suivant (si vous n'aviez pas auparavant déjà sélectionné un Média - dans ce dernier cas, vous accédez directement au dernier écran utilisé). Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Saisissez dans la zone Médias une chaîne de caractères. Les Médias dont le nom comporte la chaîne de caractères saisie s'affichent dans la liste. La case à cocher vous permet de sélectionner une ou plusieurs sociétés pour effectuer des actions ultérieures, telles que : la réalisation d'un mailing, la réalisation d'un ing, l impression d étiquettes. Créer une fiche Médias Cliquez sur le bouton Nouveau pour accéder à l'écran Suivi de Médias pour créer une fiche de Média. Barre d'action en bas de l'écran Affiche toutes les fiches affiche la liste de tous les journalistes appartenant à la liste actuelle des médias. Impression, , Export, Tableau : ces boutons donnent un accès direct aux fonctions. Transfert de cette sélection transfère dans un nouveau mailing, ou dans un mailing de votre choix, tout ou partie des journalistes appartenant aux médias affichés. Mode simple - Médias - Page 24

25 Transfert de cette sélection Ce message s affiche après avoir cliqué sur le bouton Transfert de cette sélection. Cliquez sur le bouton Trouvées pour transférer toutes les fiches trouvées et sur le bouton Cochées pour transférer uniquement les fiches cochées. Ce message s affiche qui vous indique le nombre de journalistes transférés. Cliquez sur le bouton Continuer. L écran d envoi des journalistes sélectionnés dans un mailing s affiche. Vous pouvez soit créer un nouveau mailing, soit choisir d ajouter la sélection à un mailing existant. Une fois le choix fait, le mailing correspondant s affiche. Saisissez la désignation du Mailing, son type et cliquez sur le bouton Créer pour créer un nouveau mailing. Cliquez sur le nom du mailing existant pour ajouter la sélection au mailing choisi. Mode simple - Médias - Page 25

26 2.1. Suivi Médias -Suivi Saisissez le nom du Media. Saisissez l'adresse média, son Code Postal, sa Ville, le Cedex, son Pays. En appuyant sur la touche Tab vous sautez d'une case à l'autre. Cliquez sur Plan pour afficher un plan d'accès dans un navigateur Internet. Renseignez l'activité. Renseignez le Type. Renseignez la Région. Renseignez À Faire. Rappel : vous pouvez modifier le libellé des zones pour les adapter à votre activité. Renseignez la Date. Insérez dans la case Logo, le logo du média en cliquant sur le bouton droit de votre souris. Saisissez le numéro de téléphone du Média. Saisissez le numéro de télécopie du Média. Saisissez l' du Média. Saisissez le site internet du Média. Mode simple - Médias - Page 26

27 Critère du Média Cliquez sur la première ligne vierge ou bien sur le bouton Ajouter un nouveau critère Cet écran permet de créer ou sélectionner un critère pour le média en cours. Un critère se décompose en deux zones, une zone Critère et une zone Valeur. Sélectionnez un critère dans la liste ou saisissez un libellé. Sélectionnez une valeur dans la liste ou saisissez un libellé. Les informations s'enregistrent et s'affichent automatiquement dans Critère déjà existant (dans le haut de l'écran). Mode simple - Médias - Page 27

28 Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir à votre fiche Média où les données enregistrées précédemment apparaissent maintenant. Vous pouvez ajouter de nouveaux critères à votre média.. Cliquez sur la loupe pour afficher les fiches qui ont le même critère. Cliquez sur la première ligne vierge Journalistes pour créer une fiche Journaliste liée à ce Média. Vous vous retrouvez dans l'onglet Journalistes sur une fiche Suivi pour créer un nouveau journaliste. Reportez-vous au chapitre JOURNALISTES pour gérer les journalistes de votre média. Mode simple - Médias - Page 28

29 Actions 2.2. Médias Actions Cet écran affiche les actions prévues ou réalisées sur ce média. Vous ne pouvez pas saisir une nouvelle action dans ce tableau Média. Les actions doivent être saisies dans le menu Journalistes Actions. Vous pouvez cependant modifier une action en cliquant sur une ligne Action. Cliquez sur une ligne du tableau pour accéder à l'écran correspondant à l'action. Shopping, mailing,. Vous vous retrouvez dans le Menu Actions de Journalistes, reportez vous au chapitre Journalistes - Actions pour modifier votre fiche Action. Mode simple - Médias - Page 29

30 2.3. Liste Médias - Liste Cet écran présente la liste des médias. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche du média. Mode simple - Médias - Page 30

31 Impressions 2.4. Médias - Impressions Cet écran présente douze éditions préprogrammées, six éditions de liste, deux éditions portants sur le média sélectionné, et quatre éditions d'étiquettes. Le nombre de médias sélectionnés est affiché au-dessus des boutons de liste. ATTENTION : étiquettes de marque Avery uniquement. Liste Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation de vos médias en mode liste à imprimer. Mode simple - Médias - Page 31

32 Liste Suivi Cliquez sur le bouton Liste Suivi. Une liste Médias, Adresse, dans laquelle sont inscrites vos actions à mener vous est proposée à l'impression. Prospection Cliquez sur le bouton Prospection. Une liste de vos actions de prospection avec Contact Utile, Contact Positif, Contact Inutile vous est proposée à l'impression. Mode simple - Médias - Page 32

33 Global Cliquez sur le bouton Global. Une liste Médias Global avec l'ensemble de vos médias vous est proposée à l'impression. Rupture sur deux critères Saisissez les deux critères de rupture dans les zones sous les boutons. Cliquez sur le bouton Rupture sur deux critères. Attention! Cette édition nécessite un calcul. Elle peut être longue à réaliser. Une liste des Médias sélectionnés, triée selon les ruptures sélectionnées, vous est proposée à l'impression. Mode simple - Médias - Page 33

34 Rupture abrégée Saisissez les deux critères de rupture dans les zones sous les boutons. Cliquez sur le bouton Rupture abrégée. Attention! Cette édition nécessite un calcul. Elle peut être longue à réaliser. Une liste des Médias sélectionnés, triée selon les ruptures sélectionnées, vous est proposée à l'impression. Mode simple - Médias - Page 34

35 Menu Édition Critères Cliquez sur le bouton Menu Édition Critères. Exhaustif Ces deux éditions portent sur le média sélectionné. Cliquez sur le bouton Exhaustif. Une fiche contenant tous les renseignements enregistrés sur votre Média vous est proposée à l'impression. Mode simple - Médias - Page 35

36 Abrégé Cliquez sur le bouton Abrégé. Une fiche simple de votre Média vous est proposée à l'impression. Étiquettes Cliquez sur un des quatre formats proposés pour éditer vos étiquettes. Une liste d'étiquettes vous est proposée à l'impression. Mode simple - Médias - Page 36

37 2.5. Infos & Préfs Médias - Infos & Préfs Le nom du Média s'affiche en haut à gauche de votre écran. Cet écran vous donne des informations sur la fiche du média. Il vous permet également d'effectuer des réglages de vos préférences pour les médias. Vous pouvez ici consulter ou modifier un N de Référence si vous souhaitez faire une synchronisation avec un autre système. Réglage de vos préférences pour les Médias Cochez ou décochez la case Prendre tous les journalistes pour l'envoi dans un mailing (y compris les contacts déjà sélectionnés). Dans ce cas, si vous faites un transfert des médias depuis la liste vers un mailing, Réciproque prendra tous les journalistes de ces médias. Dans le cas contraire, Réciproque ne prendra que les journalistes surlignés en rose grâce à la coche de sélection. Choisissez dans le menu déroulant Plan le service d'itinéraire. Pour vous permettre d'afficher un plan via internet et le service sélectionné. Saisissez le délai automatique de relance (en nombre de jours). Réciproque calcule une date de relance correspondant à la date actuelle plus ce délai. Lors du clic sur le bouton date des zones de relances, Réciproque va ajouter ce nombre à la date actuelle pour inscrire une date de relance. Mode simple - Médias - Page 37

38 Format d'affichage des listes Réciproque a trois formats d'affichage différents des listes. Choisissez le format que vous désirez utiliser. Aucune case cochée : format par défaut. Cochez la case Utiliser la liste "commerciale" pour un format commercial. Cochez la case Utiliser la liste accès direct pour activer les boutons d'accès direct. Cochez la case Trier les listes pour trier automatiquement les listes. Cochez la case Utiliser l'onglet Prospection + Action. Dans la partie Prospection, Réciproque affichera la liste des actions effectuées avec les journalistes de ce média. Saisissez le Pays à la création. Le pays proposé par défaut lors de la création d'un média. Mode simple - Médias - Page 38

39 Liste des critères En cliquant sur le bouton Gérer vos critères médias vous pouvez gérer les critères proposés par défaut. Mode simple - Médias - Page 39

40 Libellés des médias En cliquant sur le bouton Libellés des médias, l'écran suivant s'affiche. Cet écran est décrit dans le chapitre Menu Principal - Préférences -Libellés. Écran par défaut Cochez l'écran qui s'affiche en premier à l'ouverture d'un média lors d'un clic sur une fiche dans une liste. Mode simple - Médias - Page 40

41 3. Journalistes Journalistes Lorsque vous cliquez sur le bouton "Journalistes" du menu général, le logiciel vous présente l'écran suivant (si vous n'aviez pas auparavant déjà sélectionné un Journaliste - dans ce dernier cas, vous accédez directement au dernier écran utilisé). Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Saisissez dans la zone Journalistes une chaîne de caractères. Les journalistes dont le nom comporte la chaîne de caractères saisie s'affichent dans la liste. La case à cocher vous permet de sélectionner un ou plusieurs journalistes pour effectuer des actions ultérieures, telles que : la réalisation d'un mailing, la réalisation d'un ing, l impression d étiquettes. Créer une fiche Journaliste Cliquez sur le bouton Nouveau pour accéder à l'écran Suivi de Journalistes pour créer une fiche de Journaliste. Barre d'action en bas de l'écran Impression, , Export, Tableau : ces boutons donnent un accès direct aux fonctions. Transfert de cette sélection transfère dans un nouveau mailing, ou dans un mailing de votre choix, cette liste de journalistes. Mode simple - Journalistes - Page 41

42 Transfert de cette sélection Ce message s affiche après avoir cliqué sur le bouton Transfert de cette sélection. Cliquez sur le bouton Trouvées pour transférer toutes les fiches trouvées et sur le bouton Cochées pour transférer uniquement les fiches cochées. Ce message s affiche qui vous indique le nombre de journalistes transférés. Cliquez sur le bouton Continuer. L écran d envoi des journalistes sélectionnés dans un mailing s affiche. Vous pouvez soit créer un nouveau mailing, soit choisir d ajouter la sélection à un mailing existant. Une fois le choix fait, le mailing correspondant s affiche. Saisissez la désignation du Mailing, son type et cliquez sur le bouton Créer pour créer un nouveau mailing. Cliquez sur le nom du mailing existant pour ajouter la sélection au mailing choisi. Mode simple - Journalistes - Page 42

43 Suivi 3.1. Journalistes -Suivi Saisissez la Déférence. Un menu déroulant vous propose Cher, Chère, Cher Monsieur, etc. Cette zone pourra être utilisée dans les courriers. Saisissez la Civilité. Un menu déroulant vous propose Monsieur, Madame, etc.. Saisissez le Prénom de votre journaliste. Saisissez le Nom du journaliste. Saisissez l'adresse du journaliste. Saisissez le Code Postal et la Ville. Saisissez le Pays. Saisissez la Fonction du journaliste. Rédacteur en chef, pigiste. Saisissez l'émission. Saisissez le Budget. Cliquez sur la loupe pour afficher les fiches qui ont le même critère. Préfs Indiquez en cliquant la façon dont votre correspondant désire être joint. Ce choix sera utilisé lors de l'envoi en fax au format Graphnet. Le média du journaliste s'inscrit dans la zone Écrire à. En cliquant sur la partie Écrire à, vous pouvez choisir l'adresse qui sera utilisée par Réciproque. Cliquez sur Plan pour accéder à un plan d'accès via Internet. Saisissez le numéro de téléphone du Journaliste. Saisissez le numéro de télécopie du Journaliste. Saisissez l' du Journaliste. Saisissez le site internet du Journaliste. Mode simple - Journalistes - Page 43

