F O R M A T I O N S LOTUS NOTES. 8.5 Utilisateurs rue de la Bôle. E U R L. a u c a p i t a l d e

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1 Bureautique - Internet - Développement ALTAIRE F O R M A T I O N S Logiciels - Audit - Marketing LOTUS NOTES 8.5 Utilisateurs rue de la Bôle le Pouliguen altair.formation adoo.fr E U R L. a u c a p i t a l d e

2 Table des Matières 1 1 PRÉSENTATION DE NOTES NAVIGATEUR MENUS BARRES D'OUTILS SIGNETS BARRE D'ACTIONS LISTE OUVRIR BARRE DE NAVIGATION LA MESSAGERIE LES OPTIONS DE DISTRIBUTION ENVOI DU MESSAGE RÉCEPTION DES MESSAGES RÉCEPTION D'UN MESSAGE AVEC PIÈCES JOINTES PERSONNALISER LA COULEUR D UN MESSAGE EN FONCTION DE L EXPÉDITEUR SUPPRESSION DES MESSAGES RÉPONDRE À UN MESSAGE TRANSFERT DES MESSAGES LE BON USAGE EN MESSAGERIE ÉLECTRONIQUE CARNET D ADRESSES LE CARNET D ADRESSE AJOUT RAPIDE D UN EXPÉDITEUR AUX CONTACTS PERSONNELS AJOUTER UN EXPÉDITEUR AU COURRIER INDÉSIRABLE CRÉATION D'UN CONTACT FAIRE SUIVRE UN CORRESPONDANT AU FORMAT VCARD CRÉATION DE DOSSIERS IMPRESSION DES MESSAGES L'ARCHIVAGE CRÉATION D'UNE BASE D'ARCHIVE ARCHIVER AUTOMATIQUEMENT UN MESSAGE À UNE DATE DONNÉE LA CORBEILLE VIDAGE AUTOMATIQUE DE LA CORBEILLE L'AGENDA VISUALISER LES DISPONIBILITÉS D UN GROUPE DE PERSONNES : AGENDA DE GROUPE IMPRIMER L'AGENDA NETTOYAGE DES ENTRÉES DE L AGENDA ANTÉRIEURES À UNE DATE COULEURS DES ENTRÉES D AGENDA LA DÉLÉGATION ET LES ABSENCES CRÉER UN PROFIL DE DÉLÉGATION NOTIFIER UNE ABSENCE SIGNATURE INSTALLATION DE LA SIGNATURE SOUS LOTUS... 23

3 2 1 PRÉSENTATION DE NOTES 1.1 Navigateur Le navigateur affiche les vues et les dossiers disponibles dans l'application actuellement ouverte. Par exemple, dans votre agenda, vous avez le choix entre plusieurs vues, telles que Un jour ou Une semaine. Dans votre application de messagerie, vous pouvez créer des dossiers pour organiser vos messages. 1.2 Menus La barre de menus affiche toutes les options s'appliquant à une application ou un document. Elle comporte un groupe de menus standard, ainsi que des menus facultatifs qui varient en fonction de l'application. L'aide est disponible lorsque vous naviguez dans Lotus Notes. Pour ouvrir l'aide contextuelle, appuyez sur F1.

4 3 1.3 Barres d'outils Les barres d'outils se composent de boutons. Vous pouvez définir les préférences de barre d'outils pour spécifier les barres d'outils à afficher. 1.4 Signets Les signets vous permettent de créer des liens vers des éléments Lotus Notes ou Internet, tels que des applications, vues, documents, pages Web et forums. 1.5 Barre d'actions Chaque onglet de fenêtre inclut une barre d'actions facultative, spécifique à l'application ou au document ouvert(e) dans l'onglet de fenêtre. Les barres d'actions peuvent comporter des icônes et du texte, ou inclure uniquement du texte. Les éléments de la barre d'actions sont également accessibles via le menu Actions.

5 4 1.6 Liste Ouvrir Cliquez sur Ouvrir pour accéder à une liste qui inclut vos applications Lotus Notes, signets, dossiers, documents Lotus et votre espace de travail. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur Ouvrir, puis cliquez sur Ancrer la liste ouverte pour afficher les icônes dans la partie inférieure gauche de la fenêtre. 1.7 Barre de navigation La barre de navigation vous permet d'accéder facilement aux applications. Contacts Sametime -- Utilisez Sametime pour discuter en temps réel avec vos collègues. Gérez votre liste de contacts. Consultez rapidement l'agenda du jour. Flux -- Récupérez les toutes dernières informations des sites Web et applications de votre choix. Activités -- Partagez des fichiers, des tâches, des liens Web et des messages avec vos collègues. Affectez des activités aux équipes et rédigez des commentaires. My Widgets -- Créez et partagez des gadgets basés sur le Web et sur Notes. A la première ouverture Lotus Notes, la barre de navigation est fine. L'image cidessous présente la barre de navigation en mode fin à gauche ; à l'état ouvert à droite.

