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1 ACTIVE IMPORT ProductInfo Stockage de messages électroniques et de fichiers de façon automatique, simple, organisée ACTIVE IMPORT contrôle les dossiers sélectionnés dans Outlook et dans le répertoire de fichiers, puis stocke tous les messages électroniques et les documents qu il y récupère dans les archives de documents centralisé DocuWare. ACTIVE IMPORT fonctionne en tâche de fond et assure l intégration transparente des scanners en réseau. Application ACTIVE IMPORT DocuWare est un module supplémentaire du progiciel DocuWare de base. Ce module, appelé en même temps que le programme principal DocuWare, fonctionne en tâche de fond. Pour l essentiel, ACTIVE IMPORT contrôle certains dossiers ou sous-répertoires de votre PC ou de vos programmes de messagerie électronique, importe les fichiers et les objets entrants dans DocuWare et les stocke automatiquement. Par exemple, les documents scannés sur des copieurs numériques sont placés dans les répertoires du réseau appropriés contrôlés par ACTIVE IMPORT, lequel transmet ensuite les documents à DocuWare. Configuration système requise MS Outlook 2000 ou version supérieure MS Exchange Server 2000 ou version supérieure ACTIVE IMPORT ProductInfo 1

2 Points forts Stockage automatique des messages électroniques Fonctionnement avec des copieurs numériques Importation et stockage automatique des fichiers scannés dans DocuWare Tri de documents Capture de mots index depuis des sources de données externes Description Enregistrement automatique de messages électroniques Le courrier entrant comporte une grande variété de contenus. Les messageries électroniques sont aujourd hui couramment sollicitées pour transmettre divers contenus, notamment des offres commerciales, des commandes de produits, des messages publicitaires, etc. Pour stocker des messages électroniques, il suffit de cliquer dessus et de les faire glisser dans un dossier d Outlook. De là, DocuWare les stocke automatiquement en utilisant des mots-clés pertinents. Pendant le stockage, les messages électroniques sont assignés à certains mots-clés (aussi appelés mots index) comme la date d envoi, l expéditeur, le destinataire, l objet, etc. Ces mots-clés permettent de retrouver rapidement un message électronique. Si vous souhaitez ajouter automatiquement des mots index, ACTIVE IMPORT permet également d effectuer une indexation poussée. Cette fonction utilise un champ spécifique dans le message entrant, comme l adresse de messagerie électronique, pour rechercher d autres informations dans le carnet d adresse Outlook, la base de données DocuWare et une base de données externe. Ainsi, le nom complet d une société ou celui d un contact peut automatiquement être ajouté pendant le stockage dans l index. Ajout automatique de documents pré-indexés ACTIVE IMPORT ProductInfo 2

3 Ajout automatique de documents pré-indexés Une autre application prend en charge le stockage de documents pré-indexés. Lors de cette opération, DocuWare assigne aux documents créés ou scannés en externe (par exemple, dans l une des agences commerciales ou l une des filiales d une entreprise) des mots index, puis transmet ces documents à l entreprise sous forme de pièces jointes d un message électronique. Du côté du destinataire, les pièces jointes sont automatiquement archivées: ACTIVE IMPORT importe les mots index afin qu un document totalement indexé soit immédiatement stocké, sans avoir besoin d intervenir. Stockage des factures entrantes Une étiquette à code barres est collée sur les factures lorsque celles-ci sont enregistrées dans le logiciel comptable. Elles sont scannées ou copiées numériquement dans un répertoire contrôlé par ACTIVE IMPORT. Les codes barres permettent de lire les numéros de référence des factures. À leur tour, ces numéros permettent de rechercher des mots index dans des fichiers externes ou des bases de données, comme un nom de fournisseur, une référence de commande ou une date de facturation, pour ensuite indexer et stocker automatiquement les factures. Tri rapide de documents Scannez une grosse pile de documents une fois pour toutes, puis laissez ACTIVE IMPORT effectuer le tri par factures entrantes, factures sortantes, offres, etc. Il suffit d intégrer RECOGNITION DocuWare ou un simple programme de ROC dans une tâche ACTIVE IMPORT pour pouvoir scanner divers types de documents en fonction de caractéristiques prédéfinies. Après que les documents ont été triés, ACTIVE IMPORT peut passer à l étape suivante, qui consiste à stocker les documents dans différentes armoires en utilisant les mots index spécifiés. ACTIVE IMPORT ProductInfo 3

