Livre Blanc OBJECTIF FACTURES ELECTRONIQUES. Comprendre pour mieux gérer la transition "P2E*" * "Paper to Electronic"= du papier au numérique

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1 Livre Blanc ReadSoft from Perceptive Software Janvier 2015 OBJECTIF FACTURES ELECTRONIQUES Comprendre pour mieux gérer la transition "P2E*" * "Paper to Electronic"= du papier au numérique

2 Objectif Factures Electroniques Page 2 sur 22 Sommaire Introduction Facture électronique : les pouvoirs publics donnent le ton 1. Le cadre légal en Pourquoi le cadre légal évolue 1.2 Le nouveau contexte réglementaire 1.3 Qu'est ce qu'une piste d'audit fiable? 2. Le paysage de la facturation 2.1 Les différents formats de factures et leur acceptation fiscale 3. Comment traiter ces différents formats? 4. Les enjeux pour l'entreprise 5. Les points d'impact d'un projet e-facture 6. Les gains selon le niveau de dématérialisation 7. Des bénéfices pour les deux parties 8. Le défi de l'onboarding des fournisseurs 9. Le choix d'une solution: gérer la cohabitation

3 Objectif Factures Electroniques Page 3 sur 22 Facture électronique: Les pouvoirs publics donnent le ton Avec le choc de simplification voulu par l Etat, le recours à la facture électronique va devenir la norme à l horizon 2020 pour les marchés et contrats publics (voir encadré). En décidant de rendre progressivement obligatoire l utilisation de telles factures entre son administration et ses fournisseurs, la France rejoint un vaste mouvement initialisé depuis longtemps déjà en Europe du nord - Suède, Norvège, Finlande et Pays-Bas en tête - où la maturité des technologies et la législation ont boosté l e-facture. Serait-ce enfin, en France, le déclencheur d une généralisation massive de la facturation électronique? Avec l évolution favorable du cadre légal depuis deux ans, on peut l espérer. Même si le challenge à venir est encore de taille : le volume de factures fiscales dématérialisées est en effet estimé à 15 % du total échangé dans le secteur interentreprises (B2B). De son côté, avec près de 4 millions de factures reçues chaque année de la part de ses fournisseurs privés, l Etat indique que seules factures lui ont été adressées sous forme dématérialisées entre janvier et mai D un côté comme de l autre, on mesure la marge de progression! Néanmoins, montrant la voie, l Etat a décidé d avancer et fixé un calendrier de migration. Au cœur de son dispositif : le portail Chorus facture. Ce point d entrée unique, exploité par l Etat, est Ordonnance du 26 juin 2014 relative au développement de la facture électronique L ordonnance prévoit la généralisation des factures sous forme électronique dans les relations entre les personnes publiques (Etat, collectivités territoriales et établissements publics) et leurs fournisseurs. L obligation pour les fournisseurs de dématérialiser les 95 millions de factures annuelles, via une solution technique mise à la disposition de tous ces acteurs, entrera progressivement en vigueur entre le 1 er janvier 2017 et le 1 er janvier L obligation pour les personnes publiques de recevoir les factures électroniques s appliquera dès le 1 er janvier ouvert à tous les fournisseurs pour déposer, transmettre et suivre leurs factures dématérialisées. Trois possibilités leur sont données d adresser en ligne leurs documents : en EDI (flux XML), par dépôt de pdf - avec ou sans signature électronique-, ou par saisie manuelle. L Agence de l Informatique Financière de l Etat (AIFE) a également mis en place une solution de numérisation qui permet de traiter les factures envoyées sous forme papier par les fournisseurs. 1 Source: Dossier de presse Projet de loi d'habilitation: simplification de la vie des entreprises /

4 Objectif Factures Electroniques Page 4 sur 22 C est donc une solution souple que dessine l Etat pour automatiser le traitement de ses factures entrantes : un portail qui permet aux vendeurs de transmettre leurs factures sous le format souhaité, voire de les saisir directement, sans que l acheteur n ait à se soucier de leur intégration dans son système comptable. Avec une contrainte toutefois dans ce cas précis : le caractère obligatoire de la migration. Dans les échanges interentreprises (B2B), à l exception de quelques secteurs, l approche est moins coercitive. La réussite d un projet de facture électronique - outre la performance des outils - va donc résider dans la capacité à enrôler les fournisseurs : l onboarding, autrement dit leur adhésion à l envoi de factures électroniques. Cela implique, en creux, que l acheteur soit capable d accompagner ce mouvement, le temps nécessaire pour aller vers une dématérialisation fiscale totale. Et donc de gérer la mixité en intégrant dans son dispositif une cohabitation avec des factures papier ou des factures pdf ou xml potentiellement envoyées hors portail dans un premier temps afin d'accélérer la transition vers l'électronique et d'optimiser le ROI malgré les difficultés d'enrôlement des fournisseurs. Dans ce document, nous vous proposons de vous aider à appréhender ce marché de la facturation électronique, dont la règlementation a récemment changé, et à passer en revue ce qu il faut savoir avant de démarrer son projet d e-factures entrantes, tous flux confondus. A la clé d un tel projet : une économie de près de 50 % des coûts liés à leur traitement et une meilleure maîtrise de la chaîne de facturation.

