PORTFOLIO MANAGEMENT SECTOR INSIGHT. Get Moving on Your Immovables! Workspace 2.0

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1 PORTFOLIO MANAGEMENT SECTOR INSIGHT Get Moving on Your Immovables! Workspace 2.0

2 GET MOVING ON YOUR IMMOVABLES! Workspace 2.0: From Pilot to Poten?al The real property porcolio is one of the largest organiza?onal spends, therefore, adop?ng an effec?ve management approach essen?al. Do we have too much real property? Do we know what we need and what to keep? Is the porcolio performing well and mee?ng expecta?ons? Can we afford to maintain what we have? Are we missing opportuni?es for enterprise solu?ons? The next evolu?on of Workspace Management will allows you to go into deeper op?miza?on of your assets, truly unlocking the value of real estate poten?al, and deliver sustainability benefits.

3 Characteris*cs Workspace 1.0 Workspace 2.0 Scope Floor / Building / Business Unit Na?onal PorColio/mul? agency Space Standards Pilot, Specific business units Standards Use of Assets Basic resilience of space Master planning, disposi?ons Seat:FTE Ra?os 1.0:1.25 Based on asset planning and work habits Metrics Design vs. actual metrics Actual U?liza?on and space performance Fact based business decisions Human behavior Resistance AZract and retain talent Where should I work today? Fixed loca?on / Mobile By func?on IT Access, security Online collabora?on, teamsites, Paperless HR Outcome based management Labour arbitrage, Brand, Talent Financial Beneficial impact on facili?es costs, MAC costs, rent expenses. Disposi?ons, informed investments. Factual and fiscally responsible investment of assets Sustainability Some benefits Maximum benefits

4 Essential Data for Workspace 2.0 Integrated data provides a factual reference to highlight non- performing assets Occupancy Tracking Chargeback Reservation System Sensorbased Utilization Data FM & Lease Information = Strategic Decisionmaking Framework Understand: Understand: Understand: Understand: Understand: Supply & Demand Current alloca?on and perceived need vs. head count Adjacency and departmental rela?onships Cost at the individual workspace / room level Cost at the org / department level Opportuni?es for efficiency / greater cost effec?veness Planned u?liza?on at individual workspace level Planned u?liza?on of collabora?on and support spaces Actual u?liza?on Live data vs point in?me snap shot How rooms / spaces are u?lized (i.e. mee?ng room for 6 typically occupied by 2 people) Lease end dates Opportuni?es for expansion / reduc?on of footprint Facility performance Sustainability metrics

5 Optimization Scenarios: Integrated Portfolio Analytics Strategic Decisionmaking Framework

6 Challenges / Opportuni?es Leadership: E2E Strategic PorColio Master Planning CRE, IT and HR leadership Measurement: Assimila?on of data into an itera?ve planning tool Sustainable Metrics Actual u?liza?on People: Rela?onship Management Supply & Demand Change Management

7 Workspace 2.0 Workspace 1.0 ü Maximized use of Assets ü Demonstrate financial responsibility ü Resilient, Flexible workplaces ü Op?mized Facili?es expenses ü Eliminate MAC Costs ü Maximize Sustainability Benefits ü AZract and retain talent

8 y Workspace 2.0 needs to be changed his age; everything else was taken from the govt program LA GESTION DES PORTEFEUILLES: UNE MEILLEURE CONNAISSANCE DES SECTEURS Mobilisez votre immobilier! Milieu de travail 2.0

9 Mobilisez votre immobilier! Milieu 2.0 : Du projet pilote aux bienfaits poten?els Un défi commun pour toutes les organisa?ons de biens immobiliers à travers le monde est de trouver une façon de ra?onaliser les coûts et op?miser l efficacité de la ges?on de leurs portefeuilles. Est- ce que nous avons trop de biens immobiliers? Savons- nous ce dont nous avons de besoin et ce que nous devrions garder? Est- ce que le portefeuille produit de bons résultats et répond aux azentes? Avons- nous les moyens d entretenir ce que nous avons? Est- ce que nous manquons des occasions pour des solu?ons d entreprise? La prochaine étape de l évolu?on de la ges?on des milieux de travail vous permezra d op?miser encore davantage vos ac?fs en exploitant la pleine valeur du poten?el de l immobilier et en offrant d importants bienfaits en ma?ère de durabilité.

10 Caractéris*ques Milieu 1.0 Milieu de travail 2.0 Portée Étage / Immeuble / Unité Portefeuille na?onal /mul?- agences Normes d espace Pilote, unités d affaires par?culières Normes U?lisa?on des ac?fs Résilience de l espace Plans directeurs, disposi?on Sièges : Ra?os ETP 1.0:1.25 Basé sur la planifica?on des ac?fs et les habitudes de travail Mesures Concep?on vs mesures réelles U?lisa?on et performance réelle de l espace Décisions d affaires axées sur des faits Comportement humain Résistance Aorer et maintenir en poste des employés de talent Où devrais- je travailler aujourd hui? Emplacement fixe / mobile Selon les fonc?ons TI Accès, sécurité Collabora?on en ligne, sites d équipe, sans papier RH Ges?on axée sur les résultats Arbitrage, marque, talent Finances Incidence avantageuse sur les coûts liés aux installa?ons, coûts DAC, frais de loca?on Durabilité Quelques avantages Avantages maximaux Disposi?ons, inves?ssements éclairés. Inves?ssement d ac?fs factuel et responsable sur le plan fiscal

11 Milieu de travail 2.0 Données essentielles Les données intégrées offrent une référence factuelle, permezant de surligner les ac?fs à faible rendement Suivi des taux d occupation Imputation des frais Système de réservation Données d utilisation basées sur des Renseigne ments sur la GI et les baux capteurs = Cadre pour la prise de décision stratégique Comprendre : Comprendre : Comprendre : Comprendre : Comprendre : L offre et la demande La répar??on actuelle et les besoins perçus vs le nombre d employés La con?guïté et les rela?ons ministérielles Les coûts au niveau du milieu de travail individuel / local Les coûts au niveau organisa?onnel / ministériel Les possibilités d efficience / rentabilité accrue L u?lisa?on planifiée du milieu de travail au niveau individuel L u?lisa?on planifiée des espaces de collabora?on et de sou?en L u?lisa?on réelle Les données réelles vs. les aperçus ponctuels La façon dont les salles et espaces sont u?lisés (p. ex. u?lisa?on par 2 pers. d une salle de réunion prévue pour 6 pers.) Les dates d échéance des baux Les possibilités d élargissement / réduc?on de l empreinte Le rendement des installa?ons Les mesures de durabilité

12 Scénarios d optimisation : Analyse du portefeuille intégré Cadre pour la prise de décision stratégique

13 Défis / Occasions Leadership : Planifica?on directrice et stratégique des portefeuilles E2E Leadership en ma?ère d immobilier d entreprises, de TI et de RH Mesure : Assimila?on des données dans un ou?l de planifica?on itéra?f Mesures durables U?lisa?on réelle Gens : Ges?on des rela?ons l offre et la demande Ges?on du changement

14 Milieu de travail 2.0 Milieu de travail 1.0 ü U?lisa?on maximale des ac?fs ü Responsabilité financière éprouvée ü Milieux de travail résilients et flexibles ü Op?misa?on des dépenses liées aux installa?ons ü Élimina?on des coûts de DAC ü Maximisa?on des bienfaits en ma?ère de durabilité ü Recrutement et main?en en poste des talents

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