DOCUMENT PRÉSENTÉ AUX COORDONATEURS DE LOISIR LORS DES CAUCUS LOISIR DE LA MONTÉRÉGIE

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1 L organisation d une campagne de financement et l analyse d activités de financement selon certaines catégories de campagnes DOCUMENT PRÉSENTÉ AUX COORDONATEURS DE LOISIR LORS DES CAUCUS LOISIR DE LA MONTÉRÉGIE 2007

2 L organisation d une campagne de financement Quelque soit l activité ou les activités de financement que vous comptez faire pour amasser des fonds, le cheminement organisationnel est le même 1. Il comprend quatre étapes principales, soit : 1- La planification 2- L organisation 3- La réalisation 4- L évaluation Le tableau numéro 4 présente les informations relatives aux différentes étapes du cheminement organisationnel d une campagne de financement. En outre, des précisions concernant chacune de ces étapes sont apportées dans les pages qui suivent. Par ailleurs, il importe de souligner qu il vous appartient d adapter le cheminement que nous vous proposons, afin qu il soit plus conforme à votre situation. En effet, un souper-bénéfice ou une soirée casino sont plus exigeants au chapitre organisationnel qu un lave-auto tenu dans un stationnement quelconque. Toutefois, qu il s agisse d une soirée-bénéfice ou d un lave-auto, vous devrez planifier l activité, l organiser, la réaliser et l évaluer. PLANIFICATION Établir les enjeux et les objectifs de la campagne Déterminer les grandes lignes du projet Conseil d administration Former un comité organisateur Déterminer le projet de financement Élaborer un plan d action Comité organisateur et conseil d administration ORGANISATION Déterminer qui fait quoi et mise en place de comités nécessaires à la réalisation de la campagne (s il y a lieu). (Structure d organisation) RÉALISATION Réaliser le plan d action et s assurer du bon déroulement des activités (coordination et contrôle). Comité organisateur et ses comités (S il y a lieu) ÉVALUATION Effectuer un retour sur les retombées de la campagne et assurer le suivi. 1 Ce chapitre s inspire largement de Déry, Bruno Le financement, Programme de formation des administrateurs et administratrices bénévoles, atelier 8, Conseil des loisirs région de Québec, 1986, pp

3 1- La planification Cette étape consiste essentiellement à : 1- Définir le cadre dans lequel s inscrit la campagne de financement et déterminer les grandes lignes du projet. C est le conseil d administration de l organisme qui a la responsabilité d établir ce cadre de réalisation de la campagne. 2. Planifier la campagne de financement, tâche effectuée par le comité organisateur avec l approbation du conseil d administration. 1.1 La définition du cadre de la campagne de financement À cette étape, le conseil d administration de votre organisme a pour tâches de : A. Définir les enjeux de la campagne de financement Il s agit essentiellement de répondre aux questions suivantes : 1- À quoi servira l argent recueilli? 2- Combien d argent voulez-vous recueillir? (objectif financier) 3- Outre l objectif financier, quels sont les autres objectifs de la campagne de financement? (Ex. : faire connaître votre organisme, recruter de nouveaux membres, etc.) 4- Quelle est la clientèle-cible que vous voulez rejoindre par votre projet? (Ex. : territoire, groupes d âge, etc.) B. Déterminer les grandes lignes du projet 1- Présélectionner les activités de financement pouvant être réalisées compte tenu des enjeux définis. Les informations présentées peuvent vous aider à cerner la ou les activité(s) susceptible(s) de correspondre le plus aux attentes de votre organisation. 2- Établir de quelles ressources (matérielles, financières, humaines) disposent votre organisation pour la réalisation de la campagne de financement. 3. Prédéterminer un moment dans l année pour réaliser votre campagne de financement de même qu un endroit pour la tenue du projet. C. Former un comité organisateur 1- Recruter ou identifier les personnes susceptibles d être intéressées au projet. 2- Choisir le responsable du comité organisateur. Le nombre de personnes composant le comité organisateur peut varier selon l ampleur de la campagne. Toutefois, le nombre de membres doit être suffisant pour que la tâche de chaque membre ne soit pas trop lourde et que le fonctionnement du comité ne soit pas trop complexe. Quant à la provenance des membres, le comité peut se composer : - de membres du conseil d administration (pour faciliter une liaison entre les administrateurs et le comité organisateur); - de permanents et de bénévoles actifs au sein de l organisme; - de personnes non impliquées directement au sein de l organisme mais désireuses de jouer un rôle dans l organisation de la campagne de financement.

4 1.2 La planification de la campagne Comme nous l avons signalé auparavant, le mandat du comité organisateur débute ici. Plus précisément, à cette étape, le comité organisateur a pour tâches : À. Déterminer le projet de financement À partir des enjeux et des grandes lignes du projet identifiés par le conseil d administration, le comité organisateur doit : Vérifier la faisabilité des divers projets de financement retenus par le conseil d administration. Pour ce faire, il doit prendre en compte les facteurs pouvant influer sur la réussite ou l échec des divers projets. À titre d illustration, voici quelques facteurs à considérer : - les autres campagnes de financement similaires réalisées sur le même territoire et les moments où elles sont tenues; - les ressources requises par les différents projets versus les ressources disponibles ou encore le montant à recueillir. De façon générale, les coûts totaux de la campagne ne devraient pas dépasser 20% du montant global que l organisme veut recueillir. En outre,, certaines activités de financement nécessitent davantage de ressources que d autres (ex. vendeurs, mise de fonds, etc.); - le temps requis pour réaliser la campagne de financement versus le temps disponible d ici le moment prévu pour son lancement. Choisir le projet de financement (activités, date, lieu) et le soumettre au conseil d administration. B. Élaborer le plan d action (doit être approuvé par le conseil d administration) Déterminer les tâches à accomplir pour réaliser la campagne de financement (avant, pendant et après la campagne). Notamment, ces tâches peuvent se rapporter aux aspects suivants : - Communication (promotion, publicité, information, relations publiques); - Finance (contrôle des dépenses et des revenus, tenue de livres); - Aménagement, matériel (besoins de locaux, d équipements, d installations, de clôtures, raccordement électrique, etc.); - Conception (affiches, dépliants, programmes, billets, etc.); - Commandites (sollicitation de commanditaires); - Recrutement des bénévoles nécessaires à l organisation et à la réalisation de la campagne; - Ordre et sécurité (surveillance, collaboration avec un ou des corps policiers, etc.). Déterminer les montants confiés à chacun des membres du comité organisateur en fonction des tâches identifiées. Établir un échéancier de réalisation des différentes tâches à accomplir (fixer un délai pour réaliser chacune des tâches). Établir un budget pour la réalisation de la campagne. - Déterminer les moyens de contrôle et de vérification internes quant aux argents à investir pour la réalisation de la campagne et ceux à recueillir.

