PROCÉDURE POUR LES DÉPLACEMENTS

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1 PROCÉDURE POUR LES DÉPLACEMENTS PRÉAMBULE La Fondation juge que les déplacements des membres de sa communauté sont nécessaires et souhaitables dans une optique de recherche, d apprentissage, de dissémination des idées, de réseautage, de rayonnement de ses membres et de visibilité pour la Fondation, tant d un bout à l autre du Canada qu ailleurs dans le monde. À l aide de ses différents programmes, la Fondation accroît la capacité des membres de la communauté Trudeau à se déplacer pour accroître leur savoir ou en faire bénéficier la société. Le présent document appuie l application de la Politique sur les déplacements en définissant clairement la marche à suivre pour les déplacements défrayés par la Fondation, en fonction des différentes catégories de voyageurs. Il sera révisé de temps à autre au besoin. A. RÉCIPIENDAIRES DU PROGRAMME DE BOURSES Allocation de recherche, de voyage et de réseautage Avion 1. Les frais de déplacement des boursiers seront déduits de leur allocation de recherche, de voyage et de réseautage, conformément à l entente de financement en vigueur. 2. La Fondation incite les boursiers à faire un usage avisé et responsable de leur allocation, en tenant compte des implications environnementales et sociales de leurs arrangements de voyage. 3. Le boursier doit voyager en classe économique en prenant soin de faire ses réservations à l avance et d adapter son emploi du temps afin de profiter des tarifs réduits au lieu de payer le plein tarif de la classe économique. 4. Si le coût total du voyage est réduit parce que le boursier a adapté son emploi du temps à cette fin (par exemple, en demeurant à destination le samedi soir), il est possible dès lors de demander le remboursement des frais d hébergement et l indemnité quotidienne (per diem) puisque ces dépenses supplémentaires ont été engagées afin d économiser sur le plein tarif de la classe économique en vigueur. 5. Les vols au plein tarif de la classe économique doivent être autorisés à l avance par la Fondation. 6. Les cartes d accès à bord doivent être conservées et soumises en tout temps avec le billet d avion pour fins de contrôle. Page 1

2 Automobile 7. Les frais de transport en voiture sont remboursables lorsque l automobile constitue le mode de déplacement le plus pratique et le plus rentable. 8. Le choix entre louer une voiture ou utiliser son propre véhicule doit être fondé sur les avantages en termes de coûts. a. Location de voiture 9. Les locations acceptées sont limitées à sept jours par voyage, sauf si une autorisation préalable a été obtenue auprès de la Fondation. 10. Le boursier doit louer des véhicules économiques. 11. On peut demander le remboursement de ses dépenses d essence. b. Véhicule personnel 12. Le remboursement s appuie sur le taux par kilomètre. 13. Les dépenses d essence ne sont pas remboursables puisqu elles sont incluses dans le taux par kilomètre. 14. Pour connaître le taux par kilomètre qui s applique à la province ou au territoire d immatriculation du véhicule, le boursier peut consulter l annexe A. Les taux sont ajustés de temps à autre au besoin. Autres modes de transport 15. Les boursiers doivent voyager en classe économique et rechercher le plus bas prix disponible. 16. Les reçus originaux, l itinéraire et le talon du billet doivent être soumis avec la réclamation. Hébergement 17. Les dépenses d hébergement jugées raisonnables (logement commercial ou pension dans un établissement) sont couvertes. 18. Le boursier peut retenir les services de l agent de voyage de la Fondation pour séjourner dans une chambre d hôtel non luxueuse pour un séjour d une durée maximale de sept jours, à moins qu un séjour plus long n ait été autorisé au préalable par la Fondation. 19. Le coût d un logement non commercial (par exemple, pension ou location d un appartement) pour une période de plus de sept jours peut être remboursé sur autorisation préalable par la Fondation. Page 2

