Contact Presse : Agence Le Public Système Nadège Poutrel

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1 Contact Presse : Agence Le Public Système Nadège Poutrel

2 Depuis sa création en février 2000, Evenium révolutionne le monde de la communication évènementielle avec une solution informatique dédiée aux évènements professionnels. Evenium apporte le meilleur des technologies Internet au service des évènements. Ses missions : révolutionner la perception et le vécu des invités, automatiser les tâches fastidieuses de l'organisateur, fluidifier et fiabiliser la gestion logistique et fédérer tous les acteurs de l évènement. Les objectifs sont multiples : répondre aux problématiques de rationalisation et de rentabilité des évènements professionnels et offrir une grande simplicité d'utilisation, tout en révolutionnant les relations entre tous les acteurs de l'évènement, organisateurs, invités, collaborateurs et prestataires. Sept ans après son lancement, le pari semble réussi : Evenium est un portail extranet puissant, complet et intuitif qui a déjà séduit plus des deux tiers des entreprises du CAC40, tout en restant accessible à des PME ou à des associations. A gauche, Eric AMRAM Directeur Général A droite, Avner COHEN-SOLAL - Président 2

3 Fiche d'identité Evenium 4 La technologie relationnelle, au coeur des meilleures pratiques 5 Evenium en action 6 Une solution unique sur le marché 12 Les hommes 13 Références Evenium 14 3

4 Création : Février 2000 Activité : Conception de solutions online dédiées à la gestion des évènements professionnels Effectifs : 21 personnes fin 2008 Dirigeants et fondateurs : Avner COHEN-SOLAL - Président Eric AMRAM - Directeur Général Chiffre d'affaires : Evolution du chiffre d affaires : + 50% 2007 : 1 M (marge brute) 2008 : 1.5 M (marge brute) 4

5 Evenium apporte le meilleur des technologies Web à l'évènement et à tous ses acteurs, en plaçant la relation humaine et l'individu au centre de ses services. Aujourd'hui, deux tiers du CAC40 utilisent quotidiennement la technologie Evenium. Tout comme de nombreuses agences évènementielles et entreprises, de toutes tailles et tous secteurs, en France et à l'international. La technologie relationnelle répond à trois objectifs : Transformer la relation entre l'organisateur et ses invités > pour rendre l'évènement plus interactif et personnalisé par un ensemble d'outils Web, et faire du sur-mesure de masse : l'invité vit son évènement dans l'évènement. Transformer la relation entre l'organisateur, les collaborateurs et les prestataires > en créant une communauté, un réseau social, le temps de l'évènement : tous les acteurs du projet sont connectés autour d'un back-office intelligent et collaboratif. Offrir de nouvelles possibilités à tous les acteurs de l'évènement pour : > transformer le vécu sur place de l'invité, dès l'accueil, en établissant un pont entre online et offline ; > satisfaire au mieux les invités grâce à un puissant moteur de répartition automatique ; > transformer la relation humaine face-à-face par nos technologies online de "Relationnel Augmenté" ; > adapter l'évènement en live en fonction des réalités terrain. Evenium, c'est une solution solide, unifiée et intuitive qui fédère tous les acteurs de l'évènement et systématise les meilleures pratiques des professionnels pour les entreprises de toutes tailles. 5

6 1 - Créer et mettre en place l'évènement L'organisateur crée et met en ligne le site dédié à l'évènement prépare ses s d'invitation, de relances importe ses listes d'invités. 2 - Être invité et s'inscrire L'invité reçoit une invitation consulte le site Web dédié et s'inscrit en ligne reçoit un récapitulatif personnalisé (facture si payant). 3 - Superviser les inscriptions, gérer logistique et budget L'organisateur supervise les inscriptions en temps réel gère la logistique, fait les réservations, ses listes, plannings suit son budget, la facturation et les paiements en ligne. 4 - Sur place, vivre un évènement exceptionnel et personnalisé L'invité est accueilli de façon fluide, obtient son badge en quelques secondes fait son évènement dans l'évènement : il assiste aux ateliers qu'il a choisi, aux conférences qui l'intéressent. 5 - Après l'évènement, faire perdurer et capitaliser avec des outils décisionnels L'invité reçoit un de remerciements, remplit en ligne un enquête de satisfaction trouve sur le site dédié : vidéos, photos et présentations... L'organisateur bénéficie d'un reporting statistique complet. 6