5 Objectif Factures Electroniques Page 5 sur Le cadre légal en Pourquoi le cadre légal évolue Plus rapide à traiter et moins coûteuse que son homologue papier, la facture électronique gagne peu à peu du terrain. Non seulement elle devient légale partout en Europe, atteignant le même niveau de reconnaissance que la facture papier, mais ce mode de facturation est désormais fortement encouragé par les pouvoirs publics. A commencer par l Union européenne qui souhaite la voir devenir «le principal mode de facturation en Europe d'ici à 2020». Dans le viseur de l UE : le vaste potentiel d économies La Commission estime en effet que les coûts de traitement pourraient être réduits de 40 milliards d'euros par an si la facturation électronique était généralisée à l ensemble des pays membres. Soit autant de charges en moins pour les entreprises. UN POTENTIEL D'ECONOMIE DE 40 MILLIARDS D'EUROS PAR AN SI LA FACTURATION ELECTRONIQUE ETAIT GENERALISEE AUX PAYS DE l'ue Second avantage : la lutte contre la fraude fiscale. Les Etats voient avec la facture électronique le moyen de lutter plus efficacement contre une fraude dont le montant est gigantesque. Selon un rapport parlementaire sur la lutte contre les paradis fiscaux, remis fin octobre 2013 à l Assemblée nationale, le groupe d expert mandaté a ainsi estimé la perte à 193 milliards d euros pour la seule fraude à la TVA (soit 1,5% du PIB européen). Pour les pouvoirs publics, encourager la mise en œuvre de tels systèmes électroniques permettrait d obtenir une traçabilité maximale des échanges commerciaux et de s assurer de la réalité de la TVA déductible. Cet encouragement passe notamment par la loi. 1.2 Le nouveau contexte réglementaire En France, la réglementation en matière de facture électronique connait une réelle accélération depuis deux ans, avec la transposition en droit français, le 1er janvier 2013, de la directive européenne relative au système commun de TVA en ce qui concerne les règles de facturation (directive adoptée en juillet 2010 par la Commission). Ces nouvelles règles stipulent une égalité de traitement entre les factures électroniques et les factures papier auprès de l administration fiscale, moyennant quelques obligations.

6 Objectif Factures Electroniques Page 6 sur 22 Le format de transmission devient libre si la facture est traçable (piste d audit) Désormais, selon le Code Général des Impôts (CGI), les assujettis à la TVA peuvent émettre ou recevoir des factures électroniques, en recourant à n importe quel dispositif technique, à la condition que «des contrôles documentés et permanents soient mis en place et permettent d établir une piste d audit fiable entre la facture reçue et la livraison de biens ou prestations de services qui en est le fondement». En clair, l administration fiscale s assouplit et reconnait la facture pdf non signée, reçue par , comme juridiquement valable, sous réserve des conditions énoncées. Elle a ainsi ouvert une troisième voie, en complément des dispositifs de transmission électronique existants qu elle reconnait déjà: EDI ou signature électronique par certificat qualifié. 1.3 Qu'est ce qu'une piste d'audit fiable? Aux termes du Bulletin Officiel des Finances Publiques, ce sont «les informations produites par l entreprise ou par des tiers qui permettent de reconstituer, dans un ordre chronologique, la totalité du processus de facturation, depuis son origine (bons de commande, bons de livraisons, extraits de compte...), et de relier les différents documents de ce processus». Le dispositif de piste d audit doit faire la preuve de l'authenticité de l origine de la facture (par l'identification de l'émetteur), de l'intégrité de son contenu (non modifiable) et de sa lisibilité. C est à l entreprise qu il appartient de formaliser son propre dispositif de contrôle interne établissant la piste d audit et d en rendre compte en cas de contrôle fiscal. Les contrôles internes à mettre en œuvre dépendent de différents paramètres : taille de l entreprise, nature de son activité, systèmes d'informations, volumétrie des factures reçues. Lors d un contrôle, les agents pourront être amenés à vérifier l ensemble des informations, documents, traitements informatiques ou système d information constitutifs des contrôles mis en place, ainsi que la documentation décrivant L'ENTREPRISE DOIT FORMALISER SON PROPRE DISPOSITIF DE PISTE D'AUDIT ET POUVOIR EN RENDRE COMPTE EN CAS DE CONTROLE FISCAL leurs modalités de réalisation. Faute de satisfaire les exigences du CGI, l entreprise court le risque de voir ses factures contestées ou requalifiées par l administration et s expose à des sanctions de non déductibilité de la TVA et à d éventuelles pénalités.