44 Rattachement à un média Cliquez sur le bouton Cliquez ici pour rattacher ce Journaliste à un Média. Choisissez un média dans la liste. Vous pouvez cliquer sur une lettre pour avoir tous les médias dont une partie du nom commence par cette lettre, ou bien écrire directement une partie du nom du média dans la zone Chercher. Cliquez sur le nom du Média pour rattacher le journaliste au Média. Mode simple - Journalistes - Page 44

45 Piges Les journalistes peuvent travailler pour plusieurs journaux. Cette rubrique sert à inscrire les autres employeurs du journaliste. Cliquez sur la ligne Piges pour accéder au tableau Rattachement de à un Média. Faites défiler la liste des Médias. Vous pouvez cliquer sur une lettre pour avoir tous les médias dont une partie du nom commence par cette lettre. ou Saisissez le nom du Média dans la fenêtre puis cliquez sur Chercher. La ligne du Média recherché apparaît à l'écran. Cliquez sur le nom du Média pour rattacher le journaliste au Média. Cliquez sur le bouton Terminer pour sortir de l'écran. Cliquez sur le bouton Annuler pour annuler cette action. Détacher Cliquez sur le mot Détacher en haut à droite de votre écran pour détacher le journaliste de son média principal. Cliquez sur le bouton Oui pour valider. Cliquer sur la croix, sur la ligne de la pige, pour détacher le journaliste de ladite pige. Mode simple - Journalistes - Page 45

46 Critère du Journaliste Vous souhaitez enregistrer des critères sur la fiche d'un journaliste par exemple : son domaine d'activité, les langues parlées,. Cliquez sur une première ligne vierge de la zone Critère qui vous donne accès au tableau Création ou Modification d'un critère. Cet écran permet de créer ou sélectionner un critère pour le journaliste en cours. Un critère se décompose en trois zones, une zone Critère, une zone Valeur et une zone Poids. Sélectionnez ou saisir un Critère dans la liste. Nous vous conseillons de choisir un critère de la liste pour éviter les fautes d'orthographe. Ces listes se gère grâce au bouton Gérer vos critères défaut dans les préférences. Sélectionnez ou saisir une Valeur dans la liste. Saisissez un Poids pour pondérer le critère. Les informations s'enregistrent et s'affichent automatiquement dans Critère déjà existant (dans le haut de l'écran). Cliquez sur le bouton Terminer pour revenir à votre fiche Journaliste où les données enregistrées précédemment apparaissent maintenant. Mode simple - Journalistes - Page 46

47 Commentaire En cliquant sur le bouton Insérer la Date à droite de votre écran vous inscrivez une nouvelle ligne avec la date du jour. Vous pouvez compléter la ligne. Saisissez dans le champ commentaire les informations ne rentrant pas dans les autres onglets. Cliquez sur le bouton Gérer vos critères journaliste si vous souhaitez éditer la liste des critères qui sera proposée lors de la création ou de la modification d'un critère journaliste. Cliquez sur le bouton Journalistes pour revenir au journaliste. Mode simple - Journalistes - Page 47

48 Action 3.2. Journalistes - Action Cet écran permet de gérer les actions à entreprendre en relation avec le journaliste. Les actions peuvent être un prêt de marchandise, une demande, un rendez-vous, une lettre, un appel ou l'appartenance à un mailing. L'action mailing est ajoutée automatiquement lors de l'envoi d'un mailing, lorsque la case Ajout actions mailings de l'écran Définition ou Infos & Préfs de Mailing est cochée. Le haut de l'écran rappelle les informations sur le journaliste. Elles sont modifiables. Cliquez sur une action existante pour la modifier ( sauf mailing qui s'affiche s'il existe encore). L'écran correspondant au type d'action s'ouvre pour modification. Cliquez sur un bouton de la colonne Nouvelle Action pour créer une action rattachée au journaliste. L'écran correspondant à l'action s'ouvre. Cliquez sous le mot Affichage pour ouvrir une liste d'option (Tout, Fait, À faire) à cocher, afin d'afficher au choix toutes les actions, celles achevées ou bien celles restant à faire. Mode simple - Journalistes - Page 48

49 Prêt Journalistes - Action - Prêt L'écran Prêt pour le journaliste s'affiche, si, dans l'écran Actions - Infos et Préfs, l'option Les prêts sont créés au format Shopping est décochée. Saisissez la Désignation de l'objet. Saisissez la date de Retour attendue. Cliquez sur le bouton Terminer. L'écran Shopping pour le journaliste s'affiche, si, dans l'écran Actions Infos et Préfs, l'option Les prêts sont créés au format Shopping est cochée. Mode simple - Journalistes - Page 49

50 Cet écran permet de gérer l'ensemble des prêts au journaliste. Il se présente sous la forme d'un tableau où chaque ligne correspond à un prêt. Au-dessus du tableau, une ligne Informations globales vous permet de saisir plus rapidement les lignes du tableau. Saisissez le Code de l'objet. Saisissez la Quantité de l'objet. Saisissez la Date de Prêt de l'objet. Saisissez la Date de la Photo de l'objet. Saisissez la Date de retour prévue de l'objet. Saisissez un Commentaire sur l'objet. Saisissez la Date de parution du média. Seuls les objets possédant une date de parution pourront être transférés dans les retombées. Cochez la case Rendu lorsque vous avez récupéré l'objet. Cliquez sur la croix pour supprimer la ligne. Informations - Date Cliquez sur le bouton Date pour ajouter la date dans la zone Informations. Complétez la ligne. Information Cochez la case l'action est terminée pour cocher automatiquement toutes les lignes de votre shopping. Saisissez éventuellement le budget de la campagne. Saisissez éventuellement le nom de la campagne. Ces zones permettent de grouper les actions. Elles sont transférées dans les retombées.. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer définitivement la totalité du shopping. Cliquez sur le bouton Envoi dans les retombées pour basculer ce prêt dans les retombées. Seules les lignes possédant une date de parution seront transférées. Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer l'écran. Mode simple - Journalistes - Page 50

51 Impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher à l'écran les impressions avant de les éditer. Cliquez sur le bouton Imprimer. Une édition du shopping vous est proposée. Cliquez sur le bouton BL. Une édition du BL vous est proposée. Mode simple - Journalistes - Page 51

52 Cliquez sur le bouton BL et infos. Une édition du BL et des informations de suivi vous est proposée en portrait. Cliquez sur le bouton BL et infos. Une édition du BL et des informations de suivi vous est proposée en paysage. Mode simple - Journalistes - Page 52

53 Demande Journalistes - Action - Demande Cet écran permet de gérer une demande d'envoi du produit de la part d'un journaliste. Saisissez la date de demande. Saisissez la date de parution. Saisissez le sujet de la demande. Sélectionnez les thèmes et produits envoyés. Complétez les colonnes correspondantes dans le tableau. Cochez éventuellement la case Coursier. Sinon le mode d'envoi sera standard. Cochez éventuellement la case Donné. Vous ne vous attendez pas à ce que l'on vous rende les objets. Contrôlez l'adresse de livraison affichée. Cliquez sur le bouton Cliquez ici pour choisir un autre média. Cliquez sur le bouton Adresse perso pour envoyer la demande à l'adresse personnelle du journaliste. Cochez la case l'action est terminée si la demande a été envoyée. Renseignez les cases Budget et Campagne pour grouper les actions. Ces informations seront transférées dans les retombées. Mode simple - Journalistes - Page 53

54 Cliquez sur le bouton Demande pour imprimer une édition de la demande. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer définitivement la totalité de la demande. Cliquez sur le bouton Envoi dans les retombées pour basculer cette demande dans les retombées. Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer l'écran. Mode simple - Journalistes - Page 54

55 RDV Journalistes - Action - RDV Cet écran vous permet de préparer un rendez-vous avec un journaliste. Indiquez les informations du rendez-vous Saisissez le Sujet ou l'objet du rendez vous. Saisissez dans Avec le participant principal du rendez vous. Saisissez le Type, le Lieu, la Date, l'heure du Rdv, la date de confirmation. Ces informations sont facultatives. Les types de Rendez-vous sont modifiables en choisissant Modifier dans le menu déroulant de la zone. Saisissez éventuellement le budget de la campagne. Saisissez éventuellement le nom de la campagne. Ces zones permettent de grouper les actions. Elles sont transférées dans les retombées. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer définitivement la totalité du rendez-vous. Cliquez sur le bouton Envoi dans les retombées pour basculer ce rendezvous dans les retombées. Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer l'écran. Mode simple - Journalistes - Page 55

56 Impressions Cliquez sur Imprimer pour imprimer une fiche de rendez-vous. Cliquez sur + Suivi pour avoir en prévisualisation ou en impression une fiche RDV avec le commentaire sur le média et le journaliste. Mode simple - Journalistes - Page 56

57 Cliquez sur + Suivi 2 pour avoir en prévisualisation ou en impression une fiche RDV avec une autre présentation. Mode simple - Journalistes - Page 57

58 Lettre Journalistes - Action - Lettre Cet écran permet de créer un courrier à envoyer au journaliste. Saisissez la Date. Saisissez la Désignation. Cette désignation sera uniquement affichée dans Réciproque. Elle peut être différente de l'objet du courrier. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer définitivement la totalité du courrier. Cliquez sur le bouton Envoi dans les retombées pour basculer ce courrier dans les retombées. Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer l'écran. Cliquez sur le bouton Saisir le texte du courrier ou bien sur la zone claire en dessous de la désignation pour accéder à l'écran suivant. Saisissez éventuellement le budget de la campagne. Saisissez éventuellement le nom de la campagne. Ces zones permettent de grouper les actions. Elles sont transférées dans les retombées. Mode simple - Journalistes - Page 58

59 Cet écran permet de saisir une lettre sans retaper les coordonnées du journaliste. Elles sont pré-renseignées dans l'entête. Pour inclure ces informations dans le texte, utilisez des codes. La façon d'écrire la lettre dans l'entête est modifiable dans les préférences générales, dans le menu général. Exemple : %N%. est remplacé par le nom. Avec %NC% le nom est écrit en capitale; Avec %NO%, le nom est écrit sans changement de casse (les majuscules restent en majuscule, les minuscules restent en minuscule). Avec %n% le nom est écrit en minuscule. Ainsi cette lettre pourra servir à d'autres envois. Saisissez le texte de votre lettre en utilisant de préférence les codes pour les champs issus de la fiche journaliste. Cliquez sur le bouton Enregistrer Modèle pour sauvegarder la lettre comme un modèle. Cliquez Liste des Modèles pour afficher l'écran de choix des modèles. Mode simple - Journalistes - Page 59

60 Cet écran vous permet de choisir un modèle de lettre. Choisir un modèle et cliquez sur le bouton Terminer. Un message vous avertit que le texte du modèle va remplacer le texte éventuellement saisi. Impressions Cliquez sur le bouton Imprimer. L'écran suivant s'affiche si vous avez utilisé des codes de fusion. Cochez la case Objet pour imprimer la lettre en remplaçant les codes dans l'objet. Cochez la case Courrier pour substituer la valeur au contenu des codes. La lettre s'affiche, prête à imprimer. Mode simple - Journalistes - Page 60

61 Cliquez sur le bouton Fax pour envoyer la lettre par télécopie. Dans la liste des actions, le type de l'action est devenu fax. Cliquez sur le bouton pour envoyer le courrier par mail. La fenêtre d'envoi du courrier s'affiche. Il est possible de rajouter des destinataires en copie ou des pièces jointes. Cliquez sur le bouton Continuer pour envoyer l' . Mode simple - Journalistes - Page 61

62 Appel Journalistes - Action - Appel Indiquez les informations de la conversation. Saisissez la Date. Saisissez l'heure, l'initiative, le Sujet, le Résumé. Cochez la case "l'action est terminée" si l'appel a été réalisé. Informations Saisissez le Groupe et la Campagne.. Ces zones permettent de grouper les actions. Elles sont transférées dans les Retombées. Cliquez sur le bouton Supprimer pour supprimer définitivement la totalité de l'appel. Cliquez sur le bouton Envoi dans les retombées pour basculer cet appel dans les retombées. Cliquez sur le bouton Terminer pour fermer l'écran. Mode simple - Journalistes - Page 62

63 Impressions Cliquez sur le bouton Imprimer pour afficher une fiche résumée de l'appel Liste Journalistes - Liste Cet écran présente la liste des journalistes. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche du journaliste. Mode simple - Journalistes - Page 63

