FAQ Import Version 1.2

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1 FAQ Import Version 1.2 Date : 12/07/2012 TalentSoft : From : Jérémy Le Goff Aude-Claire Vervin Rock Zossou jlegoff@talentsoft.com Responsable Consulting Technique Chef de projet RH Consultant Technique

2 Sommaire 1. GENERALITES : SOCLE RH EMPLOYES PROPRIETES CLES PAR ID : PROPRIETES CLES DES INDIVIDUS PAR ID : ORGANISATIONS REFERENTIELS GENERIQUES GPEC REFERENTIELS METIERS PAR ID ITEMS PAR ID DIMENSIONS PAR ID REFERENTIEL COMPETENCES PAR ID REFERENTIELS METIERS DES INDIVIDUS PAR ID MINI-CV FORMATIONS REALISEES EXPERIENCES DIPLOMES DES INDIVIDUS TRADUCTIONS ANNEXES ANNEXE 1 : CHEVAUCHEMENT DES RATTACHEMENTS PPC OU DES RATTACHEMENTS AU REFERENTIEL METIER: ANNEXE 2 : MODIFIER MANUELLEMENT UN FICHIER CSV ANNEXE 3 : LIRE SOUS EXCEL LES LOGS XML DES IMPORTS

3 1. Généralités : Format d import : Les formats d imports sont des fichiers au format CSV. Le séparateur dépend de la culture par défaut paramétrée dans TalentSoft. Pour rappel, en culture Française le séparateur est le point-virgule et en culture Anglaise le séparateur est la virgule. Modes d imports : TalentSoft propose 2 modes d imports : 1) Ajout : Ce mode permet d ajouter une donnée dans TalentSoft, si une donnée similaire (reconnue grâce aux clefs de chaque fichier) la ligne de l import est ignorée. 2) Ajout et Mise à jour : Ce mode permet à la fois d ajouter une donnée ou de mettre à jour une donnée déjà présente dans TalentSoft. Colonnes obligatoires et optionnelles : Les colonnes obligatoires doivent toujours être présentes dans les fichiers alors que les colonnes optionnelles peuvent ne pas l être. Entête : La première ligne d un fichier d import doit contenir le libellé des entêtes. Les entêtes peuvent apparaître dans n importe quel ordre dans le fichier (sauf pour le fichier Employés). Caractères interdits : Les caractères interdits sont: & < >, ; et Caractère d échappement : En CSV, le caractère d échappement est le double guillemet. Vider une donnée: 3

4 Par défaut, TalentSoft ne permet pas de supprimer ou de vider une donnée par import.il faut savoir que la chaîne de caractère vide (ou blanc) ne permet pas de vider la donnée précédemment insérée dans TalentSoft, cette chaîne de caractère permet d indiquer que l on ne modifie pas la donnée déjà présente dans le système Ce système permet une plus grande flexibilité si vous ne souhaitez pas envoyer toutes les données à chaque import. Toutefois, TalentSoft permet de vider les colonnes optionnelles avec la chaîne de caractère suivante : {NULL}. Il faut savoir que cette chaîne de caractère est personnalisable si besoin. 4

5 2. Socle RH 2.1. Employés Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Employees Employés Employees_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : L employé est la donnée clef de TalentSoft, il représente votre collaborateur. Règles : Un employé est identifié par son login (colonne username) et son matricule (colonne employeenumber) ainsi il est interdit d avoir deux collaborateurs possédant deux logins identiques et/ou deux matricules identiques. De plus, afin d éviter la création de doublons, TalentSoft détecte la création de personne qui ont les mêmes caractéristiques suivantes : - Même Prénom - Même Nom - Même Date de Naissance Toutefois, si les personnes sont de vrais homonymes, on peut exceptionnellement créer ces personnes soit par interface graphique ou par import via un droit qu un Administrateur RH activera de manière temporaire. Particularités : Colonnes BirthPlaceCountryCode et CountryCode : Ces colonnes doit être remplies avec le code ISO alpha-3 (cf. Colonne RefDateEnd : Cette colonne est à remplir avec la date de sortie du collaborateur. TalentSoft désactivera automatiquement le lendemain matin les collaborateurs dont la date de sortie est inférieure à la date du jour. Colonne MaritalStatus : Cette colonne doit contenir le code client (cf. Import de Génériques, colonne ValueClientCode) de la situation familiale. 5

6 Colonnes refdateadmission et senioritydate : La colonne refdateadmission permet de renseigné la date d entrée réelle dans la société alors que la colonne senioritydate permet d indiquer la date d ancienneté calculée. Nous conseillons de remplir la colonne refdateadmission. La colonne seniortitydate ne sert qu à nos clients ayant pris le module GA. Astuce : L ordre des colonnes username et employeenumber est important puisque la première colonne qui apparaît permet de modifier la valeur de la seconde. Ainsi pour modifier le username, il faut mettre la colonne employeenumber en première et inversement pour modifier le matricule. Si vous ne visualisez pas votre population après un import dans TalentSoft, il faut vérifier vos habilitations. Afin d éviter tout problème de réactivation de compte des personnes sorties qui reviennent, il est fortement conseillé d envoyer une date dans le futur pour la colonne RefDateEnd, cela permet de faciliter la gestion des entrants/sortants/entrants. Erreurs courantes et résolution : «Le username X est déjà utilisé» : Cette erreur arrive lorsqu on tente de changer de login talentsoft et que celui-ci est déjà utilisé par un autre collaborateur. Pour corriger ce problème, assurez-vous que le login n est pas utilisé puis mettez en première position la colonne employeenumber avec le matricule du collaborateur et en seconde position la colonne username avec son nouveau login. «Les roles suivants n'existe pas :..» : Assurer-vous que les rôles existent bien dans TalentSoft. N indiquez pas le rôle «webaccess». «colonne maritalstatus : $XX n'est pas valide pour le référentiel générique : SITFAM.» : Vérifiez que vous avez importé cette valeur via un import de Référentiel Générique ou directement dans TalentSoft via Administration/Données de références/génériques. «La valeur XXX pour la colonne birthplacecountrycode n'est pas l'une des valeurs autorisées.» «La valeur XXX pour la colonne countrycode n est pas l une des valeurs autorisées.» : La colonne indiquée doit contenir un code ISO alpha-3. «Ligne en doublon pour prénom: X, Nom: Y, Date de naissance: Z (voir avec votre contact Talentsoft si cette ligne doit quand même être insérée)» : Un homonyme a été détecté et le système empêche la ligne d être créée dans le système. Vérifiez que la personne est bien un homonyme et si tel est le cas contacter votre contact TalentSoft. 6

