DATE : Mardi 25 mars 2014 HEURE : 18 h 30 SALLE : RAPPORT DU COMITÉ DE PLANIFICATION ET D ÉVALUATION DES PROGRAMMES

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1 RÉUNION ORDINAIRE DU CONSEIL D ADMINISTRATION DATE : Mardi 25 mars 2014 HEURE : 18 h 30 SALLE : RAPPORT DU COMITÉ DE PLANIFICATION ET D ÉVALUATION DES PROGRAMMES 6.1 Proposition sur une recommandation d approbation relative à la planification stratégique du réseau montréalais Vous trouverez ci-joints les documents suivants : Fiche synthèse portant sur la «Démarche Planification stratégique du réseau montréalais », datée du 11 mars 2014; Schéma sur la «Planification stratégique du réseau montréalais », daté du 12 mars 2014; Document portant sur l «Annexe 2 Rôles des instances concernées», daté du 11 mars 2014; Document portant sur l «Annexe 3 Comité de pilotage de la planification stratégique du réseau montréalais », daté du 11 mars PROJET DE RÉSOLUTION À la suite de sa cinquante-et-unième (51 e ) réunion, le comité de planification et d évaluation des programmes de l Agence PROPOSE au conseil d administration : la démarche de planification stratégique du réseau montréalais , telle que décrite dans le document portant sur «La planification stratégique du réseau montréalais », daté du 12 mars 2014; la structure et les rôles des instances concernées, tels que présentés dans le document portant sur l «Annexe 2 Rôles des instances concernées», daté du 11 mars 2014; la composition du comité de pilotage, telle que présentée dans le document portant sur l «Annexe 3 Comité de pilotage de la planification stratégique du réseau montréalais », daté du 11 mars 2014.

2 CPEP CARR CVQ CGE CIC CV CA CGRM CSSS-CHSGS CD FICHE SYNTHÈSE 1. SUJET ET BUT DE LA PRÉSENTATION : Démarche - Planification stratégique du réseau montréalais Information Discussion Approbation Pièce jointe Durée : 2. DESCRIPTION ET ÉLÉMENTS DE CONTEXTE : Les plans stratégiques des trois paliers devront être finalisés au 31 mars 2015 (circulaire ). Le MSSS souhaite synchroniser les échéanciers de production des documents et harmoniser les contenus et la reddition de comptes de tous les paliers (national, régional et local). La démarche ministérielle est simplifiée, fondée sur une «économie de moyens» et elle cible un nombre restreint d orientations et d objectifs (4 orientations et 20 objectifs). La région amorce ses travaux afin de respecter l échéancier prévu d où les propositions ci-jointes. 3. CHEMINEMENT DU DOSSIER (ÉTAPES FRANCHIES ET À VENIR) : Un sommaire de l ensemble des étapes est présenté en annexe 1. Étapes franchies Des travaux préliminaires sur le bilan stratégique montréalais ont débuté en novembre Une deuxième version du plan stratégique ministériel a été présentée aux présidents-directeurs généraux des Agences le 25 février 2014 et une version finale est prévue en octobre Les nouveautés sont : des campagnes de prévention, l interdisciplinarité en première ligne, la réadaptation, l intégration socioprofessionnelle des jeunes adultes ayant des déficiences, contribution du milieu universitaire aux bonnes pratiques, soutenir la relève des cadres et stabiliser les équipes et les méthodes de financement axées sur le patient. Étapes à venir Convenir du manuel de projet pour l élaboration du plan stratégique régional Réaliser les différentes phases du projet régional. - Démarrage; - Réflexion, diagnostic stratégique et proposition d enjeux, d orientations et d objectifs potentiels; - Consultation des directeurs généraux et des présidents des conseils d administration, 30 mai 2014; - Choix stratégiques et élaboration du plan; - Consultation; - Adoption au conseil d administration et transmission au MSSS : décembre Arrimer la démarche régionale à celle des établissements. CPEP Comité de planification et d évaluation des programmes CA Conseil d administration Page 1 sur 3 CARR Comité d allocation des ressources régionales CGRM Comité de gestion du réseau montréalais CV Comité de vérification CSSS CHSGS CVQ Comité de vigilance et de la qualité CIC Comité interprogrammes cliniques CGÉ Comité de gouvernance et d éthique CD - Comité de direction

3 4. RECOMMANDATIONS : Recommander au conseil d administration d approuver : la démarche de planification stratégique du réseau montréalais , telle que décrite dans le document portant sur «La planification stratégique du réseau montréalais », daté du 12 mars 2014; la structure et les rôles des instances concernées, tels que présentés dans le document portant sur l «Annexe 2 Rôles des instances concernées», daté du 11 mars 2014; la composition du comité de pilotage, telle que présentée dans le document portant sur l «Annexe 3 Comité de pilotage de la planification stratégique du réseau montréalais », daté du 11 mars Préparée par : Carole Roy, chef du service planification et évaluation, direction générale Date : Responsable : Loraine Desjardins, adjointe à la direction générale