64 3.4. Impressions Journalistes - Impressions Cet écran présente dix-sept éditions préprogrammées, dix éditions de liste, trois éditions portants sur le journaliste sélectionné, et quatre éditions d'étiquettes. Le nombre de journalistes sélectionnés est affiché au-dessus des boutons de liste. Liste Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation de vos journalistes en mode liste à imprimer. Mode simple - Journalistes - Page 64

65 Cinq lignes Cliquez sur le bouton Cinq lignes. Une liste des journalistes avec le nom, la fonction, le média et l'adresse, vous est proposée à l'impression. Piges Cliquez sur le bouton Piges. Attention! Cette édition nécessite un calcul. Elle peut être longue à réaliser. Une liste des journalistes sélectionnés s'affiche avec leurs coordonnées, le média auquel ils sont rattachés et les médias pour lesquels ils effectuent des piges. Mode simple - Journalistes - Page 65

66 Abrégé Cliquez sur le bouton Abrégé. Une liste Abrégé des journalistes vous est proposée à l'impression. Actions "Faits" Cliquez sur le bouton Actions faits. Une liste des actions faites par journaliste vous est proposée à l'impression. Mode simple - Journalistes - Page 66

67 Actions à faire Cliquez sur le bouton Actions à faire. Une liste des actions à faire par journaliste vous est proposée à l'impression. Journaliste par Média Cliquez sur le bouton Journaliste par Média. Une liste des journalistes par Média vous est proposée à l'impression. Mode simple - Journalistes - Page 67

68 Médias et Journalistes Cliquez sur le bouton Médias et Journalistes. Une liste des journalistes triés par média vous est proposée à l'impression. Critères Rupture/Poids Saisissez les deux critères de rupture dans les zones sous les boutons. Cliquez sur le bouton Critères Rupture/Poids. Attention! Cette édition nécessite un calcul. Elle peut être longue à réaliser. Une liste des journalistes, triée selon les ruptures sélectionnées, vous est proposée à l'impression. Mode simple - Journalistes - Page 68

69 Rupture sur deux critères Saisissez les deux critères de rupture dans les zones sous les boutons. Cliquez sur le bouton Rupture sur deux critères. Attention! Cette édition nécessite un calcul. Elle peut être longue à réaliser. Une liste des journalistes sélectionnés, triée selon les ruptures sélectionnées, vous est proposée à l'impression. Mode simple - Journalistes - Page 69

70 Exhaustif Ces deux éditions portent sur le journaliste sélectionné. Cliquez sur le bouton Exhaustif. Une fiche contenant tous les renseignements enregistrés sur le journaliste sélectionné vous est proposée à l'impression. Mode simple - Journalistes - Page 70

71 Abrégé Cliquez sur le bouton Abrégé. Une fiche simple de votre journaliste vous est proposée à l'impression. Appel Cliquez sur le bouton Appel. Une liste des appels passés avec ce journaliste vous est proposée à l'impression. Mode simple - Journalistes - Page 71

72 Étiquettes Cliquez sur un des quatre formats proposés pour éditer vos étiquettes. Une liste d'étiquettes vous est proposée à l'impression. Mode simple - Journalistes - Page 72

73 3.5. Infos & Préfs Journalistes - Infos & Préfs Le nom du journaliste s'affiche en haut de votre écran. Cet écran vous donne des informations sur la fiche du journaliste. Il vous permet également d'effectuer des réglages de vos préférences pour les journalistes. Vous pouvez ici consulter ou modifier un N de Référence si vous souhaitez faire une synchronisation avec un autre système. Réglage de vos préférences pour les Journalistes Cochez la case Écrire à média pour que lors de la création de la fiche, la préférence d'envoi soit automatiquement à Média, ou bien Cochez la case Écrire à journaliste pour que lors de la création de la fiche, la préférence d'envoi soit automatiquement à Journaliste. Choisissez dans le menu déroulant Plan le service d'itinéraire. Pour vous permettre d'afficher un plan via internet et le service sélectionné. Saisissez le délai automatique de relance (en nombre de jours). Lors du clic sur le bouton Date des zones de relance, Réciproque calcule une date de relance correspondant à la date actuelle plus ce délai. Mode simple - Journalistes - Page 73

74 Format d'affichage des listes Réciproque propose trois formats d'affichage différents des listes. Choisissez le format que vous désirez utiliser. Aucune case cochée : format par défaut. Cochez la case Utiliser la liste "commerciale" pour un format commercial. Cochez la case Utiliser la liste accès direct pour activer les boutons d'accès direct. Cochez la case Trier les listes pour trier automatiquement les listes. Saisissez le Pays par défaut. Le pays proposé par défaut lors de la création d'un journaliste. Une liste permet d'en choisir un différent. Mode simple - Journalistes - Page 74

75 Liste des critères En cliquant sur le bouton Gérer vos critères Journalistes vous pouvez gérer les critères proposés par défaut, lors de l'ajout ou de la modification d'un critère. En cliquant sur Libellés des journalistes, l'écran suivant s'affiche. Cet écran est décrit dans le chapitre Menu Principal - Préférences -Libellés. Mode simple - Journalistes - Page 75

76 4. Actions Actions Lorsque vous cliquez sur le bouton Actions du menu général, le logiciel vous présente l'écran suivant (si vous n'aviez pas auparavant déjà sélectionné une action - dans ce dernier cas, vous accédez directement au dernier écran utilisé). Liste 4.1. Actions - Liste En haut de l'écran les boutons suivants vous sont proposés : Liste, Liste +, Actions, Impressions, Export, Infos & Prefs. Le bouton Actions du sélectionne les actions enregistrées du jour. Le bouton Actions pour le. sélectionne les actions programmées de la semaine. Le bouton Actions terminées sélectionne les actions terminées. Le bouton Actions à Faire sélectionne les actions à faire. Cliquez sur la ligne de votre choix pour sélectionner une action. Barre d'action en bas de l'écran Affiche les Journalistes : affiche les journalistes correspondant à cette liste. Affiche les Médias : affiche les médias correspondant à cette liste. Impression : ce bouton donne un accès direct à la fonction Impressions. Mode simple - Actions- Page 76

77 Liste Actions - Liste + Cet écran affiche des informations supplémentaires par rapport à la liste standard. L'écran Liste + précise le numéro de téléphone, le numéro de portable, le type, les informations, de l'action. Mode simple - Actions- Page 77

78 4.3. Actions Actions - Actions Cliquez sur la case désirée pour sélectionner un ou plusieurs types d'actions : Appel, Prêt, Demande, RDV, Lettre, , Mailings, Demande +. L'écran Vue des Actions par Type avec la fonction Appel cochée vous donne la liste de tous les Appels. Cliquez sur une action pour ouvrir l'écran correspondant au type de l'action et effectuer les modifications éventuelles. Mode simple - Actions- Page 78

79 Impressions 4.4. Actions - Impressions Cet écran présente onze éditions préprogrammées, cinq éditions sur les actions presse, quatre éditions sur les actions commerciales, et deux éditions sur les actions shopping. Le nombre d'actions sélectionnées est affiché en haut du tableau. Presse Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation de vos actions en mode liste à imprimer. Une liste des actions Média, Nom, Date, Type, Heure, Nature de l'action vous est proposée à l'impression. Mode simple - Actions- Page 79

80 Cliquez sur le bouton Liste 2 Lignes. Une liste des actions Média, Nom, Numéros de téléphone, Actions vous est proposée à l'impression. Cliquez sur le bouton Par Média. Une liste des actions Nom, Date, Heure, Type, Par Média vous est proposée à l'impression. Mode simple - Actions- Page 80

81 Cliquez sur le bouton Par Journaliste. Une liste des actions par Nom de Journaliste avec leurs Médias correspondants vous est proposée à l'impression. Cliquez sur le bouton Liste Demande +. Une liste des demandes par Journaliste, Média, Thèmes, Date, Fait vous est proposée à l'impression. Mode simple - Actions- Page 81

82 Commercial Cliquez sur le bouton Liste. Une liste des actions par Média, Nom, Thèmes, Date, Fait vous est proposée à l'impression. Cliquez sur le bouton Liste 2 lignes. Une liste des actions sur deux lignes par Média, Nom, Date, Heure, Type vous est proposée à l'impression. Mode simple - Actions- Page 82

83 Cliquez sur le bouton Liste +. Une fiche Actions par Nom avec Appel, Demande, , Prêt vous est proposée à l'impression. Cliquez sur le bouton Liste par utilisateur. Une liste par utilisateur des Actions vous est proposée à l'impression. Mode simple - Actions- Page 83

84 Shopping Cliquez sur le bouton Budget. Une liste Shopping Budget par Nom de Journaliste vous est proposée à l'impression. Cliquez sur le bouton Journalistes. Une fiche Shopping Journalistes par Nom de Journaliste vous est proposée à l'impression. Mode simple - Actions- Page 84

85 4.5. Export Actions - Export Cliquez sur le bouton Export Global pour exporter l'ensemble de vos actions au format Réciproque. Reportez-vous à l annexe pour les formats d importation et d exportation. Mode simple - Actions- Page 85

86 4.6. Infos & Préfs Actions - Infos & Préfs Cet écran vous donne des informations sur la fiche action. Il vous permet également d'effectuer des réglages de vos préférences pour les actions. Réglage de vos préférences pour les actions Cochez ou décochez la case Les Prêts sont créés au format Shopping. Les prêts existent de deux façons, soit des prêts d'une seule pièce, soit des shopping contenant plusieurs pièces et traités de façon différente. Cochez ou décochez la case Créer les retombées avec les lignes du shopping? Lors de la création de Retombées à partir d'un shopping, Réciproque peut soit créer une seule ligne avec les informations globales du shopping, soit créer autant de lignes qu'il y a de pièces avec une date de parution. Saisissez un chiffre dans Délai automatique de relance. Lors d'un clic sur un bouton Date d'une zone de relance, Réciproque calcule une date de relance correspondant à la date actuelle plus ce délai. Réciproque propose deux formats de demande. Cochez les demandes sont créées au format étendu, si nécessaire. Les demandes seront définies de façon étendue, avec des champs vous permettant d'indiquer l'adresse du destinataire, le média, etc Mode simple - Actions- Page 86

87 5. Mailings Mailings Cet écran présente la liste des mailings effectués. Cliquez sur Recalcul du nombre de fiches, ou sur la flèche en tête de la colonne. Réciproque recompte les fiches de tous les mailings affichés. Un clic sur le nombre recalcule également le nombre de fiches du mailing. Cliquez sur Recopie dans un autre Mailing. Le tableau "Indiquez le mailing auquel rattacher votre sélection" apparaît. Cliquez sur la ligne de votre choix pour sélectionner un mailing de rattachement. Mode simple - Mailings - Page 87

88 Les journalistes de la liste de relance seront recopiés dans le mailing choisi. Cliquez sur Dupliquer le mailing pour recopier un mailing avant de le modifier Définition Mailings - Définition Cet écran permet de définir les caractéristiques générales d'un mailing : sa date, son nom, etc. Mailing Saisissez la Date. Saisissez le Nom. Saisissez le Type. Invitation Indiquez si nécessaire la Date. Indiquez si nécessaire l'heure. Indiquez si nécessaire le Lieu. Commentaires - Suivi des Exclus Saisissez votre texte. Cette zone sera imprimée sur la page informations obtenue en cochant la case correspondante dans le module Impressions. Mode simple - Mailings - Page 88

89 Informations Cochez la case Ajout Actions Mailings pour ajouter automatiquement une action de type mailing aux journalistes lors de la création ou la mise à jour de la liste Relances. RAZ Liste d'exclusion 0 Exclus 0 = Zéro. Ce nombre est égal au nombre d'exclus de la liste. Ce bouton permet de revenir à une situation de départ : si vous avez choisi de gérer une liste d'exclusion, ce bouton la remet à zéro. Dupliquer Menu Principal - Mailings - Définition - Dupliquer L'écran de Définition s'affiche automatiquement après une duplication. Il permet de renommer un mailing dupliqué qui conserve par ailleurs toutes les autres caractéristiques, tant qu'elles ne sont pas modifiées. Envoyer dans un autre Cliquez sur ce bouton pour rattacher votre sélection à un autre mailing. Un écran de liste des mailings existant s'affiche, dans lequel vous cliquez sur le mailing choisi Formulation Recherche Mailings - Formulation Recherche Les écrans de formulation de recherche permettent de définir les critères de sélection des journalistes à qui vous envoyez un mailing. L'écran Journaliste permet d'effectuer la sélection sur les caractéristiques du journaliste. L'écran Média permet d'effectuer la sélection sur les caractéristiques du Média. L'écran Piges permet d'effectuer la sélection sur les caractéristiques des Pigistes. Mode simple - Mailings - Page 89

