PROCÉDURE «URGENCE TEMPÊTE»

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1 PROCÉDURE «URGENCE TEMPÊTE» La présente procédure vise à préciser les lignes de conduite à suivre à l ENAP (tous les campus) en cas de tempête de neige ou de verglas. Elle fixe les principes et les règles lors de la suspension des activités de l École et/ou de la fermeture d un campus. 1. OBJECTIFS Les objectifs poursuivis sont les suivants : S assurer de la sécurité et du bien-être des étudiants, du personnel de l ENAP et des participants aux activités de perfectionnement; Déterminer la procédure permettant une prise de décision en tout temps; Identifier le rôle des différents intervenants; S assurer de la diffusion rapide de l information auprès des membres de la communauté universitaire et des étudiants; Déterminer les modalités de la présence au travail du personnel. 2. DÉFINITIONS Activités : Cours, examens, colloques et autres activités qui se déroulent dans un campus de l ENAP. Campus : ENAP à Québec, à Montréal, en Outaouais, à Trois-Rivières et à Saguenay. Dirigeants de l École : Le directeur général, le directeur de l enseignement et de la recherche, le directeur des services aux organisations, le directeur de l administration. Le masculin est utilisé pour déterminer le titre des dirigeants de l École afin d alléger le texte. Fermeture de l École : Signifie, pour une période définie, la fermeture de l établissement où seuls les services essentiels sont maintenus, tels, mais non exclusivement, la gestion de l immeuble et la sécurité. Responsables des études désignés dans cette procédure : Le directeur des études de l ENAP à Montréal et le directeur du bureau de l ENAP en Outaouais. Suspension : Signifie qu une activité ne sera pas offerte dans un campus donné, et ce, pour une durée déterminée. Urgence tempête : Une «Urgence tempête» est décrétée quand une tempête de neige ou de verglas représente un danger pour la sécurité des personnes dans leurs déplacements. La déclaration d une «Urgence tempête» spécifiera le campus pour lequel il y a une urgence (c.-à-d. «Urgence tempête ENAP en Outaouais).

2 3. PRINCIPES GÉNÉRAUX Lorsque vient le temps d évaluer une situation, les conditions prévalant dans les différents campus de l ENAP sont traitées distinctement. En principe, les campus de l ENAP à Québec et à Montréal demeurent toujours ouverts. Les autres campus étant physiquement à l intérieur d une autre organisation, une double vérification s impose quant à l ouverture de ces édifices. Seul le directeur de l administration est autorisé à fermer un campus (en son absence ou dans l éventualité où elle ne pourrait être jointe, le directeur général prendra cette décision). La décision de fermer un campus ou de suspendre des cours et des activités doit être communiquée selon les séquences suivantes : Pour l avant-midi, la décision doit être diffusée avant 6 h 30; Pour l après-midi, la décision doit être diffusée avant 10 h 30; Pour la soirée, la décision doit être diffusée avant 15 h. L annonce d une «Urgence tempête» peut être faite pour l avant-midi, l après-midi, la soirée ou une combinaison de ces périodes ou pour une journée complète. 4. PROCESSUS DE DÉCISION Les critères sur lesquels repose la prise de décision sont les suivants : a) Les conditions et les prévisions météorologiques diffusées par Environnement Canada; b) La difficulté pour le transport en commun à desservir le territoire et à maintenir le service; c) L état des routes, des rues et des avenues observé par le ministère des Transports du Québec ou par la Ville; d) L état des stationnements ainsi que de l entrée des bâtiments observé par le personnel du Service des ressources matérielles et immobilières de l ENAP ou son délégué. ENAP à Québec C est le directeur de l administration qui décide de procéder à la suspension des cours et des activités ou à la fermeture de l ENAP à Québec. Il le fera en coordination avec les autres dirigeants de l École. De plus, c est lui qui déclare la fin de l «Urgence tempête». Si ce dernier est absent et qu il est impossible de le contacter, le directeur général prendra cette décision. Dans le but d aider le directeur de l administration à prendre la bonne décision, lors de tempêtes de neige ou de verglas, le directeur du Service des ressources matérielles et immobilières prend l initiative de recueillir les informations nécessaires et de lui transmettre ses recommandations. C est le directeur de l administration ou son délégué qui communique au directeur du Service des communications (ou à sa personne déléguée) les détails nécessaires à la rédaction d un communiqué (voir point 5 Message).

