Standard d'échange de données pour l'archivage Profil pour l archivage des données du Revenu minimum d insertion V.2 (2010)

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1 Standard d'échange de données pour l'archivage Profil pour l archivage des données du evenu minimum d insertion V.2 (2010) 1 CNTEXTE 2 2 BJECTIF 3 3 CYCLE DE VIE DES DNNÉES uverture d un dossier MI Motifs de clôture Durée d utilité administrative Sélection des données Données à verser Données à éliminer 10 4 FNCTINS D EXPT SUHAITÉES Définition Déclenchement Contenu de l export Traçabilité de l export 13 5 EXPT DES DNNÉES À VESE Structure des données à verser pour les bénéficiaires du MI Structure du bordereau de versement Forme du contenu de données 34 6 DNNÉES À ÉLIMINE Nature des données à détruire Bordereaux d élimination 38 1

2 1 Contexte Aux termes des articles L et L du code du patrimoine, les archives publiques comprennent l ensemble des documents qui, quels qu en soient la date, la forme ou le support, procèdent de l activité de l Etat, des collectivités territoriales, des établissements et entreprises publiques, et des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d une mission de service public, ainsi que les minutes et répertoires des officiers publics et ministériels. " A l expiration de leur période d utilisation courante par les services et organismes qui les ont produits ou reçus, les documents font l objet d un tri pour séparer les documents à conserver et les documents dépourvus d intérêt administratif et historique, destinés à l élimination " (article L 212-3). Les documents à conserver doivent être transférés (versés) dans un service public d archives ; lors de leur versement, les documents doivent être accompagnés d un bordereau descriptif (bordereau de versement). De même, lorsque les services, établissements et organismes souhaitent éliminer des documents, ils doivent en aviser le service public d archives territorialement compétent en soumettant à son visa un bordereau d élimination ; toute élimination est interdite sans ce visa (article 16 du décret n du 3 décembre 1979). Cet ensemble de règles s applique aussi bien aux documents papier qu aux documents électroniques. Lorsqu il s agit de dossiers papier référencés dans des bases de données, voire de dossiers entièrement électroniques, les données électroniques à conserver ou à détruire doivent être transmises ou signalées au service public d archives territorialement compétent sous forme électronique, conformément au standard d échange de données pour l archivage, dont la version 0.1 a été publiée par la DAF et la DGME en mars 2006, mise à jour dans une version 0.2 en Les services publics d archives seront ainsi en mesure d inclure ces données dans leur propre système d information, en vue d en assurer la bonne conservation. Le standard d échange de données pour l archivage spécifie les messages nécessaires aux différents échanges entre le service versant (service à l origine du versement des données ou de la demande de visa d élimination) et le service public d archives. Sont en particulier décrits les bordereaux de versement et d élimination eux-mêmes, mais aussi d autres messages nécessaires au cas où le dialogue entre le service versant et le service public d archives se poursuit sous forme électronique (accusés de réception, messages d anomalie, etc.). Tous ces messages prennent la forme de fichiers XML, conformes aux règles de l UN/CEFACT, organisme des Nations Unies compétent pour l harmonisation du commerce électronique et des échanges électroniques en général. Lorsque les données électroniques à archiver sont gérées dans une application, le standard d échange doit être mis en œuvre par cette application. 2

3 2 bjectif Le présent profil concerne la manière dont les progiciels qui assurent la fonction de gestion des dossiers générés dans le cadre du evenu minimum d insertion [MI] doivent sélectionner et exporter les données à verser ou à éliminer, conformément au standard d échange de données pour l archivage. Les données sélectionnées seront ensuite soumises au service public d archives territorialement compétent par le(s) service(s) en charge du MI au Conseil général concerné pour versement ou élimination. Elles comportent : - la sélection des données à verser et à conserver par le service public d archives territorialement compétent à l issue de leur durée d utilité administrative, établie en conformité avec le code de l action sociale et des familles (art. L ) et, le cas échéant, avec la charte d archivage établie avec le(s) service(s) en charge du MI ; - la structure du bordereau de versement électronique (description des données à verser) ; - la structure des données et métadonnées à verser ; - la nature des données à détruire à l issue de leur durée d utilité administrative, établie en conformité avec la charte d archivage conclue entre le(s) service(s) en charge du MI et le service d archives territorialement compétent ; - la structure du bordereau d élimination électronique (description des données à détruire) ; - les fonctions d export souhaitées (mode de déclenchement, paramètres...). Les messages autres que le bordereau de versement et le bordereau d élimination décrits par le standard d échange (accusés de réception...) n ont pas été retenus dans le présent profil car il n est pas prévu, dans un premier temps, que les échanges entre le(s) service(s) en charge du MI et le service public d archives territorialement compétent se déroulent sous forme entièrement dématérialisée. Le profil a été établi par un groupe d archivistes départementaux et d informaticiens des conseils généraux, animé par Emilie Goubin et Gwénaëlle Morvan (Archives départementales et Direction des systèmes d information du Finistère) et par Nathalie egagnon et Elise Manuelian (Archives départementales de la Haute-Garonne), avec l appui des Archives de France (Françoise Banat-Berger et Michel Jacobson). 3

