v e Livre blanc Les solutions collaboratives : un ROI* assuré en moins de 12 mois passurer des gains de productivité en temps de crise

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1 Livre blanc Les solutions collaboratives : un ROI* assuré en moins de 12 mois passurer des gains de productivité en temps de crise v e La proposition de valeur de VDoc Software L étude sur le ROI des applications collaboratives * Return On Investment, ou retour sur investissement

2 sommaire les solutions collaboratives Un ROI assuré en moins de 12 mois Avant-propos Assurer des gains de productivité en temps de crise L'informatique de production L'informatique de gestion Assurer de nouveaux gains de productivité La richesse est dans le document De profonds gisements de productivité La proposition de valeur VDoc Software La vision La mission Etude sur le ROI des applications collaboratives L'échantillon Méthodologie de recueil des données Structure des répondants Les enjeux des entreprises La gestion électronique de documents : capitalisation du savoir-faire Un impact discutable pour le renouvellement de la certification Une harmonisation des documents de l'entreprise Des documents validés beaucoup plus rapidement Un déploiement rapide Un ROI en moins de 12 mois L'automatisation des processus métiers : réaliser le service Traçabilité et suivi renforcés Des gains de temps supérieurs à 30 % Des indicateurs automatisés Un ROI en moins de 12 mois Les bénéfices mesurés direction par direction Portail intranet / extranet : améliorer la communication Principaux bénéfices Un ROI en moins de 12 mois Témoignages d'utilisateurs Conclusions Sources

3 avant-propos Ce livre blanc a pour objet de faire le point sur les gains de productivité que peuvent offrir des solutions centrées sur les activités humaines ainsi que les bénéfices et le ROI* à attendre, notamment en temps de crise. Ce livre blanc: fait un état des lieux des gains de productivité assurés jusqu'ici par une informatique centrée sur la production et la gestion ; met en lumière la richesse portée par les documents et les gisements de productivité qui en découlent ; rappelle la proposition de valeur portée par VDoc Software à travers sa suite collaborative ; présente les principaux bénéfices et le ROI mesurés par les utilisateurs de la suite VDoc. Les résultats présentés dans ce livre blanc sont issus d'une enquête réalisée auprès des utilisateurs VDoc, au cours du mois de février Ce document est la propriété pleine et entière de VDoc Software. Toute reproduction même partielle est interdite sans l'accord explicite de l'éditeur. 1 * Return On Investment, ou retour sur investissement

4 productivité en temps de crise Assurer des gains de productivité De tous temps, les entreprises ont cherché à réaliser des gains de productivité et à rationaliser leurs outils. Avec la période troublée que connait l'économie mondiale depuis septembre 2008 et l'accélération de la crise financière, cette situation est encore plus criante. Pas un jour ne se passe sans l'annonce d'un plan de relance, d'économies ou de rationalisation. Depuis toujours l'informatique a accompagné (pour ne pas dire précédé) l'entreprise dans son développement et dans son adaptation aux contraintes de l'environnement économique. Nul doute que le système d'information a encore à jouer un rôle prépondérant, en temps de crise. Ne voit-on pas surgir des formations dont le titre est plus qu'évocateur (par exemple, " Piloter son SI en temps de crise ") (1). Quels sont donc les gains de productivité possibles pour les entreprises? Quels sont les outils que peuvent proposer les éditeurs pour accompagner ces démarches? 2 L'informatique de production L'optimisation de la production a été la première des préoccupations des entreprises à la recherche de gains de productivité immédiats et faciles. Cette volonté s'est traduite par la mise en place de GPAO (2) permettant de gérer l'ensemble des activités de l'industrie (3) : gestion des stocks et des achats ; gestion des commandes ; gestion des produits engendrés par ces commandes ; gestion des articles entrant dans la fabrication de ces produits ; expédition des produits ; facturation. Historiquement, à la GPAO (4) a été associée une GMAO dont la mission principale est, selon une étude réalisée par l'afim (5), la maîtrise des coûts et des installations pour assurer une haute disponibilité des moyens de production. La GMAO et la GPAO sont les symboles de cette informatique de production. L'informatique de gestion Une fois la production optimisée, les entreprises se sont attachées à maîtriser et le plus souvent à réduire leurs coûts. Comme le note Lionel LUMBROSO (6), " issus du monde de la gestion de production, les progiciels de gestion intégrés (PGI) inaugurent cette nouvelle ère informatique au début des années 90 ". Pour Pierre Audoin Conseil (PAC), un PGI (ou ERP (7) en anglais) est " un groupe de modules reliés à une base de données unique ". Ce système doit couvrir au moins trois des grandes fonctions de l'entreprise : production, finance, logistique & achat, commercial & marketing, RH (8). Aujourd'hui, " les progiciels de gestion intégrés atteignent la moitié des utilisateurs dans le secteur industriel, où trois quarts des PME sont équipées de logiciels de gestion de la production assistée par ordinateur (GPAO) " comme le souligne le baromètre ERP et PME réalisé par IDC et Oracle (9).

