Version 2.0 Avril P Administrateur Xerox Mobile Print Cloud Guide d utilisation et de dépannage pour l administrateur

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1 Version 2.0 Avril P02719 Administrateur Xerox Mobile Print Cloud Guide d utilisation et de dépannage pour l administrateur

2 2014 Xerox Corporation. Tous droits réservés. Xerox, Xerox et le Dessin, ConnectKey et Xerox Secure Access Unified ID System sont des marques commerciales de Xerox Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Android et Chrome sont des marques commerciales de Google, Inc. aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Apple, Mac, Safari et Bonjour sont des marques déposées de Apple, Inc. aux États-Unis et/ou dans d autres pays. BlackBerry est une marque déposée de Research in Motion Limited (RIM). Firefox est une marque déposée de Mozilla Corporation. Follow-You Printing est une marque déposée de Equitrac Corporation. ios est une marque déposée de Cisco Systems Inc. aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Adobe et Acrobat sont des marques commerciales ou des marques déposées de Adobe Systems Incorporated aux États-Unis et/ou dans d autres pays. JavaScript est une marque commerciale de Oracle Corporation. Microsoft, SQL Server, Microsoft.NET, Windows, Windows Server, Windows 7, Windows 8 et Internet Explorer sont des marques commerciales ou des marques déposées de Microsoft Corporation aux États-Unis et/ou dans d autres pays. Opera est une marque commerciale de Opera Software ASA. Ce produit inclut un logiciel développé par Aspose (http://www.aspose.com) Version du document : 1.0

3 Sommaire 1 Copyright...ii 1 Initiation Vue d ensemble de Xerox Mobile Print Cloud Nouveautés de Mobile Print Cloud Aide Xerox Mobile Print Cloud Aide en ligne de l application Xerox Mobile Print Portal Mobile Print Cloud Agent Description de l agent Agents - Pratiques d excellence Activation de la file d attente d impression Impression ios native Les ports doivent être ouverts sur le poste de travail de l agent Exigences du système Navigateurs PC pris en charge pour l accès à la page Internet Mobile Print Cloud Navigateurs Macintosh pris en charge pour l accès à la page Internet Mobile Print Cloud Systèmes d exploitation mobiles pris en charge Langues prises en charge Pilote d impression Xerox Global Print Driver Langages d imprimante pris en charge Protocoles d imprimante pris en charge Options pour les licences Comptabilité Comptabilité réseau Xerox Comptabilité standard Xerox Files d attente d impression basées sur serveur Procédures Comment créer un compte Mobile Print Cloud d entreprise Comment gérer plusieurs comptes Mobile Print Cloud d entreprise Comment activer une imprimante à domicile sur un compte d entreprise existant Comment créer un compte d entreprise à partir d un appareil mobile Comment créer un compte utilisateur en ligne Comment modifier un profil d entreprise Comment définir le type d authentification d entreprise i

4 Sommaire Comment configurer un agent Comment configurer la politique de mise à niveau de l agent Comment mettre manuellement à niveau un agent Comment savoir si un agent a besoin d une mise à niveau Comment trouver le code de l agent Dans quelle mesure la suppression d un agent affecte les imprimantes Comment déterminer à quel agent une imprimante est connectée Comment supprimer une imprimante d un agent Comment entrer une plage d imprimantes pour mon agent Comment modifier les paramètres de découverte pour un agent Comment changer les coordonnées d un site GPS Comment les agents sont associés à un site Comment changer le site associé à un agent Description du menu Action des imprimantes Comment changer un site associé à une imprimante Comment vérifier que toutes les imprimantes sont découvertes Comment mettre à jour des imprimantes découvertes Comment exclure des imprimantes ou sous-réseaux de la découverte par l agent d impression Comment ajouter une imprimante Comment trouver l état d une imprimante Comment désactiver ou supprimer une imprimante de la liste Imprimantes Comment imprimer un document Comment utiliser les options d impression Comment rendre une imprimante disponible pour les utilisateurs Comment activer l impression directe par courrier électronique pour des utilisateurs anonymes Comme imprimer une page d accueil Comment modifier le préfixe d adresse électronique de l imprimante Comment modifier le nom de l entreprise Comment modifier le nom de l imprimante Comment changer la langue de l imprimante (PCL5 / PCL6 / PS) Comment recréer un agent lorsque vous remplacez le disque dur Comment rendre une imprimante privée ou publique Comment contrôler l accès aux imprimantes privées de votre entreprise Comment contrôler l accès aux imprimantes publiques de votre entreprise Comment contrôler les fonctionnalités d imprimante qui sont disponibles pour les utilisateurs ii

5 Sommaire Comment activer l impression sécurisée Comment activer l impression par courrier électronique dans l application Comment activer l enregistrement des informations de comptabilité utilisateur Comment inclure des données de comptabilité dans le rapport Historique des travaux Comment autoriser l impression directe par courrier électronique lorsque la comptabilité est activée Comment envoyer les informations du domaine de l utilisateur à des files d attente de comptabilité basées sur serveur Comment autoriser l impression de la page d accueil lorsque la comptabilité est activée Comment configurer un mode de comptabilité par défaut pour les imprimantes de votre entreprise Comment configurer la comptabilité des imprimantes sur la page Internet (pour les environnements ayant des imprimantes de marque autre que Xerox) Comment définir les informations de comptabilité pour qu elles soient envoyées avec un travail Comment spécifier le protocole utilisé pour envoyer un travail à l imprimante Comment identifier les files d attente d impression de votre entreprise Comment tester la communication entre Mobile Print Cloud et la file d attente d impression Comment définir ou modifier un site associé à une file d attente d impression Comment activer ou désactiver une file d attente d impression Comment supprimer une file d attente d impression Comment définir le mode de comptabilité pour une file d attente d impression Comment identifier quels agents doivent servir une file d attente d impression Comment identifier des domaines qui communiquent avec un agent Comment imprimer une page d accueil pour une file d attente d impression Comment entrer des paramètres proxy pour l agent Comment savoir à quelle entreprise vous êtes connecté Comment trouver quels codes d entreprise vous avez utilisés Comment changer votre mot de passe sur la page Internet Comment afficher l état ou l historique d un document Comment imprimer un document à partir d un appareil mobile Comment réimprimer un document Comment soumettre un document pour une impression ultérieure iii

6 Sommaire Comment imprimer en utilisant une file d attente d impression sur la page Internet Comment utiliser l application Mobile Print Portal Comment réinitialiser un code d entreprise (Administrateurs de compte uniquement) Comment faire en sorte qu un utilisateur ne puisse plus avoir accès aux imprimantes de votre entreprise Comment se connecter à la page Internet avec un autre code d entreprise Comment contrôler comment les travaux d impression longs restent dans le système Comment gérer l accès des utilisateurs à d autres imprimantes de l entreprise Comment permettre aux utilisateurs d imprimer vers des prestataires d impression publique Comment exporter un rapport d audit d utilisateur Comment ajouter une licence Comment acheter d autres travaux d impression Comment modifier un type de licence Comment activer / désactiver la fonctionnalité Substitution du papier Comment activer l impression ios native entre plusieurs sous-réseaux Comment configurer le DNS-SD pour l impression ios native Introduction à DNS-SD pour l impression ios native Comment configurer le serveur Microsoft Windows DNS Comment configurer un serveur BIND Comment configurer un serveur DHCP Questions fréquemment posées Identification des incidents Problèmes relatifs au compte L utilisateur ne peut imprimer vers des imprimantes privées d entreprise L utilisateur ne peut imprimer vers les imprimantes de l entreprise Des utilisateurs acceptés et d autres non autorisés impriment vers des imprimantes de l entreprise Invitation à créer un nouveau compte lorsqu un compte existe déjà Pourquoi un code d entreprise doit-il être réinitialisé? Le type d utilisateur est laissé en blanc sur la page Utilisateurs La liste des utilisateurs n est pas mise à jour lorsqu un administrateur de compte supprime un utilisateur d un compte d entreprise iv

7 Sommaire Les droits d accès de l utilisateur n ont pas été mis à jour Les paramètres du compte ne sont pas enregistrés Des messages Windows s affichent dans plusieurs langues Les messages s affichent avec des points d interrogation (???) ou des caractères non reconnaissables Problèmes d agent Problèmes de communication de l agent Problèmes de connectivité LDAP Icône de l agent introuvable dans la barre d état système Réception d un message «Aucune réponse de l agent impression» Impossible d installer ou d enregistrer le logiciel de l agent Impossible de mettre à niveau ou de désinstaller l agent L agent n est pas automatiquement mis à niveau L état de recherche d imprimantes affiche «Impossible de communiquer avec l agent» Réception d un message «L agent d impression n est pas installé pour cette imprimante» Mobile Print Cloud Agent s affiche comme étant «Non connecté sur le PC agent» Échec d installation de l agent d impression La découverte sur une plage de sous-réseau prend trop de temps L imprimante n est pas découverte par l agent Signification de «Dernières imprimantes découvertes» Aucune imprimante découverte après le lancement d une recherche d imprimantes sur la page Internet Impossible de supprimer un site Problèmes avec l imprimante Problèmes d impression Impossible d activer l imprimante Les imprimantes de l entreprise ne s affichent pas sur le compte Les documents ne s affichent pas sur le compte Lors de l utilisation de la fonctionnalité Ouvrir dans Fonction sur Apple ios, Print Portal ne s affiche pas en tant qu option L état de recherche d imprimantes affiche «Impossible de communiquer avec l agent» Les coordonnées GPS de l imprimante ont changé Le travail n est pas affiché dans l historique Le travail d impression ne s est pas effectué comme prévu Travail imprimé en recto verso et non en recto v

8 Sommaire Travail imprimé en noir et blanc et non en couleur Impossible de sélectionner l impression couleur Frais facturés pour un courrier électronique vierge ou une pièce jointe vierge L imprimante demande que du papier soit placé alors qu elle devrait faire la substitution Images non visibles sur le document imprimé Le travail est imprimé avec une police incorrecte Impossible de trouver le document imprimé Travaux d impression directe par courrier électronique en échec Impossible de trouver l imprimante lors du balayage des liens ConnectKey Mobile Print avec l application Xerox Mobile Print Portal Impossible de voir l imprimante ou la file d attente d impression Impossible d imprimer en utilisant des files d attente d impression Le travail ne s est pas imprimé (alors que la comptabilité est activée) Aucune réception de soumission de travaux ni de notification d achèvement de travaux Impossible d afficher des imprimantes en dehors de l entreprise et de les utiliser pour imprimer Le nom du modèle de l imprimante contient des caractères spéciaux Impossible de trouver Mes imprimantes publiques Problème avec l impression ios native Impossible de voir Xerox Mobile Print Cloud en utilisant l impression ios native L autorisation de l utilisateur est rejetée quand il utilise l impression ios native L utilisateur ne reçoit pas de notifications push en utilisant l impression ios native Le travail d impression de l utilisateur n a pu être téléchargé en utilisant l impression ios native Le document est imprimé dans un format inattendu en utilisant la fonctionnalité d impression ios native L imprimante semble être hors ligne en utilisant l impression ios native vi

