Guide de gestion du temps

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1 Guide de gestion du temps Particularités pour le personnel de soutien du Service de sécurité et de prévention (SSP) visé par la lettre d entente no 37

2 Gestion du temps Particularités du personnel de soutien du Service de sécurité et de prévention (SSP) visé par la lettre d entente no 37 Table des matières Information générale... 2 Horaire de travail et rémunération... 2 Solde des banques... 3 Déclaration des exceptions... 4 Jour férié travaillé... 4 Jour férié chômé... 4 Reprise du jour férié... 4 Heures supplémentaires... 5 Reprise des heures supplémentaires en banque... 5 Prime de chef d équipe... 6 Prime de quart... 6 Heures payées échangées (échange de quart de travail)... 7 Congé mobile... 8 Types d absence inclus dans la liste des codes de temps... 8 Types d absence non inclus dans la liste des codes de temps... 9 Absence pour cause de maladie... 9 Retour au travail progressif Congé sans traitement partiel Horaire d été i

3 Information générale Ce document s adresse au personnel de soutien du Service de sécurité et de prévention (SSP) qui a un horaire tel que défini dans la lettre d entente no 37. Il vise à vous renseigner sur les particularités en gestion du temps spécifiques à votre groupe d emploi. Comme il s agit d un complément d information au document Déclaration des heures de travail, nous vous recommandons de prendre connaissance de ce dernier au préalable dans la section Libre-service employé du site Web des Ressources humaines. Remarques : Si vous avez un horaire normal de 35 heures par semaine ou aucun horaire (employé à temps fait, temps payé), vous pouvez vous référer au document Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué. La liste de tous les codes d exception figurant dans la liste déroulante de votre feuille de temps est aussi diffusée dans la section Boîte à outils de PeopleSoft RH sous Gestion de temps. Ces codes de déclaration étant nombreux, il convient de consulter votre supérieur immédiat, la personne responsable des ressources humaines ou votre convention collective pour savoir exactement quel code utiliser en cas de doute. Certains codes, même s ils sont disponibles, impliquent une autorisation au préalable par le supérieur immédiat (heures supplémentaires par exemple). Horaire de travail et rémunération Votre horaire de travail contient des semaines de travail de plus et de moins de 35 heures par semaine. Celuici est défini dans la lettre d entente no 37 qui stipule que la durée de la journée normale de travail est entre huit (8) heures et dix (10) heures. Même si votre horaire de travail contient des semaines de plus et de moins de 35 heures, vous serez rémunéré 35 heures chaque semaine. C est-à-dire 70 heures par période de paie. Si vous travaillez plus de 70 heures, l excédent sera soustrait de votre paie et déposé dans une banque (voir la ligne «Étalement heures payées» sur l image ci-dessous). Si vous travaillez moins de 70 heures, la différence sera ajoutée à votre paie et retirée de votre banque (voir la ligne «Étalement heures payées» sur l image ci-dessous). À la fin de la période de 5 semaines, le solde de votre banque sera nul, tel que présenté sur l image ci-dessous. EMPLOYÉ ACTIF L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D Horaire de travail réel et dans PSRH Jour 8,25 8,25 8,25 8,25 8,25 8,25 8,25 57,75 Soir 8,25 8,25 8, ,25 8,25 8,25 59,5 Nuit 8,25 8,25 8,25 8,25 8,25 8,25 8,25 57,75 1 TEMPS PRÉSENT À L'HORAIRE (TRAVAILLÉ ET PAYÉ) 0 0 8,25 8,25 8, ,25 8,25 8,25 8, ,25 8,25 8, ,25 8,25 8,25 8, ,25 8,25 8, ,25 8,25 8, ÉTALEMENT HEURES PAYÉES 10,25 2-6, TOTAL ÉTALEMENT HEURES PAYÉES 10,25 12, TOTAL PAYÉ (1 + 2) Figure 2: Horaire de travail versus rémunération Sur votre bulletin de paie, dans la section Heures et revenus, à la rubrique Étalement heures, vous verrez le détail des heures d étalement. Le nom de la banque utilisée est Compression semaine travail. La section suivante mentionne à quel endroit la consulter. Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 2