5 productivité Selon une étude IDC, " les logiciels de gestion d'entreprise sont sans conteste la brique applicative la plus déployée au sein des systèmes d'information des entreprises. Centrés autour de quatre fonctions de gestion majeures : Comptabilité/Finance ; Ressources humaines ; Gestion commerciale ; GPAO. Les logiciels de gestion d'entreprise ont généré près de 2,3 milliards d'euros de revenus licences et maintenance en 2006, ce qui correspond à plus de la moitié du marché des applications et près du quart du marché total des logiciels en France ". Aujourd'hui, et moyennant des investissements importants, les entreprises ont globalement optimisé la production et mis en place les outils nécessaires à la maîtrise des coûts. Assurer de nouveaux gains de productivité Il n'y a donc plus beaucoup de gains de productivité à attendre en matière de production et de gestion. C'est donc vers les activités humaines qu'il existe les plus forts potentiels de productivité. 3 Figure 1-80% des dépenses sont consacrées à 4% des informations

6 productivité La richesse est dans le document Plus que jamais, la richesse d'une entreprise est dans le document. Toute la connaissance, tout son savoir et toute sa valeur sont dans les documents. Pour s'en convaincre, il suffit de regarder ce que chaque société produit quotidiennement : des devis, des contrats, des factures, des brochures, des procédures, et autres mails.tout passe donc par des documents. La quantité d'informations qui transite par les documents est telle que si l'on croit le Gartner, celle-ci double tous les cinq ans. On imagine dés lors la valeur des informations qui circulent et ce qu'il est possible de gagner dans le traitement de ces informations. De profonds gisements de productivité Lorsque EDS (10) constate que 60% du temps des managers est consacré à rechercher et à valider une information, on se dit alors que de nouveaux gains de productivité sont possibles. C'est d'une certaine manière ce que confirme le cabinet BASEX lorsqu'il note qu'un salarié consacre 28% de son temps à répondre à des choses sans importance comme par exemple à des messages électroniques. Studies by Basex, a compagny that looks atworker s efficiency at information-intensive businesses, show that significant amounts of time are wasted by interruptions, like unimportant messages, and the time it takes tu refocus on work. HOW A TYPICAL INFORMATION WORKERS S DAY IS SPENT 28% 25% 20% 15% 12% Interruptions by things that aren t urgent or important, like unnecessary messages - and the time it takes to get back on track Productive content creation indcluding writing messages Meetings (in person, by phone, video and online Searching through content, like the web, digital communications and paperwork Thinking and reflecting Sources: Basex THE NEW YORK TIME 4 Si l'on regarde au quotidien, le temps que nous consacrons : à trier la boîte aux lettres des mails importants et urgents qui vous concerne : de 15 à 30 minutes par jour ; à retrouver sur le réseau les documents nécessaires à votre travail : de 10 à 30 minutes par jour ; à vérifier que l'information que l'on utilise est la bonne : de 10 à 60 minutes par jour ; à relancer et vérifier les tâches que l'on a déléguées : de 20 à 60 minutes par jour. C'est bien de 1 à 3 heures par jour qu'il est possible d'économiser et c'est bien toute la valeur et les promesses de l'informatique de Management et des solutions VDoc Software.