90 Journaliste Mailings - Formulation Recherche - Journaliste Cet écran comporte une série de boutons correspondants aux critères utilisables en sélection. Le tableau de droite rappelle les choix de recherche déjà faits. Vous pouvez les modifier en cliquant dessus. Nouvelle ligne de recherche Cliquez sur un des boutons Civilité, Nom, Ville, CP, Pays, Fonction, Type, Budget, Critères pour choisir les éléments sur lesquels sélectionner les journalistes. L'écran Mailings - Saisie des critères de recherche apparaît à l'écran. Saisissez la valeur du champ sur lequel porte la sélection. Mode simple - Mailings - Page 90

91 Cliquez sur le bouton Et pour rajouter cette requête à la requête précédente. Les fiches trouvées auront tous les critères du groupe de requête lié par Et. Cliquez sur le bouton Ou pour débuter un nouveau groupe de recherche qui sera ensuite ajouté au groupe précédent. Les fiches trouvées par ce nouveau groupe seront ajoutées aux fiches trouvées par le groupe précédent. Cochez la case correspondant à l'opérateur à appliquer (égal, inférieur, supérieur, ). Cliquez sur le bouton Exclusion pour éliminer les journalistes satisfaisants ce critère. Une exclusion sera nécessairement dans un groupe constitué par Ou. Option Mailing Cochez les cases avec , avec fax, sélectionné, pour ne sélectionner que les journalistes correspondants. Cochez la case Ajouter les actions pour ajouter ce mailing dans les actions. Cochez la case Blocage pour interdire toute modification du mailing. En haut de votre écran, un tableau vous indique les choix de recherche que vous avez déjà fait. Vous pouvez les modifier en cliquant sur la ligne de votre choix Média Mailings - Formulation Recherche - Média Cet écran permet de définir les critères de sélection portant sur les médias pour envoyer un mailing aux journalistes. Son fonctionnement est identique à l'écran de sélection des journalistes. Mode simple - Mailings - Page 91

92 Listes Relances 5.3. Mailings - Listes Relances Cet écran présente la liste des contacts sélectionnés avec les critères. Cette liste n'est pas interactive. C'est à dire que si vous ajoutez un critère ayant servi à la sélection à un journaliste, celui ne sera pas automatiquement ajouté, de même si vous supprimez ce critère d'un journaliste ayant été sélectionné. Vous devez utiliser le bouton de Mise à jour pour ajouter ou éliminer des journalistes. Cliquez sur le bouton Mettre la sélection à jour pour modifier la sélection en fonction des critères. Les journalistes peuvent avoir perdu ou gagné des critères. La liste sera mise à jour en fonction de ces nouvelles informations. Un message s'affiche : Attention : cette mise à jour n'est possible que si vous avez réalisé votre mailing grâce aux critères. Si vous avez opéré par transfert à partir des journalistes ou des médias, il ne vous est évidemment pas possible de procéder à une mise à jour. Cliquez sur le bouton Ajout pour ajouter les fiches supplémentaires dans le tableau. Mode simple - Mailings - Page 92

93 Cliquez sur le bouton Re Création pour éliminer toutes les anciennes fiches du tableau et ajouter les nouvelles fiches. Les journalistes ne répondant plus aux critères de recherche disparaîtront. Cliquez sur le bouton Ajouter un journaliste hors sélection pour intégrer au mailing un journaliste de plus. Cliquez sur la colonne V en face d'un nom pour indiquer que le journaliste Vient. Cliquez sur le bouton V, en haut de la colonne, pour afficher uniquement les enregistrements cochés correspondants (premier clic), puis pour afficher uniquement les enregistrements décochés (deuxième clic), puis pour afficher tous les enregistrements (troisième clic). Cliquez sur la colonne D en face d'un nom pour indiquer que le journaliste a reçu le Document. Cliquez sur le bouton D, en haut de la colonne, pour afficher uniquement les enregistrements cochés correspondants (premier clic), puis pour afficher uniquement les enregistrements décochés (deuxième clic), puis pour afficher tous les enregistrements (troisième clic). Cliquez sur la colonne C en face d'un nom pour indiquer que le journaliste a été Contacté. Cliquez sur le bouton C, en haut de la colonne, pour afficher uniquement les enregistrements cochés correspondants (premier clic), puis pour afficher uniquement les enregistrements décochés (deuxième clic), puis pour afficher tous les enregistrements (troisième clic). Saisissez dans la colonne Nb, le nombre de personnes qui viendront à l'événement. Cochez la colonne Rép pour attribuer un code de traitement ou pour gérer les réponses. Cliquez sur le bouton Rép, en haut de la colonne, pour afficher uniquement les enregistrements cochés correspondants (premier clic), puis pour afficher uniquement les enregistrements décochés (deuxième clic), puis pour afficher tous les enregistrements (troisième clic). Cochez la colonne Oublier pour ne pas envoyer de message à ce journaliste et omettre celui-ci de la liste. Si vous avez choisi de gérer une liste d'exclusion, ce journaliste sera noté exclus et ne sera pas rajouté à la liste si vous en faites une mise à jour. Si vous désirez inclure de nouveau ce journaliste, vous devez tout d'abord effacer la liste d'exclusion, en cliquant sur le bouton RAZ liste d'exclusion exclus présent dans l'écran Définition. Si vous appuyez en même temps sur la touche Alt et sur la croix, vous oubliez la liste des journalistes affichés. Les colonnes n'ont pas d'affectation précise. Vous pouvez les utiliser comme vous l'entendez. Veuillez noter cependant que si vous envoyez un ing, la case D sera cochée si Réciproque a pu envoyer l' et décochée dans le cas contraire. Mode simple - Mailings - Page 93

94 5.4. Impressions Mailings - Impressions Le menu impressions permet d'imprimer des documents aux formats enveloppe, étiquette, liste Enveloppes Mailings - Impressions- Enveloppes Cet écran permet de sélectionner le format d'enveloppe à éditer pour le mailing. Options d'impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher le document avant impression. Cochez la case Informations pour imprimer après le document une page explicative indiquant entre autre les critères de sélection du mailing. Cochez la case Tri pour afficher des possibilités de tri plus étendues. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour prévisualiser avant impression le nombre de page. Mode simple - Mailings - Page 94

95 Étiquettes Mailings - Impressions- Étiquettes Cet écran permet de sélectionner le format d'étiquettes à éditer pour le mailing. Options des étiquettes Cochez la case Imprimer aussi votre adresse pour éditer celle-ci en verticale sur la gauche de l'étiquette. Cochez la case Média en premier pour imprimer le nom du média sur la première ligne à la place du nom du journaliste. Sélectionnez d'un clic droit le fichier Image du logo qui sera imprimé sur les étiquettes au format badge. Options d'impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher le document avant impression. Cochez la case Informations pour imprimer après le document une page explicative indiquant entre autre les critères de sélection du mailing. Cochez la case Tri pour afficher des possibilités de tri plus étendues. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour prévisualiser avant impression le nombre de page. Mode simple - Mailings - Page 95

96 Liste Mailings - Impressions- Liste Cet écran permet de sélectionner le format de listes à éditer. Options des Listes Cochez la case Écrire à pour utiliser l'adresse indiquée dans la fiche du journaliste. Cochez la case Média pour forcer l'utilisation de l'adresse du Média principal. Options d'impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher le document avant impression. Cochez la case Informations pour imprimer après le document une page explicative indiquant entre autre les critères de sélection du mailing. Cochez la case Tri pour afficher des possibilités de tri plus étendues. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour prévisualiser avant impression le nombre de page. Mode simple - Mailings - Page 96

97 Mailings - Cet écran vous permet d'envoyer un mailing par .. Options Saisissez le Lieu du courrier. Saisissez la Date du courrier. Sélectionnez l'outil d' utilisé dans la liste. Saisissez le nombre d' par Bloc d'envoi de courriels, c'est à dire le nombre de destinataires par envoi. Nota bene : les outils anti-spam détectent en général les messages envoyés à plus de 50 destinataires et peuvent donc les rejeter. Nous vous conseillons d'utiliser des tailles de bloc de 50 ou moins. Options d'impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher le document avant impression. Cochez la case Informations pour imprimer après le document une page explicative indiquant entre autre les critères de sélection du mailing. Cochez la case Tri pour afficher des possibilités de tri plus étendues. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour prévisualiser avant impression le nombre de page. Mode simple - Mailings - Page 97

98 Texte à envoyer Cliquez sur le bouton Préparation pour saisir le texte à envoyer aux journalistes. Vous pourrez utiliser les modèles récurrents. Cliquez sur le bouton Personnalisé pour ouvrir un écran d'envoi de courriels personnalisés. Cet écran fonctionne comme Outlook. Cliquez sur le bouton Continuer pour envoyer les s. Cliquez sur le bouton identique pour ouvrir un écran d'envoi de courriel. L' sera identique pour les journalistes sélectionnés. Cliquez sur le bouton Rapport d'émission pour afficher la liste des destinataires du mailing. Réciproque affiche automatiquement le rapport d'émission après l'envoi. Envoi direct en utilisant I-Media Cet envoi direct vous permet d'utiliser la plate-forme technique d'i-média. Cliquez sur SMS identique pour envoyer vos messages par SMS. Cliquez sur le bouton Rapport d'émission pour obtenir une synthèse de l'envoi. Mode simple - Mailings - Page 98

99 Export 5.5. Mailings Export Cet écran permet d'exporter les journalistes sélectionnés dans différents formats Reportez-vous à l annexe pour les formats d importation et d exportation. Infos & Préfs Mailings - Infos & Préfs Cet écran permet de définir les préférences pour les mailings. Cochez la case pour Trier automatiquement la liste des mailings. Mode simple - Mailings - Page 99

100 Cochez la case Ajout actions mailings pour ajouter automatiquement une action de type mailing lors de la création ou de la mise à jour de la liste de relance. Décochez la case Autoriser la mise à jour de la liste Relances pour bloquer toute mise à jour sur tout mailing. Cochez la case Impression avec l'adresse Média de rattachement? pour imprimer non pas l'adresse du journaliste mais l'adresse du principal média auquel il est rattaché. Cochez la case Créer une liste d'exclusion à partir des fiches supprimées? pour constituer une liste de journalistes qui ne seront plus sélectionnés dans un mailing, après qu'ils en aient été "oubliés". La mise à jour de la liste en mode " re création" ne prendra plus ces noms en compte. Saisissez le Délai automatique de relance pour calculer automatiquement une date de relance. Cochez la case pour Trier automatiquement la liste relances. Cochez la case Informations pour éditer une page d'informations comportant la zone de commentaires et de suivi des exclusions. Vous pouvez en faire une page de couverture pour expliquer le contenu de votre impression. Cochez la case Prévisualisation pour afficher les pages à l'écran avant de les imprimer. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour afficher le nombre de pages prévues. Cochez la case Tris supplémentaires? pour pouvoir modifier les critères de tris pendant les impressions. Saisissez le nombre de Blocs d'envoi de courriels identiques pour indiquer le nombre d'adresses lors d'un ing identique. Mode simple - Mailings - Page 100

101 Mode étendu Dans cette partie, seuls les objets (menus, écrans, zones, etc) qui diffèrent du mode simple sont décrits. Mode étendu - Menu principal - Page 101

102 6. Menu principal 6.1. Agenda L'agenda est un tableau à double entrée dans lequel on pourra choisir le type de tâche d'un côté et la période d'affichage de l'autre. Vous pouvez l'ouvrir ou le fermer d'un clic sur le bouton Agenda Mes tâches Toutes Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Toutes Cette commande donne accès à l'ensemble de vos tâches. Trois onglets Toutes, Tâches d'aujourd'hui, Tâches de la semaine permettent de gérer vos tâches en fonction de leur urgence. Onglet Toutes Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Toutes - Onglet Toutes L'ensemble des Tâches avec un détail de Date, Heure, Type et Informations s'affiche à l'écran. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Mode étendu - Menu principal - Page 102