3 Indemnité quotidienne 20. Pour ses voyages au Canada, le boursier a droit à un remboursement pouvant atteindre 80 $CAN par jour pour couvrir ses repas, ses faux frais et ses frais de taxi. 21. Pour ses voyages aux États-Unis, le boursier a droit à un remboursement pouvant atteindre 80 $US par jour pour ses repas, ses faux frais et ses frais de taxi. Les montants réclamés doivent être convertis en dollars canadiens en précisant le ou les taux de change de la banque du Canada. 22. Pour ses voyages hors du Canada et des États-Unis, le boursier peut demander une indemnité pour ses repas et ses faux frais. Il peut demander une telle indemnité pour un séjour d une durée maximale de sept jours, à moins qu un séjour plus long n ait été autorisé au préalable par la Fondation. Les taux peuvent être obtenus auprès de la Fondation. L allocation est ajustée de temps à autre au besoin. Autres dépenses 23. Les frais d assurance-voyage décrits au paragraphe 7.0 de l entente de financement, ainsi que les frais de vaccination et de visa sont remboursables. 24. Il incombe au boursier de souscrire sa propre assurance-santé, y compris une assurance-rapatriement, chaque fois qu il est nécessaire de contracter une telle assurance. Réclamation 25. Le voyageur doit annexer les originaux des reçus, des factures ou des autres pièces justificatives (par exemple, cartes d accès à bord pour les voyages en avion) au formulaire de demande de remboursement. 26. Si les reçus, les factures ou les autres pièces justificatives ne fournissent pas suffisamment de renseignements au sujet d une dépense, le boursier doit fournir également une note décrivant la nature de la dépense. 27. Le voyageur doit être prêt à fournir la documentation nécessaire pour appuyer que l option de voyage choisie offrait le prix le plus bas pour ce type de déplacement. La Fondation se réserve le droit de refuser le remboursement complet si les coûts engagés semblent significativement plus élevés que ce qu il en aurait coûté de réserver via l agence de voyage de la Fondation ou à ses tarifs préférentiels. Dans ce cas, on ne rembourserait au voyageur que les coûts raisonnables en fonction des reçus et des renseignements obtenus de la part de l agence de voyage de la Fondation. 28. La Fondation peut demander au boursier de présenter d autres documents ou de fournir d autres renseignements à l appui de sa demande de remboursement. Page 3

4 29. Les confirmations de réservation d hôtel ne peuvent être considérées comme une preuve de paiement. D autres pièces justificatives doivent alors être soumises (p. ex : un reçu de carte de crédit ou un relevé de carte de crédit). 30. Bien que la Fondation n exige pas la présentation de reçus à l appui d une demande d indemnité quotidienne pour un voyage à l extérieur du Canada et des États-Unis, nous recommandons au boursier de conserver les reçus originaux dans le cas peu probable où il ferait l objet d une vérification par l Agence du revenu du Canada, comme preuve du remboursement obtenu de la Fondation. 31. Nous recommandons vivement au boursier de conserver des photocopies des documents originaux qu il joint à ses demandes de remboursement. 32. La Fondation s engage à traiter les demandes de remboursement dans les quatre semaines suivant la réception de toutes les pièces justificatives. B. RÉCIPIENDAIRES DU PROGRAMME DES PRIX DE RECHERCHE Allocation de recherche, de voyage et de réseautage Avion 1. Les frais de déplacement des lauréats seront déduits de leur allocation de recherche, de voyage et de réseautage. 2. La Fondation incite les lauréats à faire un usage avisé et responsable de leur allocation, en tenant compte des implications environnementales et sociales de leurs arrangements de voyage. 3. La norme pour le transport aérien est la classe économique, qui comprend les vols nolisés et autres transporteurs à rabais. 4. Le voyageur doit rechercher les tarifs les plus bas appropriés au voyage. 5. Les modifications d une réservation doivent être minimisées de manière à éviter les frais de changement ou les pertes si le billet n est pas remboursable. 6. Si le coût total du voyage est réduit parce que le voyageur a pris un vol de nuit pour épargner le coût d une nuitée d hébergement, la classe affaires est permise. 7. Le président de la Fondation peut autoriser un voyage en classe affaires dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, si on doit retourner plus tôt que prévu parce qu on tombe malade, qu un accident ou une situation d urgence survient. 8. Le président de la Fondation peut autoriser un voyage en classe affaires pour les voyages de plus de neuf heures. La durée est calculée entre le départ du vol et l arrivée à destination. Page 4

