Code de déontologie et d attitude commerciale responsable

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1 Code de déontologie et d attitude commerciale responsable Date de publication : Août 2011 RGIS Canada ULC 5025 Orbitor Drive, Building 4, Suite 400 Mississauga, Ontario N4W 4Y5

2 TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION/DÉCLARATION GÉNÉRALE... 1 Politique de responsabilité sociale de la Société... 1 RESPECT DU CODE... 3 Comprendre le Code... 3 Violations du Code... 3 Rapport de violations : confidentialité... 4 Attestation par un(e) nouvel(le) employé(e)... 5 ATTITUDE ET PRATIQUES COMMERCIALES... 6 Exactitude et conservation des documents de la Société... 6 Biens de la Société... 7 Fraudes et vols... 7 Prévenir le blanchiment d argent... 8 Respect de la vie privée... 8 Renseignements confidentiels... 8 Propriété intellectuelle CONFLITS D INTÉRÊTS Principes généraux Membres de la famille et relations intimes Occasions offertes par la Société Emplois, affiliations et activités externes Cadeaux, gratifications et divertissement Traitement équitable Relations conflictuelles avec des fournisseurs de biens ou de services LOIS ANTITRUST ET CONCURRENCE DELOYALE Lois antitrust Concurrence déloyale ENVIRONNEMENT RELATIONS AVEC LES ORGANISMES GOUVERNEMENTAUX ET D AUTRES ORGANISATIONS En général Contributions et activités politiques Engagement personnel Marchés publics Respect des lois anticorruption Comment répondre au gouvernement et aux tiers Relations avec les médias i

3 FAIRE AFFAIRE À L INTERNATIONAL En général Lois relatives au contrôle des exportations et aux sanctions Importations Interdiction de collaborer à certains boycottages internationaux DISPOSITIONS DIVERSES Emploi de proches Autres relations personnelles Drogues et alcool PROCÉDURES DE DÉNONCIATION... 1 POLITIQUE ANTICORRUPTION DE RGIS... 1 FORMULAIRE D ATTESTATION : CODE DE DÉONTOLOGIE ET D ATTITUDE COMMERCIALE RESPONSABLE... 1 ii

4 INTRODUCTION/DÉCLARATION GÉNÉRALE Il est de notre responsabilité envers nos clients, nos employés et nos fournisseurs, ainsi qu envers tous ceux que notre entreprise rejoint, d adopter un comportement éthique dans le cadre de nos relations commerciales. À titre de principe de saine gestion, la Société croit que la déontologie commerciale, l honnêteté et l intégrité sont à la base de toutes les relations d affaires. Ce Code de déontologie et d attitude commerciale responsable s applique à tous les dirigeants, administrateurs et autres employés de RGIS Holdings, LLC et de ses filiales. À moins que le contexte ne s y oppose, toutes ces personnes sont désignées comme étant des «employés» dans cette politique, alors que RGIS Holdings, LLC et ses filiales sont collectivement désignées «RGIS» ou la «Société». À titre de condition d emploi, tous les employés de la Société doivent adhérer au présent Code de déontologie et d attitude commerciale responsable et aux politiques de la Société et ils doivent adopter un comportement éthique en tout temps. Veuillez communiquer avec le bureau du Vice-président principal des Ressources humaines au (248) ou au si vous avez des questions au sujet de l application ou de la signification d un article de ce Code. Pour faire rapport d une violation réelle ou éventuelle du Code de déontologie et d attitude commerciale responsable, veuillez consulter la procédure prévue à l article des présentes intitulé «Rapport de violation : Confidentialité». Politique de responsabilité sociale de la Société Nous savons que nos activités commerciales ont un impact dans les sphères environnementale et sociale et nous reconnaissons avoir l obligation d exercer ces activités commerciales d une façon socialement responsable. Nos initiatives actuelles cherchent à promouvoir une méthodologie efficace et socialement responsable. Les pratiques prévues ci-dessous précisent comment nous continuerons à atteindre nos objectifs à l avenir. Nous nous engageons à : respecter ou dépasser les exigences juridiques et la règlementation applicable et nous visons à satisfaire les modalités des conventions internationales ayant rapport avec notre entreprise; exercer nos activités en membres responsables de la société, dévoués à l amélioration continue de notre performance et de nos réalisations; fournir un milieu de travail sécuritaire et sain à tous nos employés, que nous tenterons de préserver des blessures et des accidents; ménager l utilisation de ressources naturelles et chercher à minimiser nos impacts environnementaux; respecter les droits de la personne et exiger que nos vendeurs ne fassent appel ni au travail forcé ni au travail des enfants; 1

5 fournir des renseignements sur nos politiques et communiquer ouvertement avec les personnes intéressées; nous assurer qu aucun(e) candidat(e) ou employé(e) ne fasse directement ou indirectement l objet d une discrimination ou d un harcèlement illégal compte tenu de sa race, sa couleur, ses croyances religieuses, ses liens affectifs, son orientation sexuelle, son handicap, son état matrimonial, son âge, son origine nationale, son ascendance, ses renseignements génétiques, ses états de services pour les Forces armées canadiennes ou américaines, son statut d ancien combattant ou toute autre caractéristique protégée par les lois applicables; et nous assurer de l égalité des chances en matière d emploi en ce qui concerne la race, la couleur, les croyances religieuses, le sexe, les liens affectifs ou l orientation sexuelle, le handicap, l état matrimonial, l origine nationale, l ascendance, les renseignements génétiques, les états de services pour les Forces armées canadiennes ou américaines, le statut d ancien combattant ou toute autre caractéristique protégée par les lois applicables. 2

