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2 SOMMAIRE I. INTRODUCTION II. Une GMAO pourquoi faire? III. Mise en place d une GMAO IV. Les différentes structures et leurs expériences dans l adoption d une GMAO V. CONCLUSION

3 I. INTRODUCTION Dans le cadre d une présentation d un outil technique comme la GMAO, présentation devant des personnes sceptiques à sa mise en place et sa mise en œuvre, il semble opportun de commencer par une définition stricte et en bon français. Par définition une GMAO, signifie Gestion de la maintenance assistée par ordinateur. L'équivalent en anglais est CMMS pour Computerized Maintenance Management System. On parle aussi de Gestion productive des actifs (Enterprise Asset Management). Historiquement la GMAO a émergé parallèlement à la Gestion de la production assistée par ordinateur (GPAO), et peut se classer sur certains créneaux fonctionnels comme dans la maintenance par exemple. Son but est d organiser et d optimiser : les fonctions principales d'une GMAO sont utilisées pour répondre à des objectifs précis dans l'entreprise et notamment l'ensemble des actions permettant de maintenir ou de rétablir un bien dans un état spécifié ou en mesure d'assurer un service déterminé (AFNOR). Les fonctions les plus courantes de ces progiciels sont : Gestions des actifs : équipements, localisations, bâtiments, réseaux, ordinateurs... Gestion de la maintenance : corrective et curative (avec OT : ordre de travaux, ou BT : bon de travaux, ou ODM : ordre de maintenance), préventive (périodique, conditionnelle, prédictive)... Gestions des stocks : magasins, quantités minimum, maximum, de réapprovisionnement, analyse ABC, pick-lists, référencement et recherche, articles de rechange, catalogue fournisseurs... Gestions des achats : de pièces détachées ou de services (sous-traitance, forfait ou régie), cycle devis / demande d'achat / commande / réception & retour fournisseur, facturation... Gestion du personnel et planning : activités, métiers, planning de charge, prévisionnel, pointage des heures... Gestion des coûts et budget : de main d'œuvre, de stocks, d'achat, de location de matériel... préparation des budgets, suivi périodique, rapports d'écart... KPI : Key Performance Indicators, cockpit de pilotage ou tableau de bord pour le manager (requêtes de base de données concernant des statistiques, des alertes, etc.) D'autres fonctionnalités existent : gestion de l'inspection, métrologie, normes (transport, VRM...), code-barres, lien avec un SIG, matériel mobile (PDA, pocket PC...), télésurveillance (analyse vibratoire, infrarouge...) Maintenant que l on a fait les présentations et que je viens de dresser grossièrement les fonctionnalités principales de la GMAO, je vous entends déjà me dire : «Oui c est super mais qu est ce que cela vient faire ici nous cela nous sert à rien ca fait trente ans que l on se

4 débrouille sans». Et bien entendu je ne vous répondrai pas qu au temps de la préhistoire on se «débrouillait» pour taper sur deux silex que cela faisait du feu et que cela marchait bien mais aujourd hui on préfère le briquet c est plus facile! Non je ne vous répondrai pas ça. Par contre j essaierai de soulever quelques mystères sur : «Une GMAO pourquoi faire» dans la suite de cette présentation.

5 II. Une GMAO pourquoi faire? Le principal objectif de la maintenance a longtemps été de réduire la durée d immobilisation des équipements. On demande aujourd hui aux responsables de Maintenance de maîtriser un ensemble de paramètres ayant une influence directe sur la fiabilité des équipements, les coûts d exploitation et la qualité des produits et des services. Ils doivent ainsi à tout moment : Maîtriser les coûts des installations et connaître l impact financier de leurs décisions Maîtriser les interventions, les plannings et leur coût Optimiser les moyens humains et techniques Optimiser les stocks de pièces de rechange Connaître en détail les installations techniques et tenir la documentation Formaliser et capitaliser le retour d expérience notamment en ce qui concerne les pannes et leurs causes Leurs décisions ou propositions de décisions ont souvent un impact lourd en termes financiers : A partir de quel moment est-il préférable de renoncer à maintenir pour investir? faut-il sous-traiter des actions de maintenance, voire en externaliser, et si oui, lesquelles? De plus, la sophistication des technologies à maintenir conduit à spécialiser les personnels, répartis en agents de maintenance, techniciens d intervention, spécialistes méthodes Cette répartition nécessite une supervision adaptée des équipes. Enfin le recours à la soustraitance, de capacité ou de spécialité, pour être profitable, suppose une parfaite traçabilité des interventions, en même temps qu une mesure de la performance des soustraitants. Toutes ces raisons concourent à l utilisation d une informatique dédiée et communicante : un outil au service des intervenants et des décideurs. Véritable mémoire et savoir faire du service maintenance, cet outil est capable d importer et d exporter des données vers les achats, la GPAO, la comptabilité et la qualité.

