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1 20 13 Rapport d activités Pôle de compétences TIC de la Fédération Wallonie-Bruxelles

2 Avant-propos AVANT-PROPOS Michel POULEUR - Administrateur général de l ETNIC L illustration de ce rapport renvoie au développement durable. Ce choix n est pas seulement dicté par l obtention de nos deux étoiles mais, surtout, est motivé par le lien que nous faisons avec notre métier. L avenir de notre société dépendra de l implication de chacun dans les démarches qui contribuent au développement durable. L informatisation de notre société et, en l occurrence, de la Fédération Wallonie-Bruxelles lui permettra de s inscrire pleinement dans le monde de demain. Pour atteindre cet objectif, il faudra y consacrer les moyens nécessaires qui constitueront un investissement pour les générations futures. 3

3 Mot du Président Mot du Président Mot du président LA transparence sur les Activités de l informatique administrative d un pouvoir public est assez rare pour le souligner Philippe LESNE - Président de l ETNIC De par son statut d organisme d intérêt public, l ETNIC est soumis à une série de dispositions garantissant la transparence de sa gestion. Une de ces dispositions consiste en la publication de ce rapport d activité. Cette transparence sur les activités de l informatique administrative d un pouvoir public est assez rare pour le souligner. Comme chaque année, vous avez ainsi l occasion de découvrir la «vie quotidienne» des collaborateurs de l ETNIC et indirectement des administrations qui bénéficient des services de l entreprise ainsi que des nombreux projets réalisés. Parmi ces derniers, pour n en prendre qu un, je citerai le projet Gladis qui a permis de revoir la gestion du centre de prêt de matériel de Nannine. Réalisée avec l aide et l enthousiasme des collaborateurs du centre, la solution implémentée à Nannine a, par après, été étendue à d autres services du ministère. Et la solution continuera à être implémentée dans d autres services en La réussite de ce projet a par ailleurs aussi été soulignée par la Cour des Comptes dans un de ses rapports d audit. Gladis est l exemple type d un projet qui ne fait pas la une des médias. Il permet cependant une meilleure gestion quotidienne et une meilleure gouvernance d un service (le prêt de matériel) critique pour pas mal d organisations en Communauté française. C est un projet qui montre la capacité de l ETNIC à mettre en œuvre des solutions de type ERP * au sein du secteur public francophone et, en ce sens, est un excellent signal pour la partie IT du projet WalComfin à venir. Il montre aussi la capacité des agents du ministère à vouloir faire évoluer leurs outils de travail et leur volonté de gérer les changements qui vont avec. Comme tout projet, Gladis a un coût mais aussi un bénéfice. Le statut actuel de l ETNIC fait que les coûts sont à charge de l ETNIC et le bénéfice au profit de l administration concernée. Ce ne serait pas en soi un problème si la dotation de l ETNIC évoluait régulièrement pour prendre en compte l augmentation des frais de gestion quotidienne de l IT et des nouveaux besoins des administrations. A ce stade, il faut cependant constater que la dotation de l ETNIC n évolue pas en fonction des besoins objectifs et que de plus en plus de projets innovants ou nécessaires pour les administrations se retrouvent en liste d attente. A défaut donc de pouvoir réaliser un maximum de besoins de ses bénéficiaires, l ETNIC continue donc à livrer ses services avec la meilleure qualité possible que je vous laisse découvrir dans les pages qui suivent. Je vous en souhaite une excellente lecture. *ERP : Logiciel de gestion intégrée pour entreprise 4 5

4 Sommaire Sommaire 01 Création de l ETNIC et missions 05 Département DéveloppemenT Organisation de l informatique 12 Données statistiques 12 Réseaux 13 Missions de consultance Organisation Organes de gestion 16 Le Conseil d administration 16 Le Bureau 19 Le Comite de direction 20 Composition 20 Rôle 21 Le Conseil d avis 21 Composition 21 Rôle 21 Organigramme et cadre 22 Organigramme 22 Cadre Fonctionnement Fonctionnement des organes de gestion 30 Le Conseil d administration 30 Le Bureau 32 Le Comité de direction 34 Siege administratif 35 Gestion des opérations 35 Budget, comptabilité et amélioration des outils de gestion financière 36 Marchés publics 38 Gestion du personnel 49 Comité de Concertation de base 51 Webmaster 51 Service des Affaires juridique 52 Service Logistique et Conseil en prévention 52 Secrétariat et administration Département Exploitation Projets 56 Déménagement des serveurs et équipements réseau 56 Migration de la suite