7 Objectif Factures Electroniques Page 7 sur 22 Qui doit établir une piste d'audit fiable? Ce que dit le Code Général des Impôts Les dispositions relatives aux contrôles mis en place par l'assujetti et établissant une piste d'audit fiable s'appliquent à l'ensemble des factures quelle que soit leur forme, papier ou électronique. Afin de garantir l'authenticité de l'origine, l'intégrité du contenu et la lisibilité des factures, ces contrôles doivent notamment être mis en place : par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures papier ; par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques transmises par tout autre procédé technique que ceux prévus aux 2 et 3 du VII de l'article 289 du CGI (par exemple : envoi des factures en pièce jointe de courriel ou mise à disposition par le biais d'un réseau sécurisé...) ; par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques au moyen d'une signature électronique (ou cachet serveur) ne remplissant pas les conditions prévues à l'article 96 F de l'annexe III au CGI ou non conforme au RGS de niveau deux ou trois étoiles de la directive 1999/93/CE du 13 décembre 1999 ; par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques par l'utilisation de l'échange de données informatisé (EDI) ne respectant pas toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI (absence de fichier des partenaires et de liste récapitulative) ; par les assujettis qui émettent et/ou reçoivent des factures électroniques par l'utilisation de l'échange de données informatisé (EDI) ne respectant pas toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI et assorties d'une signature électronique (ou d'un cachet serveur) ne remplissant pas les conditions prévues à l'article 96 F de l'annexe III au CGI ou au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau deux ou trois étoiles. Seuls les assujettis ayant recours à la signature électronique (ou cachet serveur) "qualifiée" ou admise par l'administration comme équivalente à une signature "qualifiée" ou à l'edi respectant toutes les spécifications propres à ce système prévues au CGI [..], ne sont pas tenus de mettre en place des contrôles établissant une piste d'audit fiable.

8 Objectif Factures Electroniques Page 8 sur Le paysage de la facturation 2.1 Les différents formats de factures et leur acceptation fiscale 1er mode d'échange LA FACTURE PAPIER, FORMAT ENCORE ULTRA MAJORITAIRE Le recours à la facture papier est encore largement majoritaire en Europe. Format universel jusqu à un passé relativement récent (l'edi n est apparu que dans les années 90), elle fait de la résistance pour diverses raisons : simplicité d utilisation, forte culture papier dans l entreprise, habitudes ancrées, méconnaissance de la dématérialisation fiscale, crainte du changement, etc. IL Y AURAIT 75% DE FACTURES PAPIER EN CIRCULATION EN EUROPE SUR LE SEGMENT B2B et B2G SUR UN VOLUME EMIS DE 17 MILLIARDS. Source Etude Billentis Mai 2014 Ce que dit la loi : Du point de vue fiscal, la nouvelle réglementation n a rien changé. Si facture papier il y a, l original doit être conservé par le récepteur. Dans le cas d une dématérialisation non fiscale, dite de gestion*, où les données de facturation sont transmises par voie électronique parallèlement à la facture papier, la règle est la même : la facture papier reste l original facture. *On ne parle de dématérialisation fiscale que lorsque la version papier est totalement supprimée du processus : la facture est émise et reçue sous une forme électronique. 2ème mode d'échange LA FACTURE PDF SIMPLE : JURIDIQUEMENT VALABLE S'IL Y A PISTE D'AUDIT FIABLE Plébiscitée dans les petites et moyennes entreprises, la facture pdf séduit par sa simplicité : il suffit en effet pour l émetteur de générer un pdf à partir d un fichier word ou excel ou de son outil de facturation et de l envoyer par . Ce que dit la loi : la facture pdf simple peut tenir lieu de facture d'origine, sous réserve que son destinataire ait marqué son acceptation préalable à sa transmission et que sa forme ait été conservée. A l instar de la facture papier, le CGI demande d apporter la preuve de contrôles documentés et permanents permettant d établir des pistes d audits fiables.