4 3 Cycle de vie des données L organisation de l action sociale n est pas uniforme d un Conseil général [CG] à l autre ; deux " schémas " d organisation peuvent néanmoins être identifiés : des directions thématiques centrales et des structures de proximité (centre médico-social, centre départemental d action sociale, il existe différentes terminologies), chapeautées par une ou deux directions, qui centralisent les décisions, des directions thématiques centrales et deux niveaux territoriaux : des structures de proximités (ex : centre médico-social, centre départemental d action sociale) et des structures intermédiaires (ex : unités territoriales, territoires d action sociale). Chaque département a réparti librement les compétences entre ces différents niveaux hiérarchiques : la décision d accord de l aide peut, selon les départements, être prise au niveau central ou au niveau territorialement le plus proche de l'usager. n ne peut visiblement pas généraliser les procédures de gestion des dossiers. Concernant le MI, l organisation mise en place, et les niveaux de décision peuvent donc être très différents d un CG à l autre uverture d un dossier MI Le dispositif MI se caractérise par la multiplicité des acteurs présents, ce qui engendre de fait une multiplicité des dossiers papier, voire électroniques, existants. n peut ainsi trouver jusqu à 5 dossiers papier individuels, en fonction de l organisation mise en place par le Conseil général et du suivi assuré auprès du bénéficiaire par : - l organisme instructeur de la demande : structure territoriale du CG, CCAS, associations, missions locales (en fonction des conventions existantes), dont la mission consiste à identifier le public qui s adresse à lui et à l orienter, en fonction des critères fixés par la loi, vers le dispositif MI, - la commission locale décisionnaire, émanation du Conseil général (CLI, CLLE), - l organisme payeur (CAF/MSA), - la structure territoriale du CG (centres médico-sociaux, centres départementaux d action sociale ), qui assure le suivi du bénéficiaire au sein du dispositif (désignation d un travailleur social référent, rédaction du contrat d insertion ), - la direction thématique centrale du CG, pour les cas plus complexes. 1cf Tableau comparatif des procédures MI des départements du Finistère, de la Haute-Garonne et de l Eure, annexe 1 4

5 Ces différents dossiers papier ne font pas systématiquement l objet d un regroupement une fois le dossier clos. Les demandes rejetées au stade de l instruction peuvent ne pas être intégrées dans le logiciel, en fonction de l organisation mise en place par le CG. La création d un dossier de bénéficiaire dans les progiciels de gestion MI utilisés par les Conseils généraux peut en effet résulter de l intégration de données transmises par l organisme payeur (Caisse des allocations familiales ou Mutuelle sociale agricole), une fois la décision d ouverture des droits prise. Cette intégration de données est automatique (exports XML) ou manuelle (disquettes). Un dossier de bénéficiaire peut être relatif à une seule personne (MI isolé) ou à deux personnes vivant sous le même toit (MI couple). Dans ce dernier cas, le n de bénéficiaire est le même. Chaque action relative à un bénéficiaire est enregistrée dans la base de données, que ce soit directement par les services du Conseil général ou par intégration de données en provenance de l organisme payeur ; les interventions des différents services en charge du MI au Conseil général (commission locale d insertion, structure territoriale, direction thématique centrale ) sont enregistrées dans le même progiciel. La CNIL a fixé de façon générique une durée de conservation, sur support électronique, des données à caractère personnel relative aux bénéficiaires d aide sociale à vingt-quatre mois après la dernière aide accordée 2 : un dossier électronique de bénéficiaire peut donc être ré-activé dans un délai de 24 mois à compter de sa clôture. Le parcours d un individu dans le dispositif n étant pas linéaire, les données relatives à chaque bénéficiaire sont historisées : une même personne peut ainsi faire l objet de plusieurs présences (attribution du MI, puis reprise d emploi pour 10 mois, puis chômage, puis retour dans le dispositif ). De même, une même personne peut avoir signé différents contrats d insertion, soit au sein de la même présence, soit au cours de ses différentes présences, sachant que la souscription d un contrat d insertion est normalement une obligation pour bénéficier du dispositif. 3.2 Motifs de clôture Il existe plusieurs modalités de sortie du dispositif : suspension des droits, soit sur impulsion du CG (non signature du contrat d insertion par exemple), soit sur impulsion de l organisme payeur (déclaration trimestrielle de ressources, obstacle à contrôle ). Dans ce cas, un délai de plusieurs mois (4 pour le Finistère par exemple) est appliqué entre la date de suspension des droits et la radiation du dispositif : il arrive en effet régulièrement que les droits d un bénéficiaire soit suspendus, par exemple s il a perçu une rémunération pour du travail intérimaire, puis réactivés un à deux mois plus tard, radiation directe (fraude, bénéfice à tort, contrôle CAF ), 2 CNIL, guide «Les collectivités locales», 5