5 9. Les reçus originaux, l itinéraire et les cartes d embarquement doivent être soumis avec la réclamation. Automobile 10. Les frais de transport en voiture sont remboursables lorsque l automobile constitue le mode de déplacement le plus pratique et le plus rentable. 11. Le choix entre louer une voiture ou utiliser son propre véhicule doit être fondé sur les avantages en termes de coûts. 12. Si le voyageur souhaite utiliser sa voiture même s il ne s agit pas de l option la plus économique, la Fondation ne couvrira que le montant équivalent à l option la plus économique. a. Location de voiture 13. Les locations acceptées sont limitées à sept jours par voyage, sauf si une autorisation préalable a été obtenue auprès de la Fondation. 14. Les lauréats peuvent demander le remboursement des dépenses d essence. 15. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. b. Véhicule personnel 16. Le remboursement est calculé en fonction du taux par kilomètre. 17. Pour connaître le taux par kilomètre qui s applique à la province ou au territoire d immatriculation du véhicule, le voyageur peut consulter l annexe A. Les taux sont ajustés de temps à autre au besoin. 18. L itinéraire justifiant le kilométrage (par exemple, un itinéraire point à point tiré du site Web Google Maps) doit être soumis avec la réclamation. Stationnement et taxis Train 19. La Fondation remboursera les frais réels de stationnement. 20. Les frais de taxis sont autorisés lorsqu appropriés. 21. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 22. La norme pour le transport ferroviaire est la classe économique. 23. Les reçus originaux, l itinéraire et le talon du billet doivent être soumis avec la réclamation. Page 5

6 Hébergement Repas 24. Les dépenses d hébergement jugées raisonnables sont couvertes. 25. L hébergement non commercial sera remboursé selon l allocation quotidienne prévue à l annexe B. L allocation est ajustée de temps à autre au besoin. 26. Les reçus originaux doivent être remis avec la réclamation. 27. En règle générale, la Fondation applique les allocations prévues à l annexe B et ne requiert pas de pièces justificatives. Ces allocations sont ajustées de temps à autre au besoin. 28. On peut choisir de soumettre les notes de repas avec la réclamation. Dans ce cas, les frais de repas seront remboursés jusqu à concurrence des allocations prévues à l annexe B. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 29. L allocation ne sera pas versée si un repas était fourni par le transporteur ou lors de la rencontre à laquelle a participé le voyageur. Indemnité quotidienne 30. Le voyageur peut demander le remboursement des faux frais lorsque le déplacement comprend une nuitée à l extérieur. La Fondation applique les taux publiés à l annexe B. Ces taux sont ajustés de temps à autre au besoin. Réclamation 31. Le voyageur doit annexer les originaux des reçus, des factures ou des autres pièces justificatives (par exemple, les cartes d accès à bord pour les voyages en avion) au formulaire de demande de remboursement. 32. Pour des raisons de vérification et de responsabilité, le surclassement de vol ou les segments de vol pour des déplacements non reliés à des événements de la Fondation ne sont pas couverts. 33. Si les reçus, les factures ou les autres pièces justificatives ne fournissent pas suffisamment de renseignements au sujet d une dépense, le voyageur doit ajouter une note décrivant la nature de la dépense. 34. Le voyageur doit être prêt à fournir la documentation nécessaire pour démontrer que l option de voyage choisie présentait le prix le plus bas pour ce type de déplacement. La Fondation se réserve le droit de refuser le remboursement complet si les coûts engagés semblent significativement plus élevés que ce qu il en aurait coûté de réserver via l agence de voyage de la Fondation ou à ses tarifs préférentiels. Dans ce cas, on ne Page 6

7 rembourserait au voyageur que les coûts raisonnables en fonction des reçus et des renseignements obtenus de la part de l agence de voyage de la Fondation. 35. La Fondation peut demander au voyageur de présenter d autres documents ou de fournir d autres renseignements à l appui de sa demande de remboursement. 36. Les confirmations de réservation d hôtel ne peuvent être considérées comme une preuve de paiement. D autres pièces justificatives doivent être soumises (p. ex : un reçu ou un relevé de carte de crédit) et doivent montrer notamment le nom du voyageur, les dates de déplacement et les sommes encourues. 37. Nous recommandons vivement au voyageur de conserver des photocopies des documents originaux qu il joint à ses demandes de remboursement. 38. La Fondation s engage à traiter les demandes de remboursement dans les quatre semaines suivant la réception de toutes les pièces justificatives. C. RÉCIPIENDAIRES DU PROGRAMME DE MENTORAT Allocation de recherche, de voyage et de réseautage Avion 1. Les frais de déplacement des mentors seront déduits de leur allocation de recherche, de voyage et de réseautage. 2. La Fondation incite les mentors à faire un usage avisé et responsable de leur allocation, en tenant compte des implications environnementales et sociales de leurs arrangements de voyage. 3. La norme pour le transport aérien est la classe économique, qui comprend les vols nolisés et autres transporteurs à rabais. 4. Les mentors qui le souhaitent peuvent choisir de voyager en classe affaire, notamment si cela s avère plus pratique pour des raisons professionnelles, de santé ou d horaire. 5. Le voyageur doit rechercher les tarifs les plus bas appropriés au voyage. 6. Les modifications d une réservation doivent être minimisées de manière à éviter les frais de changement ou les pertes si le billet n est pas remboursable. 7. Les reçus originaux, l itinéraire et les cartes d embarquement doivent être soumis avec la réclamation. Page 7