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8 2.2. Propriétés clés par ID : Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique PPC par ID Propriétés clé par ID KeyProperties_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Une propriété clé est une structure arborescente représentée et identifiée dans cet import par la colonne idreferentiel. Une propriété clé est composée de nœuds. Un nœud de propriété clé est défini par un libellé et un code client qui sont tous deux maîtrisés par le client. Règles : Un code client est unique au sein d une même propriété clé. Un libellé de nœud doit être unique pour le même nœud père. Structure autorisée - Libellé1 o Libellé2 o Libellé 3 - Libellé 2 Structure interdite - Libellé1 o Libellé2 o Libellé 3 o Libellé 2 - Libellé 2 Astuce : Il est possible de créer une propriété clé en remplissant une ligne de l import en indiquant seulement les colonnes idreferentiel et nomnoeud. Cette même ligne vous permettra de modifier le libellé de la propriété clé. Voici un exemple : 8

9 idreferentiel idnoeud idnoeudpere nomnoeud $01LOCALISATION Localisation Cette ligne va créer une PPC nommée Localisation et dont le code client sera $01LOCALISATION. Question(s) fréquente(s) : Comment puis-je déplacer un nœud de propriété clé? TalentSoft déconseille fortement le déplacement de nœud dès lors qu il y a eu des rattachements vers des collaborateurs. Nous conseillons de rendre inactif l ancien nœud et en ajoutant à son libellé un mot indiquant l inactivité du nœud (par exemple, en ajoutant «(fermé)» ou «(clos)») puis de créer le nouveau nœud en respectant les règles des propriétés clés. Toutefois, une option permet de déplacer les propriétés clés par import. Elle est activable par la fiche Entreprise dans TS Administration : ImportMovePPC. Il faut mettre «True» pour activer le déplacement et «False» pour le désactiver. Comment faire pour changer un code client de nœud (idnoeud) ou le code client (idreferentiel) de la propriété clé? Cette opération est impossible par import mais elle peut être réalisée par interface graphique via le module TS Administration/Propriété clé. Pour toute modification massive, il faudra s adresser directement à votre contact TalentSoft. Puis-je ajouter des valeurs dans une PPC après la mise en production? Oui cela est possible à condition que ces ajouts respectent les règles sur les PPC (voir ci-dessus). Erreurs courantes et résolution : «Le référentiel XXX n'existe pas» : Vérifier que le code idreferentiel est bien lié à une Propriété Clé. Si la propriété clé n est pas encore crée, il faut ajouter une ligne dans votre fichier en remplissant seulement les colonnes idreferentiel et nomnoeud. «YYY (XXX) déjà présent» «Un noeud ' YYY existe déjà à la racine du référentiel» (où YYY est le libellé d un nœud et XXX son code) : 9

10 La ligne ne respecte pas la règle des propriétés clés, c est-à-dire que pour un père donné il n est pas possible d avoir deux nœuds qui portent le même libellé même si ceux-ci ont deux codes clients différents. Pour résoudre ce problème, il faut soit : 1) Changer le libellé d un des nœuds 2) Vérifier dans votre système source que cette valeur est bien sous le nœud père indiqué. «Déplacement du noeud XXX (YYY) impossible : Risque de perte de données d'historique» (où YYY est le libellé d un nœud et XXX son code) : Vous essayez de déplacer un nœud dans la propriété clé. Pour résoudre ce problème, voir le paragraphe ci-dessus : Question(s) fréquente(s) : Comment puis-je déplacer un nœud de propriété clé? «Le noeud parent XXX n'existe pas» : Vérifiez que le code idnoeudpere existe bien dans votre fichier ou dans TalentSoft. 10

11 2.3. Propriétés clés des individus par ID : Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique PPC des Individus par ID Propriétés clés des individus par ID IndivPPCs _InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Ce fichier d import permet de relier un employé à une valeur de propriété clé. Ce rattachement peut être daté. Astuce : Votre système maître ne contient pas les dates de début et de fin des rattachements alors sachez que si vous n indiquez pas les dates de début alors TalentSoft indiquera automatiquement la date de l import comme date de début. Le système d import empêche les chevauchements de dates ainsi si deux rattachements se chevauchent dans le temps, le système ne créera qu un seul rattachement en prenant la date la plus ancienne comme date de début et la date la plus récente comme date de fin.(cf. Annexe 1 pour de plus amples explications) Question(s) fréquente(s) : «Est-ce qu une personne peut être rattachée à plusieurs valeurs d une même PPC?» Oui cela est possible et même conseillé si vous souhaitez importer des historiques de valeurs. Il est même possible qu une personne soit rattachée à plusieurs valeurs sur un même intervalle de date. De plus, une personne peut être rattachée à une même valeur plusieurs fois sur des périodes de temps non consécutives sinon le système appliquera le principe des chevauchements. «Puis-je interdire de mettre pour une personne donnée et une même période deux valeurs d une même PPC?» Le produit ne le permet pas directement. Néanmoins, il est possible via des scripts nocturnes de faire en sorte d avoir qu une valeur active sur une période donnée en clôturant la plus ancienne des valeurs par la date de début de la valeur la plus récente. 11