6 5 2 LA MESSAGERIE Pour accéder à la base Courrier, sélectionnez l icône Permet d envoyer des messages mais également de transmettre des documents en pièce jointe. Création d'un message. Cliquer sur A pour accéder au carnet d'adresse. Sélectionnez le carnet d adresses à utiliser Taper les premières lettres du nom (attention au doublon) Sélectionner le destinataire et cliquer sur A ou Cc ou Ccc Valider par OK Le nom du destinataire apparaît dans le message. A nom du destinataire principal Cc nom du destinataire en copie conforme (pour info) Ccc nom du destinataire en copies conforme cachées Objet permet d entrer une brève description du contenu du message.

7 6 Pour envoyer un message à plusieurs personnes, séparez les différents noms par une virgule. 2.1 Les options de distribution Cliquer sur Insérer une pièce jointe Cliquer sur Sélectionnez répertoires et Fichiers puis cliquez sur le bouton «créer». ATTENTION : Ne pas abuser des documents rattachés! Évitez les gros fichiers.

8 7 2.2 Envoi du message Après avoir sélectionné les paramètres qui vous intéressent, vous êtes prêt à envoyer votre message. Cliquez sur le bouton alors dans le dossier envoyés le message se déplace 2.3 Réception des messages Lorsque vous recevez des messages ils arrivent dans courrier en arrivée. Vous pouvez classer dans un dossier Attention pour le classer et l'archiver en même temps il faut faire : 2.4 Réception d'un message avec pièces jointes Ouvrir une pièce jointe nécessite d'avoir l'application dont dépend la pièce jointe Si vous ne l'avez pas, vous pouvez quand même le visualiser en cliquant sur le bouton afficher

9 8 2.5 Personnaliser la couleur d un message en fonction de l expéditeur Dans le menu «Options» «Préférences», onglet «Couleurs des expéditeurs», vous pouvez modifier les paramètres d affichage des messages qui sont envoyés par les expéditeurs désignés. 2.6 Suppression des messages La suppression des messages obsolètes facilite la recherche des informations vraiment utile. Elle permet aussi de libérer de l espace disque sur le serveur Notes. La suppression des messages s effectue en 2 étapes : D abord, indiquez quels sont les messages à supprimer. Pendant la lecture du message, cliquez sur le bouton Supprimer Notes place une marque de suppression à coté des messages indiqués. Pour supprimer les messages marqués, Sélectionnez le dossier «Corbeille» Puis cliquer sur le bouton «Vider la corbeille» 2.7 Répondre à un message Après avoir lu un message qui vous est destiné, il est possible d y répondre directement. La seule chose à faire est de taper le texte de la réponse et de l envoyer. Pendant la lecture du message, cliquez sur le bouton Répondre Pour joindre à votre réponse le message d origine, cliquez sur Répondre avec historique

10 9 Tapez votre message. Pour que d autres personnes reçoivent le même message, tapez leurs adresses sur les lignes A, CC, CCC. Pour envoyer la réponse à tous les destinataires du message d origine, cliquez sur Répondre à tous 2.8 Transfert des messages Après avoir lu un message qui vous est destiné, il est possible de le faire suivre directement pour que d autres personnes en prennent connaissance. Vous pouvez aussi joindre un commentaire personnel au message. Indiquez l adresse du destinataire, comme vous le feriez sur importe quel nouveau message. 2.9 Le bon usage en messagerie électronique La touche «F5» permet de verrouiller son poste client Notes La touche «F9» permet de réactualiser l affichage La touche «ECHAP» permet de fermer la fenêtre Notes en cours

11 10 3 CARNET D ADRESSES 3.1 Le carnet d adresse Le carnet d adresse regroupe la liste de tous les utilisateurs, groupes d utilisateurs Publics ou Privés. Pour y accéder, cliquez sur l'icône contact Groupes publics et privés Les groupes sont un ensemble d utilisateurs, définis soit par l administrateur Lotus (Groupe Public), soit par vous-même (Groupe Privé). Recherchez le(s) destinataire(s) en utilisant la recherche rapide. Sélectionnez n importe quel nom, puis saisissez les premiers caractères du nom recherché.