6 RESPECT DU CODE Il faut respecter le Code en tout temps on ne peut invoquer l ignorance de ses dispositions à titre d excuse. Tout comportement illégal ou contraire à l éthique doit être rapidement dénoncé de la façon décrite ci-dessous. Comprendre le Code La Société considère ce Code de déontologie comme sérieux. Tous les employés doivent respecter les normes déontologiques qu il contient et sont obligés de faire rapport en temps utile de tout manquement à ces normes dont ils pourraient être témoins ou dont ils pourraient autrement être avisés. Cela ne constitue pas un acte déloyal, mais une initiative démontrant votre sens des responsabilités et de l équité envers vos collègues de travail, ainsi qu à l égard de nos clients, fournisseurs et membres. Nous n exercerons aucunes représailles à l encontre d une personne qui nous avise de bonne foi d un manquement possible à la loi ou au Code et nous ne tolérerons aucun harcèlement ou intimidation à l encontre d un(e) employé(e) qui ferait rapport d un manquement présumé. Qui plus est, il existe des lois fédérales sur la dénonciation qui visent à protéger les employés dénonciateurs de la discrimination ou du harcèlement lorsqu ils fournissent des renseignements aux autorités gouvernementales ou à leur employeur dans certaines circonstances. Ce Code précise les principes généraux relatifs à l attitude commerciale légale et éthique que promeut la Société. Les employés sont tenus de lire soigneusement ce Code et de le comprendre. Il ne répond pas à toutes les questions possibles que pourrait se poser un(e) employé(e) dans le cadre de ses activités. Il doit donc être appliqué avec bon sens et de façon réfléchie. De plus, dans certaines circonstances, les lois d un pays peuvent établir des exigences qui diffèrent de celles du Code. Nous nous attendons à ce que les employés respectent à la fois toutes les lois du pays où ils se trouvent et les politiques d attitude commerciale de la Société dans le domaine dans lequel ils exercent leurs activités professionnelles. Lorsqu une question déontologique les préoccupe ou qu ils ne savent pas si un comportement donné respecte les normes d attitude commerciale de la Société, les employés doivent consulter leurs superviseurs ou gestionnaires pour leur poser les questions qui leur semblent nécessaires pour comprendre les attentes de la Société à leur égard. Si vous n êtes pas à l aise à l idée de vous confier à votre superviseur ou gestionnaire, veuillez communiquer avec le Viceprésident principal des Ressources humaines. Violations du Code Les employés qui ne respectent pas la présente politique, y compris les superviseurs qui ne détectent pas un acte répréhensible ou font défaut d en faire rapport, pourront faire l objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu au licenciement. Voici quelques exemples de comportements pouvant faire l objet de mesures disciplinaires : agir à l encontre d une politique de la Société; demander à un tiers d agir à l encontre d une politique de la Société; 3

7 faire défaut de dénoncer rapidement un manquement connu ou présumé à une politique de la Société; faire défaut de collaborer à une enquête de la Société portant sur un manquement possible à une de ses politiques; exercer des représailles à l encontre d un autre employé ayant fait valoir une préoccupation portant sur une question d intégrité; faire défaut de démontrer le leadership et la diligence nécessaires pour faire respecter les politiques de la Société et les lois applicables. Il faut comprendre que la violation de certaines de ces politiques peut entraîner la responsabilité civile de la Société et de l employé(e) concerné(e), ainsi que des dommages, des sanctions règlementaires ou des poursuites pénales. Rapport de violations : confidentialité La Société a établi les procédures prévues aux présentes pour permettre aux employés d obtenir de l aide au sujet d un problème, de faire rapport d un manquement au Code ou de discuter d autres difficultés réelles ou éventuelles. Si vous pensez que vous ou un(e) autre employé(e) n avez pas respecté le Code ou une loi, une règle ou un règlement applicable, vous avez la responsabilité d en faire immédiatement rapport à votre superviseur ou gestionnaire et au Vice-président principal des Ressources humaines ou un représentant du bureau du directeur des Affaires juridiques. De la même façon, si vous êtes un superviseur ou un gestionnaire et que vous avez reçu des renseignements d un(e) employé(e) au sujet d un acte qu il/elle croit contraire au Code ou que vous considérez comme contraire au Code, vous devez en faire rapport sans retard en contactant la ligne d assistance déontologique de RGIS au ou en signalant le numéro sans frais (866) au Canada ou aux États-Unis. Tout appelant situé dans un autre pays doit consulter la page web de la ligne d assistance déontologique de RGIS au pour obtenir les instructions internationales de composition téléphonique. La Société a également adopté des «procédures de dénonciation» pour recevoir les plaintes et connaître les préoccupations des employés, membres et tiers au sujet de manquements à la loi, aux règlements ou aux codes de déontologie, y compris quant au contournement des mesures internes de contrôle comptable ou des politiques comptables de la Société, qu il s agisse d éventualités, de tentatives ou de cas réels. Les procédures de dénonciation sont jointes au présent Code de déontologie et d attitude commerciale responsable à titre d Annexe A. Les plaintes en vertu des procédures de dénonciation peuvent être portées confidentiellement ou anonymement par le biais de la ligne d assistance déontologique de RGIS au ou en composant le numéro sans frais (866) au Canada ou aux États-Unis. Tout appelant situé dans un autre pays doit consulter la page web de la ligne d assistance déontologique de RGIS au pour obtenir les instructions internationales de composition téléphonique. Tous les rapports et enquêtes sont traités de façon confidentielle dans la plus vaste mesure possible dans les circonstances. Malgré tous les efforts de la Société pour préserver la confidentialité, certaines circonstances découlant du droit applicable ou d'une procédure judiciaire pourraient obliger la Société à divulguer des communications confidentielles. Dans 4

