Partenariat Faire reculer le paludisme (RBM)

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1 Partenariat Faire reculer le paludisme (RBM) Cahier des charges du Groupe de Travail sur le Plaidoyer pour la lutte contre le paludisme (MAWG) Révision basée sur l examen du cadre de responsabilisation et de la comparaison croisée entre les cahiers des charges et les meilleures pratiques d autres organisations Révisé en novembre 2013 Adopté en janvier 2014 après la tenue du 25ème Conseil d administration

2 Sommaire I. Objet / justification... 3 II. Fonctions du Groupe de Travail... 3 III. Rôles et responsabilités... 4 a) Membres... 4 b) Président / Co-président... 5 c) Secrétariat... 6 d) Axes de travail... 6 IV. Procédures de travail... 7 a) Plan de travail annuel et financement... 7 b) Réunions... 7 c) Conduite des débats... 8 d) Compte-rendu... 8 V. Rapports et évaluation de la performance... 8 VI. Dissolution des Groupes de travail

3 I. Objet / justification Le Conseil d'administration du Partenariat RBM a identifié le Plaidoyer comme une des responsabilités et des fonctions essentielles du Partenariat. En janvier 2005, le Conseil d'administration du RBM a demandé la création d'un Groupe d'action pour le plaidoyer afin de développer un cadre conceptuel pour celui-ci dans le but de guider les efforts de la communauté antipaludique mondiale. En 2007, le résultat final a été la création du Groupe de travail sur les plaidoyers de lutte contre le paludisme (MAWG). Le MAWG s'efforce d'aligner les différentes interventions de plaidoyer des partenaires afin de respecter les priorités stratégiques du Partenariat, en identifiant les opportunités et les approches stratégiques ; il facilite la production et la diffusion d outils de plaidoyer et d informations rigoureuses ; et il plaide pour une augmentation des ressources allouées à la lutte contre le paludisme. Depuis 2007, la situation mondiale du paludisme a considérablement évolué, notamment grâce à un afflux de nouvelles organisations partenaires, une augmentation des ressources et le lancement du Plan d action mondial contre le paludisme (GMAP). Le MAWG a adapté son plan de travail en fonction de cette évolution et a contribué aux réussites de la communauté antipaludique. Aujourd'hui, à l'approche de la conclusion du cadre conceptuel des Objectifs du millénaire pour le développement (OMD) en 2015 et à mesure que se dessinent les Objectifs de Développement Durable (SDG), le Partenariat prépare un nouveau GMAP II afin d'orienter les efforts des partenaires. Le MAWG a pris des mesures en 2011 et 2012 pour prendre en compte les recommandations formulées par le Sous-comité de mobilisation des ressources. En juin 2013, afin d'aider le Partenariat à poursuivre son formidable soutien mondial en faveur des efforts de lutte contre le paludisme et d'élimination de la maladie, qui ont été réalisés dans le but d'atteindre, voire de dépasser les OMD, le MAWG et d'autres mécanismes clé du Partenariat ont organisé une réunion qui avait pour thème «le positionnement de la question du paludisme dans le programme global de développement». Alors que la plateforme de plaidoyer doit constamment s'adapter pour refléter la Stratégie technique mondiale (GTS) et le GMAP II, il a été admis, à un haut niveau décisionnel, que le Partenariat devait équilibrer le message sur la lutte contre le paludisme et l'élimination de la maladie, et faire clairement le lien entre paludisme et développement économique, afin de faire appel, dans cet environnement en constante évolution, aux dirigeants appartenant aux différents secteurs du développement. Par conséquent, le MAWG a pris des mesures pour reconfigurer ses axes de travail afin de mieux répondre aux besoins de plaidoyer des pays endémiques, à mesure qu'augmente le besoin de financements nationaux des programmes de lutte contre le paludisme, tout en continuant à délivrer des messages unifiés pour que les partenaires s'engagent sur des questions essentielles, dont la mobilisation des ressources, l'engagement intersectoriel et l'impact du paludisme, les OMD et la transition vers les SDG pour le Partenariat qui réagit face à la transition imminente des OMD vers les SDG et au besoin d'un meilleur alignement des messages dans le domaine de la santé mondiale en générale. II. Fonctions du Groupe de Travail Réunir : le MAWG réunit un groupe de partenaires dont les objectifs de plaidoyer se chevauchent et les priorités se complètent. Si nécessaire, le MAWG crée des axes de travail pour 3