6 déménagement du bénéficiaire dans un autre département : dans ce cas, le dossier est considéré comme clos dans le département d origine ; le dossier papier est transmis dans le département dont dépend le bénéficiaire, a contrario des données électroniques, retour à l emploi. Un traitement automatique permet de détecter les dossiers sujets à radiation dans la base de données de production. Cette liste est alors validée par le Conseil général, puis transmise à l organisme payeur, soit automatiquement (export XML), soit manuellement (disquettes, CD-om). L organisme payeur transmet le courrier de radiation à l allocataire. 3.3 Durée d utilité administrative La Durée d utilité administrative des dossiers MI papier a été fixée par la circulaire AD99-1 à 3 ans à compter de la clôture du dossier. Cela étant, comme vu ci-dessus, plusieurs dossiers existent au sein du Conseil général : le dossier d instruction, le dossier de l organe décisionnaire (Commission locale d insertion), le dossier de suivi du parcours du bénéficiaire au sein de l organisme, le dossier de la direction thématique, qui peuvent être assimilés à des dossiers opérationnels, dans le sens où ils sont constitués par les services chargés du suivi du parcours des bénéficiaires. Il existe par ailleurs un dossier chez l organisme payeur (CAF, MSA) : en effet, l ordonnateur de la dépense «individuelle», en direction du bénéficiaire, est, dans le cas du MI, l organisme payeur, par conventionnement avec le Conseil général, le Conseil général étant dans ce cas précis ordonnateur d une dépense globale, reversée à l organisme payeur à échéances régulières, suivant les conventions passées entre les différents organismes. La définition de la DUA des documents comptables a été précisée par l instruction DPACI/ES/2008/008 du 5 mai 2008 portant sur la DUA des documents comptables détenus par les ordonnateurs. Cette instruction fixe la DUA à 10 ans, délai qui correspond à la prescription pour gestion de fait. Ce délai peut être réduit, naturellement, en cas de quitus. Il en ressort donc les DUA suivantes, calculées à compter de la sortie du dispositif : - dossier d instruction = 3 ans, - dossier de l organe décisionnaire = 6 ans, - dossier comptable = 10 ans. 6

7 3.4. Sélection des données appel pour les dossiers papier : la circulaire AD 99-1 préconise un échantillonnage de 20 % des dossiers papier. Cela étant, dès lors que l archivage d une partie des données électroniques, au moins égale voire supérieure à ces 20 %, est assuré, une réduction de l archivage des dossiers papier peut être appliquée ; à noter que plusieurs départements très peuplés se sont vu accorder des autorisations de réduction d échantillon sur ce type de dossiers (2 % par exemple pour Paris et les Bouches-du-hône). Pour les données électroniques, deux niveaux de tri sont distingués : - entre les dossiers électroniques : échantillonnage des dossiers clos les années 0 et 5 (l'échantillonnage proposé est un minimum : il est possible pour les services d'archives d'opter pour le versement des données sélectionnées pour l'ensemble des dossiers clos, ce quelle que soit l'année, afin de conserver une trace de l'intégralité des bénéficiaires du dispositif). Identification du dossier DUA papier Sort final papier DUA électronique Sort final evenu minimum d insertion, allocataire : -dossier d instruction CCAS, associations conventionnées, missions locales -dossier d instruction et de suivi du service territorial du Conseil général (= dossier classé dans le dossier social du bénéficiaire, dans lequel se retrouvent également toutes les autres interventions du service auprès du foyer) -dossier de la commission locale décisionnaire ou de la direction thématique centralisée, suivant l organe de décision -dossier comptable 3 ans à/c de la sortie du dispositif 6 ans à/c de la sortie du dispositif 6 ans à/c de la sortie du dispositif 10 ans à/c de la sortie du dispositif Tri : 20 % des dossiers clos les années 0 et 5, soit 5 % Suit le sort final du dossier de suivi social constitué au niveau des structures territoriales du CG Tri : 20 % des dossiers clos les années 0 et 5, soit 5 % Tri : 20 % des dossiers clos les années 0 et 5, soit 5 % 2 ans à/c de la sortie du dispositif 2 ans à/c de la sortie du dispositif 2 ans à/c de la sortie du dispositif Conservation ou Tri : versement des dossiers clos les années 0 et 5 Conservation ou Tri : versement des dossiers clos les années 0 et 5 Conservation ou Tri : versement des dossiers clos les années 0 et 5 7