8 certains cas, le fait de rester anonyme peut accroître la difficulté de faire le suivi de la demande de l employé(e) et de s assurer qu elle soit résolue. Comme cela a été précédemment mentionné, aucun(e) employé(e) ne fera l objet de représailles ou de punition pour avoir fait de bonne foi rapport d un acte d un(e) autre employé(e) présumé illégal ou contraire à la déontologie, tel que le précise le Code, ou pour avoir pris l initiative d aviser la Société d un cas douteux. Attestation par un(e) nouvel(le) employé(e) Tous les nouveaux employés doivent signer une attestation confirmant qu ils ont lu le Code et qu ils le comprennent. Nous exigeons également une attestation annuelle de respect du Code par tous les employés portant un titre équivalent ou supérieur à celui d administrateur de secteur. Tout défaut de lire le Code ou de signer l attestation de confirmation ne vous excuse cependant pas en cas de non-respect. 5

9 ATTITUDE ET PRATIQUES COMMERCIALES On s attend à ce que les employés se familiarisent avec toutes les pratiques et les procédures de la Société. Si vous ne savez pas comment les appliquer à votre cas demandez-le-nous. Exactitude et conservation des documents de la Société Tous les renseignements recueillis et rapportés en notre nom, que ce soit pour nos fins ou pour celles d un tiers, doivent l être avec précision et honnêteté. Tous les registres, factures, documents, comptes, fonds et actifs de la Société doivent être créés et tenus de façon à refléter honnêtement, correctement et de façon raisonnablement détaillée les opérations visées et le déroulement des activités de la Société. Aucune entrée ne doit être faite dans l intention de cacher ou de déguiser la vraie nature d une opération à laquelle la Société est partie. Les employés ayant participé à la préparation des états financiers de la Société doivent agir conformément à nos politiques internes de contrôle et de communication d information et aux principes comptables généralement reconnus, ainsi qu en conformité avec tous les autres règlements, règles, lois et normes comptables applicables, afin que nos états financiers reflètent substantiellement, correctement et complètement les opérations commerciales et la situation financière de la Société. Il est également important que les états financiers et les communications d information qui s y rattachent ne contiennent aucune erreur matérielle. La politique de la Société interdit plus particulièrement à un(e) employé(e) de faire sciemment une déclaration trompeuse, incomplète ou fausse à un comptable ou à un avocat ou d amener un tiers à le faire, dans le cadre d une vérification menée par une entité gouvernementale ou règlementaire, ou lors d un dépôt auprès de cette entité ou d un examen effectué par elle. La politique de la Société interdit aux employés de directement ou indirectement falsifier des documents ou d amener des tiers à le faire, ainsi qu à ouvrir ou à conserver un compte, un fonds ou un bien au nom de la Société, ou un compte non déclaré ou non enregistré, dans une intention trompeuse. Les registres doivent être tenus conformément aux lois, aux règlements et aux exigences contractuelles applicables, ainsi qu à la politique de conservation des documents de la Société. La destruction ou la falsification d un document potentiellement pertinent à une violation alléguée à la loi ou à une enquête gouvernementale peut entraîner une poursuite en entrave à la justice. Dans les circonstances, si un(e) employé(e) a des raisons de croire qu il y a eu violation de la loi (ou que des allégations en ce sens ont été portées) ou qu une enquête criminelle et/ou règlementaire du gouvernement est imminente, il/elle doit conserver tous les registres (y compris les registres informatiques) qui sont pertinents ou qui pourraient le devenir dans le cadre d une enquête, qu elle soit effectuée par la Société ou par une autorité gouvernementale. Qui plus est, si un(e) employé(e) croit que les documents comptables de la Société ne sont pas tenus conformément à ces exigences, il/elle doit le signaler directement à son superviseur, son gestionnaire ou au Vice-président principal des Ressources humaines. 6