6 Une GMAO doit permettre, à minima, de gérer : Le référentiel technique : En premier il s agit d établir l inventaire des équipements et biens à suivre, pour alimenter le carnet de vie. La description des équipements, par fonctions organisées de manière arborescente, intègre les informations nécessaires aux opérations et analyse en maintenance. Cette description fonctionnelle est complétée par les éléments géographiques et toutes les informations permettant par la suite de faciliter les saisies et répondre aux besoins d informations de l entreprise (imputations, budgets, contrats, etc..). En complément et pour des besoins avancés, des informations de configurations permettront de vérifier l applicabilité des procédures et pièces utilisées. L ensemble de ces données constitue alors le référentiel technique. Faire évoluer ce référentiel est une tâche ardue et la GMAO doit faciliter les mises à jour voir réaliser, certaines, automatiquement. Ces besoins avancés font appels à des concepts de sûreté de fonctionnement, de modélisation des informations (une seule modification met à jour tous les équipements liés au modèle) et à des fonctions de manipulation graphique des données. Les travaux de maintenance : Les travaux sont suivis par des BT saisis et exploités de façon différenciée selon les utilisateurs. De la quantité de rubriques dépend bien entendu la finesse des analyses possibles, l ergonomie et la simplicité des opérations de saisie étant essentielles à la fiabilité des informations. Des modules d analyse et de contrôle permettent le suivi des temps et des engagements de dépenses, les valorisations économiques La planification des travaux de maintenance : Préventive ou curative, la maintenance requiert une planification des opérations et une méthodologie d intervention. Des bibliothèques d opérations sont prédéfinies à cette fin, tant au niveau de la gamme, des outillages, des rechanges, et peuvent être déclenchées selon diverses stratégies, adaptées à la taille des équipes et au type d industrie. Bien entendu, le progiciel doit permettre de prendre en compte toutes les contraintes opérationnelles.

7 Les approvisionnements et les stocks Une bonne stratégie d approvisionnement des articles de maintenance ainsi que la rationalisation de leur utilisation, permet d importantes économies tout en améliorant la fiabilité globale de l outil de production. Dans la nomenclature et l immatriculation des articles, leur valorisation et inventaire, les réapprovisionnements, une GMAO digne de ce nom doit permettre et supporter de nombreux choix. Les bénéfices obtenus lors de la mise en œuvre d une GMAO sont : Réduction des coûts de main d'œuvre, de pièces détachées, de traitement administratif Amélioration de la fiabilité et de la disponibilité des équipements Meilleure gestion des coûts, préparation des budgets et aide aux Appels d'offres Amélioration du REX : Retour d'expérience et de l'historique des travaux de maintenance Amélioration de la planification des interventions, recherche du ratio préventif/correctif optimal en fonction de l'industrie Amélioration de la gestion des stocks A titre juste indicatif pour toi papa voila quelques étapes prendre compte lors de la mise en place d une GMAO

8 III. Mise en place d une GMAO Certes, diverses voies sont possibles. Néanmoins l oubli de certaines étapes peut conduire à un échec irrémédiable. Citons trois d entre elles : Elaboration d un cahier des charges, par la mise en place d un groupe multidisciplinaire. Consultation de fournisseurs et examen des références et de tout l environnement du progiciel : pérennité du fournisseur, support informatique, existence de services associés comme les clubs utilisateurs, performance des supports de maintenance (notamment téléphonique), de l intégration, de la formation, existence d un système qualité, stabilité de l équipe de conception. Nomination d un chef de projet interne GMAO : c est l étape cruciale, une revue annonçait récemment 30 % d échecs liés à la méconnaissance de cette étape. Le rôle de ce chef de projet est en effet multiple : préparation des hommes et des méthodes à l arrivée du progiciel, implication du management concerné, préparation des supports techniques, phasage du projet, supervision des budgets, préparation des bases de données. Consultation et formation des utilisateurs : A tous les niveaux, les utilisateurs attendent de la GMAO qu elle soit une aide dans leur travail avec un minimum de contraintes. La consultation des utilisateurs doit permettre un paramétrage efficace de l application, en veillant par exemple à ce que le nombre d écrans nécessaires à un utilisateur soit minimal, tout en permettant un travail ergonomique. La formation doit être faite en situation, c est à dire après intégration et configuration de l application. L intégrité des données, essentielle à la crédibilité ultérieure de l application, dépend du soin apporté à la réalisation de cette étape. Afin de vous éviter à croire que vous seul au monde dans cette aventure je vous invite à être attentif a ce qui va suivre : «D autres l on fait avant nous». Je vais vous présenter les différentes structures qui sont concernées par les GMAO et vous donner un exemple tiré de l expérience d une entreprise.