9 1 Initiation Vue d ensemble de Xerox Mobile Print Cloud Xerox Mobile Print Cloud est une option d impression polyvalente conçue pour répondre aux clients et à leurs besoins d impression mobile. Cette option est disponible dans l App Store de l appareil mobile que vous utilisez. Elle vous permet d imprimer de différentes façons : Lorsque vous consultez un document sur votre appareil mobile, ouvrez-le en utilisant l application Xerox Mobile Print Portal. Cela vous permet de choisir une imprimante ainsi que des options d impression, et d imprimer dès maintenant, ou de télécharger le document pour l imprimer ultérieurement. Pour imprimer des documents mémorisés sur votre appareil mobile, utilisez Ma bibliothèque (Android et BlackBerry) ou Photos (ios) dans l application Xerox Mobile Print Portal pour les localiser. Faites suivre un courrier électronique avec ses pièces jointes à Le courrier électronique et ses pièces jointes sont ensuite disponibles dans la liste Documents de l application Mobile Print Portal que vous pouvez utiliser pour imprimer des documents avec l imprimante de votre choix. Utilisez l impression directe par courrier électronique et faites suivre un message électronique ainsi que ses pièces jointes directement à l adresse électronique d une imprimante activée pour Mobile Print Cloud. Pour trouver l adresse électronique d une imprimante spécifique, vérifiez l application Print Portal ou l onglet Imprimantes sur la page Internet. Imprimez à partir d un ordinateur PC ou Macintosh à l adresse https://xmpc.services.xerox.com/. 1-1

10 Initiation Des instructions et descriptions utiles des fonctionnalités Mobile Print Cloud sont disponibles sur la page Internet. Déplacez le curseur au-dessus des noms des onglets et des sélections de menus pour afficher une description de chaque fonctionnalité. Lorsque l utilisateur imprime un travail, Mobile Print Cloud l achemine vers l imprimante choisie. L administrateur du compte configure les comportements du compte et gère les utilisateurs, les agents, les imprimantes et les files d impression. Nouveautés de Mobile Print Cloud 2.0 Xerox Mobile Print Cloud version 2.0 offre maintenant de nouvelles possibilités, y compris : Assistance utilisateur pour utiliser l impression ios native Possibilité d importer des utilisateurs dans des listes d accès autorisé/bloqué Possibilité pour l utilisateur de configurer des signets pour l impression de pages Internet sur les versions ios et Android de l application Xerox Mobile Print Portal Possibilité pour l utilisateur d imprimer du texte ou des images à partir du presse-papiers d un appareil mobile sur l application Mobile Print Portal Possibilité pour un utilisateur de rechercher des sites publics par nom ou par code QR sur l application Mobile Printer Portal Plus grande cohérence et facilité d utilisation de l interface utilisateur Vitesse de découverte d imprimantes améliorée Soutien pour ios 7 sur l application Mobile Print Portal Soutien pour l installation de Xerox Mobile Print Cloud Agent sur le système d exploitation Microsoft Windows 8. Remise de licence basée sur l imprimante Pour être sûr d avoir la toute dernière fonctionnalité Mobile Print Cloud, faites en sorte d effectuer la mise à niveau à la toute dernière version de l agent sur la page Internet et vérifiez que les utilisateurs de l application Mobile Print Portal font eux aussi la mise à niveau à la version la plus récente de l application sur leur appareil mobile. 1-2

11 Initiation Aide Xerox Mobile Print Cloud Pour obtenir de l aide et des informations supplémentaires afin d utiliser Mobile Print Cloud : 1. Allez à 2. Sélectionnez l onglet Support pour afficher les questions fréquemment posées. 3. Sélectionnez l onglet Documentation pour afficher les documents de l utilisateur. Aide en ligne de l application Xerox Mobile Print Portal Vous trouverez plusieurs options d aide à partir de 1. Sélectionnez l onglet Support pour afficher l aide en ligne ou faire une recherche à partir de mots clés. 2. Sélectionnez l onglet Documentation pour télécharger les documents suivants : Xerox Mobile Print Cloud (ce guide) Guide de démarrage rapide de l application Xerox Mobile Print Cloud pour l utilisateur Guides de l utilisateur Xerox Print Portal (pour ios, Android et BlackBerry) Vous pouvez consulter les questions et réponses d autres clients ou poser vos questions sur le forum client à l adresse Mobile Print Cloud Agent Description de l agent Un agent est un logiciel qui fonctionne sur un PC dans le réseau du client qui communique avec le nuage, et à partir duquel l impression est lancé. 1-3

12 Initiation Agents - Pratiques d excellence Les imprimantes et les files d attente d impression peuvent être gérées par plusieurs agents. Les entreprises ayant un large éventail d imprimantes et de files d attente d impression doivent avoir plusieurs agents. Tout agent qui possède l adresse IP d une imprimante qui a été découverte et activée sera utilisé pour imprimer vers cette imprimante. Il est recommandé que chaque imprimante ou file d attente d impression soit gérée par deux agents au moins pour garantir une protection contre les interruptions et gérer l équilibrage de charge. Dans les déploiements à grande échelle, il n est pas recommandé que toutes les imprimantes ou les files d attente d impression soient découvertes par l ensemble des agents. Cela augmente le trafic du réseau. Le fait d utiliser des adresses IP spécifiques ou de limiter les plages d adresse IP permet de réduire le trafic du réseau. Tout agent connecté à un domaine Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) communique les domaines LDAP disponibles à Mobile Print Cloud. Dans les environnements où les domaines LDAP sont découverts par l agent, l authentification LDAP peut être activée par l administrateur. Activation de la file d attente d impression Les files d attente d impression ne sont pas découvertes de la même manière que les imprimantes. L administrateur doit sélectionner Ajouter une nouvelle file d attente d impression dans le menu Action de l onglet File d attente d impression et saisir les informations de la nouvelle file d attente pour configurer et activer cette file d attente. Impression ios native Le fait d activer l impression ios native permet aux imprimantes Xerox Mobile Print Cloud d utiliser la fonctionnalité d impression intégrée sur ios 6 et les appareils 7.1. Vous pouvez soumettre des travaux d impression à la solution Xerox Mobile Print Cloud en utilisant la fonctionnalité d impression intégrée de votre appareil ios et en libérant les travaux ultérieurement pour que toute imprimante activée pour l impression dans le nuage puisse utiliser l application Xerox Mobile Print Portal ios. Une imprimante nommée «Xerox Mobile Print Cloud» (y compris le nom de l agent de service) s affiche sur la liste des imprimantes ios. Pour activer l impression ios native avec la découverte automatique : 1. Installez le logiciel des services d impression sur le PC agent : a) Téléchargez et installez les services d impression Bonjour pour Windows : b) Redémarrez l agent après avoir installé le logiciel d impression. 2. Configurez l impression ios native sur le portail Internet de l impression dans le nuage : 1-4

13 Initiation a) Sélectionnez l onglet Agents. b) Cochez la case pour un agent d impression spécifique. c) Sélectionnez l onglet Impression ios native. d) Sélectionnez l icône Modifier (crayon). e) Cochez les cases Activé et Découverte automatique. f) Cliquez sur le bouton Enregistrer. L agent d impression et l appareil ios doivent résider sur le même sous-réseau pour que le périphérique ios puisse trouver «Xerox Mobile Print Cloud» dans les applications ios natives. Pour activer l impression ios native entre plusieurs sous-réseaux, reportez-vous à : Comment configurer DNS-SD pour l impression ios native Les ports doivent être ouverts sur le poste de travail de l agent Numéro du port Nom du port Entrée/Sortie Commentaires 161 (courant) SNMP Sortie Découverte d imprimantes en réseau, récupération des capacités des appareils 443 HTTPS Sortie SSL 9100 TCP/IP Sortie Impression 515 LPR Sortie Impression 389 LDAP Entrée/Sortie Authentification LDAP 631 IPP Entrée Impression ios native Exigences du système Exigences du système d exploitation Mobile Print Cloud Agent : Windows Server 2008 avec Service Pack 1 et 2008 R2 avec Service Pack 1 Windows 7 Home Premium, Professional, Enterprise et Ultimate Windows 8 Pro et Enterprise Les systèmes Windows fonctionnant sur Novell client ne sont pas pris en charge. Espace libre sur le disque : 1 Go Les spécifications minimales pour le système d exploitation doivent être respectées : Windows Server 2008 ou 2008 R2, Windows 7 : 1 Go de mémoire vive RAM (1,5 Go de mémoire ou plus est recommandé) et processeur 1.7 GHz ou ultérieur Le logiciel doit être installé sur la machine client en utilisant le compte Administratif ou en utilisant un compte avec des privilèges d administration. Le logiciel doit aussi être configuré pour votre organisation. 1-5

14 Initiation Microsoft.NET 4 Framework Connexion Internet Réseau : TCP/IP doit être chargé et en fonction. Le logiciel ne s installe que sur les architectures Intel et architectures compatibles, qui sont les seules à être prises en charge. Navigateurs PC pris en charge pour l accès à la page Internet Mobile Print Cloud Les navigateurs PC pris en charge incluent : Microsoft Internet Explorer (v8 et ultérieur) Google Chrome Mozilla Firefox JavaScript doit être installé. L accès à la page Internet n est pas pris en charge sur les appareils mobiles. Navigateurs Macintosh pris en charge pour l accès à la page Internet Mobile Print Cloud Les navigateurs Macintosh pris en charge incluent : Google Chrome Mozilla Firefox JavaScript doit être installé. L accès à la page Internet n est pas pris en charge sur les appareils mobiles. Les navigateurs Macintosh non pris en charge incluent : Apple Safari 1-6

15 Initiation Opera Systèmes d exploitation mobiles pris en charge ios version 6 et version ultérieures Android version et versions ultérieures BlackBerry version 6 ou 7 (toutes les fonctionnalités ne sont pas prises en charge sur BlackBerry.) L accès à la page Internet n est pas pris en charge sur les appareils mobiles. Langues prises en charge Anglais, portugais (Brésil), italien, allemand, espagnol, français et russe. Pilote d impression Xerox Global Print Driver Xerox Mobile Print Cloud utilise le pilote Global Print Driver (GPD). Le pilote GPD prend activement en charge de nombreux appareils Xerox et il prendra en charge d autres périphériques ainsi que des appareils de marques autres que Xerox, en mode de base. Dans le mode de base, certains attributs de programmation des travaux, tels que Recto verso ou Agrafage peuvent ne pas être pris en charge. Pour obtenir d autres informations sur GPD, faites des recherches à propos du pilote Global Print Driver sur le site Sélectionnez l onglet Produits compatibles pour obtenir une liste des produits compatibles. Langages d imprimante pris en charge PostScript, PCL 5 et PCL 6 sont pris en charge. Le langage par défaut est PostScript, mais l administrateur peut le passer à PCL 5 ou PCL 6, le cas échéant. 1-7

16 Initiation Protocoles d imprimante pris en charge Les données RAW (brutes) et LPR (Line Printer Remote) sont prises en charge. L administrateur peut configurer les données RAW, LPR ou Changement automatique. Options pour les licences Les licences peuvent être offertes en quantités et configurations variées. Contactez votre commercial Xerox. Comptabilité Xerox Mobile Print Cloud prend en charge l impression vers des imprimantes activées pour la comptabilité pour que les entreprises puissent suivre l utilisation que font les utilisateurs des imprimantes. L un des modes suivants peut être activé pour suivre l utilisation des imprimantes : Comptabilité réseau Xerox Comptabilité standard Xerox Ces modes de comptabilité ne sont disponibles que sur certains appareils Xerox. Comptabilité réseau Xerox La comptabilité réseau Xerox suit automatiquement l utilisation des imprimantes pour chaque utilisateur. La comptabilité réseau se fait sur un réseau et les fonctionnalités de comptabilité sont effectuées à distance au moyen d un logiciel tiers. Comptabilité standard Xerox La comptabilité standard Xerox suit automatiquement l utilisation de l imprimante pour chaque utilisateur. Il est possible d appliquer des limites pour restreindre l utilisation par certains utilisateurs. La comptabilité standard se configure au moyen des Services Internet et elle n exige aucun logiciel supplémentaire. 1-8