10 Cette politique s'applique non seulement aux documents papier, mais également aux documents et aux données stockées électroniquement, telles que des courriels, documents de traitement de texte, tableurs, registres, images et fichiers audio. Biens de la Société Tous les employés doivent protéger les biens de la Société et s assurer qu ils sont utilisés de façon efficace. Les biens de la Société, qu ils soient tangibles ou intangibles, ne doivent être utilisés que par des employés autorisés ou leurs mandataires, et seulement à des fins légitimes d'exploitation de la Société. Les employés n ont pas le droit de voler ou de détourner sciemment les biens de la Société, y compris les renseignements confidentiels de la Société, quelle qu en soit la raison. Les employés ne peuvent pas faire usage de biens ou de renseignements confidentiels de la Société à des fins inappropriées, non autorisées ou illégales. Les employés n ont pas le droit d enlever ou de se départir de choses de valeur appartenant la Société sans l approbation écrite préalable de la Société. Aucun(e) employé(e) ne peut détruire les biens de la Société sans permission. La participation à des activités illicites ou la possession de substances ou d articles illégaux par un(e) employé(e), qu il s agisse de biens ou d activités de la Société ou pas, peut mettre en péril l emploi de l employé(e) pour la Société. À la cessation de leur emploi pour la Société (quel qu en soit le motif), les employés sont tenus de rendre à la Société tous les biens lui appartenant, y compris, notamment, les objets de nature tangible comme les ordinateurs, cellulaires, et téléavertisseurs, et tous les documents (y compris, notamment, les documents ou les données conservés dans des dossiers, sur des disques durs, disques, CD-Rom, lecteurs ZIP, courriels et autres documents, quelle qu en soit le format, électronique ou autre, tout document retiré de la Société, et tous les documents conservés dans les bureaux, résidences, systèmes informatiques résidentiels ou dans les comptes électroniques personnels, dont tous les originaux, exemplaires et reproductions) que les employés détiennent et qui se rapportent de quelque façon que ce soit à la Société (à l exception des documents provenant des dossiers personnels des employés ou de ceux qui se rapportent aux avantages sociaux ou les précisent). Fraudes et vols Les politiques de la Société interdisent les activités de nature frauduleuse et elles prévoient les procédures à suivre pour s assurer que tous les incidents de fraude et de vol soient rapidement rapportés, qu ils fassent l objet d une enquête et de poursuites le cas échéant. Les activités de nature frauduleuse peuvent comprendre tout acte posé par un(e) employé(e) qui crée des dommages à un fournisseur, un client, la Société ou un(e) employé(e). Les employés ont tous l obligation de rapporter les vols ou autres comportements illégaux dont ils sont témoins au Vice-président principal des Ressources humaines. Ils doivent communiquer avec le bureau du directeur des Affaires juridiques ou le vice-président principal des Ressources humaines avant d agir à l encontre d une personne accusée d avoir perpétré la violation alléguée. Ces allégations, si elles sont prouvées, peuvent entraîner le congédiement de l employé(e), la participation d organismes locaux d application de la loi et des poursuites en recouvrement de biens ou de fonds appartenant à la Société. Aucun employé ni mandataire ne peut déposer de plainte criminelle au nom de la Société sans l approbation écrite préalable du bureau du directeur des Affaires juridiques. 7

11 Prévenir le blanchiment d argent La Société s engage à respecter pleinement toutes les lois contre le blanchiment d argent applicables au Canada, aux États-Unis et à travers le monde. À cette fin, chaque unité commerciale de la Société doit obtenir suffisamment de renseignements et de documentation au sujet de clients potentiels, de coentrepreneurs et d entreprises affiliées pour s assurer qu ils participent à des activités commerciales légitimes et que leurs fonds proviennent de sources légitimes. Chaque unité commerciale doit identifier tous les types de paiements habituellement associés à des activités de blanchiment d argent (comme les mandats bancaires ou les chèques de voyage multiples, les sommes d argent importantes ou les chèques au nom d un client provenant d un tiers inconnu) et suivre les règles qui en restreignent ou en interdisent l acceptation. Si un(e) employé(e) repère des activités suspectes qui pourraient laisser croire à du blanchiment d argent, il doit promptement en aviser le Vice-président principal des Ressources humaines avant de continuer l opération en cause. Un(e) employé(e) ne doit jamais participer à une activité de blanchiment d argent. Respect de la vie privée La Société a pour politique de respecter tous les traités, lois et règlements applicables relatifs au respect de la vie privée et à la protection des données, afin de protéger les renseignements personnels appartenant à des employés ou à des clients qu elle recueille ou conserve à leur égard. Les employés doivent protéger les renseignements permettant de reconnaître des employés ou des clients à l encontre d une utilisation ou d une divulgation inappropriée ou non autorisée. Les employés ne peuvent pas obtenir, recueillir, utiliser, traiter, transmettre ou divulguer des renseignements personnels appartenant à des clients ou à des employés d une façon allant à l encontre des politiques de la Société sur le respect de la vie privée ou d une loi ou d un règlement applicables. Les renseignements permettant de reconnaître un individu comprennent, notamment, ses noms, genre, adresse civique, numéro d assurance sociale et autres numéros attribués par le gouvernement, numéros de téléphone, adresse électronique et autres renseignements similaires. Les autres renseignements confidentiels relatifs à l employé comprennent son salaire, ses renseignements médicaux et les renseignements contenus à son dossier d employé(e). Renseignements confidentiels La Société détient un actif de grande valeur constitué de renseignements de nature non publique, confidentielle et exclusive, dont ceux qui se rapportent aux activités actuelles ou anticipées de la Société, de ses fournisseurs, vendeurs, concurrents ou clients (les «renseignements confidentiels»). Les «secrets commerciaux» et le «savoir-faire» font partie des renseignements confidentiels, qui constituent une catégorie plus étendue. Les renseignements confidentiels comprennent, notamment : 8