4 Solde des banques C est dans PeopleSoft RH que vous consultez vos banques de temps. Celles-ci y sont exprimées en heures et figurent dans votre feuille de temps sous la rubrique Soldes congés congés compensatoires (vacances accumulées, ancienneté, banque de disponibilité, compression semaine travail, etc.) Voici les renseignements que vous verrez dans le tableau. Sachez que le solde enregistré ne tient pas compte des changements qui auraient pu avoir eu lieu dans vos conditions d emploi ou des vacances que vous auriez déclarées depuis le traitement de votre dernière paie. Vous retrouverez également ces renseignements sur votre bulletin de paie électronique, dans le coin inférieur gauche, sous la rubrique Banque Remarques sur la banque Compression semaine travail : Il est à noter que la banque Compression semaine travail, qui permet le cumul des heures payées par rapport aux heures travaillées est visible uniquement dans votre feuille de temps et non sur votre bulletin de paie. Remarques sur le congé mobile : Le congé mobile est visible sur le bulletin de paie électronique du personnel régulier ainsi que dans le libre-service. Contrairement aux autres banques, il ne figure pas dans la feuille de temps sous la rubrique Soldes congés et congés compensatoires puisqu il ne constitue pas une banque. Si vous n avez pas écoulé votre congé mobile, vous verrez le chiffre «1» sous la rubrique Banque du bulletin de paie ou à la colonne Congé mobile de la page Consultation Solde vacances directement dans le libre-service. Si vous l avez pris, «0» sera inscrit. Le congé mobile du personnel temporaire est intégré à la banque de vacances. Remarques pour les employés temporaires : Tout comme les employés de soutien réguliers, le personnel de soutien temporaire est tenu de déclarer ses exceptions dans PeopleSoft RH. Puisque les conditions d emploi varient d un statut d emploi à l autre (p. ex. gestion des vacances, du congé mobile et des heures de travail supplémentaires, etc.), les banques dans le tableau Soldes Congé et congés compensatoires et les codes de déclaration figurant dans la liste déroulante de la feuille de temps diffèrent. Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 3

5 Déclaration des exceptions L horaire étant déterminé, seules les exceptions sont à déclarer dans votre feuille de temps, c est-à-dire tout changement à votre semaine normale de travail. Cela inclut un congé de maladie (absence de deux jours et moins), les heures de vacances, une participation à une séance de formation, etc. Remarques : Si vous respectez votre horaire de travail normal (pas d exception à déclarer), inutile de remplir votre feuille de temps et de la soumettre à votre supérieur immédiat, à moins d avis contraire de ce dernier. Vous n avez pas à faire de déclaration dans PeopleSoft RH en ce qui a trait à un mouvement à long terme (congé de maternité, maladie courte invalidité (plus de 2 jours), congé parental, etc.) Les tableaux suivants présentent les principaux types de déclaration des exceptions dans la feuille de temps. Jour férié travaillé Option 1 : Rémunération automatique du jour férié et rémunération des heures travaillées au taux de salaire habituel majoré de 100 %. Vous devez inscrire les heures travaillées avec le code SU2 Temps suppl. payé x2 et le système appliquera la majoration de 100% (pour le personnel régulier et temporaire). Option 2 : Rémunération automatique du jour férié et report en banque des heures travaillées à taux double. Vous devez inscrire les heures travaillées avec le code BS2 Temps suppl. report bq x2 (possible pour le personnel régulier uniquement) : Jour férié chômé Si le jour férié est chômé, il n y a aucune déclaration à faire dans la feuille de temps. La rémunération du congé se fait automatiquement selon l horaire de travail habituel. Si le férié coïncide avec l un des jours de congé hebdomadaire (autres que le samedi et le dimanche), il est reporté en banque (pour le personnel régulier et temporaire). Reprise du jour férié Si vous comptez prendre congé en puisant dans votre banque d heures fériées, vérifiez d abord le solde soit dans le tableau Solde congés et congés compensatoires dans votre feuille de temps ou sur votre plus récent bulletin de paie. Vous pourrez ainsi vous assurer d avoir suffisamment d heures en banque pour couvrir la durée de votre absence. Lors de la reprise du férié, vous devez inscrire le code BFT - Reprise banque fériés (REG) si vous êtes un employé régulier ou le code BFS - Reprise banque fériés (Temp) si vous êtes un employé temporaire. Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 4

