Automatisation des comptes payables l a t r a n s f o r m a t i o n n u m é r i q u e d u P u r c h a s e t o P a y

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Paule Duval
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1 Automatisation des comptes payables l a t r a n s f o r m a t i o n n u m é r i q u e d u P u r c h a s e t o P a y

2 Déroulement de la présentation Présentation des intervenants (5 mn) Présentation du Groupe T2i (10mn) Une histoire de P2P (45 mn) Témoignage de la Corporation du Fort St-Jean (15 mn) Questions Échange (30 mn) 2

3 Les intervenants Corporation du Fort St-Jean Stéphane Potvin, Coordonnateur Technologies de l information InfoSynergique Yves Anctil, Président Camille Morin, Consultante implantation Sage 300 Groupe T2i Jean-Louis Sadokh, Associé, France Jean-Sébastien Stegen, Responsable de l offre, Suisse Fabrice Meichtry, Directeur de projets, Québec Patrick Galamé, Directeur du développement des Affaires, Montréal 3

Groupe T2i Jean-Louis Sadokh, Associé, France Jean-Sébastien Stegen, Responsable de l offre, Suisse

4 Présentation du Groupe T2i 4

5 Le Groupe T2i en Bref Éditeur de logiciels 5

6 Nos savoir-faire Spécialiste métiers Immobilier Transport & Logistique Distribution & Commerce Assurances & Banques Services & Industries Administrations Publiques Expert infrastructure cloud Architectures complexes Managed Services SaaS Hébergement Services Domaines de compétences s Factures fournisseurs Comptes de dépenses GED (tous documents) Parapheur numérique Traitement de chèques Éditeur de la gamme XPERT.LINE 6

complexes Managed Services SaaS Hébergement Services Domaines de compétences s Factures fournisseurs

7 Les bénéfices de l automatisation des comptes payables Réalisez des économies durables Réduction des coûts de traitement de 60% Suppression totale du papier Suppression de la saisie manuelle Escomptes pour paiement rapide et plus encore Améliorez la productivité Gagnez en fiabilité grâce à la traçabilité Améliorez votre image auprès des tiers Des factures immédiatement accessibles 7

Escomptes pour paiement rapide et plus encore Améliorez la productivité Gagnez en fiabilité

8 Solutions ERP connectées 8

9 Partenaires d affaires 9

10 Succès client: Transports Malherbe Témoignage Transports Malherbe 10

11 La transformation numérique du P2P 11

12 La transformation numérique du P2P L entreprise La compagnie Universelle Inc. commande des marchandises auprès de son fournisseur Stanex c l i e n t f o u r n i s s e u r c o m m a n d e 12

13 Comment ça se passe? Validation Bon de commande Est-ce le bon prix? Compte payable Comptabilisation Réception Est-ce la bonne quantité? Paiement Commande Bon de livraison Facture 13

14 Dématérialiser le bon de commande BON Bon DE de COMMANDE commande Production du PO/bon de commande Signature du bon de commande Envoi par du bon de commande signé COMMANDE Commande Réception du bon de commande 14

Signature du bon de commande Envoi par email du bon de

15 Dématérialiser le bon de réception BON DE COMMANDE BON DE RECEPTION Saisie du bon de réception Réception COMMANDE BON Bon de DE LIVRAISON livraison 15

16 Dématérialiser le compte payable Capture Dématérialiser les comptes payables Flux BON DE COMMANDE Traitement et automatisation des comptes payables BON DE RECEPTION COMPTE Compte PAYABLE payable Validation Comptabilisation Paiement COMMANDE BON DE LIVRAISON FACTURE Facture 16

comptes payables BON DE RECEPTION COMPTE Compte PAYABLE payable

17 Transformation numérique du purchase to pay solution modulaire et évolutive qui permet d être «électronique» tout le long du circuit de traitement depuis les achats jusqu aux paiements, s appuyant sur la solution comptable Sage300 Capture Flux 17

le long du circuit de traitement depuis les achats jusqu aux

18 Et mes documents? Gestion Electronique Documents 18

19 Et mes documents? ERP Documentaire Gestion Electronique Documents 19

20 Témoignage Corporation du Fort St-Jean 20

21 Présentation de la Corporation du Fort St-Jean Projet dématérialisation et GED d entreprise Contexte Optimiser et automatiser le traitement des comptes payables. La solution sera intégrée à Sage 300. Le système de gestion électronique de documents permettra également de gérer les documents entrants et sortants. Objectifs Diminuer les temps et les coûts de traitement (comptes payables), de gestion et de contrôle. Assurer la dématérialisation des documents reçus. Automatiser les flux d approbation des factures (Workflow). Centraliser et faciliter la gestion documentaire (recherche, classement, sécurité et intégrité) Éliminer les photocopies de dossier et les reclassements. Simplifier le travail de maintenance, améliorer la productivité, la fiabilité et la collaboration. Se préparer à une croissance de l entreprise 21

22 Présentation de la Corporation du Fort St-Jean La Solution Numérisation des factures papier ou traitement des fichiers numériques Classification et indexation automatique des factures (Modèles ou freeform) Validation des fournisseurs (SAGE 300) Validation des données extraites Gérer les exceptions (Workflow) Libération des données (SAGE 300) avec correspondance PO Libération des fichiers (vers la GED - Xpert.ECM) Gestion des lots de paiement Gestion des documents entrants et sortants (GED - Xpert.ECM) 22

23 Présentation de la Corporation du Fort St-Jean Données du projet Traitement d environ 1,000 factures par mois générées par environ 150 fournisseurs. Correspondance des PO et fournisseurs avec SAGE 300 Environs 50,000 pages de documents importées dans la GED la première année Phases du projet Phase 0 : Installation logiciels Phase 1 : Traitement des comptes payables y compris workflow d exceptions Phase 2 : Workflow Lot de paiement Phase 3 : GED d entreprise Phase 4 : Accompagnement au démarrage des solutions (en cours) Phase 5 : Modélisation (modèle et type de document) 23

24 Présentation de la Corporation du Fort St-Jean Avancement et difficultés du projet Plus de temps passé en atelier GED avec les départements. PAC (11) plus complexe. Validation des PAC en pré-production. (Temps usagers) Implémentation de la sécurité sur les PACs. (Analyse) Durée du projet Planification de sept. à mars, réel de sept. à juin Suite du projet Continuer la modélisation des modèles de facture fournisseur. Modéliser les autres type de documents. (Bon de réception, bon de livraison, plan autocad, etc ) Scan des dossiers en cours 24

25 Présentation de la Corporation du Fort St-Jean Points forts de la solution Intégration avec Sage 300 (connecteur) Efficacité de la reconnaissance Workflow Développement d écran personnalisé (lot de paiement) Accès (chemin) à un document, ex.: Rapports BI (drill-down jusqu à la facture) connecteur pour requêtes externes (services Web) Traitement des courriels entrant Points à améliorer Calendrier de conservation (pas disponibles initialement) Gestion des versions (historique) d un document (pas disponibles initialement) Petite lenteur due à Silverlight, qui disparait avec la nouvelle version ECM 4 Écrans de maintenance des documents actifs, semi-actifs et inactifs Rapports statistiques et de gestion (ex.: changement de statut des documents) 25

26 Présentation de la Corporation du Fort St-Jean Fournisseur T2i Capacité de T2i à livrer une solution de gestion électronique de documents corporatifs Entreprise réceptive aux demandes d améliorations Travail et collaboration efficace Un personnel intéressé Partenaire capable d assister l équipe TI de CFSJ Respect des engagements 26

27 Période de questions 27

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