9 IV. Les différentes structures et leurs expériences dans l adoption d une GMAO Tous les secteurs d'activité qui ont des Actifs à maintenir sont intéressés par l'exploitation d'un outil de GMAO. On peut citer les secteurs : Industrie (production, automobile, pharmacie...) Énergie (Gaz, Pétrole, Électricité...) Transport (routier, ferroviaire, aérien...) Médical (hôpitaux) Immobilier (HLM, locatif, d'entreprise et sièges sociaux, moyens généraux...) Grande distribution etc. Pour illustrer ce chapitre j ai choisi de vous lire un extrait tiré du site hospimedia.fr : Les contraintes s accentuent, le secteur «s intellectualise» HOSPIMEDIA - Les hôpitaux s équipent d appareillages de plus en plus nombreux et sophistiqués qui requièrent des compétences de plus en plus pointues. Cette évolution des équipements biomédicaux, en nombre et en complexité, a poussé les établissements à se doter en interne d équipes de maintenance opérationnelles. Mais compte tenu de l évolution du marché, des pressions en matière de sécurité et de réglementation, et de l accentuation de la politique de développement de la qualité, les services techniques sont amenés à évoluer. La maintenance hospitalière est une discipline complexe qui, au sens large, englobe aussi bien l'entretien curatif et préventif (voir notre article " Le point sur la maintenance préventive ") que le contrôle qualité. Elle réunit donc deux composantes : -l'une, technique et opérationnelle, pour la réalisation des interventions préventives, de diagnostic, de dépannage ou de remise en route ; -l'autre de gestion, de planification et de traçabilité (de l'information, des ressources humaines, des stocks, des interventions, des budgets...). De l'avis de tous, les métiers techniques au sein de l'hôpital évolue vers le développement des prestations intellectuelles (voir partie 2). De ce fait, le métier réclame des outils d'aide. La GMAO : un outil d'aide Une bonne gestion de la maintenance est un élément essentiel à la vie de l'établissement de santé, notamment dans le cadre de la continuité du fonctionnement du service et du soin. L'ingénieur hospitalier, qui coordonne l'équipe technique, doit donc préciser les conditions de maintenance pour chaque équipement et pour chaque

10 prestation de service. " Pour cela, il doit utiliser des outils statistiques standardisés, il doit faire des analyses de risques, doit mettre en place et mettre à jour des registres de traçabilité (voir la norme expérimentale XP S , NDLR), évaluer les prestations des sociétés de maintenance comme des agents hospitaliers chargés de la maintenance (quel que soit le niveau de maintenance concerné) mais aussi parler le même langage ", précise l'agence française de normalisation (AFNOR) dans son recueil " Les normes clés de l'ingénieur hospitalier ". Ainsi, l'activité demande de nombreuses qualifications techniques mais aussi humaines. Et pour faciliter la gestion de cette activité, les responsables de maintenance s'équipent progressivement d'outils informatiques. En effet, il y a dix ans, sont apparus les progiciels et logiciels de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO). Depuis leur création, les principes de base ont peu évolué mais " les avancées technologiques, en particulier en ce qui concerne la communication et l'utilisation des outils nomades introduisent une évolution significative des organisations liées à la maintenance, à sa gestion et à sa productivité ", indiquent Gilles Zwingelstein et Francis Vasse, membres de l'association française des ingénieurs et responsables de maintenance, en introduction de l'ouvrage le " 18ème panorama des logiciels de GMAO " de l'association française des ingénieurs et responsables de maintenance (AFIM). Cet outil facilite le quotidien : il permet d'optimiser les moyens techniques et humains de la maintenance, d'organiser les interventions, leurs plannings et leurs coûts, de maîtriser les coûts des installations à venir et d'optimiser les stocks ainsi que de décrire en détail les installations techniques et la documentation. Mais il requiert un changement de culture au sein du service technique. C'est pourquoi la mise en place de la GMAO est progressive. Evolution lente du statut Les services techniques hospitaliers doivent faire face à de constantes modifications réglementaires et de leurs compétences. Ils ne voient pas pour autant progresser leur statut. Les associations représentatives* (ANIHEB, ANATH, AFIB, AAMB...) s'étaient regroupées en mars dernier pour réclamer à nouveau ces évolutions statutaires au ministre de la Santé. Des décrets sont parus le 23 décembre 2003 au Journal officiel (décret sur le statut et décret sur le classement indiciaire). Ils revalorisent la grille indiciaire des adjoints techniques et augmentent le plafond de leur prime qui reste tout de même à la discrétion de la hiérarchie. " Bien sûr, il y a une certaine reconnaissance du métier sur le papier, indique Eric Martin, président de l'association nationale des adjoints techniques hospitaliers (ANATH). Mais mis à part un changement de l'appellation (les termes " adjoints techniques " sont remplacés par "