12 Erreurs courantes et résolution : «Date de fin antérieure à la date de début» : Vérifiez que votre date de début est bien plus ancienne que votre date de fin. «Individu XXX inexistant» : Vérifiez que le username de votre collaborateur existe bien dans TalentSoft ou dans vos fichiers d imports collaborateurs. «Référentiel PPC XXX inexistant» : Vérifiez que le code indiqué dans la colonne idreferentiel est bien rattaché à une propriété clé dans TalentSoft. Sinon il faut la créer via un import de propriétés clés par ID. «PPC YYY inexistante"» : Vérifier que le nœud indiqué dans la colonne idnoeud est bien présent dans la propriété clé identifiée dans la colonne idreferentiel. Sinon il faut créer le code valeur dans un import de propriétés clés par ID. 12

13 2.4. Organisations Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Organisations par ID Organisations Organizations_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Une organisation représente un arbre hiérarchique de collaborateurs. Règles : Une organisation n accepte pas de cycle ainsi un manager ne peut pas être son propre N-1 direct ou indirect au sein de la même organisation. Structure autorisée - J Dupont o A Moulin N Millat Structure interdite - J Dupont o A Moulin N Millat J Dupont Particularités : Plusieurs personnes peut-être en tête de l organisation hiérarchique. Il faut savoir que toute personne n ayant pas au moins un N-1 sera placée en haut de l organisation Hiérarchique. La colonne «nomorganisation» doit contenir le libellé d organisation, qui doit être crée au préalable dans TalentSoft. Ainsi, il est possible au sein d un même fichier d import de gérer plusieurs arbres hiérarchiques de personnes. Astuces : 13

14 Vous souhaitez faire apparaître des collaborateurs dans votre organisation qui n ont pas de responsabilité hiérarchique et qui n ont pas de manager : - il suffit d indiquer une ligne en remplissant «nomorganisation» et «nomutilisateur» ou «matriculeutilisateur» et en laissant à blanc la colonne «nomutilisateursup» ou «matriculeutilisateursup» Vous n êtes pas obligé d indiquer les têtes de l organisation avec une ligne qui remplit les colonnes «nomorganisation» et «nomutilisateur» ou «matriculeutilisateur» et en laissant à blanc la colonne «nomutilisateursup» ou «matriculeutilisateursup». Le système va automatiquement détecter les personnes en haut de l organisation, à condition qu elles aient des collaborateurs sous responsabilité. Erreurs courantes et résolution : «Organisation XXX en doublon dans la base de données» Cette erreur nécessite une action de la part de TalentSoft, merci de vous rapprocher de votre contact TalentSoft et/ou de créer un ticket d anomalie dans TS Support en y ajoutant votre fichier d import. «L'organisation XXX n'existe pas.» L arbre hiérarchique n existe pas. Il vous suffit de le créer en passant par TS Evaluation/Organisation et d ajouter l organisation avec le libellé que vous souhaitez. Attention il faut que le libellé corresponde au contenu de la colonne «nomorganisation» qui provoque cette erreur. Si l organisation existe, vérifiez que vous n avez pas fait de faute de frappe dans le libellé de l organisation dans votre fichier. «Le collaborateur supérieur 'XXX' n'existe pas» Le collaborateur XXX n est pas présent dans TalentSoft, il faut : 1) Vérifier que le login/matricule indiqué existe bien dans le système 2) Vérifier s il n y a pas de fautes de frappes dans le login/matricule utilisé «Impossible d'ajouter le collaborateur 'XXX' sous lui-même» Selon les règles de gestion de l import Organisation, les cycles sont interdits. Il est donc interdit de d indiquer qu un collaborateur est son propre supérieur. Si vous souhaitez mettre une personne dans l organisation qui n a pas de collaborateurs, il suffit d indiquer une ligne en remplissant «nomorganisation» et «nomutilisateur» ou «matriculeutilisateur» et en laissant à blanc la colonne «nomutilisateursup» ou «matriculeutilisateursup» 14

15 «L'ajout du collaborateur XXX sous YYY provoquerait un cycle dans l'organisation» Selon les règles de gestion de l import Organisation, les cycles sont interdits. Il faut vérifier dans votre fichier si le manager (colonne «nomutilisateursup» ou «matriculeutilisateursup») de la ligne incriminée n apparait pas plus haut sous le collaborateur (colonne «nomutilisateur» ou «matriculeutilisateur») de manière indirect. Pour cela, il vous suffit de rechercher toutes les lignes qui listent votre manager. Avec ces lignes, il vous faut reconstituer l arbre afin de repérer la ligne initiale qui aurait pu provoquer le cycle. Si votre fichier ne contient pas le manager incriminé, c est que votre manager est déjà placé dans l organisation dans TalentSoft : - Si vous êtes certain que votre fichier est correct, il faut vous connecter sur TalentSoft dans TS Administration/Employés et allez sur la fiche du manager incriminé et retirez-le manuellement de l organisation puis rejouer votre fichier. «Plusieurs lignes dans cet import traitent de l'individu XXX dans l'organisation YYY» Cette ligne informative vous prévient que votre fichier fait apparaître le collaborateur XXX sur plusieurs lignes ainsi il sera placé sous le manager de la ligne située au plus bas de votre fichier. 15

16 2.5. Référentiels Génériques Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique GenericRepository Référentiel générique GenericsIE_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Ce fichier d import permet d importer des listes de valeurs représentées dans TalentSoft par des listes déroulantes. Les listes de génériques sont gérées par TalentSoft. Les codes des listes sont à mettre dans la colonne ListClientCode. Ce fichier est notamment utile pour charger les situations familiales(sitfam) et les écoles (ECOLE) dans TalentSoft. Règle : Il n est pas possible d ajouter une liste de génériques dans TalentSoft, TalentSoft est et restera maître du code des Génériques (cf la colonne ListClientCode). Le client peut néanmoins charger ses valeurs et leurs codes associés. Astuce : La liste exhaustive des codes est présente dans TalentSoft dans TS Administration/Données de références. La colonne EquivNum vous permet de transcrire une valeur textuelle en chiffre. La colonne Classement vous permet de définir l ordre d apparition des valeurs dans les interfaces graphiques. Erreurs courantes et résolution : «Le contenu AA du champ BB n'est pas une valeur correcte. Liste de valeurs possibles :..» : Cela signifie que la colonne ListClientCode a mal été remplie. Merci de vous assurer du code de la liste en allant dans TS Administration/Données de références, valeur entre parenthèses. 16