6 Reprise du jour férié Exemple d une journée de reprise de férié pour un employé régulier : Heures supplémentaires Un membre du personnel de soutien peut demander à être rémunéré pour les heures de travail effectuées en dehors de son horaire normal de travail et autorisées par le supérieur immédiat. Il peut aussi choisir de déposer de telles heures dans la banque prévue à cet effet, selon l article de la convention collective (seulement pour le personnel régulier). La rémunération et la mise en banque des heures de travail supplémentaires sont gérées dans PeopleSoft RH. Les heures de travail supplémentaires effectuées doivent être déclarées dans votre feuille de temps les jours durant lesquels vous les avez réellement effectuées. À partir de la liste déroulante, vous devez y associer le code de temps approprié en vous basant sur les dispositions de votre convention collective. Exemple d heures supplémentaires à être immédiatement rémunérées : Exemple d heures supplémentaires à mettre en banque afin de reprendre ce temps ultérieurement : NOTE : Disponible seulement pour le personnel régulier. Exemple d heures supplémentaires à être en partie rémunérées et en partie mise en banque : Reprise des heures supplémentaires en banque Si vous comptez prendre congé en puisant dans votre banque d heures supplémentaires, vérifiez d abord le solde, soit dans le tableau Solde congés et congés compensatoires dans votre feuille de temps ou votre plus récent bulletin de paie. Vous pourrez ainsi vous assurer d avoir suffisamment d heures en banque pour couvrir la durée de votre absence. Vous devez inscrire les heures de reprise avec le code BSU Reprise temps supplémentaire. (disponible pour le personnel régulier seulement) Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 5

7 Reprise des heures supplémentaires en banque Exemple d un employé qui prend une journée de reprise de temps supplémentaire : Prime de chef d équipe Si la fonction de chef d équipe fait partie de vos conditions de travail, vous n avez pas à inscrire la prime associée à votre horaire régulier dans votre feuille de temps. Si vous assumez la fonction de chef d équipe alors qu elle ne fait pas partie de vos conditions de travail, un remplacement par exemple, vous devez inscrire les heures travaillées correspondant à cette prime afin qu elle soit rémunérée. Vous devez inscrire les heures de prime avec le code PCH Prime de chef d équipe. Exemple d un employé ayant été chef d équipe toute la semaine Si vous avez la responsabilité de chef d équipe lorsque vous effectuez du temps supplémentaire, vous devez inscrire les heures de prime avec le code PC15 Prime chef d équipe X1.5 ou PCH2 - Prime chef équipe X 2. Prime de quart Prime du samedi et du dimanche La prime du samedi et du dimanche est toujours générée automatiquement par People Soft RH. Vous n avez aucune déclaration d heures à faire dans votre feuille de temps. Prime de soir et de nuit Si le quart de travail donnant droit à une prime de soir et/ou de nuit fait partie de votre horaire régulier, vous n avez pas à inscrire la prime dans votre feuille de temps. Pour savoir si vos primes sont incluses, lorsque vous accédez à votre feuille de temps, vous devez cliquer sur le bouton Utiliser horaire, les codes de déclaration du temps suivants sont présents : REGS-Temps régulier SOIR taux base; ou REGN-Temps régulier NUIT taux base. Remarque : Vous devez inscrire les heures travaillées correspondant à la prime de soir et/ou de nuit devant être rémunérée seulement si ces heures constituent une exception à votre horaire habituel de travail. Par exemple, lors d un échange de jour de travail tel que mentionné dans la section suivante. Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 6

8 Heures payées échangées (échange de quart de travail) L article de la convention collective précise qu il est possible pour deux employés de faire un échange d horaire de travail après autorisation par le supérieur immédiat. Dans ce cas vous devez déclarer vos heures de travail et vos primes de soir et/ou de nuit tel que mentionné dans les exemples ci-dessous. Exemple d une personne ayant échangée son quart de travail du mercredi soir avec un collègue ayant un quart de travail le mercredi de jour : Feuille de temps de l employé avant la déclaration Feuille de temps de l employé après la déclaration Vous devez : Supprimer le code REGS-Temps régulier SOIR taux base Inscrire le code HPE-Heures payées échangées Lorsque le code HPE-Heures payées échangées est déclaré dans votre feuille de temps, aucune prime n est payée. Exemple d une personne ayant échangée son quart de travail du mardi de jour avec un collègue ayant un quart de travail le mardi de nuit : Feuille de temps de l employé avant la déclaration Feuille de temps de l employé après la déclaration Vous devez : Supprimer le code REG-Temps régulier taux base Inscrire le code HPE-Heures payées échangées Inscrire le code PNU-Prime de nuit Remarque : Les codes de déclaration du temps REGS et REGN sont présents à titre indicatif dans le menu déroulant de la feuille de temps. Ces codes NE doivent PAS être utilisés pour la déclaration d exceptions dans la feuille de temps. Ils ne permettent pas la génération des primes de quart. Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 7