4 mobiliser et mettre en place des activités de plaidoyer et garantir une participation maximum des partenaires. Coordonner : en rassemblant les Partenaires, le MAWG leur fournit un cadre pour coordonner leurs efforts et leurs messages, autour d opportunités de plaidoyer mondiales, régionales et nationales qui ont été hiérarchisées, et garantit une certaine pertinence dans un contexte mondial où la situation du paludisme subit de perpétuels changements. o Le MAWG constitue une plateforme pour le développement et la mise à jour de messages prioritaires unifiés sur la question du paludisme. Faciliter la communication : en rassemblant les Partenaires, le MAWG offre un cadre favorable à la communication et à l apprentissage mutuel. Fonctions principales : o Partage les informations, de manière transparente, via le «listserv» (outil qui gère les listes de diffusion) du MAWG, les téléconférences régulières et les réunions. o Sert de ressource et prodigue des conseils pour les activités de plaidoyer afin de répondre à de nouveaux besoins et à des requêtes spécifiques du Conseil d Administration, du Comité Exécutif et du Directeur exécutif. (par exemple, mettre en contact des partenaires pertinents, donner un avis sur les stratégies et les matériaux relatifs aux activités de plaidoyer, être membre de comités spécifiques ou d'équipes spéciales au sein du Partenariat). o Facilite le renforcement des capacités au niveau national pour améliorer le plaidoyer. o Travaille avec d'autres mécanismes, identifie et promeut les principales opportunités de plaidoyer. III. Rôles et responsabilités a) Membres Les membres du MAWG appartiennent à un certain nombre d institutions dont les intérêts et les activités sont liés à la lutte contre le paludisme et à l'élimination de la maladie, à la politique associée à cette lutte, et à la mise en œuvre de cette lutte, avec des représentants des principales institutions partenaires du RBM et des groupes de plaidoyer qui portent un intérêt certain pour le plaidoyer de lutte contre le paludisme et ont de l expérience dans ce domaine. Il peut y avoir deux types de membres au sein du MAWG : (1) les Membres permanents et (2) les Observateurs. Le MAWG est une assemblée de Partenaires RBM volontaires ; à ce titre, l adhésion est ouverte à tous les partenaires institutionnels qui seraient intéressés, à condition qu ils remplissent les critères pour un des deux types de statut. Membres permanents Les membres permanents représentent leur institution. Chaque partenaire institutionnel qui serait intéressé peut devenir un membre permanent du MAWG s il ou elle répond aux critères suivants : Affiliation à une organisation qui participe, soit à des plaidoyers de lutte contre le paludisme et en faveur de son élimination, soit à la protection de la santé maternelle et des enfants au niveau international, ou encore qui met en place des politiques de lutte contre le paludisme et/ou des activités dans des pays endémiques Niveau approprié d expérience et de crédibilité Maîtrise des activités de plaidoyer démontrée et volonté de participer au Groupe de travail Capacité à financer sa propre participation/présence aux réunions du MAWG, sauf s il bénéficie du soutien financier du Secrétariat du Partenariat RBM ou d un autre partenaire RBM 4

5 Le groupe de membres permanents doit idéalement répondre aux critères suivants : Une répartition géographique équilibrée Une représentation équilibrée des différents groupes d intérêts Une représentation des principales organisations et institutions qui ont un rapport avec les fonctions du MAWG Les co-présidents autorisent l adhésion des partenaires institutionnels qui souhaitent devenir membres permanents et qui remplissent ces critères. Les présidents du MAWG peuvent prendre l initiative de rentrer en contact avec des individus ou des organisations et les encourager à adhérer au MAWG afin d'atteindre la composition idéale. Les rôles et responsabilités des membres permanents incluent : Assister en personne à au moins une réunion du MAWG par an Participer à au moins quatre téléconférences du MAWG ou d un axe de travail par an Participer activement à la mise en œuvre du plan de travail du MAWG à travers un ou plusieurs axes de travail correspondants Cette fonction est à titre bénévole, les membres ne sont pas rémunérés Les membres permanents conservent leur statut jusqu'à ce qu'ils ou elles : démissionnent deviennent incapables d'assumer les responsabilités établies et définies ci-dessus et d'assurer les tâches convenues Observateurs Les individus et les organisations qui sont intéressés, mais qui ne peuvent s engager de la même façon qu un membre permanent, peuvent participer aux réunions du MAWG en qualité d observateur et participer autant que possible, si le président juge leur présence appropriée. Les observateurs n ont pas le droit de voter (voir ci-dessous). b) Président / Co-président Procédure d élection : Deux co-présidents sont élus par les membres du MAWG avant la réunion semestrielle du Conseil d'administration du RBM. Les (co-) présidents sont élus pour une période de deux ans renouvelable. La procédure d élection se doit d être transparente et ouverte à tous les membres permanents du MAWG, avec un vote par membre permanent. Seuls les membres qui participent en personne peuvent voter. Le Secrétariat lancera un appel à nominations/candidatures sous forme d'une notification qui sera envoyée un mois avant les élections. Chaque membre permanent a le droit de nominer une personne ou de se porter lui-même candidat. Deux semaines avant les élections, le Secrétariat vérifiera auprès des personnes désignées que celles-ci sont intéressées et qu elles sont prêtes à se porter candidates. Avant la validation des (co-) présidents par le Conseil, le Secrétariat doit obtenir de leur employeur l assurance formelle qu il accepte les trajets et la charge de travail supplémentaires afférents au rôle de président d un Groupe de travail du Partenariat RBM. 5