4 Fonctionnement Le module supplémentaire ACTIVE IMPORT peut être installé sur tout ordinateur exécutant DocuWare, aussi bien sur des ordinateurs clients pour lancer des tâches ACTIVE IMPORT individuelles (pour les utilisateurs DocuWare) que sur un serveur pour les tâches générales. Dans les deux cas, ACTIVE IMPORT contrôle les répertoires présélectionnés. Les fichiers et les messages électroniques qui aboutissent dans ces répertoires sont automatiquement importés dans DocuWare ou dans d autres répertoires de fichiers désignés. À l exécution de DocuWare, ACTIVE IMPORT est activé et son icône apparaît dans la barre des tâches Windows. ACTIVE IMPORT propose plusieurs modes de configuration permettant de définir précisément le stockage. Ceux-ci portent sur: Sélection de la source du document Message électronique Source: sélectionnez le dossier des messages électroniques à contrôler Suppression/copie de l'original Stockage du nom du destinataire et de l'entête avec le contenu du message Stockage des pièces jointes de messages électroniques uniquement Conversion de fichiers noir et blanc TIFF JPEG, BMP, PCX et PNG au format TIFF DocuWare Stockage en tant qu'objet Outlook Filtrage des messages électroniques avec certaines adresses Configuration de l importation des messages électroniques Traitement exclusif des messages électroniques entrants ou sortants Fichier Source: sélection du répertoire à contrôler (un dossier sur un PC local ou sur un serveur) Suppression/copie de l'original Conversion de fichiers noir et blanc TIFF, JPEG, BMP, PCX et PNG au format TIFF DocuWare Filtrage des fichiers selon leur extension (jusqu'à 100) ou exclusion des fichiers du traitement Intégration de plusieurs fichiers numérotés dans un seul et même document Intervalle de vérification du répertoire à la recherche de nouveaux fichiers ACTIVE IMPORT ProductInfo 4

5 Préparation de documents à partir de programmes externes Indexation via un fichier méta-index (fichier supplémentaire au format méta-index DocuWare) à partir duquel les mots index sont extraits Reconnaissance par code barres ou lecture de mots index à partir d'un fichier TIFF via la ROC intégrée dans DocuWare RECOGNITION L'intégration de programmes de conversion externes pour la préparation de documents L'ajout de formulaires ou d'en-têtes en arrière-plan pour conserver l'apparence ou le format du document original Configuration de la préparation des documents Cibles variables ou constantes pour le stockage Message électronique Bacs ou armoires DocuWare. Cible constante : tous les messages sont stockés à un cible spécifique Cible variable : les messages électroniques sont relayés en fonction de l expéditeur, du destinataire, de la date d envoi ou de réception et, dans le cas de documents avec des en-têtes DocuWare, du contenu des champs Fichier Configuration de la destination Bacs ou armoires DocuWare. Cible constante : tous les fichiers sont stockés à un emplacement spécifique Cible variable : les fichiers sont relayés en fonction du nom de fichier, de l'extension, de la taille, de la date et, dans le cas de documents avec des entêtes DocuWare, du contenu des champs ACTIVE IMPORT ProductInfo 5

6 Indexation Message électronique Une constante est utilisée comme mot index : chaque message électronique se voit assigner la valeur Courrier entrant dans le champ du type de document Les propriétés du message électronique (expéditeur, destinataire, objet ou date d'envoi) sont utilisées comme mots index. Dans le cas de documents avec des en-têtes DocuWare, les mots index sont pris d ici Fichier Assignation d index Une constante est utilisée comme mot index: chaque fichier se voit assigner la valeur Facture entrante dans le champ du type de document Les propriétés de documents, comme le nom, l'extension, la taille, la date de création ou la dernière modification, sont utilisées comme mots index Dans le cas de documents avec des en-têtes DocuWare, les mots index sont pris d ici ACTIVE IMPORT ProductInfo 6

7 Indexation supplémentaire Sources de données externes Carnet d adresses MAPI (uniquement pour les tâches de messagerie) Base de données de documents DocuWare Fichiers texte délimités ou fichier texte dont la taille des champs est fixe Base de données SQL Table ou vue de base de données SQL Indexation supplémentaire - Champs Assignement de données Les mots index peuvent être extraits d'une source de données externe Configuration des matchcodes: un mot index saisi précédemment dans un champ index DocuWare est lié à un champ externe. Exemple: le champ index Numéro Doc. renseigné avec le numéro du document est lié à un champ appelé N Doc. dans la base de données des logiciels comptables. De cette manière, l enregistrement de données du logiciel comptable est attribué automatiquement au document à archiver avec le même numéro d enregistrement Assignation d une source de données externe Il est dès lors possible d'extraire des informations supplémentaires telles que le nom de la société ou du contact et de les transférer comme des mots index Vous trouvez ce document ici: Pour plus d informations, visitez notre site Web à l adresse ACTIVE IMPORT ProductInfo 7

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