17 «Le contenu '{0}' du champ '{1}' n'est pas un chiffre entier» Merci de vérifier que vous n avez pas de chiffre à virgule dans les colonnes EquivNum et Classement. 17

18 3. GPEC 3.1. Référentiels Métiers par ID Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Référentiel Métiers par ID Référentiel Métiers par ID JobsRepository_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Représente l organisation de votre Référentiel métier. Dans TalentSoft, le premier niveau se nomme Famille, le second Emploi et le troisième Poste. Ces libellés sont bien sûr personnalisables. Un référentiel métier est une structure arborescente représentée et identifiée dans cet import par la colonne idreferentiel. Nous nommerons le contenu d un référentiel métier : nœuds. Un nœud de référentiel métier est défini par un libellé et un code client qui sont tous deux maîtrisés par le client. Règles : Un code client est unique au sein d un référentiel métier. Un libellé de nœud doit être unique dans tout le référentiel. Structure autorisée - Libellé1 o Libellé2 o Libellé 3 - Libellé 4 Structure interdite - Libellé1 o Libellé 2 o Libellé 3 o Libellé 2 - Libellé 3 Astuce : 18

19 Il est possible de créer un référentiel métier en remplissant une ligne de l import en indiquant seulement les colonnes idreferentiel et nomnoeud. Cette même ligne vous permettra de modifier le libellé du référentiel métier. Question(s) fréquente(s) : Comment puis-je déplacer un nœud de référentiel métier? TalentSoft déconseille fortement le déplacement de nœud dès lors qu il y a eu des rattachements vers des collaborateurs. Nous conseillons de rendre inactif l ancien nœud et en ajoutant à son libellé un mot indiquant l inactivité du nœud (par exemple, en ajoutant «(fermé)» ou «(clos)») puis de créer le nouveau nœud en respectant les règles des référentiels métiers. Toutefois, une option permet de déplacer les valeurs de référentiel métier par import. Elle est activable par la fiche Entreprise dans TS Administration : ImportMovePPC. Il faut mettre «True» pour activer le déplacement et «False» pour le désactiver. Comment faire pour changer un code client de nœud (idnoeud) ou le code client (idreferentiel) de la propriété clé? Cette opération est impossible par import mais elle peut être réalisée par interface graphique via le module TS Planification/Référentiel Métier. Pour toute modification massive, il faudra s adresser directement à votre contact TalentSoft. Erreurs courantes et résolution : «Le référentiel XXX n'existe pas» : Vérifier que le code idreferentiel est bien lié à un référentiel métier. Si le référentiel métier n est pas encore crée, il faut ajouter une ligne dans votre fichier en remplissant seulement les colonnes idreferentiel et nomnoeud. «YYY (XXX) déjà présent» «Un noeud ' YYY existe déjà à la racine du référentiel» (où YYY est le libellé d un nœud et XXX son code) : La ligne ne respecte pas la règle des référentiels métiers, c est-à-dire qu il n est pas possible d avoir deux nœuds qui portent le même libellé même si ceux-ci ont deux codes clients différents. Pour résoudre ce problème, il faut changer le libellé d un des nœuds «Déplacement du noeud XXX (YYY) impossible : Risque de perte de données d'historique» (où YYY est le libellé d un nœud et XXX son code) : 19

20 Vous essayez de déplacer un nœud dans le référentiel métier. Pour résoudre ce problème, voir le paragraphe ci-dessus : Question(s) fréquente(s) : Comment puis-je déplacer un nœud de référentiel métier? «Le noeud parent XXX n'existe pas» : Vérifiez que le code idnoeudpere existe bien dans votre fichier ou dans TalentSoft. 20

21 3.2. Items par ID Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Items par ID Items par ID Items_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Cet import permet d importer des items. Un item dans TalentSoft permet de noter une personne (par exemple : «Savoir animer une réunion», «Mener un entretien annuel») De manière générale, la plupart des items sont apparentés à des compétences. Règle : Un item doit être unique, c est-à-dire qu on ne peut pas avoir au sein de TalentSoft deux items portant le même libellé même si son identifiant client est différent. Ceci permet au client de ne pas confondre deux items «identiques» et de proposer à leur manager d évaluer leurs collaborateurs sur un mauvais item. Un code client doit être unique au sein des items. Astuce : Généralement, nos clients n utilisent ce format que pour initialiser leurs items afin de leur éviter une saisie qui peut s avérer longue pour un démarrage. Une fois les items initialisés nos clients maintiennent les items par l interface graphique de TalentSoft. Néanmoins, il est tout à fait possible de continuer à gérer les items pas imports. Erreurs courantes et résolution : «ItemA déjà présent, impossible d'insérer 'code client item B'» «' ItemA ' déjà présent, impossible de mettre à jour 'code client item B'» Cela signifie qu un des items que vous essayez de créer/mettre à jour par import entre en conflit au niveau de son libellé avec un item déjà présent dans TalentSoft. 21