8 Automobile 8. Les frais de transport en voiture sont remboursables lorsque l automobile constitue le mode de déplacement le plus pratique et le plus rentable. 9. Le choix entre louer une voiture ou utiliser son propre véhicule doit être fondé sur les avantages en termes de coûts. 10. Si le voyageur souhaite utiliser sa voiture même s il ne s agit pas de l option la plus économique, la Fondation ne couvrira que le montant équivalent à l option la plus économique. a. Location de voiture 11. Les locations acceptées sont limitées à sept jours par voyage, sauf si une autorisation préalable a été obtenue auprès de la Fondation. 12. Les mentors peuvent demander le remboursement des dépenses d essence. 13. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. b. Véhicule personnel 14. Le remboursement est calculé en fonction du taux par kilomètre. 15. Pour connaître le taux par kilomètre qui s applique à la province ou au territoire d immatriculation du véhicule, le voyageur peut consulter l annexe A. Les taux sont ajustés de temps à autre au besoin. 16. L itinéraire justifiant le kilométrage (par exemple, un itinéraire point à point tiré du site Web Google Maps) doit être soumis avec la réclamation. Stationnement et taxis Train 17. La Fondation remboursera les frais réels de stationnement. 18. Les frais de taxis sont autorisés lorsqu appropriés. 19. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 20. La norme pour le transport ferroviaire est la classe économique. 21. Les mentors qui le souhaitent peuvent choisir de voyager en classe d une catégorie supérieure à la classe économique, si cela s avère plus pratique pour des raisons professionnelles, de santé ou d horaire. Page 8

9 22. Les reçus originaux, l itinéraire et le talon du billet doivent être soumis avec la réclamation. Hébergement Repas 23. Les dépenses d hébergement jugées raisonnables sont couvertes. 24. L hébergement non commercial sera remboursé selon l allocation quotidienne prévue à l annexe B. L allocation est ajustée de temps à autre au besoin. 25. Les reçus originaux doivent être remis avec la réclamation. 26. En règle générale, la Fondation applique les allocations prévues à l annexe B et ne requiert pas de pièces justificatives. Ces allocations sont ajustées de temps à autre au besoin. 27. On peut choisir de soumettre les notes de repas avec la réclamation. Dans ce cas, les frais de repas seront remboursés jusqu à concurrence des allocations prévues à l annexe B. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 28. L allocation ne sera pas versée si un repas était fourni par le transporteur ou lors de la rencontre à laquelle a participé le voyageur. Indemnité quotidienne 29. Le voyageur peut demander le remboursement des faux frais lorsque le déplacement comprend une nuitée à l extérieur. La Fondation applique les taux présentés à l annexe B. Ces taux sont ajustés de temps à autre au besoin. Réclamation 30. Le voyageur doit annexer les originaux des reçus, des factures ou des autres pièces justificatives (par exemple, les cartes d accès à bord pour les voyages en avion) au formulaire de demande de remboursement. 31. Pour des raisons de vérification et de responsabilité, le surclassement de vol ou les segments de vol pour des déplacements non reliés à des événements de la Fondation ne sont pas couverts. 32. Si les reçus, les factures ou les autres pièces justificatives ne fournissent pas suffisamment de renseignements au sujet d une dépense, le voyageur doit fournir une note décrivant la nature de la dépense. 33. Le voyageur doit être prêt à fournir la documentation nécessaire pour démontrer que l option de voyage choisie présentait le prix le plus bas pour ce type de déplacement. La Fondation se réserve le droit de refuser le remboursement complet si les coûts engagés semblent significativement plus élevés que ce qu il en aurait coûté de réserver Page 9