bureautique 56 Migration vers Ulis CS V Outil de gestion des batches multiplate formes ($Universe) 57 Pré-étude de la migration DB2 vers UDB 57 Projet VEEAM 58 Nouveau système de stockage SAN, VMware V5 et virtualisation 58 Organisation 58 Mise en œuvre d ITIL 58 IAM - sécurité 59 Gestion des incidents 60 Service desk 60 Téléphonie 61 Infrastructures IT 61 Gestion des capacités et de la disponibilité 62 Postes de travail et téléphonie 62 Serveurs virtuels et physiques 62 Capacités de stockage serveurs 63 Serveur central (mainframe) 63 Durée de sauvegarde pour le serveur central 63 Disponibilité du mainframe 63 Réseaux 64 Production 64 IAM - sécurité 64 Gestion des demandes 64 Postes de travail 64 Téléphonie 65 Réseaux et serveurs 65 Sur mesure 65 Gestion des changements 66 Réseau 66 Mainframe 66 Serveurs 66 Téléphonie 66 IAM - sécurité 67 Transversal 67 Projets transversaux et/ou internes 70 Domaine E2SA 70 Gestion des bases de données et des serveurs applicatifs Websphere 74 Domaine Business Intelligence 74 Domaine Egov 76 Domaine Hors enseignement 81 Domaine enseignement 82 Par service de la FW-B 82 AEF 82 Secrétariat général du MFWB 83 Santé 85 Sports 85 Aide à la jeunesse 86 Culture 86 AGPE 87 AGERS Cellule transversale Architecture d entreprise 92 Audit interne 93 Sécurité de l information 93 Travaux ICEG 93 Page sécurité sur l intranet 93 Charte utilisateur 93 Recommandation CPVP en matière de protection des serveurs et du réseau 93 Cyber surveillance 93 Comité de coordination de la sécurité 94 GTSI restreint 94 GTSI Plénier 94 Contacts avec la Commission parlementaire 94 Relations avec d autres organismes 94 Qualité références et annexes

5 01 Création & missions 01 Création & missions la structure juridique de l ETNIC offre une rapidité décisionnelle et des possibilités de multiples partenariats Par un décret du 27 mars 2002 (M.B., 17 mai 2002), le Conseil de la Communauté française a créé, sous la forme d un organisme d intérêt public, l Entreprise publique des Technologies Nouvelles de l Information et de la Communication (ETNIC) en vue de doter la Fédération Wallonie-Bruxelles d une entité autonome et spécialisée en la matière. La création et la mise en œuvre d une telle entité présente, en effet, un nombre important d avantages pour les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et les organismes d intérêt public qui en dépendent. Sont repris ci-après les objectifs tels que présentés dans le cadre de l exposé des motifs du décret du 27 mars 2002 précité 1 01& création DE L etnic MISSIONS 8 9

6 01 Création & missions 01 Création & missions En premier lieu, le mode de fonctionnement de l ETNIC doit être souple, adapté aux nécessités des projets informatiques et basé sur la poursuite d objectifs concrets. La nature exclusivement publique de l organisme garantit, nonobstant, que ses objectifs soient identiques à ceux qui ont été fixés par le gouvernement et que les fonctions stratégiques restent sous le contrôle de l autorité publique. Ainsi, la structure juridique de l ETNIC, en tant qu organisme d intérêt public, offre à la fois l avantage du maintien de l organisme sous le contrôle du gouvernement et une rapidité décisionnelle dans la mise en œuvre des moyens. De plus, elle garantit une souplesse de statut capable d attirer et de conserver les compétences humaines nécessaires. La création de l ETNIC permet, par ailleurs, d établir une séparation administrative et budgétaire avec les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles de manière à identifier clairement tous les budgets informatiques. Les ressources de l ETNIC sont initialement constituées d une dotation annuelle au budget général de la Fédération Wal lonie-bruxelles et peuvent également être augmentées par des possibilités de recettes liées à son action, voire par des dons ou des legs. Dès lors que ses missions de service ne sont pas compromises, l ETNIC a également la possibilité de collaborer ou de s associer avec des personnes morales de droit public ou privé pour exercer d autres missions informatiques à condition qu elles ne soient pas financées au moyen de la do tation annuelle au budget de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Un partenariat avec d autres entités fédérées peut, par ailleurs, être envisagé dans le cadre de démarches communes à la Fédération Wallonie-Bruxelles et à des entités fédérées. Ces dernières étapes permettraient ainsi de rationaliser la mise en œuvre des projets communs aux entités, comme par exemple, l acquisition du matériel, la gestion de la paie des agents, etc. La cohérence des politiques ainsi développées pourrait en être accrue. Les moyens humains