5 Déterminer le nombre de personnes nécessaires à l organisation et à la réalisation de la campagne. Dresser une liste de vos besoins en équipements, en matériaux et en locaux (réservation, location, prêt, achat, etc.). Autres aspects à déterminer : - Pertinence de se doter : - d un slogan - d un président d honneur - d une entente avec un autre organisme - Le programme de publicité (affiches, dépliants, média, conférence de presse, etc.) pour rejoindre le public-cible; - Les aspects légaux de la campagne (autorisation et permis à obtenir, taxes à payer, sécurité et ordre publics, assurances, etc.); - Les donateurs potentiels à contacter (en établir une liste) (ex. : organismes partenaires, personnes influentes, commerces locaux, maisons d affaires, etc.); - Système de gratification des bénévoles et des donateurs (ex. : lettre de remerciements, mention lors de conférence de presse, etc.); - Ébauche du scénario de la campagne de financement. Ceci complète les informations relatives à l étape de planification. Cette étape est la plus importante, car une bonne planification assure le succès. En effet, la qualité d une campagne de financement ne peut être supérieure à la qualité de sa préparation. 2. L organisation L organisation de la campagne est entièrement réalisée par le comité organisateur. Toutefois, ce dernier est en contact constant avec le conseil d administration pour l informer sur les démarches accomplies et à venir. À cette étape, se retrouvent les actions suivantes : Mise en place des différents comités nécessaires à la réalisation de la campagne (ex. : comités de communication, de l aménagement et du matériel, etc.). En effet, dépendamment de l envergure de la campagne de financement, il peut s avérer opportun d implanter différents comités (équipes de travail) qui s occuperont de façon spécifique de certains aspects relatifs à l organisation de la campagne. Ces comités demeurent sous la supervision du comité organisateur. Recrutement des bénévoles afin de compléter les équipes de travail nécessaires à la réalisation de la campagne de financement. Quant à l attribution des tâches aux bénévoles, elle doit être en fonction de leurs talents et de leurs intérêts. De cette façon, ils auront plaisir à contribuer à la réalisation de la campagne. Définition officielle du scénario de la campagne (horaire, lieu, activités) et du plan d action (qui fait quoi, quand, comment, où, durée).

6 Entrer en contact avec les commanditaires potentiels. Il importe de bien préparer les rencontres avec les commanditaires. Confirmation des ressources physiques (réservation, location, achat ou commandite du matériel et des locaux). Mise en branle du programme de publicité (débuter la promotion de la campagne de financement). Intégration du président d honneur (bien définir son rôle), s il peut s impliquer à partir de ce moment. Le fait qu il soit mêlé à l organisation ne peut qu augmenter son intérêt par rapport à la campagne. Supervision du comité organisateur, c est-à-dire que le comité doit vérifier où sont les différentes démarches. Par exemple, où en sont les démarches associées à l obtention de permis, au système de gratification de ceux qui ont contribué à la campagne, etc. Autant d actions nécessitant la tenue de réunions régulières afin de discuter des aspects reliés à l organisation de la campagne et de faire le point sur les démarches entreprises et à compléter. 3. La réalisation Il s agit de la tenue de la campagne comme tel. Ici encore, c est le comité organisateur qui est le maître d œuvre. Voyons quelques conseils pratiques pour assurer le bon déroulement de la campagne. Tenue des activités de la campagne dans un espace physique - Il est préférable de se rendre sur les lieux avant le début de l activité afin de vérifier que tout soit conforme à ce qui a été prévu et d apporter les correctifs, si nécessaire. Pour tout type de campagne - Il devrait y avoir des personnes responsables sur les lieux (ou des moyens de communication pour les rejoindre) afin de pallier rapidement à toute situation imprévue. - Le déroulement de la campagne doit se dérouler, autant que possible, comme il a été prévu. Remise en ordre des ressources matérielles - Il est bon de prévoir une équipe qui remettra en ordre les lieux utilisés et retournera les équipements et le matériel loués ou empruntés. Cette mesure peut contribuer à réduire les frais de la campagne et influencer favorablement les locateurs et les donateurs lors d une prochaine campagne. Remerciements - Il ne faut jamais perdre une occasion lors du déroulement de la campagne pour remercier publiquement ceux et celles qui y ont contribué d une manière ou d une autre.