9 Heures payées échangées (échange de quart de travail) Résumé des situations possibles d échange de quart Quart de travail prévu Quart de à l horaire et (code de travail temps inscrit à la travaillé Quoi faire dans la feuille de temps? feuille de temps) Jour (REG) Soir Supprimer les heures sous le code REG-Temps régulier taux base Inscrire les heures sous le code PSO-Prime de soir Jour (REG) Nuit Supprimer les heures sous le code REG-Temps régulier taux base Inscrire les heures sous le code PNU-Prime de nuit Soir (REGS) Jour Supprimer les heures sous le code REGS-Temps régulier SOIR taux base Soir (REGS) Nuit Supprimer les heures sous le code REGS-Temps régulier SOIR taux base Inscrire les heures sous le code PNU-Prime de nuit Nuit (REGN) Jour Supprimer les heures sous le code REGN-Temps régulier NUIT taux base Nuit (REGN) Soir Supprimer les heures sous le code REGN-Temps régulier NUIT taux base Inscrire les heures sous le code PSO-Prime de soir Congé mobile Le congé mobile est disponible pour le personnel régulier seulement. Il est à noter que le congé mobile se déclare une seule fois par année de référence (1 er juin au 31 mai). Il s agit d une journée entière, selon votre horaire normal de travail. Ce congé n est pas reportable d une année à l autre, ni monnayable. Une fois utilisé, ce code demeure dans le menu déroulant, mais s il est utilisé plus d une fois dans une même année de référence, il sera bloqué lors du traitement de la paie. Vous devez inscrire les heures de congé avec le code CMR Congé mobile (pers. Régulier). Exemple d un employé qui prend son congé mobile Remarque : Pour le personnel temporaire, ce congé est intégré dans la banque de vacances au prorata des heures travaillées. Par conséquent, l option Congé mobile n apparaît pas dans votre liste déroulante des codes de la feuille de temps. La prise de ce congé constitue donc une prise d heures de vacances. Types d absence inclus dans la liste des codes de temps Certaines absences sont énumérées dans la liste des codes d exceptions comme les vacances, l activité syndicale, le congé de naissance, etc. Vous n avez qu à les sélectionner dans votre feuille de temps et indiquer le nombre d heures visées. Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 8

10 Types d absence inclus dans la liste des codes de temps Exemple d un employé qui prend une journée de vacances : Exemple d un employé qui prend une demi-journée de perfectionnement : Remarque : En déclarant 4,00 heures le lundi, le système comble automatiquement le reste de la journée en temps régulier en fonction de l horaire établi. Il n est donc pas nécessaire de déclarer ces dernières heures. Types d absence non inclus dans la liste des codes de temps Certains congés ou absences pour raisons familiales ou autres, prévus à vos conditions de travail, n ont pas un code d exception spécifique. Pour les déclarer, vous devez choisir le code Absence rémunérée ou Absence non rémunérée, selon ce que prévoient vos conditions de travail et l entente avec votre supérieur immédiat. En cas de doute, communiquez avec votre supérieur ou la personne responsable de la gestion du temps pour votre secteur au Vice-rectorat aux ressources humaines. Exemple d une personne ayant pris sa journée octroyée pour déménagement un mardi et s étant fait approuver une journée d absence sans solde le lundi : Absence pour cause de maladie Un maximum de deux journées consécutives d absence maladie sans billet médical peut être déclaré dans une feuille de temps. À la troisième journée consécutive d absence, un billet médical doit être transmis à la Direction Santé et mieux-être au travail. Cette direction prendra en charge l inscription de l absence au dossier de l employé. La rémunération sera versée automatiquement à compter de la date de début de l invalidité indiquée par le médecin traitant. Exemple d une personne ayant cinq jours d absence maladie débutant un lundi avec un billet médical indiquant un début d invalidité le mercredi : Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 9

11 Absence pour cause de maladie Remarque : Dans le cas où le billet médical reçu par la Direction Santé et mieux-être au travail indique le début d invalidité le lundi, vous n avez aucune saisie à faire dans votre feuille. Retour au travail progressif Lorsqu une personne revient progressivement d une invalidité (courte ou longue), sa feuille de temps est activée selon son horaire habituel. Comme le traitement de la paie se fait selon cet horaire, les journées non travaillées doivent obligatoirement être déclarées par l employé. Exemple d une personne en retour progressif d une période d invalidité de longue durée : Congé sans traitement partiel Lorsqu une personne prend un congé sans traitement partiel, incluant le congé parental, un horaire temporaire qui tient compte des journées non travaillées pour la durée du congé lui est attribué dans sa feuille de temps. Les absences découlant de ce congé partiel n ont donc pas à être déclarées par l employé. Les personnes visées reçoivent un avis écrit des Ressources humaines confirmant la création de ce nouvel horaire. Horaire d été L horaire d été est géré par les unités. Par conséquent, il n y a rien à déclarer dans la feuille de temps. Remarque : Pour connaître les modalités de correction ou modification d une feuille de temps pour une période de paie antérieure, reportez-vous au document Déclaration des heures de travail. Particularités du personnel de soutien du (SSP) visé par la lettre d entente no 37 10