et financiers consacrés aux projets informatiques par les services de la Fédération Wallonie- Bruxelles et les organismes d intérêt public qui en dépendent sont regroupés au sein d une seule structure. Afin d assurer la continuité du service, un transfert vers l ETNIC de membres du personnel du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles, du Service général de l informatique et des statistiques et d autres entités administratives a été opéré selon des modalités déterminées. Ce regroupement permet de garantir la visibilité des projets, d organiser des synergies et de réaliser d importantes économies d échelle (augmentation des volumes, projets ou activités génériques, distribution de base de données et référentiel commun). La centralisation de la gestion des fonctions informatiques garantit, de surcroît, la pro-activité de la structure, le dynamisme et le caractère innovant des solutions techniques. Enfin, la centralisation et le renforcement de la gestion des fonctions clés de l externalisation, sous la responsabilité et le contrôle d un organisme spécialisé comme l ETNIC, garantissent une mise en concurrence efficace des prestataires et la complémentarité des solutions. Les missions de l ETNIC L ETNIC a pour mission de gérer l ensemble des fonctions liées à l informatique pour la Fédération Wallonie-Bruxelles et les organismes d intérêt public qui en dépendent 2. A ce titre, l ETNIC est essentiellement chargée de la spécification et de la traduction des besoins fonctionnels en projets, ainsi que de la réalisation et l exécution d applications pour la Fédération Wallonie-Bruxelles. De manière générale, l ETNIC assure le suivi et le développement de l outil informatique pour les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et des organismes d intérêt public qui en dépendent, en ce compris l évaluation perma nente des solutions techniques et de leur qualité. Les grandes priorités assignées à l action de l ETNIC par le Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles sont : la gestion et la liquidation de la rémunération des membres du personnel des services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et du personnel des établissements scolaires et assimilés, organisés ou subventionnés par la Fédération Wallonie-Bruxelles ; l organisation et le développement du gouvernement électronique en Fédération Wallonie-Bruxelles, dont les servi ces fonctionnels garderont la responsabilité éditoriale ; l organisation et le développement des réseaux, des télécommunications et de l internet au sein de l ensemble de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Afin d accomplir au mieux ses missions, l ETNIC assure, en collaboration avec l École d administration publique, une formation soutenue de son personnel dans le domaine informatique. La spécialisation et la formation continue du personnel de l ETNIC assurent le professionnalisme et la valeur ajoutée apportés par l ETNIC dans l exécution de ses missions. Aux termes de l article 3 du décret du 27 mars 2002 du Conseil de la Communauté française portant création de l ETNIC 3, l ensemble des missions de service public imparties à l ETNIC, pour les services de la Communauté française et des orga nismes d intérêt public qui en dépendent, sont ainsi définies dans les termes suivants : L ETNIC est essentiellement chargée de la spécification et de la traduction des besoins fonctionnels en projets, ainsi que de la réalisation et l exécution d applications pour la FW-B 10 11

7 01 Création & missions 01 Création & missions Organisation de l informatique 1 la spécification, la traduction, le contrôle et la mise en œuvre des besoins fonctionnels des services de la Fédération Wallonie-Bruxelles en projets informatiques ; 2 l acquisition et l inventaire régulièrement mis à jour du matériel informatique nécessaire pour les services de la Fédération Wal lonie-bruxelles ; 3 sur base des données fournies par les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles, la gestion informatique de la rémunération et de la carrière des membres du personnel des services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et du personnel des établissements d enseignement organisés ou subventionnés par la Fédération Wallonie-Bruxelles ; 4 la mise à disposition des ressources informatiques nécessaires au contrôle de l obligation scolaire et au comptage des élèves visé par la loi du 23 mai 2000 fixant les critères énoncés dans l article 39, paragraphe 2 de la loi spéciale du 16 janvier 1989 relative au financement des communautés et des régions ; 5 la mise en place et l organisation d un service de support aux utilisateurs ; collectées par ces autorités ; de même, elle collaborera avec les acteurs concernés par l utilisation des statistiques ; enfin, elle représentera la Fédération Wallonie-Bruxelles au sein du Conseil supérieur de statistiques ; Réseaux 10 l organisation et le développement technique des réseaux, notamment de l internet et de l intranet, et des télécommunications, en ce compris la téléphonie, au sein des services de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Dans l exécution de cette mission, l entreprise publique veille également à prendre en considération les personnes morales et les activités subventionnées par la Fédération Wallonie- Bruxelles ; 11 l organisation et le développement du «gouvernement électronique» pour les services de la Fédération Wallonie- Bruxelles ; Missions de consultance 12 l accomplissement de missions de consultance informatique. Organisation et développement du gouvernement électronique en FW-B Gestion et liquidation de la rémunération des membres du personnel des services de la Fédération Wallonie-Bruxelles et du personnel des établissements scolaires et assimilés 6 le suivi et le développement de l outil informatique, en ce compris la fixation des standards technologiques et de la veille technologique ; 7 le développement, la maintenance, l hébergement ou l exploitation d applications existantes ou futures pour les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles ; 8 la mise en œuvre des accords de coopération relatifs à la matière informatique ; Données statistiques 9 la constitution et la mise à jour d un entrepôt de données strictement anonymes de manière à empêcher, même par regroupement, toute individualisation à partir des données acquises et/ou produites ; la création d un Service des études et de la statistique transversal et commun à l ensemble des services de la Fédération Wallonie- Bruxelles, notamment par les servi ces opérationnels ; le Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles et les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles accèdent, sans délai ni surcoût, aux données ainsi rassemblées et traitées. Les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles sont tenus de transmettre les données dont ils disposent à l entreprise publique ; l entreprise publique transmettra aux autorités compétentes toutes données à caractère statistique re levant des compétences de la Fédération Wallonie-Bruxelles et Notes 1 Décret du 27 mars 2002 du Gouvernement de la Communauté française portant création de l ETNIC (M.B., ). 2 Exposé des motifs du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC 3 Tel que modifié par : décret du 9 janvier 2003 du Conseil de la Communauté française relatif à la transparence, à l autonomie et au contrôle des organismes publics, des sociétés de bâtiments scolaires et des sociétés de gestion patrimoniale qui dépendent de la Communauté française (M.B., 21 février 2003) ; décret du 27 février 2003 instituant l Ecole d administration publique de la Communauté française en service de la Communauté française à gestion séparée et portant diverses mesures modificatives en vue de l instauration d un régime de mandats pour les fonctionnaires généraux dans les services du Gouvernement de la Communauté française, certains organismes d intérêt public qui en dépendent et dans les universités organisées par la Communauté française (M.B., 18 avril 2003) ; décret-programme du 17 décembre 2003 du Conseil de la Communauté française portant diverses mesures concernant les fonds budgétaires, le recouvrement des créances, la RTBF, les experts et les Commissaires aux comptes du Gouvernement, l Ecole d administration publique de la Communauté française, l ETNIC, l aliénation des immeubles domaniaux appartenant à la Communauté française, les institutions universitaires, les statuts des personnels de l enseignement, l enseignement, les centres psycho-médico-sociaux, les centres de vacances, le sport, l éducation permanente et les infrastructures culturelles (M.B., 30 janvier 2004)

8 02 02 Organisation 02 Organisation L ETNIC, constituée en organisme d intérêt public, est gérée par un Conseil d administration et un Bureau nommés par le Gouvernement 4 organisation 14 15

