Politique de conformité relative à la lutte contre la corruption et la Loi sur les manœuvres frauduleuses étrangères

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1 Politique de conformité relative à la lutte contre la corruption et la Loi sur les manœuvres frauduleuses étrangères Crawford & Compagnie et toutes ses filiales à travers le monde sont soumises à certaines obligations en matière de tenue de dossier financier et anticorruption. Il s agit notamment de l «United States Foreign Corrupt Practices Act», de l «United Kingdom Bribery Act» et de diverses autres lois à travers le monde. Crawford & Compagnie a instauré une politique d entreprise qui proscrit tout paiement illicite, l acceptation de pot-de-vin et tout paiement inapproprié ou contraire à l éthique professionnelle à des fonctionnaires gouvernementaux partout au monde. Notre politique a pour vocation ce qui suit : Aucun dirigeant, employé ou agent de la société n est autorisé à faire, offrir, accepter ou offrir d accepter des paiements ou quoi que ce soit qui a de la valeur, de la part de ou à un représentant d une autorité étrangère en vue d induire ce dernier à influer sur toute loi ou décision gouvernementale d une manière à aider la société, ses filiales ou ses divisions à obtenir ou à retenir des contrats. De plus, chaque dirigeant, employé et agent est obligé par la politique de la Société et la législation applicable de tenir les livres, les registres et les comptes de manière à refléter avec précision et équité toutes les opérations et la disposition des actifs de la Société. Les dispositions de la lutte contre la corruption de la loi FCPA La Loi sur les manœuvres frauduleuses étrangères («FCPA») s applique, en général, à l ensemble des sociétés, des partenariats et des organisations commerciales aux États-Unis, ainsi qu aux personnes agissant au nom de ces entités. Pour les besoins de la présente politique de conformité, la loi FCPA s applique à Crawford & Compagnie et à ses filiales dont la société détient la majorité des actions, y compris ses dirigeants, ses administrateurs, ses agents et ses actionnaires (la «Société»). La loi FCPA proscrit tout versement ou toute offre d un paiement à un «représentant d une autorité étrangère» dans le but d influencer ce dernier de manière à faciliter l obtention ou l octroi de mandats au bénéfice d une entreprise. Le terme «représentant d une autorité étrangère» désigne tout cadre ou employé d un gouvernement, d un ministère ou d une agence d un autre pays ou toute personne agissant dans l exercice officiel de ses fonctions. Les dispositions de la FCPA s appliquent à tout acte ou événement qui est «en vue» d un paiement à un représentant d une autorité étrangère. En outre, la clause de la loi FCPA portant sur les «paiements» est formulée dans le sens le plus vaste. Elle recouvre non seulement le versement réel d une somme d argent, mais aussi l offre, la promesse ou l autorisation d un paiement, ainsi qu une offre, un cadeau, une promesse ou une autorisation de donner «quoi que ce soit de valeur». La loi FCPA s applique également aux paiements versés à des partis politiques étrangers, aux représentants d un parti étranger et aux candidats aspirant à une fonction politique étrangère. 7/7/2011 1

