22 & 23 NOVEMBRE 2012 LE MOT DU PRESIDENT 20 ANS ET UN NOUVEAU RECORD 142 PARTICIPANTS POUR 71 CABINETS LES TITRES

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1 ASSOCIATION CLUB CITRA SEMINAIRE DE NICE 22 & 23 NOVEMBRE 2012 LE MOT DU PRESIDENT 20 ANS ET UN NOUVEAU RECORD 142 PARTICIPANTS POUR 71 CABINETS Par un beau et grand soleil, Nice nous accueille et nous tend les bras. L hôtel nous est réservé, le pot d accueil et le repas dans les salons du RDC voient les prémices d un travail intense et il faut rappeler les horaires de travail pour que chacun se re/re. Jeudi et vendredi, deux journées intenses, votre Président y veille, car il faut bien étonner les nombreux nouveaux présents à Nice, dont je remercie la venue, surveillées par notre ami Gilles DELA- PORTE qui, comme les trop rares fois où nous le voyons, croque nos débats. Une projec/on de 20 ans de ses dessins nous remémore l histoire de notre progiciel, les grandes dates de notre profession et les souvenirs de nos réunions. François HENRY, pour les absents, se charge de nous concocter un compte-rendu exhaus/f dont vous apprécierez, je l espère, la teneur. Et comme chaque fois après l effort, le réconfort : deux mi-temps de déjeuner prises sur le toit terrasse-restaurant (en chemise, s.v.p. un 25 novembre, votre Bureau fait bien les choses) Merci à Alain ARNOULD et François CAPONY, en charge des fes/vités. Puis une soirée au Pavillon LENOTRE de BEAULIEU, site magique face à la mer par une douceur es/vale. Merci à nos anciens qui sont retournés à la vie Civile et qui sont venus nombreux à notre soirée rappeler que la fidélité est la qualité première pra/quée au sein de nos réunions, merci à notre Past-Président d avoir fait le déplacement pour honorer notre ving/ème anniversaire. Une pe/te larme cependant pour l absence de JoseHe MARTINASSO première cliente de CITRA qui a dû annuler sa venue au dernier moment. Son mot repris dans le compte-rendu témoigne de son ahachement. La vie reprend son cours et en vue nous avons Avignon les 22 et 23 mai 2013, le programme sera adressé environ six semaines avant le Club. Nous avons réservé dans un hôtel livré l année dernière face aux remparts. Notre séminaire de novembre se /endra les 28 et 29 novembre à Strasbourg pour permehre à ceux qui le souhaite de rester pour le Marché de Noël. Un dernier grand merci à Lilas SPAK, notre correspondante locale pour son efficacité, sa disponibilité. LES TITRES SPECIAL 20 ANS En dessins par Gilles DELAPORTE SEPA Un message du service qualité REPONSES AUX QUESTIONS DU CLUB DE NICE (extraits) MAIL ENTRANT Toujours plus PAIE Encore plus de produc/vité LE COUR MAGISTRAL Evènements & procédures SPECIAL 20 ANS En photos... par Egidio BONANNO PROCHAIN CLUB RENDEZ-VOUS A AVIGNON 23 & 24 MAI 2013 Dominique CARTERET Président

2 20 ANS DE CLUB - 20 ANS DE DESSINS Gilles DELAPORTE Des fiches pas toujours pra/ques Des modules performants......très performants La peur de l an 2000 Le bug de l an 2000 L informa/que peut rendre dépressif 2

3 20 ANS DE CLUB - 20 ANS DE DESSINS Gilles DELAPORTE ThétraWin, s adapte à toutes les structures SRU.. Pas de reprise automa/que en ces temps Bascule EURO.. Un moment de stress pour tout le monde Les débuts de la télé réalité Premières grosses «commissions» sur les alertes La bascule 3