103 Onglet Tâches d'aujourd'hui Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Toutes - Onglet Tâches d'aujourd'hui Les Tâches d'aujourd'hui avec un détail de Date, Heure, Type et Informations s'affichent à l'écran. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Mode étendu - Menu principal - Page 103

104 Onglet Tâches de la semaine Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Toutes - Onglet Tâches de la semaine Les Tâches de la semaine avec un détail de Date, Heure, Type et Informations s'affichent à l'écran. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Mode étendu - Menu principal - Page 104

105 Relances Journalistes Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Relances - Journalistes Cet écran regroupe l'ensemble des relances journalistes. Vos contacts Journalistes avec un détail de Date, Heure, Journalistes, Émission et Relance, s'affichent à l'écran. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Cliquez sur un onglet Tâches d'aujourd'hui ou Tâches de la semaine pour n'afficher que les tâches correspondantes. La liste des journalistes affichera uniquement les journalistes présent sur l'agenda. Mode étendu - Menu principal - Page 105

106 Médias Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Relances - Médias Cet écran regroupe l'ensemble des relances Médias. Vos contacts Médias avec un détail de Date, Heure, Médias, Type et Relance, s'affichent à l'écran. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Cliquez sur un onglet Tâches d'aujourd'hui ou Tâches de la semaine pour n'afficher que les tâches correspondantes. La liste des médias affichera uniquement les médias présents sur l'agenda. Mode étendu - Menu principal - Page 106

107 Mailings Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Relances - Mailings L'écran s'ouvre automatiquement sur l'onglet Toutes qui regroupe l'ensemble des relances par Mailing. Vos contacts Mailing avec un détail de Date, Heure, Journalistes, Médias, s'affichent à l'écran. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement à la fiche correspondante. Cliquez sur un onglet Tâches d'aujourd'hui ou Tâches de la semaine pour n'afficher que les tâches correspondantes. Mode étendu - Menu principal - Page 107

108 Actions Menu Principal - Agenda - Mes tâches - Relances - Actions L'écran s'ouvre automatiquement sur l'onglet Toutes qui regroupe l'ensemble des Actions. Elles s'affichent avec un détail de Date, Heure, Type et Informations. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement sur la fiche correspondante. Une recherche sera effectuée automatiquement pour ne sélectionner que les actions affichées. Mode étendu - Menu principal - Page 108

109 Tâches du Groupe Cette fonction affiche les tâches de tous les utilisateurs du même groupe (l'information groupe est indiquée dans l'écran de démarrage) Toutes Menu Principal - Agenda - Tâches du Groupe - Toutes Vous retrouvez dans les Tâches du groupe les mêmes fonctions que dans Mes tâches : Relances, Journalistes, Médias et Mailings, Actions. Une colonne Par rappelle le nom de la personne responsable de la tâche. À droite, vous retrouvez les fonctions Trouver et Nombre de fiches. Cliquez sur une ligne pour accéder directement sur la fiche correspondante. Cliquez sur un onglet Tâches d'aujourd'hui ou Tâches de la semaine pour n'afficher que les tâches correspondantes. En fonction de la tâche, une recherche sera effectuée automatiquement pour ne sélectionner que les tâches affichées. Mode étendu - Menu principal - Page 109

110 6.2. Utilitaires Menu Principal - Utilitaires Cet écran permet de lancer des programmes utilitaires comme des importations de fichiers externes ou des synchronisations de données. Attention, lors d'une importation globale, toujours importer le fichier Médias avant le fichier Journalistes. Réciproque rattache chaque journaliste à un média grâce au nom de celui-ci. Il faut donc qu'il existe au préalable dans la base. Cliquez sur le bouton Importation fichier Médias pour importer un fichier de médias au format Réciproque. Réciproque envoie des informations uniquement à des personnes physiques, il est donc obligatoire d'avoir au moins un contact par Média. Cliquez sur le bouton Importation fichier Journalistes pour importer un fichier de journaliste au format Réciproque. Cliquez sur le bouton Importation fichier Retombées pour importer un fichier de retombées au format Réciproque. Cliquez sur le bouton Synchronisation fichier Médias pour synchroniser un fichier médias au format Réciproque avec vos données. Cliquez sur le bouton Synchronisation fichier Journalistes pour synchroniser un fichier Journalistes au format Réciproque avec vos données. Cliquez sur le bouton Synchronisation Argus de la Presse pour synchroniser un fichier global Argus Presse avec vos données. Cliquez sur le bouton Synchronisation Hors Antenne pour synchroniser un fichier Excel Hors Antenne avec vos données. Cliquez sur le bouton Synchronisation Fichier Global pour synchroniser un fichier global au format Réciproque avec vos données. Cliquez sur le bouton Remplacement par Fichier Global pour remplacer vos données par un fichier global au format Réciproque. Cliquez sur le bouton Génération Contacts pour créer automatiquement des journalistes pour les médias n'en possédant pas. Mode étendu - Menu principal - Page 110

111 Réciproque envoie des informations uniquement à des personnes physiques, il est donc obligatoire d'avoir au moins un contact par Média. Cliquez sur le bouton "Marque" au moins un journalistes pour sélectionner automatiquement au moins un journaliste par médias, pour l'option de Médias "sélectionnés". Cliquez sur le bouton Regroupe les sous-fichiers, en cas de problème dans une recherche sur critère (dans un mailing ou ailleurs). Cliquez sur le bouton Liste des déroulants pour imprimer la liste de tous les menus déroulants de réciproque. Remarque : les utilitaires disponibles sont différents lorsque l'on se connecte en tant qu'administrateur. Mode étendu - Menu principal - Page 111

112 6.3. Préférences Général Menu Principal - Préférences - Général Cet écran permet d'enregistrer ses préférences, durant l'utilisation de Réciproque. Saisissez votre Prénom. Saisissez votre Nom. Saisissez votre Mot de passe. Saisissez le Nom de votre société. Saisissez le Nom et adresse de votre société. Saisissez le Nom et adresse de votre société (sur 2 lignes). Saisissez votre numéro de téléphone. Saisissez votre numéro de télécopie. Saisissez votre adresse de courriel. Saisissez le Symbole de monnaie à utiliser. Saisissez le montant du Budget par défaut. Saisissez le libellé Campagne par défaut. Mode étendu - Menu principal - Page 112

113 Communications Menu Principal - Préférences - Communications Cet écran permet de définir les préférences en cas d'envoi de message ( , télécopie). Saisissez Le nom de l'envoyeur qui apparaîtra dans la zone correspondante du courriel. Saisissez Votre qui apparaîtra dans le courriel. Cette adresse sera utilisée par les serveurs de messagerie si l'adresse de votre correspondant est fausse. Vous pourrez ainsi, en utilisant aussi l'adresse de réponse, gérer rapidement les retours. Saisissez le nom de l'outil d' utilisé par Réciproque. Direct indique que c'est Réciproque qui gère les envois en nombre de courriel. Options du mode "Direct" en envoi : Saisissez dans Répondre à l'adresse courriel à laquelle sera retournée une éventuelle réponse au courriel (après avoir cliqué sur le bouton Répondre d'outlook par exemple et si le logiciel utilisé par votre correspondant le permet). Dans le principe, en cas d'adresse erronée, le serveur de messagerie renvoie un message à l'adresse de Votre . Toujours dans le principe, si le destinataire clique sur le bouton Répondre; l'adresse utilisée sera celle de Répondre à. Tout ceci est fonction des logiciels utilisés par votre correspondant. Saisissez le nom du Serveur SMTP gérant les envois de courriel. Saisissez le numéro de port utilisé (25 est le port par défaut). Mode étendu - Menu principal - Page 113

114 Saisissez le Format de l' . TEXTE pour un format texte. HTML pour un format HTML. MULTI-PART pour un mélange des deux. Option Avancées Saisissez dans Journal d'activité OFF ou ON. OFF pour désactiver la conservation d'un historique des envois. ON pour activer la conservation d'un historique des envois. Un fichier journal sera créé dans le dossier de l'extension (par défaut le dossier contenant les extensions de Filemaker). Saisissez Type d'autorisation. Laisser LOGIN si vous ne savez pas. Saisissez Nom d'utilisateur. Laisser vide si cela n'est pas obligatoire. Mot de passe. Laisser vide si cela n'est pas obligatoire. Codage. Laisser Western. Jeux de caractères. Laisser ISO Options du mode "Direct" en réception Saisissez l'adresse du Serveur POP utilisé en réception des courriels. Saisissez le Port serveur utilisé en réception. Par défaut 110. Saisissez l'autorisation si nécessaire. Laisser vide si vous ne savez pas. Saisissez dans Dossier PJ le nom du répertoire dans lequel Réciproque devra sauvegarder les pièces jointes. Saisissez dans Destruction courriels OFF ou ON. OFF pour ne pas supprimer les courriels chez le serveur POP après réception par Réciproque. On pour supprimer les courriels chez le serveur POP après réception par Réciproque. Télécopie Saisissez le nom de l'outil de Télécopie à utiliser. Options d'envoi "I-Média" Saisissez votre Identifiant chez I-Média. Saisissez votre N de contrat chez I-Média. Saisissez votre Compte chez I-Média. Saisissez votre Mot de Passe chez I-Média. Mode étendu - Menu principal - Page 114

115 Options du mode "DelrinaFax Pro & SP WFax" Sélectionner l'imprimante Standard utilisée pour imprimer les télécopies reçues. Sélectionner l'imprimante Télécopie utilisée par DelrinaFax pour envoyer les télécopies Courrier Menu Principal - Préférences - Courrier Cet écran permet de définir votre papier à entête. Saisissez dans Courrier Objet le libellé objet par défaut de vos lettres. Saisissez dans Envoyeur le nom de l'expéditeur. Saisissez dans Lieu l'origine de votre lettre. Insérez en tête de page, votre logo. Insérez une signature type. Définissez un format d'adresse courrier repris systématiquement dans les envois de lettres. Utilisez les codes de fusion, comme dans l'envoi d'une lettre. Exemple : %N%. est remplacé par le nom. Avec %NC% le nom est écrit en capitale; Avec %NO%, le nom est écrit sans changement de casse. Avec %n% le nom est écrit en minuscule. Mode étendu - Menu principal - Page 115

116 Divers Menu Principal - Préférences - Divers Préférences diverses Cocher la case Indiquer le nom de l'utilisateur dans Suivi? Lorsque vous appuierez sur le bouton Date, Réciproque va insérer le nom de l'utilisateur actif dans le suivi. Vous pourrez ainsi mieux suivre l'information. Saisissez le Délai automatique de relance. Lorsque vous appuierez sur le bouton Date de Relance, Réciproque va calculer une date correspondant à la date actuelle plus ce délai. Cocher la case le Commentaire inversé pour afficher en premier les commentaires les plus récents. Saisissez le Symbole monétaire. Sélectionnez l'outil utilisé pour afficher le Plan proposé par défaut. Information : un clic sur le bouton automatiquement l'annuaire correspondant. d'information ouvrira Organiseur Indiquez ici les informations nécessaires à la synchronisation de Réciproque et du carnet d'adresses d'un organiseur type Palm ou compatible. Palm Saisissez la Catégorie. Saisissez le Téléphone. Mode étendu - Menu principal - Page 116

117 Impressions Menu Principal - Préférences - Impressions Cet écran permet de définir les préférences pour l'impression de documents, notamment des mailings. Mailings Cocher la case Prévisualisation active, pour prévisualiser à l'écran les impressions. Cocher la case Impression des Informations, pour imprimer après l'édition une page d'information sur votre mailing. Cocher la case Voir le nb. de pages à imprimer pour afficher le nombre de pages à imprimer avant le lancement de l'impression. Cocher la case Activer les Tris supplémentaires pour proposer des tris supplémentaires avant le lancement de l'impression. Clefs de rupture : Le critère de rupture est le nom de la colonne utilisée pour trier une liste et pour effectuer une action à chaque changement de la valeur du critère. Par exemple si le critère est la périodicité du média, tous les titres de la presse sont triés sur ce critère (annuel, bi-mensuel, mensuel, quotidien). Lorsque la valeur du critère change, par exemple lorsque l'on passe des mensuels aux quotidiens, une action spécifique est effectuée. Il est naturellement possible d'avoir plusieurs critères de rupture imbriqués, Genre, puis dans ce premier critère la Périodicité, puis dans ce deuxième critère la Catégorie. Sélectionner un premier Critère de Rupture 1 (exemple Genre) dans la liste déroulante. Saisissez un deuxième Critère de Rupture 2 (exemple Périodicité) dans la liste déroulante. Mode étendu - Menu principal - Page 117