17 Initiation Files d attente d impression basées sur serveur Si votre environnement utilise des ensembles de comptabilité qui impriment au moyen de files d attente basées sur serveur, vous devrez identifier ces files d attente d impression sur l onglet Files d attente d impression. Ces ensembles sont également utilisés par les entreprises qui impriment au moyen de files d attente mais qui n utilisent pas la comptabilité. Une entreprise peut maintenant utiliser des files d attente d impression avec Xerox Mobile Print Cloud, avec ou sans ensemble de comptabilité. Il suffit de configurer correctement les files d attente d impression pour qu une solution tiers offrant la fonctionnalité Follow-You Printing protégée par un système Xerox Secure Access Unified ID System puisse fonctionner. Xerox Mobile Print Cloud effectue les soumissions à la file d attente avec le nom d utilisateur ou le nom d utilisateur et un mot de passe. À ce stade, il appartient au système Xerox Secure Access Unified ID System et aux solutions Follow-You Printing de gérer les travaux d impression. 1-9

18 Initiation 1-10

19 2 Procédures Comment créer un compte Mobile Print Cloud d entreprise 1. Allez à https://xmpc.services.xerox.com. 2. Sous Connecter des imprimantes, sélectionnez Créez un compte d entreprise afin de vous connecter pour la première fois à votre entreprise. Suivez les instructions à l écran. Lorsque cela est terminé, vous vous trouvez en mode d essai. Si vous souhaitez acheter une licence, contactez votre commercial Xerox pour obtenir des informations. 3. Téléchargez et installez Mobile Print Cloud Agent. Vos imprimantes sur le même sous-réseau que le PC agent sont automatiquement identifiées et un site est automatiquement créé. Davantage de sous-réseaux et de sites peuvent être ajoutés ultérieurement, le cas échéant. 4. Activez une ou plusieurs imprimantes. Le système est maintenant prêt pour réaliser les travaux des utilisateurs. Comment gérer plusieurs comptes Mobile Print Cloud d entreprise Si vous êtes un prestataire de service ou un administrateur et risquez de créer plusieurs entreprises Xerox Mobile Print Cloud, il est fortement recommandé d utiliser un compte de service et une adresse électronique de service spécifiques à chaque entreprise créée. 2-1

20 Procédures Comment activer une imprimante à domicile sur un compte d entreprise existant 1. L utilisateur doit se connecter en allant sur le site https://xmpc.services.xerox.com et entrer son code d entreprise. L utilisateur est ainsi associé à l entreprise et l administrateur de l entreprise peut gérer ses permissions. 2. Si vous êtes un administrateur de l entreprise : a) Connectez-vous sur le site https://xmpc.services.xerox.com. b) Sélectionnez l onglet Utilisateurs. c) Accordez à l utilisateur l un des rôles suivants : Administrateur d agent ou Administrateur de compte. 3. Si vous êtes un utilisateur : a) Déconnectez-vous et reconnectez-vous sur le site https://xmpc.services.xerox.com. b) Sélectionnez l onglet Agents. c) Sélectionnez Nouveau à partir de la liste déroulante Actions. d) Terminez l assistant de configuration de l agent et cliquez ensuite sur le lien Télécharger le programme d installation de Xerox Mobile Print Cloud Agent. e) Installez l agent sur l ordinateur à domicile. f) Dès que l installation de l agent est terminée, connectez-vous à l agent pour qu il recherche toutes les imprimantes disponibles. Au besoin, cliquez sur Recherche d imprimantes. g) Sélectionnez Activer les imprimantes. La page Internet s ouvre. h) Sélectionnez une imprimante à activer. i) Sélectionnez Activer une imprimante à partir de la liste déroulante Actions. Les documents imprimés sur l imprimante d un domicile seront inclus au décompte total des travaux pour la licence de l entreprise et les travaux d impression de l utilisateur seront facturés à son entreprise. 2-2

21 Procédures Comment créer un compte d entreprise à partir d un appareil mobile Un compte d entreprise doit être créé par le biais du site Internet. Il ne peut être créé sur votre appareil mobile. Comment créer un compte utilisateur en ligne Allez à https://xmpc.services.xerox.com/ et suivez les instructions à l écran. Comment modifier un profil d entreprise À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Profil de l entreprise. Il est possible de modifier le nom de votre entreprise, les informations de contact, le préfixe de courrier électronique, l adresse électronique du contact, la langue dans laquelle le système envoie les messages électroniques de notification. Vous pouvez aussi réinitialiser le code de votre entreprise, définir un type d authentification d entreprise, spécifier si le code de l entreprise doit apparaître sur la page d accueil et activer l impression par courrier électronique dans l application à partir de Xerox Print Portal. Comment définir le type d authentification d entreprise Pour utiliser l authentification Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), vous devez tout d abord enregistrer au moins un Xerox Mobile Print Cloud Agent, qui doit être installé sur un PC joint à un domaine. Dès que vous aurez activé l agent, il tentera de découvrir les domaines disponibles. Quand un ou plusieurs domaines sont découverts, la fonctionnalité d authentification LDAP dans Xerox Mobile Print Cloud (XMPC) devient disponible. L un des domaines LDAP affiché peut être utilisé pour l authentification lors de la connexion. Les utilisateurs qui se connectent à XMPC devront fournir les références de leur lieu de travail (domaine\nom d utilisateur et mot de passe). 2-3

22 Procédures L authentification LDAP ne peut être activée à moins qu un agent ne communique les domaines LDAP disponibles. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Profil d entreprise. 3. Sélectionnez Authentification LDAP sous Type d authentification de l entreprise. 4. Cliquez sur Enregistrer. Comment configurer un agent 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Agents et cliquez sur Actions > Nouveau. 2. Lancez l Assistant de l agent et obtenez le code d activation de l agent. 3. Téléchargez et installez le logiciel de l agent sur votre PC local. 4. Fournissez les informations de connexion ainsi que le code de l agent. L agent effectue ensuite une découverte des imprimantes disponibles. Lorsque vous enregistrez l agent, faites en sorte de vous être connecté à Mobile Print Cloud en utilisant le code d entreprise du compte auquel l agent appartient. Comment configurer la politique de mise à niveau de l agent Par défaut, les agents sont définis pour être automatiquement mis à niveau lorsqu une nouvelle version de logiciel est disponible pour l agent, mais vous pouvez faire cette mise à niveau manuellement si vous le souhaitez. Si un agent ne peut faire automatiquement la mise à niveau ou si vous avez opté pour cette possibilité, vous recevrez un courrier électronique avec un lien pour télécharger le nouveau logiciel quand il sera disponible. Dans votre compte, un seul agent à la fois est mis à niveau. Cela minimise l interruption des services dans votre compte. Si un agent ne peut être mis à niveau en temps et en heure après avoir commencé un processus de mise à niveau automatique, vous recevez un courrier électronique indiquant qu un agent ne répond pas et qu il faut revoir la situation. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Mises à niveau d agents. 2. Sélectionnez Mettre automatiquement à niveau mes agents ou Ne pas automatiquement mettre à niveau mes agents. 3. Cliquez sur Enregistrer. 2-4

23 Seuls les agents ajoutés ou mis à niveau dans Xerox Mobile Print Cloud, version 1.5 ou ultérieure (agent version 2.2 et plus avancée), peuvent bénéficier de la mise à niveau automatique. Chaque agent installé avant la version 1.5 doit être manuellement mis à niveau une fois. Ensuite, les agents sont automatiquement mis à niveau à moins d avoir défini la Politique de mise à niveau de l agent pour ne pas permettre la mise à niveau automatique de vos agents. Procédures L icône Mobile Print Cloud Agent est normalement disponible dans la barre d état du système du PC agent. Si l icône n est pas affichée, démarrez manuellement l interface utilisateur de l agent à partir du menu Démarrer du PC. Comment mettre manuellement à niveau un agent Lorsque les agents peuvent bénéficier d une mise à niveau, vous recevez un courrier électronique de notification dans les cas suivants : Si vous avez désactivé la mise à niveau automatique de vos agents, Si aucun agent ne peut bénéficier d une mise à niveau automatique. Cet avis électronique indique qu une mise à niveau est disponible pour l agent et il fournit un lien de téléchargement pour obtenir le nouveau logiciel de l agent. Téléchargez et installez la version plus récente. Le logiciel de l ancien agent est automatiquement désinstallé avant que l installation du nouvel agent ne commence. Pendant cette désinstallation, la mise hors fonction des services de l ancien agent peut demander un peu de temps. Vous risquez de recevoir des messages de Windows. Chaque agent doit être mis à niveau individuellement. Un message peut s afficher indiquant que la configuration n a pu automatiquement fermer toutes les applications demandées. Cliquez sur OK après l affichage de ce message. Un message peut s afficher indiquant que le service Mobile Print Cloud Agent et/ou Mobile Print Cloud Agent doit être automatiquement fermé. Assurez-vous que le bouton radio pour Fermer automatiquement les applications est sélectionné et cliquez ensuite sur OK. Un message de Mobile Print Cloud Agent peut s afficher avec un message d erreur Cliquez sur Retenter. Compte tenu du temps nécessaire pour que le service soit désactivé, l opération peut devoir être retentée à plusieurs reprises. 2-5

24 Procédures Pendant le processus de mise à niveau, le service Agent est éteint pendant un bref instant. Pour offrir aux utilisateurs Mobile Print Cloud un accès ininterrompu aux imprimantes, vérifiez que les imprimantes dans les paramètres de découverte de cet agent sont également couvertes dans les paramètres de découverte d un autre agent, sinon ces imprimantes ne seront pas disponibles durant l installation et l enregistrement de l agent. L icône Mobile Print Cloud Agent est normalement disponible dans la barre d état du système du PC agent. Si l icône n est pas affichée, démarrez manuellement l interface utilisateur de l agent à partir du menu Démarrer du PC. Comment savoir si un agent a besoin d une mise à niveau Sur l onglet Agents de la page Internet, dans la zone de détails de l agent, un triangle jaune s affiche près du numéro de version. Cela indique que la version du logiciel de l agent n est plus prise en charge et que vous devez faire une mise à niveau. Si cet agent a été mis à niveau auparavant à la version 1.5 de Mobile Print Cloud, elle doit être mise à niveau manuellement, même si la mise à niveau automatique est activée. Dans certains cas, la version existante du logiciel de l agent peut ne plus être prise en charge et elle doit être mise à niveau pour que Mobile Print Cloud puisse continuer à fonctionner comme prévu. La version 2.2 du logiciel de l agent et les versions plus avancées prennent en charge la mise à niveau automatique. Comment trouver le code de l agent Allez à l onglet Agents sur la page Internet. Le code d agent est listé ainsi que les détails pour votre agent. Ce code vous a également été envoyé par courrier électronique lorsque vous avez créé l agent. Le code de l agent est utilisé lors de l enregistrement d un agent après toute installation ou mise à niveau. 2-6