9 Objectif Factures Electroniques Page 9 sur 22 Note : Selon l étude Markess, Référentiel de pratiques parue en Novembre 2014, «un décideur sur deux reconnaît que cette règlementation a ou aura un impact sur les pratiques de facturation électronique de son organisation. [Elle] présente selon eux une opportunité pour passer à la facturation électronique (au sens fiscal) et la possibilité de diversifier leurs pratiques dans ce domaine et de proposer une nouvelle alternative à des partenaires commerciaux encore réticents à franchir le pas». 3ème mode d'échange LA FACTURE PDF SIGNEE : LE CERTIFICAT QUALIFIE VAUT PISTE D'AUDIT FIABLE La facture pdf signée désigne une facture transmise par voie électronique et sécurisée au moyen d une signature électronique. Ce que dit la loi : Aux termes des dispositions règlementaires entrées en vigueur en avril 2013, la signature doit être garantie de façon incontestable par un certificat dit «qualifié» (niveau 2 ou 3 étoiles). Auquel cas, cette signature numérique fait office de piste d audit fiable. Les factures - et les signatures - doivent être conservées dans leur format d origine. 4ème mode d'échange LA FACTURE EDI : UN ECHANGE NORME, CONCERTE ENTRE CLIENT ET FOURNISSEUR La facture EDI est constituée par un message structuré selon une norme convenue au préalable entre les parties (de type EDIFACT), permettant une lecture par ordinateur et pouvant être traité automatiquement. Les grands donneurs d ordre sont les plus importants consommateurs de ces flux reconnus par l administration fiscale depuis Ce que dit la loi : la nouvelle réglementation n a pas introduit de changement pour les factures EDI. Les contraintes restent les mêmes : entre autres exigences, le message EDI doit comporter des données et mentions obligatoires, faire l objet d une liste récapitulative, être associé à un fichier des partenaires, permettre une restitution «en clair». L exemplaire original de la facture doit être identique chez les deux parties. En cas de contrôle, la comparaison des exemplaires prouvera le caractère original de la facture.

10 Objectif Factures Electroniques Page 10 sur 22 QUID DU FORMAT XML? De prime abord et à court terme, le pdf peut se révéler une solution simple, dans laquelle l'image de la facture remplace le papier, avec un minimum d'impacts en termes culturels et de conduite du changement. Qui ne sait pas générer un pdf? Il apparait toutefois dommage d'exporter les données de son système de gestion sous un format pdf, qui nécessitera une lecture automatique, pour reconvertir une image en données. Sous cet angle, la sortie directe d'un fichier XML apparait comme une solution d'avenir plus efficace, bien que non idéale, car il faudra convertir le fichier XML en image pour que la facture soit lisible. Tout serait parfait et simple s'il n'existait qu'un format XML qui serait une norme de fait, tel que le pdf peut l'être pour l'image. Mais il existe une multitude de format XML qui rend plus complexe l'intégration de divers formats dans un ERP qui attend un format précis! CE QU'IL FAUT RETENIR Trois procédés de dématérialisation sont autorisés depuis le 1er janvier 2013 : La piste d audit fiable (pdf simple, échange de données informatisées ne respectant pas les spécifications prévues au CGI et factures papier dématérialisées ou non) La signature électronique avancée fondée sur un certificat qualifié L échange de données informatisé respectant les spécifications prévues au CGI Il va de soi que ces trois approches peuvent être menées conjointement. Dans tous les cas, pour qu une facture électronique soit reconnue fiscalement, il faut garantir : L authenticité de l origine de la pièce L intégrité du contenu La lisibilité de la pièce

11 Objectif Factures Electroniques Page 11 sur Comment traiter ces différents formats? LA FACTURE PAPIER Lorsqu elle est traitée manuellement - saisie dans le système comptable -, la facture papier est coûteuse (entre 15 et 20 euros), chronophage et sujette à erreur. Faute de pouvoir la supprimer totalement, en l état actuel de maturité du marché, les entreprises ont recours à la dématérialisation simple. Les technologies sollicitées : numérisation, reconnaissance de caractères, rapprochement contrôle facture, workflows d'imputation et d approbation, comptabilisation et archivage numérique des images facture, validation des campagnes de paiement. Les données extraites automatiquement de la facture, ainsi que son image, suivent un workflow d'imputation et validation (cas des factures de frais généraux), ou sont rapprochées des commandes et des réceptions dans l'erp, puis suivent un workflow de validation des anomalies avant comptabilisation dans l'erp / système de gestion. + Les avantages du traitement automatique Le papier ne circule plus dans l entreprise. La facture, une fois numérisée, peut être archivée sous sa forme papier dans un lieu décentralisé, moins coûteux. (Note : les factures sont le plus souvent archivées par entité juridique/date/lot pour établir un lien entre la facture électronique et la facture papier). La mise en place d'une solution de numérisation est rapide : de l'ordre de quelques heures, dans le cas d'une solution SaaS standardisée, à plusieurs mois, dans le cas d'une solution On Premise intégrée à l'erp et adaptée à l'organisation spécifique du client. 100% des factures fournisseurs peuvent être dématérialisées et automatisées ; la mise en place d'une telle solution ne nécessitant pas d'onboarding des fournisseurs. Autre avantage : elle est gratuite et transparente pour les fournisseurs. - Les inconvénients Des traitements manuels subsistent (réception, tri, numérisation, vidéocodage, archivage papier), limitant le potentiel d'économies. La facture papier doit malgré tout être conservée (stockage physique) et l acheteur doit désormais gérer sa piste d audit fiable pour toutes les factures papier (dématérialisées ou non) pour prouver la véracité de l opération économique liée à la facture.