8 Nota : dans la mesure où la durée d utilité administrative des dossiers papier est supérieure à celle des données électronique, il est nécessaire de coordonner leur archivage, notamment lorsque les dossiers papier sont classés suivant les numéros de dossiers attribués par le progiciel, puisque la DUA d un dossier papier est de 3 à 6 ans, et la DUA des dossiers électroniques de 2 ans, suivant les recommandations de la CNIL : le bordereau de versement pour les années 0 et 5 et les bordereaux d élimination des dossiers non retenus récapitulent la liste des dossiers des clos (numéros, noms, prénoms, dates de naissance des individus, et commission locale d insertion décisionnaire), ce qui permet d assurer l archivage concomitant des dossiers papier. Il faut donc permettre l édition automatique à partir des applications métier, des bordereaux de versement et d élimination dès la fin de la DUA électronique, même si on ne procède pas encore à l archivage des dossiers papier. - entre les données d un dossier : à l intérieur des dossiers composant l échantillon retenu pour conservation définitive, seule une sélection de données sera conservée définitivement. Plusieurs catégories de données ont été retenues pour conservation définitive. Elles permettent de connaître l identité et l environnement du bénéficiaire et son parcours au sein du dispositif : - données d identification, dont l état civil et les données relatives à la domiciliation, - données " sociologiques " (formation initiale, profession, mode de transport, logement ), - données relatives à la gestion du dispositif (montant, nombre et type de contrats d insertion, nombre de présence ). Dans tous les cas, la liste des données à conserver ( 3.5) constitue un minimum, à affiner en fonction des enquêtes menées auprès du service producteur car, d un département à un autre, la structure d origine de l application de gestion, son paramétrage, ainsi que les pratiques de saisie, peuvent varier fortement. A noter que la sélection des données ne se fonde pas sur le taux de remplissage de chaque champs, les consignes de saisie données aux utilisateurs étant très diverses d un département à l autre Données à verser Identification du dossier n de dossier nom nom de jeune fille prénom code individu (cas du MI couple) 8

9 nom du conjoint (cas du MI couple) date et lieu de naissance nationalité contexte familial (mode de vie, composition du foyer, nombre de personnes à charge) adresse îlot IIS (tranches 2000 hab., très utilisé dans les statistiques MI) Logement statut logement nombre de pièces Situation financière ressources : nature charges Transport permis de conduire mode de transport Formation niveau de formation qualification Activité : profession secteur statut catégorie socio-professionnelle passé/période d inactivité 9

10 MI organisme instructeur organisme payeur référent CLLE/CLI motif de la demande présence : date de début, date de fin/date d ouverture, date de fermeture des droits montant motif de radiation Contrats date de début/ date de fin durée type de contrat 3.6. Données à éliminer Un export de données à éliminer porte sur : - le cas échéant, l intégralité des données relatives aux dossiers des bénéficiaires hors échantillon (dossiers clos années 1, 2, 3, 4, 6, 7, 8, 9), - sur les données non sélectionnées relatives à l ensemble des bénéficiaires, - les dossiers rejetés. 10

11 4 Fonctions d export souhaitées 4.1 Définition Par export, on entend : - soit l export des données à verser dans un service public d archives, - soit l export des données à éliminer dans le cadre d une demande de visa d élimination. 4.2 Déclenchement L export des données à verser et l export des données à éliminer doivent pouvoir être déclenchés manuellement, à partir de l interface du progiciel. Ils doivent pouvoir être déclenchés indépendamment l un de l autre. Ce déclenchement doit être possible pour un utilisateur métier disposant du rôle d administrateur de données Contenu de l export Il est prévu qu un export porte sur un ensemble de dossiers des bénéficiaires clos dans un intervalle de dates spécifié. Les données destinées à l élimination (dossiers de demandes rejetées, demandes sans suite, et dossiers des bénéficiaires hors échantillon) ne seront pas transférées au service d archives territorialement compétent ; seuls les bordereaux d élimination seront transmis. Il est demandé aux éditeurs d exporter un maximum de données en clair, c est-à-dire de " traduire " les codes utilisés dans le progiciel au moment de l export (ex. : ne pas mettre " 1B " mais " Quimper " pour désigner une commune). La fonction d export doit proposer à l utilisateur un certain nombre de paramètres, décrits ci-après (ils correspondent à des balises du standard d échange) : 3 L administrateur de données tel qu on l entend ici est le référent chargé de procéder concrètement aux versements et aux éliminations de données depuis la base métier. Il dispose de droits spécifiques pour ce faire et est désigné en concertation avec le service informatique et le service d archives territorialement compétent. 11