7 v aleur VDoc Software La proposition de valeur Applications pplications bureautique bureautiques Fonctions Internes Partenaires Externes Clients Distributeurs Fournisseurs Banques Prescripteurs Actionnaires Direction Générale Finance Informatique Commercial - Marketing Ressources Humaines Production QSE Achats Services Généraux Stock Sales SCM HR PDM Figure 2 - Connect people, process and information La mission La vision VDoc Software propose une suite collaborative qui favorise : Pour accroître son efficacité, l'entreprise doit établir des lieux d'échange d'informations et de partage de connaissances entre les différents services, ses collaborateurs mobiles, ses partenaires, ses fournisseurs et ses clients. L'entreprise devient collaborative, étendue et accélère les flux d'informations entre les hommes, les documents et les applications. le partage d'informations avec vos collaborateurs, clients et partenaires en respectant vos règles de confidentialité ; la circulation automatique de formulaires en respectant les procédures de gestion ; la gestion des dossiers et des documents en respectant les normes de l'organisation. 5 En agissant de la sorte, l entreprise : (re)place le client au cœur de son organisation et envisage son organisation dans sa globalité ; renforce les échanges entre les collaborateurs en permettant la circulation de l'information ; gagne en agilité et en réactivité en rationalisant les procédures informelles et en capitalisant sur l'expertise acquise.

8 e tude sur le ROI l étude sur le ROI des Applications collaboratives L'échantillon Méthodologie de recueil des données L'enquête a été réalisée auprès des 800 clients et utilisateurs des solutions VDoc Software. Elle s'est déroulée entre le 2 et le 14 février par un questionnaire web. Structure des répondants Au total, ce ne sont pas moins de 237 sociétés qui ont participé à cette étude. VDoc Software est particulièrement bien implanté dans l'industrie, l'agroalimentaire ainsi que dans le monde de la santé comme le montre la structure des répondants. En terme de taille d'entreprises, on peut considérer qu'il s'agit essentiellement de PME, marché classique des solutions VDoc. 6 Figure 3 - ventilation des répondants par secteur d'activité

9 Structure des répondants (suite) Historiquement, les solutions VDoc ont été utilisées pour accompagner une démarche de certification qualité de type ISO C'est la raison pour laquelle on retrouve dans l'échantillon une proportion significative de directeurs qualité. La Direction générale est également fortement représentée, ce qui témoigne de son implication dans les projets collaboratifs en général, et organisationnels en particulier. La présence significative de la Direction industrielle s'explique à la fois par le nombre important de PME ayant répondu et par la relation étroite que cette dernière peut avoir vis-à-vis des enjeux qualité. Enfin, la présence non négligeable de représentants de la DSI démontre que cette direction acquiert de plus en plus une dimension fonctionnelle forte. 7 Figure 4 - ventilation des répondants par direction

10 Enjeux des entreprises La gestion documentaire demeure la principale préoccupation des entreprises. Celle-ci accompagne souvent la mise en place d'une démarche qualité et constitue la première pierre permettant de valoriser et de capitaliser sur le savoir-faire. La fluidification des échanges et l'automatisation des processus sont également au cœur des enjeux des entreprises et parmi les toutes premières motivations pour déployer des solutions collaboratives 8 Figure 5 - Les principaux enjeux des répondants