12 Objectif Factures Electroniques Page 12 sur 22 LA FACTURE PDF Simplement considérée comme un fichier image, la facture pdf doit être ressaisie manuellement - ou automatiquement, via une solution de dématérialisation -, dans le système de comptabilité fournisseurs, à l instar d une facture papier. Dans le cadre d une automatisation des traitements via une solution de dématérialisation, le pdf est intégré dans le processus au même titre que les factures papier entrantes numérisées. Par contre, elles n'ont pas besoin d'être réceptionnées, triées manuellement puis numérisées. Ce qui permet de réduire le coût de traitement par rapport à des factures papier numérisées. La lecture automatique du pdf nécessite également moins - voire aucun - vidéocodage du fait de la qualité d'image, non dégradée par une impression et une numérisation. Le reste du processus - rapprochement contrôle facture, imputation, validation, comptabilisation et archivage électronique - est le même que pour les factures papier. Les technologies sollicitées : reconnaissance de caractères, rapprochement contrôle facture, workflows d'imputation et d approbation, comptabilisation et archivage numérique des images facture, validation des campagnes de paiement. + Les avantages du traitement automatique Ils sont identiques à ceux de la facture papier numérisée, avec un atout supplémentaire : envoyée directement par ou réceptionnée sur un portail, la facture pdf est prise en charge plus rapidement (il n y a plus d enveloppe à ouvrir, de papiers à désagrafer, de duplicata à séparer et à jeter, de papier à numériser, à trier, à vidéocoder, à archiver). Ce temps gagné permet de réduire encore les délais et coûts de paiement. L'archivage papier n'est plus nécessaire et les coûts associés (processus d'archivage, temps de recherche du document original et ré-archivage, coûts de stockage) disparaissent. Enfin, le format pdf offre une alternative simple, compréhensible, efficace et moins coûteuse que l EDI. La conduite du changement est également facilitée par ce format connu, utilisé et accepté par tous. - Les inconvénients Dans le cas du pdf simple, le destinataire de la facture doit gérer sa piste d audit comme pour le papier. Dans le cas du pdf signé, le certificat doit être généré par un prestataire de services satisfaisant aux conditions de fiabilité requises (conforme au Référentiel Général de Sécurité de l'etat, niveau 2 ou 3 étoiles). Cette signature représente un coût. Enfin, le retour sur investissement, plus élevé que dans le scénario précédent, n est pas encore optimal.

13 Objectif Factures Electroniques Page 13 sur 22 LA FACTURE EDI Dans le cas de la facturation EDI, les données de facturation communiquées par le fournisseur sont reçues et directement intégrées dans la comptabilité du client, dès lors que son système prend en charge le traitement EDI. + Les avantages du traitement automatique L EDI offre un format rapide et sécurisé et apporte une qualité et une exhaustivité des données de rapprochement. Les coûts de traitement sont réduits au maximum. Pour l EDI conforme au CGI, les garanties d authenticité, d intégrité et de lisibilité sont réputées remplies : il n y a donc pas besoin de gérer les pistes d audit. - Les inconvénients Tous les partenaires commerciaux ne sont pas à même d'envoyer des flux EDI. Ces factures posent en effet des contraintes réglementaires (voir plus haut). Par ailleurs, du fait de la technologie de liaison point à point, un projet EDI exige une étroite collaboration en amont entre client et fournisseur sur les aspects techniques. Cela suppose que les deux parties soient disponibles en même temps pour la mise en œuvre. En conséquence, l'edi, non adapté à l'immense marché des PME et TPE, reste limité. LA SAISIE SUR PORTAIL A l instar du projet Chorus, mis en œuvre par l Etat, des solutions de portails de réception de factures se sont fait jour pour faciliter le passage à la facturation électronique. Souples, ces portails permettent : la saisie en ligne de factures, le dépôt de factures au format PDF signées au moyen d une signature électronique, le dépôt de factures au format PDF non signées, l échange EDI/XML Avec un portail centralisé (une affiliation suffit pour y accéder), les fournisseurs peuvent envoyer leurs factures au format de leur choix. Celles-ci sont converties, au format choisi par le destinataire. Les factures contenant des erreurs, telles que des champs manquants, sont automatiquement renvoyées à l'expéditeur pour correction. Les factures sans erreur sont routées, soit pour intégration dans l ERP du destinataire, soit vers une solution de lecture automatique dans le cas de facture PDF nécessitant une phase d acquisition des données facture.

