Annexe I.b - Conditions spécifiques d exécution des prestations du Lot 1 - Luxembourg

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1 COMMISSION EUROPÉENNE OFFICE INFRASTRUCTURES ET LOGISTIQUE Luxembourg Unité OIL.06 Finances - Achats - Reporting Annexe I.b - Conditions spécifiques d exécution des prestations du Lot 1 - Luxembourg Index thématique 1. OBJET LISTE DES BATIMENTS CONCERNES PAR LE LOT 1 - LUEMBOURG ORGANISATION MISE EN PLACE Obligation de moyens Trombinoscope du personnel L obligation permanente d assister les Institutions COMPETENCES AU MINIMUM EIGEES AU SEIN DE L ORGANISATION MISE EN PLACE Chef de site Chef d équipe Agents d entretien / de dépannage / d exécution des prestations connexes éventuelles ACCES AU IMMEUBLES ET RESPECT DES CONSIGNES DE SECURITE PRISE EN MAIN DES INSTALLATIONS CHARGES SUPPORTEES PAR LE CONTRACTANT ET L INSTITUTION LIMITES DES PRESTATIONS DU LOT CONFORMITE DES PRESTATIONS AU REGLEMENTS EN VIGUEUR IMPACT DES PRESTATIONS SUR L ENVIRONNEMENT EECUTION DES PRESTATIONS Procédure de mise hors service des installations Planning d entretien préventif / GMAO Dépannages Reporting Prestations connexes éventuelles du Poste III CONTROLE DES PRESTATIONS FIN DU CONTRAT PENALITES APPLICABLES EN CAS DE MANQUEMENT DANS L EECUTION DES PRESTATIONS LISTE NON EHAUSTIVE DES PIECES A REMPLACER Poste I : Ascenseurs, monte-charges et autres appareils de levage Chaises et plates-formes pour handicapés Escaliers mécaniques Poste II : Portes et barrières PROGRAMME D ENTRETIEN PREVENTIF AU MINIMUM EIGES (NON EHAUSTIF) Poste I : Appareils de levage Poste II : Portes et barrières REDUCTION ET ETENSION DU MARCHE /28

2 1. OBJET Le Contractant doit assurer les prestations de services relatives à : - Poste I : Fourniture et mise en œuvre d'une GMAO, l entretien préventif et dépannage d escaliers mécaniques, ascenseurs, monte-charges, monte-dossiers, monte-plats, transporteurs de personnes handicapées, - Poste II : Fourniture et mise en œuvre d'une GMAO, l entretien préventif et dépannage de portes automatiques, tourniquets, portes de garage motorisées et barrières électriques, - Poste III : des prestations connexes éventuelles aux Postes I et II. Ces prestations concernent des installations situées dans les bâtiments occupés ou à occuper au Grand-duché de Luxembourg par les Institutions suivantes: - La Commission européenne, Postes I, II et III; - Le Parlement européen, Postes I et III; - La Cour des comptes européenne, Postes I, II et III. Postes I et II : Le périmètre des prestations est défini et libellé de la façon suivante: - la «Garantie Omnium Locative» concerne les installations des bâtiments loués par l Institution. Elle inclut toutes les prestations et fournitures à charge du locataire, à savoir : l entretien préventif, le dépannage, les réparations, les fournitures de tous les consommables et les remplacements des pièces usées ou détériorées, d un montant unitaire inférieur ou égal à 1.000,00 HT, dont une liste non exhaustive est reprise au chapitre la «Garantie Omnium Propriétaire» concerne les installations des bâtiments dont l Institution est propriétaire ou qui font l objet de bail emphytéotique. Elle inclut toutes les prestations et fournitures à charge du propriétaire à savoir : l entretien préventif, le dépannage, les réparations, les fournitures de tous les consommables et les remplacements des pièces usées ou détériorées sans limite de prix. Poste III : - Le Poste III concerne des prestations connexes éventuelles, non couvertes par la «Garantie Omnium Locative» ou la «Garantie Omnium Propriétaire» et dont la nécessité apparaîtrait en cours de contrat. 2/28

3 2. LISTE DES BATIMENTS CONCERNES PAR LE LOT 1 - LUEMBOURG Bâtiments au Grand-duché Luxembourg La description des installations est reprise en annexe I.d Bâtiments de la Commission européenne ITEM CODE NOM ADRESSE GARANTIE 1 EUFO EUROFORUM 1 EUROFORUM 2 2 BECH Joseph BECH 3 DRB- 4 HTC HITEC 5 HEI 6 CPE CPE2 CPE3 CPE5 DROSBACH Ailes A, B et D FOYER EUROPEEN CENTRE POLYVALENT DE L ENFANCE CENTRE POLYVALENT DE L ENFANCE Bâtiments du Parlement européen 10, rue Robert Stümper L-2557 Luxembourg 1, rue Henri Schnadt L-2530 Luxembourg Rue Alphonse Weicker L-2721 Luxembourg 12, rue Guillaume Kroll L-1882 Luxembourg 9, rue Eugène Ruppert L-2453 Luxembourg 10-12, rue Heine L-1720 Luxembourg Rue Albert Borschette L-1246 Luxembourg Rue Gaston Thorn L-8268 Bertange OMNIUM PROPRIETAIRE OMNIUM LOCATIVE OMNIUM LOCATIVE OMNIUM LOCATIVE OMNIUM PROPRIETAIRE OMNIUM LOCATIVE ITEM CODE NOM ADRESSE GARANTIE 1 KAD Konrad ADENAUER 2 GOL Goldbell 3 SCH Schuman rue Alcide De Gasperi, Plateau du Kirchberg L-2929 Luxembourg 21, rue Eugène RUPPERT L-2453 Luxembourg 2, place de l'europe L Luxembourg OMNIUM PROPIETAIRE OMNIUM PROPRIETAIRE OMNIUM LOCATIVE OMNIUM LOCATIVE 3/28