6 Les élections se déroulent à bulletin secret et peuvent avoir lieu, soit au cours d'une des réunions du MAWG, soit par vote électronique. Les décisions seront prises à la majorité simple. L élection des (co-) présidents est validée par le Conseil d'administration du Partenariat RBM lors de la réunion semestrielle du Conseil. Leurs rôles et leurs responsabilités incluent : Préparer et présider les appels et les réunions du MAWG (y compris définir l'ordre du jour et valider le lieu) Préparer le plan de travail et le budget annuels, en collaboration avec le Secrétariat RBM (voir cidessous) Examiner les comptes-rendus de réunions Approuver les demandes d adhésion Modifier le cahier des charges, si besoin est Être en communication avec le Conseil d'administration du Partenariat RBM, d autres mécanismes du RBM et le Secrétariat, pour le compte du MAWG c) Secrétariat Le MAWG est aidé par le personnel du Secrétariat RBM, qui agit en qualité de Secrétariat du MAWG. Les fonctions et les responsabilités du Secrétariat incluent : Coordonner et organiser les réunions du MAWG en collaboration avec le (co-) président Mettre à disposition des installations pour les réunions (salles, installations de téléconférences, etc.) pour le MAWG et ses axes de travail, en portant une attention particulière à la participation des partenaires du sud Préparer et diffuser l ordre du jour et les documents de référence, selon les instructions données par les présidents Préparer et diffuser les comptes-rendus de réunions et d'appels Assurer la maintenance du site Internet du Plaidoyer pour la lutte contre le paludisme de RBM, du Calendrier des activités mondiales de plaidoyer, du «listserv» du MAWG, et mettre en ligne les comptes-rendus des réunions et les rapports de progrès Prendre en charge le coût du trajet pour les partisans du sud pour qu ils puissent participer aux réunions et aux activités du MAWG, en accord avec le budget annuel approuvé qui leur est alloué pour cette dépense D autres fonctions de soutien, selon les besoins d) Axes de travail Des axes de travail peuvent être créés pour travailler dans certains domaines spécifiques du plan de travail du MAWG. Les responsabilités seront définies le cas échéant. 6

7 IV. Procédures de travail a) Plan de travail annuel et financement Planification : Le Secrétariat RBM soutient le développement du plan de travail annuel et l établissement du budget annuel afin de garantir une cohérence entre les Groupes de travail. Les plans de travail annuels doivent définir des objectifs SMART : o S - spécifiques o M - mesurables o A - atteignables o R - réalistes o T - temporels Aidé par les (co-) présidents, le MAWG doit développer un plan de travail biennal, et présenter un budget si cela est pertinent, en prenant comme guide le plan de mise en œuvre stratégique du GMAP commandé par le Conseil d'administration du Partenariat RBM. On fait la distinction entre la première et la seconde année du plan de travail et du budget éventuel. La première année, le plan de travail ainsi que le budget doivent correspondre aux fonds établis lors de la réunion semestrielle du Conseil et sont établis pour les 12 mois suivants une fois l accord du Conseil reçu. La seconde année, le plan de travail et le budget éventuel sont donnés à titre indicatif ; ils sont basés sur des projections de financement et révisés après la première année. Les plans de travail et les budgets biennaux sont approuvés en novembre par le Conseil d'administration et sont mis en œuvre ultérieurement par le MAWG. Préparation : Si un budget est nécessaire, les plans d action doivent correspondre aux différents postes budgétaires afin d associer clairement les activités du plan de travail aux ressources monétaires. Si un budget est nécessaire, les plans de travail annuels doivent également spécifier toute ressource financière additionnelle collectée, et assigner clairement cette ressource à des tâches spécifiques. Les dépendances entre les plans d'action doivent être mises en exergue et un ordre de priorité entre les activités doit être établi. Les plans de travail soulignent les interactions nécessaires avec les autres organismes du Partenariat RBM (ex : autres Groupes de travail, réseaux sous-régionaux et partenaires individuels). Le plan de travail, et le budget, le cas échéant, doivent être prêts 40 jours avant la réunion du Conseil d'administration de fin d année, afin que le Secrétariat RBM puisse établir un Plan de travail du Partenariat qui sera révisé par le Comité Exécutif. Le Comité Exécutif peut suggérer des modifications au plan de travail si la situation financière l exige, ou pour mieux refléter les priorités du Partenariat RBM. Mobilisation des ressources : La mobilisation des ressources pour les activités du Groupes de travail relève de la responsabilité de ces derniers. b) Réunions Les réunions des Groupes de travail sont en libre accès, et les observateurs sont les bienvenus, quel que soit leur groupe d intérêt. Le MAWG essaie d inclure des membres de chaque groupe d'intérêts 7