10 via l agence de voyage de la Fondation ou à ses tarifs préférentiels. Dans ce cas, on ne rembourserait au voyageur que les coûts raisonnables en fonction des reçus et des renseignements obtenus de la part de l agence de voyage de la Fondation. 34. La Fondation peut demander au voyageur d inclure d autres documents ou de fournir d autres renseignements à l appui de sa demande de remboursement. 35. Les confirmations de réservation d hôtel ne peuvent être considérées comme une preuve de paiement. D autres pièces justificatives doivent être soumises (p. ex : un reçu ou un relevé de carte de crédit). 36. Nous recommandons vivement au voyageur de conserver des photocopies des documents originaux qu il joint à ses demandes de remboursement. 37. La Fondation s engage à traiter les demandes de remboursement dans les quatre semaines suivant la réception de toutes les pièces justificatives. D. DIRIGEANTS ET PERSONNEL Réservation de voyage Avion 1. Les dirigeants et le personnel doivent faire un usage avisé et responsable des ressources financières de la Fondation, en tenant compte des implications environnementales et sociales de leurs arrangements de voyage. 2. Tous les déplacements défrayés par la Fondation, en tout ou en partie, doivent être réservés par l entremise de son agence de voyage (voir l annexe C), qui les facturera directement à la Fondation. 3. Quelques rares exceptions pourraient être faites suivant l autorisation préalable de la Fondation. Dans ces cas, la Fondation remboursera les frais encourus lors de la réservation auprès d une autre agence jusqu à concurrence des frais qui auraient été obtenus en faisant affaire avec son agence ou grâce à ses taux préférentiels. 4. Les dirigeants et les membres du personnel de la Fondation doivent réserver leurs vols par l entremise de l agence de voyage de la Fondation. 5. La norme pour le transport aérien est la classe économique, qui comprend les vols nolisés et autres transporteurs à rabais. 6. L agence de voyage recherchera les tarifs les plus bas appropriés au voyage. 7. Si le coût total du voyage est réduit parce que le voyageur a pris un vol de nuit pour épargner le coût d une nuitée d hébergement, la classe affaires est permise. Page 10

11 8. Le président de la Fondation peut autoriser un voyage en classe affaires dans des circonstances exceptionnelles, par exemple, si on doit retourner plus tôt que prévu parce qu on tombe malade, qu un accident ou une situation d urgence survient. 9. Le président de la Fondation peut autoriser un voyage en classe affaires pour les voyages de plus de neuf heures. La durée est calculée entre le départ du vol et l arrivée à destination. 10. Les modifications d une réservation doivent être minimisées de manière à éviter les frais de changement ou les pertes si le billet n est pas remboursable. 11. Un voyageur fréquent (12 voyages ou plus par an, qui requièrent au moins une nuitée à l extérieur, excluant les vols entre Montréal, Ottawa et Toronto), peut bénéficier de plus de flexibilité dans ses arrangements de voyage (p. ex. : meilleure correspondance, frais de changement moindres). 12. Les reçus originaux, l itinéraire et les cartes d embarquement doivent être soumis avec la réclamation. Automobile 13. Les frais de transport en voiture sont remboursables lorsque l automobile constitue le mode de déplacement le plus pratique et le plus rentable. 14. Le choix entre louer une voiture ou utiliser son propre véhicule doit reposer sur les avantages en termes de coûts. 15. Si le voyageur souhaite utiliser sa voiture même s il ne s agit pas de l option la plus économique, la Fondation ne couvrira que le montant équivalent à l option la plus économique. a. Location de voiture 16. S ils doivent également réserver de l hébergement ou un vol, les dirigeants et les membres du personnel de la Fondation doivent louer une voiture par l entremise de l agence de voyage de la Fondation. 17. Les locations acceptées sont limitées à sept jours par voyage, sauf si une autorisation préalable a été obtenue auprès de la Fondation. 18. Les dirigeants et les membres du personnel de la Fondation peuvent demander le remboursement des dépenses d essence. 19. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. b. Véhicule personnel 20. Le remboursement est calculé en fonction du taux par kilomètre. Page 11

12 21. Pour connaître le taux par kilomètre qui s applique à la province ou au territoire d immatriculation du véhicule, le voyageur peut consulter l annexe A. Ces taux sont ajustés de temps à autre au besoin. 22. L itinéraire justifiant le kilométrage (par exemple, un itinéraire point à point tiré du site Web Google Maps) doit être soumis avec la réclamation. Stationnement et taxis Train 23. La Fondation remboursera les frais réels de stationnement. 24. Les frais de taxis sont autorisés lorsqu appropriés. 25. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 26. Il n est pas nécessaire de réserver les billets de train par l entremise de l agence de voyage de la Fondation. 27. Le personnel de la Fondation doit voyager en classe économique et rechercher le plus bas prix disponible. 28. Les reçus originaux, l itinéraire et le talon du billet doivent être soumis avec la réclamation. Hébergement Repas 29. La réservation d hébergement commercial doit se faire par l entremise de l agence de voyage de la Fondation. 30. Les dépenses d hébergement jugées raisonnables sont couvertes. 31. L hébergement non commercial sera remboursé selon l allocation quotidienne prévue à l annexe B. L allocation est ajustée de temps à autre au besoin. 32. Les reçus originaux doivent être remis avec la réclamation. 33. En règle générale, la Fondation applique les allocations prévues à l annexe B et ne requiert pas de pièces justificatives. Ces allocations sont ajustées de temps à autre au besoin. 34. On peut choisir de soumettre les notes de repas avec la réclamation. Dans ce cas, les frais de repas seront remboursés jusqu à concurrence des allocations prévues à l annexe B. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. Page 12