12 Paramètres Balises du standard Caractéristiques bjet de l export <Comment> A saisir Date de l export <Date> enseigné automatiquement Intervalle de dates des dossiers à exporter <ldestdate> ; <LatestDate> A saisir Identifiant de l export <TransferIdentifier> ; <DestructionequestIdentifier> enseigné automatiquement Nom et identifiant du service d archives <ArchivalAgency> ; <Identification> ; <Name> Peut-être pré-paramétré Nom et identifiant du service réalisant l export <TransferringAgency>; <Identification> ; <Name> Peut-être pré-paramétré Adresse du service d archives et/ou du service réalisant l export Nom, prénom, fonction, téléphone/courriel de la personne qui réalise l export/qui réceptionne l export <Address> ; <BuildingNumber>; <CityName> ;<Country> ; <Postcode> ; <StreetName> <Contact> ; <PersonName> ; <esponsability> ; <Communication> A saisir en partie/enseigné automatiquement Nom, identifiant du service qui a produit les données <riginatingagency> Peut-être pré-paramétré éférence du contrat de service <ArchivalAgreement> Peut-être pré-paramétré éférence du profil utilisé <ArchivalProfil> Peut-être pré-paramétré Langue de description <DescriptionLanguage> ; <Language> Peut-être pré-paramétré Niveaux de description <DescriptionLevel> Peut-être pré-paramétré Intitulé de l export <Name> A saisir Description et communicabilité du contenu de l Archive <Description> ; <Accessestriction> ; <Code> ; <StartDate> A saisir pour la partie Description ; peut être pré-paramétré pour la partie accessibilité Historique de la conservation <CustodialHistory> Pourra être pré-rédigé en concertation avec les archivistes Mots clés ; communicabilité des mots-clés <KeywordContent> ; <Keywordeference> ; <KeywordType> ; <Accessestriction>;<Code> ; <StartDate> Peut-être pré-paramétré Communicabilité de l Archive <Accessestriction> ; <Code> ; <StartDate> Peut-être pré-paramétré DUA et sort final <Appraisal> ; <Code> ; <StartDate> ; <Duration> Peut-être pré-paramétré [cette liste est à affiner ou à compléter suivant les logiciels concernés et les discussions avec les éditeurs] 12

13 4.4 Traçabilité de l export Le progiciel doit comporter un historique des exports réalisés (nature de l export : versement ou demande de visa d élimination, date de l export, date de destruction des données à la suite du visa du service public d archives territorialement compétent). Les données du progiciel qui ont été exportées doivent être " marquées " dans la base (suppression logique), de manière à pouvoir être détruites facilement de cette base une fois que l autorisation du service public d archives territorialement compétent a été obtenue (suppression physique). 13

14 5 Export des données à verser 5.1 Structure des données à verser pour les bénéficiaires du MI Le tableau ci-dessous présente la structure des données à verser et permet d expliquer et de préparer les exports automatisés de données conformément au standard d échanges de données pour l archivage : la structure de la description du contenu de données est établie en amont des versements et est conforme aux règles de la norme internationale de description des archives, l ISAD(G) les métadonnées, qui rassemblent toutes les informations permettant d identifier, de gérer et de retrouver les données versées ou éliminées : elles se répartissent en informations de pérennisation, de représentation et de description le contenu de données, soit les dossiers numériques des bénéficiaires du MI, équivalents des articles d un versement. Modélisation d un export de données à verser : Structure de la description Métadonnées Contenu de données Archive Archivebject Information de pérennisation et informations descriptives MI : dossiers individuels clos en xx Bénéficiaire 1 Date de début : date d ouverture des droits par l organisme payeur Date de fin : date de clôture des droits N bénéficiaire (individuel) (+ nom et prénom, date de naissance le cas échéant) Information de représentation Format Jeux de caractère Les données codées doivent être retranscrites en clair Données versées en pièces jointes Identification du dossier n de dossier nom nom de jeune fille prénom (cf 3.5 Données à verser supra) Bénéficiaire 2 14

15 5.2 Structure du bordereau de versement Concernant la structure et le contenu du bordereau de versement, il convient de se reporter au standard d'échange de données pour l'archivage publié par la DGME et la DAF (chapitres pour les données d en tête du bordereau de versement et pour le détail des métadonnées de pérennisation). 15

16 Message de transfert : en-tête du bordereau de versement : BBIE (attribut) Cardinalité Type Définition et commentaires Exemple bligatoire( ) / ecommand é ( ) ArchiveTransfer Comment 0 1 Text Commentaires sur le transfert <Comment>Transfert de dossiers individuels de revenu minimum d insertion</comment> Date 1 1 DateTime Date du transfert Date au format IS 8601 TransferIdentifier* 1 1 Identifier Identifiant du transfert pour le service versant ; précise la table de référence utilisée (par exemple, n attribué par la plate-forme d échanges dans le cadre de versements automatisés) HashCode (sans objet) Signature (sans objet) <Date>aaaa-mmjjThh:mm:ssZ</Date> <TransferIdentifier SchemeAgencyName="Dir ection de l insertion"> </TransferIdentifier> 16

17 n précise dans le message ci-dessous quels sont les services concernés par le transfert (service versant et service public d archives) ainsi que les contacts et adresses nécessaires : BBIE (attribut) Cardinalité Type Définition et commentaires Exemple bligatoire( ) / ecommand é ( ) TransferringAgency Identification 1 1 Identifier Identifiant unique du service versant. <Identification>86</iden tification> Name 0 1 Text Dénomination du service versant. Nom sous lequel l organisation exerce son activité TransferringAgency.Contact <Name>Direction de l insertion et de la lutte contre les exclusions</name> PersonName 0 1 Text Nom de la personne ou du service à contacter <PersonName>M. Dupont</PersonName> esponsability 0 1 Text Description textuelle des responsabilités générales ou spécifiques du contact. TransferringAgency.Address <esponsability>corresp ondant archives. Chef de service</esponsability> BuildingName 0 1 Text Nom du bâtiment <BuildingName>Cité administrative</buildingn ame> BuildingNumber 0 1 Text Numéro d un bâtiment sur la voie à cette adresse <BuildingNumber>12</B uildingnumber> CityName 0 1 Text Localité <CityName>Quimper</Ci tyname> Country 0 1 Text Pays <Country listversionid="second edition 2006" 17