4 Bâtiments de la Cour des comptes européenne ITEM CODE NOM ADRESSE GARANTIE 1 K1 K1 2 K2 K2 3 K3 K3 3. ORGANISATION MISE EN PLACE 3.1 Obligation de moyens 12 rue Alcide de Gasperi L Luxembourg 12 rue Alcide de Gasperi L Luxembourg 12 rue Alcide de Gasperi L Luxembourg OMNIUM PROPRIETAIRE OMNIUM PROPRIETAIRE OMNIUM PROPRIETAIRE Le Contractant doit mettre en œuvre tous les moyens humains, techniques et matériels nécessaires afin de parvenir aux résultats exigés : l organisation mise en place doit être suffisamment efficace et disposant des qualifications, expérience, compétences et moyens nécessaires afin de pouvoir respecter les exigences du contrat. L Institution laisse à l'initiative du Contractant de proposer l organisation qu il juge la mieux adaptée afin d'atteindre les objectifs du contrat. Le Contractant ne peut sous aucun prétexte faire valoir un manque de moyens techniques, de matériels et de personnel pour quelque raison que ce soit. Le Contractant est et demeure le seul interlocuteur et le seul responsable vis-à-vis de l Institution et des tiers. Le Contractant est tenu à soumettre son personnel à tous besoins d enquête exigés par la Direction de Sécurité de l Institution. Le Contractant prend notamment à sa charge, toute éventuelle intervention d un sous-traitant spécialement requis pour respecter ses engagements, dont l intervention est indispensable pour des raisons réglementaires, de compétences, ou de garantie. Il doit en faire état au responsable de l exécution du contrat. Si l'intervention de l'organisme de contrôle légal est nécessaire avant la remise en service d'une installation, le Contractant en informe par écrit l Institution dès qu'il a connaissance de cette exigence. Le Contractant doit pouvoir exploiter aisément les documents techniques des installations sous contrat. Ceux-ci peuvent être indistinctement en langue française, allemande ou anglaise. Le Contractant transmet à l Institution, pour approbation préalable, la description de l organisation mise en place pour garantir l exécution des prestations, ainsi qu à chaque changement qu il souhaiterait apporter à celle-ci. 3.2 Trombinoscope du personnel Lors de la signature du contrat, le Contractant soumet à la Commission, le registre du personnel comprenant les fiches signalétiques de tous les membres du personnel travaillant à l exécution des prestations. Les fiches signalétiques comportent les informations suivantes : Nom 4/28

5 Prénom Date de naissance Photo d identité Niveau de formation, diplômes obtenus Expérience professionnelle Nombre d années d expérience dans le domaine des engins de levages N carte d'identité Adresse Fonction dans l équipe (chef de site, chef d équipe, agent d entretien, agent de dépannage, agent d exécution de prestations connexes éventuelles ) Marque, type et immatriculation du véhicule à sa disposition N de GSM - la fiche de compétences du conseiller en prévention du Contractant comportant au minimum les informations suivantes: Nom de l'entreprise ; Nombre de travailleurs total de l'entreprise ; Nom du Conseiller en Prévention ; Coordonnées du Conseiller en Prévention (téléphone fixe, GSM, , adresse) ; Niveau (1 ou 2 ou autre) du Conseiller en Prévention ; Nom du responsable de ces informations ; Signature du conseiller en prévention. Les documents justifiant de la formation spécifique du conseiller en prévention sanctionnée par un diplôme reconnu Toute modification d'organigramme en cours d'exécution du contrat ne peut s'effectuer sans en avoir informé l Institution, dont l accord préalable est requis. Le personnel de remplacement doit être dans tous les cas, au minimum du même niveau de qualification que celui qu'il remplace. 3.3 L obligation permanente d assister les Institutions Le Contractant doit assister les Institutions ou des tiers qu elle désigne notamment: a) les autres firmes de maintenance mandatées par les Institutions ou par le propriétaire, éventuellement concernées par des installations techniques communes ou ayant un rapport quelconque entre elles (télégestion, asservissements à la détection incendie ) dans la recherche de pannes ; b) l organisme de contrôle agréé des Institutions, lors des tests et essais annuels effectués sur l ensemble des installations techniques par cet organisme, dans le cadre de ses obligations contractuelles pour le compte des Institutions ; A ce titre, le Contractant effectue toutes les manipulations et prestations requises et met à disposition le personnel nécessaire aux essais à effectuer par cet organisme, y compris la nuit, les samedis, les dimanches et les jours fériés si nécessaire ; 5/28