25 Procédures Dans quelle mesure la suppression d un agent affecte les imprimantes Si vous supprimez un agent, faites en sorte que toutes les imprimantes découvertes par cet agent ont également été découvertes par un autre agent, sinon vous ne pourrez plus l utiliser pour l impression. Comment déterminer à quel agent une imprimante est connectée Une imprimante peut être découverte par plusieurs agents. Cela permet de garantir la protection contre les interruptions et de gérer l équilibre de charge. Pour déterminer quel agent découvre une imprimante en particulier, vérifiez et les paramètres de découverte de chaque agent. À partir de la page Internet, sélectionnez Agents > Modifier > Paramètres de découverte. Comment supprimer une imprimante d un agent 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Agent. 2. Sélectionnez l agent dont les imprimantes doivent être supprimées. 3. Cliquez sur Modifier. 4. Sélectionnez Paramètres de découverte. 5. Localisez le paramètre de découverte, la plage ou le réglage qui s applique à l imprimante. 6. Sélectionnez Supprimer. Pour faire en sorte que l imprimante ne soit plus visible, vous devez la supprimer de chaque agent qui l affiche dans ses paramètres de découverte. 2-7

26 Procédures Comment entrer une plage d imprimantes pour mon agent Effectuez une découverte d imprimantes sur votre agent : 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Agents > Modifier > Paramètres de découverte > Ajouter un paramètre > Plage IPv4. 2. Entrez une Adresse de début et une Adresse de fin et cliquez sur Enregistrer. Vous pouvez entrer des adresses IP individuelles ou une plage d adresses IP pour inclure davantage d imprimantes. La découverte de plages plus importantes est plus lente. Si la plage inclut de nombreuses adresses IP pour des imprimantes ne pouvant être utilisées par Mobile Print Cloud, cela peut entraîner un trafic réseau inutile dans la mesure où la solution tente de communiquer avec chaque adresse IP. Ce balayage de découverte IP est exécuté plusieurs fois par jour. Comment modifier les paramètres de découverte pour un agent 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Agents > Modifier > Paramètres de découverte. 2. Sélectionnez Modifier pour le paramètre de découverte que vous souhaitez modifier. 3. Faites les changements souhaités et sélectionnez Enregistrer. Comment changer les coordonnées d un site GPS Vous pouvez modifier un site pour qu il pointe plus spécifiquement vers une imprimante, en changeant les paramètres de latitude et de longitude. À partir de la page Internet, sélectionnez Sites, trouvez votre site et sélectionnez Modifier. 2-8

27 Procédures Comment les agents sont associés à un site Lorsqu un agent est créé, il est associé à un site. Ce site est utilisé en tant que site d imprimante par défaut lorsqu une imprimante est découverte pour la première fois. Comment changer le site associé à un agent Un site d agent ne peut être modifié. Description du menu Action des imprimantes Changer le site : Utilisez cette option lorsque l imprimante est déplacée vers un nouveau bâtiment ou pour qu elle s affiche à un autre endroit sur la carte. Activer une imprimante : Permet à une imprimante de pouvoir être utilisée par le nuage. Désactiver une imprimante : Empêche qu une imprimante puisse être utilisée par le nuage, sachant qu elle reste dans la liste des imprimantes découvertes. Imprimer une page d accueil : Permet à l imprimante d afficher la page d accueil. Peut également être utilisée en tant qu impression test. Il n y a aucun frais par le nuage pour cette opération qui ne consomme pas de crédits de travaux. Cette page contient les instructions pour obtenir l application Mobile Print Cloud. Indiquer comme étant une imprimante publique : Permet de spécifier que cette imprimante est une imprimante publique. Les utilisateurs n ont pas à saisir de code d entreprise pour accéder à cette imprimante. Indiquer comme étant une imprimante privée : Permet de spécifier que cette imprimante est une imprimante privée. Les utilisateurs doivent saisir un code d entreprise pour accéder à cette imprimante. Supprimer : Permet de supprimer l imprimante de la liste des imprimantes découvertes. L adresse IP n est toutefois pas supprimée du balayage des agents. 2-9

28 Procédures Configurer le mode de comptabilité : Sélectionnez le mode de comptabilité qui est défini sur l imprimante. Configurer le mode d impression directe par courrier électronique : Permet à des utilisateurs anonymes d utiliser l impression directe par courrier électronique. Comment changer un site associé à une imprimante L agent est associé à un site et toute imprimante découverte avec cet agent est automatiquement attribuée à ce site. Si plusieurs agents sont définis pour découvrir la même adresse IP et si ces agents sont associés à d autres sites, l imprimante est associée à tout site d agent configuré par le premier agent pour découvrir l imprimante. Pour changer le site associé à une imprimante : 1. Allez à la page Internet et sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Cochez la case pour la ou les imprimantes que vous souhaitez changer. 3. Sélectionnez Modifier > Emplacement > Changer le site. Vous pouvez aussi sélectionner Changer le site à partir du menu Actions. 4. Sélectionnez un autre site puis cliquez sur OK. Comment vérifier que toutes les imprimantes sont découvertes 1. Triez la liste des imprimantes d après la dernière date de découverte, pour faire en sorte que toutes les imprimantes aient été découvertes. 2. Vérifiez l état des imprimantes dont la découverte date de plus d une journée. L imprimante peut avoir été éteinte. Dans ce cas, mettez-la sous tension. 3. Vérifiez l agent et l imprimante pour voir si l adresse IP a changé. 4. Sélectionnez Recherche d imprimantes sur l agent d impression pour manuellement rechercher des imprimantes. 2-10

29 Procédures Comment mettre à jour des imprimantes découvertes Une découverte de routine est lancée toutes les 7 heures environ pour mettre à jour les imprimantes prises en charge par un agent. Pour lancer une découverte manuelle d imprimantes, effectuez l une des étapes ci-après : Allez à l agent : a) Sélectionnez l onglet Imprimantes découvertes. b) Sélectionnez Recherche d imprimantes. Allez à la page Internet : a) Sélectionnez l onglet Agents. b) Sélectionnez un agent. c) Sélectionnez Lancer une recherche d imprimantes. Comment exclure des imprimantes ou sous-réseaux de la découverte par l agent d impression 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Agent. 2. Sélectionnez l agent pour lequel des imprimantes doivent être exclues. 3. Cliquez sur Modifier. 4. Sélectionnez Exclusions et ensuite Ajouter un paramètre. 5. Ajoutez l adresse IP ou la plage à exclure et sélectionnez Enregistrer. Comment ajouter une imprimante Pour ajouter une nouvelle imprimante, l adresse IP de l imprimante doit être ajoutée aux paramètres de découverte d au moins un agent. Un agent doit pouvoir découvrir l imprimante afin de diriger les travaux vers cette imprimante. Suivez les étapes ci-dessous pour ajouter les adresses IP nécessaires pour les agents du compte. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Agents. 2. Choisissez un agent auquel cette imprimante devrait être ajoutée et cliquez sur son lien Modifier. 3. Sélectionnez Paramètres de découverte. 2-11

30 Procédures 4. Sélectionnez Ajouter un paramètre. 5. Ajoutez les imprimantes. Les options pour ajouter des imprimantes sont les suivantes : Description Adresse IPv4 Plage IPv4 Adresse IPv6 Nom DNS 6. Cliquez sur Enregistrer. Après avoir ajouté l imprimante sur l onglet Agents, vous pouvez l activer sur l onglet Imprimantes. Comment trouver l état d une imprimante Pour afficher l état d une imprimante : 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimer. 2. Sélectionnez Changer sous Imprimante et Options. 3. Sélectionnez une imprimante. L état de l imprimante est indiqué par une petite icône de couleur au bas de l icône représentant l imprimante choisie. 4. Passez le curseur sur l icône de statut pour obtenir davantage d informations. 5. Le statut de l imprimante s affiche également dans l application mobile pour les imprimantes favorites (ios et Android seulement) : Rouge : L imprimante peut ne pas être disponible (par ex., incident papier). Vérifiez l imprimante. Jaune : L imprimante est disponible, mais peut nécessiter bientôt une intervention (par ex., faible niveau de consommables). Vert : L imprimante est disponible et elle est prête. Gris : Le statut de l imprimante est inconnu. 2-12

31 Le statut de l imprimante est également disponible sur l onglet Imprimantes : Sélectionnez Modifier pour l imprimante que vous souhaitez afficher. Procédures L état de l imprimante se trouve dans l angle supérieur gauche de la page Internet, sous l adresse IP de l imprimante. Passez le curseur sur l icône de statut pour obtenir davantage d informations. Comment désactiver ou supprimer une imprimante de la liste Imprimantes Faites ce qui suit pour désactiver l imprimante afin qu elle ne soit pas visible pour les utilisateurs ou pour totalement la retirer du système. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Cochez la case près des imprimantes que vous souhaitez désactiver ou supprimer. 3. Sélectionnez Désactiver une imprimante ou Supprimer dans le menu Actions. Le fait de supprimer une imprimante de la liste ne la supprime pas de la découverte. La prochaine fois qu une découverte est lancée, l imprimante réapparaît comme étant désactivée avec les propriétés par défaut, à moins d avoir été ajoutée aux Exclusions. Voir Comment exclure des imprimantes ou sous-réseaux de la découverte par l agent d impression. Comment imprimer un document 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimer. 2. Parcourir vers le fichier souhaité. 3. Sélectionnez une imprimante ou une file d attente d impression ainsi que des options de travail. 4. Si cela est nécessaire, entrez les informations de comptabilité ou un code secret d impression sécurisée. 5. Sélectionnez Imprimer. Le fait de sélectionner Format de fichier d origine ou de choisir un support spécifique réécrit la mise à l échelle et la substitution du support. Si le magasin de l imprimante ne contient pas de format adapté, le travail est mis en suspens pour manque de ressources. 2-13

32 Procédures Comment utiliser les options d impression Les préférences d impression de l utilisateur sont initialement définies pour correspondre au compte de l entreprise, mais elles peuvent être modifiées. Certaines options d impression peuvent ne pas être disponibles sur certaines imprimantes. Plage de pages Vous pouvez sélectionner une plage de pages pour certains types de fichiers. Un exemple d option de plage de pages est donnée pour le type de fichier choisi. Lors de l impression à partir d un appareil mobile, le fait de sélectionner une petite plage de pages dans un document volumineux ne permet pas d enregistrer les frais de données. Format du support Mobile Print Cloud prend en charge la mise à l échelle des documents pour qu ils correspondent à un format de support disponible. La taille de page est déterminée par la première page du document. C est le format du papier qui sera utilisé pour l impression. Les formats spécifiques sont listés en fonction des capacités de l imprimante choisie. Le fait de sélectionner un format papier spécifique permet de dimensionner votre document pour qu il corresponde au format du papier. Mise à l échelle automatique : Le document sera mis à l échelle pour correspondre au format de support disponible le plus proche du format spécifié dans le fichier du document. Cette option n est disponible que si la fonctionnalité Substitution du papier est activée dans le compte de l entreprise à laquelle vous êtes connecté. Format du fichier d origine : Aucune mise à l échelle. Le document imprimera sur le format qui correspond à celui qui est spécifié dans le fichier. La sélection Format d origine réécrit la mise à l échelle. Si le magasin de l imprimante ne contient pas de format adapté, le travail est mis en suspens jusqu à ce que du papier soit placé. Comment rendre une imprimante disponible pour les utilisateurs 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Cochez les cases près des imprimantes que vous souhaitez activer. 3. Sélectionnez Activer une imprimante à partir du menu Actions. 2-14