12 Les logiciels, systèmes, bases de données, documents informatiques, et toutes les données qu ils contiennent y compris, notamment, ceux relatifs au RM-1 or à d autres équipements de collecte de données semblables et les fonctions TCA exclusives de la Société; Les données financières (y compris les investissements, les profits, les prix, les coûts et la gestion comptable); La mise en marché, la publicité et les programmes et stratégies de ventes; Les activités de fusion, d acquisition ou de dessaisissement; Les renseignements sur les employés (y compris leur rémunération, leur recrutement et leur formation); Les plans stratégiques d entreprise. Les employés de la Société doivent protéger la confidentialité de tous les renseignements confidentiels, qu ils proviennent de la Société et/ou de ses fournisseurs, vendeurs, clients ou concurrents ou s y rapportent, que ces personnes aient ou non conclu une entente de confidentialité formelle avec la Société. Les employés ne doivent pas divulguer (même à leur famille) ni utiliser de renseignements confidentiels autrement qu en cas de nécessité absolue au sein de la Société. De la même façon, les employés ne doivent pas tenter d obtenir, d apprendre ou d utiliser des renseignements confidentiels qu ils n ont pas besoin de connaître pour exécuter leurs propres tâches. Cette obligation est valide pendant toute leur période d emploi pour la Société et en tout temps par la suite. Les employés ne doivent pas discuter de sujets de nature confidentielle en présence ou à portée de voix de personnes non autorisées, comme dans l ascenseur (même dans les locaux de la Société), au restaurant, en taxi, en avion ou dans d autres lieux accessibles au public. Les téléphones cellulaires et d autres moyens de communication non sécuritaires doivent être utilisés avec précaution. Si un(e) employé(e) croit que la divulgation ou l utilisation de renseignements confidentiels en dehors de la Société est indiquée pour des motifs commerciaux ou exigée par la loi ou la règlementation, il faut communiquer avec le bureau du directeur des Affaires juridiques avant cette divulgation ou utilisation pour discuter de mesures de protection appropriées. Toutes les sociétés considèrent que leurs renseignements confidentiels sont précieux. Les employés ne doivent pas essayer d obtenir des renseignements confidentiels d un tiers, quel qu il soit, y compris de nos fournisseurs, vendeurs, clients ou concurrents, sans communiquer au préalable avec le bureau du directeur des Affaires juridiques. La Société respecte les renseignements confidentiels de ses concurrents. Un(e) employé(e) ne doit jamais cacher son identité véritable ou ses intentions, ni les représenter faussement, pour obtenir les renseignements confidentiels de tiers. 9

13 Propriété intellectuelle La Société détient des biens de grande valeur sous forme de brevets, d inventions, de technologies, de savoir-faire, d œuvres protégées par droit d auteur, de marques de commerce, de logos, de conceptions de produits, de noms de domaine, de renseignements confidentiels et d autres types de propriété intellectuelle. Les employés doivent donc respecter les exigences et les procédures de la Société pour protéger et préserver toute cette propriété intellectuelle. Droit de propriété : Conformément à l entente signée leur premier jour de travail, tous les employés conviennent de céder à la Société tous les droits de brevet relatif à tout objet brevetable inventé ou découvert dans le cadre de leur emploi, pendant les heures de travail pour la Société et/ou en utilisant des ressources de la Société. Conformément à la loi, la Société est la seule propriétaire des droits d auteur de toutes les œuvres créées par un(e) employé(e) dans le cadre de son emploi, que ces œuvres soient créées au bureau, chez l employé(e) ou ailleurs. Ces œuvres sont considérées comme des «works made for hire» en vertu du droit américain. La Société est la seule propriétaire de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs à ses renseignements confidentiels et à ses systèmes, et de toutes les marques de commerce, logos, conceptions de produits et noms de domaine qu elle utilise. Avis et légendes : Les produits et le matériel de la Société ne peuvent être publiés, distribués et/ou vendus qu avec les avis et les légendes appropriés exigés ou recommandés par la loi (p.ex. les notations,, TM, MC, «patent», «brevet», «patent pending» ou «brevet en instance»). L utilisation de ces avis ou légendes aide à protéger les droits de propriété intellectuelle de la Société contre la contrefaçon. Droits des tiers : La Société respecte la propriété intellectuelle des tiers, y compris celle de ses concurrents. Les employés doivent s abstenir de reproduire, modifier, utiliser ou distribuer (y compris par l Internet ou électroniquement) des logiciels, des bases de données, des sites web ou des documents écrits (y compris des magazines ou d autres articles), dont la propriété intellectuelle n appartient pas à la Société ou n est pas licenciée à ces fins par la Société, sans consulter au préalable le Vice-président principal des Ressources humaines. Cette interdiction vaut même en cas de distribution de matériel à l interne uniquement. La Société a conclu un grand nombre d ententes avec des tiers traitant de l utilisation de leur propriété intellectuelle et l on s attend à ce que tous les employés les respectent. Les employés ne doivent pas enlever d avis de droits d auteur, de marques de commerce ou de brevets du matériel qu ils utilisent. Droits internationaux : Les lois de propriété intellectuelle diffèrent selon le pays. Les employés doivent consulter le Vice-président principal des Ressources humaines avant de s engager dans une activité mentionnée aux présentes ailleurs que dans leur pays d origine. 10