13 35. L allocation ne sera pas versée si un repas était fourni par le transporteur ou lors de la rencontre à laquelle a participé le voyageur. Indemnité quotidienne 36. Le voyageur peut demander le remboursement des faux frais lorsque le déplacement comprend une nuitée à l extérieur. La Fondation applique les taux présentés à l annexe B. Ces taux sont ajustés de temps à autre au besoin. Autres dépenses 37. Sur présentation des reçus originaux, les appels téléphoniques liés au travail sont remboursés au voyageur. 38. Les frais pour l utilisation de l Internet lié au travail sont remboursés. Réclamation 39. Le voyageur doit annexer les originaux des reçus, des factures ou des autres pièces justificatives (par exemple, cartes d accès à bord pour les voyages en avion) au formulaire de demande de remboursement. 40. Pour des raisons de vérification et de responsabilité, le surclassement de vol ou les segments de vol pour des déplacements non reliés à des événements de la Fondation ne sont pas couverts. 41. Si les reçus, les factures ou les autres pièces justificatives ne fournissent pas suffisamment de renseignements au sujet d une dépense, le voyageur doit fournir une note décrivant la nature de la dépense. 42. La Fondation peut demander au voyageur de présenter d autres documents ou de fournir d autres renseignements à l appui de sa demande de remboursement. 43. Les confirmations de réservation d hôtel ne peuvent être considérées comme une preuve de paiement. D autres pièces justificatives doivent être soumises (p. ex : un reçu ou un relevé de carte de crédit). 44. Nous recommandons vivement au voyageur de conserver des photocopies des documents originaux qu il joint à ses demandes de remboursement. 45. La Fondation s engage à traiter les demandes de remboursement dans les quatre semaines suivant la réception de toutes les pièces justificatives. Page 13

14 E. ADMINISTRATEURS DU CONSEIL ET MEMBRES DE LA FONDATION Réservation de voyage Avion 1. Les administrateurs et les membres de la Fondation doivent faire un usage avisé et responsable des ressources financières de la Fondation, en tenant compte des implications environnementales et sociales de leurs arrangements de voyage. 2. La norme pour le transport aérien est la classe économique, qui comprend les vols nolisés et autres transporteurs à rabais. 3. Les administrateurs et les membres de la Fondation qui le souhaitent peuvent choisir de voyager en classe affaire, notamment si cela s avère plus pratique, pour des raisons professionnelles, de santé ou d horaire. 4. Le voyageur doit rechercher les tarifs les plus bas appropriés au voyage. 5. Les modifications d une réservation doivent être minimisées de manière à éviter les frais de changement ou les pertes si le billet n est pas remboursable. 6. Les reçus originaux, l itinéraire et les cartes d embarquement doivent être soumis avec la réclamation. Automobile 7. Les frais de transport en voiture sont remboursables lorsque l automobile constitue le mode de déplacement le plus pratique et le plus rentable. 8. Le choix entre louer une voiture ou utiliser son propre véhicule doit être fondé sur les avantages en termes de coûts. 9. Si le voyageur souhaite utiliser sa voiture même s il ne s agit pas de l option la plus économique, la Fondation ne couvrira que le montant équivalent à l option la plus économique. a. Location de voiture 10. Les locations acceptées sont limitées à sept jours par voyage, sauf si une autorisation préalable a été obtenue auprès de la Fondation. 11. Les administrateurs et les membres de la Fondation peuvent demander le remboursement des dépenses d essence. 12. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. Page 14