33 Procédures Comment activer l impression directe par courrier électronique pour des utilisateurs anonymes Vous pouvez configurer une ou plusieurs imprimantes publiques ou privées dans la liste des imprimantes pour que des utilisateurs non enregistrés (anonymes) puissent soumettre des travaux d impression directement par courrier électronique. Dans ce mode, Xerox Mobile Print Cloud accepte un courrier électronique à partir d une adresse électronique non enregistrée, tant que l adresse électronique de l imprimante est valide et que le courrier électronique ou le domaine de l utilisateur n est pas sur la liste Utilisateurs bloqués. Un utilisateur non enregistré n a pas besoin d être sur la liste Utilisateurs autorisés pour imprimer vers des imprimantes privées qui autorisent l impression directe anonyme par courrier électronique. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Sélectionnez Modifier pour l imprimante pour laquelle vous souhaitez activer l impression anonyme directe par courrier électronique. 3. Cochez la case près de Autoriser l impression directe par courrier électronique pour les utilisateurs anonymes. 4. Cliquez sur Enregistrer. Ou sélectionnez une imprimante dans la liste sur l onglet Imprimantes, sélectionnez Modifier > Détails et sélectionnez Autoriser l impression directe par courrier électronique pour les utilisateurs anonymes. Le fait d exiger l impression sécurisée sur des imprimantes qui permettent l impression directe par courrier électronique pour les utilisateurs anonymes ajoute un niveau de sécurité pour l imprimante. Comme imprimer une page d accueil 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Cochez les cases près des imprimantes que vous souhaitez utiliser pour imprimer une page d accueil. L imprimante doit actuellement être activée. 3. Sélectionnez Imprimer une page d accueil à partir du menu Actions. 2-15

34 Procédures 4. Sélectionnez une langue et cliquez sur OK. Comment modifier le préfixe d adresse électronique de l imprimante Le préfixe d adresse électronique est combiné avec le nom de l imprimante pour former une adresse électronique unique pour cette imprimante. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Profil de l entreprise. 2. Entrez un préfixe bref et unique. Le préfixe doit être bref et unique. Si vous sélectionnez un préfixe qui a déjà été utilisé, vous recevez un message d erreur. Comment modifier le nom de l entreprise 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Profil de l entreprise. 2. Entrez un nouveau Nom d entreprise. Comment modifier le nom de l imprimante 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Sélectionnez une imprimante et cliquez sur Modifier. Si vous changez le nom de l imprimante, son adresse électronique change également. Si un contact a été créé pour l imprimante, supprimez le contact et créez un nouveau contact. 3. Si une Page d accueil a été imprimée et affichée sur votre imprimante, remplacez-la par une Page d accueil avec le nouveau nom de l imprimante. Pour obtenir des informations sur l impression d une Page d accueil, reportez-vous à Comme imprimer une page d accueil. 2-16

35 Procédures Comment changer la langue de l imprimante (PCL5 / PCL6 / PS) 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Sélectionnez Modifier pour l imprimante que vous souhaitez modifier. 3. Changez la Langue de l imprimante à celle que vous souhaitez utiliser pour l imprimante. 4. Sélectionnez le bouton Enregistrer. Comment recréer un agent lorsque vous remplacez le disque dur Si votre disque dur est remplacé, vous ne pouvez restaurer l agent à partir d une image de sauvegarde du disque dans la mesure où Mobile Print utilise l ID du disque dur pour identifier de façon unique un agent. Pour recréer un agent, suivez la procédure ci-après : 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Agents et cliquez sur l agent associé au lecteur remplacé. 2. Cliquez sur Modifier > Paramètres de découverte et enregistrez : Paramètres de découverte Paramètres SNMP Exclusions 3. Désinstallez l agent du PC. 4. Allez à l onglet Agents et sélectionnez Nouveau à partir du menu Actions. Suivez l assistant pour créer un nouvel agent. Pour le nouvel agent, utilisez les paramètres que vous avez enregistrés à partir de l agent d origine. 5. Allez à l onglet Agents et supprimez l agent d origine qui n est plus utilisé. 2-17

36 Procédures Comment rendre une imprimante privée ou publique Seule une imprimante Xerox dotée de la fonctionnalité Impression sécurisée peut être configurée comme étant une imprimante publique. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez une imprimante sur l onglet Imprimantes. 2. Suivez a ou b : a) Sélectionnez Modifier > Paramètres d accès et sélectionnez Imprimante privée ou Imprimante publique. b) Cochez plusieurs cases d imprimantes et sélectionnez Indiquer comme étant une imprimante publique ou Indiquer comme étant une imprimante privée à partir du menu Actions. Comment contrôler l accès aux imprimantes privées de votre entreprise À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Commandes d accès. Les utilisateurs qui s inscrivent avec le code de votre entreprise ont automatiquement accès à ses imprimantes privées. 1. Pour permettre à d autres utilisateurs d accéder aux imprimantes privées de votre entreprise, ajoutez de nouveaux utilisateurs à la liste Utilisateurs autorisés sous Contrôles d accès > Utilisateurs autorisés. 2. Vous pouvez également totalement contrôler l accès aux imprimantes en utilisant la liste Utilisateurs autorisés. Appliquer uniquement aux utilisateurs hébergés offre l accès aux utilisateurs qui figurent sur la liste Utilisateurs autorisés ainsi qu à ceux qui se sont inscrits avec le code de votre entreprise. Appliquer à tous les utilisateurs (plus sécurisé) offre l accès uniquement aux utilisateurs qui figurent sur la liste Utilisateurs autorisés. Les utilisateurs qui ne sont pas sur cette liste, même s ils utilisent le code de votre entreprise, ne peuvent accéder à vos imprimantes. 3. Restreignez l accès aux imprimantes privées en ajoutant des adresses et domaines électroniques à la liste Utilisateurs bloqués sous Contrôles d accès > Utilisateurs bloqués. 2-18

37 Procédures Le champ Recherche vous permet de rechercher des adresses électroniques spécifiques dans la liste Utilisateurs autorisés ou Utilisateurs bloqués. Les paramètres de la section Imprimante privée n affectent pas l impression anonyme directe par courrier électronique. Pour empêcher des utilisateurs non enregistrés d imprimer, ajoutez individuellement leur adresse électronique ou leur domaine électronique à la liste Utilisateurs bloqués. Comment contrôler l accès aux imprimantes publiques de votre entreprise 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Commandes d accès. 2. Pour restreindre l accès pour toutes les imprimantes et ajouter des adresses électroniques ou des domaines électroniques à la liste Utilisateurs bloqués : a) Sélectionnez l onglet Utilisateurs bloqués. b) Sous Imprimantes privées et publiques, sélectionnez Ajouter à partir du menu Actions. c) Entrez l adresse électronique dans le champ Valeur et sélectionnez le bouton Enregistrer. Comment contrôler les fonctionnalités d imprimante qui sont disponibles pour les utilisateurs 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Commandes d impression. 2-19

38 Procédures 2. Sélectionnez les boutons radio pour les fonctionnalités que vous souhaitez rendre disponibles : Politique de contrôle d impression Détails Fonctionnalité L impression recto et l impression recto verso sont autorisées Seule l impression recto verso est autorisée Options couleur Substitution du papier L impression couleur et l impression noir et blanc sont autorisées Seule l impression noir et blanc est autorisée Substitution du papier activée Substitution du papier désactivée 3. Cliquez sur Enregistrer. Les utilisateurs ne verront que les fonctionnalités de l imprimante que vous avez rendu disponibles. Comment activer l impression sécurisée La fonctionnalité Impression sécurisée de Xerox vous permet de contrôler la temporisation d impression de vos documents. Lorsque l utilisateur soumet un document, il entre un code secret qu il doit ensuite ressaisir lorsqu il récupère le travail. Par défaut, s ils le souhaitent, les utilisateurs ont l option d utiliser l impression sécurisée quand ils impriment vers des appareils dotés de la fonctionnalité Impression sécurisée Xerox. Cette opération n exige aucune action de la part de l administrateur. Pour ajouter davantage de sécurité à une imprimante dotée de la fonctionnalité Impression sécurisée Xerox, vous pouvez configurer Mobile Print Cloud pour exiger que l impression sécurisée soit utilisée pour tous les travaux envoyés au moyen de Mobile Print Cloud vers cette imprimante. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Sélectionnez une imprimante dotée de la fonctionnalité Impression sécurisée et sélectionnez Modifier. 3. Sur l onglet Détails, cochez la case près de Doté(e) de la fonctionnalité Impression sécurisée. 4. Cliquez sur Enregistrer. 2-20

39 Les utilisateurs savent qu une imprimante exige un code secret Impression sécurisée quand ils impriment avec Mobile Print Cloud parce qu un champ à remplir s affiche (représenté par une barre bleue dans le champ). Ils doivent remplir avant de soumettre un travail d impression. Pour les travaux d impression soumis au moyen de l impression directe par courrier électronique, les utilisateurs reçoivent un message électronique contenant un code secret généré automatiquement, qu ils doivent saisir au niveau de l imprimante pour libérer le travail afin de l imprimer. Procédures Le fait d exiger l impression sécurisée sur des imprimantes qui permettent l impression directe par courrier électronique pour les utilisateurs anonymes ajoute un niveau de sécurité pour l imprimante. Seule une imprimante Xerox dotée de la fonctionnalité Impression sécurisée peut être configurée comme étant une imprimante publique. Comment activer l impression par courrier électronique dans l application Lorsque cette fonctionnalité est activée, les utilisateurs peuvent imprimer des messages électroniques et leurs pièces jointes directement à partir de l application Mobile Print Portal. Lors de l impression d un corps de courrier électronique, l impression électronique dans l application présente un certain avantage par rapport au fait de renvoyer le courrier électronique vers ou à l adresse électronique directe de l imprimante. Utiliser l impression par courrier électronique dans l application présente l avantage suivant : vous pouvez spécifier des options d impression et des informations de comptabilité. L impression sécurisée peut également être utilisée, même si elle n est pas exigée. L application Xerox Mobile Print Portal ne mémorise pas les courriers électroniques sur le périphérique. Elle les interroge depuis le serveur chaque fois que vous les demandez à partir de l application. Le fait d activer le courrier électronique dans l application exige une connexion vers un serveur de courrier électronique Internet Message Access Protocol (IMAP) ou Post Office Protocol (POP). Reportez-vous au guide de l utilisateur Print Portal (ios ou Android) approprié pour obtenir les instructions de configuration. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Profil de l entreprise. 2. Cochez la case pour Activer l impression par courrier électronique dans l application Xerox Mobile Print Portal. 3. Éventuellement, vous pouvez définir des valeurs par défaut qui aideront les utilisateurs à configurer l application Print Portal. 2-21

40 Procédures 4. Cliquez sur Enregistrer. Comment activer l enregistrement des informations de comptabilité utilisateur Lorsque vous autorisez l enregistrement des informations de comptabilité utilisateur, les plus récentes données de comptabilité saisies par l utilisateur sont enregistrées pour chaque imprimante que ce dernier a utilisées pour imprimer. L utilisateur n a pas à ressaisir les informations de comptabilité chaque fois qu il imprime. De plus, ce paramètre permet d utiliser directement des imprimantes par le biais du courrier électronique lorsque la comptabilité est activée au niveau d une imprimante ou lorsque la comptabilité basée sur serveur est utilisée. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Comptabilité. 3. Cochez la case pour Autoriser l enregistrement des données de comptabilité utiliateur en tant que politique de conservation des données de comptabilité. 4. Cliquez sur Enregistrer. Comment inclure des données de comptabilité dans le rapport Historique des travaux 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Comptabilité. 3. Cochez la case Afficher les données de comptabilité utilisateur dans le Rapport d historique en tant que politique de conservation des données de comptabilité. 4. Cliquez sur Enregistrer. 2-22