8 du Partenariat RBM. Selon les objectifs d'une réunion particulière ou d'un sujet dont il faut discuter, un consultant extérieur ou un expert peut être invité à titre temporaire. Convocation aux réunions Réunions ordinaires : le président du MAWG convoque les réunions du MAWG, avec le soutien du Secrétariat du MAWG, conformément au programme de travail, et suite à une consultation informelle avec le Secrétariat RBM ainsi que d autres membres du MAWG sur le caractère approprié des dates de réunions proposées. Réunions ad hoc : les réunions sur les questions qui nécessitent un examen urgent par le MAWG seront organisées sur une base ad hoc, si le Conseil du Partenariat ou le Secrétariat les convoque. Types de réunions Dans le but de réduire à la fois le temps passé et les coûts liés aux réunions, le MAWG complètera, si nécessaire, les réunions en face-à-face comme celles tenues dans les locaux d un Partenaire hôte, par des réunions virtuelles (par exemple, téléconférences et visioconférences) du MAWG dans sa globalité ou de ses axes de travail en fonction des besoins. Fréquence des réunions Réunions ordinaires : le MAWG se réunit une fois par semestre et organise une téléconférence tous les deux mois. Un certain nombre de réunions ordinaires sont organisées et tenues sur le site d un partenaire. Réunions ad hoc : ces réunions seront organisées comme indiqué plus haut (cf. Convocation aux réunions). c) Conduite des débats Le quorum du MAWG pour adopter des recommandations est de 80 % des membres permanents. Les observateurs ne sont pas habilités à voter. d) Compte-rendu Le Secrétariat du MAWG rédigera une ébauche de compte-rendu des réunions du MAWG, y compris celles des axes de travail. Le président, et d autres membres choisis selon la thématique de la réunion réviseront ces comptes-rendus dans les deux semaines qui suivent cette réunion. Les (co-) présidents du MAWG transmettront au Secrétariat RBM et au Comité Exécutif les comptes-rendus de la réunion au plus tard deux semaines après celle-ci. V. Rapports et évaluation de la performance Le MAWG prépare des rapports de progrès pour le Directeur exécutif (ou le Comité de la performance désigné) ainsi que des rapports semestriels préalablement à chaque réunion du Conseil d'administration. À chaque réunion du Conseil d'administration, le Comité Exécutif doit sélectionner deux Groupes de travail chargés de présenter un rapport au Conseil et d engager une discussion interactive avec les membres du Conseil sur les problèmes et défis rencontrés, les progrès réalisés jusque là et les futurs objectifs et plans de travail. 8

9 VI. Dissolution des Groupes de travail Les cahiers des charges du MAWG seront évalués par le Conseil tous les deux ans. Le processus d'évaluation se basera sur des critères de performance précis. En d autres termes, le MAWG sera évalué en fonction de sa capacité à accomplir les activités et à atteindre les objectifs et les cibles définis dans les plans de travail annuels. Si la majorité des objectifs ne peut pas être atteinte au cours des deux années du plan de travail et que la participation des membres est faible, si la mission du MAWG a été remplie, ou encore si le Conseil estime que cette mission n est plus utile au nouveau Plan de travail du Partenariat, le Conseil peut alors décider de dissoudre le MAWG. 9

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