11 La gestion électronique de documents : capitalisation du savoir-faire Un impact discutable pour le renouvellement de la certification Pour 1 répondant sur 2, la mise en place d'une gestion documentaire n'a aucun impact sur le renouvellement de la certification. Ce chiffre montre tout simplement que les entreprises n'ont pas attendu l'avènement des solutions de GED pour assurer une gestion conforme de la pyramide documentaire. Ce n'est donc pas sur ce point que se situe le principal gain associé à la mise en place d'une telle solution. Cette affirmation peut être fortement nuancée en constatant tout de même que pour 26% des répondants, cela a eu un impact fort. Si l'on ajoute ceux ayant noté un impact limité, on arrive tout de même à 50% qui admettent que le déploiement d'une gestion documentaire a un impact sur le renouvellement de la certification. Figure 6 - Impact de la GED VDoc dans le renouvellement de la certification 9

12 Une harmonisation des documents de l'entreprise 68% des sondés reconnaissent l'impact particulièrement significatif du déploiement d'une gestion documentaire dans l'harmonisation des documents de l'entreprise. En s'appuyant notamment sur des modèles documentaires paramétrables, la GED amène une cohérence évidente du fond documentaire. Cette cohérence favorise de fait l'appropriation et la capitalisation du savoir. Figure 7 - Impact de la GED VDoc sur l'harmonisation des documents 10

13 Des documents validés beaucoup plus rapidement 58% des entreprises interrogées ont constaté un gain supérieur à 15% dans la validation de leurs documents. Elles sont 30% à avoir mesuré un gain supérieur à 30%. On touche ici au cœur des bénéfices apportés par la gestion documentaire. Celle-ci contribue en effet singulièrement à structurer la validation des documents : en impliquant les différents acteurs de la chaîne ; en assurant une traçabilité des interventions de chacun ; en limitant les pertes de documents liées à des échanges papier ou sous la forme de mail. Autre conséquence positive induite, c'est la mise en place d'un référentiel documentaire qui va de fait limiter : le temps passé à rechercher la dernière version de tel ou tel document ; les conséquences liées à l'utilisation d'un document non valide notamment pour tout ce qui concerne les procédures de sécurité ou de test. Figure 8 - Gains de temps constatés pour la validation des documents 11

14 Un déploiement rapide 35% des entreprises ont déployé et mis en production leur gestion documentaire en moins de 10 semaines. Ce délai est particulièrement court si l'on considère qu'il existe inévitablement des phases d'audit, de paramétrage et de mise en ligne des documents. Les 65% qui ont mis plus de 10 semaines ont indiqué, dans leur écrasante majorité, ne pas avoir dépassé les 6 mois. Figure 9 - Délais moyens de mise en œuvre 12

15 Un ROI en moins de 12 mois Mis en perspective avec le temps de déploiement, le ROI sur ce type de solution intervient particulièrement rapidement. Pour 57% des entreprises, moins de 12 mois auront été nécessaires pour rentabiliser l'investissement. 43% des sondés n'ont pas calculé le ROI. Ce chiffre est à mettre en perspective avec les enjeux initiaux et notamment celui de gérer la documentation qualité. Celle-ci étant nécessaire pour assurer une certification ISO, il peut apparaitre moins nécessaire de mesurer un retour sur investissement ; celui-ci s'appréciant avec l'obtention ou le renouvellement du certificat! Moins Figure 10 - Temps estimé pour obtenir un ROI 13