7 1 - Créer et mettre en place l'évènement L'organisateur crée et met en ligne lui-même le site Web dédié à l'évènement : - sans formation ni compétence spécifique - en quelques dizaines de minutes Un site : - professionnel - multilingue - complet - aux couleurs de la société et dédié à l'évènement L'organisateur prépare ses s d'invitation, de relances, etc. : Un message d'invitation aux couleurs de la société et de l'évènement, qui s'adaptera automatiquement à chaque invité lors de l'envoi. Avec l'invitation et l'inscription en ligne : un taux de réponse entre 70 et 95% selon la cible L'organisateur importe ses contacts dans la base En quelques clics et en quelques minutes, les données invités sont agrégées dans la base. L'organisateur centralise les listes et demandes (cas d'un évènement impliquant des collaborateurs internes : filiales, agences locales...) - accès spécifiques à la plate-forme collaborative - listes d'invités ou demandes de places sont agrégées automatiquement dans la base et disponibles en ligne Cas Société Générale Département Sponsoring Rugby invités par an sur l'ensemble des matches, conviés par 120 directions régionales et 80 entités, soit plus de 300 correspondants invitants connectés. Cas Orange Business Services Journey Road-show : 81 évènements dans le monde, invités 2 organisateurs en central et 39 ambassadeurs connectés à la plate-forme pour leurs listes d'invités, le programme (...) 7

8 2 - Être invité et s'inscrire L'invité reçoit une invitation : - nominative, personnalisée, s'adapte à la «catégorie» de l'invité (interne, client, VIP...) - un lien inclus dans l' conduit en un clic sur le site L'invité s'inscrit en ligne sur le site Web dédié : - un formulaire complet, pré-rempli - renseigné et validé en quelques minutes Plus de 90% des invités préfèrent l'inscription en ligne, plus rapide, plus simple, plus fiable, avec une confirmation immédiate et toutes leurs données disponibles et modifiables en ligne. L'invité consulte et utilise le site web : - Programme complet toujours à jour - Informations sur le lieu, les intervenants, les activités - Présentations, documents en ligne - Trombinoscope des participants et organisateurs - «Wall», espace d'échange entre participants Cas AMS Network Convention - BNP Paribas Contenu en ligne avant et après l'évènement : 46 présentations, 8 vidéos en streaming, 7 albums photos. En moyenne par invité : 6 visites avant et 3 après, pour un total de 28 pages vues L'invité reçoit un de confirmation récapitulatif : Automatiquement après validation du formulaire, un récapitulatif complet et individuel de son évènement : ses ateliers, ses rendez-vous, ses horaires et moyens de transport, son hôtel... Grâce aux relances, s de confirmation et autres communications régulières et personnalisées, le taux de no-shows est diminué de 30% au moins. 8

9 3 - Superviser les inscriptions, gérer logistique et budget L'organisateur supervise les inscriptions en temps réel En un coup d'œil, l'organisateur a une vision d'ensemble de son évènement grâce au tableau de bord des inscriptions. - réduction du coût de gestion des invités : de 30 à 75% - gain de temps estimé entre 9 et 40 jours-hommes selon la complexité et la taille de l'évènement. Ex : pour un évènement simple de 100 participants : des économies de l'ordre de 4,5 à 6 euros / pax L'organisateur supervise les questions logistiques : il affecte et réserve ses ressources Hébergements, transports et transferts, repas, activités... Le module logistique, véritable boîte à outil de l'organisateur, lui permet de gérer les affectations et réservations pour ses invités. Coût global d'organisation réduit de 15 à 20%, notamment grâce à une meilleure gestion logistique : réactivité et anticipation avec des réponses plus rapides, traitement immédiat des désistements, réduction des pénalités d'hôtels, estimation plus juste des repas ( ) La plate-forme fournit des plans de tables, plannings, rooming lists... L'organisateur indique ses contraintes, les invités ont donné leurs choix et préférences lors de l'inscription : le moteur de répartition automatique compose des groupes et des plannings optimaux. Cas Journées Top Managers BNP Paribas 1600 invités venant de 70 pays et 27 entités indiquent des choix de conférences et d'ateliers - plus de 95% des participants assistent aux conférences de leurs premiers choix - tandis que les contraintes de salles et horaires des intervenants sont respectés. L'organisateur suit son budget, édite et envoie des factures et suit les paiements en ligne Un module de paiement en ligne intégré permet de gérer les évènements payants, après avoir facturé en quelques clics. Cas Congrès MACSF 204 participants, dont 134 payant leur nuit d'hôtel Factures émises et envoyées par la plate-forme ; 100 paiements effectués en ligne pour un total de 116 K euros. 9