4 SEPA: UN MESSAGE DU SERVICE QUALITE SEIITRA Début avril, les clients SEIITRA ont reçu un mail d informa/on concernant le SEPA. BIS REPETITA PLACENT et ABUNDANS CAUTELA NON NOCET. Dans l hypothèse où ce mail se serait perdu dans les méandres de votre Migra-on SEPA : un enjeu majeur pour votre entreprise, votre partenaire SEIITRA pour vous accompagner Chère Madame, Cher Monsieur, L harmonisaon des moyens de paiements est en cours grâce à la créaon d un espace unique de paiements en euros, le SEPA (Single Euro Payments Area). Le 1 er février 2014 la migraon au virement et au prélèvement SEPA doit être achevée. Les dernières modifica/ons rela/ves au virement SEPA sont disponibles dans la version ThétraWin V8.2. Avec cehe version vous pouvez effectuer des virements SEPA et donc u/liser le format de compte BIC/IBAN. Pour vous aider à conver/r les références RIB de vos clients et comptes bancaires actuels en IBAN et BIC, Seiitra a développé des ou/ls. Si vous n avez pas répondu en son temps au mailing vous pouvez contacter V.Rico qui planifiera cehe opéra/on pour votre cabinet. Nous vous conseillons fortement (et les banques aussi) de faire cehe migra/on au virement SEPA avant septembre 2013, ce qui vous permehra d avoir vos fichiers aux nouvelles normes IBAN et BIC. Pour les autorisa/ons de prélèvements actuelles (CFONB) signées par vos clients, il y a con/nuité juridique de l autorisa/on de prélèvement automa/que, sous réserve de communiquer les références du nouveau mandat SEPA à vos clients et de respecter le délai légal entre la lehre d informa/on et le premier prélèvement. Pour les prélèvements SEPA à par/r du moment où vous migrer SEPA vous devez : soit signer le mandat SEPA papier et archiver le mandat SEPA signé, qui est le seul document à valeur légale (le scan de ce document, n a pas de valeur légale) ; soit opter pour la signature électronique du fichier PDF correspondant au mandat SEPA avec archivage du PDF signé chez un /ers de confiance. La ges/on du prélèvement SEPA est en cours de développement. Elle sera présentée au club des u/lisateurs d Avignon les 23 et 24 mai A l issue de ce club, une informa/on détaillée vous sera transmise. Des pilotes seront installés et suivis jusqu à fin septembre Le déploiement du prélèvement SEPA se fera sur le parc clients, via un patch sur la version V8.2 sur Octobre et Novembre Pour an/ciper la surcharge prévisible de fin d année, vous pouvez d ores et déjà, demander à votre banque «l iden-fiant créancier SEPA», qui vient en remplacement du numéro na/onal d émeheur u/lisé pour les prélèvements na/onaux actuels et qui devra être saisi dans le futur module de prélèvement SEPA. Si vous avez des ques/ons par/culières vous pouvez les transmehre par mail à Véronique Rico. Bien cordialement Le service qualité 4

5 REPONSES AUX QUESTIONS DU CLUB DE NICE (extraits) Queson «J archive mes factures en PDF dans ThétraWin via THETRAFAC. J édite mes relevés de dépenses et mes comptes rendus de geson avec en pièce jointe l ensemble des pièces numérisées. Je n ai aucune facture concernant les frais de geson ainsi que les salaires.» Modifica/on effectuée. Portée dans la V8.2. Possibilité d archivage automa/que des bulle/ns de salaires, bordereaux charges sociales, des factures honoraires et autres directement en PDF derrière la comptabilité Queson «Est-il possible de faire des mails à l ensemble des membres du Conseil Syndical?» Possible depuis la V8.2 et THETRACOURRIEL installé. ThétraCourriel permet dans votre Outlook de contextualiser l ensemble des des/nataires et des pièces jointes de la copropriété. ThétraCourriel permet également d u/liser des trames de corps personnalisable et d archiver le mail une fois envoyé. Queson «Comment faire pour s'assurer que lors de la révision du loyer d'habitaon on ne dépasse pas le plafond de défiscalisaon? Peut-t 'on,comme au moment de la remise en locaon comparer et proposer le loyer révisé en foncon du loyer plafond de la convenon associée à la fiche lot et à la surface de défiscalisaon du lot?» Possible depuis la V8.2 et l écran de ges/on des conven/ons et mise à jour de la fiche lot. Queson «Alors que nous prenons soin de saisir manuellement les index d eau du locataire sortant, pourquoi la régularisaon de charges du locataire ne fait pas apparaître ces index et seulement la consommaon? Le locataire est en droit de pouvoir vérifier sa consommaon et donc sa régularisaon de charges?» Possible depuis la V8.2 avec la maquehe CRYSTAL «_Info_Loc2». Celle-ci prend en compte jusqu à 5 compteurs avec l indica/on de l index de début et fin. Evènement travaux dans le carnet d entretien Queson «Créaon automaque lors de la créaon d un appel de fonds travaux d un événement inséré dans le carnet d entreen avec éventuellement une case à cocher : insérer dans le carnet d entreen OUI/NON?» Réalisa/on pour juin 2013 (présenta/on au Club de mai 2013). Ques/on «Les écritures de transfert de provisions ou de fonds de roulement sont parfois peu explicites lors des ventes. Pourrait-on modifier les libellés (sans uliser COAN à posteriori) au moment de la validaon de la vente?» CeHe possibilité va être ajoutée (présenta/on au Club de mai 2013) 5