12 Ajout rapide d un expéditeur aux contacts personnels Si, lorsque vous recevez un message d un nouvel expéditeur, vous souhaitez ajouter celui-ci dans vos contacts, il suffit de cliquer avec le bouton droit sur le message et de faire «Ajouter l expéditeur aux contact» : Vous pouvez ensuite modifier les informations concernant ce contact et valider l enregistrement par «OK». 3.3 Ajouter un expéditeur au courrier indésirable Si un émetteur vous envoie régulièrement des messages publicitaires qui ne vous concernent pas, vous pouvez marquer cet expéditeur comme indésirable : tous les messages qu il vous enverra seront alors enregistrés dans la vue «Courrier indésirable» : Pour marquer un nouvel expéditeur dans la liste des courriers indésirables, sélectionnez le message concerné dans la vue «Courrier en arrivée», puis cliquez sur «Options», «Placer les messages de l expéditeur dans le courrier indésirable» Pour retirer ultérieurement un ou des expéditeur(s) dans cette liste, positionnez-vous sur la vue «Courrier indésirable» puis cliquez sur le bouton «Gérer la liste d expéditeurs de courrier indésirable». Important: pensez à vider régulièrement le dossier «Courrier indésirable»! Un bouton «Supprimer tout» permet de le faire en un seul clic.

13 Création d'un contact Cliquez sur l'icône contact puis cliquer sur La boite de dialogue s'ouvre. Saisir les données et cliquer sur enregistrer et fermer. 3.5 Faire suivre un correspondant au format vcard Vous pouvez désormais transmettre un contact, ainsi que toutes ses informations (adresse, société, etc.), à vos collaborateurs. Le format vcard étant standardisé, cela fonctionne avec tous les systèmes de messagerie, donc également avec des correspondants extérieurs. Pour envoyer un contact par messagerie, il suffit de le sélectionner dans votre base de contacts personnels, puis cliquez sur «Faire suivre vcard». Votre correspondant reçoit alors un message avec une pièce jointe qu il peut directement intégrer dans sa base de contacts personnels.

14 Création de dossiers Si vous souhaitez conserver des messages, il est préférable de créer des dossiers de classement. Menu Création Nouveau Dossiers 3.7 Impression des messages Les raisons pour imprimer un document sont nombreuses : il est plus facile de lire un long document s il est imprimé ; le document doit être transmis à un collègue ou classé. Pendant la lecture du document, sélectionnez Fichier, puis imprimer dans le menu Notes. Si l imprimante par défaut ne convient pas, cliquez sur le bouton Imprimante et choisissez-en une autre. Cliquez sur OK Pour imprimer plusieurs documents, contrastez-les tous et appuyez sur la barre d espacement. Notes coche les documents que vous sélectionnez!

15 14 4 L'ARCHIVAGE Archiver consiste à conserver un message ancien, mais cet élément n apparaît que dans les dossiers de «Courrier en arrivée» et «Envoyés». Tout d abord, configurez la base d archivage 4.1 Création d'une base d'archive Il faut se positionner dans la base courrier, puis faire : «Action Archiver Paramètres» Sur la fenêtre ci dessus : Il faut cliquer sur «Activer». En cliquant sur «Modifier»

16 15 On obtient l emplacement de la base archive et en cliquant sur «Critères de sélection» ou (Alt S) Nous avons l information des mails qui sont archivés automatiquement à chaque fois que l on clique sur : «Actions Archiver Archiver maintenant». Le message est transféré dans les archives. 4.2 Archiver automatiquement un message à une date donnée Vous pouvez attribuer une date de péremption à un message afin que Lotus l archive automatiquement à la date souhaitée. Sélectionnez le ou les message(s) devant faire l objet d un archivage automatique puis cliquez sur «Options», «Marquer comme périmé/valide» :

17 16 Renseignez ensuite la date d archivage. Vous pouvez également retirer une date de péremption préalablement renseignée : 4.3 La corbeille Lorsque vous supprimer un message dans Lotus Notes, celui-ci va directement dans la corbeille. 4.4 Vidage automatique de la corbeille Dans le menu «Options» «Préférences», vous pouvez paramétrer le délai de suppression des messages de la corbeille (voir tout en bas de la boîte de dialogue) :

18 17 5 L'AGENDA Notes a la solution au problème : l'agenda et le gestionnaire des tâches en instance. L'agenda permet de planifier et de suivre vos activités. Il vous rappelle où vous devez être et quand. Pour créer une liste de ce que vous avez "à faire en priorité", utilisez le gestionnaire des tâches en instance. Pour ouvrir l'agenda cliquer sur l'icône Création d'une entrée dans l'agenda Cliquer sur Nouveau Saisir le type d'entrée : réunion, évènement, etc.. Saisir l'objet. En fonction du type d'entrée divers fenêtres s'affichent. Sélectionner les adresses, soit dans le carnet soit en les écrivant. Puis enregistrer et envoyer.