41 Procédures Comment autoriser l impression directe par courrier électronique lorsque la comptabilité est activée La fonctionnalité d impression directe par courrier électronique envoie directement un message électronique à l adresse électronique d une imprimante activée pour Xerox Mobile Print Cloud. L administrateur doit autoriser le stockage des données de comptabilité de l utilisateur sur le système pour activer la fonctionnalité d impression par courrier électronique. Dans la mesure où il n existe aucun moyen d entrer des informations de comptabilité en utilisant la fonctionnalité d impression directe par courrier électronique, les utilisateurs doivent avoir déjà utilisé cette imprimante au moyen de l application ou de la page Internet et avoir saisi leurs informations de comptabilité. Lors de l impression à partir de la page Internet, les utilisateurs doivent entrer leurs informations de comptabilité sur l onglet Imprimer, enregistrer ces informations, puis imprimer. Si les utilisateurs n impriment pas, les informations de comptabilité qu ils ont saisies ne sont pas enregistrées. Si les utilisateurs ont précédemment imprimé vers cette imprimante ou file d attente d impression et ont saisi leurs informations de comptabilité, Mobile Print Cloud applique les informations enregistrées lorsque d autres messages électroniques sont soumis. Xerox Mobile Print Cloud ne mémorise pas les mots de passe enregistrés. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Comptabilité. 3. Sélectionnez Autoriser l enregistrement des données de comptabilité. 4. Cliquez sur Enregistrer. 2-23

42 Procédures Comment envoyer les informations du domaine de l utilisateur à des files d attente de comptabilité basées sur serveur Certains systèmes de comptabilité exigent que le domaine de l utilisateur soit fourni lors de la soumission de travaux à des files d attente d impression. Si votre système de comptabilité l exige, définissez les options de comptabilité de la manière suivante : 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Comptabilité > Options de comptabilité. 3. Cochez la case Domaine de l utilisateur envoyé au système de comptabilité sous Comptabilité basée sur serveur. Cette case n est pas disponible à moins qu un agent ne communique les domaines LDAP disponibles. Lorsque cette case est cochée, les utilisateurs doivent entrer le domaine et le nom d utilisateur (par ex., domaine\nom d utilisateur) lorsqu ils saisissent leurs informations de comptabilité pour soumettre des travaux aux files d attente d impression. 4. Cliquez sur Enregistrer. Xerox Mobile Print Cloud ne mémorise pas les mots de passe enregistrés. Comment autoriser l impression de la page d accueil lorsque la comptabilité est activée Lorsque la comptabilité est activée sur une imprimante ou que la comptabilité basée sur le serveur est utilisée, les informations de comptabilité sont exigées avec chaque travail pour pouvoir l imprimer. Pour imprimer les pages d accueil lorsque la comptabilité est activée, les informations de comptabilité par défaut doivent être définies. Les informations de comptabilité par défaut peuvent être enregistrées pour chaque type de comptabilité et pour chaque entreprise. Pour définir les valeurs par défaut : 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Comptabilité. 2-24

43 3. Sélectionnez Valeurs par défaut d administration. 4. Sélectionnez Définir les valeurs par défaut pour votre mode de comptabilité. 5. Entrez les informations par défaut et cliquez sur Enregistrer. Procédures Comment configurer un mode de comptabilité par défaut pour les imprimantes de votre entreprise Lorsque chaque imprimante est initialement découverte, elle est automatiquement configurée avec le mode de comptabilité par défaut. Sélectionner un mode de comptabilité Xerox n est recommandé que lorsque la plupart des imprimantes de l environnement sont activées pour la comptabilité Xerox. Les paramètres pour les imprimantes existantes peuvent être modifiés sur l onglet Imprimantes. Ce paramètre n affecte pas les files d attente d impression. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Comptabilité. 3. Sélectionnez Options de comptabilité. 4. Sélectionnez un mode de comptabilité sous Configurer le mode de comptabilité d imprimante par défaut pour les imprimantes de votre entreprise. 5. Cliquez sur Enregistrer. Comment configurer la comptabilité des imprimantes sur la page Internet (pour les environnements ayant des imprimantes de marque autre que Xerox) Lorsque vous activez la Comptabilité réseau Xerox ou la Comptabilité standard Xerox, faites en sorte que ce soit uniquement pour des imprimantes Xerox. Les imprimantes de marque autre que Xerox ne sont pas compatibles avec ces méthodes de comptabilité. Pour les imprimantes de marque autre que Xerox, il est recommandé de ne pas définir Comptabilité Xerox comme mode par défaut pour votre entreprise. Cette option ne doit être utilisée qu avec des appareils Xerox qui prennent en charge le mode de comptabilité choisi. Reportez-vous à la documentation qui a été fournie avec l imprimante pour obtenir des informations de comptabilité spécifiques. 2-25

44 Procédures Lorsque la Comptabilité réseau Xerox ou la Comptabilité standard Xerox est le mode de comptabilité par défaut, et qu une imprimante de marque autre que Xerox est automatiquement activé au moment de la découverte, vous devez manuellement supprimer la comptabilité de cette imprimante, de façon séparée. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Sélectionnez une imprimante et cliquez sur Modifier une imprimante. 3. Sélectionnez Comptabilité. 4. Sélectionnez Aucune comptabilité sous Mode de comptabilité, puis sélectionnez Enregistrer. Comment définir les informations de comptabilité pour qu elles soient envoyées avec un travail Le mode de comptabilité ne doit être défini que dans les environnements où la Comptabilité réseau Xerox ou la Comptabilité standard Xerox est utilisée. Lorsque ce mode est défini dans Mobile Print Cloud, les informations de comptabilité de l utilisateur sont envoyées avec le travail. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Sélectionnez une ou plusieurs imprimantes dans la liste. 3. Sélectionnez Configurer le mode de comptabilité à partir du menu Actions. 4. Sélectionnez l une des options suivantes : Comptabilité réseau Xerox Comptabilité standard Xerox 5. Sélectionnez Configurer le mode de comptabilité et sélectionnez ensuite OK. Il est demandé aux utilisateurs de saisir leurs informations de comptabilité lorsqu ils impriment au moyen de la page Internet ou de l application Print Portal. Le mode de comptabilité choisi doit correspondre à celui qui est défini au niveau de l imprimante. Le fait de configurer le mode de comptabilité sur la page Internet Mobile Print Cloud n affecte pas les paramètres de l imprimante. 2-26

45 Procédures Comment spécifier le protocole utilisé pour envoyer un travail à l imprimante Mobile Print Cloud prend charge l impression avec Données brutes ou Line Printer Remote (LPR) pour chaque imprimante. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimantes. 2. Sélectionnez une imprimante et cliquez sur l icône Modifier, puis sélectionnez l onglet Détails. 3. À partir du menu Protocole, sélectionnez l une des options suivantes : Détection auto Données brutes LPR/LPD Si vous choisissez : Détection auto, Mobile Print Cloud revient par défaut à Données brutes. Avec Données brutes, vous avez l option d entrer le Port TCP des données brutes. Si vous ne remplissez pas le champ Port TCP des données brutes, la valeur par défaut du port est Avec LPR/LPD, le nom de la file d attente d impression LPR est optionnel. Il est recommandé de ne pas remplir le champ Nom de la file d attente LPR à moins de connaître spécifiquement le nom de la file d attente requise pour envoyer le travail à une imprimante spécifique. Si le nom de la file d attente reste en blanc, Mobile Print Cloud tente d en détecter automatiquement le nom. Vous pouvez sélectionner le numéro du port pour chaque protocole. Ces noms de files d attente se rapportent aux files d attente d impression sur l onglet Imprimante et non aux files d attente d impression basées sur serveur qui sont configurées sur l onglet Files d attente d impression. Pour obtenir d autres informations sur les files d attente d impression, reportez-vous à Files d attente d impression basées sur serveur. 2-27

46 Procédures Comment identifier les files d attente d impression de votre entreprise 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Files d attente d impression. 2. Sélectionnez Ajouter une nouvelle file d attente d impression à partir du menu Actions. 3. Entrez les informations de la file d attente sur les onglets disponibles. Passez le curseur sur les champs au-dessus des onglets pour en afficher la description. Comment tester la communication entre Mobile Print Cloud et la file d attente d impression Les files d attente d impression ne sont pas automatiquement découvertes par les agents comme c est le cas pour les imprimantes. Vous devez manuellement ajouter une file d attente d impression sur l onglet Files d attente d impression. Une fois que vous avez saisi les informations de la file d attente d impression et que vous les avez sauvegardées, la file d attente est ajoutée dans un état activé. Rien n indique qu il y a communication avec la file d attente d impression. Imprimez une page d accueil vers la file d attente d impression pour valider que les informations que vous avez saisies sont correctes et que l imprimante fonctionne correctement. Si vous ne pouvez imprimer en utilisant les files d attente d impression, faites ce qui suit : 1. À partir de la page Internet, sélectionnez une file d attente d impression à partir de l onglet Files d attente d impression et cliquez sur Modifier une file d attente d impression. 2. Vérifiez que : a) Un agent a été attribué à la file d attente d impression sur l onglet Agents. b) L agent se trouve sur le réseau et il est disponible. c) Les noms du serveur Line Printer Daemon (LPD), du port LPR/LPD et de la file d attente Line Printer Remote (LPR) sont corrects. 3. Si la file d attente d impression est utilisée avec un ensemble de comptabilité, faites en sorte que Comptabilité basée sur serveur soit sélectionnée sur l onglet Comptabilité. 4. Vérifiez que votre PC agent peut communiquer avec la file d attente d impression. 2-28

47 Procédures Comment définir ou modifier un site associé à une file d attente d impression 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Files d attente d impression. 2. Sélectionnez une ou plusieurs file d attente d impression. 3. Sélectionnez Changer de site à partir du menu Actions. 4. Sélectionnez un site, puis OK. Comment activer ou désactiver une file d attente d impression Si vous activez une file d attente d impression, celle-ci s affiche pour les utilisateurs sur l onglet Files d attente d impression. Les files d attente d impression s affichent également au niveau des imprimantes sur l onglet Imprimer afin que l utilisateur puisse les sélectionner lors de l impression. Le fait de désactiver une file d attente d impression la supprime des Files d attente d impression et de l onglet Imprimer. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Files d attente d impression. 2. Sélectionnez une ou plusieurs file d attente d impression. 3. Sélectionnez Activer une file d attente ou Désactiver une file d attente à partir du menu Actions. Comment supprimer une file d attente d impression 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Files d attente d impression. 2. Sélectionnez une ou plusieurs file d attente d impression. 3. Sélectionnez Supprimer à partir du menu Actions. Comment définir le mode de comptabilité pour une file d attente d impression 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Files d attente d impression. 2-29