6 c) sur demande des Institutions, et en tant qu observateur, aux réceptions techniques des travaux exécutés par des firmes extérieures mandatées par les Institutions ou par le propriétaire, sur ou en liaison avec les installations faisant l objet du contrat et la formulation à ces occasions d observations éventuelles. Les Institutions se réservent le droit d appliquer les pénalités prévues au chapitre 14 en cas de manquement dans l exécution des prestations. 4. COMPETENCES AU MINIMUM EIGEES AU SEIN DE L ORGANISATION MISE EN PLACE 4.1 Chef de site Pour toute la durée du contrat, le Contractant désigne un Chef de site chargé d assurer la direction et la surveillance des prestations. Il est la personne de contact entre le Contractant et l Institution. Le Chef de site possède la compétence et l expérience requises pour répondre à tous les problèmes posés par l exécution du contrat. Le Chef de site est suppléé en cas d absence, par un remplaçant possédant des qualifications au minimum de même niveau ainsi qu un accès à toutes les informations relatives au contrat. A tout moment, le Chef de site est tenu d informer son remplaçant de l évolution du contrat. Il possède au minimum : - un niveau de formation sanctionné par un diplôme d études techniques supérieures avec dix (10) ans d expérience dans le domaine, ou - un niveau de formation sanctionné par un diplôme d études techniques avec quinze (15) ans d expérience dans le domaine, et maîtrise, au moins la langue française et anglaise. Il doit être joignable et disponible à tout moment pendant les heures et jours ouvrables de l Institution : il a l obligation de consacrer le temps nécessaire à la coordination et au contrôle de la qualité des prestations exécutées, ce qui inclut les tâches (liste non exhaustive) suivantes: - établir les demandes d accès pour lui-même et le personnel d exécution, - être à tout moment informé de l état des installations, de l état d avancement des prestations ainsi que de l endroit où se trouve son personnel d exécution, - veiller à ce que le journal de bord soit à jour, - gérer la planification et le suivi de l exécution des prestations d entretien préventif, - effectuer le suivi de l exécution des prestations de dépannage, - effectuer le reporting en respectant les délais, - assister à sa demande, l Institution dans les contacts avec les propriétaires, - participer aux réunions organisées périodiquement par l Institution, - participer aux visites de contrôle avec les responsables de l Institution, 6/28

7 - respecter et faire respecter par son personnel les indicateurs de qualité des prestations, - exécuter toutes autres actions nécessaires afin d assurer les meilleures performances des installations dans le cadre de la garantie de résultat. Le coût de sa fonction est inclus dans le montant de la redevance. 4.2 Chef d équipe Un chef d équipe seconde le Chef de site. Au même titre que ce dernier, il doit veiller à ce que le journal de bord soit à jour. Il doit être joignable et disponible à tout moment pendant les heures et jours ouvrables de l Institution : il a l obligation de consacrer le temps nécessaire à la gestion des équipes de maintenance et de dépannage ainsi qu à l exécution des prestations. Le Chef d équipe est suppléé en cas d absence, par un remplaçant possédant des qualifications au minimum de même niveau ainsi qu un accès à toutes les informations relatives au contrat. A tout moment, le Chef d équipe est tenu d informer son remplaçant de l évolution des prestations. Le chef d équipe (et son remplaçant) possède au minimum : - un Certificat d aptitude technique professionnelle en électromécanique (ou un diplôme technique équivalent), - 5 (cinq) ans d expérience dans le domaine, - la maîtrise d au moins la langue française. Le coût de sa fonction est inclus dans le montant de la redevance. 4.3 Agents d entretien / de dépannage / d exécution des prestations connexes éventuelles Les agents d entretien / de dépannage / d exécution des prestations connexes éventuelles, doivent posséder au minimum : - un Certificat d aptitude technique professionnelle en électromécanique (ou un diplôme technique équivalent), - une expérience d au moins 3 (trois) ans dans le domaine ainsi que la maîtrise d au moins la langue française. 5. ACCES AU IMMEUBLES ET RESPECT DES CONSIGNES DE SECURITE L Institution permet l'accès à ses locaux au personnel chargé de l exécution des prestations du Contractant. Le personnel du Contractant comprend également celui de ses co ou soustraitants. Ce personnel doit respecter scrupuleusement toutes les règles de sécurité d accès aux immeubles établies par les différents services de l Institution. Le personnel a toujours une tenue correcte lors de ses déplacements dans les immeubles. 7/28

8 Le nom de la société doit apparaître clairement sur la tenue de travail. Le personnel du Contractant, doit porter de façon visible un «laisser passer», fourni par l Institution et qu'il doit pouvoir présenter à tout moment à toute réquisition des services de l Institution. ************** Pour le personnel ne disposant pas d un accès permanent dans les immeubles de l Institution et devant intervenir sur les installations, le Chef de site entreprend les démarches nécessaires pour l obtention d un accès provisoire. Le Contractant doit restituer à l Institution tous les «laisser passer» du personnel n agissant plus au titre du contrat. ************** L Institution permet l accès des véhicules de service immatriculés au nom du Contractant, nécessaires à sa mission, aux immeubles dont il a la charge (maximum 2 véhicules par société et par immeuble). Le Contractant fournit à l Institution, la liste des véhicules concernés. L Institution fournit pour chaque véhicule du Contractant une vignette permettant l accès aux parkings des immeubles du/des lot(s) dont il est attributaire. L Institution ne garantit pas la disponibilité d une place dans les parkings. ************** Le cas échéant, l Institution informe le Contractant des locaux contenant de l'amiante et des consignes particulières à respecter. Le Contractant a l obligation de consulter à la prise d effet du contrat l inventaire amiante en possession de l Institution. Pendant toute l exécution du contrat, le Contractant a l obligation d imposer à son personnel d informer immédiatement l Institution de toute découverte de matériau suspect, susceptible de contenir de l amiante. Toutes prestations sur des installations dont un composant pourrait contenir de l amiante sont strictement interdites ou doivent être exécutées conformément à la réglementation en cours. ************** Le cas échéant, la coordination sécurité de chantier est réalisée par une personne ou organisme nommé par l Institution. Les frais de mission du coordonnateur sécurité sont à charge de l Institution. Le Contractant est tenu de respecter et d appliquer les directives du coordinateur. ************** Le Contractant doit remettre à l Institution dans les 15 (quinze) jours qui suivent l entrée en vigueur du contrat le plan spécifique de sécurité de l'entreprise avec la liste des intervenants ainsi que les procédures d exécution. Le Contractant doit fournir au coordinateur de sécurité, les fiches de données de sécurité des produits utilisés pour l exécution des prestations, pour approbation de l Institution. Les produits en question doivent respecter les normes environnementales. Les prix repris dans le bordereau des prix incluent les prestations, fournitures et dépenses relatives au respect des mesures de sécurité. 8/28