6 REPONSES AUX QUESTIONS DU CLUB DE NICE (extraits) Ques/on «Nous souhaiterions avoir en gérance un carnet d entreen pour les immeubles en locaf complet mais aussi pour des immeubles que nous gérons en totalité avec plusieurs propriétaires (exemples un immobilier dont une pare apparent à une sci et l autre en nom propre d un propriétaire, ou enfin un immeuble dont le propriétaire occupe un appartement).» CeHe modifica/on est planifiée pour un développement en JUIN 2013 Ques/on «Concernant les diagnoscs et leur renouvellement, pourrait on avoir: Un code couleur pour les dates en fin de validité, Une vision des diagnoscs obligatoires en locaon mais non réalisés sur l ensemble du parc, Le choix d une vision des diagnoscs des lots gérés seulement mais en laissant possibilité de voir l ensemble gérés ou plus gérés.» CeHe modifica/on est planifiée pour un développement en JUIN 2013 Ques/on «Pourquoi ne pas lors d un envoi de mail à un copropriétaire l accès au répertoire d archives de la copropriété (CPTE) afin de joindre un RGDD (par exemple) au mail?» Extension en «.msg». CeHe modifica/on est disponible avec la 8.2 (ThétraCourriel) Ques/on «Comment automaquement le mail expédié en archives dans CPTA au format RTF?» CeHe modifica/on est disponible avec la 8.2 (ThétraCourriel) Ques/on «Est-il possible de synchroniser les rendez-vous ThétraWin avec un Iphone?» Thetra se synchronise avec Outlook et Outlook se synchronise avec Exchange ou l Iclo ud d Apple Ques/on «Augmentaon des loyers commerciaux. Alors que les appels de loyers font bien apparaître la TVA, pourquoi la matrice informant de l augmentaon fait quant à elle apparaître une TVA à zéro?» CeHe anomalie a été corrigée Ques/on «Comment consulter, à l instar de CPLAN, la balance des comptes mais à une date donnée (balance des copropriétaires débiteurs / créditeurs, balance des factures à payer à une date donnée, )» La fonc/on «CPLAV» permet de consulter une balance à une date donnée et d effectuer des sélec/ons avec les fonc/onnalités na/ves de recherche de ThetraWin. 6

7 MAILS ENTRANTS: TOUJOURS PLUS Lors du Club de Bordeaux nous avions présenté ThétraCmail, nouvelle fonc/on permehant à par/r d un mail Outlook de générer automa/quement un évènement dans un dossier de la base ThétraWin pour un meilleur suivi. Fort de son succès, Seiitra à améliorer le module en y intégrant la no/on de conversa/on. Voici quelles en sont les possibilités. Illustra/on par l exemple CLIENT > GESTIONNAIRE Récep/on d une sollicita/on d un client par mail GESTIONNAIRE > CLIENT : Demande d informa/on complémentaire CLIENT >GESTIONNAIRE: Envoi des informa/ons GESTIONNAIRE >FOURNISSEUR: Envoi d un OS FOURNISSEUR > GESTIONNAIRE: Envoi de la facture 1) RECEPTION DE LA DEMANDE DU CLIENT. ON LA GLISSE DANS LE DOS- SIER OUTLOOK Dans l écran de récep/on CMAIL, un évènement est automa/quement crée portant l ensemble des informa/ons liées au mail 7

8 MAILS ENTRANTS (suite) En choisissant l icône l u/lisateur peut tout de suite répondre, sans sor/r de son écran, afin de demander à son interlocuteur, un complément d informa/on. Le mail, qu il soit entrant ou sortant, est automa-- quement stocké derrière l évènement Le copropriétaire transmet par mail une photo de son dégât des eaux. Elle est archivée dans ThétraWin. Note: si on reçoit un courrier plutôt qu un mail, la fonc/onnalité mail entrant est également opéra/onnelle. Le courrier une fois numérisé pourra de la même manière s archiver dans le dossier de «conversa/on». Le module intégré à ThétraWin est disponible pour tous mails entrants comme pour tous documents entrants. 8

9 MAILS ENTRANTS (suite) Le ges/onnaire, à récep/on de la photo, et sans sor/r de son écran génère un évènement mail et demande au fournisseur d intervenir dans l appartement du copropriétaire. L OS est classé dans le dossier. Le fournisseur une fois l interven/on effectuée transmet au ges- /onnaire la facture des travaux. Cet évènement clôture la conversa/on évènemen/elle. L historique des différentes ac/ons peut alors être facilement recons/tué et cela à par/r de ThétraWin. Ceci est rendu possible grâce à la généra/on par ThétraWin d un numéro unique de référence joint systéma/quement à chaque élément de la conversa/on. 9