9 02 Organisation 02 Organisation Les administrateurs publics sont nommés pour la durée de la législature Organes de gestion Le Conseil d administration Composition du Conseil d administration Le Conseil d administration est composé de 16 administrateurs publics au plus, d administrateurs de droit et d un secrétaire. >> Les administrateurs publics En exécution de l article 7, paragraphe 2 du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC, les administrateurs pu blics sont nommés par le gouvernement sur la base des candidatures déposées conformément à un appel publié par ce dernier au Moniteur belge et par application de la représentation proportionnelle des groupes politiques reconnus au sein du Conseil de la Communauté française avec application de la méthode d Hondt, sans prise en compte du ou desdits groupe(s) politique(s) qui ne respecterai(en)t pas les principes démocratiques énoncés, notamment, par la Convention européenne de sauvegarde des droits de l homme et des libertés fondamentales, par la loi du 30 juillet 1981 tendant à réprimer certains actes inspirés par le racisme et la xénophobie ainsi que par la loi du 23 mars 1995 tendant à réprimer la négation, la minimisation, la justification ou l approbation du génocide commis par le régime national-socialiste pendant la deuxième guerre mondiale ou toute autre forme de génocide. Parmi les 16 administrateurs publics, le gouvernement peut cependant nommer au plus deux administrateurs indépendants. Les administrateurs publics justifient d une expérience ou d une connaissance ou dans les domaines des missions de l entreprise publique ou en matière de gestion. Au moins 4 d entre eux justifient de compétences informatiques de haut niveau. Les administrateurs publics sont nommés pour la durée de la législature. Ils conservent cependant leur mandat jusqu à leur remplacement effectif lors de la législature suivante. Les incompatibilités visées à l article 4, paragraphe 4 du décret du 9 janvier 2003 relatif à la transparence, à l autonomie et au contrôle des organismes publics qui dépendent de la Fédération Wallonie-Bruxelles s appliquent aux administrateurs publics. Le gouvernement peut révoquer tout administrateur public conformément aux dispositions prévues à l article 6 du décret du 9 janvier 2003 relatif à la transparence, à l autonomie et au contrôle des organismes publics qui dépendent de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Si un administrateur public démissionne, décède, est révoqué ou perd la qualité en fonction de laquelle il a été nommé, il est remplacé selon la même procédure que celle qui a présidé à sa nomination. Le remplaçant achève le mandat du membre qui a démissionné, est décédé ou a été révoqué. En application de l article 7, paragraphe 5 dudit décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC, le gouvernement nomme, parmi les administrateurs publics, un Président et trois Vice-Présidents. Ils appartiennent à des groupes politiques démocratiques différents et sont nommés pour la durée de la législature. Ils conservent cependant leur mandat jusqu à leur remplacement effectif lors de la législature suivante. En cas de parité des voix, celle du Président prévaut. >> Les administrateurs de droit Conformément à l article 7, paragraphe 3 du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC, les administrateurs de droit sont : 1 le Secrétaire général du Ministère de la Fédération Wallonie- Bruxelles ; 2 le fonctionnaire dirigeant de chaque organisme d intérêt public dépendant de la Fédération Wallonie-Bruxelles à l exclusion de celui/celle de l entreprise publique ; 3 les Administrateurs généraux du Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Enfin, en exécution de l article 7, paragraphe 4 du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC, la fonction de secrétaire du Conseil d administration est assumée par le fonctionnaire dirigeant de l entreprise publique, qui assiste aux réunions du Conseil d administration avec voix consultative. >> Mandats et fonctions exercés par les membres du Conseil d administration Par un arrêté du Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles du 29 janvier 2010 portant désignation des membres du Conseil d administration de l ETNIC, ont été nommés en qualité d administrateurs de droit de l entreprise publique : Administrateurs de droit Fonctions exercées Alain BERGER Administrateur général Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Olivier DEGRYSE Administrateur général Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Frédéric DELCOR Secrétaire général Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Anne HICTER Fonctionnaire dirigeante Institut de Formation en cours de carrière (IFC) Jean-Pierre HUBIN Administrateur général Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Dominique VOSTERS Président Conseil Supérieur de l Audiovisuel Benoît PARMENTIER Administrateur général Office de la Naissance et de l Enfance (ONE) André-Marie PONCELET Administrateur général Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles Florence SERVAIS Fonctionnaire