Écran de recherche étudiant et de recherche tiers. Recherche d adresse (code postal et case postale)

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1 Écran de recherche étudiant et de recherche tiers Recherche d adresse (code postal et case postale) Modifications - juin

2 Table des matières HISTORIQUE DES CHANGEMENTS... 3 CONTEXTE... 4 UTILISATEURS TOUCHÉS... 5 DATE D IMPLANTATION DE LA FONCTION... 5 PRÉSENTATION DES MODIFICATIONS... 6 Écran Rechercher l identification d un étudiant - Recherche par adresse de courriel... 6 Navigation dans l écran Résultats de recherche... 8 Nouveauté - Écran Consulter/mettre à jour l identification d un étudiant Nouveauté - Écran Consulter/mettre à jour les adresses de la clientèle Nouveauté - Écran Consulter/mettre à jour l identification d un tiers Inscription automatique du code permanent et de la date de naissance Inscription automatique du NAS et de la date de naissance Nouveauté - Écran Résultats de la recherche (tiers) Nouveauté - Recherche d adresse avec le code postal et un numéro de case postale

3 Historique des changements Version No. Date Description Auteur(s) Rédaction initiale Jean Desmarais Ajustements suite aux commentaires Jean Desmarais 3

4 Contexte Ce document présente les modifications apportées aux fonctionnalités de recherche de dossiers étudiants, de recherche de dossiers tiers, de création et de mise à jour de dossiers tiers ainsi qu au niveau de la recherche d adresse (changement d adresse). Voici les écrans touchés et un bref aperçu des changements apportés : Écran Rechercher l identification d un étudiant Recherche par adresse de courriel Ajout d un champ Adresse courriel dans l écran Résultats de recherche Amélioration de la navigation dans l écran Résultats de recherche Recherche avec un code permanent en minuscule Écran Consulter/mettre à jour l identification d un étudiant Ajout de deux nouveaux onglets Hist. No de téléphone étudiant et Hist. No de téléphone tiers Inscription du no de poste maintenant possible pour les types de numéro de téléphone Père (DGP) et Mère (DGP) - onglet No de téléphone étudiant Le libellé du bouton Nouvelle requête au est remplacé par Nouv. Requête MRQ. Aucun autre changement relativement à la fonctionnalité de ce bouton. Écran Consulter/mettre à jour l identification d un tiers Ajout d un champ affichant le CP12 du tiers Les champs Code permanent, NAS et date de naissance seront complétés automatiquement dans certaines situations. Des validations ont été ajoutées afin d assurer une certaine cohérence lors de la création et de la mise à jour de l identification d un tiers. Écran Consulter/mettre à jour les adresses de la clientèle Le bouton Historique est remplacé par l onglet Historique des adresses de l étudiant ou l onglet Historique des adresses du tiers selon le contexte. On affiche le type d intervenant à côté du nom de celui-ci dans l onglet Adresses des tiers de l étudiant Lorsqu un changement d adresse est effectué pour un tiers, qu il soit effectué par un agent ou bien un traitement automatique, une date de désuétude vient automatiquement s inscrire dans le champ Désuétude de l onglet Adresses des tiers de l étudiant. 4

5 Écran Rechercher une adresse Possibilité de rechercher une adresse grâce à un code postal et un numéro de case postale Utilisateurs touchés L ensemble du personnel de l AFE Partenaires des établissements d enseignement Date d implantation de la fonction 20 juin

6 Présentation des modifications Cette section présente, en détail, les modifications apportées aux fonctionnalités de recherche étudiant et de recherche tiers, de même qu à la recherche d adresse. Écran Rechercher l identification d un étudiant - Recherche par adresse de courriel Il est possible, depuis le 20 juin 2010, d effectuer une recherche par adresse de courriel à partir de l écran Rechercher l identification d un étudiant. Le champ Adresse courriel a été ajouté à cet effet. 6

7 Important À noter que si vous n avez qu une partie de l adresse courriel, il est possible d utiliser le caractère «%» pour effectuer votre recherche. Écran de recherche ancien On voit ici que dans l ancien écran de recherche, on n a pas de champ de recherche par adresse de courriel. 7

8 Résultat de recherche Lorsqu on présente les résultats de recherche, l adresse courriel correspondant au dossier sélectionné s affiche dans le nouveau champ Adresse courriel. Navigation dans l écran Résultats de recherche Le curseur est maintenant placé sur le bouton afin de faciliter la navigation. En effet, il n est plus nécessaire d utiliser votre souris afin de placer le curseur sur le bouton suivant la sélection du dossier désirée. Vous n avez ensuite qu à appuyer sur la touche «Retour» (Enter) de votre clavier. De plus, il est possible d utiliser la touche «Tab» afin de sélectionner les boutons et, au lieu d utiliser votre souris. Ces modifications ont également été apportées à l écran Rechercher l identification d un tiers. 8