14 Objectif Factures Electroniques Page 14 sur 22 + Les avantages du portail L'intérêt majeur d'un portail fournisseur est de remplacer des flux multiples de factures, de différents fournisseurs vers différents clients (many to many) par des flux one to one où un fournisseur enverra toutes ses factures, destinées à différents clients, sous un seul format, sur un seul portail. Charge au portail de convertir les factures au format attendu par le client. Le fournisseur n'a donc qu'un seul client : le Portail. De la même manière, un client donné ne recevra ses factures que d'un seul fournisseur : le Portail. - Les inconvénients La mise à disposition d'un portail implique des coûts pour le destinataire et pour son fournisseur. Même si le coût pour le fournisseur est inférieur à celui d'un affranchissement et d'un envoi de courrier, il faut l en convaincre. De même, l'enrôlement (ou onboarding) des fournisseurs nécessite une démarche de la part du client pour appeler et convaincre ses partenaires de changer leurs habitudes. Ce processus d adhésion peut être sous traité, mais il représente un coût. Et force est de constater que les taux d onboarding réels des fournisseurs sur les portails - en moyenne de 30 % sur une période de 5 ans, tous acteurs confondus - sont encore faibles. Ce qui impacte fortement le ROI attendu. Ce taux devrait néanmoins s améliorer avec la nouvelle réglementation.

15 Objectif Factures Electroniques Page 15 sur Les enjeux pour l'entreprise Preuve des échanges commerciaux, document légal en cas de litige, élément essentiel du régime de la TVA, la facture est un document clé de la vie de l entreprise. Passer à la facture électronique doit permettre à celle-ci d en optimiser et d en sécuriser la chaîne de traitement de bout en bout. Christine Foret, Sollan Consulting, identifie 5 enjeux, à la fois internes et externes: AMELIORER LA QUALITE DES DONNEES COMPTABLES Les données comptables seront fiabilisées par l élimination des risques de perte de document et par la réduction des risques d erreur ou de fraude (contrôle amont). AUGMENTER LA TRACABILITE ET L'AUDITABILITE DES PROCESSUS En instaurant un suivi tout au long de la chaîne (via notamment un workflow et une meilleure supervision), le processus va gagner en visibilité (le statut de la facture est en permanence connu) et toute restitution ultérieure pour le contrôle interne et en cas de contrôle fiscal sera facilitée. OPTIMISER LES PROCESSUS DE TRAITEMENT Objectifs : raccourcir les délais de paiement, améliorer le traitement des litiges, mieux partager l information, automatiser des dispositifs de contrôles et d alertes (vérification des mentions légales obligatoires, de la CSF, des montants, des tiers), faciliter les recherches d informations, REDUIRE LES COÛTS ADMINISTRATIFS Objectifs : supprimer du processus les tâches sans valeur ajoutée (manipulation du papier, circulation physique des documents, saisie, relance téléphonique fournisseur et valideurs internes, stockage physique, affranchissement ) CREER DE LA VALEUR ET SE DIFFERENCIER Passer à la facture électronique permet de réduire les coûts de traitement (jusqu à 50 %) tout en se mettant en phase avec le processus de modernisation de la vie économique.

16 Objectif Factures Electroniques Page 16 sur Les points d'impact d'un projet e-facture Transversal, le projet de dématérialisation fiscale impacte l entreprise à plusieurs niveaux : Un projet d e-facture a aussi un impact sur l écosystème de l entreprise. Il contribue à améliorer les relations avec les fournisseurs, valorise un SI moderne (entreprise digitale) et permet de diffuser une image positive. Partie prenante, la Direction financière va s intéresser aux coûts du service actuel, à ceux du projet, aux gains du service dématérialisé, au délai de retour sur investissement (ROI). Ecosystème Financier Maître d œuvre du projet, la Direction technique est concernée par le mode d exploitation du système (internalisé, tiers de confiance, cloud), par les évolutions nécessaires du SI (intégration au système comptable, solution d archivage ), par les questions de sécurité et, le cas échéant, par le besoin en compétences ad hoc. Technique Juridique Directive européenne, EDI, archivage légal, piste d audit, signature électronique, liasse contractuelle La connaissance des textes applicables et leur impact sur les processus place le juridique au cœur du projet. Organisation Métiers Les métiers (achats, comptabilité, magasin ) sont directement impactés. Le projet touche à l évolution des compétences, à l harmonisation des pratiques et des procédures. Il doit s accompagner d une communication claire et d un dispositif de conduite du changement. Schéma: SOLLAN CONSULTING Du fait de sa transversalité, ce projet aura de meilleures chances de succès s'il est soutenu par la Direction Générale.