118 Saisissez un troisième Critère de Rupture 3 (exemple Catégorie) dans la liste déroulante. Médias Saisissez un premier Critère de sélection des Journalistes 1. Exemple : Langue = Anglais. Saisissez un second Critère de tri des Journalistes 2. Exemple : Relation. Général Le Logo de votre société est celui utilisé lors des impressions. Il est aussi défini dans la fonction Préférence - Général. Le Nom court de votre société est celui utilisé lors de l'impression des mailings. Il est aussi défini dans la fonction Préférence - Général. Mode étendu - Menu principal - Page 118

119 Plan Menu Principal - Préférences - Plan Cet écran permet de paramétrer l appel à l outil d affichage de plan sur Internet. Saisir le nom du service utilisé. Saisir l adresse (url complète) de la page à afficher. Les codes de fusion de Réciproque sont utilisés. Le code %CP2% donne le numéro du département à partir des chiffres du code postal. Cliquer sur le bouton Test pour effectuer un test et afficher un plan via internet et le service sélectionné. Mode étendu - Menu principal - Page 119

120 Informations Menu Principal - Préférences - Informations Cet écran permet de paramétrer l appel à l outil d affichage de plan sur Internet. Saisir le nom du service utilisé. Saisir l adresse (url complète) de la page à afficher. Les codes de fusion de Réciproque sont utilisés. Le code %CP2% donne le numéro du département à partir des chiffres du code postal. Cliquer sur le bouton pour effectuer un test. Un clic sur le bouton d information affiche des informations via internet et le service sélectionné. Si vous prenez France Telecom, l annuaire va s afficher et vous permettra de mettre rapidement vos données à jour. Mode étendu - Menu principal - Page 120

121 Ouvertures Menu Principal - Préférences - Ouvertures Cet écran permet de paramétrer l'aspect de Réciproque à l'ouverture, ainsi que de sélectionner un ensemble de fiches sélectionnées par défaut. Recadrage des écrans Cocher la case Repositionne les écrans de Réciproque. Les écrans seront empilés l'un sur l'autre en haut à gauche de votre écran lors du démarrage. Sélection automatique au démarrage des fiches vous appartenant pour : Les fiches vous appartenant seront sélectionnées dans les fichiers cochés.. Cocher la case Journalistes pour que les fiches journalistes vous appartenant soient sélectionnées automatiquement au démarrage. Une recherche ne sera plus nécessaire. Cocher la case Médias pour que les fiches médias vous appartenant soient sélectionnées automatiquement au démarrage. Une recherche ne sera plus nécessaire. Cocher la case Actions pour que les fiches Actions vous appartenant soient sélectionnées automatiquement au démarrage. Une recherche ne sera plus nécessaire. Cocher la case Retombées pour que les fiches Retombées vous appartenant soient sélectionnées automatiquement au démarrage. Une recherche ne sera plus nécessaire. Remarque : le créateur de la fiche en est le propriétaire. L'administrateur possède des outils permettant de modifier les appartenances. Mode étendu - Menu principal - Page 121

122 Tri automatique au démarrage des listes pour : Cocher la case Journalistes pour que le fichier journalistes soit trié au démarrage. Attention : ce tri peut être long. Cocher la case Médias pour que le fichier Médias soit trié au démarrage. Attention : ce tri peut être long. Cocher la case Mailings pour que le fichier Mailings soit trié au démarrage. Attention : ce tri peut être long Libellés Génériques Menu Principal - Préférences - Libellés - Génériques La plupart des mots utilisés dans Réciproque sont modifiables. La première colonne indique les mots en cours. Modifiez directement ou utilisez l'une des dix autres colonnes pour modifier celle-ci de façon automatique. Attention : les fiches enregistrements sont affichées avec la liste de mots de leur propriétaire. Si vous désirez faire un changement global (tel que Média à Société), veillez à faire cette modification pour tous les utilisateurs. Mode étendu - Menu principal - Page 122

123 6.4. À propos Menu Principal - À propos Cet écran rappelle les caractéristiques techniques de Réciproque Aide Menu Principal - Aide Cet écran vous rappelle la signification des icônes utilisées dans Réciproque. Mode étendu - Menu principal - Page 123

124 6.6. Changer d'utilisateur Menu Principal - Changer d'utilisateur Cet écran permet de changer d'utilisateur sans quitter Réciproque. Cliquez sur le nom du nouvel utilisateur Quitter le logiciel Utilisez de préférence cette option pour quitter proprement Réciproque. Mode étendu - Menu principal - Page 124

125 7. Médias 7.1. Communications Médias - Communications Cet écran en mode étendu permet de saisir un nombre de numéros de téléphone illimité. Cliquez sur la première ligne vide dans la colonne Type pour sélectionner dans la liste qui s'affiche le type de numéro saisi. Saisissez dans la colonne Numéro le numéro correspondant. Mode étendu - Médias - Page 125

126 7.2. Critères Médias - Critères Cet écran en mode étendu permet d'effectuer des affectations de critères sur un ensemble de fiches actives ou de les supprimer. Affectation d'un critère aux fiches actives Cliquez sur le bouton affectation d'un critère aux fiches actives pour afficher l'écran de sélection du critère à attribuer aux médias actifs. Sélectionnez le Critère dans la liste. Sélectionnez la Valeur dans la liste. Cliquez sur le bouton Continuer pour lancer l'affectation. Le critère ne sera pas ajouté s'il existe déjà. Mode étendu - Médias - Page 126

127 Suppression d'un critère aux fiches actives Cliquez sur le bouton Suppression d'un critère aux fiches actives pour ouvrir l'écran correspondant : Choisissez parmi la liste des critères du média le critère à supprimer pour les médias sélectionnés. Cliquez sur le bouton Continuer pour lancer la destruction. Mode étendu - Médias - Page 127

128 7.3. Journalistes Médias - Journalistes Cet écran permet de gérer les journalistes en partant du média. Les deux tableaux du bas de l écran listent respectivement les journalistes rattachés directement au média, et ceux travaillant pour le média à l occasion de piges. Cliquez sur le nom du journaliste pour accéder directement à l écran de suivi du journaliste. Cliquez sur la première ligne vide pour ajouter un journaliste. Cliquez sur le bouton journaliste. L écran RDV s ouvre. pour planifier un nouveau rendez-vous avec le Cliquez sur le bouton journaliste. L écran Lettre s ouvre. pour créer une nouvelle lettre destinée au Cliquez sur le bouton journaliste. pour planifier un appel téléphonique avec le Cliquez sur le bouton pour sélectionner le journaliste. La ligne devient rosée. Cette marque indique que le journaliste sera sélectionné lors d un mailing si vous cochez la case Sélectionné dans les Options des écrans de Formulation Recherche. Cliquez sur le bouton Rattacher un journaliste au média pour ouvrir l écran de rattachement des journalistes au média. Cliquez sur le bouton Rattacher un pigiste au média pour ouvrir l écran de rattachement des pigistes au média. Mode étendu - Médias - Page 128

129 7.4. Encart paru Médias - Encart paru Cet écran permet de suivre les parutions dans les médias et d en estimer la valorisation. Cliquez sur le bouton Modifier pour ouvrir l écran Tarifications. Indiquez une valeur pour chaque type. Cette valeur sera utilisée pour calculer le montant de la parution. Saisissez la tarification nationale. Saisissez la tarification régionale. Cliquez sur le bouton Modifier le type de tarification et le type du média pour ouvrir l écran de tarification du média. Mode étendu - Médias - Page 129

130 Cet écran permet d indiquer une valeur pour chaque type de média. Cette valeur sera utilisée pour calculer le montant de la parution. Sélectionnez la valeur et cliquez sur le bouton Terminer pour fermer l écran. Mode étendu - Médias - Page 130

131 7.5. Actions Shopping Médias - Actions - Shopping Cet écran présente la liste des actions de shopping rattachées à ce média. Il présente la liste de toutes les pièces empruntées. Cliquez sur une ligne pour ouvrir l écran Shopping correspondant. Mode étendu - Médias - Page 131

132 7.6. Global Actions Médias - Global - Actions Cet écran synthétique présente les journalistes, les critères, les actions, les gammes, les dates de relance attachés à ce média. Il est possible d accéder aux écrans correspondants à partir de cet écran central. Cliquez sur le nom du journaliste pour accéder directement à l écran de suivi du journaliste. Cliquez sur la première ligne vide pour ajouter un journaliste. Cliquez sur le bouton journaliste. L écran RDV s ouvre. pour planifier un nouveau rendez-vous avec le Cliquez sur le bouton journaliste. L écran Lettre s ouvre. pour créer une nouvelle lettre destinée au Cliquez sur le bouton journaliste. pour planifier un appel téléphonique avec le Cliquez sur le bouton pour sélectionner le journaliste. La ligne devient rosée. Cette marque indique que le journaliste sera sélectionné lors d un mailing si vous cochez la case Sélectionné dans les Options des écrans de Formulation Recherche. Mode étendu - Médias - Page 132

133 7.7. Prospection Action Médias - Prospection - Action Cet écran permet de qualifier le média, suite aux prospections réalisées. Cochez les cases de Contact Positif si le média a des projets à plus ou moins long terme. Cochez les cases de Contact Utile pour indiquer le canal à utiliser pour le contacter. Cochez les cases Contact Inutile si toute action est vouée à l échec. Nota bene : vous pouvez modifier les intitulés pour les adapter à votre activité. Mode étendu - Médias - Page 133

134 8. Journalistes 8.1. Communications Journalistes - Communications Cet écran en mode étendu permet de saisir un nombre de numéros de téléphone illimité. Cliquez sur la première ligne vide dans la colonne Type pour sélectionner dans la liste qui s'affiche le type de numéro saisi. Saisissez dans la colonne Numéro le numéro correspondant. Mode étendu - Journalistes - Page 134

135 8.2. Critères Journalistes - Critères Cet écran en mode étendu permet d'effectuer des affectations de critères sur un ensemble de fiches actives. Affectation d'un critère aux fiches actives Cliquez sur le bouton affectation d'un critère aux fiches actives pour afficher l'écran de sélection du critère à attribuer aux journalistes actifs. Sélectionnez le Critère dans la liste. Sélectionnez la Valeur dans la liste. Saisissez le Poids de ce critère. Cliquez sur le bouton Continuer pour lancer l'affectation. Mode étendu - Journalistes - Page 135

136 Le critère ne sera pas ajouté s'il existe déjà. Suppression d'un critère aux fiches actives Cliquez sur le bouton Suppression d'un critère aux fiches actives pour ouvrir l'écran correspondant : Choisissez parmi la liste des critères du journaliste le critère à supprimer pour les journalistes sélectionnés. Cliquez sur le bouton Continuer pour lancer la destruction. Mode étendu - Journalistes - Page 136

137 8.3. Actions Shopping Journalistes - Actions - Shopping Cet écran étendu présente la liste de toutes les pièces empruntées. Cliquez sur une ligne pour afficher l'écran Shopping correspondant Encart Paru Journalistes - Encart Paru Cet écran présente la liste des encarts parus. Mode étendu - Journalistes - Page 137

138 Cliquez sur la première ligne vierge pour ajouter une retombée. L'écran de création de Retombée s'ouvre. Choisissez le journaliste à l'origine de l'action puis cliquez sur le bouton Continuer. Sélectionnez le type utilisé (national ou régional). Saisir le nombre de lignes de la publication. Saisir le nombre de lecteurs du média. Cliquer sur le bouton Terminer. L'écran de suivi des Retombées s'affiche (cf Retombées) Mode étendu - Journalistes - Page 138

139 Shopping Journalistes - Encart Paru - Shopping Cet écran donne la liste des shoppings prêtés aux journalistes de ce média. Cliquez sur une ligne pour afficher l'écran Shopping correspondant. Mode étendu - Journalistes - Page 139