18 >F</Country> Postcode 0 1 Code Code postal <Poscode>29000</postc ode> StreetName 0 1 Text Nom de la voie <StreetName>Boulevard du Finistère</StreetName> TransferringAgency. Communication. Channel 0 1 Code Code spécifiant le canal ou la manière dont s établit la communication (téléphone, , etc.) <Channel>XXXXX</Chan nel> CompleteNumber 0 1 Code Numéro complet (téléphone, fax) <CompleteNumber> </CompleteNumber> UI 0 1 Text Uniform ressource identifier, adresse internet I> ArchivalAgency Identification 1 1 Identifier Identifiant unique du service d archives. <Identification>FAD029 </identification> Name 0 1 Text Dénomination du service d archives. <Name>Archives départementales du Finistère</Name> ArchivalAgency.Contact PersonName 0 1 Text Nom de la personne ou du service à contacter <PersonName>Mme Dupont</PersonName> esponsability 0 1 Text Description textuelle des responsabilités générales ou spécifiques du contact. ArchivalAgency.Address <esponsability>correspo ndant archives électroniques. esponsable des archives contemporaines </esponsability> BuildingName 0 1 Text Nom du bâtiment <BuildingName>Cité administrative</buildingn 18

19 BuildingNumber 0 1 Text Numéro d un bâtiment sur la voie à cette adresse <BuildingNumber>12</B uildingnumber> CityName 0 1 Text Localité <CityName>Quimper</Ci tyname> Country 0 1 Text Pays <Country listversionid="second edition 2006" >F </Country> Postcode 0 1 Code Code postal <Postcode>29000</postc ode> StreetName 0 1 Text Nom de la voie <StreetName>Boulevard du Finistère</StreetName> ArchivalAgency. Communication. Channel 0 1 Code Code spécifiant le canal ou la manière dont s établit la communication (téléphone, , etc.) ame> <Channel>XXXXXr</Cha nnel> CompleteNumber 0 1 Code Numéro complet (téléphone, fax) <CompleteNumber> </CompleteNumber> UI 0 1 Text Uniform ressource identifier, adresse internet I> 19

20 Exemple de message de transfert 20

21 21

22 Description du contenu du bordereau de versement Un bordereau de versement décrit une ou plusieurs Archive, sachant que dans le cas du MI, on aura généralement qu une seule Archive dans la mesure où une <Archive> correspond à un versement de dossiers MI clos dans un intervalle de dates donné (exemple : une année complète). Dans la partie <Archive>, on trouvera l équivalent du sommaire ou du résumé de versement : l objet et l intitulé du versement, les dates extrêmes des données transférées, l historique du versement, le service producteur, la durée d utilité administrative des données transférées, leur sort final et leur communicabilité. L Archivebject, contenu dans l Archive, correspond alors : - soit à un seul fichier global s'il a été fait le choix de générer un export regroupant tous les dossiers (première balise Document), et éventuellement le fichier xsd pour contrôle (seconde balise Document avec comme type d information le code I pour «Information de représentation») <Archive> <Document> <Archivebject> Dossiers de MI clos en 2004 = fichier d export global - soit à un fichier correspondant à un dossier individuel : il y a alors autant d Archivebject que de dossiers archivés. Dans la partie <Archivebject>, on trouvera alors la description de chaque dossier individuel ainsi éventuellement qu un fichier xml joint, correspondant au contenu de données, si l'on a fait le choix d'un export XML par dossier. La description de chaque dossier individuel peut être plus ou moins développée. Voici, sous forme de schéma un exemple illustrant la structure de la partie descriptive d un bordereau : <Archive> Dossiers de MI clos en 2004 <Archivebject> <Document> <Archivebject> <Document> --- Dossier de l individu 1 Contenu de données du dossier de l individu Dossier de l individu 2 Contenu de données du dossier de l individu 1 22

23 En tout état de cause, dans la mesure où il servira de base pour que le service versant puisse assurer le pré-archivage des dossiers papier, chaque dossier doit être a minima identifié par le n de bénéficiaire, le nom, le prénom et éventuellement la commission locale d insertion, suivant le mode d organisation des services. Comme dans les bordereaux papier de versement actuels, toutes les informations figurant dans le bordereau ne seront pas forcément communicables dès le versement, notamment les noms et prénoms des bénéficiaires : il peut être fait le choix de ne donner qu une information numérique dans la balise <Name>, afin d identifier chaque dossier de bénéficiaire, et de développer la description, notamment avec des informations nominatives dans la balise <ContentDescription>, dont il est possible de restreindre l accès aux seuls agents du service d archives, via la balise <Accessestriction>. Le diagramme UML ci-dessous présente la structure et le contenu d une archive complète et figure dans le standard d échanges de données pour l archivage : 23

