Une base de données au service de votre stratégie? ça se construit! Léa Sarica Directrice de développement Fonds annuel Fondation HEC

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1 Une base de données au service de votre stratégie? ça se construit! Léa Sarica Directrice de développement Fonds annuel Fondation HEC

2 Questions abordées Qu est-ce qu une bonne base de données? Définition d un cahier des charges: Quelles sont les questions à se poser en amont? Stratégie de la structure? Organisation de l équipe? Autonomie ou externalisation? Quels sont vos besoins? Quel est votre budget? Que vous voulez-vous pouvoir faire/ améliorer/ changer? Combien de temps avez-vous? Quel est votre calendrier? Quels sont les facteurs clés de succès et de satisfaction? Comment mettre en œuvre un projet de base de données? Comment exploiter l outil pour qu il soit au service de votre stratégie? 2

3 Qu est-ce qu une bonne base de données? quelques idées reçues Une bonne BDD, c est juste un bon outil! Une bonne base de données, c est compliqué! Une bonne BDD peut tout faire! Une bonne BDD, c est juste de la technique! Pour maîtriser une bonne BDD, il faut être informaticien! N importe qui peut être en charge d une bonne BDD! Il me suffit d investir dans une bonne BDD pour augmenter ma collecte: mes ressources et le nombre de donateurs! Une bonne BDD mettra en place ma stratégie! Une bonne BDD est un outil au service de votre stratégie!!! 3

4 Cahier des charges: Les bonnes questions à se poser en amont 4

5 Les questions inhérentes à votre structure De quelles données disposez-vous? De quelles données pouvez-vous disposer? Stratégie de votre structure? Grands donateurs, Fonds annuel, Legs, Entreprises, Avez-vous lancé une campagne? des campagnes/ des actions? Organisation de l équipe? Nombre de personnes dans l équipe, organigramme clair? Quels sont vos besoins en terme de données? Exploiter des datas, envoi d ings de sollicitation/fidélisation, suivi des bénévoles, participation à des événements, Requêtes, statistiques, analyses Cahier des charges: Les bonnes questions à se poser en amont 5

6 Les questions inhérentes à votre projet Quels sont vos objectifs? Quel est votre budget? A penser en lien avec votre stratégie! Base pour la levée de fonds, base commune avec la structure, Combien de temps avez-vous? De combien de temps disposez-vous pour mettre en place le projet au quotidien? Quelles échéances avez-vous? Définir une ébauche de calendrier Cahier des charges: Les bonnes questions à se poser en amont 6

7 Les questions inhérentes au choix de l outil Que vous voulez-vous pouvoir faire/améliorer/ changer? Recenser les dysfonctionnements actuels. Formuler une expression de vos besoins rêvés. Quel degré d autonomie voulez-vous avoir? Dans quelle mesure voulez-vous pouvoir gérer vous-même votre outil? Comment connecter la BDD à votre comptabilité? Avez-vous besoin d une BDD connectée? aux réseaux sociaux, à un site internet, etc Penser à tout ce qui alimentera/pourrait alimenter votre base. Cahier des charges: Les bonnes questions à se poser en amont 7

8 Les questions inhérentes aux données De quelles informations avez-vous besoin? Lister les les catégories de données Ce sont les grands ensembles de données: informations liées au contact, liées au don, liées aux événements que vous organisez, au réseau de bénévoles que vous animez, etc. Définir les tables = les grands ensembles Contacts, entreprises, actions, campagnes, événements, Définir les champs Les informations contenues dans chaque tables: coordonnées, civilité, dons, paiement, rdv Cahier des charges: Les bonnes questions à se poser en amont 8

9 L humain au cœur de l outil 9

10 Derrière l outil, des personnes Les données sont des composantes «vivantes»! Vos données sont associées à des personnes morales ou physiques: donateurs, prospects, suspects, entreprises, partenaires, collectivités, bénévoles, membres d instances, bénéficiaires, famille, etc Chacune des actions a pour but de mieux connaître toutes ces parties prenantes. L humain au cœur de l outil 10

11 Devant l outil, des personnes Les utilisateurs de la BDD sont des personnes au service de la structure et de la stratégie. Il est indispensable de nommer un chef de projet pour mener à bien le projet. Une rapide analyse des personnes en interne: Qui sont vos collègues? Qui êtes- vous? Les moteurs et/ou porteurs Les contents maintenant Les réticents au changement Gestion des profils utilisateurs et droits d accès L humain au cœur de l outil 11

12 A côté de l outil, le prestataire Le bon prestataire est celui qui vous a compris. Le bon prestataire est celui en qui vous avez confiance. L humain au cœur de l outil 12

13 Et maintenant que feriez-vous? C est à vous! 3 groupes: - Ceux qui veulent investir dans une BDD. - Ceux qui ont besoin d apporter une évolution à leur BDD. - Ceux qui veulent changer de BDD, migrer vers un autre outil. 13

14 Mise en œuvre 14

15 Définition d un planning de travail Mise en œuvre 15

16 Ce qu il ne faut pas oublier Définition d un comité de pilotage Réunions préparatoires Définition des droits utilisateur 1 ou 2 administrateurs des utilisateurs qui peuvent saisir des informations des utilisateurs qui ne peuvent que consulter les informations Il est possible masquer des informations. Penser à la CNIL! Mise en œuvre 16

17 Ce qu il ne faut pas oublier Définition de règles de saisie Tableau des règles de saisie à transmettre à l ensemble de l équipe ou aux personnes qui rentrent des informations dans la BDD. Toutes les données saisies sont extraites via des requêtes et servent à communiquer avec vos parties prenantes. Ce sont ces règles qui vous garantiront des informations de qualité et donc une relation de qualité. Ex pour les noms de famille: Ecrire la 1 ère lettre en majuscule, le reste en minuscules. Définition d un process de saisie des dons qui saisit? qui valide que les dons saisis correspondent bien à la comptabilité? qui émet les reçus fiscaux? Mise en œuvre 17

18 MERCI à tous! 18