2 Exigences en matière de tenue de registres conforment à la loi FCPA En plus de ses dispositions de la lutte contre la corruption, la loi FCPA exige aussi que les entreprises respectent certaines exigences en matière de comptabilité. Plus particulièrement, la loi FCPA exige qu une entreprise effectue la tenue des livres, des registres et des comptes de façon suffisamment détaillée de manière à refléter avec précision les opérations et les dispositions de ladite entreprise. Afin d assurer une conformité avec ces exigences, il est primordial que les employés et les agents de la société ainsi que toutes les personnes agissant au nom de cette dernière veillent minutieusement à la tenue des registres relatifs à toutes les opérations entreprises dans le cadre des activités de la société. Directives relatives à la conformité Les conséquences du défaut de respecter la loi FCPA et les autres lois anticorruption peuvent être potentiellement désastreuses tant pour la Société que pour ses employés. La violation de la loi FCPA et des lois connexes par un employé de la Société peuvent occasionner à cette dernière des amendes de plusieurs millions de dollars. De plus, l employé est passible d une procédure juridique, d amendes pénales, voire d emprisonnement, ainsi que de mesures disciplinaires imposées par la Société, y compris le licenciement. Veuillez noter que la loi FCPA interdit le paiement direct ou indirect d amendes ou de pénalités par toute société au nom de l individu en cause ayant agi pour ladite société. Nous avons, par conséquent, élaboré des directives relatives à la conformité avec la loi FCPA et les lois connexes. Ces directives ont pour but d assurer la conformité totale avec la loi FCPA et les lois connexes et de maintenir des interactions légales auprès des gouvernements à l échelle mondiale, et ce, tout en insistant sur l importance des codes d éthique. Règles générales Les règles suivantes ont été établies à l intention des employés, administrateurs, agents et actionnaires agissant au nom de Crawford & Compagnie et de ses filiales : Sauf stipulation expresse ailleurs dans le présent énoncé de politique, aucun paiement ou don de quelque nature que ce soit ne peut-être promis, offert ou remis à aucun représentant d une autorité étrangère. Les coûts liés aux repas, au divertissement et à d autres commodités sociales normales à l égard d un représentant d une autorité étrangère sont admis à condition qu ils soient raisonnables et, d une manière ou d une autre, conformes tant aux lois qu aux us et coutumes du pays dans lesquels ces coûts sont engagés dans le cadre des politiques de la Société en vigueur. En outre, la remise de cadeaux à des représentants d une autorité étrangère n est autorisée que si ces cadeaux sont d une valeur modeste et conformes aux lois et 7/7/2011 2

3 coutumes sociales usuelles du pays en cause, ainsi qu aux politiques de la Société. Il est impératif de maintenir en tout temps des registres complets et exacts en vue de démontrer de façon suffisante la conformité avec les règles précitées, la loi FCPA en général et toute autre politique instaurée par Crawford & Compagnie. Considérations supplémentaires Versements de pots-de-vin. Dans certaines parties du monde, il est usuel que les employés du gouvernement reçoivent de soi-disant «pots-de-vin» ou des paiements destinés à «faciliter» ou «accélérer» les actions gouvernementales de routine mises en œuvre par un représentant d une autorité étrangère. La politique de la Société interdit ce type de paiements, sauf dans des circonstances extraordinaires et avec l approbation préalable du service juridique. Dans de rares cas où des préoccupations de santé et de sécurité empêchent par faute de temps l obtention d une approbation préalable ou encore où la loi le prévoit autrement, le directeur du pays est autorisé à verser le paiement, et il doit, par la suite, fournir la documentation y afférente au service juridique à des fins d examen. Partis politiques ou représentants des autorités étrangères. Il est strictement interdit aux employés, aux administrateurs, aux agents et aux actionnaires de verser, à des fins politiques au nom de la Société, des contributions à un candidat ou à un parti politique sans le consentement écrit préalable tant du président et chef de la direction que de l avocat-conseil de Crawford & Compagnie. Rétention des services d un agent. Étant donné que les actions d un tiers agissant comme agent ou représentant d une entreprise peuvent exposer cette dernière à des obligations aux termes de la loi FCPA, il est impératif d user de la plus grande prudence quant à la rétention des services d un tel agent ou représentant. Une enquête adéquate doit être entreprise afin de s assurer que cet agent ou ce représentant n a nullement l intention de s impliquer dans des pratiques douteuses. Lors de la décision d engager un représentant particulier, les facteurs suivants doivent être pris en considération : la réputation et les qualifications du représentant concerné, le bien-fondé de la rémunération et la manière dont celle-ci est structurée, la relation, s il y a lieu, entre les propriétaires et les employés de l entreprise à laquelle le représentant ou le fonctionnaire étranger est rattaché, la présence ou l absence de tout partenaire secret, la volonté du représentant de divulguer en détail sa relation avec nous et la légalité de la relation en vertu de la législation locale. Entreprises publiques propriété de l État. Dans bien des pays, il est de coutume que les fonctionnaires gouvernementaux soient aussi propriétaires ou exploitants d une entreprise commerciale. Bien que la FCPA et les lois connexes ne proscrivent pas le fait d entretenir une relation d affaires avec des entreprises commerciales appartenant ou contrôlées par des fonctionnaires étrangers, toutes les précautions doivent être prises pour éviter toute association avec une telle entreprise dans des circonstances susceptibles de constituer un contournement ou une violation de la loi FCPA. 7/7/2011 3