9 6. PRISE EN MAIN DES INSTALLATIONS L Institution communique au Contractant les documents techniques relatifs aux installations dont elle dispose afin qu il puisse en prendre copie. Il appartient au Contractant de compléter cette documentation : le Contractant doit fournir, sur demande de l Institution, toutes les informations nécessaires à la bonne gestion du parc des appareils, notamment en l informant des nouveaux produits développés ou mis sur le marché. ******************** Le Contractant est censé avoir vérifié sur place la nature et l état des installations, il les accepte dans l état où il les reçoit à l entrée en vigueur du contrat. Il prend connaissance des documents relatifs aux installations dans les plus brefs délais afin d effectuer une prise en main des installations la plus rapide possible. 7. CHARGES SUPPORTEES PAR LE CONTRACTANT ET L INSTITUTION Sont à charge du Contractant (liste non exhaustive): - les véhicules ; - les équipements de travail et de sécurité réglementaires pour son personnel ; - les fournitures diverses de bureau et d'usage courant (papier, piles, etc.) ; - les moyens de communication mobile ; - tout l'outillage, les éléments de mise en sécurité et tous les appareils de mesure et de contrôle nécessaires à l'exécution des prestations. Ceux-ci sont installés à ses frais et aux endroits adéquats : le Contractant en demeure propriétaire et les met gratuitement à la disposition de l Institution jusqu à la disparition du dysfonctionnement et les retire à ses frais ; - tous les produits de nettoyage tels que : dégraissants, solvants, décapants, dégrippants de toutes natures, savons, poudres, brosses de toutes sortes et qualités, chiffons de toutes natures ; le Contractant veille à stocker les solvants et autres produits dangereux conformément à la législation en vigueur ; - toutes les huiles et graisses nécessaires aux prestations de lubrification et de graissage répondant aux spécifications propres du constructeur ; Ne sont pas à charge du Contractant : - les consommations d'eau et d'énergie électrique ; - le cas échéant, le système informatique de saisie des informations dans le journal de bord. Sur le PC installé par l Institution, dans le local utilisé par le Contractant, si l accès à la messagerie électronique, l Intranet ou Internet est autorisé, il se limite à une utilisation professionnelle. Le Contractant se conforme au code d utilisation des outils informatiques de l Institution. Il est également interdit d installer sur ce même PC d autres logiciels que ceux fournis par l Institution. Toute dégradation du local et des biens mis à disposition par l Institution fera l objet d une remise en état par le Contractant. Si le Contractant fait défaut à ses obligations, l Institution prendra elle-même, aux frais du Contractant, toutes les dispositions pour la remise en état des locaux et le remplacement des biens. 9/28

10 8. LIMITES DES PRESTATIONS DU LOT 1 Ne sont pas compris au titre des Postes I et II, les prestations suivantes : a) l'entretien et la vérification des circuits d'amenée de force motrice ou de terre; b) les contrôles légaux en matière de sécurité et d'hygiène effectués par un organisme officiel; c) la peinture des cabines, des portes palières, des parois de gaine, des locaux des machines, etc; d) la réfection des revêtements muraux et des sols dans les cabines; e) le nettoyage des cabines et des portes palières, des portes automatiques, tourniquets, portes de garage et barrières électriques, (sauf les rails servant au guidage des portes automatiques); f) la réparation des dommages résultant d'utilisation inadéquate des installations, g) les mises aux normes imposées par l évolution de la réglementation et les conclusions de l organisme de contrôle agréé de l Institution, h) la réparation des dommages provoqués par l'eau, le feu, tous les sinistres susceptibles de détériorer les installations, sauf s ils sont du fait du Contractant. Les prestations des points d), f), g) et h) peuvent être faire l objet d une prestation du Poste III. 9. CONFORMITE DES PRESTATIONS AU REGLEMENTS EN VIGUEUR Le Contractant doit connaître et respecter les règlements en vigueur, les réglementations générales, les normes VDE et les règlements de sécurité en vigueur au Grand-duché de Luxembourg, ainsi que les prescriptions particulières des autorités administratives compétentes et des assureurs et aux normes EN(81)1 et EN(81)2 Hydraulique et notamment concernant : - les ascenseurs : le RGD du , le RGD du 25/10/1999 et ITM-SST ou ITM-CL (en fonction de l'autorisation d'exploitation) - les monte-charge : ITM CL 91 et ITM-SST les montes dossiers : ITM CL 70 - les escaliers mécaniques : ITM CL les plateformes personnes handicapées : ITM CL 95 / ITM CL 117 et ITM- SST les plateformes élévatrices pour personnes sur plan incliné : ITM CL les portes automatiques de type «sectionnelles» : le RGD du 04/11/1994 Suite à des anomalies constatées par un organisme agréé assurant pour le compte de l Institution les contrôles légaux en matière de Sécurité et d'hygiène, le Contractant doit assurer à ses frais la mise en conformité des installations, pour autant que ces anomalies lui soient imputables, ainsi que la mise à disposition du personnel nécessaire aux essais à effectuer par cet organisme. 10/28