24 24

25 BBIE (attribut) Cardinalité Type Définition et commentaires Exemple bligatoire( ) / ecommand é ( ) Archive ArchivalAgencyArchiveIdentifier 0 1 Identifier Identifiant de l archive attribué par le service d archive. Pourra être généré automatiquement dans le cadre de transferts automatisés via une plate-forme d archive. ArchivalAgreement 0 1 Identifier Indique la référence, la date et la version du contrat de service à appliquer pour les données du MI. Il a été établi entre les différents services intervenant dans le processus d archivage (service des archives, service informatique, service territorialisé, service central le cas échéant cf données sont saisies au niveau territorial) <ArchivalAgencyArchiveI dentifier> xxx</archivalagencyarchi veidentifier> <ArchivalAgreement>Con trat_xxx</archivalagree ment> ArchivalProfile 0 1 Identifier Précise quel profil du standard d échange a été utilisé <ArchiveProfile>Profil_ MI</ArchiveProfile> DescriptionLanguage 1 1 Code Langue de description. Elle fait appel à une table incluse dans le standard d échange, elle-même compatible avec la norme IS639-1 <DescriptionLanguage listversionid="edition 2009">fr</DescriptionLa nguage> DescriptionLevel 1 1 Code Niveau de description au sens de la norme ISAD(G): Subseries. (sous-série) Fait appel à une table incluse dans le standard d échange. <DescriptionLevel listversionid="edition 2009">subseries</Descri ptionlevel> Name 1 1 Text Intitulé du contenu d information. <Name>evenu minimum d insertion : dossiers individuels clos en 2004</Name> TransferringAgencyArchiveIdentifier 0 1 Identifier Identifiant de l archive attribué par le service versant. <TransferringAgencyArchi 25

26 Pourra être généré automatiquement dans le cadre de transferts automatisés via une plate-forme d archive. Archive.ContentDescription. CustodialHistory 0 1 Text n peut indiquer notamment comment s est effectué le passage de l application d origine au fichier archivable, le nom, la version, la date du logiciel, l éditeur du logiciel, mais aussi les motifs de clôture des dossiers, etc. Description 0 1 Text Permet de donner des précisions sur le contenu de l'archive. Par exemple, qualifier et dater les reprises de données (avec ou sans historique du parcours de l individu, etc.), indiquer l existence d une charte de saisie des données, etc. Language 1 * Code Langue du contenu de l objet. Fait appel à une table incluse dans le standard d échange LatestDate 0 1 Date Date de fin du contenu : date sortie du dispositif la plus récente ldestdate 0 1 Date Date de début du contenu : date de début d ouverture des droits la plus ancienne. veidentifier> xxx</transferringagency ArchiveIdentifier> <CustodialHistory>L export a été réalisé à partir de la version X du logiciel Perceaval. L outil XX a été utilisé pour réaliser l export et sa mise en conformité avec le standard d échanges. Les données ont été gravées sur CD- om de type x, par la Direction des systèmes de l information, avec le graveur y</custodialhistory> <Description>Manuel des procédures MI mai Se reporter au tableau de taux de remplissage des champs</description> <LanguageName listversionid="edition 2009">fr</LanguageName > <LatestDate> </LatestDate> <ldestdate> </ldestDate> Size 0 * MeasureType Taille de l objet en octets, nombre d enregistrements <Size unitcode= "AD">678</Siz 26

27 Archive.Contentdescription.riginatingAgency. e> <Size unitcode= NA >2800</si ze> Les codes d unités doivent être conformes à la table de code UNECE_MeasurementUnitC ommoncode_5.xsd Identification 1 1 Identifier Identifiant unique du service producteur des données. <Identification>86</iden tification> Name 0 1 Text Dénomination du producteur. <Name>Direction de l insertion et de la lutte contre les exclusions</name> Les mot-clés retenus pour la partie Archive sont : - insertion professionnelle - insertion sociale - aide sociale Archive. ContentDescription.ContentDescriptive. Il faut être au maximum conforme au thésaurus W dans la valeur du mot-clé. Si certains services d'archives utilisent un thésaurus interne, il faut le préciser et définir la valeur des mots-clés dans le contrat de service. Il existe autant d éléments ContentDescriptive qu il y a de mots-clés. KeywordContent 1 1 Text Valeur du mot-clé <KeywordContent>inserti on sociale</keywordcontent > Keywordeference 0 1 Code éférence du thésaurus interne ou thésaurus 2009 <Keywordeference schemename ="Thesaurus pour la description et l'indexation des archives locales 27