10 4 - Sur place, vivre un évènement exceptionnel L'invité est accueilli Le jour J, un accueil fluide, rapide et professionnel avec une application connectée à la plate-forme, permettant d'éditer des badges, des agendas individuels ou de transmettre en temps réel des commentaires à l'organisateur Convention HSBC - 8 postes d'accueil (PC + imprimante badges) - Temps de traitement moyen : avec e-badge : 9 à 13 sec sans e-badge : 12 à 25 sec (rech par nom, société...) - jusqu'à 300 entrées avec impression de badges, par poste et par heure. - Jamais plus de 3 personnes en attente par poste, même en période d'affluence (2 minutes maximum) L'invité fait son évènement dans l'évènement : Il assiste aux ateliers qu'il a choisis, aux conférences qui l'intéressent... BNP Paribas - Journées Top Managers 1600 invités venant de 70 pays et 27 entités du groupe, expriment des choix de conférences et ateliers : plus de 95% des participants assistent aux conférences de leur premier choix. 5 - Après l'évènement, faire perdurer et capitaliser Les invités restent connectés après l'évènement... L'invité reçoit un de remerciements. Il participe à une enquête de satisfaction en ligne, trouve sur le site dédié des vidéos, albums photos et présentations de l'évènement. Cas AMS Network Convention - BNP Paribas Contenu en ligne avant et après l'évènement : - 46 présentations, 8 vidéos en streaming, - 7 albums photos. - En moyenne par invité : 6 visites avant et 3 après, pour un total de 28 pages vues Pour l'organisateur : reporting statistique - gestion multi-évènements Pour ses budgets et plannings annuels, pour sa direction, ou son mandataire, l'organisateur trouve sur la plate-forme des tableaux récapitulatifs, des statistiques de l'évènement ou multi-évènements... Pour un grand compte en licence sur 2 ans des coûts administratifs réduits jusqu'à 70%. Environ 30 sociétés en licence annuelle en 2008, 55 évènements par an en moyenne, de 5 à 500 Hors-média planning : d'un évènement à l'autre, sur une ou plusieurs années, adaptation des activités et formats, scoring invités grâce aux statistiques... 10

11 Seule solution sur le marché intégrant la gestion online complète d'un évènement professionnel, Evenium représente la rupture, aussi bien en termes d'outils que de process ou de vécu des invités. Fusion d'un outil de traitement et d'un outil de communication, la plate-forme online introduit pour la première fois dans le monde de l'évènementiel la capacité d'offrir du "sur-mesure de masse" : un traitement individuel, personnalisé et interactif des souhaits de chaque invité, à un niveau jamais atteint. > Un outil de productivité Evenium est la garantie d'une gestion zéro-défaut. Libérés des tâches fastidieuses, les organisateurs structurent et automatisent leur gestion logistique et budgétaire, collaborent sans effort pour rentabiliser la stratégie évènementielle, et se consacrent à des tâches à plus forte valeur ajoutée (créativité, contenu, relationnel...) > Un outil relationnel Mieux communiquer, mieux échanger pour développer l'image et surtout l'impact des évènements : Evenium place l'humain au centre de sa technologie pour transformer la perception de l'invité et offrir de nouvelles perspectives (adaptation de l'évènement en temps réel, rencontres face-à-face sur mesure...) L'individu est ainsi placé au cœur de l'évènement : ses suggestions, choix et disponibilités sont pris en compte individuellement, il est informé personnellement et rapidement. > Un outil "groupe" Evenium est une solution globale, pérenne et intuitive. Les utilisateurs, qui peuvent être répartis dans le monde entier, bénéficient d'un service professionnel, rapide à implémenter et à faible coût. La plate-forme propose un reporting complet, des résultats chiffrés et historisés, pour une gestion de projets long terme optimale. Quelques chiffres Avec l invitation et l inscription en ligne : - plus de 80% des réponses sont obtenues les 3 premiers jours - un taux de no-shows* divisé par 3 Avec la gestion temps réel en ligne : - un gain de temps estimé entre 9 et 40 jours-hommes, pour un séminaire de 200 personnes, selon sa complexité - des économies de 4 à 6 euros par participant sur un évènement simple de 100 personnes : le coût de gestion des invités est réduit de 30 à 75% * personnes confirmées qui ne se présentent pas le jour J 11

12 L'équipe dirigeante Avner Cohen-Solal Polytechnicien (X93) et diplômé de Telecom Paris (ENST) en 1998, Avner Cohen-Solal intègre Bouygues Telecom puis Schlumberger, sur des projets d'applications Java sur cartes à puces pour téléphones mobiles. Promis, comme son compagnon de promotion Eric Amram, à une brillante carrière dans les plus grandes entreprises du monde, il décide pourtant à 28 ans de tracer sa propre voie en fondant Evenium en Eric Amram Polytechnicien (X93) et diplômé de l'ensta et du M.I.T. aux États-Unis, Eric Amram entre au service R&D en Informatique et Robotique de la Délégation Générale pour l'armement. En parallèle, il enseigne en tant que Maître de Conférences à l'ensta. Suite à une mission de conseil en "e-business", il fonde Evenium en 2000 avec Avner Cohen-Solal, et en devient le Directeur Général. L'équipe opérationnelle Evenium compte 21 salariés fin Afin de répondre aux mieux aux attentes de ses clients, Evenium a choisi une équipe présentant un profil double : ses chefs de projets sont également les développeurs de la solution. Ils sont ainsi plus à même de développer des modules ergonomiques, intuitifs, finement adaptés au plus près des besoins. 12

13 13 Aujourd'hui, deux tiers du CAC40 utilisent la technologie Evenium. Tout comme de nombreuses agences partenaires et entreprises, de toutes tailles et tous secteurs, en France et à l'international.

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