7 4. L évaluation C est le comité organisateur qui assure la réalisation de cette étape c est-à-dire, le retour sur les retombées et le fonctionnement de la campagne. De même, il complètera le suivi. Voici les points importants à prendre en compte à cette étape. 1 L évaluation des résultats - Est-ce que les objectifs (financiers et autres) ont été atteints? - Est-ce que les activités de la campagne de financement se sont avérées efficaces et judicieuses? - Est-ce que la planification s est avérée adéquate? - Est-ce que les moyens de contrôle ont été adéquats? - Est-ce que le nombre de personnes siégeant sur chaque comité ou affecté à chaque tâche s est avéré suffisant? - Est-ce que la campagne s est déroulée comme prévu? Voilà autant de questions devant faire l objet d un rapport final qui sera déposé au conseil d administration. 2 L élaboration du dossier sur la campagne - Il s agit de préparer un dossier précisant toutes les démarches effectuées du début à la fin de la campagne. À titre d illustration, il peut s y retrouver les procès-verbaux des réunions du comité organisateur, le plan d action et les listes des bénévoles et des commanditaires. - En fait, ce dossier doit permettre de savoir ce qui a été fait, comment et par qui. Cela facilitera la tâche des prochains organisateurs et leur permettra d améliorer la prochaine campagne. 3 Le suivi de la campagne - Essentiellement, le suivi de la campagne consiste à compléter les démarches nécessitant une dernière main. Par exemple, il peut s agir de : - Remercier ceux et celles qui ont contribué à la campagne si ce n est déjà fait. Pour vos relations futures avec ces personnes, il importe de leur signifier que vous avez apprécié leur participation; - Vérifier que les aspects légaux sont respectés (ex. : remises pour taxes); - Compléter les données comptables relatives aux dépenses et aux revenus de la campagne.

8 ACTIVITÉS DE LEVÉE DE FONDS 1- Principes de base 1.1 Cinq (5) éléments de base Les cinq (5) éléments essentiels pour une bonne campagne de levée de fonds sont les suivants : - Une cause convaincante : Une bonne raison de demander aux gens de s impliquer financièrement, en tenant compte de l élément émotif (il faut toucher le cœur). Cela implique d avoir un objectif de campagne clairement identifié. - Direction dynamique : Le leadership doit être assumé par une personne convaincue, efficace, disponible et reconnue dans la communauté. - Travailleurs consciencieux : Une équipe de bénévoles qui prennent au sérieux leur implication dans le projet et qui possèdent toute l information nécessaire. - Clientèle réelle : Un segment de la population susceptible «d acheter» le produit que vous allez leur vendre. - Ressources de départ : Un budget suffisamment important pour supporter la campagne de promotion et les frais fixes du départ, une planification réfléchie et une gestion saine. Ces éléments devront être scrupuleusement évalués avant d établir votre plan d action. 1.2 Objectif L objectif de la campagne doit être soigneusement établi. Ce sera un objectif clair, réaliste et mesurable. Ex. : Le 30 mai, l association aura recueilli 3 500$ pour couvrir les frais de mobilier et la pré-maternelle. Cet objectif est la pierre de base de votre campagne de financement. Il vous servira à vendre l idée aux gens. C est ce qui motivera une personne à vous donner de l argent. Cet objectif sera donc présent à tous les instants 1.3 Comité organisateur Le travail du comité organisateur ainsi que la campagne de promotion devront être planifiés au point de départ. Ces deux éléments vous permettront en cours de route de favoriser le contact entre le bénévole (vendeur) et l individu (acheteur). Les contacts personnalisés (le face à face) deviendront efficaces dans le contexte d une telle coordination et planification puisque vous aurez un bénévole «préparé» et un client «informé».

9 1.4 Coût de la campagne Le coût de la campagne de levée de fonds devra être établi à l avance. Il s agira bien entendu d une évaluation qui tiendra compte des limites raisonnables des dépenses et qui sera approximative. 1.5 Calendrier / Plan d action Un calendrier d activités doit être clairement adopté. Il est impossible de planifier des activités de levée de fonds sans établir des étapes dans le temps. 2. Bénévoles Les véritables artisans de toute levée de fonds sont les bénévoles. Il n est donc pas possible de penser réaliser de telles activités sans une participation importante des membres. Il faut donc, au point de départ, considérer cet élément essentiel. La question que vous devez vous poser est la suivante : Les membres sont-ils effectivement prêts à s engager dans la démarche de levée de fonds que nous voulons réaliser? Si vous obtenez une réponse négative à cette dernière question, il faudra penser à vous lancer dans une campagne de motivation au sein des membres et aussi à accentuer le processus de recrutement. Vous pouvez aussi vérifier auprès d autres organismes de votre communauté afin de voir si certains seraient prêts à vous aider. Vous pouvez aussi varier les activités de levée de fonds. Ceci vous permettrait de faire des activités plus petites donc nécessitant moins d énergie de la part des bénévoles. De plus, vous pourriez attirer plus de bénévoles en touchant des domaines variés (les gens intéressés au sport ne sont pas les mêmes qu aux arts). N oubliez pas non plus que les membres sont déjà impliqués dans la réalisation d activités régulières de l organisme. Il n est donc pas prudent de récupérer toutes les énergies et de les placer «dans le même panier». Cela aurait comme conséquence de mettre en danger le futur même de l association. Soyez donc prudents dans ce domaine et réduisez vos objectifs de départ si les énergies ne sont pas disponibles. Dans ce cas, il est préférable d étendre la période de levée de fonds. Les membres prendraient ainsi l habitude de cette nouvelle implication et, avec le temps, les gestes d appui seront plus spontanés.