11 techniciens supérieurs ", NDLR), on n'a pas changé grand chose ". Selon lui, ces " décrets sont plus que timides " et les modifications apportées sont " insuffisantes au vu des responsabilités qui sont les nôtres ", s'insurge Jean-Marc Denax, président de l'association des agents de maintenance biomédicale (AAMB). Selon le décret, les techniciens supérieurs sont en effet " affectés à la préparation et au contrôle de l'exécution des opérations techniques ou scientifiques. Ils collaborent à l'élaboration des projets neufs et d'entretien, peuvent être investis de la gestion technique d'une partie de service et chargés du fonctionnement, de l'entretien, de la maintenance et du contrôle de certains matériels de haute technicité ". En conséquence de cette non-reconnaissance du métier, du manque de moyens, d'une charge de travail lourde et des responsabilités toujours accrues, conclut Eric Martin, l'hôpital ne parvient pas à conserver les compétences de ses professionnels en interne. Pia Hémery * Association nationale de l'ingénierie hospitalière et biomédicale (ANIHEB), Association nationale des adjoints techniques hospitaliers (ANATH), Association des agents de maintenance biomédicale (AAMB), Association française des ingénieurs biomédicaux (AFIB), Association nationale des dessinateurs des établissements hospitaliers publics (ANDEHP), Association nationale des organisateurs hospitaliers (ANIORH), Union des ingénieurs hospitaliers en restauration (UDIHR)

12 V. CONCLUSION Pour finir je resterai sobre et ne ferai pas l éloge de quoique soit, mais je conclurai juste en récapitulant cette présentation : Un GMAO vous donne la capacité de saisir l'information et de prendre des décisions puissantes au sujet des actifs valables de votre organisation, si ces actifs sont du matériel ou des salles dans un bâtiment. Plus spécifiquement, un GMAO vous donne ce qui suit: Une planification effective pour les fonctions d'entretien Un GMAO vous laisse prendre le contrôle des fonctions d'entretien dans votre organisation, en donnant la liberté aux activités d'entretien dans un mode de planification. Améliorez la productivité Un GMAO améliore la productivité de votre organisation par garder l'équipement dans un état impeccable et les actifs dans une condition de fonctionnement maximale. Ceci réduit le temps d'arrêt non- planifié et les urgences. Le rendement de travail est également réalisé par un meilleur ordonnancement du personnel d'entretien. Abaissez les frais d'exploitation Un GMAO vous laisse contrôler et abaisser des coûts de service d'entretien. Vous gagnez significative en empêchant des réparations chères avant qu'ils se produisent et en améliorant le rendement des tâches d'entretien courant. Et parce que vous ne cessez pas le paiement des employés quand le matériel ne fonctionne pas, l'empêchement du temps d'arrêt fournit également des frais d'exploitation plus bas. Rester au courant des obligations légales et les responsabilités Un GMAO peut vous rappeler les inspections et les tâches d'entretien préventif qui sont exigées par la loi. Par exemple, beaucoup d'organismes ont l'obligation légale d'exécuter un entretien régulier sur de divers types de matériel (ascenseurs, systèmes de protection contre l'incendie, matériel médical, etc. Un GMAO peut vous assurer que vous sauriez quand l'entretien est exigé. Le logiciel peut continuer à vous rappeler jusqu'à ce que le travail soit effectué réellement, et peut préserver des enregistrements montrant que l'entretien nécessaire a été complété. De cette façon, un GMAO peut protéger votre organisation contre des procès et d'autres risques potentiels.

13 Réduire des Primes d'assurance Beaucoup de compagnies d'assurance ont identifié que l'utilisation appropriée d'un GMAO réduit la chance des déclarations de sinistre coûteuses. Vos équipements sont plus solides parce que le travail d'entretien a été fait promptement et sûrement. Votre matériel souffre moins de défauts de fonctionnement; les inspections d'entretien préventif peuvent détecter des dangers potentiels avant qu'elles causent réellement l'ennui. Pour cette raison, les assureurs peuvent réduire les primes des organismes qui emploient un GMAO. Enregistrer et stocker l'information valable Peut-être la caractéristique la plus valable d'un GMAO est sa capacité de vous fournir l'information appropriée concernant des fonctions d'entretien. Par exemple, un GMAO peut alerter votre organisation au matériel ou aux espaces des mal fonctionnements, des inefficacités de travail et les raisons des coupures de production. Ce type d'information vous laisse prendre des meilleures et plus responsables décisions au sujet des fonctions d'entretien dans votre organisation. Un GMAO - Une opportunité importante Vraiment, GMAO est une opportunité important qui peut nettement améliorer des opérations, augmenter la responsabilité des actions l'entretien et les avantages financiers considérables.

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