48 Procédures 2. Sélectionnez Modifier une file d attente d impression pour la file d impression requise. 3. Sélectionnez l onglet Comptabilité. 4. Sélectionnez le mode dans le champ Configurer le mode de comptabilité et sélectionnez Enregistrer. Comment identifier quels agents doivent servir une file d attente d impression Chaque file d attente d impression doit être servie par au moins deux agents pour la protection contre les interruptions et l équilibre de charge. Dans les déploiements à grande échelle, il n est pas recommandé que toutes les files d attente d impression soient découvertes par l ensemble des agents. Cela augmente le trafic du réseau. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Files d attente d impression. 2. Sélectionnez Modifier une file d attente d impression pour la file d impression requise. 3. Sélectionnez Agents. 4. Sélectionnez un agent dans la liste Agents disponibles et servez-vous des flèches pour ajouter vos sélections à la liste Agents attribués. 5. Cliquez sur Enregistrer. Faites en sorte que l agent que vous attribuez se trouve sur le réseau et qu il est disponible. Comment identifier des domaines qui communiquent avec un agent Un agent installé sur un PC joint à un domaine affiche les domaines disponibles. Lorsque vous utilisez l authentification Lightweight Directory Access Protocol (LDAP), il est recommandé d avoir au moins deux agents sur le domaine pour garantir une protection contre les interruptions. 1. Sur le PC agent, ouvrez l agent et sélectionnez l onglet Paramètres de configuration. 2. Dans la section Soutien LDAP, sélectionnez Afficher des domaines LDAP. Une liste des domaines disponibles s affiche. 2-30

49 Pour activer l authentification LDAP par un agent, vous devez vous connecter au PC agent avec un compte de domaine. Cela doit être fait sur chaque PC agent afin que ce dernier puisse découvrir des domaines. Si Aucun domaine LDAP n est affiché sur l interface utilisateur de l agent, essayez ce qui suit : Déconnectez-vous de l agent, puis reconnectez-vous avec vos références de travail (domaine\nom d utilisateur et mot de passe). Redémarrez manuellement Mobile Print Cloud Agent Service. Redémarrez le PC agent. Procédures Comment imprimer une page d accueil pour une file d attente d impression 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Files d attente d impression. 2. Sélectionnez une file d attente. 3. Sélectionnez Imprimer une page d accueil à partir du menu Actions. 4. Sélectionnez une langue, puis OK. Comment entrer des paramètres proxy pour l agent Par défaut, les paramètres proxy des navigateurs sont pris en compte lorsque l agent est installé. Ils peuvent être mis à jour dans Mobile Print Cloud Agent sur l onglet Paramètres de configuration. Comment savoir à quelle entreprise vous êtes connecté L entreprise à laquelle vous êtes connecté s affiche dans l angle supérieur droit de la page Internet. 2-31

50 Procédures Comment trouver quels codes d entreprise vous avez utilisés Cette fonctionnalité n est pas disponible dans l application Mobile Print Portal. 1. Cliquez sur votre adresse électronique dans l angle supérieur droit de l écran de la page Internet. 2. Sélectionnez Profil utilisateur sous Options de l utilisateur. Les codes d entreprises que vous avez utilisés sont listés sous Mes entreprises. Comment changer votre mot de passe sur la page Internet 1. À partir de l écran de connexion sur la page Internet, entrez votre adresse électronique et cliquez sur Soumettre. 2. Sur la page Mot de passe, sélectionnez Réinitialiser le mot de passe. 3. Vérifiez votre courrier électronique pour y récupérer un mot de passe temporaire. 4. Entrez ce mot de passe temporaire sur la page Internet. Ce mot de passe temporaire qui a été émis est valide pendant 24 heures après en avoir fait la demande. 5. Créez un nouveau mot de passe et sélectionnez Soumettre. Les mots de passe doivent contenir au moins 8 caractères et : 1 caractère alphanumérique majuscule 1 caractère numérique Comment afficher l état ou l historique d un document Application Xerox Mobile Print Portal 1. Sélectionnez Documents dans l application. Pour trouver les étapes détaillées, reportez-vous au Guide de l utilisateur de votre appareil mobile. Allez à et cliquez sur l onglet Documentation. 2-32

51 2. Si la politique de conservation des travaux est définie à Immédiat(e), les travaux peuvent ne pas s afficher dans l historique des documents dans la mesure où ils sont supprimés après avoir été imprimés. Les travaux envoyés à des imprimantes publiques en dehors de Mobile Print Cloud s affichent toutefois toujours pendant 7 jours dans l historique des travaux. Les paramètres de la politique de conservation des documents ne s appliquent qu à l imprimante de votre entreprise (privée ou publique). Procédures Parfois, les travaux s affichent pendant un bref instant alors qu ils sont en attente de suppression. Page Internet (utilisateurs de Mobile Print Cloud seulement). 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Travaux > Historique. 2. Passez au-dessus du statut de chaque travail pour afficher davantage d informations (par ex., le crédit de travaux, le nombre de travaux utilisés, la raison d un éventuel échec, etc.) : Téléchargement : (ne s affiche que dans l application) Le travail est envoyé vers Mobile Print Cloud. Conversion : Le travail est converti à un format prêt pour l impression dans Mobile Print Cloud. En attente : Le travail a été converti et est en attente d impression. Traitement : Le travail est envoyé à l imprimante. Terminé : Le travail a bien été envoyé à l imprimante. Les pages d accueil de l imprimante ne consomment aucun crédit de travaux. Rejeté : Le travail n a pu être imprimé. (Par ex., le type de fichier n était pas pris en charge ou la licence n était pas disponible.) Échec : Le travail n a pu être imprimé. Par ex., une erreur s est produite pendant la conversion du travail ou l agent n a pu traiter le travail. Le travail n a consommé aucun crédit de travaux.) Échu : Le système n a pu traiter le travail en temps et en heure. Renvoyez le travail à l impression. L historique des travaux liste jusqu à 7 jours de travaux ou 50 travaux, selon le premier seuil atteint. 2-33

52 Procédures Comment imprimer un document à partir d un appareil mobile Vous pouvez imprimer de plusieurs façons à partir d un appareil mobile : Application Lorsque vous consultez un document sur votre appareil mobile, ouvrez-le en utilisant l application Print Portal. Cela vous permet de choisir une imprimante ainsi que des options d impression, ou de télécharger le document pour l imprimer ultérieurement. Pour accéder à des documents mémorisés sur votre appareil mobile, utilisez ce qui suit pour les localiser : Utilisateurs Android et BlackBerry : Ma bibliothèque Utilisateurs ios : Photos Les préférences d impression de l utilisateur sont initialement définies pour correspondre au compte de l entreprise, mais elles peuvent être modifiées. Certaines options d impression peuvent ne pas être disponibles sur certaines imprimantes. Le fait de sélectionner Format de fichier d origine ou un support spécifique réécrit la mise à l échelle et la substitution du support. Si l imprimante ne contient pas de format adapté, le travail est mis en suspens pour manque de ressources. Le fait d imprimer une petite plage de pages dans un document volumineux ne permet pas d économiser de frais de données. Courriel Imprimer maintenant : Envoyez ou faites suivre un courrier électronique (et ses pièces jointes) directement à l adresse électronique d une imprimante activée pour Xerox Mobile Print Cloud. Pour trouver l adresse électronique d une imprimante spécifique, vérifiez l application mobile. Téléchargement pour imprimer ultérieurement : Envoyez ou faites suivre un courrier électronique (et ses pièces jointes) à Le document sera ajouté à votre bibliothèque de documents dans Mobile Print Cloud, où vous pouvez le récupérer ultérieurement avec l application pour l imprimer. Les travaux d impression peuvent être gardés au maximum 7 jours, selon la politique de conservation des documents de l entreprise. 2-34

53 Procédures Si vous utilisez fréquemment la fonctionnalité de téléchargement pour imprimer des documents à un autre moment, il est bon d ajouter l adresse à vos contacts. Comment réimprimer un document Allez à Documents dans l application Print Portal et suivez les procédures pour imprimer. Cela s applique uniquement si la politique de conservation des documents est fixée à 7 jours. Le comportement par défaut s applique aux documents devant être supprimés immédiatement après l impression. L administrateur du compte peut modifier ce paramètre pour enregistrer les documents pendant une durée de 7 jours après leur soumission, de façon à ce qu ils soient disponibles pour réimpression. Les travaux envoyés à des imprimantes publiques en dehors de Mobile Print Cloud s affichent toujours pendant 7 jours dans l historique des travaux. Les paramètres de la politique de conservation des documents ne s appliquent qu à l imprimante de votre entreprise (privée ou publique). Comment soumettre un document pour une impression ultérieure Dans l application mobile, vous avez la possibilité de télécharger vos documents et de les enregistrer pour les imprimer ultérieurement. 1. Dans la fenêtre d impression, sélectionnez l option permettant de télécharger le travail. 2. Joignez le document à un courrier électronique et envoyez-le à Le document sera ajouté à votre bibliothèque de documents dans Mobile Print Cloud, où vous pourrez le récupérer avec l application pour l imprimer à un autre moment. Le document sera conservé au maximum 7 jours, selon la politique de conservation des documents. 2-35

54 Procédures Comment imprimer en utilisant une file d attente d impression sur la page Internet 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Imprimer. 2. Sélectionnez Parcourir et naviguez vers votre fichier. 3. Sélectionnez une file d attente d impression. Des icônes uniques sont utilisées pour différencier les icônes des imprimantes de celle des files d attente d impression. 4. Sélectionnez vos options d impression et cliquez sur Imprimer. Comment utiliser l application Mobile Print Portal 1. Allez à 2. Sélectionnez l onglet Documentation pour afficher le Guide de l utilisateur pour votre appareil mobile. Comment réinitialiser un code d entreprise (Administrateurs de compte uniquement) 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Profil de l entreprise. 2. Cliquez sur Réinitialiser le code près du code de votre entreprise. 3. Communiquez le nouveau code à vos utilisateurs. Dans les paramètres Profil de l entreprise, vous pouvez choisir d inclure ou d exclure le code de l entreprise sur la page d accueil. 4. Créez de nouvelles pages d accueil pour afficher chaque imprimante. Pour obtenir davantage d informations, reportez-vous à Comme imprimer une page d accueil. 2-36

55 Procédures Comment faire en sorte qu un utilisateur ne puisse plus avoir accès aux imprimantes de votre entreprise Lorsqu un utilisateur est supprimé de votre compte d entreprise, il peut toujours y accéder quand il se reconnecte et saisit le code de l entreprise. Pour faire en sorte que cet utilisateur ne puisse plus accéder à ce compte, suivez la procédure ci-après : 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Commandes d accès > Utilisateurs bloqués. 2. Sélectionnez Ajouter à partir du menu Actions. 3. Entrez l adresse électronique de l utilisateur et sélectionnez Enregistrer pour l ajouter à la liste Utilisateurs bloqués. Une autre solution consiste à aller à Compte > Politiques > Commandes d accès, à sélectionner Appliquer à tous les utilisateurs et à configurer la liste Utilisateurs autorisés. Seules les adresses électroniques ou les domaines listés ici auront accès aux imprimantes de votre entreprise. Comment se connecter à la page Internet avec un autre code d entreprise 1. Déconnectez-vous de la page Internet. 2. Allez à la page de connexion, à l adresse https://xmpc.services.xerox.com/ et cochez la case Changer d entreprise. Vous devez saisir le code de l entreprise pour vous connecter. Vous recevrez un message électronique de vérification avec un code d autorisation. 3. Connectez-vous à la page Internet et entrez le code d autorisation pour effectuer le processus de changement de code d entreprise. Comment contrôler comment les travaux d impression longs restent dans le système 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Conservation des données. 2-37