10 3. Promotion La promotion, en levée de fonds, consiste à offrir à la clientèle des avantages ou compléments pour les attirer. Il s agit, de fait, de tous les efforts que vous pouvez déployer afin de stimuler la vente de votre produit. La promotion n est pas un groupe d activités de levée de fonds. La promotion implique la notion de prime. Vous offrez, en plus de votre produit, un petit quelque chose, qui généralement ne vous coûte rien. Ce petit élément ajoute un point de plus à l attrait de votre produit et quelquefois peut le rendre plus compétitif avec d autres produits du genre dans votre communauté. Cet élément implique aussi des négociations avec des commerçants du milieu. Vous devrez les approcher avec des idées nouvelles et intéressantes pour eux. Il faudra leur démontrer que leur implication dans votre projet leur rapportera certains avantages financiers. Nous vous suggérons quelques exemples d éléments promotionnels qui peuvent s ajouter à votre activité de levée de fonds. CONTENANTS Faites imprimer le nom de votre organisme et de son événement particulier sur les sacs d épicerie ou encore sur les contenants de lait. DONNEZ SANS QUE CELA NE VOUS EN COÛTE La présentation des billets concernant l activité organisée donne accès à une réduction sur un repas au McDonald local ou encore à 10% de réduction dans un magasin à rayons important. RÉDUCTION POUR LES GROUPES Tout achat par un groupe de plus de 10 personnes donne droit à une réduction intéressante (billet simple 10$ et pour un groupe de 10 personnes 9$ chacun). Cela permet d activer la vente et peut très bien être prévu dans l élaboration des prix du produit à vendre. COLLABORATION AVEC D AUTRES ORGANISMES Invitez un autre organisme de votre communauté à faire une présentation lors de votre événement. Il peut s agir de pompiers volontaires qui démontreront leurs capacités à éteindre un feu ou encore les majorettes de l école. Cela attirera un nouveau groupe de personnes. UNE SORTIE BIEN SPÉCIALE Comme prix de consolation, faites tirer une sortie avec une personnalité importante, un tête-à-tête, REPORTAGE RADIO Un poste de radio local peut être présent sur les lieux de votre activité et faire une diffusion en direct. Cela ne coûte rien à personne et permet d attirer de plus grandes foules. ÉVÉNEMENTS CONJOINTS Réaliser votre activité en même temps qu une autre activité en ville. La complémentarité des deux événements attirera de la clientèle supplémentaire pour les deux organismes. Ex. : La partie de sucre le jour de la finale de hockey mineur et cela, sur le terrain de l aréna, suivi d une danse ENDOSSEMENT OFFICIEL Demandez à une personnalité connue dans le milieu de supporter officiellement votre activité (un joueur de hockey ou un musicien connu) et utilisez ce nom sur toute votre publicité. Cette personnalité peut être la même que dans le cas de la soirée en tête-à-tête!

11 VITRINE DE COMMERCE Il y a certainement, dans votre ville, des espaces de commerces vides. Entendez-vous avec le propriétaire pour que vous puissiez monter une vitrine annonçant votre activité. PARTY DE VENTE Les soirées «Amway» ou encore «Tupperware» fonctionnent toujours très bien. Pourquoi ne pas organiser une soirée de vente de billets pour votre activité? Une personne réunit chez elle une trentaine d invités, explique le principe de votre levée de fonds et vend des billets. Certains avantages pourraient lui être accordés à titre de récompense (ex : billets gratuits en fonction du nombre de billets vendus ) 4. Commandite La commandite est liée au principe de la publicité. Tous les commerçants, petits et gros ont besoin de publicité. Ils ont donc tous un budget pour en couvrir les frais. Votre association peut probablement aider des commerçants à annoncer leurs produits et donc bénéficier de cet argent. Il faut donc que l association accepte de s associer au nom d une compagnie ou d un commerçant. La meilleure façon de comprendre ce principe est de regarder comment les organisations sportives fonctionnent. Vous voyez fréquemment des chandails d équipes de baseball au nom d une brasserie locale. Pourquoi ne pas essayer d impliquer des gens dans votre levée de fonds de la même façon? L avantage de ce principe est qu il permet de diminuer substantiellement les coûts de votre activité. Vous pourrez alors augmenter vos chances de réussite et atteindre un pourcentage de rendement plus élevé. PARTIE DE SUCRE SUR LES TERRAINS D UN COMMERCE IMPORTANT Une activité aussi traditionnelle que la partie de sucre annuelle peut devenir très rentable. Approchez un commerce important (ex. : Canadian Tire) et offrez-leur de réaliser cet événement sur leur terrain de stationnement un samedi où le magasin est ouvert. En contrepartie, vous pourrez réduire tous les coûts de publicité et avoir un service exceptionnel sans oublier que la clientèle du magasin vous permettra de vendre beaucoup plus de produits. APPUI DE LA RADIO LOCALE En impliquant le poste de radio local, vous aurez accès à une couverture publicitaire des plus complète, sans payer un dollar. Il faudra pour cela accepter que la publicité indique que l événement est réalisé en collaboration avec ce poste. Il faudrait aussi prévoir la présence d un annonceur sur place (couverture life) durant l événement. NOURRITURE GRATUITE Lors d un banquet, les frais de nourriture peuvent être réduits au minimum. Il vous faut pour cela approcher un supermarché et lui demander de fournir toute la nourriture pour le banquet lui offrant de joindre son nom à celui de l association.

12 5. Événements spéciaux Les événements spéciaux sont ceux spécialement organisés pour une activité de levée de fonds. Cela implique qu un objectif déterminé a été établi et qu il faut des activités spécialement pensées pour l atteindre. Nous diviserons les exemples dans différents champs. Nous nous attarderons sur les secteurs suivants : activités sociales, encans, ventes, idées de publication, concours, marathons et événements culinaires. 5.1 Activités sociales Les activités sociales sont généralement organisées pour permettre aux membres de l association de passer un bon temps. C est l occasion idéale pour retrouver les autres membres et amis de l association. Il est facile de faire un peu d argent avec de telles activités. Cependant, si vous pensez «levée de fonds», il faudra être moins généreux lors de telles soirées. Vous ne devrez plus donner «la première consommation gratuite» ou encore servir, à titre gracieux une assiette de crudités, Il faudra aussi vendre ces soirées comme des levées de fonds en précisant les buts visés et non plus l événement en temps que tel, comme vous le faisiez avant. DANSES Pensez en terme d événements spéciaux qui ne se reproduisent pas souvent. Ainsi, vous organiserez des danses avec des thèmes particuliers ou pour des groupes bien définis. (Ex. : disco pour les jeunes ou soirée de cha-cha pour les plus âgés). N hésitez pas à inviter un groupe de musiciens connu pour l animation de la soirée et tentez de couvrir toute la population de votre communauté. GRAND BAL Une certaine couche de la population aime les événements de grande classe. Organisez un Bal dans un bon hôtel de la place avec toxedos et robes longues. La clef du succès d un tel Bal réside dans votre choix de président de la soirée. Trouvez une personnalité bien connue. Cette personne devrait attirer toute la clientèle. Les billets peuvent ainsi se vendre entre 25$ et 200$ Il y a toujours des gens assez fortunés, il s agit d aller les chercher. BALS COSTUMÉS Il est possible d intéresser bien des gens avec des bals costumés. Choisissez un thème particulier (une couleur ou une époque). Faites un concours du plus beau costume avec une personnalité parmi les juges. CROISIÈRE L attrait d une croisière est très grand. Il faut donc en profiter. Il est généralement assez facile de trouver quelques centaines de personnes intéressées à se promener en bateau par une belle journée d été. Il faudra vendre vos billets bien à l avance et cela, à des prix raisonnablement élevés (30$ et plus). Un léger buffet peut aussi être servi sur le bateau. Tâchez de choisir un trajet et un navire intéressant. Si vous pouvez trouver un thème pour l événement, n hésitez pas.