4 LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE DU RÉSEAU MONTRÉALAIS Mi-mai 2014 Bilan , mission, valeurs et vision du réseau montréalais (2 ième semaine d'avril 2014) Analyse de l'environnement, détermination des enjeux, orientations, objectifs et projets régionaux potentiels prioritaires (mi-mai 2014) Comité de pilotage avec le soutien de l équipe projet, de tables régionales Fin septembre 2014 Consultations internes et externes (Présidents de CA et DG, le 30 mai 2014) Test de mise en opération des projets dans les établissements et tables régionales (mi-sept. 2014) Début de l'élaboration des plans stratégiques des établissements (mi-sept. 2014) DG, présidents de CA, directions des établissements et les tables régionales avec le soutien de l équipe projet et du comité de pilotage Octobre 2014 Analyse des résultats de la consultation et du test de mise en opération au comité de pilotage Finalisation du plan (détermination des enjeux, orientations, objectifs finaux et des principaux projets régionaux) Comité de pilotage avec le soutien de l équipe projet Décembre 2014 Séquençage des projets sur 5 ans par les instances régionales. Adoption du plan régional Dépôt du plan régional au ministère CGRM et présidents de CA, comités du CA de l Agence, CA de l Agence Février 2015 Mise en place des équipes projets, plan d'exécution, mécanismes de suivi et d'ajustement, choix des indicateurs de résultats, présentation du plan annuel de la région dans le cadre de l'entente de gestion et d'imputabilité MSSS / Région de Montréal, démarrage des projets le 1 er avril 2015, Suivi Personnel de l Agence et des établissements Version du 12 mars 2014

5 Annexe 2 Conseil d administration de l Agence Comité de pilotage RÔLES DES INSTANCES CONCERNÉES - Adopte la démarche, les modalités de travail et les échéanciers - Adopte le plan stratégique régional Mobilise les instances régionales (forum de la population, comités et commissions relevant du C.A.) - Recommande les livrables au conseil d administration de l Agence - Oriente les travaux de l équipe de projet - Discute et commente les contenus proposés - Forme tout groupe de travail requis et consulte les tables et instances régionales existantes au besoin CGRM - Valide le plan stratégique et les projets régionaux proposés Comité consultatif à la PDG (DG des comités exécutifs CGRM et membres du comité d optimisation) CODIR Équipe de projet - Appuie la PDG dans son processus de réflexion et de décision - Commente des documents de travail, valide des analyses et fournit certains avis - Contribue à identifier des stratégies efficientes, des solutions innovantes aux différentes étapes de l élaboration du plan stratégique - Discute et commente les contenus proposés - Mobilise le personnel de l Agence afin de supporter l équipe de projet et les autres groupes de travail dans la réalisation de leurs mandats - Forme tout groupe de travail requis - Travaille en lien étroit avec les personnes clés de l Agence, pour la réalisation du bilan stratégique ainsi que pour l élaboration du plan stratégique : identification des enjeux, orientations, objectifs finaux et indicateurs - Propose, planifie et coordonne la démarche et les consultations - Élabore les contenus - Assure le fonctionnement des groupes de travail - Produit l ensemble des livrables 11 mars 2014

6 Comité de pilotage de la planification stratégique montréalaise Provenance Nom Présidente-directrice de l Agence de Montréal Conseil d administration Comité de planification et évaluation des programmes du conseil d administration Secteur des organismes communautaires Population/usagers Exécutif du CGRM 11 mars 2014 Patricia Gauthier Dr Victor C. Goldbloom, président Pierre Dupuis, vice président François Desmeules, président Ghislaine Douville Liza O Doherty Annick Simard Sébastien Rivard, Coordonnateur RIOCM Personne à déterminer provenant du secteur communautaire Marie-Hélène Croteau Jean-François Foisy, Hôpital Santa Cabrini Maryse St-Onge, Institut Raymond-Dewar Sonia Bélanger, CSSS du Sud-Ouest-Verdun CHUs Fabrice Brunet, CHU Ste-Justine Rendez-vous téléphonique 18 mars 2014 CAU CHA Sylvie Simard, CSSS Jeanne-Mance Institut Lynne McVey, Institut universitaire en santé mentale Douglas RUIS Université de Montréal Isabelle Bayard RUIS McGill Dr Samuel Benaroya Médecin DRMG Dr Marie-Pierre Laflamme Médecin Table médecine spécialisée À déterminer RUIS McGill CODIR de l Agence Vincent Lehouillier (Invités) Direction des affaires institutionnelles et des ressources humaines Hai Pham-Huy Direction des immobilisations, des technologies médicales et approvisionnements-réseau Frédéric Abergel Direction des affaires cliniques, médicales et universitaires Dr Jacques Ricard Direction des services généraux et des maladies chroniques / Direction générale adjointe Patrick Murphy Lavallée Direction des programmes-services Dr Richard Massé Direction de santé publique Geneviève Dufresne Direction des finances Guy Gélinas Direction des technologies et systèmes d information Loraine Desjardins, adjointe à la direction générale Coordonnatrice de la démarche Carole Roy, Agence Responsable des communications Emmanuelle Carrier, direction adjointe du secrétariat général et des communications, Agence