OUTLOOK GÉRER EFFICACEMENT SON BUSINESS D INGÉNIERIE OU DE CONSEIL AVEC OUTLOOK

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1 GÉRER EFFICACEMENT SON BUSINESS D INGÉNIERIE OU DE CONSEIL AVEC OUTLOOK OBJECTIF GENERAL Mettre à profit les qualités d Outlook pour gérer efficacement l information, la communication, la gestion du temps, la gestion commerciale voire le travail collaboratif. Cette formation est plus particulièrement conçue pour les cabinets d ingénierie et de conseil et toutes les professions intellectuelles qui doivent gérer de front : la production de leurs services, un volume d informations important, les relations commerciales et partenaires. Cette formation vous permettra d accroitre votre efficacité sans la qualité. concession sur PRÉ-REQUIS Utilisation courante de Windows et des principaux outils de la suite Office. PUBLICS CONCERNÉS Cabinets d ingénierie et/ou de conseil, architectes, avocats, experts comptable et tout autre métier de prestations intellectuelles b2b. Toutes personnes ayant à gérer la relation client : assistantes, techniciens, ingénieurs, managers et chefs d entreprises Evolution 1 MANAGEMENT

2 CONTENU PÉDAGOGIQUE Module 1 : gestion de l information (4 heures) Au cours de ce module nous verrons comment organiser le contenu de sa messagerie pour que la gestion des s ne soit pas chronophage. Confronté à un volume exponentiel d informations à traiter, nous vous apprendrons comment classer ses s rapidement et simplement et comment les retrouver en moins de 5 secondes. Ce que nous appliquerons au contenu s sera applicable à tous les contenus de votre PC et d Outlook (i.e. : contacts, calendrier, tâches). Nous n étudierons pas les fonctions élémentaires de la messagerie, elles font partie des pré-requis de cette formation. Ce module est vivement recommandé car il concerne les fondamentaux d Outlook. Présentation générale Outlook Comprendre le fonctionnement d Outlook et l intérêt fondamental de l intégration de ses 4 outils et de leurs liens logiques (i.e. : messagerie, contacts, calendriers, tâches) Description des différents composants des fenêtres Outlook. Tableau de bord «Outlook aujourd hui» : utilité et paramétrage Menus et paramétrages Outlook Usages professionnels de la messagerie Format html vs texte brut vs texte enrichi. Quand utiliser les champs to, cc, cci. Pourquoi et comment utiliser plusieurs adresses Paramétrage de la messagerie et fonctions avancées. Professionnaliser la rédaction de ses s, optimisation des pièces jointes. Pourquoi et comment utiliser les liens hypertextes dans sa correspondance. type, reprise d'un . Paramétrage de la messagerie. 2 MANAGEMENT

3 Gestion de l'information : pourquoi et comment simplifier l'organisation de ses dossiers s Organiser le classement de ses s simplement, par niveau d'importance. Classement automatique des s. Personnalisation des affichages. Utilité et configuration des dossiers virtuels. Utilité et usages des raccourcis dossiers. Programmer la suppression de ses s. Le moteur de recherche Outlook et du PC pour retrouver toutes informations Chercher/filtrer et trier ses messages (Outlook) et ses documents (poste de travail) Sécuriser ses données Outlook Protection contre les s indésirables. Pourquoi et comment protéger l accès à Outlook Sauvegardes et gestion des archives Outlook Mobilité Synchronisation Outlook avec son assistant numérique. 3 MANAGEMENT