16 L'automatisation des processus métiers : réaliser le service Traçabilité et suivi renforcés L'automatisation des processus métiers et le déploiement de solutions de Business Process Management (BPM) assurent pour 68% des entreprises une traçabilité et un suivi renforcés des différentes actions menées. En orchestrant les différentes tâches et les interventions menées par chaque collaborateur, les processus métiers garantissent de manière incontestable une traçabilité sans faille. Le gain de temps constaté par 8% des entreprises s'inscrit également dans cette droite ligne : traçabilité accrue signifie également moins de perte de documents, pas d'interrogation sur le qui fait quoi et donc, au final, gain de temps. 8% mettent en avant la fiabilisation des échanges. Cet élément peut être rapproché des 5% qui insistent sur la suppression des saisies. De plus en plus, les processus métiers sont connectés aux outils de gestion. Les informations récoltées par les processus sont ainsi " déversées " dans l'applicatif métier. Toute la ressaisie qui peut exister dans le cadre de processus traités sous format papier disparait et avec elle les risques d'erreurs. Exemple : un processus de demande de congés va permettre de valider la demande et de défalquer dans le SIRH le nombre de jours posés par le collaborateur. 14 Figure 11 - Quel est le principal bénéfice constaté?

17 Des gains de temps supérieurs à 30% 32% des entreprises sont passées d'un temps nécessaire à la réalisation d'un processus se chiffrant en semaines à un temps se chiffrant en jours. Dans certains cas, l'entreprise va donc jusqu'à 5 fois plus vite! Pour certain processus comme le lancement de nouveaux produits, à une époque où tout retard coûte particulièrement cher, il est facile d'extrapoler l'avantage concurrentiel dont dispose l'entreprise et les économies réalisées. De la même manière, et dans le cadre d'un processus de suivi des réclamations clients, toute réduction du temps de traitement va inévitablement vers l'amélioration de la satisfaction des clients. Figure 12 - Gains de temps constatés : avant / après 15

18 Des indicateurs automatisés Avant la mise en place des solutions VDoc, les entreprises ne disposent pas d'indicateurs pour 33% d'entres-elles. Pour les 39% qui utilisent Excel et les 11% qui préfèrent le papier, la situation n'est guère plus enviable. En effet, si des indicateurs existent, la réalisation est loin d'être automatisée. Il y a donc fort à parier que la production et le suivi en temps et en heure s'avèrent délicats. L'automatisation des processus va de pair avec l'automatisation des indicateurs. L'utilisation d'excel et du papier deviennent anecdotiques. L'automatisation des processus a pour effet de favoriser de manière beaucoup plus systématique leur pilotage et la mesure de leur efficacité. En ce sens, elle participe nettement à la réalisation d'une politique d'amélioration continue. Figure 13 - La réalisation des indicateurs 16

19 Un ROI en moins de 12 mois Si 44% des entreprises n'ont pas encore mesuré le ROI, elles sont 56% à l'avoir obtenu en moins de 12 mois. Environ ¼ des répondants l'a obtenu en moins de 3 mois. Figure 14 - Temps estimé pour obtenir un ROI 17

20 les bénéfices direction par direction* La parole aux utilisateurs Achats / Finance Demande d achats Responsabilisation des acteurs Meilleure communication interne Suppression du papier et des doubles saisies Sans 30 jours Avec 15 jours Bon à payer Gestion sécurisée et facilitée Simplification des flux Sans 3 semaines Avec 1 semaine Création de codes articles Meilleure gestion des données de base de production Simplification des flux, donc plus de rapidité Mise en évidence des failles de l'organisation Sans 10 jours Avec1 journée Informatique Demande d'intervention Plus de temps pour faire autre chose Arrivée et départ d'utilisateurs Suppression du papier Sécurité et traçabilité renforcées Sans 1 semaine Avec 1 journée 18 * Les utilisateurs comparent leur tâches quotidiennes avec et sans la solution BPM éditée par VDoc Software.