19 Visualiser les disponibilités d un groupe de personnes : agenda de groupe Bien que cette fonction existait déjà auparavant, elle est rendue plus accessible dans la nouvelle version. Vous pouvez visualiser simultanément les disponibilités d un ensemble de collaborateurs. Important : pour visualiser les disponibilités des personnes, il faut que vous ayez accès à leurs agendas : chacun de vos collaborateurs doit vous renseigner dans la liste «Options», «Préférences», «Accès et délégation» «Accès à votre planning». Vous devez d abord créer un agenda de groupe pour les personnes considérées. Dans votre agenda, cliquez sur «Options», «Créer des agendas de groupe» : Puis cliquez sur le bouton «Nouvel agenda de groupe». Renseignez alors le nom et les membres de cet agenda de groupe. Vous pouvez créer plusieurs agendas de groupe. Lorsque vous ouvrez un agenda de groupe, vous visualisez directement les disponibilités des différentes personnes.

20 Imprimer l'agenda Vous pouvez imprimer l'agenda La boite de dialogue est différente que celle de la messagerie Différentes vues vous sont proposées 5.3 Nettoyage des entrées de l agenda antérieures à une date Vous pouvez supprimer toutes les entrées de l agenda antérieures à une certaine période donnée, ou antérieures à une date donnée. Pour ce faire, dans votre agenda, cliquez sur «Options», «Nettoyage de l agenda». Puis sélectionnez la date ou la période concernée.

21 Couleurs des entrées d agenda Vous pouvez personnaliser la couleur des entrées d agenda. Il suffit de cliquer sur «Options», «Préférences», onglets «Agenda et tâches en instance», «Couleurs».

22 21 6 LA DÉLÉGATION ET LES ABSENCES 6.1 Créer un profil de délégation Vous pouvez donner l'accès à votre Agenda ainsi qu'à votre courrier en créant un profil de délégation. Ceci permet de définir des droits sur votre base courrier allant de la simple lecture à la gestion complète de votre base courrier. 1 - Ouvrez votre base courrier 2 - Dans le menu sélectionnez «Actions - Outils Préférences» 3 - Le formulaire de profil de délégation s'affiche alors. Renseignez le et valider en cliquant sur le bouton OK. Toutes les personnes que vous autoriserez au moins à lire votre courrier pourront lire votre agenda. Les dossiers leurs seront également accessibles. Vous devez déléguer l'accès en cliquant sur le bouton Ajouter Les personnes désignées dans votre profil d'agenda recevront alors un message avec un icône permettant l'accès au votre base courrier.

23 Notifier une absence Lorsque vous vous absentez pour un congé ou un déplacement, vous continuez à recevoir des messages car vos interlocuteurs ne sont pas avertis de votre absence. Notes offre un moyen simple de résoudre ce problème. Sélectionnez Actions, Outils, Préférences, Absence dans le menu Notes Notifier une absence de façon à ce que les utilisateurs soient avertis de votre absence. Entrez une date de départ et une date de retour. Notes remplit par défaut l objet, et insérera un message type, que vous pourrez modifier. Une fois que vous avez entré les informations appropriées, cliquez sur Activer et fermer. Notes affiche un message. A votre retour, vous recevrez un message «Bienvenue», et l agent Profil d absence sera désactivé ou cliquez sur

24 23 7 SIGNATURE Vous pouvez ajouter du texte au bas des messages que vous envoyez. Vous pouvez configurer Notes pour l'ajout automatique d'une signature dans tous les messages envoyés, ou vous pouvez ajouter une signature dans un message particulier lors de son envoi. 7.1 Installation de la signature sous lotus Dans la messagerie, cliquer sur «Options» puis «Préférences», onglet Signature. Puis un clic sur le «triangle», Cliquer sur «Importer» Sélectionner le fichier de signature en htm puis «importer»

25 24 Puis «OK» La signature est insérée

26 INDEX 25 A Absence Archivage B Barre d'actions... 3 Barres d'outils... 3 C Carnet d adresses Contact...10, 11, 12 Corbeille Courrier... 5 D Distribution... 6 E Envoi du message... 7 G Groupe Privé Groupes publics I Impression des messages M Menus... 2 Messagerie... 2, 5, 9 N Navigation... 4 Notifier une absence O Ouvrir... 4 P Pièce jointe... 6 Profil de délégation R Répondre... 8 Répondre avec historique... 8 S Signature Signets... 3 Suppression des messages... 8 T Transfert des messages... 9 V Vider la corbeille... 8

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