17 Objectif Factures Electroniques Page 17 sur Les gains selon le niveau de dématérialisation L industrialisation du traitement facture consiste à éliminer au maximum les tâches manuelles et à tendre vers une chaîne Straight Through Processing (STP), autrement dit un flux électronique de bout en bout (depuis la réception de la facture jusqu à sa comptabilisation et son archivage), fluide, sans intervention humaine. A mesure que ce taux de STP s élève, le coût de traitement diminue. De quel coût parle-t-on? Les études convergent sur un coût de traitement à 14 euros par facture entrante lorsque celle-ci est gérée dans un processus tout papier (et à environ 9 euros pour l émetteur). Si la facture est numérisée à réception et traitée ensuite électroniquement, son coût de traitement chute alors d environ 25 %*. Lorsqu elle s intègre dans un processus électronique, son coût diminue de moitié. Mode de traitement Gains/Postes Exemple de coût de traitement d'une facture Processus "papier" 14 Processus SCAN/LAD Workflow validation Saisie Contrôles - Validation Gestion des litiges -25% 10.2 Processus "électronique" Acquisition, validation, Intégration Ouverture/tri Saisie Contrôles /validation Gestion des litiges Archivage -27% 7.2 *Source: SOLLAN CONSULTING

18 Objectif Factures Electroniques Page 18 sur Des bénéfices pour les deux parties Outre les gains financiers - motif premier invoqué par les entreprises pour mettre en œuvre une solution d e-facture, (par 73 % des répondants selon la dernière étude Markess) - ce passage à l ère digitale génère des bénéfices pour les deux parties : POUR L'ACHETEUR DES PROCESSUS RATIONALISES, UNE ORGANISATION OPTIMISEE Avec des processus plus rationnels, les dysfonctionnements et les gaspillages sont supprimés. L entreprise profite du projet pour pour accompagner l'évolution de son organisation : mutualisation en CSP, centralisation des services comptables ou pour l'optimiser, tout outil étant par nature structurant. UNE GESTION EFFICIENTE DES RESSOURCES INTERNES L entreprise est en mesure de produire plus et de gérer les variations d'activité, à iso-effectif, et peut réaffecter des postes à des tâches à plus forte valeur ajoutée et plus valorisantes pour les collaborateurs : les comptables, à l analyse des comptes ; les collaborateurs du service achat, au référencement, au suivi qualité, à la négociation fournisseur... UNE MEILLEURE PERFORMANCE FINANCIERE La Direction financière dispose d une meilleure visibilité sur la dette fournisseur. La TVA est récupérable plus rapidement, grâce à une prise en compte immédiate des factures fournisseurs. Les clôtures de comptes sont plus fiables et plus rapides. Les risques de paiement en double ou de pénalités de retard sont considérablement réduits. UNE RELATION ACHETEUR/FOURNISSEUR DE QUALITE L e-facture introduit un rapport gagnant-gagnant entre les deux parties : les fournisseurs bénéficient d un traitement plus rapide de leurs factures et d une gestion plus efficace des éventuels litiges. Ils reçoivent leurs règlements dans des délais mieux respectés. La relation acheteur/fournisseur gagne ainsi en qualité. Dans le même temps, le donneur d ordres dispose de données fiables qui lui permettent d exercer un contrôle plus fin de l'activité fournisseur et des dépenses engagées : il se donne ainsi des outils pour renégocier des contrats ou obtenir des avantages.

19 Objectif Factures Electroniques Page 19 sur 22 POUR LE VENDEUR UN COUT DE RECOUVREMENT DIMINUE Grâce aux informations mises à disposition par l acheteur, via un portail d information, le vendeur connait à tout instant le statut de ses factures (réception, acceptation, mise en paiement). Il réduit ainsi son coût de recouvrement. UNE AMELIORATION DE SON BFR Avec des factures émises et acheminées plus vite et des délais de paiements mieux respectés, le partenaire vendeur peut gagner plusieurs jours de trésorerie. UN ATOUT CONCURRENTIEL DANS LES APPELS D'OFFRES Dans une situation fortement concurrentielle, la capacité du fournisseur à proposer la facture électronique peut être un élément différentiant déterminant. Ce peut être aussi une condition sine qua non pour prétendre à un marché.