15 b. Véhicule personnel 13. Le remboursement est calculé en fonction du taux par kilomètre. 14. Pour connaître le taux par kilomètre qui s applique à la province ou au territoire d immatriculation du véhicule, les administrateurs et les membres de la Fondation peuvent consulter l annexe A. Les taux sont ajustés de temps à autre au besoin. 15. L itinéraire justifiant le kilométrage (par exemple, un itinéraire point à point tiré du site Web Google Maps) doit être soumis avec la réclamation. Stationnement et taxis Train 16. La Fondation remboursera les frais réels de stationnement. 17. Les frais de taxis sont autorisés lorsqu appropriés. 18. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 19. La norme pour le transport ferroviaire est la classe économique. 20. Les administrateurs et les membres de la Fondation qui le souhaitent peuvent choisir de voyager en classe d une catégorie supérieure à la classe économique, si cela s avère plus pratique pour des raisons professionnelles, de santé ou d horaire. 21. Les reçus originaux, l itinéraire et le talon du billet doivent être soumis avec la réclamation. Hébergement Repas 22. Les dépenses d hébergement jugées raisonnables sont couvertes. 23. L hébergement non commercial sera remboursé selon l allocation quotidienne prévue à l annexe B. L allocation est ajustée de temps à autre au besoin. 24. Les reçus originaux doivent être remis avec la réclamation. 25. En règle générale, la Fondation applique les allocations prévues à l annexe B et ne requiert pas de pièces justificatives. Ces allocations sont ajustées de temps à autre au besoin. 26. On peut choisir de soumettre les notes de repas avec la réclamation. Dans ce cas, les frais de repas seront remboursés jusqu à concurrence des allocations prévues à l annexe B. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. Page 15

16 27. L allocation ne sera pas versée si un repas était fourni par le transporteur ou lors de la rencontre à laquelle a participé le voyageur. Indemnité quotidienne 28. Le voyageur peut demander le remboursement des faux frais lorsque le déplacement comprend une nuitée à l extérieur. La Fondation applique les taux présentés à l annexe B. Ces taux sont ajustés de temps à autre au besoin. Réclamation 29. Le voyageur doit annexer les originaux des reçus, des factures ou d autres pièces justificatives (par exemple, cartes d accès à bord pour les voyages en avion) au formulaire de demande de remboursement. 30. Pour des raisons de vérification et de responsabilité, le surclassement de vol ou les segments de vol pour des déplacements non reliés à des événements de la Fondation ne sont pas couverts. 31. Si les reçus, les factures ou les autres pièces justificatives ne fournissent pas suffisamment de renseignements au sujet d une dépense, le voyageur doit fournir une note décrivant la nature de la dépense. 32. Le voyageur doit être prêt à fournir la documentation nécessaire pour démontrer que l option de voyage choisie présentait le prix le plus bas pour ce type de déplacement. La Fondation se réserve le droit de refuser le remboursement complet si les coûts engagés semblent significativement plus élevés que ce qu il en aurait coûté de réserver via l agence de voyage de la Fondation ou à ses tarifs préférentiels. Dans ce cas, on ne rembourserait au voyageur que les coûts raisonnables en fonction des reçus et des renseignements obtenus de la part de l agence de voyage de la Fondation. 33. La Fondation peut demander au voyageur de présenter d autres documents ou de fournir d autres renseignements à l appui de sa demande de remboursement. 34. Les confirmations de réservation d hôtel ne peuvent être considérées comme une preuve de paiement. D autres pièces justificatives doivent être soumises (p. ex : un reçu ou un relevé de carte de crédit). 35. Nous recommandons vivement au voyageur de conserver des photocopies des documents originaux qu il joint à ses demandes de remboursement. 36. La Fondation s engage à traiter les demandes de remboursement dans les quatre semaines suivant la réception de toutes les pièces justificatives. Page 16

17 F. AUTRES VOYAGEURS Réservation de voyage Avion 1. La Fondation incite les voyageurs à faire un usage avisé et responsable des ressources financières de la Fondation, en tenant compte des implications environnementales et sociales de leurs arrangements de voyage. 2. Tous les déplacements défrayés par la Fondation, en tout ou en partie, doivent être réservés par l entremise de son agence de voyage (voir l annexe C), qui les facturera directement à la Fondation. 3. Quelques rares exceptions pourraient être faites suivant l autorisation préalable de la Fondation. Dans ces cas, la Fondation remboursera les frais encourus lors de la réservation auprès d une autre agence jusqu à concurrence des frais qui auraient été obtenus en faisant affaire avec son agence ou grâce à ses taux préférentiels. 4. Les voyageurs doivent réserver leurs vols par l entremise de l agence de voyage de la Fondation. 5. La norme pour le transport aérien est la classe économique, qui comprend les vols nolisés et autres transporteurs à rabais. 6. L agence de voyage recherchera les tarifs les plus bas appropriés au voyage. 7. Les modifications d une réservation doivent être minimisées de manière à éviter les frais de changement ou les pertes si le billet n est pas remboursable. 8. Si le coût total du voyage est réduit parce que le voyageur a pris un vol de nuit pour épargner le coût d une nuitée d hébergement, la classe affaires est permise. 9. Le président de la Fondation peut autoriser un voyage en classe affaires lorsque les circonstances le justifient. 10. Les reçus originaux, l itinéraire et les cartes d embarquement doivent être soumis avec la réclamation. Automobile 11. Les frais de transport en voiture sont remboursables lorsque l automobile constitue le mode de déplacement le plus pratique et le plus rentable. 12. Le choix entre louer une voiture ou utiliser son propre véhicule doit être fondé sur les avantages en termes de coûts. Page 17