dirigeante Fonds Ecureuil Marc VARKAS Administrateur général a.i. Ministère de la Fédération Wallonie-Bruxelles En l arrêté du 29 janvier 2010 du Gouvernement de la Fédération Wallonie-Bruxelles précité, ont par ailleurs été nommés en qualité d administrateurs publics de l entreprise publique, pour un terme de cinq ans : Administrateurs publics Dany VINCE Paul REMOUCHAMPS Michel CHAPEL Daniel CHOPIN René DELCOURT Nicolas SONVILLE Johanna DELAUNOY Philippe LESNE Jean-Pierre VANDEVANDEL John LEWIS Fonctions exercées Vice-Président Vice-Président Président Vice-Président Les administrateurs publics mettent au service de l entreprise leur expérience ou leurs connaissances dans les domaines des nouvelles technologies et de gestion 16 17

10 02 Organisation 02 Organisation Rôle du Conseil d administration En exécution de l article 3 du règlement organique de l ETNIC, approuvé par un arrêté du 28 janvier 2004 du Gouvernement de la Communauté française, le Conseil d administration prend, sans préjudice des pouvoirs attribués à d autres instances par des dispositions légales, décrétales et réglementaires, toutes les mesures susceptibles de contribuer au bon fonctionnement et à l épanouissement de l entreprise, et de réaliser ses objectifs. Le Conseil d administration définit la politique générale de l entreprise Dans ce cadre, le Conseil d administration, notamment : 1 définit la politique générale de l entreprise ; 2 approuve le contrat de gestion aux deux tiers des voix exprimées, avant approbation définitive par le gouvernement ; 3 adopte le tableau de bord permettant l évaluation du contrat de gestion ; 4 adopte : a) annuellement le plan de développement de l entreprise ; b) annuellement le plan directeur ; c) le schéma directeur. 5 établit, sur proposition du Bureau en concertation avec l Administrateur(trice) général(e), les modalités générales de prestations de services avec les services de la Fédération Wallonie-Bruxelles ou tout autre prestataire ; 6 gère le patrimoine, en conformité notamment avec la loi du 16 mars 1954 relative au contrôle de certains organismes d intérêt public ; 17 approuve le cycle de formation destiné aux membres du Conseil d administration ; 18 entérine, le cas échéant, le mandat particulier et impératif donné au(à la) Président(e) par le gouvernement dans une situation de décision stratégique ou de crise ; 19 peut octroyer à un ou plusieurs membres du Conseil d administration une indemnité ponctuelle en vue de l accomplissement d une mission déléguée et ce, compte tenu de l importance de la mission confiée et dans les limites des ressources de l entreprise ; 20 met à la disposition des membres du Conseil d administration, pendant la durée de leur mandat, les outils nécessaires à l accomplissement de leur mission ; 21 saisit le Bureau de toute préparation de dossiers qu il juge utile ; 22 charge le Bureau, le(la) Président(e) ou l Administrateur(trice) général(e) de toute mission qu il juge utile ; 23 délègue toute compétence qu il juge utile au Bureau, au (à la) Président(e) ou à l Administrateur(trice) général(e) ; Le Bureau de l entreprise est composé du Président et des trois Vice-Présidents du Conseil d administration 7 approuve le projet de budget à soumettre à l approbation du Ministre de tutelle et du Ministre du budget ; 8 dresse pour le 30 avril au plus tard le compte de résultat et le bilan de l entreprise et les soumet pour approbation au Ministre de tutelle ; 9 approuve les avis sollicités par ou remis d initiative au gouvernement ; 24 veille à la bonne application et prend les dispositions nécessaires pour faire exécuter ses décisions par le Bureau, l Administrateur(trice) général(e) ; 25 annule toute décision du Bureau, de l Administrateur(trice) général(e) prise en dehors de leurs compétences ou qu il juge nui sible aux intérêts de l entreprise. Le Bureau 10 reçoit, prend acte ou approuve les différents rapports conformément à la législation applicable à l entreprise ; 11 approuve le règlement organique, à soumettre à l approbation du gouvernement ; 12 approuve le règlement d ordre intérieur du Conseil d avis ainsi que ses éventuelles modifications ; Composition du Bureau Aux termes de l article 9 du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC, le Bureau de l entreprise publique est composé du Président et des trois Vice-Présidents du Conseil d administration. En cas de parité des voix, le Président a une voix prépondérante. Le Fonctionnaire dirigeant de l ETNIC siège aux réunions du Bureau avec voix consultative. Il en assure le secrétariat. 13 propose au gouvernement le cadre du personnel de l entreprise et toutes les modifications y relatives ; 14 arrête l organigramme de l entreprise dans les limites du cadre approuvé par le gouvernement ; Conformément aux termes de l arrêté précité du 29 janvier 2010, le Bureau de l ETNIC est composé des membres suivants : Membres du Bureau Philippe LESNE Dany VINCE René DELCOURT John LEWIS Fonctions exercées Président Vice-Président Vice-Président Vice-Président 15 détermine la procédure d engagement et de sélection du personnel sur base des profils de fonctions ; 16 nomme et révoque les membres de la cellule d audit interne ; 18 19