11 Les contrôles légaux supplémentaires nécessaires pour la mise en conformité et la levée des réserves, suite à des anomalies consécutives aux activités sur site du Contractant, seront à la charge du Contractant. La mise en conformité et la levée des réserves doivent être exécutées au plus tard dans les 30 (trente) jours suivant la transmission officielle des informations au Contractant (ou délai supérieur accordé par les Institutions). 10. IMPACT DES PRESTATIONS SUR L ENVIRONNEMENT Les Institutions sont particulièrement attentives aux aspects environnementaux : elles préconisent l'utilisation de produits, matériaux et dispositifs limitant l'impact négatif sur l'environnement. Le contractant doit contribuer à permettre aux Institutions de respecter le système de management environnemental EMAS basé sur le Règlement (CE) n 1221/2009, visant à diminuer l'impact de ses activités sur l'environnement (traitement des déchets, rejets, effluents ou nuisances produits). Le contractant, sous sa responsabilité exclusive, assume tous les risques pour l'environnement résultant de ses obligations dans le cadre du contrat, notamment : - il assure la collecte et l'évacuation des déchets liés à son activité ainsi que leur élimination dans le respect des normes en vigueur. Les déchets toxiques éventuellement découverts, doivent être signalés sans délai aux Institutions. Ils sont à traiter comme déchets dangereux et à évacuer selon la procédure adaptée ; - il s'engage à utiliser des produits conformes à la législation et dans la mesure du possible de type écologiques. 11. EECUTION DES PRESTATIONS Le non-respect des conditions et délais cités ci-dessous peut entraîner l application des pénalités décrites à l article I.10 du contrat et au chapitre 14 de la présente annexe Procédure de mise hors service des installations Le Contractant doit obtenir l'accord préalable de l Institution avant chaque mise hors service d une installation suite à la constatation d une anomalie. La période d'interruption est convenue de commun accord et confirmée par écrit par le Contractant. Si lors d un entretien ou d un dépannage, le Contractant constate que l'installation doit être mise hors service immédiatement, il prend les dispositions de sécurité nécessaires et il en informe aussitôt l Institution : - La Commission (OIL) par l intermédiaire du «Dispatching central» au numéro L'information est confirmée par écrit à l'unité OIL.03 «Maintenance et gestion des installations» avec indication de la durée probable de l'interruption, - Le Parlement européen, par l intermédiaire du «Dispatching central» au numéro L'information est confirmée par écrit au service «Gestion immobilière trois lieux de travail/ Site Luxembourg (Unité UGITL)» avec indication de la durée probable de l'interruption, 11/28

12 - La Cour des comptes européenne, par l intermédiaire du Service de sécurité au numéro L'information est confirmée par écrit au service «Direction Finances et Soutien Service Bâtiments», avec indication de la durée probable de l'interruption. En cas de mise hors service d'un ascenseur ou d'un monte-charge, le Contractant doit placer immédiatement des plaques d'avertissement à toutes les portes palières. Pour les escaliers mécaniques, le Contractant doit flécher la voie de dérivation. Le Contractant doit informer le «Dispatching central» ou le «BCIT» de l Institution, de l heure de fin des prestations Planning d entretien préventif / GMAO L'entretien préventif intègre l'utilisation d'un logiciel de Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur, fourni par le contractant et soumis à l'acceptation de la Commission. La Commission doit pouvoir accéder librement aux données du système GMAO du Contractant. Le système fourni doit être opérationnel dans un délai de trois mois à partir de la date de prise d'effet du contrat OUTILS INFORMATIQUES DE GESTION Le Contractant sera amené à utiliser, dès sa mise en œuvre, le système GEPI (Gestion du Patrimoine Immobilier) fourni par la Commission. Dans le cadre de ce projet (Gestion du Patrimoine Immobilier), la Commission intégrera, à son application web existante nommée ARCHIBUS, des modules supplémentaires suivants : «Maintenance Préventive» (GMAO Gestion de la Maintenance Assistée par Ordinateur). «Demandes de Travaux» (gestion des demandes d intervention et des bons de travail). Pendant la phase de mise en place du système de gestion centralisée : Le chef de site et le chef d équipe du Contractant participeront aux sessions d analyse et de validation des procédures de contrôle interne uniformisées. Le Contractant doit favoriser la récupération des données concernant les installations de la Commission, leur programme de maintenance préventive ainsi que les demandes d intervention en cours de son système informatique. Les formations éventuelles des nouveaux utilisateurs sont prises en charge par la Commission endéans le premier mois suivant l installation des nouvelles applications de gestion de la Commission. Cette formation est limitée à 6 personnes y compris le chef de site et le chef d équipe. La formation d autres personnes du lot ainsi que toutes les formations complémentaires ultérieures seront à charge du Contractant. Dès la mise en production de ces nouveaux modules : 12/28