140 8.5. Collègues Journalistes - Collègues Cet écran présente la liste des connaissances du journaliste, soit dans le média principal, soit par le canal des piges qu'il effectue dans d'autres médias. Cliquez sur le bouton Affiche les autres collègues "piges" pour afficher l'écran présentant les autres collègues de la pige, et suivre ainsi un réseau de relations. Cliquez sur les relations pour continuer à suivre le réseau de relation. Cliquez sur le bouton Terminer pour sortir de l'écran. Mode étendu - Journalistes - Page 140

141 8.6. Global Journalistes - Global Cet écran synthétique présente les critères, les actions, les cibles, les dates de relance attachés à ce journaliste. Il est possible d accéder aux écrans correspondants à partir de cet écran central. Mode étendu - Journalistes - Page 141

142 8.7. Impressions Journalistes - Impressions En mode étendu, l'écran Impressions présente deux boutons supplémentaires : - Identique Cliquez sur Identique pour envoyer avec l'outil de courriel un seul à tous les journalistes. Attention! sous Windows, vous aurez peut être plusieurs validations successives à effectuer. Rapport d'émission Cliquez sur le bouton Rapport d'émission pour afficher la liste des destinataires de l' ing. Réciproque affiche automatiquement le rapport d'émission après l'envoi. Mode étendu - Journalistes - Page 142

143 9. Mailings 9.1. Définition Mailing - Définition Cet écran en mode étendu offre quelques fonctionnalités complémentaires : Cochez la case Blocage du Mailing pour interdire la modification de la liste des Relances. Saisissez le Budget. Saisissez la Campagne. Budget et Campagne sont transférés dans le suivi des commandes. Le numéro d'envoi est calculé automatiquement. RAZ Commentaires Relances Les fiches de la liste de Relances disposent d une zone de suivi disponible en cliquant sur le bouton Suivi Relances de la barre de navigation. Cette zone vous permet d indiquer vos commentaires par rapport à l action menée grâce au mailing que vous avez créé. Cela peut être par exemple un rappel téléphonique à faire suie à une invitation que vous avez lancée. Le bouton RAZ Commentaires efface le contenu de cette zone. "Dé doublonnage" de la liste de relances Dans certains cas très exceptionnel, il pourrait y avoir des doublons dans la liste de Relances. Cela peut survenir si vous avez arrêté le programme dans son déroulement normal. Ce bouton vous permet d éliminer les doublons existants. Mode étendu - Mailings - Page 143

144 9.2. Formulation Recherche Piges Formulation Recherche Piges Cet écran permet d ajouter de nouveaux critères de recherche sur le caractère d indépendant du journaliste. Cliquez sur l un des boutons (Indépendant ou Fonction) pour choisir les éléments sur lesquels rechercher les journalistes. Le tableau à droite vous indique les choix de recherche que vous avez déjà fait. Vous pouvez les modifier en cliquant sur le lien adéquat. Cocher la case Sélectionné pour ne sélectionner que les journalistes choisis en cliquant sur le bouton. Mode étendu - Mailings - Page 144

145 Globaux Mailings - Formulation Recherche Globaux Les critères globaux permettent de mettre en facteur un critère de recherche. Les critères globaux seront ajoutés à chaque groupe de recherche. Un groupe de recherche est créé chaque fois que vous ajoutez un OU. Le premier groupe est donc compris entre le SI de début et la ligne précédent le premier OU. Vous pouvez ainsi éviter d'ajouter à chaque groupe une constante de recherche. Mode étendu - Mailings - Page 145

146 9.3. Suivi Relances Mailings - Suivi Relances Cet écran permet de saisir les actions a effectuer suite à mailing (comme faire un phoning en rappelant tous les journalistes de ce mailing. Vous pourrez ainsi mettre directement à jour leur coordonnées). Cet écran comporte une partie Journaliste et une partie Média qui fonctionnent d'une manière identique. Cliquez sur le bouton Dater pour ajouter un commentaire daté dans la zone Suivi. Cette zone est propre au mailing et peut être effacée pour tous le mailing avec le bouton RAZ de la partie définition Suivi Liste Relances Dans le bas de l'écran, cinq boutons permettent de créer de nouvelles actions directement. On retrouve également les cases à cocher Contacter, Document, Vient, Nombre, Langue qui fonctionnent comme dans la liste de relances. Cliquez sur le bouton Dater pour ajouter un commentaire daté au suivi de la liste des relances. Relance Cliquez sur le bouton Date, ou indiquez une date pour obtenir une tâche de relance mailing dans votre agenda. Mode étendu - Mailings - Page 146

147 Envoi 9.4. Mailings - Envoi Cet écran permet d'envoyer à la liste préalablement sélectionnée des objets en complément du mailing. Le haut de l'écran affiche les noms des journalistes et des médias sélectionnés. Cliquez sur les boutons Précédente et Suivante pour se déplacer dans la liste. Cliquez sur Ajouter une ligne pour insérer une ligne dans le tableau et compléter les champs avec les caractéristiques des objets envoyés. Cliquez sur Affecter cette liste pour affecter la liste des objets à tous les journalistes sélectionnés. Cliquez sur Supprimer tout pour supprimer toutes les références aux objets dans le mailing envoyé. Cliquez sur Même Manquant pour indiquer la référence à porter manquante pour tous les journalistes de la liste. Cliquez sur Même date d'envoi pour indiquer la même date d'envoi pour tous les journalistes. Cliquez sur le bouton Recopier la date d'envoi de la première ligne pour recopier la date d'envoi sur chaque ligne. Cliquez sur le bouton Mettre à jour les dates Vente pour mettre à jour les dates de vente dans la partie Stock de Réciproque. L édition Liste Envoi dans l écran Mailings Impressions Liste imprime les informations de cet écran. Mode étendu - Mailings - Page 147

148 9.5. Outils Mailings - Outils Cet écran permet d'afficher tous les journalistes ou tous les médias destinataires de ce mailing et de travailler sur les critères des journalistes et des médias. Journaliste Cliquez sur Trouve tous les journalistes de ce mailing pour afficher un tableau contenant tous les journalistes destinataires. Le Critère, la Valeur, le Poids, la date dans Créé, la date dans Modifié sont rappelés. Ce sont les critères du Journaliste actifs. Cliquez sur Ajouter un nouveau critère Journaliste pour accéder directement à l'écran de saisie des critères et ajoutez un critère à ce journaliste. Cliquez sur Gérer vos critères Journaliste pour afficher la liste des critères disponibles. Cliquez sur Affectation d'un critère aux fiches actives pour affecter automatiquement aux journalistes sélectionnés un nouveau critère. Cliquez sur Suppression d'un critère aux fiches actives pour supprimer automatiquement un critère des fiches des journalistes sélectionnés. Médias Cliquez sur Trouve tous les médias de ce mailing pour afficher un tableau contenant tous les médias destinataires. Le Critère, la Valeur, la date dans Créé, la date dans Modifié sont rappelés. Ce sont les critères du média actifs. Cliquez sur Ajouter un nouveau critère Médias pour accéder directement à l'écran de saisie des critères et ajouter un critère à ce média. Cliquez sur Gérer vos critères Médias pour afficher la liste des critères disponibles. Mode étendu - Mailings - Page 148

149 Cliquez sur Affectation d'un critère aux fiches actives pour affecter automatiquement aux médias sélectionnés un nouveau critère. Cliquez sur Suppression d'un critère aux fiches actives pour supprimer automatiquement un critère des fiches des médias sélectionnés Gestion Actions Mailings - Gestion Actions Cet écran liste les actions correspondants au mailing sélectionné. Chaque action est attribuée à un journaliste. Il est possible de créer de nouvelles actions, soit de façon individuelle, soit globalement. Si la case Ajouter les actions était cochée, lors de la création ou de la mise à jour de ce mailing, alors les actions ont été automatiquement ajoutées. Création de nouvelles actions Saisissez la Date. Saisissez le Type. Saisissez la Désignation. Saisissez la Date d'invitation. Saisissez l'heure. Saisissez le Lieu. Cliquez sur la petite feuille blanche pour ajouter une action pour un journaliste. Cliquez sur le bouton Créer N actions pour créer automatiquement une action pour tous les journalistes de ce mailing. Cliquez sur le bouton Afficher ces actions pour accéder directement au tableau Action correspondant. Cliquez sur la croix pour effacer cette action. Mode étendu - Mailings - Page 149

150 9.7. Impressions Courrier Mailings - Impressions- Courrier Cet écran permet d'éditer un courrier pour tous les journalistes sélectionnés. Options du Courrier Saisissez le Lieu, la Date, et la Signature (insérez un fichier image d'un clic droit sur la zone). Options d'impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher le document avant impression. Cochez la case Informations pour imprimer après le document une page explicative indiquant entre autre les critères de sélection du mailing. Cochez la case Tri pour afficher des possibilités de tri plus étendues. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour prévisualiser avant impression le nombre de page. Mode étendu - Mailings - Page 150

151 Courriers Cliquez sur Préparation pour saisir le texte envoyé aux contacts actuels. Vous pouvez utiliser les modèles pour y conserver des courriers récurrents. Cliquez sur Impressions pour imprimer le texte saisi. Chaque courrier est personnalisé pour chacun des contacts. Cliquez sur Télécopie Identique pour envoyer une seule télécopie (I MÉDIA via ) à chacun des journalistes sélectionnés. Cliquez sur Télécopie Personnalisée pour envoyer une télécopie (I MÉDIA via ) différente pour chaque journaliste. Cliquez sur Identique pour envoyer avec l'outil de courriel un seul à tous les journalistes. Attention! sous Windows, vous aurez peut être plusieurs validations successives à effectuer. Cliquez sur Personnalisé spécifique à chaque journaliste. Envoi direct en utilisant I-Média Vous permet d'envoyer vos documents en passant par I-Média. Nécessite l'outil de courriel direct et un compte chez I-Média. Cliquez sur Télécopie Identique. Cliquez sur Télécopie Test. Envoi d'une télécopie à votre numéro pour essai. Cliquez sur SMS Identique pour envoyer un SMS aux journalistes. Cliquez sur Rapport d'émission pour afficher un tableau récapitulatif. Mode étendu - Mailings - Page 151

152 Critères Mailings - Impressions- Critères Cet écran permet d'imprimer des listes de journalistes ou de médias en fonction de critères. Saisissez dans Désignation la valeur sur laquelle le regroupement des journalistes ou des médias s'effectuera et cliquez sur le bouton de Liste souhaitée. Options d'impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher le document avant impression. Cochez la case Informations pour imprimer après le document une page explicative indiquant entre autre les critères de sélection du mailing. Cochez la case Tri pour afficher des possibilités de tri plus étendues. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour prévisualiser avant impression le nombre de page. Mode étendu - Mailings - Page 152

153 Fax Mailings - Fax Cet écran vous permet d'envoyer un mailing par télécopie.. Options de fax Saisissez le Lieu du courrier. Saisissez la Date du courrier. Options d'impressions Cochez la case Prévisualisation pour afficher le document avant impression. Cochez la case Informations pour imprimer après le document une page explicative indiquant entre autre les critères de sélection du mailing. Cochez la case Tri pour afficher des possibilités de tri plus étendues. Cochez la case Voir le nb de pages à imprimer? pour prévisualiser avant impression le nombre de page. Mode étendu - Mailings - Page 153

154 Texte à envoyer Cliquez sur le bouton Préparation pour saisir le texte envoyé aux journalistes. Vous pourrez utiliser les modèles récurrents. Cliquez sur le bouton Fax Identique pour ouvrir un écran d'envoi de fax par aux journalistes sélectionnés. Cliquez sur le bouton Fax Personnalisé pour ouvrir un écran d'envoi de fax par aux journalistes sélectionnés. Exportation de fichiers Cliquez sur le bouton Format Xpedite pour exporter la liste des journalistes au format Xpedite d'envoi en nombre. Cliquez sur le bouton Format Graphnet pour exporter votre liste de journalistes dans un fichier en texte tabulé. Les données se retrouvent en colonne sans ligne d'entête. Le format est indiqué sous le bouton Format Graphnet. Reportez-vous à l annexe pour les formats d importation et d exportation. Mode étendu - Mailings - Page 154