4 Module 2 : gestion commerciale des contacts (4 heures) Ce module est centré sur la gestion commerciale de son business avec Outlook, dont les contacts sont l information centrale. Nous verrons comment et pourquoi la fiche contact est beaucoup plus qu un simple carnet d adresse, notamment pour les opérations de prospection et de suivi d affaires. Gestion de ses contacts Description détaillé de la fiche contact Comprendre l importance des fiches contacts, comment les utiliser. Listes de diffusion. Échange de cartes de visite. Pourquoi et comment utiliser les liens logiques entre les contacts et la messagerie Connexion Outlook avec vos annuaires réseaux sociaux Viadeo et LinkedIn. Les fonctionnalités liant contacts et utilité et comment les utiliser Gestion commerciale des contacts Pourquoi et comment qualifier ses contacts Règle des 4 clefs de qualification Personnalisation des affichages (cf. écran de saisie spécifiques, cibles particulières) Gestion de la prospection Gestion et suivi d affaires Le publipostage simple et avec critères de ciblage Liste de diffusion Publipostage courriers, s, carnets d adresse, étiquettes, enveloppes Publipostage ing avec un outil e-marketing : principe et intérêt Gestion des flux RSS (cf. business intelligence) Gestion des flux RSS avec Outlook, alternative Internet Explorer. Importation de contacts 4 MANAGEMENT

5 Module 3 : gestion du temps (4 heures) Au cours de ce module nous étudierons les fonctions de gestion du temps, dont le calendrier n est qu un des éléments. Nous étudierons aussi toutes les sources de perte de temps liées à l organisation de votre travail et comment y remédier avec Outlook. Gestion du temps Calendrier, les 9 points clef d un rendez-vous avec Outlook. Le gestionnaire de tâches Créer un RdV à partir d un Les évènements. Paramétrage du calendrier. Calendriers multiples Rendez-vous et évènements récurrents. Les différents composants du suivi d actions. Gestion des actions par nature de tâches, par priorité, par date d'échéance et dates de rappel. Les voleurs de temps. Partage de calendrier Organisation des rendez-vous avec des personnes extérieures à l entreprise. Gestion d affaires/projets Utilisation des liens logiques pour suivre ses affaires/projets à partir des s, tâches, rendez-vous et contacts. Suivi d affaires et de projets. Portefeuille projets (en liaison avec Excel). Les 3 tableaux de bord Outlook de la gestion du temps 5 MANAGEMENT

6 Module 4 : gestion collaborative (4 heures) Ce module est destiné aux entreprises qui utilisent Outlook en environnement serveur de messagerie Exchange ou Office 365 Pour les entreprises en environnement Exchange, cette formation doit être réalisée en entreprise. Travail collaboratif et partage d informations avec Outlook Quoi partager, comment et avec qui. Application avec les annuaires contacts et les calendriers. Organisation et suivi des rendez-vous. Les agendas de groupe. Délégation de tâches. Les boutons de vote. Gestion des absences. Utilisation de la messagerie instantanée travail à distance Assistant numérique mobile avec une messagerie POP3 ou IMAP et alternative OWA : Outlook Web Access. Fonctions et usages particuliers d Outlook Sondages et votes simplifiés. Mobilité Accès à distance à ses données Outlook / télétravail Sécuriser ses données Outlook (environnement Exchange / Office 365) Protection contre les s indésirables. Pourquoi et comment protéger l accès à Outlook Sauvegardes et gestion des archives Outlook 6 MANAGEMENT

7 DURÉE 4 demi journées soit 16H. EVALUATION STAGIAIRE Trois types de méthodes d évaluations : Contrôle d acquisition, jury diplômé, Cas pratique, Fiche d évaluation. METHODES PEDAGOGIQUES Diffusion de Power Point, Support de cours papier ou clé USB Boite à outils structuré sera remise à chaque stagiaires (documentations techniques, notices, réglementations, cas pratiques, outils d aide à la conception) ou clé USB. Echange entre le formateur et les stagiaires, Partage d expérience. PRIX Formations Interentreprises: Prix/Participant : HT (TVA 19,6% soit TTC) pour une demi-journée. Ce prix comprend les coûts et supports pédagogiques, les pauses (hors déjeuners). Une remise de 5 % non cumulables sur le coût pédagogique est accordée aux adhérents FAFIEC ou adhérents des organismes membres de l IPTIC. 7 MANAGEMENT

8 INSCRIPTION IPTIC Institut de Promotion des techniques de l Ingénierie et du Conseil 4 Avenue du Recteur Poincaré PARIS CEDEX 16 : Fax : : iptic@iptic.fr : 8 MANAGEMENT