13 Le Contractant doit obligatoirement utiliser le système de gestion centralisée de la Commission et doit apporter toute l aide requise afin d encoder et de tenir à jour les données dans la base de la Commission. Le Contractant se conformera aux procédures de contrôle interne actuelles et futures, établies par la GMAO et la gestion des demandes d intervention, lui permettant de s assurer de la qualité de ses services et de la bonne réalisation de ses missions. La base de données sera obligatoirement tenue à jour en permanence. Les bons de travail seront renseignés dans un délai de 48 heures. Une indisponibilité partielle, ponctuelle ou totale de la GMAO et/ou de la gestion des demandes d intervention ne peut en aucun cas soustraire le Contractant de ses obligations contractuelles. Le Contractant utilisera tout moyen à sa disposition. Fonctionnement du système et droits d accès des utilisateurs : L application web centralisée ARCHIBUS sera installée au Data Centre de la Commission, et ne sera accessible qu à partir des ordinateurs connectés à son réseau interne via son Intranet (N.B. L accès par Internet est exclu). L accès à ARCHIBUS sera individuellement octroyé à chaque utilisateur, contrôlé par le système d authentification propre à la Commission (ECAS European Commission Authentication Service). Le rôle de chaque utilisateur dans le système sera clairement défini selon son profil et ses tâches à effectuer. La formation des utilisateurs ne peut se faire qu à l intérieur des locaux de la Commission (Intranet ordinateurs réseau Commission) OBLIGATIONS CONTRACTUELLES Le contrat impose l exécution et le respect d un programme minimum d entretien préventif, défini au chapitre 16. Sur base de ce programme minimum d entretien préventif, le Contractant doit remettre à l Institution au maximum dans les cinq jours ouvrables qui suivent l entrée en vigueur du contrat, la version définitive du planning détaillé annuel reprenant pour chaque installation, les dates et les prestations d entretien préventif à y effectuer. Ce planning est remis chaque année, un mois avant la date anniversaire du contrat. Il est applicable après son approbation par l Institution. *********************** Le Contractant dispose d une latitude maximale de cinq (5) jours ouvrables sur les dates du planning, accordée par l Institution, pour exécuter les prestations. 13/28

14 Le Contractant s engage à réaliser ce programme pendant la plage horaire 7h à 19h tous les jours ouvrables 1 de l Institution. Cet horaire pourra être étendu en cas de retard du Contractant dans l exécution de son planning, sans que ceci implique pour l Institution le versement d une compensation de quelque nature que ce soit. Lorsque selon l Institution, les prestations prévues n'assurent manifestement pas une exploitation optimale, le Contractant y apporte les modifications nécessaires pour permettre d atteindre les objectifs fixés en conformité avec son obligation de résultat. La fréquence et l étendue des visites d entretien seront alors définies par le Contractant afin de répondre aux obligations du contrat. En tout état de cause, la fréquence et l étendue des visites d entretien proposées ne peuvent être inférieures à celles décrites au programme. L Institution se réserve le droit de demander une augmentation de la fréquence des visites d entretien en cas de manquements et/ou de non atteinte du résultat escompté sans que ceci implique pour l Institution le versement d une compensation de quelque nature que ce soit. L exécution et le respect du planning sont obligatoires selon ce qui précède Dépannages Gestion des appels dispatching du Contractant Le Contractant doit disposer d un dispatching central performant, fonctionnel 24 heures sur 24, tous les jours de l année, afin de répondre à tous les appels de l Institution. Le Contractant fournit un numéro d appel téléphonique, un numéro de télécopieur et une adresse électronique spécialement dédiés à l Institution, ainsi qu un deuxième numéro téléphonique qui pourra être utilisé en cas de problèmes. Le Contractant doit disposer d une procédure interne adéquate ayant pour but de répondre à tous les cas de figure possibles. Chaque demande d intervention (DI) est initiée par un appel du dispatching de l Institution vers celui du Contractant : une confirmation écrite est également envoyée au Contractant endéans les cinq minutes qui suivent l appel. Dans le cadre du suivi et clôture de ces demandes d'intervention (DI), le Contractant devra utiliser le système SMT mis en place par la Commission. Le personnel du dispatching du Contractant doit être familiarisé et utiliser les codes et acronymes des installations et immeubles utilisés dans l Institution. Le Contractant est tenu de répondre à l appel dans la minute et de procéder au lancement des actions nécessaires dans les plus brefs délais. L Institution peut, à tout moment, analyser les temps de réponse du dispatching du Contractant. 1 Ces jours ouvrables peuvent être différents de ceux appliqués dans le secteur privé. La liste des jours fériés sera donnée au contractant au début du contrat et au début du chaque année. 14/28

15 Le nombre de ces appels, quelle qu'en soit la cause, même injustifiée, et les actions en découlant ne sont pas limités Personnel autorisé à intervenir pour les dépannages Pendant la plage horaire 7h à 19h, le personnel autorisé à intervenir peut faire partie de l équipe de dépannage ou de l équipe d entretien préventif, s il est éventuellement présent sur site au moment de la panne tous les jours ouvrables de l Institution. Le personnel de l équipe d entretien préventif n est cependant autorisé à effectuer les dépannages que si et seulement si la prestation d entretien préventif en cours d exécution, est achevée en totalité et s il peut respecter les délais impartis. Si cette condition ne peut être respectée, seul le personnel de l équipe de dépannage doit intervenir. En tout état de cause, le Contractant doit respecter les délais d intervention repris en Délais d interventions Le Contractant s engage à intervenir sur l installation de dépannage dans les délais impartis cités ci-dessous, débutant à l appel de l Institution et dépendant du degré de mise en danger des personnes, dont l appréciation relève de la responsabilité de l Institution : de 7h à 19h tous les jours ouvrables de l Institution, pour les pannes ne mettant pas en danger des personnes, le délai d intervention est : qualifié de «non urgent», d au maximum 2 heures après l appel de l Institution. 24h/24 et 7 jours sur 7, pour les pannes pouvant mettre en danger des personnes le délai d intervention est : qualifié «urgent», d au maximum ½ heure : le Contractant doit alors immédiatement effectuer toutes les actions nécessaires afin de les mettre en sécurité au maximum en une ½ heure après son arrivée sur site Délai de remise en service de l installation Le Contractant s engage à remettre en service normal toute installation ayant fait l objet d une intervention de dépannage, dans les 12 heures ouvrables suivant le début de l intervention (appel du dispatching de l Institution) ou à l issue du délai supplémentaire fixé de commun accord avec l Institution Reporting Au plus tard un mois après la fin du trimestre, le Contractant doit fournir à l Institution un reporting (en français ou en anglais), conforme aux prescriptions exigées par l Institution en 15/28