9 Écran ancien - affichage des résultats de recherche 9

10 Nouveauté - Écran Consulter/mettre à jour l identification d un étudiant Deux nouveaux onglets ont été ajoutés à l écran Consulter/mettre à jour l identification d un étudiant. Ces onglets permettent de consulter l historique des numéros de téléphone de l étudiant et des tiers. On permet également d inscrire un numéro de poste pour les types de numéro Père (DGP) et Mère (DGP) dans l onglet No de téléphone étudiant. À noter que le même type de modifications a été apporté à l écran Rechercher l identification d un tiers. Inscription d un numéro de poste pour les types de numéro de téléphone Père (DGP) et Mère (DGP). 10

11 Le libellé du bouton (Nouvelle requête au ) est remplacé par. Il n y aucun autre changement relativement à ce bouton. Il s agit de même fonctionnalité qu auparavant. 11

12 Nouveauté - Écran Consulter/mettre à jour les adresses de la clientèle L historique des adresses est maintenant présenté sous forme d onglet et non plus d un bouton qu il s agit de l adresse d un étudiant ou d un tiers. Adresse de l étudiant 12

13 Adresse d un tiers 13

14 Écran ancien - Consulter/Mettre à jour les adresses de la clientèle L écran présentait auparavant un bouton Historique. L affichage des adresses historiques demeure le même, à l exception qu on vient maintenant inscrire automatiquement une date de désuétude suite un changement d adresse. 14

15 On présente maintenant le type d intervenant dans le champ Intervenant et une date de désuétude sera mise automatiquement dans le champ Désuétude suite à un changement d adresse comme dans l écran présenté précédemment. 15

16 Écran ancien - Consulter/mettre à jour les adresses de la clientèle L affichage ne présentait pas le type d intervenant dans le champ Intervenant et il n y avait pas de date dans le champ désuétude. 16

17 Nouveauté - Écran Consulter/mettre à jour l identification d un tiers On affiche maintenant le CP12 du tiers dans cet écran et il peut être modifié au besoin. Pour les utilisateurs ayant les accès requis pour la création de tiers, de nouvelles validations ont été mises en place afin de s assurer la véracité des données inscrites. Validation sur le code permanent inscrit Lorsqu un CP12 est inscrit, le système fait une vérification dans le système Ariane afin de s assurer qu il existe bien. 17

18 Une validation est également effectuée afin de s assurer que le NAS inscrit correspond bien au code permanent. Inscription automatique du code permanent et de la date de naissance Lorsque le tiers pour lequel on désire créer un dossier possède déjà un dossier étudiant dans Contact et Ariane, les champs Code permanent et Date de naissance se complèteront automatiquement dans l écran Consulter/Mettre à jour l identification d un tiers si le NAS est inscrit. Le tiers possède déjà un dossier étudiant dans Contact. 18

19 Vous avez déjà le NAS au moment de la création du dossier tiers, mais pas la date de naissance et le code permanent. Vous complétez l adresse du tiers et lorsque vous retournez à l écran Consulter/mettre à jour l identification d un tiers, la date de naissance et le code permanent auront été ajoutés. Inscription automatique du NAS et de la date de naissance Le système réagira de la même façon que pour le cas précédent si cette fois lors de la création d un dossier tiers vous n avez que le CP12. Une fois l inscription de l adresse effectuée, si l on avait un dossier étudiant pour ce tiers, les champs NAS et date de naissance seront complétés automatiquement. 19

20 À noter que si on ne retrouve pas le NAS au système, uniquement la date de naissance viendra s inscrire. 20

21 Nouveauté - Écran Résultats de la recherche (tiers) Le libellé de l onglet Rejets d identification a été modifié par N/A. Ce libellé s affiche lorsqu'il n'y a pas de rejet d'identification correspondant aux critères de recherche. Écran ancien - Résultat de la recherche (tiers) 21

22 Nouveauté - Recherche d adresse avec le code postal et un numéro de case postale Il est maintenant possible de rechercher une adresse à l aide d un numéro de case postale et d un code postal. Ce type de recherche est possible si l adresse a déjà été forcée dans le système, c est-à-dire qu il ne s agit pas d adresse du DGE. 22