13 5.2 Spectacles et soirées-bénéfice Il est bien connu que le domaine des arts n est pas un secteur rentable. La presque totalité des organismes culturels ne survit que grâce à de multiples subventions. Cela ne veut pas dire que toutes les activités culturelles sont déficitaires. Les associations telles que la vôtre peuvent choisir certains événements susceptibles de générer beaucoup de revenus. Il faut à ce moment faire preuve d originalité ou encore de coupler les activités culturelles avec d autres événements. DÉFILÉ DE MODE Un défilé de mode peut devenir très payant si certaines conditions de base sont respectées. Il vous faut ainsi obtenir une salle gratuite; les mannequins seront des bénévoles de l association et le propriétaire du commerce présentant le linge doit aider à la publicité. Vous pouvez aussi attirer la clientèle en faisant des défilés thématiques (ex. : linge de plage, sportif, pour enfants ou encore collection spéciale). Si dans votre ville, il y a des fabricants de linge, tentez de réaliser un défilé dans l entrepôt d une telle compagnie. Les clients pourront acheter sur place et vos profits seront assez grands (aucune dépense à l exception d un petit goûter qui peut toujours être absorbé par une épicerie locale). SPECTACLE-BÉNÉFICE Un artiste ou même plusieurs peuvent accepter de ne pas recevoir de cachet lors d une soirée spéciale de levée de fonds (ou un cachet réduit). La plupart des artistes des arts de la scène ne sont pas assez riches pour refuser un cachet. Vous choisirez donc une personne connue et peut-être originaire de votre ville. Certains artistes peuvent aussi accepter de telles conditions pour la publicité que cela leur rapporte. Il ne s agit pas de quelque chose de facile à trouver mais il faut considérer sérieusement cette éventualité. SOIRÉE-CABARET-BÉNÉFICE Votre spectacle-bénéfice pourrait attirer plus de personnes s il s agit d une soirée cabaret avec un repas. Vous pourrez alors charger beaucoup plus cher et quand même attirer la clientèle. Les propriétaires de la salle (souvent dans un hôtel) pourront fournir la salle gratuitement puisqu ils servent le repas et assument les profits du bar. CONCERT EN DIRECT Des ententes avec un poste de radio local peuvent être prises pour diffuser, en direct, le spectacle de levée de fonds. Ainsi, ils pourraient assumer une partie du cachet et fournir une publicité complète. CONCOURS DE BEAUTÉ POUR HOMMES Aussi insolite que cela puisse paraître, cette activité aura certainement du succès. Approchez des hommes de votre milieu : médecins, avocats, dentistes, enseignants, commerçants ou autres. Vous devrez avoir une trentaine de personnes qui acceptent. Trouvez un commanditaire pour chacun d eux (ils fourniront entre 0$ et 50$ pour supporter leur «poulin». Un groupe de musique local fera les frais de la musque. Avec un prix d entrée de près de 10$, votre soirée devient très très rentable.

14 5.3 Encans Le principe d un encan est de vendre des produits aux plus offrants. Vous aurez donc besoin d articles intéressants et d acheteurs intéressés. Deux éléments créent l intérêt dans un encan. Les gens espèrent faire des aubaines et c est l occasion rêvée d acheter quelque chose d intéressant sans en avoir véritablement besoin. Les produits de vente proviendront de donations. Tentez tout de même de faire un choix dans ces produits. Certaines choses peuvent ne pas valoir la peine d être vendues. Pour les articles de plus grande valeur, écrivez un texte d entente stipulant clairement comment la vente s opérera et faites la signer par le donateur. Il serait aussi préférable, dans le cas de promotions, de ne pas accepter de conditions de vente des articles, vous faites votre encan à votre «manière». Tâchez d engager un encanteur professionnel. Il vous facilitera le travail dans la préparation et pour la soirée elle-même. Il vous faut aussi toujours garder l action en mouvement, évitez les temps morts, il faut garder le public dans une atmosphère d excitation. Voici quelques exemples d encans : ENCAN HAUTE CLASSE L encan annuel d une école aux États-Unis rapporte $ par année. Un millier d invités (1 000) en robes longues et toxédos et 200 bénévoles font la soirée. Les couples paient 100$ pour participer à l événement. Même à une échelle plus sobre, un tel encan est possible. Servez un bon souper et procédez à un encan de luxe, boisson comprise Cette situation de luxe incitera les participants à être généreux puisque ce sera une fête de classe! La préparation d une telle soirée demande beaucoup d énergies. Il faut trouver des dons très intéressants et un catalogue doit être disponible avant la soirée. L encan se passe de la façon suivante : 1) Un encan régulier a lieu durant lequel une centaine d articles sont vendus. 2) Un encan écrit a ensuite lieu. Les participants inscrivent sur des fiches leur offre et la vente se fait au plus offrant à la fin de la période. 3) L achat d enveloppes (10$) dans lesquelles il peut y avoir des prix (50%). 4) L achat de boules numérotées (comme celles du Bingo) et tirées au hasard. À chacune de ces boules, correspond un prix en argent (peut aller jusqu à plusieurs centaines de dollars). ENCAN D ARTICLES DE GENS CÉLÈBRES Faites le tour des gens importants ou populaires de votre communauté et demandez-leur des articles personnels que vous vendrez en encan, en utilisant leur nom pour hausser le prix de vente. Le maire, le député, les vedettes du sport et les artistes sont des personnes à approcher. Ce mode d encan peut faire partie de tout autre encan. ENCAN DE SERVICES En plus de vendre différents articles, vendez des services. Ces services seront offerts par des bénévoles et peuvent être : un lavage de vitres pour une maison, la préparation d un repas à la maison, une gardienne d enfants pour 2 ou 3 soirs, un tirage de carte, le ménage d une cour, etc.

