CIMAIL SOLUTION: EASYFOLDER SAE

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1 CIMAIL SOLUTION: EASYFOLDER SAE

2 IRISLINK le 15 Février

3 Un monde d informations en toute confiance Qui sommes nous? Présentation de CIMAIL Solutions Archivage et force probante en Europe

4 Société 3 départements en symbiose Notre Métier : Editeur Cycle de vie de l information Lille, Paris, Lyon 35 % de croissance Dépenses annuelles en R&D : 1 M Sécuriser Pérenniser Prouver Diffuser 44 employés ( doublé en 18 mois) 4,5 M en prévu en 2012

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6 L archivage électronique n est ni du stockage ni de la sauvegarde L archivage est un ensemble de processus Le stockage est un outil qui permet d entreposer des contenus électroniques et qui sert de base au traitement ultérieur de ces derniers Une définition L archivage probatoire est la conservation d informations permettant d apporter des éléments de preuve recevables par une juridiction Juridique Normatif La preuve Technologique Convention de preuve

7 Art. 138 al.2 C.C Autorisation de la destruction de l original NF Z Canevas de spécifications relatives à l enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques Objectif: assurer la conservation et l intégrité des documents électroniques Art CC Reconnaissance de la preuve électronique Art. 289 du CGI Art. 289 V du CGI Loi n art.17 La facture électronique Délib Droit à l oubli ere version de SEDA L Durée de prescription NF Z Version 2009 intègre notamment les supports réinscriptibles NF Z Bulletin de paie Harmonisation avec les directives européennes Certification SAE Label AFNOR MOREQ 1 Recueil d exigences pour l organisation de l archivage électroniques Objectif: partages de bonnes pratiques pour l archivage électronique au niveau européen ISO 14721:2003 Spécification d un modèle de référence pour un système ouvert d archivage informatiques (OAIS) MOREQ 2 Prise en compte plus de 170 remarques et propositions d'amélioration dues à des experts de 18 pays différents MOREQ 2010 Simplification de MOREQ 2 ISO Transcription au niveau international du référentiel d exigences Moreq2 ISO Transcription au niveau international de la norme NF Z

8 Archiver Sécuriser Intégralité du cycle de vie, confidentialité et de protection d'accès, traçabilité normalisée. Pérenniser Garantir l exploitation à court et long termes des informations stockées sur des formats ouverts et standards Centraliser Mise en place d un référentiel unique Prouver L assurance de l authenticité et l intégrité sans faille du fond informationnel De la capture à l archivage à force probante

9 De la Capture à l Archivage à valeur probante Capture Archivage Exploitation Sort final Dématérialisation papier Capture de documents électroniques Capture de données et de métadonnées. Traçabilités Ouverture Conversion de format Stockage des documents en fonction de l usage. Force probante Plan de classement Mécanismes de pérennisation et contrôle Consultation Recherche Diffusion Alerte, échéance, planification Rapport DUA Archive définitive, transfert Protocole SEDA Destruction Bordereaux

10 Présentation & Démonstration

11 Capture Module de capture d EasyFolder SAE Dématérialisation papier Sécurisation des flux Automatisation

12 Contrat et /ou Avenant CV Permis de conduire Capture issue des scanners ou MFP OCR, conversion PDF/A Élimination de page blanche, séparation des lots Codes-barres Génération de bons de numérisation, de planches d étiquettes, d étiquette à la volée Lecture de codes-barres / motif pour aiguillage SAS de capture Automatisation du routage et du classement d un flux numérique Acte de naissance ou mariage Note de frais Multi doc Module de conversion Formats images (tifs, ), Formats bureautiques Conversion PDF/A Traçabilité Traces séquentielles archivées dans EasyFolder SAE Lettre de demission

13 Fonctionne en mode autonome Alimente Eaysfolder Librairies Sharepoint Chaîne de numérisation auditée conforme Traçabilité, Horodatage Suppression des originaux papier après numérisation

14 Capture Dématérialisation papier Sécurisation des flux Automatisation

15 Capture Module EasyFolder Data Multisource Sécurisation Transformation

16 EASYFOLDER SAE Horodatage Scellement Contrôle de certificat Conversion PDF/A Empreinte SHA Datas Document Library EASYFOLDER ARCHIVE Plan de classement, Multi DUA, Métadonnées Purge, sort final Stockage sécurisé Worm logique ou Physique Support réinscriptible

17 Capture Module EasyFolder Mail Archivage de Mails À l unité En masse Mails engageants

18 Mail Feeder 1. Archivage depuis le client de messagerie : a. L utilisateur sélectionne les mails ayant une valeur d engagement et il les transfère en tant que pièce jointe à la boite d archivage EasyFolder b. EasyFolder Capture traite le message à archiver c. En fonction des métadonnées, classement automatique En Masse Règles d archivage d Exchange Transfert vers librairies Sharepoint Horodatage, traces

19 Archivage Exploitation Sort final Stockage des documents Mécanismes d archivage Valeur probante Plan de classement Consultation Recherche Versionning Fonctionnalités + DUA Cycle de vie Archive définitive Protocole SEDA Destruction Bordereaux

20 Document de brouillonengageant Archive courante Archive intermédiaire Archive Définitive ECM/Capture EasyFolder SAE ERP, Outils métiers Le Coffre-Fort Électronique Document Altération Mise à jour Modification Suppression Collaboration

21 . PDF/A Archivage PDF/E Ingénierie PDF/H Santé. ISO ISO :2008 En cours Arbre de navigation Versionning Métadonnées Notification Gestion des droits / accès Gestion des rapports Planification documentaire Publication des documents Gestion des médias d archivage Gestion du plan de classement Arborescence modèle Documents seriels / non seriels Alias projet Traces séquentielles Journalisation des versements Hashages Gestion du sort final Un traitement de sort final consiste à regrouper plusieurs règles, dans le but : De calculer les dates de sort final et sorts finaux par métier/service De valider les sorts finaux par métier/service Horodatage Les types de PDF Les normes associées Scellement Contrôle de certificat

22 Capture Traitement image Conversion Séparation Aiguillage Journal de sécurité Hachage stocké dans le journal Rangement Détermination du dossier Enrichissement Rangement manuel Toutes les modifications stockées dans le journal Traitements sécurisés asynchrone Calcul du sort final Sécurisation du document Application du délai de rétention Application du sort final Suppression, Toutes les actions stockées dans le journal

23 Archivage Exploitation Sort final Stockage des documents Mécanismes d archivage Valeur probante Plan de classement Consultation Recherche Versionning Fonctionnalités + DUA Cycle de vie Archive définitive Protocole SEDA Destruction Bordereaux

24 Extranet sécurisé-coffre-fort Echanger Particulier Clients Partenaire

25 Salariés La Facture I N T R A N E T Dossier Entreprise Gestionnaires Dossier de travail Base S.I. Solution A : Facture papier A Edition des Factures Envoi postal B Envoi des mails Mise à disposition dans les coffres-forts Solution B : Facture Electronique EXTRANET INTERNET

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27 Respect des normes Moreq 2 Iso NF Z Iso ?

28 API / Web Services Interaction SI Dématérialisation Applications métiers RH, Finance Social, Collaboratif Courriers Factures Data Documents sensibles Contrats

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35 Transparente pour vos collaborateurs Sécurisante pour vous dégageant un réel retour sur investissement

36 Merci d avoir participé à la présentation CIMAIL Solutions De la capture à l archivage

37 Tél : +33 (0) Fax : +33 (0) Adresse : 159 avenue de la Marne Marcq-en-Barœul France

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