20 Objectif Factures Electroniques Page 20 sur Le défi de l'onboarding des fournisseurs Dans un projet e-facture, la cible est de tendre vers le 100 % électronique. C est en effet dans ce cas de figure que la capture des gains liés à la dématérialisation sera la plus massive. L objectif n est envisageable qu avec l accord de l ensemble de ses partenaires. Encore faut-il les convaincre de l intérêt de transmettre leurs factures sous forme de fichiers et non plus sous format papier. Le défi peut se révéler de taille, a fortiori lorsque la base fournisseurs est importante. Certains grands comptes peuvent avoir à gérer plusieurs dizaines de milliers de fournisseurs actifs. Les faire basculer vers l e-facture en mode big bang est impossible. Si, dans certains cas, les acheteurs peuvent se faire pressants auprès de leurs grands fournisseurs pour qu ils passent à la dématérialisation fiscale, d autres contreparties peuvent refuser, souvent pour des raisons techniques ou par méconnaissance des nouvelles possibilités fiscales. Tout projet d e-facturation doit donc intégrer un processus de recrutement adapté à la demande du client. Charge à l acheteur, durant cette étape de transition, de travailler avec un partenaire capable d'atteindre les objectifs fixés de part une offre adaptée pour convaincre un à un ses fournisseurs et faciliter leur adhésion à un système électronique. QUELQUES BONNES PRATIQUES TOUT PROJET D'E-FACTURATION DOIT INTEGRER UN PROCESSUS DE RECRUTEMENT PROGRESSIF DES FOURNISSEURS. Informer de la réglementation fiscale en vigueur et sensibiliser aux atouts des échanges électroniques. Mettre en place une campagne d information ciblée (en y associant le service achat), qui explique les bénéfices de l e-facture. Rappeler à ses partenaires l état de l art réglementaire, notamment l acceptation, désormais, de la facture pdf simple assortie d une piste d audit fiable. Souligner qu avec la nouvelle loi, le format électronique ne pose pas plus de contrainte que la facture papier. Laquelle demande désormais, elle aussi, de gérer une piste d audit fiable. A contrainte équivalente, pourquoi ne pas passer au pdf simple ou au format xml? Le fournisseur ayant tout à gagner à quitter un mode papier qui lui coûte cher. Si la solution passe par la mise en œuvre d un portail, faciliter les modalités d'adhésion en proposant un outil de souscription fournisseur simple. Intégrer dans son dispositif d onboarding une solution de reporting (gestion des indicateurs clés de performance) qui permet de suivre l'onboarding et le ROI.

21 Objectif Factures Electroniques Page 21 sur Le choix d'une solution: gérer la cohabitation A terme, la meilleure solution sera sans doute le portail. Dans l intervalle, l acheteur doit pouvoir continuer à gérer facilement une palette de modes d échange avec ses contreparties et notamment : Le fournisseur qui, pour des raisons culturelles, ne voit pas l intérêt immédiat de passer à la facture électronique et veut rester sur un format papier. Celui qui accepte de passer au format pdf simple (un premier pas vers le tout électronique) mais qui souhaite adresser sa facture par mail, sans passer par un portail, a fortiori lorsque celui-ci représente un coût. Celui qui est séduit par l idée de portail mais reste freiné par le manque d interopérabilité actuelle des solutions. Pour se développer, le marché des fournisseurs de portails requiert en effet que ces derniers soient interopérables (l ensemble des acteurs doivent encore s accorder sur un format de fichier d échange). Lorsque l interopérabilité sera totale, un fournisseur pourra alors passer par une seule et unique plate-forme, même si certains de ses clients font le choix d'autres plates-formes. Pour dématérialiser 100 % de ses factures entrantes, il faut pouvoir gérer cette pluralité de flux. Traiter les factures, mais pas seulement Enfin, dans un projet d e-facturation, l entreprise doit considérer le projet dans sa globalité : la facture faisant partie d un processus complet, Purchase-to-Pay et Order-to-cash. Processus au travers desquels, il faudra aussi savoir gérer d autres documents comme les demandes d achat, les bons de commande, les paiements, etc.

22 Objectif Factures Electroniques Page 22 sur 22 A PROPOS DE READSOFT: ReadSoft est un des éditeurs leader sur le marché des applications pour l'automatisation des processus métiers et la dématérialisation des documents de l entreprise. Sa gamme complète de solutions logicielles permet d automatiser le traitement de tout type de documents (factures papier et électroniques, bons de commande, demande d achat, bons de livraison, formulaires, ). Les solutions ReadSoft se distinguent par leur intégration avancée avec les principaux ERP du marché (SAP, Oracle, Microsoft, Sage, Talentia, Qualiac, M3, ) ainsi que par leur grande fiabilité. Grâce à un réseau de revendeurs et intégrateurs triés sur le volet et certifiés, ReadSoft garantit à ses clients non seulement d intégrer la performance des solutions les plus utilisées dans le monde mais également de bénéficier du service de proximité et du savoir-faire de partenaires experts en déploiement de projets de dématérialisation. Société suédoise créée en 1991, ReadSoft est implanté en France depuis plus de 15 ans. ReadSoft a rejoint la division Software du groupe Lexmark en septembre 2014 et devient ReadSoft from Perceptive Software, offrant ainsi à ses clients une offre encore plus étendue pour le traitement des documents dans l entreprise. En savoir plus? Contactez-nous :

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