15 ENCAN ÉCRIT Ce mode d encan peut être réalisé simultanément à d autres activités. Les articles donnés par les bénévoles (petites choses courantes et utiles) seront disposés sur des tables. À n importe quel instant, les participants à l événement peuvent venir inscrire sur une fiche (pour chaque élément) le prix qu ils désirent payer (nécessairement plus élevé que le dernier sur la fiche). Ainsi, chacun peut repasser plus d une fois et réajuster sa mise. ENCAN MYSTÈRE Vous demandez aux bénévoles de donner des articles courants. Ils doivent aussi en connaître la valeur marchande (ex. : grille-pain de 25$). Ces articles sont soigneusement enveloppés et un ticket y est attaché indiquant la valeur de l article seulement (pas l article lui-même). La vente des colis enveloppés se fait donc sans savoir le contenu des paquets si ce n est la valeur marchande. Il s agit d un jeu amusant et qui fera d agréables surprises. 5.4 Ventes Partant du principe que les gens achètent à peu près n importe quoi, il vous faut en profiter. Trouver des produits intéressants et vendez-les avec d importants profits. Pour cela, il faudra utiliser les mêmes principes que tout commerce au détail. BAZARS Il vous sera probablement assez facile de demander aux bénévoles et membres de la communauté de vous donner des articles qu ils n utilisent plus. Vous pouvez aussi approcher les commerçants pour avoir des articles neufs. Certains groupes d artisanat pourront aussi vous donner une partie de leur production. Il vous faut bien préparer cette vente à l avance. Adoptez une attitude de commerçant. Il y a une différence entre une vente de garage où c est le fouillis et un magasin d articles usagés. Montez des étalages intéressants, groupés par genre de marchandise (vaisselle, lingerie, articles ménagers, outils, etc.). Chaque article devrait être clairement étiqueté (pas de masking tape). Placez le linge de plus grande valeur sur des cintres afin qu il ne soit pas trop froissé et soit donc attrayant. Ne vendez pas d articles brisés; tentez de tout faire réparer, par des bénévoles. Tout cela vous permettra de demander des prix plus élevés et fournira à l association de bons revenus. MARCHÉ AUX PUCES / VENTE DE GARAGE Il s agit du même principe qu un Bazar. Le volume y sera moins grand et les articles plus «ordinaires». Ces événements de quartier sont habituellement très «courus». GRAND BAZAR Toujours en utilisant la levée de fonds comme base, organisez un bazar pour tous les organismes de la ville ou communauté. Prenez la responsabilité de trouver une vaste salle, très accessible et montez une bonne campagne publicitaire. Vous louerez les tables aux exposants (de 10$ à 25$) et demanderez un pourcentage des ventes. Vous aurez besoin d une plus grande comptabilité mais cela vaut la peine. Tous les organismes participants attireront leur propre clientèle et tout le monde en profitera. ARTICLES À VENDRE Bien des choses peuvent être vendues. En voici quelques exemples : Calendriers : Il est possible de trouver d intéressants calendriers chez les grossistes et de les revendre de porte en porte.

16 Arbres de Noël : La plupart des gens achètent un arbre à Noël. Une bonne équipe de bénévoles pourra se charger d une telle vente durant les semaines qui précèdent le temps des fêtes. Les profits seront substantiels si les coûts de transport ne sont pas trop élevés. Bois de grange : Que cela soit une grande ou encore une maison ordinaire, il y a toujours des matériaux recyclables. Une équipe de bénévoles pourrait se charger, lors de fins de semaine de démolition, de récupérer ces matériaux. Vous pourrez obtenir un édifice à démolir pour presque rien. Par la suite, il ne vous reste plus qu à organiser une vente (genre bazar) pour faire vos profits. Pâtisserie : Les ventes de pâtisseries ont toujours été un succès. Pourquoi ne pas réaliser une vente basée sur un thème (la crème, les pâtes feuilletées, les tartes, les desserts québécois, etc.)! 5.5 Idées de publications Bien des choses peuvent se vendre. Ainsi, il vous est possible d utiliser les énergies créatrices de bénévoles pour préparer un outil levée de fonds. Si vous avez des gens qui aiment écrire, alors vous pourrez publier. De petits livres ou guides peuvent être préparés. Il faut cependant rester sobre dans la préparation de tels événements. Votre association n est pas une maison d édition et ne peut distribuer son produit à l échelle nationale. Il faudra donc penser petit mais efficace. LIVRE DE RECETTES L idée la plus facile à organiser, un livre de recettes écrit par les membres de l association. Ce travail ne sera pas trop difficile à réaliser. Tenter de trouver des recettes originales ou qui viennent d une région spécifique (Québec ou Saskatchewan ) Tentez d avoir le support de l imprimeur pour réduire les coûts d impression. De plus, il serait facilement réalisable d inclure des petites annonces publicitaires locales. Dans les premières pages de ce livre de recettes, vous pourrez donner une courte information sur les objectifs et le fonctionnement de votre association. De plus, les objectifs de la levée de fonds pourront y être mentionnés. PETITE HISTOIRE LOCALE Quelques recherches et des rencontres avec les personnes âgées de votre milieu vous permettront de rédiger un texte intéressant, avec de vieilles illustrations, sur un secteur d activité particulier à votre ville (le moulin, le port, les installations gouvernementales, etc.). En plus de l imprimeur et d annonceurs locaux, vous pourriez aller chercher du financement auprès de l institution sur laquelle vous rédigez votre texte. CALENDRIER DES ÉVÉNEMENTS Une bonne collaboration avec les autres organismes de votre ville pourra vous permettre de produire un guide pratique des événements de votre communauté. Le financement d un tel guide peut se faire par des annonces commerciales et du support de professionnels.