155 9.8. Exports Mailings Export Cet écran permet d'exporter les journalistes sélectionnés dans différents formats. Dans le mode étendu, deux nouveaux boutons permettent de créer des retombées et d exporter la sélection vers un assistant (PDA). Cliquez sur le bouton Création de Retombées pour créer automatiquement des lignes Retombées à partir de la liste relances. Cliquer sur le bouton Filemaker Mobile pour lancer l exportation vers votre assistant. Une fois la préparation terminée, cliquez sur le bouton Continuer pour lancer la synchronisation de l assistant avec les données préparées. Reportez-vous à l annexe pour les formats d importation et d exportation. Mode étendu - Mailings - Page 155

156 10. Retombées Menu Principal - Retombées Suivi Retombées - Suivi Il existe trois types d'écrans différents en fonction du type de retombées, commercial, presse, shopping. Commercial Cet écran permet d'enregistrer les caractéristiques des retombées de type commercial. Saisissez le Produit. Saisissez le Type. Saisissez le Budget. Saisissez la Quantité. Saisissez la Marge. Saisissez le Prix. Saisissez la date du Devis. Saisissez la date de Réalisation. Saisissez la date de Paiement. Saisissez un Résumé. Mode étendu - Retombées - Page 156

157 Presse Cet écran permet d'enregistrer les caractéristiques des retombées de type presse. Saisissez la Désignation du Journal. Saisissez le Numéro de la parution. Saisissez la Page. Saisissez les Citations. Saisissez la Nature du contact. Saisissez la date de Réalisation. Saisissez l'impact. Saisissez la date de Parution. Saisissez des Mots Clefs. Saisissez le Budget. Saisissez la Campagne. Saisissez un Résumé. Mode étendu - Retombées - Page 157

158 Valorisation par ligne Saisissez la Valeur estimée. Saisissez le Nombre de diffusion. Saisissez le nombre de lecteurs utiles. Le total et le rapport sont calculés automatiquement. Les informations de valorisation sont à saisir dans les médias. Collez, d'un clic droit, dans les zones du bas de l'écran, les images, films ou sons de la retombée. Shopping Cet écran permet de saisir les retombées des différents shoppings effectués. En haut se trouve rappelé les médias et le journaliste à l'origine de la retombée. Il suffit de cliquer sur le bouton Afficher pour accéder à la fiche de détail correspondante. Cochez la case L'action est terminée si la retombée a été réalisée. Cliquez sur le bouton Calculer pour totaliser le nombre de lignes actives. Sélectionnez une Nature de l'action dans la liste déroulante. Sélectionnez un Impact dans la liste déroulante. Saisissez le nombre de Citations. Saisissez la date de la retombée. Saisissez la date de parution. Sélectionnez le budget concerné. Sélectionnez la campagne concernée. Saisissez un commentaire dans la zone résumée. Mode étendu - Retombées - Page 158

159 Valorisation par Saisissez le Nombre de diffusion. Saisissez le nombre de lecteurs utiles. Le total et le rapport sont calculés automatiquement. Collez, d'un clic droit, dans les zones du bas de l'écran, les images, films ou sons de la retombée Liste Retombées - Liste Cet écran présente la liste des fiches retombées. Mode étendu - Retombées - Page 159

160 10.3. Impressions Retombées - Éditions des Retombées Cet écran présente onze éditions préprogrammées, trois éditions de liste Presse, une édition Commercial, une édition Shopping et six éditions d'avis de parution. Presse Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation de vos retombées en mode liste à imprimer. Mode étendu - Retombées - Page 160

161 Cliquez sur le bouton Liste par budget pour avoir une prévisualisation de vos retombées triées par budget en mode liste à imprimer. Cliquez sur le bouton Budget par campagne pour avoir une prévisualisation de vos retombées triées par campagne en mode liste à imprimer. Mode étendu - Retombées - Page 161

162 Commercial Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation de vos retombées triées par journaliste en mode liste à imprimer. Shopping Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation de vos retombées triées par shopping en mode liste à imprimer. Mode étendu - Retombées - Page 162

163 Avis de Parution Saisissez les informations imprimées en en-tête. Saisissez le commentaire imprimé à la fin de l'édition. Cliquez sur le bouton Avis de Parution pour avoir une prévisualisation de vos avis de Parution imprimés en portrait. Cliquez sur le bouton Avis de Parution pour avoir une prévisualisation de vos avis de Parution imprimés en paysage. Mode étendu - Retombées - Page 163

164 Cliquez sur le bouton Avis de Parution 2 (+ tris) pour afficher un nouvel écran permettant d'ajouter des tris supplémentaires. Cliquez sur le bouton Avis de Parution par budget et campagne pour afficher une prévisualisation des avis de parution triés par budget et campagne. Mode étendu - Retombées - Page 164

165 Shopping Cliquez sur le bouton Avis de Parution pour afficher une prévisualisation des avis de parution Shopping en portrait. Cliquez sur le bouton Avis de Parution pour afficher une prévisualisation des avis de parution Shopping en paysage.. Cliquez sur le bouton Avis de Parution pour afficher une prévisualisation des avis de parution Shopping en portrait. Mode étendu - Retombées - Page 165

166 10.4. Export Retombées - Export Cliquez sur le bouton Export Global pour exploiter les retombées de la liste au format Réciproque. Reportez-vous à l annexe pour les formats d importation et d exportation. Mode étendu - Retombées - Page 166

167 10.5. Infos & Préfs Retombées -Infos & Préfs Cet écran permet de définir les préférences pour les retombées. Cochez la case Type utilisé (presse, commercial, shopping). Réciproque connaît trois types de retombées. Cochez la case Créer les retombées avec les lignes du shopping? pour transférer les informations des lignes possédant une date de parution. Vous pouvez envoyer l'entête du shopping, soit une seule ligne. Vous pouvez envoyer toutes les lignes de votre shopping, possédant une date de parution. Mode étendu - Retombées - Page 167

168 11. Stock Menu Principal - Stock Génériques Stock - Génériques Cet écran permet de gérer le stock de marchandises prêtées ou données aux journalistes. Cliquez sur le bouton Nouveau pour saisir un nouvel objet. Saisissez le Code de l'objet. Saisissez la Désignation de l'objet. Sélectionnez la Famille. Saisissez un Commentaire. Cliquez sur le bouton Propriétaire pour afficher la fiche du propriétaire ou pour rattacher l'objet à un propriétaire. Ce propriétaire est à créer dans les Médias. Cliquez sur le bouton Détacher pour annuler le lien entre l'objet et le propriétaire. Cochez la case Rendu lorsque la pièce n'est plus dans vos stocks car elle a été rendue à son propriétaire et que vous désirez cependant conserver l'information pour l'utiliser dans les "retombées". Informations Saisissez le Prix d'achat. Saisissez le Prix de Vente. Saisissez la date de mise en Vente. Saisissez la quantité de Base en stock. La quantité traitée et la quantité restante s'affichent. Mode étendu - Stock - Page 168

169 Pièces sorties Le tableau présente les médias et journalistes auxquels l'objet a été prêté, avec la date du prêt, la date de la photo et la date de retour prévue. Ce tableau est renseigné automatiquement lors de chaque prêt enregistré dans les actions Historique Stock - Historique Cet écran permet de suivre l'historique des prêts et retours d'un article, avec par ligne : le nom du média, du journaliste, la date du prêt, la date de la photo, la date de retour, la date de parution, la quantité prêtée. Historique Cliquez sur la ligne pour ouvrir l'écran Shopping. Mode étendu - Stock - Page 169

170 11.3. Liste Stock - Liste Ce tableau présente la liste des articles en stock Impressions Stock - Impressions Cet écran présente cinq éditions préprogrammées, quatre éditions de liste de stock, et une édition d'étiquettes. Mode étendu - Stock - Page 170

171 Listes Cliquez sur le bouton Propriétaire pour avoir une prévisualisation d'une liste du stock triée par propriétaire à imprimer. Cliquez sur le bouton Propriétaire + pour avoir une prévisualisation d'une liste du stock triée par propriétaire et famille à imprimer. Mode étendu - Stock - Page 171

172 Cliquez sur le bouton Propriétaire rendu pour avoir une prévisualisation d'une liste du stock rendu triée par propriétaire à imprimer. Cliquez sur le bouton Famille pour avoir une prévisualisation d'une liste du stock triée par famille à imprimer. Mode étendu - Stock - Page 172

173 Étiquettes Cliquez sur le bouton Avery pour avoir une prévisualisation d'une page d'étiquettes à imprimer au format L7151. Les étiquettes sont destinées à être apposées sur les objets que vous allez prêter afin de faciliter leur identification. Mode étendu - Stock - Page 173

174 11.5. Infos & Préfs Stock - Infos & Préfs Cet écran permet de définir les préférences pour le stock. Cochez la case Rechercher Rendu? pour afficher aussi les articles rendus lors des recherches. Un article rendu n'est plus en votre possession. Saisissez le Code qui servira de préfixe à chaque numéro d'article. Saisissez Q.Base. Réciproque prendra cette valeur pour les nouvelles fiches. Mode étendu - Stock - Page 174

175 12. Prêt Désignation Prêt - Désignation Ce tableau présente la liste des prêts et dons accordés aux médias et aux journalistes. Le tableau rappelle le nom du média, le nom du journaliste, la désignation de l'article, son code, la date de prêt, la date de la photo, la date de retour, la date de parution et si l'article a été rendu à son propriétaire. Mode étendu - Prêt - Page 175

176 12.2. Commentaire Prêt - Commentaire Ce tableau présente la liste des prêts accordés aux médias et aux journalistes. Le tableau rappelle le nom du média, le nom du journaliste, le commentaire sur l'article, son code, la date de prêt, la date de la photo, la date de retour, la date de parution et si l'article a été rendu à son propriétaire. Mode étendu - Prêt - Page 176

177 12.3. Envoi Prêt - Envoi Ce tableau présente la liste des dons accordés aux médias et aux journalistes. Le tableau rappelle le nom du média, le nom du journaliste, le commentaire sur l'article, son code, la date de commande, la date d'envoi, la quantité. La dernière colonne permet de cocher si l'article manque. En cliquant sur le bouton Manque, seul les articles manquants s'affichent dans le tableau. Mode étendu - Prêt - Page 177

178 12.4. Impressions Prêt - Impressions Cet écran présente quatorze éditions préprogrammées, une édition de liste de prêts, cinq éditions de shopping, et huit éditions d'envoi. Le signe que l'édition est un cumul sans détails. indique Liste Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation d'une liste de prêts à imprimer. Mode étendu - Prêt - Page 178

179 Shopping Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation d'une liste de shopping à imprimer. Cliquez sur le bouton Liste 1 journaliste pour avoir une prévisualisation d'une édition des shoppings d'un journaliste à imprimer. Mode étendu - Prêt - Page 179

180 Cliquez sur le bouton BL pour avoir une prévisualisation d'un bon de livraison à imprimer. Cliquez sur le bouton BL + infos pour avoir une prévisualisation d'un bon de livraison plus complet à imprimer en paysage. Mode étendu - Prêt - Page 180

181 Cliquez sur le bouton BL + infos pour avoir une prévisualisation d'un bon de livraison plus complet à imprimer en portrait. Envoi Cliquez sur le bouton Liste pour avoir une prévisualisation d'une liste des envois à imprimer. Mode étendu - Prêt - Page 181

182 Cliquez sur le bouton Code par Journaliste pour avoir prévisualisation d'une liste des envois triée par journaliste et code. une Cliquez sur le bouton Code par Journaliste pour avoir une prévisualisation d'une liste des envois triée par journaliste et un total. Mode étendu - Prêt - Page 182

183 Cliquez sur le bouton Journaliste par Code pour prévisualisation d'une liste des envois triée par journaliste. avoir une Cliquez sur le bouton Journaliste par Code pour avoir une prévisualisation d'une liste des envois triée par code et un total. Mode étendu - Prêt - Page 183

184 Cliquez sur le bouton Code par Propriétaire pour avoir une prévisualisation d'une liste des envois triée par propriétaire et journaliste. Cliquez sur le bouton Code par Propriétaire pour avoir une prévisualisation d'une liste des envois triée par code, propriétaire et un total. Mode étendu - Prêt - Page 184

185 Cliquez sur le bouton Propriétaire pour avoir une prévisualisation d'une liste des envois triée par propriétaire et un total. Mode étendu - Prêt - Page 185

186 12.5. Infos & Préts Prêt - Infos & Préts Cet écran donne des informations sur les fiches prêts. Mode étendu - Prêt - Page 186