18 13. Si le voyageur souhaite utiliser sa voiture même s il ne s agit pas de l option la plus économique, la Fondation ne couvrira que le montant équivalent à l option la plus économique. a. Location de voiture 14. S ils doivent également réserver de l hébergement ou un vol, les voyageurs doivent louer une voiture par l entremise de l agence de voyage de la Fondation. 15. Les locations acceptées sont limitées à sept jours par voyage, sauf si une autorisation préalable a été obtenue auprès de la Fondation. 16. Les voyageurs peuvent demander le remboursement des dépenses d essence. 17. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. b. Véhicule personnel 18. Le remboursement est calculé en fonction du taux par kilomètre. 19. Pour connaître le taux par kilomètre qui s applique à la province ou au territoire d immatriculation du véhicule, le voyageur peut consulter l annexe A. Les taux sont ajustés de temps à autre au besoin. 20. L itinéraire justifiant le kilométrage (par exemple, un itinéraire point à point tiré du site Web Google Maps) doit être soumis avec la réclamation. Stationnement et taxis Train 21. La Fondation remboursera les frais réels de stationnement. 22. Les frais de taxis sont autorisés lorsqu appropriés. 23. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 24. Il n est pas nécessaire d utiliser l agence de voyage de la Fondation pour réserver un voyage en train. 25. La norme pour le transport ferroviaire est la classe économique. 26. Les reçus originaux, l itinéraire et le talon du billet doivent être soumis avec la réclamation. Hébergement 27. La réservation d hébergement commercial doit se faire par l entremise de l agence de voyage de la Fondation. Page 18

19 Repas 28. Les dépenses d hébergement jugées raisonnables sont couvertes. 29. L hébergement non commercial sera remboursé selon l allocation quotidienne prévue à l annexe B. L allocation est ajustée de temps à autre au besoin. 30. Les reçus originaux doivent être remis avec la réclamation. 31. En règle générale, la Fondation applique les allocations prévues à l annexe B et ne requiert pas de pièces justificatives. Ces allocations sont ajustées de temps à autre au besoin. 32. On peut choisir de soumettre les notes de repas avec la réclamation. Dans ce cas, les frais de repas seront remboursés jusqu à concurrence des allocations prévues à l annexe B. Les reçus originaux doivent être soumis avec la réclamation. 33. L allocation ne sera pas versée si un repas était fourni par le transporteur ou lors de la rencontre à laquelle a participé le voyageur. Indemnité quotidienne 34. Le voyageur peut demander le remboursement des faux frais lorsque le déplacement comprend une nuitée à l extérieur. La Fondation applique les taux présentés à l annexe B. Ces taux sont ajustés de temps à autre au besoin. Réclamation 35. Le voyageur doit annexer les originaux des reçus, des factures ou des autres pièces justificatives (par exemple, les cartes d accès à bord pour les voyages en avion) au formulaire de demande de remboursement. 36. Si les reçus, les factures ou les autres pièces justificatives ne fournissent pas suffisamment de renseignements au sujet d une dépense, le voyageur doit fournir une note décrivant la nature de la dépense. 37. La Fondation peut demander au voyageur d inclure d autres documents ou de fournir d autres renseignements à l appui de sa demande de remboursement. 38. Les confirmations de réservation d hôtel ne peuvent être considérées comme une preuve de paiement. D autres pièces justificatives doivent être soumises (p. ex : reçu ou relevé de carte de crédit). 39. Nous recommandons vivement au voyageur de conserver des photocopies des documents originaux qu il joint à ses demandes de remboursement. Page 19

20 40. La Fondation s engage à traiter les demandes de remboursement dans les quatre semaines suivant la réception de toutes les pièces justificatives. Le masculin est employé dans le seul but d alléger le texte Page 20

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