14 CONFLITS D INTÉRÊTS Évitez les conflits d intérêts dans l exécution de vos fonctions et obtenez l opinion de votre superviseur ou du Vice-président principal des Ressources humaines lorsque survient un conflit réel ou potentiel. Principes généraux Un «conflit d intérêts» survient lorsque les intérêts privés d une personne empiètent de quelque façon que ce soit sur les intérêts de la Société dans son ensemble. Une situation de conflit peut survenir lorsqu un(e) employé(e) pose des actes ou détient des intérêts faisant en sorte qu il lui devient difficile de travailler avec objectivité et efficacité. Un conflit d intérêts peut également survenir lorsqu un(e) employé(e) ou un membre de sa famille reçoit des avantages personnels inappropriés compte tenu du poste de l employé(e) pour la Société. Les prêts ou les garanties d obligations à leur profit sont particulièrement préoccupants. Les décisions et les comportements d affaires doivent répondre aux meilleurs intérêts de la Société et de ses membres en général. Les relations avec des fournisseurs, entrepreneurs, clients ou concurrents, réels ou potentiels, ne doivent pas atteindre l indépendance de la Société, ni son bon jugement. À moins de l avoir divulgué au préalable au Vice-président principal des Ressources humaines, les employés ne doivent pas détenir de domaines d intérêts qui sont ou qui semblent incompatibles avec les meilleurs intérêts de la Société. On s attend à ce que les employés n agissent qu au bénéfice de la Société, sans être influencés par un intérêt personnel pouvant découler d autres entreprises, personnelles ou commerciales. Il faut éviter scrupuleusement tous les conflits d intérêts, mais si un conflit est inévitable, il doit être divulgué à la Société à la première occasion. Si vous n êtes pas sûr(e) si vos actes ou vos relations peuvent représenter un conflit d intérêts, communiquez avec votre superviseur ou le Vice-président principal des Ressources humaines pour obtenir des conseils. Tout conflit d intérêts réel ou potentiel concernant un cadre dirigeant ou un directeur doit recevoir l approbation de notre Conseil d administration ou du comité qu il nomme à cette fin. Membres de la famille et relations intimes Des conflits d intérêts peuvent survenir si l on fait affaire avec (ou que l on concurrence) des organisations dans lesquelles des membres de la famille détiennent un intérêt en tant que propriétaires ou un lien d emploi. Les membres de la famille comprennent les conjoints, les enfants, y compris ceux qui sont adoptés et les enfants du conjoint, les pupilles, les parents et grands-parents, les frères et sœurs, les beaux-parents, les oncles, tantes, nièces et neveux et les cousins. Les employés ne peuvent pas exercer d activités au nom de la Société et ne peuvent pas exercer d influence pour amener la Société à faire affaire avec des membres de la famille ou avec une organisation avec laquelle un(e) employé(e) ou un membre de sa famille est associé à moins que cela ne soit spécifiquement approuvé au préalable par un cadre dirigeant la division dans laquelle l employé(e) travaille, ainsi que par le Vice-président principal des Ressources humaines. Les employés ne peuvent pas chercher à obtenir de prêt ou de garantie de la part de la Société, ni en accepter, que ce soit pour eux-mêmes ou pour un membre de leur famille. Ils ne peuvent pas non plus chercher à en obtenir ou à en accepter pour eux-mêmes ou un membre de leur 11

15 famille de la part d une personne physique, d une organisation ou d une entreprise faisant affaire avec la Société ou cherchant à le faire (sauf si le prêt ou la garantie émane d une institution financière ou est négocié de façon indépendante). Les employés doivent promptement déclarer à leur superviseur ou au Vice-président principal des Ressources humaines toute offre ainsi interdite, même s ils la refusent. Occasions offertes par la Société Selon la politique de la Société, les employés ne peuvent pas s arroger d occasions personnelles découvertes dans le cadre de l utilisation des biens de la Société, de ses renseignements ou de sa position, ni utiliser les biens de la Société, ses renseignements ou sa position à des fins de profit personnel. Les employés ont le devoir de faire avancer les intérêts légitimes de la Société lorsque l occasion se présente. Emplois, affiliations et activités externes La première obligation de travail de l employé(e) est envers la Société. Toute activité externe d un(e) non-gestionnaire de la Société, comme un deuxième emploi, un travail autonome, des activités charitables ou du bénévolat, doit être complètement séparée des activités de l employé(e) pour la Société. Les employés ne peuvent pas utiliser les clients, les fournisseurs, le nom, l influence, les biens, les installations ou le matériel de la Société, ni leurs heures de travail ou les services d autres employés pour des activités externes, à moins que la Société ne l ait expressément autorisé, y compris si cela concerne des activités charitables ou bénévoles. Avant de vous engager dans une activité externe qui pourrait avoir un impact négatif sur votre rendement, vous devez discuter de vos projets avec votre superviseur afin de confirmer que l activité envisagée ne va pas à l encontre des meilleurs intérêts de la Société. Un conflit direct entre un travail ou des activités externes et votre emploi pour la Société ne sera pas toléré et pourrait entraîner un congédiement. Les employés ne devraient pas faire concurrence à la Société à moins que cela soit divulgué au Vice-président principal des Ressources humaines et approuvé ou considéré comme étant non significatif. Les employés ne peuvent pas directement ou indirectement détenir d intérêt financier important dans une entreprise qui fait affaire ou cherche à faire affaire avec la Société ou la concurrence à moins qu une approbation préalable écrite portant précisément sur cette question n ait été donnée par le Vice-président principal des Ressources humaines. À titre de guide, un «intérêt financier important» se définit comme la propriété par un(e) employé(e) et/ou des membres de sa famille de plus de 1 % de la valeur des titres/du capital émis d une société ou représentant plus de 5 % des actifs totaux de l employé(e) et/ou des membres de sa famille. Qui plus est, les employés ne peuvent poser aucun des actes suivants sans les divulguer au préalable par écrit à leur superviseur immédiat et au Vice-président principal des Ressources humaines : directement ou indirectement accepter une occasion d affaires, une commission, une rémunération ou une autre mesure incitative de personnes ou d entreprises clientes, vendeuses ou associées d affaires de la Société; 12