28 KeywordType 0 1 Code Type de mot-clé : les termes d indexation référencés sont aussi précis que possible ; pour tous ici : subject. - Code - Duration - StartDate - Code - StartDate Code Duration=Property Term StartDate Code Date Archive. Appraisal. Sort final de l archive à l issue de la durée d utilité administrative. Indique la durée à appliquer La date de départ correspond toujours au 31 décembre de la date de clôture des dossiers (LatestDate). Archive.Accessestriction. estriction d accès / communicabilité, soit 50 ans après clôture du dossier (ou 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans à compter de la date de décès si des renseignements à caractère médical sont saisis dans les applications). Cet attribut s applique à l ensemble des documents de l Archive (c est-à-dire à tous les dossiers individuels clos en 2008). anciennes, modernes et contemporaines, 4e édition, 2009 de la Direction des Archives de France">http://www.arch ivesdefrance.culture.gouv.fr/thesaurus/resource/t1-987</keywordeference > <KeywordType listversionid="edition 2009">subject</Keyword Type> <Appraisal> <Code listversionid="edition 2009">conserver</Code > <Duration listversionid= "edition20 09">P2Y</Duration> <StartDate> </StartDate> </Appraisal> <Accessestriction> <Code> listversionid="edition 2009"> A048</Code> <StartDate> </StartDate> </Accesestriction> 28

29 Attachment 1 1 Binarybject : format, mimecode et filename La date de départ correspond toujours au 31 décembre de la date de clôture des dossiers (LatestDate). Archive.Document Pièce-jointe ou annexée. (selon option d'export retenue) Plusieurs options se présentent à l éditeur : générer un fichier XML par individu (dans ce cas, les rattacher à Archivebject) ou un fichier XML regroupant tous les dossiers individuels clos une année N par exemple. Ces fichiers peuvent être placés à part comme fichiers joints et désignés par un simple lien. Ce point est à négocier lors de la mise au point des exports. <Attachement_format= " fmt/101" mimecode="text/xml" filename="nomdufichier "/> Description 0 1 Text Description du document <Description>Fichier XML contenant l'export des données MI de l'ensemble des bénéficiaires</description > Type 1 1 Code Type de document <Type listversionid="edition 2009">CD</Type> Archivebject DescriptionLevel 1 1 Code Niveau de description : dossier. <DescriptionLevel listversionid="edition 2009">file</descriptionle vel> Name 1 1 Text Intitulé du contenu d information, tel qu il apparaît dans le logiciel : il équivaut au numéro de l individu attribué par le progiciel. Archivebject. Content description (facultatif : à retenir pour faciliter les recherches et la restitution aux usagers une fois le délai de communicabilité expiré) Description 0 1 Text Permet de fournir des précisions sur l objet versé. Cette description comportera les informations suivantes : nom, prénom, date de naissance de l individu, n de <Name>n 131</Name> <description> Durand, Paul, </description> 29

30 Accessestriction 1 1 Code Date dossier Permet d indiquer que la description n est pas communicable pendant 50 ans après clôture du dossier (ou 120 ans à compter de la date de naissance ou 25 ans à compter de la date de décès si des renseignements à caractère médical sont saisis dans les applications). La date de départ correspond toujours au 31 décembre de la date de clôture des dossiers (LatestDate). Language 1 * Code Langage du contenu de l objet Fait appel à une table incluse dans le standard d échange Size (suivant option d export retenue) 0 * MeasureType Indique la taille de l objet en octet (pertinent à ce niveau seulement si un fichier XML a été généré pour chaque dossier càd un Archivebject.Document par dossier) Attachment 1 1 Binarybject : format, mimecode et filename Archivebject.Document. (suivant option d export retenue ; ici = cas de génération d un fichier xml par individu) Pièce-jointe ou annexée. (selon option d'export retenue) Plusieurs options se présentent à l éditeur : générer un fichier XML par individu ou un fichier XML regroupant tous les dossiers individuels clos une année N par exemple. Ces fichiers peuvent être placés à part comme fichiers joints et désignés par un simple lien. Ce point est à négocier lors de la mise au point des exports. <AccessestrictionCode> A048</Accessestrictio ncode> <StartDate> </StardDate> <LanguageName listversionid="edition 2009">fr</LanguageNam e> <Size unitcode= "AD">8</size > Les codes d unités doivent être conformes à la table de code UNECE_MeasurementUnit CommonCode_5.xsd <Attachement_format="f mt/101 "mimecode="text/xml" filename="nomdufichier"/ > Description 0 1 Text Description du document <Description>Fichier XML contenant l'export des données MI d'un bénéficiaire</description 30

31 Type 1 1 Code Type de document <Type listversionid="edition 2009">CD</Type> > 31

32 Exemple de contenu de bordereau : 32

33 33

34 5.3 Forme du contenu de données La structure XML du contenu de données est différente suivant les progiciels des éditeurs : il convient de l adapter à chaque progiciel, à partir de la sélection des données présentées ci-dessus (soit travail avec l éditeur, soit travail en lien avec la Direction des systèmes d information). Exemple: 34

35 35

36 ... 36

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