22 Pour résoudre ce problème, vous pouvez soit - Renommer votre item dans TalentSoft ou dans votre import si fonctionnellement ces deux items sont différents - Changer le code client de l item dans TalentSoft directement si l item a changé de code dans votre SI RH. (Pour toute opération massive de ce genre, TalentSoft pourra réaliser un devis d exploitation). - Si l item dans TalentSoft ne doit plus être utilisé et qu il doit être remplacé par celui de votre import, il faut d abord renommer et désactiver celui présent dans TalentSoft avant d importer le nouveau. «Le type ne doit pas être null pour 'code client item B'» La colonne type n a pas été renseignée mais est présente dans l import. Il faut soit retirer la colonne et le système créera l item dans le type dont le classement est le plus proche du chiffre 1 ( cf import Référentiels Génériques) ou soit indiquer le code client du type qui correspond à votre item. Un type d item dans TalentSoft correspond à un générique dont le code est TYPE_ITEM. «Il n'existe aucun générique TYPE_ITEM» Il faut d abord créer des valeurs pour le générique dont le code est TYPE_ITEM (cf. import Référentiels Génériques). 22

23 3.3. Dimensions par ID Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Dimensions par ID Dimensions par ID Dimensions_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Les dimensions permettent de regrouper des items dans les formulaires et dans les fiches de postes. Si vous souhaitez gérez votre référentiel de compétences sur votre GPEC, les dimensions seront donc obligatoires. Règles : Une dimension doit être unique, c est-à-dire qu on ne peut pas avoir au sein de TalentSoft deux dimensions portant le même libellé même si son identifiant client est différent. Un code client doit être unique au sein des dimensions. Question(s) fréquente(s) : Puis-je mettre 1 même item dans deux dimensions? Oui cela est tout à fait possible. Erreurs courantes et résolution : «La notation Y n'existe pas.» Cela veut dire que la notation indiquée dans votre ligne de fichier d import n existe pas dans TalentSoft, vérifiez l orthographe de celle-ci et corriger votre fichier d import sinon il vous faudra la créer dans TalentSoft avant de rejouer l import. «La dimension DA est déjà présente, impossible de l insérer, code de DA» «La dimension DA est déjà présente, impossible de mettre à jour, code de DA» 23

24 La dimension DA va à l encontre des règles de gestions édictées ci-dessus. Il vous faut soit renommer votre dimension ou utiliser le code client correspondant à la Dimension déjà présente dans le système. 24

25 3.4. Référentiel compétences par ID Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique _InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Ce fichier vous permet de renseigner quel item sera positionné dans quel poste. Chaque item doit être obligatoirement dans une dimension afin de le rattacher à un poste. Le fichier vous permet donc de faire la liaison entre un poste (ou un autre niveau de votre référentiel métier), une dimension et un item. Ce fichier nécessite d avoir créé au préalable des items, un référentiel métier et des dimensions. Règles : Au sein d une même fiche de poste, il ne peut y avoir qu une seule fois le même item. Cette règle impose donc qu un item ne peut pas être présent dans deux dimensions au sein de la même fiche de poste. Question(s) fréquente(s) : Comment puis-je personnaliser ma compétence pour ce poste en particulier? Pour cela, nous vous conseillons d utiliser la colonne «description» qui vous permettra de personnaliser l item en le transposant directement sur le poste. Nos clients utilisent cette zone soit pour détailler en quoi consiste l item pour le poste décrit ou pour indiquer une aide à l évaluation. Cette zone description est visible dans les formulaires d entretiens, si vous utilisez le composant «Job». Suis-je obligé d indiquer une note requise? Non cela n est pas obligatoire, le champ étant facultatif dans le format d import. Sachez que si votre besoin évolue vous pouvez à tout moment indiquez la note requise pour chaque poste soit par interface graphique dans TalentSoft ou par import. 25

26 Dois-je indiquer les compétences hérités des niveaux supérieurs dans le niveau le plus bas de mon référentiel métier? Oui, TalentSoft ne propose pas un système d héritage automatique par fichier d import. C est-à-dire que vous devez indiquer dans tous les niveaux les compétences. Le système de proposition d héritage n est possible que par interface graphique directement dans TalentSoft. Erreurs courantes et résolution : «Le Référentiel REF01 n'existe pas» Le code du référentiel métier que vous avez indiqué n existe pas dans le système. Vérifiez votre code client ou merci de créer au préalable votre référentiel métier au sein de TalentSoft. «Le noeud N1 n'existe pas» Le code de la valeur du référentiel métier n existe pas ou son orthographe est erronée. Vérifiez votre code client ou merci de créer au préalable votre valeur au sein de votre référentiel métier dans TalentSoft. «La dimension DIM01 n'existe pas» Le code de la valeur de la dimension n existe pas ou son orthographe est erronée. Vérifiez votre code client ou merci de créer au préalable votre dimension dans TalentSoft. «L'item ITEM01 n'existe pas» Le code de la valeur de l item n existe pas ou son orthographe est erronée. Vérifiez votre code client ou merci de créer au préalable votre item dans TalentSoft. «La note NoteA n'existe pas pour la dimension DIM01» Il y a deux sources d erreurs possibles : - La note n existe pas dans TalentSoft ou est mal orthographiée. Vérifiez l orthographe ou créez la note dans TalentSoft. - La note existe bien dans TalentSoft mais elle n est pas dans la notation à laquelle la notation est liée. Ajoutez la note dans la notation liée à la dimension incriminée. «Votre base ne contient de note ou de notation pour la dimension DIM01,la ligne a été ignorée» Il faut obligatoirement que vos notations liées à vos dimensions contiennent au moins une note. 26