21 Qualité Actions correctives Tout le monde a accès à la documentation Meilleurs résultats lors des audits Plus de rapidité dans nos processus, plus de rigueur Sans 15 jours Avec 4 jours Non conformité Maîtrise des flux d'informations Meilleurs résultats lors des audits Plus de rapidité dans nos processus, plus de rigueur et de transparence Sans 20 jours Avec 10 jours Ressources humaines Demande de congés Fluidification des échanges Réduction des saisies Reporting simplifié Nouvel arrivant Suivi plus strict des validations Meilleure communication Reporting simplifié Sans 2 jours Avec ½ journée Sans 1 semaine Avec 3 jours Ventes 19 Validation du cahier des charges Réclamations clients Meilleur suivi des appels clients Homogénéisation et centralisation du traitement des plaintes Reporting simplifié Sans 1 semaine Avec 1 journée Sans 10 jours Avec 8 jours

22 améliorer la communication Portail intranet / extranet : Principaux bénéfices En proposant un point d'accès unique à l'information et aux applications, le portail simplifie l'administration du système d'information dans son ensemble. Connecté à l'annuaire de l'entreprise, il permet de définir précisément et de manière unique les droits d'accès de chaque utilisateur. Cet argument est bien entendu majoritairement évoqué par la DSI. Plate-forme d'accès unique, le portail améliore également sensiblement la communication pour 45% des répondants. Cet argument est évoqué prioritairement par : la DSI ; la Direction de la qualité qui voit dans le portail le moyen de sensibiliser les collaborateurs aux enjeux de la qualité ; la Direction Générale. Autre avantage significatif retiré : la diminution des coûts liés à la diffusion des documents. En proposant un espace de publication intégré, le portail contribue à supprimer les envois de documents par mails ou par CD. 20 Figure 15 - Principaux bénéfices constatés lors de la mise en place d'un portail

23 Un ROI en moins de 12 mois 44% des répondants ont obtenu un ROI en moins de 12 mois. Figure 16 - Temps estimé pour obtenir un ROI 21

24 Portails Intranet/Extranet : retours d expérience des utilisateurs Forte demande de création de nouveaux espaces de partage. Diffusion d'informations non prévue initialement. Excellent suivi des dossiers. On découvre ce que font les autres. Un plus grand intérêt de la direction pour le service informatique. A renforcé l'esprit d'entreprise. 22 Prise de conscience progressive d'avoir un outil de partage documentaire.

25 conclusions Bien que la production et la gestion aient été optimisées, il existe encore des gisements de productivité importants. Bras armés de cette informatique de management, les solutions collaboratives VDoc (gestion documentaire, automatisation de processus et portail) permettent de valoriser la richesse de l'entreprise, toujours portée par un document. L'enquête réalisée auprès des utilisateurs éclaire de manière significative les gains et les bénéfices apportés par les solutions collaboratives VDoc. En matière de gestion documentaire, les bénéfices constatés sont importants : Harmonisation des documents ; Gain de temps supérieur à 15% dans la validation des documents ; Renouvellement de la certification. Si l'on s'attache à l'automatisation des processus, le constat est identique : Traçabilité et suivi renforcés ; Gain de temps significatif : souvent supérieur à 30% ; Automatisation et généralisation du réporting. Enfin, le portail amène lui aussi sa cohorte d'avantages : Administration simplifiée ; Communication renforcée ; Diminution des coûts liés à la diffusion des documents. L'enquête démontre également la rapidité avec laquelle l'entreprise rentabilise son investissement : moins de 12 mois pour la grande majorité des entreprises. En conclusion, les solutions collaboratives permettent des gains de productivité significatifs et garantissent un retour sur investissement rapide Bref, une bonne nouvelle pour les entreprises à la recherche de rationalisation, d'économie, en un mot d'efficacité opérationnelle et de rentabilité! 23

26 sources (1) (2) Gestion de la Production Assistée par Ordinateur (3) (4) Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur (5) Association Française des Ingénieurs et responsable de Maintenance : (6) (7) Entreprise Resource Planning : (8) (9) Baromètre Oracle - IDC consacré aux ERP dans les PME industrielles françaises (de 100 à salariés), Octobre 2005 (10) Etude réalisée auprès des 1000 plus grandes entreprises américaines 24 Nous contacter : VDoc Software - 26 rue Benoît Bennier Charbonnières-les-bains Par téléphone : (+33) Par Site Internet : Site support : info@vdocsoftware.com