16 acquérir des biens ou des services de la Société selon des modalités différentes de celles applicables au public en général ou celles spécifiquement approuvées par la Société; se conduire envers un client, un vendeur ou une autre personne ou entité avec laquelle la Société fait affaire ou cherche à faire affaire d une façon qui puisse laisser croire que son jugement ou sa loyauté envers la Société est affectée. De plus, si un membre de la famille d un(e) employé(e) travaille pour une entreprise qui est ellemême en concurrence avec la Société, cela doit être immédiatement divulgué au Vice-président principal des Ressources humaines. Cadeaux, gratifications et divertissement Les employés ne doivent pas directement ou indirectement accepter de cadeau, de gratification ou de divertissement dont la valeur est plus que nominale (50 $) et qui pourraient influencer les décisions d affaires ou qu on pourrait percevoir comme les influençant. Les employés ne devraient jamais solliciter de cadeau ou de faveur de tierces personnes, entreprises ou sociétés avec lesquelles la Société fait ou pourrait faire affaire. Dans la mesure où un(e) employé(e) est diverti(e) par une tierce partie avec laquelle la Société fait ou pourrait faire affaire, le motif professionnel doit être évident et il ne doit y avoir ni intention ni même apparence d influence indue. Les cadeaux, gratifications ou divertissement qui influencent ou qui donnent l impression d influencer l appréciation commerciale de l employé(e) doivent être évités et refusés. Les cadeaux, gratifications et divertissements considérés comme acceptables sont ceux reflétant les politesses d usage et les pratiques commerciales responsables. Dans certains cas, refuser un cadeau de valeur pourrait offenser la personne qui le fait. C est plus particulièrement vrai lorsque des employés sont invités dans un pays étranger et que le cadeau est offert par le pays dans le cadre d un événement public ou d une autre coutume. Dans de tels cas, l employé(e) s étant fait offrir le cadeau peut l accepter au nom de la Société, puis en faire rapport à un superviseur et le remettre à la Société. Traitement équitable Chaque employé(e) doit s efforcer de traiter équitablement les clients, fournisseurs, concurrents et employés de la Société. Aucun(e) employé(e) ne doit tirer injustement avantage d un tiers par la manipulation, la dissimulation, l abus de renseignements privilégiés, l assertion inexacte de faits pertinents ou un autre traitement ou pratique inéquitable. Relations conflictuelles avec des fournisseurs de biens ou de services La Société encourage les bonnes relations avec les fournisseurs. Les employés ne doivent cependant jamais tirer d avantage personnel, direct ou indirect, d un achat de biens ou de services pour ou par la Société. Les employés dont les responsabilités englobent l achat (que ce soit pour des marchandises, des accessoires, des services, de l immobilier ou autre chose), ou qui sont en contact avec des fournisseurs de biens ou de services ne doivent pas tirer profit de leur situation à des fins personnelles. De la même façon, lorsqu il est nécessaire de retenir les services d une personne ou d une entreprise à des fins de consultation ou de représentation de la Société, il faut faire particulièrement attention de vérifier qu aucun conflit d intérêts n existe entre la Société et la personne ou l entreprise concernée. Un(e) employé(e) ne doit jamais 13

17 recevoir d argent comptant ou l équivalent d un fournisseur, consultant, mandataire ou autre fournisseur de services, et ce, tant directement qu indirectement. Échantillons. Le fait pour un vendeur de distribuer des échantillons à des acheteurs potentiels conformément aux lois applicables constitue une pratique commerciale reconnue. Selon la politique de la Société, seuls les employés chargés de l acquisition de nouveaux produits peuvent accepter une petite quantité d échantillons au nom de la Société dans la mesure requise pour en faire une évaluation raisonnée. 14