4 Signaux d alerte Il est strictement interdit à toute personne agissant au nom de la Société de s engager avec des agents, des entrepreneurs, des conseillers, des avocats ou avec quiconque dans des transactions visant ou destinées à permettre à de telles personnes de contourner la loi FCPA ou les lois d un pays étranger. À la lumière de ce qui précède, toute transaction qui semble permettre à toute personne de contourner ces lois doit, par conséquent, être évitée. Parmi les circonstances donnant lieu à des soupçons raisonnables, on retrouve les «signaux d alerte» suivants : - une transaction qui nécessite le versement d un paiement à un tiers en contrepartie de services pour lesquels ce tiers ne semble pas posséder de qualifications ni de capacités; - une déclaration selon laquelle une loi locale particulière qui semble s appliquer à une transaction donnée peut être écartée; - un agent qui offre son aide à la Société dans l obtention d une approbation d un investissement ou d une transaction spécifique en contrepartie d une somme qui semble excessive par rapport aux services rendus; - une demande d effectuer un paiement en espèces ou de verser un paiement directement à un autre individu, dans un compte à numéro ou dans un pays autre que celui où a lieu la transaction; - un conseiller potentiel qui se refuse à des vérifications de références ou à d autres mesures de diligence raisonnables que souhaite prendre la Société ou qui refuse des dispositions contractuelles en prévention de toute dérogation à la loi FCPA; - un collègue ou un supérieur hiérarchique qui propose l inscription d une transaction dans les comptes ou les registres d entreprise afin de dissimuler ou de dénaturer les modalités véritables de ladite transaction; - une omission ou une fausse déclaration par un collègue ou un supérieur hiérarchique quant aux détails relatifs à l utilisation ou au niveau de financement prévu pour un investissement ou une transaction spécifique; - un collègue ou un supérieur hiérarchique qui suggère qu une transaction ne nécessite pas d autorisation de la manière normalement applicable aux transactions de même type et de même valeur; - un agent ou un représentant ayant des liens familiaux connus ou entretenant une relation ou une allégeance politique connue avec les fonctionnaires d un gouvernement ou les représentants d un parti politique susceptibles d influer sur la transaction dans laquelle est engagée la Société; - toute autre circonstance hors de l ordinaire, à caractère indûment secret ou compliqué ou autrement douteuse. Exigence de faire rapport Toute transaction qui pourrait entraîner une violation de la loi FCPA, si insignifiante soit-elle, doit être signalée dans les plus brefs délais au service juridique de la Société ou, si l employé le préfère, par le biais du système confidentiel AlertLine. Tous les rapports seront traités dans la plus stricte confidentialité et ne servent qu aux fins de résolution des problèmes en cause. De 7/7/2011 4

5 plus, ces rapports ne seront divulgués à la direction de la Société et aux personnes autorisées que selon le principe de «besoin de connaître». La Société ne prendra aucune mesure disciplinaire contre une personne ayant fait un rapport en toute honnêteté et de bonne foi. Les employés sont, toutefois, priés de prendre note que l omission de déclarer les actes répréhensibles, connus ou soupçonnés et dont un employé a connaissance, peut, en elle-même, exposer cet employé à des mesures disciplinaires. Informations complémentaires Toutes les questions concernant la loi FCPA, les lois similaires et les exigences de déclaration connexes peuvent être adressées au service juridique. 7/7/2011 5

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