16 matière de délais et de qualité et appliquant toute les éventuelles exigences supplémentaires qui apparaîtraient au cours du contrat. L Institution contrôle la qualité du reporting du Contractant. Si le Contractant fournit un reporting non-conforme aux prescriptions, il est tenu à le corriger et/ou recommencer jusqu à l atteinte du niveau de qualité exigé par l Institution. L'Institution fournit au contractant, pour présentation de la facture trimestrielle, une attestation de bonne exécution du reporting exécuté sur la période Fiches de prestation Hebdomadairement, le Contractant remet à l Institution dans le cadre des prestations d entretien préventif et de dépannage exécutées, les fiches de prestation, mentionnant de façon lisible, soignée et selon le cas : - la liste des prestations exécutées, - les pièces remplacées ou réparées, - les dispositions prises et/ou à prendre, - le diagnostic détaillé des origines du problème rencontré en précisant obligatoirement : - si l intervention est due à une panne du matériel entrant dans la composition de l installation, - si l intervention est due à une autre cause et laquelle, - la durée du dépannage, débutant à l appel de l Institution jusqu à l information transmise par le Contractant au dispatching de l Institution de remise en service de l installation, - le cas échéant, la durée d indisponibilité de l installation Journal de bord Pour chaque installation, le Contractant consigne toutes les informations relatives aux prestations exécutées dans un «Journal de bord» tenu en permanence à la disposition des représentants de l Institution. Le Contractant utilisera le cas échéant, le système informatique mis à disposition par l Institution, pour saisir les informations. La procédure et l encodage à utiliser sont transmis au Contractant par l Institution au démarrage du contrat. La consignation / saisie des informations doit être effectuée au minimum de façon hebdomadaire Rapport de synthèse des prestations Trimestriellement, le Contractant établit et remet à l Institution : - un rapport de synthèse de toutes les prestations d entretien préventif exécutées, 16/28

17 - un rapport de synthèse de toutes les interventions de dépannage effectuées en détaillant de façon chiffrée, les types de pannes rencontrés (dues au dysfonctionnement du matériel, à l utilisation, à d autres causes et lesquelles), ainsi que le cumul des temps d arrêt des installations par type de panne Rapport spécifique d incident Sur demande de l Institution, un rapport spécifique d incident complet lui est transmis endéans 48 heures Rapport technique Le Contractant doit établir et remettre à l Institution à chaque fois que nécessaire et au minimum une fois avant la fin de chaque année contractuelle, un rapport technique détaillé sur l état des installations, incluant les conclusions des rapports de synthèse trimestriels Réunions Le Contractant est tenu de participer aux réunions trimestrielles de suivi du contrat ainsi qu à toute autre réunion jugée nécessaire par l Institution Prestations connexes éventuelles du Poste III Le Poste III concerne des prestations connexes éventuelles, non couvertes par la «Garantie Omnium Locative» ou la «Garantie Omnium Propriétaire» et dont la nécessité apparaîtrait en cours de contrat Etablissement de devis Dès qu il en a connaissance, le Contractant doit informer l Institution de la nécessité de prestations qui ne seraient pas comprises dans la «Garantie omnium Locative». A son initiative personnelle ou à la demande de l Institution, le Contractant s engage à fournir à cette dernière un devis comprenant les pièces, la main-d œuvre, le délai d exécution et les actions nécessaires pour mener à bien les prestations. Le devis est à fournir à l Institution endéans les délais décrits ci-dessous, variables selon le degré d urgence et la complexité de la remise en état. Pour des raisons d efficacité, la demande de l Institution s effectue par messagerie électronique. Classification de la demande Délai max. en jours ouvrables Urgente 2 Non urgente 10 Nécessitant une étude et/ou l intervention d un sous-traitant 20 17/28