56 Procédures 2. Sélectionnez l une des options ci-après pour la politique de conservation des données : Immediatement - Les travaux d impression sont immédiatement supprimés après l impression. 7 jours - Les travaux d impression sont supprimés 7 jours après leur soumission. Les travaux envoyés à des imprimantes publiques en dehors de Mobile Print Cloud s affichent toujours pendant 7 jours dans l historique des travaux. Les paramètres de la politique de conservation des documents ne s appliquent qu à l imprimante de votre entreprise (privée ou publique). Comment gérer l accès des utilisateurs à d autres imprimantes de l entreprise 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Impression publique. 2. Sélectionnez une politique d impression publique, puis Enregistrer : Ne laisser les utilisateurs accéder qu aux imprimantes de votre entreprise Laisser les utilisateurs accéder à des imprimantes activées par d autres entreprises. Comment permettre aux utilisateurs d imprimer vers des prestataires d impression publique Les administrateurs peuvent autoriser les utilisateurs à voir et à imprimer vers des imprimantes Xerox Mobile Print Cloud rendues disponibles par d autres entreprises. Les utilisateurs peuvent aussi afficher et imprimer vers d autres prestataires d impression publique dans l application mobile, quand ces derniers deviennent disponibles. L impression vers des prestataires d impression publique en dehors de Mobile Print Cloud n est possible qu à partir de l application Xerox Mobile Print Portal. Elle n est pas offerte à partir de la page Internet. 2-38

57 S ils tentent d imprimer vers des imprimantes publiques en dehors de Mobile Print Cloud, les utilisateurs recevront un code du prestataire d impression publique, code qu ils devront saisir pour récupérer leur document imprimé. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Impression publique. 2. Sélectionnez une politique d impression publique, puis Enregistrer : Ne laisser les utilisateurs accéder qu aux imprimantes de votre entreprise Procédures Laisser les utilisateurs accéder à des imprimantes activées par d autres entreprises. Comment exporter un rapport d audit d utilisateur Vous pouvez exporter un fichier.csv d événements utilisateur, tel qu un enregistrement de compte et des tentatives de connexion. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez l onglet Compte. 2. Sélectionnez Rapports > Audit utilisateur. 3. Sélectionnez une option à partir du menu déroulant Afficher. 4. Sélectionnez Exporter cette page ou Exporter toutes les pages à partir du menu Actions. 5. Choisissez Ouvrir ou Enregistrer pour le fichier.csv exporté. Comment ajouter une licence L administrateur du compte peut ajouter de nouvelles licences. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Obtention de licence. 2. Entrez votre code d activation et votre numéro de série. Comment acheter d autres travaux d impression Pour acheter d autres licences, contactez votre commercial Xerox. Pour ajouter une nouvelle licence, reportez-vous à Comment ajouter une licence. Pour savoir comment acquérir et acheter une licence en ligne, allez à 2-39

58 Procédures Vous recevrez une notification par courrier électronique 30 jours avant l expiration de votre licence et tous les 9 jours ensuite. Comment modifier un type de licence IMPORTANT Seul l administrateur du compte peut modifier le type de licence. 1. Sélectionnez Compte > Licence à partir de la page Internet. 2. Entrez le code d activation et le numéro de série pour la nouvelle licence. Si vous passez d une licence de type Travail à une licence de type Imprimantes, tous les travaux non utilisés seront perdus. Lorsque des licences de type Imprimantes sont échues, annulées ou modifiées pour être passées à des licences de type Travail, les premières imprimantes à avoir été activées sont les premières supprimées. Comment activer / désactiver la fonctionnalité Substitution du papier Lorsque la fonctionnalité Substitution du papier est activée et que les informations sur les magasins sont disponibles pour l imprimante choisie, le système redimensionne le travail au format de support le plus proche disponible en fonction de la première page du travail. Lorsque la fonctionnalité Substitution du papier est désactivée, les travaux peuvent être mis en suspens au niveau de l imprimante si le support correct n est pas disponible. La plupart des formats sont pris en charge. Par exemple, le format Letter est redimensionné à A4 et A3 est redimensionné à Ledger, etc. 1. À partir de la page Internet, sélectionnez Compte > Politiques > Commandes d impression. 2. Faites une sélection dans Substitution du papier, puis sélectionnez Enregistrer : Substitution du papier activée Substitution du papier désactivée 2-40

59 Procédures Que la substitution du papier soit activée ou non, les utilisateurs peuvent sélectionner un format spécifique pour imprimer leur travail. Lorsque tous les magasins sont vides, les paramètres de format papier peuvent ne pas être détectés et la mise à l échelle automatique peut ne pas être appliquée. La substitution du support n est pas disponible lors de l impression au moyen de files d attente, dans la mesure où les informations relatives aux magasins ne peuvent être déterminées. Comment activer l impression ios native entre plusieurs sous-réseaux Pour obtenir des instructions afin d activer l impression ios native sur plusieurs sous-réseaux, reportez-vous à Comment configurer DNS-SD pour l impression ios native. Comment configurer le DNS-SD pour l impression ios native Introduction à DNS-SD pour l impression ios native But de cette section Cette section a pour but de vous aider à faire la promotion d un service appelé «Télécharger vers Xerox Mobile Print Cloud» pour tous les utilisateurs dans le réseau d une grande entreprise. Lorsqu un agent Xerox Mobile Print Cloud est installé et activé pour utiliser l impression ios native, la découverte automatique étant activée, tout appareil mobile ios 6 ou 7.1 connecté au même sous-réseau pourra découvrir l agent Xerox Mobile Print Cloud et télécharger des documents vers le nuage. Pour les réseaux plus importants, il peut ne pas être approprié d installer l agent sur chaque sous-réseau. Pour faire la promotion de Xerox Mobile Print Cloud Agent sur tous les sous-réseaux WiFi pour les appareils mobiles, l administrateur du réseau doit configurer la solution DNS Service Discover (DNS-SD) suivante. Qu est-ce que DNS-SD Domain Name System - Service Discovery (DNS-SD) est une solution qui utilise les interrogations DNS normales pour découvrir des services sur un réseau. Pour obtenir d autres informations, consultez : 2-41

60 Procédures Pour mettre en œuvre la solution DNS-SD, l administrateur du réseau doit ajouter plusieurs enregistrements DNS au serveur DNS de l entreprise et il peut avoir à faire d autres changements sur le serveur DHCP en configurant les clients WLAN. Reportez-vous à Comment configurer un serveur DHCP. Quand ai-je besoin de DNS-SD? Configurez la solution DNS-SD si : Vous avez un sous-réseau WLAN qui est différent de votre sous-réseau LAN. Vous souhaitez mieux contrôler ce qui est affiché sur vos clients. Vous souhaitez contrôler les services promotionnés sur vos sous-réseaux Comment configurer le serveur Microsoft Windows DNS Cette procédure explique comment configurer le serveur Microsoft Windows DNS pour atteindre le DNS-SD. L exemple suivant utilise le nom de domaine internal.xcp pour illustrer les changements. Zone DNS 1. Identifiez la zone DNS qui sera utilisée par Xerox Mobile Print Cloud Agent. Dans DNS Manager > Faire suivre les zones de recherche, créez une nouvelle zone principale intitulée : impression.interne.xcp 2. Créez les domaines suivants : Enregistrement pour la machine Xerox Mobile Print Cloud Agent Il est nécessaire de donner un nom DNS totalement qualifié à la machine qui héberge Xerox Mobile Print Cloud Agent. Si cette machine n est pas déjà associée à un nom : Créez une entrée A dans la zone impression.interne.xcp, l adresse IP de la machine hébergeant Xerox Mobile Print Cloud Agent. Dans l exemple suivant, nous l avons appelé - téléchargement. Cette machine va maintenant être résolue si elle est appelée upload.print.internal.xcp (à conserver pour référence ultérieure). Vous n en avez pas besoin si votre machine possède déjà un nom DNS entièrement qualifié. 2-42

61 Procédures Structure de domaine DNS SD Enregistrements pour DNS-SD Ajoutez les enregistrements PTR suivants au domaine _udp._dns-sd : Le résultat doit ressembler à ceci : Enregistrements DNS-SD Enregistrements pour le service Xerox Mobile Print Cloud Agent Choisissez un nom (sans espace ni caractères non ASCII) pour votre service de téléchargement. Le nom suivant utilise xeroxmobileprintcloud à titre d exemple. 1. Dans le domaine _tcp._ipps._sub, ajoutez l enregistrement suivant : 2-43

62 Procédures Enregistrement DNS de type secondaire universel 2. Dans le domaine _tcp domain, ajoutez l enregistrement SRV suivant : xeroxmobileprintcloud SRV téléchargement.impression.interne.xcp., mais remplacez téléchargement.impression.interne.xcp. par le nom de domaine entièrement qualifié de la machine de votre agent, tel qu il est défini dans la section Enregistrement pour la machine Xerox Mobile Print Cloud Agent ci-dessus. Création de l enregistrement SRV 2-44

63 Procédures 3. Dans le domaine _tcp._ipps, ajoutez les enregistrements suivants : Le texte pour l enregistrement doit être du format suivant. Les valeurs surlignées peuvent être modifiées. Entrées DNS-SD de la machine de l agent. Récapitulatif Comment configurer un serveur BIND Cette procédure explique comment configurer un serveur BIND pour atteindre DNS-SD. Zone DNS 1. Trouvez votre serveur BIND pour ajouter une nouvelle zone principale. Cela est généralement configuré dans /etc/bind/named.conf ou dans ses dépendances (par ex., /etc/bind/named.conf.default-zones). 2-45

64 Procédures 2. Ajoutez une nouvelle zone principale. Cela est généralement configuré dans /etc/bind/named.conf ou dans ses dépendances (par ex., /etc/bind/named.conf.default-zones). Création de fichiers de zone - Enregistrements DNS 1. Créez le fichier pour : /etc/bind/db.print.internal.xcp 2. Si la machine de votre agent possède un nom DNS totalement qualifié, passez à l étape suivante. Autrement, ajoutez un nom totalement qualifié et changez l adresse IP pour la passer à l adresse IP de votre agent. 3. Choisissez un nom pour votre imprimante. Si vous utilisez des caractères non ASCII ou des espaces, ajoutez un préfixe Unicode avec une barre oblique arrière (\). L enregistrement TXT doit se trouver sur une ligne. Ajoutez des espaces entre les différentes valeurs. L enregistrement SRV surligné doit correspondre au nom DNS entièrement qualifié de la machine de l agent, comme cela est défini ci-dessus. Les valeurs surlignées peuvent être modifiées. 2-46

65 Procédures Comment configurer un serveur DHCP Pour trouver le nouveau service, les appareils mobiles doivent le rechercher. Lorsqu un appareil mobile rejoint un réseau WLAN, il obtient la configuration du réseau au moyen d un serveur Dynamic Host Configuration Protocol (DHCP). Le serveur DHCP doit être configuré pour envoyer un domaine de recherche à ses clients. 1. Sur une configuration de serveur DHCPD, il peut être ajouté de la manière suivante : Les clients mobiles doivent l afficher dans la configuration du domaine de recherche. Cela peut être manuellement configuré dans les clients. 2-47

66 Procédures 2. Vérifiez que la nouvelle imprimante s affiche dans la liste des imprimantes de votre appareil mobile pour vérifier que tout est correctement configuré. Questions fréquemment posées 1. Que dois-je faire si tout semble correctement configuré, mais que Xerox Mobile Print Cloud Agent n est pas affiché? Vérifiez que Xerox Mobile Print Cloud Agent est activé et en fonction. Vérifiez que l impression ios native est activée dans l agent. La mémoire cache DNS sur votre appareil mobile peut demander un certain temps pour être actualisée ou exiger d éteindre l appareil puis de le rallumer. 2. Si j utilise un serveur Windows DNS, puis-je changer l icône? L icône est représentée en tant que caractères non ASCII dans le nom et l interface n offre aucun moyen de les saisir. 2-48

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