27 3.5. Référentiels Métiers des individus par ID Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Référentiel Métiers des individus par ID Référentiel Métiers des individus par ID IndivFEPs_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Ce fichier d import permet de relier un employé à une valeur de référentiel métier. Ce rattachement peut être daté. Règle : Si vous souhaitez évaluer un collaborateur sur son poste (niveau 3), la personne doit être rattachée obligatoirement à une valeur de niveau 3 du référentiel métier par défaut. Astuce : Votre système maître ne contient pas les dates de début et de fin des rattachements alors sachez que si vous n indiquez pas les dates de débuts alors TalentSoft indiquera la date de l import comme date de début. Le système d import empêche les chevauchements de dates ainsi si deux rattachements se chevauchent dans le temps, le système ne créera qu un seul rattachement en prenant la date la plus ancienne comme date de début et la date la plus récente comme date de fin.(cf. Annexe 1 pour de plus amples explications) Question(s) fréquente(s) : «Est-ce qu une personne peut être rattachée à plusieurs valeurs d un référentiel métier?» Oui cela est possible et même conseillé si vous souhaitez importer des historiques de valeurs. Il est même possible qu une personne soit rattachée à plusieurs valeurs sur un même intervalle de date. De plus, une personne peut être rattachée à une même valeur plusieurs fois sur des périodes de temps non consécutives sinon le système appliquera le principe des chevauchements. «Puis-je interdire de mettre pour une personne donnée et une même période deux valeurs d un même référentiel métier?» 27

28 Le produit ne le permet pas directement. Néanmoins, il est possible via des scripts nocturnes de faire en sorte d avoir qu une valeur active sur une période donnée en clôturant la plus ancienne des valeurs par la date de début de la valeur la plus récente. Erreurs courantes et résolution : «Date de fin antérieure à la date de début» : Vérifiez que votre date de début est bien plus ancienne que votre date de fin. «Collaborateur XXX inexistant» : Vérifiez que le username de votre collaborateur existe bien dans TalentSoft ou dans vos fichiers d imports collaborateurs. «Référentiel Métier XXX inconnu» : Vérifiez que le code indiqué dans la colonne idreferentiel est bien rattaché à un Référentiel métier dans TalentSoft. Sinon il faut la créer via un import de Référentiel métier par ID. «Le noeud YYY est inconnu» : Vérifier que le nœud indiqué dans la colonne idnoeud est bien présent dans le référentiel métier identifié dans la colonne idrenferentiel. Sinon il faut créer le code valeur dans un import de Référentiel Métier par ID. 28

29 4. Mini-CV 4.1. Formations réalisées Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Formations réalisées Formations réalisées FormationsRealisees_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Ce fichier d import permet de donner de l information brute sur les formations suivies par un collaborateur. Si vous souhaitez récupérer des données complexes issues du Module Formation, nous vous conseillons d utiliser les imports dédiés à la formation. Règle : Une personne ne peut avoir suivi deux fois la même formation à une même date car la clef de l import va se faire sur l identifiant de la personne (champs nomutilisateur ou matricule), la description de la formation et la date de formation. Astuce : La colonne TYPEFORMATION vous permet de distinguer et de séparer au sein du mini cv TalenSoft les formations réalisées d une personne. Voici les valeurs autorisées : - FormationEntreprise : Permet de stocker l information dans les formations suivies au sein de l entreprise. - FormationHorsEntreprise : Permet de stocker l information dans les formations suivies hors entreprise Par défaut, la valeur de cette colonne sera FormationEntreprise. Question(s) fréquente(s) : Est-ce que je peux charger des formations réalisées et donner la main à mes collaborateurs en parallèle? 29

30 Tout à fait cela est possible, néanmoins pour éviter les doublons, TalentSoft préconise les deux pratiques suivantes : 1) Si vous souhaitez alimenter de manière régulière les formations réalisées à partir de votre SIRH alors nous vous déconseillons de donner la main à vos collaborateurs au sein de TalentSoft. 2) Si votre SIRH ne contient pas les formations ou que vous ne souhaitez pas alimenter TalentSoft avec les formations, alors nous vous conseillons de faire une reprise de données au démarrage du projet puis de donner la main à vos collaborateurs. Est-ce que je peux supprimer des formations réalisées? Non TalentSoft ne permet pas de supprimer des données par imports. Néanmoins, pour des opérations massives de suppression vous pouvez contacter votre contact TalentSoft. Comment puis-je indiquer la durée de la formation? Les formats autorisés sont HH :MM :SS ou du numérique en heures, voici un exemple possible : - 02 :30 :00 ou 2,5, cela permet d indiquer que la formation dure 2 heures et demi Erreurs courantes et résolution : «xxx n'existe pas!» Vérifiez que le login ou le matricule de la ligne en alerte existe bien dans TalentSoft. «Le contenu 'X' du champ 'organisme' est trop long (max: 50)» Il faut réduire la valeur de votre colonne organisme. «"La date Y n'est pas valide"» Vérifier que votre date respecte bien le format de votre culture d entreprise. Pour rappel, le format pour la culture française est JJ/MM/AAAA. 30

31 4.2. Expériences Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Experiences (MiniCV) Expériences TranslationsIE_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Ce format vous permet d importer les expériences de vos collaborateurs au sein du mini CV TalentSoft. Règle : Une personne ne peut avoir deux expériences de même type à une même date donnée car c est ce qui permet à TalentSoft de mettre à jour une expérience. Astuce : La colonne «typeexperience» vous permet de distinguer et de séparer au sein du mini cv TalenSoft les expériences d une personne. Voici les valeurs autorisées : - ExpInterne : Expérience interne à l entreprise - ExpExterne : Expérience externe à l entreprise - ExpExtra : Expérience extra-professionnelle Question(s) fréquente(s) : Est-ce que je peux supprimer des expériences? Non TalentSoft ne permet pas de supprimer des données par imports. Néanmoins, pour des opérations massives de suppression vous pouvez contacter votre contact TalentSoft. Erreurs courantes et résolution : «L'individu de Login 'x' ou de Matricule 'x' n'existe pas.» Vérifiez si le login ou le matricule de la personne existe bien dans TalentSoft. «Le contenu 'Y' du champ ' typeexperience' n'est pas une valeur correcte. Liste de valeurs possibles :» 31