18 Exécution des prestations du Poste III Les prestations du Poste III peuvent concerner tout type de prestations en rapport avec les installations, déclenchées par un bon de commande émis par l Institution. Elles font l'objet, avant exécution, d un devis détaillé de la part du Contractant. En cas d accord par les parties sur les conditions techniques, financières et de délais d exécution, elles font l'objet d'un bon de commande de l Institution. Pour les modalités pratiques vor art. I.4.1 du contrat. Elles sont facturées à l issue de la réception provisoire sur base des conditions reprises au bordereau des prix et au devis. Si pour la bonne exécution des prestations connexes éventuelles, le personnel de maintenance doit être affecté à ces prestations, il doit l être en dehors des opérations de maintenance. Le cas échéant, le contractant prend à sa charge les frais occasionnés par l intervention d un organisme de contrôle agréé. A la demande de l'institution, le Contractant peut être amené à exécuter des prestations du Poste III en dehors des jours et heures ouvrables. Les tarifs horaires seront adaptés selon la réglementation en vigueur Réception des prestations du Poste III Les prestations font à la fin de leur exécution, l objet d une réception. Un procès-verbal est contradictoirement établi et contresigné par les deux parties. Cette réception doit avoir lieu endéans le délai défini à la commande. Le contractant s engage à lever toutes les réserves endéans 5 jours ouvrables Garantie des prestations du Poste III Les prestations sont couvertes par une garantie de douze mois à partir de la date de réception. 12. CONTROLE DES PRESTATIONS L Institution, se réserve le droit d examiner et/ou de faire examiner les installations par toute personne de son choix, pour s assurer de leur état. Des contrôles réguliers sont effectués par l Institution: le Chef de site est tenu de participer aux visites de contrôle. Un procès-verbal de contrôle lui est remis par l Institution. Le Contractant est tenu de lever les remarques dans un délai maximum de 5 jours ouvrables après réception du procès-verbal de contrôle. Une dérogation à ce délai n est autorisée qu avec un accord préalable de l Institution. 13. FIN DU CONTRAT A la fin du contrat, le Contractant doit restituer à l Institution les installations en parfait état de fonctionnement et d'entretien. 18/28

19 Au plus tard un mois avant la fin du contrat, le Contractant établit et fournit à l Institution un rapport technique final faisant un "état des lieux" des installations et qui indique également toutes les modifications apportées aux installations au cours de l exécution du contrat. Les responsables de l Institution et du Contractant effectuent une visite conjointe des installations. Au cours de cette visite, sont constatés et consignés dans un «procès-verbal d état des lieux», les éventuels manquements du Contractant à ses obligations, pour lesquelles il demeure responsable jusqu à la date de fin de contrat, étendue à la date de fin de garantie des matériels remplacés dans le cadre du Poste III. Avant la date d expiration du contrat, le Contractant est tenu de procéder à toutes les prestations de remise en état consignées dans le «procès-verbal d état des lieux», exigées légitimement par l Institution au titre de la bonne exécution des obligations du contrat. En cas de non-respect de ce délai, les Institutions se réservent le droit de prendre toutes les mesures utiles pour assurer les remises en état consignées sur le «procès-verbal d état des lieux», les frais étant imputés au Contractant en retenue sur le dernier paiement ou sur la garantie bancaire. Le Contractant doit également restituer à l Institution : - les matériels, les clefs et les cartes d'accès, - la documentation technique et les plans mis à jour, - les documents mis à sa disposition en début de contrat. 14. PENALITES APPLICABLES EN CAS DE MANQUEMENT DANS L EECUTION DES PRESTATIONS En cas de non-respect par le contractant de ses objectives contractuelles, l'institution se réserve le droit d'appliquer les pénalités suivantes: Base de déclenchement de la pénalité: infraction du fait du Contractant. Si une infraction génère d'autres manquements, les pénalités sont cumulatives. Planning d entretien préventif non fourni (Du 6eme au 9 eme jour de retard) Planning d entretien préventif non fourni (A partir du 10 eme jour de retard) Prestations non effectuées à cause de l'absence de planning (A partir du 15 eme jour de retard) Prestations non exécutées conformément au planning annuel accepté par l Institution (A partir du 6 eme jour de retard) Manque de réponse dans la minute de la part du service de dispatching Délais qualifiés de «non urgent» dans l'exécution des dépannages Délais qualifiés d'«urgent» dans l'exécution des dépannages Délai de remise en service de l installation au-delà des 12 heures ouvrables Valeur de la pénalité 500 par jour de retard par jour de retard (pénalité forfaitaire) 200 par appareil et jour de retard 100 pour chaque minute de retard. 100 pour chaque appareil et par heure de retard 500 pour chaque appareil et par heure de retard 100 pour chaque appareil et 19/28

20 Non-conformité du reporting Devis non-fourni dans les délais impartis Moyens humains et techniques non fournis dans les délais établis pour le poste III Dépassement du délais établi dans le bon de commande pour la réception Levée des remarques du procès-verbal au-delà de 5 jours ouvrables par heure de retard 50 pour chaque jour de retard 50 pour chaque jour de retard 100 par jour de retard 100 par jour de retard. 50 par jour de retard 15. LISTE NON EHAUSTIVE DES PIECES A REMPLACER En cas d usure ou de détérioration, de valeur unitaire inférieure ou égale à hors TVA dans le cas de la «Garantie omnium locative» 15.1 Poste I : Ascenseurs, monte-charges et autres appareils de levage Local des machineries : Treuil-moteur : remplacement des caoutchoucs d'accouplement de la poulie de frein. Freins : remplacement : des tiges d'ouverture avec ressorts pour frein ; des garnitures de frein. Inverseur mécanique : remplacement : des contacts mécaniques ; des relais ; des interrupteurs de commande ; des cames de commande. Châssis d'appareillage : remplacement : des contacteurs électromagnétiques ; des relais de commande ; des redresseurs ; des transformateurs ; des relais thermiques ; des platines électroniques ; de l'interrupteur ; des fusibles et accessoires. Sélecteur d'étage : remplacement du sélecteur d étage. Régulateur de vitesse : remplacement : des roulements régulateurs ; du contact pour régulateur ; du contact pour poulie de renvoi pour régulateur. 20/28

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