17 5.6 Tournois/compétitions Les personnes qui s inscrivent dans toute compétition acceptent de donner de l argent parce qu ils croient à votre cause mais aussi pour leur satisfaction personnelle. Ils pourront ainsi comparer leur habiletés avec celles d autres personnes. Le domaine sportif est l exemple de base qui démontre que la plupart des gens aiment les compétitions. Encore une fois, il importe de choisir un thème pour les compétitions ou tournois choisis. La préparation et la publicité sont aussi d une importance capitale. DARDS OU BILLARDS Les participants s inscrivent individuellement en payant un droit d entrée (5$). Demandez aux commerçants de fournir le ou les prix à donner aux gagnants. Il faudra aussi penser à charger un prix d entrée au public qui assistera aux compétitions. QUILLES Toujours le même principe d inscription. Cette fois-ci, ce seront des équipes qui paieront pour venir jouer. Demandez aussi à chacune des équipes de trouver un commanditaire qui paiera pour une partie des prix et la publicité entourant le tournoi. CARTES Trouvez 100 joueurs qui paieront 10$ pour des compétitions mensuelles. Sur une période de 9 mois, vous aurez recueilli 900$ sans compter les intérêts. Donnez 20$ en argent comme prix en plus des prix fournis par des commerçants. Vous aurez recueilli plus de 700$ dans votre année. Si, en plus, vous opérez un bar, faites quelques tirages de bouteilles de vin ou autre, votre profit sera plus important. CONCOURS Plusieurs idées de concours peuvent être mentionnées. Le plus d imagination possible est utile dans l élaboration de concours. On peut vendre des billets sur lesquels les gens prévoiront le poids d un veau qui circulera dans les différents centres commerciaux ou encore combien d enfants pourront s entasser dans un véhicule en montre chez un vendeur! Plus la question ou l évaluation à fournir est étrange, plus l intérêt des gens sera grand. Il ne faut cependant pas tomber dans l extrême et avoir un sujet trop difficile. 5.7 Marathons Une grande variété de marathons est exécutée chaque année par les associations à but non lucratif au Canada. Le principe est toujours le même. Il s agit de trouver des participants qui eux recrutent des commanditaires qui, à leur tour, accepteront de payer un certain montant pour chaque unité réalisée durant l événement. Les marathons sont toujours très populaires et rapportent généralement beaucoup d argent. Il importe donc que ces activités soient bien planifiées et reçoivent la publicité adéquate. Voici quelques idées de marathons : bercethon, tricotothon, marcheton, bicyclethon, dansethon, etc.

18 5.8 Événements culinaires Les événements culinaires (déjeuners, brunchs, lunchs, pique-niques, dégustations ou banquets) sont de bonnes sources de levée de fonds. Il faut cependant toujours se rappeler l objectif de l activité, celui de faire de gros profits. Dans les repas, il y a toujours un danger de ne pas en faire assez. Dans ce contexte, il faut faire attention de ne pas être trop généreux. Attendu que la nourriture est un élément qui se perd facilement, pensez bien à l avance à votre activité. Vendez tous vos billets à l avance et ne misez pas sur des ventes record le jour du repas. Comme exemples, pensez à des soupers aux homards (chaque homard est vendu à l avance de sorte que la commande, par avion est facilitée), des épluchettes de «blé d Inde» ou encore des dégustations de pâtes! 6. Jeux de hasard La façon la plus efficace de faire de l argent dans une activité de levée de fonds consiste à organiser des jeux de hasard. L attrait du jeu est très connu. Est défini comme jeux de hasard, toute activité durant laquelle une personne risque son argent dans un placement (gageure) qui ne répond qu aux lois du hasard. On y retrouve tous les tirages (loteries) et jeux liés aux opérations de casino. Toute activité de jeux de hasard est règlementée par des lois très strictes. Il faudra donc vous informer auprès du gouvernement provincial des détails concernant l activité que vous voulez organiser. Vous pouvez aussi vous adresser à votre regroupement provincial (Fédération) pour obtenir les formulaires de demande de permis de loterie. Dans ce genre d activités, les chances d attirer les clients augmentent toujours avec l importance des prix à gagner. Il faut donc choisir des prix très attrayants. 6.1 Loteries Les loteries regroupent tous les tirages de prix par la vente de billets et dont le choix du ou des gagnants se fait au hasard. Cela comprend les tirages de bouteilles de vin lors de soirées dansantes ou encore le tirage d une voiture de sport. La valeur du billet ou du prix à gagner ne fait pas de différence dans l appellation de ce genre d activités. Pour bien réussir de tels «tirages», certains éléments doivent être considérés. D abord le prix. Il faut qu il en vaille la peine, plus il est gros, plus vous aurez des chances de trouver des acheteurs. Ensuite, il y a l aspect de la vente des billets. Votre réseau de distribution doit être bien articulé et suffisamment agressif. La publicité a aussi une place importante dans ce processus. À peu près n importe quel prix peut être offert dans une loterie. Il vous suffit de jouer d un peu d imagination. Cependant, afin d augmenter vos chances de faire un bon profit, tâchez toujours de vous faire donner le prix gratuitement. Cela permettra au donateur, de bénéficier d une promotion importante. De plus, si vous avez un «numéro de charité», vous pourrez lui donner un reçu qui servira à déduire à l impôt, la valeur du don!