3 Autres campus Le directeur de l administration est le dirigeant autorisé à fermer l ENAP des autres campus. C est également lui qui déclare le début et la fin de l «Urgence tempête». Il le fera après coordination avec les responsables des études et, dans le cas des autres campus de l ENAP, avec ses collègues du réseau de l Université du Québec. En son absence, c est le directeur général qui prendra ces décisions. Les responsables des études peuvent prendre la décision de suspendre les activités. Ils le feront après coordination avec les autres directions de leur campus respectif (direction de l établissement, si applicable) et du directeur de l enseignement et de la recherche et du directeur de l administration. Dans le cas d une fermeture, c est le directeur de l administration qui en informe le directeur du Service des communications (ou la personne déléguée). Dans le cas d une suspension d activités, c est le responsable des études du campus concerné qui en informe le directeur du Service des communications ou sa personne déléguée. Autres lieux de diffusion des cours L ENAP possède des ententes particulières avec certains organismes en région. En cas d urgence tempête, il appartient aux étudiants de s informer en contactant directement ces organismes afin de savoir si les cours sont dispensés. 5. RÉDACTION ET DIFFUSION D UNE DÉCISION Le Service des communications est responsable de la rédaction de l avis de suspension des cours et des activités et/ou de fermeture, et ce, pour tous les campus de l ENAP. De plus, il est responsable de la diffusion de ces avis sur le site Web de l École et Colibri. a. Message A. Contenu Dans le but d assister le directeur des communications ou son délégué à la rédaction du message à la population, les renseignements suivants lui seront fournis : i. Campus visé par la décision; ii. iii. Brève description de la situation : suspension des cours (préciser au besoin), suspension des activités (préciser au besoin) et autres renseignements pertinents si nécessaires; L École est fermée/l École demeure ouverte : À moins d une indication contraire du directeur de l administration, l École demeure ouverte. Normalement, tous les services devraient dont être disponibles. Le message devrait indiquer que tous les bureaux sont ouverts et que les services habituels aux étudiants sont offerts (c.-à-d. bibliothèque, Bureau du registraire). Dans le cas où certains services ne le seraient pas, ces derniers devront être précisés dans le message (c.-à-d. à l exception de la bibliothèque, tous les autres services sont disponibles).

4 iv. Durée de la suspension ou de la fermeture (c.-à-d. avant-midi, après-midi, soirée, une combinaison de ce qui précède, pour la journée ou le reste de la journée); v. Prévision du retour à la normale (c.-à-d. le retour à la normale est prévu demain à partir de 8 h). B. Personnel fournissant les renseignements au point «A. Contenu» ci-dessus au directeur du Service des communications ou son délégué : En tout temps, c est le directeur de l administration ou son délégué qui donne l information. b. Site Web corporatif et Colibri : seules sources d information en cas de tempête Aussitôt qu une décision est prise par la direction, les membres de la communauté universitaire concernés par cette décision sont informés, en ordre de procédure, par le site Web et Colibri. Les formateurs et les participants aux activités de la Formation continue devront être informés par la direction des Services aux organisations au début de chaque session qu advenant une «Urgence tempête», l information sera disponible sur la page d accueil du site Web de l ENAP au 6. PRÉSENCE DU PERSONNEL AU TRAVAIL a. Personnel minimum ENAP à Québec En tout temps, à l ENAP à Québec, le directeur de l administration, en coordination avec le directeur du Service des ressources matérielles et immobilières, s assure qu un minimum de membres du personnel est disponible pour gérer l urgence. Trois services sont ciblés : Le Service de la sécurité et de prévention; Le Service des immeubles (en impartition); Le Service des communications (à distance). ENAP à Montréal et ENAP en Outaouais Dans le cas de l ENAP à Montréal et de l ENAP à Outaouais, c est le responsable du campus visé par une «Urgence tempête» qui voit à la présence du personnel requis pour assurer la sécurité des gens présents. Dans le cas de l ENAP à Montréal, il le fera avec l assistance du responsable du local du Service des ressources matérielles et immobilières et/ou du gestionnaire de l immeuble. Dans le cas de l ENAP en Outaouais, lle directeur du bureau communiquera et coordonnera ses actions avec le responsable des bâtiments de l Université du Québec en Outaouais et le directeur du Service des ressources matérielles et immobilières de l ENAP à Québec.

5 b. En cas de doute En cas d incertitude, il appartient à l employé, après avoir consulté de site Web de l ENAP, de s informer auprès du responsable de son unité administrative de la suspension des cours et/ou des activités et/ou de la fermeture du campus dans lequel il travaille. 7. DIFFUSION DE LA PROCÉDURE Chaque responsable d unité administrative doit faire connaître aux membres de son personnel cette procédure ainsi que les différents moyens mis à leur disposition pour connaître les décisions prises. En novembre et en janvier de chaque année, le directeur de l administration communique aux membres de la communauté universitaire les procédures qui seront suivies lors de tempêtes de neige ou de verglas. 8. ADOPTION Cette procédure a été adoptée au Comité de direction de l ENAP du 10 décembre 2007 et revue le 21 octobre 2014.

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