32 Les valeurs possibles pour cette colonne sont indiquées dans la zone astuce ci-dessus. «Le contenu 'Y' du champ ' datedebut' n'est pas une date valide pour la culture :» «Le contenu 'Y' du champ ' datefin' n'est pas une date valide pour la culture :» Vérifier que votre date respecte bien le format de votre culture d entreprise. Pour rappel, le format pour la culture française est JJ/MM/AAAA. «Le contenu 'Z' du champ 'experienceinternationale' n'est pas un du type Vrai/Faux» «Le contenu 'Z' du champ 'manag_equip' n'est pas un du type Vrai/Faux» «Le contenu 'Z' du champ app_codir n'est pas un du type Vrai/Faux» Pour rappel, une colonne de type Vrai/Faux accepte les valeurs suivantes : - Pour vrai : true,oui,y,o,1 - Pour faux : false,non,f,n,0 «Le générique de type ' TYPECONTRAT' et de valeur 'Y' n'a pas été trouvé.» «Le générique de type ' STATUT et de valeur 'Y' n'a pas été trouvé.» Pour les lignes qui remontent ces erreurs, vérifiez que la valeur du générique indiqué existe bien sinon il faut avoir préalablement crée le générique ou l avoir importé avec l import de Génériques par ID. 32

33 4.3. Diplômes des individus Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Diplomes des Individus Diplômes des Individus IndividualsDiplomas_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Ce format vous permet d importer les diplômes de vos collaborateurs au sein de TalentSoft. Le référentiel des diplômes se charge grâce au format de propriétés clés par ID. Astuce : TalentSoft vous conseille de charger d abord votre référentiel de diplôme dans un premier temps (cf. Imports de Propriétés Clés par ID ). Avant de charger le référentiel, nous vous invitons à aller dans TS Administration/Propriétés clés puis de choisir Diplômes dans la liste déroulante puis choisissez Modifier. Ainsi vous pourrez personnaliser le code client de votre référentiel de diplômes avant de réaliser l import de ce référentiel. Si vous souhaitez indiquer dans quels établissements vos collaborateurs ont obtenus leur diplôme, nous vous invitons à charger les établissements dans le Générique de code ECOLE via l import de Génériques par ID. Question(s) fréquente(s) : L école étant obligatoire dans votre format, comment dois-je faire si dans mon SIRH je n ai pas cette information? Dans ce cas, nous vous conseillons de nous envoyer un code ou une même valeur pour tous les diplômes de vos collaborateurs qui correspondra à «Non défini». Erreurs courantes et résolution : «Le collaborateur X n'existe pas» Vérifiez si le login ou le matricule de la personne existe bien dans TalentSoft. 33

34 «Code du diplôme X n'existe pas» Vérifier que le code du diplôme que vous avez indiqué correspond bien à un code de diplôme dans votre référentiel de diplôme. Si ce code n existe pas il vous faut le créer au préalable par import (cf. astuce). «Code de l'etablissement {0} n'existe pas» Vérifiez que le code de l établissement existe bien dans le Générique ECOLE s il n est pas créé il faut l ajouter soit directement dans TalentSoft via TS Administrations/Données de références ou par import. «Etablissement {0} n'existe pas» Vérifiez que le libellé de l établissement existe bien dans le Générique ECOLE s il n est pas créé il faut l ajouter soit directement dans TalentSoft via TS Administrations/Données de références ou par import. «Date d'obtention non reconnu : XX» Vérifier que votre date respecte bien le format de votre culture d entreprise. Pour rappel, le format pour la culture française est JJ/MM/AAAA. 34

35 5. Traductions Onglet dans la Documentation Import/Export : Valeur de la liste déroulante dans TS Administration pour réaliser l import Nommage du fichier pour l import automatique Traductions Traductions TranslationsIE_InsertAndUpdate_x_.csv (où x est le numéro d exécution) Définition : Cet import vous permet de traduire certains termes liés directement à vos données dans TalentSoft. Il faut savoir que par défaut TalentSoft importe vos données dans la culture par défaut mise en place sur TalentSoft ou dans la langue que vous indiquez dans l interface graphique (mode manuel) ou dans le nommage du fichier (mode automatique). Il faut retenir que la traduction va se faire grâce au code client de l objet à traduire (cf. colonne objectclientcode) Règle : L import ne permet pas d ajouter des nouveaux libellés, il doit venir en complément d autres imports. Par exemple, si vous souhaitez traduire des valeurs de Propriétés Clés, il faut d abord faire l import des propriétés clés puis utiliser cet import pour nous indiquer les traductions. Particularité : A la différence des autres imports TalentSoft, cet import impose les données à mettre dans certaines colonnes. Valeurs attendues dans la colonne objecttype : KeyProperty Valeur KeyPropertyNode_{SpecifClientCode} GPEC GPECNode_{SpecifClientCode} Correspondance Permet de traduire les éléments d une propriété clé Permet de traduire les éléments d une valeur de propriétés clé indiquée par {SpecifClientCode}. Par exemple, si votre Propriété Clé de Type de contrat a pour code client $CONTRAT alors il faudra indiquer KeyPropertyNode_$CONTRAT Permet de traduire les éléments d un référentiel métier Permet de traduire les éléments d une valeur d un 35