19 UN REPAS AVEC UNE PERSONNALITÉ Approchez une personne très connue, joueur de hockey ou chanteur populaire et demandez-lui d accepter de souper en compagnie du gagnant de votre tirage. Vous paierez le repas pour deux personnes dans un endroit très chic. Ces coûts pourront même être réduits si le restaurateur accepte de vous aider puisque son nom sera mentionné dans votre publicité. Un tel souper pourra facilement valoir plus de 200$ en incluant la limousine pour l aller et le retour au restaurant. Ainsi, le prix des billets peut être assez élevé (5$). AUTOMOBILE Le tirage d une automobile exige plus d efforts que l exemple précédent. Il faudra vendre entre deux (2) et trois (3) fois la valeur que vous payez pour le véhicule. Le risque est aussi plus grand. Afin d augmenter vos chances dans cette activité, choisissez une automobile qui sort de l ordinaire (jaguar neuve ou vieux modèle rénové). La voiture devrait être exposée au centre d achat local ou encore chez le concessionnaire qui le fournit. VOYAGES Il est possible de recueillir plus de $ dans une opération de tirage de voyages. Pour cela, il vous faut 300 personnes qui achètent un billet d une valeur de 180$chacun. Le paiement peut se faire comptant ou par chèques post-datés de 15$ par mois. Les prix consistent en 12 crédits voyages d une valeur de 2,000$ chacun. Vous ne paierez pas cette somme puisque vous pouvez négocier un prix spécial avec un agent de voyage en échange de promotion. Le tirage a lieu une fois par mois. Cet événement devrait être inclus dans une soirée régulière (danse ou mini-spectacle). Cela attirera une clientèle supplémentaire. Le coût du billet est élevé mais les chances de gagner sont très élevées (une chance sur vingt-cinq 1/25). De plus, une personne peut gagner plus d une fois puisque vous remettrez les noms des gagnants dans le «chapeau». ARTICLES DIVERS En fonction des événements dans la communauté ou encore de la période de l année, différents tirages peuvent être organisés. En fonction des événements dans la communauté ou encore de la période de l année, différents tirages peuvent être organisés. Ainsi, la période précédent Noël est le temps idéal pour faire tirer une caisse de boissons alcoolisées. 6.2 Casinos En terme de levée de fonds, les opérations de casinos sont les plus attrayantes. Les possibilités de générer des profits sont effectivement très élevées. Généralement, une association à but non lucratif (charitable) n a droit qu à un nombre limité de permis de casinos par année. Les termes des permis sont aussi très spécifiques. Les sommes misées sont plafonnées à quelques dollars seulement, la durée de l événement est déterminée, le nombre de ces activités dans une même ville est limité, le genre de jeux offerts (incluant les règles d opération) suit aussi des règles sévères. Il faudra bien vous informer à l avance des lois touchant les casinos. La meilleure façon pour cela est de demander à un avocat (ami de l association qui ne vous chargera rien) de vous les expliquer clairement.

20 Vous avez deux options quant à la réalisation d un casino. Dans un premier temps, il vous est possible de réaliser l événement vous-même. Connaissant toutes les règles de procédures, vous devrez bien informer tous les bénévoles qui participeront à cette activité spéciale. L équipement peut être loué. Il s agit de matériel officiel et règlementé, en particulier les tables de roulettes. Des compagnies spécialisées pourront mettre à votre disponibilité ces tables de jeux ainsi que les précieux jetons. Le coût d une telle location ne sera pas trop élevé. De plus, le fait de louer l équipement vous permet d ajouter une touche professionnelle à votre casino, il vous faut créer l atmosphère «Las Vegas»! Une deuxième façon de réaliser votre casino consiste à louer les services complets d une firme spécialisée. Celle-ci fournira l équipement, la publicité, l encadrement et la formation. Certaines compagnies fourniront même les croupiers. Vous devrez négocier avec ces compagnies de façon très attentive et prudente (services, pourcentages et frais spéciaux). À cet effet, une consultation légale sera très utile. N oubliez pas que plus vous vous faites aider, plus vous devrez partager vos profits. 6.3 Bingos Les bingos sont des activités des casinos. Cependant, il s agit encore de jeux de hasard et la loi est aussi présente dans ce cas. Il faudra donc vous informer à ce sujet. Comme pour les casinos, il est possible d organiser soi-même un bingo ou encore passer par une compagnie spécialisée. Si vous organisez votre propre événement, il faudra trouver l équipement adéquat (boulier, tableau d affichage, jetons, cartes, etc.). Si vous pensez réaliser un seul événement, il faudra louer la plupart de ces choses. Par contre, si vous prévoyez organiser des soirées régulières (par semaine ou par mois), l investissement en vaut la peine. Vous pouvez aussi utiliser les services professionnels d organisateurs réguliers de Bingos. Ces gens sont habituellement propriétaires de salles spécialement conçues pour cette activité. Ils ne peuvent pas réaliser de bingos sans qu une association à but non lucratif obtienne le permis. La concurrence au niveau des bingos est très forte. Renseignez-vous attentivement quant aux autres activités de ce genre dans votre milieu et si vous n êtes pas trop certains de bien réussir, nous vous suggérons fortement d utiliser les services de professionnels, tel que décrit plus haut. 7. Coupons Les carnets de coupons d escompte sont devenus très populaires. Vous pouvez profiter de cette mode afin de réaliser une activité de levée de fonds. Les gens se procurent des coupons pour les raisons suivantes : épargner, tenter de nouvelles choses (tout en épargnant), avoir une sensation d entraide (tout en épargnant). Il existe différentes approches pour la préparation d ensemble de coupons. 7.1 Feuillets Dans un petit milieu, la solution la plus simple est de produire une page de coupons. Pour cela, il vous suffit d approcher entre dix et vingt commerçants. Vous leur demandez d offrir les épargnes à de la nouvelle clientèle (ex. : 15% sur l achat de lingerie pour dame ou un lavage d auto gratuit à l achat d un premier). Cette page (cela peut-être une page double) doit comprendre, en plus des coupons détachables, le nom de votre organisme et le pourquoi de votre levée de fonds. Sur chaque coupon doit apparaître le nom du commerçant, son adresse, les détails concernant l escompte avec les conditions s y rattachant (ex : une frite gratuite, conditionnel à l achat d un hamburger et la date d expiration de l offre). Il serait important aussi d inclure quelques éléments de publicité sur le verso des coupons.

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