18 LOIS ANTITRUST ET CONCURRENCE DÉLOYALE Traitez équitablement tous les clients, fournisseurs et concurrents. La Société s engage à respecter les principes de libre entreprise et de concurrence. Lois antitrust La Société a pour politique de respecter les lois antitrust qui s appliquent à ses activités à travers le monde. Le principe sous-jacent de ces lois est que la personne qui achète des biens dans le marché doit être capable de choisir parmi une variété de produits à des prix concurrentiels sans restrictions artificielles, comme la fixation de prix, les monopoles et les cartels illégaux, les boycottages ou les produits liés. Nous croyons en ces principes de libre entreprise et de libre concurrence et nous y sommes fermement attachés. Certaines violations des lois antitrust sont punissables à titre d infractions criminelles. Les gouvernements du Canada, des États-Unis et d autres pays peuvent également chercher à obtenir des injonctions et des dommages-intérêts au civil. De plus, les parties civiles lésées peuvent poursuivre pour un montant équivalant à trois fois les dommages subis en cas de violation des lois antitrust et obtenir l allocation des honoraires d avocats et des frais du litige. Compte tenu de ces facteurs, il est extrêmement important de respecter les lois antitrust, à la fois pour la Société et l ensemble de ses employés. Les lois antitrust et celles sur la concurrence sont très complexes et volumineuses et elles varient d un pays à l autre. Le résumé du droit applicable ci-dessous devrait aider les employés à reconnaître les situations qui soulèvent des questions possibles à cet égard de façon à leur permettre d aller consulter le Vice-président principal des Ressources humaines. Il est interdit de discuter d un des sujets suivants avec un concurrent, que ce sujet concerne les produits de la Société ou ceux du concurrent : les prix, politiques de prix, taux de location, soumissions, rabais, promotions, profits, coûts, marges, nouveaux produits ou processus, qu ils soient passés, présents ou à venir s ils n ont pas fait l objet de divulgation publique antérieure, les modalités d une vente, les redevances, les garanties ou le choix de la clientèle ou du territoire exploités par l entreprise. Des éléments choisis de ces informations peuvent être discutés avec des concurrents qui sont également nos fournisseurs, mais ces discussions doivent être restreintes au strict nécessaire dans un contexte de fourniture/distribution. Les employés peuvent discuter avec un fournisseur (qui est incidemment un concurrent) de ses propres prix et modalités de vente à la Société. Les employés ne doivent pas discuter avec un concurrent, ni convenir avec lui, des prix que la Société et le concurrent devraient charger à un ou à des clients, ni d'autres modalités (p. ex., le financement) ou conditions de vente. Des prix concurrentiels peuvent être obtenus seulement de sources autres que des concurrents, comme de listes publiées ou de clients communs (mais des clients ne devraient pas délibérément être utilisés comme intermédiaires pour communiquer des renseignements à des concurrents). 15

19 Si, lors d une rencontre d une association professionnelle à laquelle assistent des concurrents de la Société ou leurs représentants, un(e) employé(e) est mis(e) au courant d une discussion formelle ou informelle portant sur un des sujets suivants, il/elle devrait immédiatement quitter la rencontre et en informer le Vice-président principal des Ressources humaines. Cela comprend : Les prix; Les rabais; L exclusion de membres; Les modalités de vente; La répartition géographique des marchés ou celle des produits sur le marché ou les priorités à ces égards; Les soumissions relatives à certains clients ou contrats; Le refus d admettre un membre ou de traiter avec un client; La normalisation des modalités, garanties ou caractéristiques d un produit. Consultez le Vice-président principal des Ressources humaines et les gestionnaires de la haute direction responsables des ventes concernés avant de refuser de vendre à un client ou client potentiel. Même si la Société est libre de choisir ses propres clients, les refus de vendre entraînent souvent des violations réelles ou prétendues aux lois antitrust. Consultez le Vice-président principal des Ressources humaines rapidement lors du processus d évaluation d une fusion, acquisition ou coentreprise proposée. Il est contraire à la politique de la Société de faire dépendre nos achats auprès d un fournisseur de son accord à acheter nos produits et services. Vous ne pouvez pas injustement dénigrer ou descendre les produits ou les services d un concurrent, que ce soit dans la publicité, lors d une démonstration ou en faisant des commentaires médisants ou des insinuations. La Société a pour politique de traiter équitablement tous ses clients et ses fournisseurs et de ne pas les discriminer. Si des renseignements qui pourraient être des secrets commerciaux ou des renseignements confidentiels appartenant à une autre entreprise sont obtenus par erreur, ou si un(e) employé(e) a des questions au sujet de la légalité d un processus de cueillette d information, il/elle devrait rapidement communiquer avec le Viceprésident principal des Ressources humaines. Concurrence déloyale Les lois canadiennes et américaines interdisent les méthodes déloyales de concurrence, ainsi que les pratiques et les gestes déloyaux ou trompeurs. Ces lois, comme les lois antitrust, servent à protéger les concurrents et les clients. Bien qu il soit impossible de faire la liste exhaustive des types de comportements interdits, en voici quelques exemples : la corruption commerciale ou les paiements visant à inciter des tiers à violer un contrat ou à faire des affaires; 16

20 l acquisition des secrets commerciaux d un concurrent à l avantage de la Société par la corruption, le vol ou d autres méthodes illégales; les allégations ou les comparaisons fausses, trompeuses ou médisantes au sujet de leurs concurrents ou de leurs produits et services; les affirmations sans fondement raisonnable au sujet de ses propres services. Ainsi, toutes les déclarations publiques pour et au nom de la Société, y compris celles relatives à la publicité, au matériel promotionnel, aux arguments de vente et aux garanties, doivent être toujours vraies, avoir un fondement raisonnable en fait et n être ni trompeuses ni faites expressément de façon à être facilement mésinterprétées. 17

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