11 02 Organisation 02 Organisation Rôle du Bureau En exécution de l article 17, paragraphe 1 du règlement organique précité de l ETNIC, le Bureau est compétent pour : 1 nommer sur proposition de l Administrateur(trice) général(e), dans le respect du cadre fixé par le gouvernement et de l organigramme fixé par le Conseil d administration, les membres du personnel de l entreprise à l exception des fonctionnaires généraux de l entreprise ; 2 désigner par décision motivée et sur proposition de l Administrateur(trice) général(e) les responsables de projets de rang 12+ ; 3 déclarer vacants sur proposition de l Administrateur(trice) général(e) les emplois à pourvoir par recrutement, promotion, classement de catégorie, transfert ou mutation ; 4 désigner sur proposition de l Administrateur(trice) général(e) le maître de stage pour les candidats à un poste de niveau 1 ou 2+ ; 5 établir les profils des différentes fonctions sur proposition du Conseil de direction ; 6 prononcer les sanctions disciplinaires à l encontre des membres du personnel de l entreprise sur proposition du Conseil de direction ; 7 soumettre au Ministre de tutelle, après passage au Conseil d administration, un projet de nouveau contrat de gestion à l expiration de celui en cours. Par ailleurs, le Bureau est, d une manière générale, chargé en vertu de l article 17, paragraphe 2 dudit règlement organique : 1 d instruire les points soumis au Conseil d administration ; 2 de vérifier l exécution et le suivi des décisions du Conseil d administration et du Bureau ; 3 d exercer toutes les autres compétences qui lui sont attribuées ou déléguées par ou en vertu des dispositions légales, réglementaires ou du règlement organique. Enfin, par délégation du Conseil d administration, le Bureau exerce les compétences suivantes : 1 établir, sur proposition et en concertation avec l Administrateur(trice) général(e), les modalités générales de collaboration avec les services de la Fédération Wallonie- Bruxelles ainsi qu avec les prestataires privés ; 2 préparer, sur proposition de l Administrateur(trice) général(e), le projet de budget de l entreprise ; 3 établir, sur proposition de l Administrateur(trice) général(e), au moins trimestriellement, une situation périodique de la trésorerie et des engagements ; 4 convenir, sur proposition de l Administrateur(trice) général(e), des tarifs à appliquer pour les entités extérieures aux services de la Fédération Wallonie-Bruxelles qui peuvent bénéficier des services ou prestations de l entreprise ; 5 établir, sur proposition de l Administrateur(trice) général(e), la liste des entités pouvant bénéficier de tarifs préférentiels sur base de liens institutionnels, juridiques ou budgétaires entretenus avec la Fédération Wallonie-Bruxelles ; 6 autoriser les services ou prestations à rendre aux entités extérieures aux services de la Fédération Wallonie-Bruxelles ; 7 prendre toute décision en matière de personnel qui n est pas déléguée au(à la) Président(e) ou aux membres du personnel de l entreprise en vertu des dispositions statutaires ou du présent règlement ; 8 exercer toute compétence qui n est pas explicitement déléguée au(à la) Président(e) ou aux membres du personnel de l entreprise en vertu des dispositions légales, statutaires ou réglementaires et qui n est pas reprise à l article 3, paragraphe 2 du règlement organique de l ETNIC, sauf délégation expresse du Conseil d administration. Le Bureau informe le Conseil d administration des actes accomplis dans le cadre des compétences qui lui sont déléguées et lui fournit toutes explications y relatives. Le Comité de direction Composition du Comité de direction Aux termes de l article 42-1er du règlement organique de l ETNIC, sur proposition de l Administrateur(trice) général(e), le Conseil d administration a déterminé à la date du 18 mai 2005, après avis du Bureau, la composition du Comité de direction de la manière suivante : Membres du Comité de direction Michel POULEUR Carine D HAMERS Marie-Pierre DEJOIE En attente de désignation par le Gouvernement Fonctions exercées Administrateur général Directrice générale adjointe