10 LES EVOLUTIONS DE LA PAIE THETRAWIN. TOUJOURS PLUS. Le module paye de ThétraWin a beaucoup évolué depuis la V7.00. Nous avions évoqué lors du compte-rendu de Bordeaux les nombreuses fonc/onnalités supplémentaires. Avec la V8.2, vous découvrirez encore les récentes améliora/on ajoutées. Décryptage de quelques-unes d entre elles. Ajout d un bouton «Planning» au bas de la fiche salarié afin de traiter l ensemble des tâches évènemen/elles et gérer des alertes (visites médicales, paiement taxe d habita/on, suivi de fin de CDD,..) Il est dorénavant possible de transmehre par mail au salarié ses bulle/ns via Thetramail. Deux champs ont été rajoutés à cet effet dans la Fiche Salarié : une zone «adresse mail» et une case à cocher «envoi bulle/n par mail». Possibilité d archiver le résultat de l édi/on de l état des réduc/ons Urssaf: Soit derrière chaque Centre, Soir derrière l agence. Dans l onglet «Complément» de la fiche salarié, possibilité de zoomer et de rahacher un fournisseur Employé/Concierge. 10

11 LES EVOLUTIONS DE LA PAIE THETRAWIN. TOUJOURS PLUS. GAIN DE PRODUCTIVITE: Calcul automa/que des jours et rubriques d absences : pas de risque d erreurs et/ou d oublis selon le type d absence Contrôle du nombre de jours restant de congés par rapport au nombre de jours saisis Calcul en automa/que selon le type d absence (en jours ouvrés, ouvrables, calendaires, avec ou sans jours fériés). Contrôle automa/que du solde congés restant PLUS D AUTOMATISME En Rubriques Salariés, possibilité de saisir «99» dans Prorata si la rubrique ne doit pas être proratée (entrée et/ou sor/e dans le mois de paie). AMELIORATION DE LA GESTON DES REMPLACANTS Plus de date d ancienneté, Plus de calcul de congés, Suppression des dates remplaçants antérieures : tout est géré dans les dates d entrée et départ, comme les /tulaires, Créa/on types de paie < 2 mois et > 2 mois (nouveau guide). Christelle CAVE du Cabinet BONNEFOI (PARIS XV), client pilote PAIE, nous livre ses impressions «BRAVO pour le travail fourni et nouvelle version : Le gain de temps est indéniable : il se compte sur 2 mois en jours et non en minutes ou heures - Les pets papiers avec instrucons des gesonnaires ne risquent plus d être oubliés. La saisie au jour le jour est devenue possible ce qui évite de fasdieuses journées consacrées aux paies en fin de mois ou des oublis. Aucun risque d erreur de calcul : fini le calendrier papier et la calculatrice. Si je liste l ensemble des avantages de la version et tous ses points géniaux, je vais perdre le temps que j ai gagné (et ce n est pas peu dire) ces derniers jours!» 11

12 LE COURS MAGISTRAL. RAPPEL SUR LES PROCEDURES EVENEMENTIELLES La ges-on des évènements dans ThétraWin est très largement u-lisée par les clients SEIITRA. Un rappel des nombreuses possibilités a été abordé lors du cours magistral: saisie rapide par INT, par COP, suivi des alertes dans l agenda, etc. Les procédures évènemen-elles sont quant à elles moins souvent mises en place au sein des Cabinets. Elles ont été abordées lors du cours magistral. Voici, en rappel, celle proposée en standard dans ThétraWin pour suivre le conten-eux. C EST QUOI UNE PROCEDURE THETRAWIN? Une procédure est un scénario d évènements programmés qui permet de guider l u/lisateur dans l avancement, le suivi et le contrôle de ses dossiers. Chaque étape du scénario est autant d alerte dans l agenda des tâches e l u/lisateur qui en aura le suivi. Une étape peut : Déclencher la fusion d un courrier, Déclencher une nouvelle CREATION DE DOSSIER PROCEDURE: LE CONTENTIEUX 12

13 LE COURS MAGISTRAL (suite) SUIVRE LE DOSSIER DE CONTENTIEUX 13

14 LE COURS MAGISTRAL (suite) SEIITRA propose dans ThétraWin des procédures types (conten-eux copropriétaires, locataires, sinistres, muta-on) que vous pouvez meire en exploita-on. Des documents bureau-ques associés à certaines des étapes ont été élaborés et sont libres d u-lisa-on. Bien sûr, ils sont personnalisables. N hésitez pas à vous informer et vous former. Les procédures permeient de structurer le travail des collaborateurs. 14

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