36 Diploma DiplomaNode_{SpecifClientCode} TrainingCatalogue TrainingCatalogueNode_{SpecifClientCode} ContractType ContractTypeNode_{SpecifClientCode} ContractKind ContractKindNode_{SpecifClientCode} Item référentiel métier indiqué par {SpecifClientCode}. Par exemple, si votre Référentiel Métier a pour code client REFM alors il faudra indiquer GPECNode _REFM Permet de traduire les éléments du référentiel diplôme Permet de traduire les éléments d une valeur d un référentiel diplome indiqué par {SpecifClientCode}. Par exemple, si votre Référentiel Métier a pour code client REFM alors il faudra indiquer GPECNode _REFM Permet de traduire les éléments du catalogue de formation Permet de traduire les éléments d une valeur d un catalogue de formation indiqué par {SpecifClientCode}. Par exemple, si votre Catalogue de formation a pour code client CAT alors il faudra indiquer TrainingCatalogueNode _ CAT Permet de traduire les éléments du référentiel des types de contrats. Permet de traduire les éléments d une valeur du référentiel des types de contrats indiqué par {SpecifClientCode}. Par exemple, si votre Référentiel de contrat a pour code client TYPECONTRAT alors il faudra indiquer ContractTypeNode _ TYPECONTRAT Permet de traduire les éléments du référentiel des natures de contrats. Permet de traduire les éléments du référentiel des natures de contrats indiqué par {SpecifClientCode}. Par exemple, si votre Référentiel de contrat a pour code client NATURE alors il faudra indiquer ContractKind _ NATURE Permet de traduire les éléments des items. Valeurs attendues pour la colonne objectproperty name description Valeurs Description Valables pour les objectype Permet d indiquer qu on veut traduire le nom de l objet Permet d indiquer qu on veut traduire le nom de l objet TOUS TOUS Valeurs attendues pour la colonne language servant à indiquer la langue de traduction Valeurs Descriptions fr-fr Français 36

37 en-gb es-es he-il it-it de-de pt-br zh-cn tr-tr nl-nl Anglais Espagnol Hébreux Italien Allemand Portuguais Mandarin Turc Néerlandais Astuce(s) : Il est tout à fait possible d exporter votre fichier de traduction via TalentSoft et d ensuite traduire dans le fichier d export vos données en mettant la bonne valeur dans la colonne «language» et d importer ce fichier. Erreurs courantes et résolution : «Le type d'objet est incorrect» Vérifiez que la colonne objecttype est remplie correctement selon le tableau ci-dessus. «La propriété de l'objet est incorrecte» Vérifiez que la colonne objectproperty est remplie correctement selon le tableau ci-dessus. «La date est incorrecte» La date indiquée dans la colonne referencedate n est pas correcte par rapport à votre culture d entreprise. En Français, la date doit être au format JJ/MM/AAAA et en anglais elle doit être au format MM/JJ/AAAA. «La culture X n'est pas gérée.» La langue indiquée dans la colonne language ne correspond pas au tableau ci-dessus. «La ressource {0} n'existe pas» 37

38 Cela signifie que la traduction que vous essayez d importer ne peut se faire car la valeur que vous souhaitez traduire n existe pas dans TalentSoft. Plusieurs pistes : 1) Vérifiez que le code client de votre objet à traduire est bien présent dans TalentSoft 2) Vérifiez que vous avez bien importé ou crée dans TalentSoft la valeur à traduire. 38

39 6. ANNEXES 6.1. Annexe 1 : Chevauchement des rattachements PPC ou des rattachements au Référentiel Métier: Note : Les flèches représentent les rattachements d un collaborateur à une valeur de PPC ou du Référentiel Métier dans le temps. L hypothèse de base est que le collaborateur est sur la même valeur de PPC ou de Référentiel Métier. Mode Ajout et Mise à jour Cas1 : Présent dans TS Import Résultat Cas 2 : Présent dans TS Import Résultat Cas 3 : Présent dans TS Import Résultat Cas 4 : 39

40 Présent dans TS Import Résultat Cas 5 : Présent dans TS Import Résultat Mode Ajout : Cas 1 : Présent dans TS Import Résultat Cas 2 : Présent dans TS Import Résultat Cas 3 : Présent dans TS 40

41 Import Résultat Cas 4 : Présent dans TS Import Résultat Cas 5 : Présent dans TS Import Résultat 41

42 6.2. Annexe 2 : Modifier manuellement un fichier CSV Rappel : Format d import : Les formats d imports sont des formats CSV. Le séparateur dépend de la culture par défaut paramétré dans TalentSoft. Pour rappel, en culture Française le séparateur est le point-virgule et en culture anglais le séparateur est la virgule. Problématique : Vous avez un fichier.csv que vous essayez d ouvrir avec Excel. En ouvrant le fichier vous perdez des zéros. Ex :00789 devient 789. Cela modifie complètement le contenu de votre fichier. Vous perdez ainsi des informations qui peuvent s avérer importantes (matricules, numéros de téléphone etc) Solution Pour ouvrir votre fichier CSV, vous avez deux méthodes : Méthode 1 : ouvrir votre fichier csv via Notepad++ 42

43 Notepad++ ouvrira votre fichier tel qu il était lorsque vous l avez enregistré au format CSV. Vous pourrez ensuite le modifier à votre guise. 43

44 2eme méthode : importer les données contenues dans le fichier.csv, dans Excel Procédure à suivre : -Ouvrir un document Excel, -Aller dans le menu «données» A partir du texte En fonction de la version de Microsoft Excel ou de la façon dont ses préférences sont réglées, il arrive que l'ouverture du fichier CSV se fasse d'une façon similaire aux copies d écran utilisées. (Copies d écran réalisées avec Excel 2010) Une fois que vous sélectionnez votre fichier, Un assistant Importation de texte en 3 étapes se lance : Lors de la première Etape, précisez bien que l importation commence à la ligne 1 44

45 Lors de la deuxième Etape, décochez «Tabulation» et cochez «point virgule». Ce choix aussi dépend aussi de la culture du fichier. «;» pour langue française et virgule pour langue anglaise. Lors de la troisième étape, vous devez choisir l option «Texte» pour chaque colonne. 45

46 Cliquez sur «terminer», votre fichier est prêt à être utilisé dans excel. 46

47 6.3. Annexe 3 : Lire sous Excel les logs XML des imports Le compte-rendu des logs d import est disponible directement dans TalentSoft mais nous permettons de le télécharger au format XML. Voici la marche à suivre pour voir les comptes rendu des logs sous Excel : 1. Enregistrer le CR au format.xml en vous connectant à TalentSoft. 2. Ouvrir le fichier sous excel, en faisant un «clic droit», «ouvrir avec», «Microsoft Excel» 47

48 48

49 3. Visualiser les CR sous excel, comme ci-joint FIN DU DOCUMENT 49