Directrice générale adjointe Directeur général adjoint Rôle du Comité de direction En exécution de l article 41 du règlement organique précité de l ETNIC, le Comité de direction a notamment pour mission : la coordination et l échange d informations Le Conseil d avis Composition du Conseil d avis En vertu de l article 17 du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC, le Conseil d avis est composé de membres nommés respectivement par le Secrétaire général et par les fonctionnaires dirigeants des services de la Fédération Wallonie-Bruxelles, de manière à assurer une représentation équilibrée de ces services. La qualité de membre du Conseil d avis est incompatible avec la qualité de membre du Conseil d administration de l ETNIC. Le Conseil d avis de l ETNIC est composé des membres suivants : Membres du Conseil d avis Dominique BARTHELEMY Yolande DELEUZE Amar DERNI Gilles DE STERCKE Philippe LEMAYLLEUX Fanny GILLOTAY Nicole LAEREMANS Michel LALIEU Jacques LEFEBVRE Jean-Luc LEROY Mireille MAUDOIGT Christophe MELON Pierre VELAERTS Alain WALLEE Claude VANWESEMAE Pierre VELAERTS Alain WALLEE Institutions Secrétariat général Rôle du Conseil d avis Le bon déroulement des missions de l ETNIC et la satisfaction de chacun des services visés par ces dernières sont évalués par le Conseil d avis. Ainsi, le Conseil d avis a pour mission de fournir une appréciation à l entreprise publique sur toute question en rapport avec sa mission telle que définie à l article 3 du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC. Les avis sont donnés soit d initiative, soit à la demande de l entreprise publique. AG de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport DG de l Enseignement non obligatoire et de la Recherche scientifique Fonds Ecureuil la préparation et le suivi des dossiers à soumettre au Conseil d administration et au Bureau la coordination de l exécution des décisions du Conseil d administration et du Bureau AGPE AG de l Infrastructure AG de l Infrastructure Office de la Naissance et de l Enfance DG des Personnels de l Enseignement DG de l Enseignement obligatoire AG de la Culture Institut de la Formation en Cours de Carrière AG de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport Secrétariat général DG de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport AG de l Aide à la Jeunesse, de la Santé et du Sport Secrétariat général Le Conseil d avis peut également entendre les représentants des utilisateurs d un projet spécifique développé par l ETNIC. Le Conseil d avis rend au gouvernement un rapport annuel sur le fonctionnement de l ETNIC, sur l exécution du contrat de gestion ainsi que sur la qualité des services rendus à chacune des entités pour lesquelles l ETNIC exerce ses missions. Ce rapport est annexé au rapport annuel d activités de l entreprise publique

12 02 Organisation 02 Organisation Organigramme & cadre Conseil d administration Bureau 1 Administrateur général Personnel ETNIC dans la dotation personnes Situation au 31/12/2013, y compris recrutements en cours (hors détachés) 8 Conseiller en prévention Cellule d appui à l AG 5 BCED Exploitation Opérations R15 R15 1 R15 Développement 1 Achats 6 Exploitation 2 Enseignement 35 Budget Finances 5 Infrastructures 25 Hors Enseignement 18 Service juridique 1 19 Service utilisateurs et support Statistiques 6 E-Gov WEB 13 Ressources humaines 3 Accueil Support Secrétariat Service transversal 5 DW 5 CCBI 12 4 BCED 1 Cartographie 1 DB - WAS 5 Logistique Chauffeurs 4 E2SA 7 Webmaster 1 BCED 1 Cadre Pour rappel, de janvier à juin 2003, le Ministère a mis à la disposition de l entreprise la totalité du personnel de l ex-cti. Cette mise à disposition a permis de commencer à travailler, en assurant la continuité de service public et la mise en route de l entreprise. En juillet, un transfert effectif, sur base d une sélection après candidatures, a été effectué et a titularisé ainsi septante personnes. Ensuite, des engagements ont été réalisés, après appel à candidatures sur le marché de l emploi. Le cadre administratif comporte les fonctions suivantes, par arrêté du Gouvernement de la Communauté française du 11 juin 2004 portant modification de l arrêté du Gouvernement de la Communauté française portant fixation du cadre de l Entreprise publique des Technologies Nouvelles de l Information et de la Communication de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Fonction Nombre de personnes Catégorie Administrateur(trice) général(e) 1 Fonctionnaire général Directeur(trice) général(e) adjoint(e) 4 Fonctionnaire général Directeur(trice)* 2 Administratif Attaché(e) ou attaché(e) principal(e) 7 Administratif Premier(e) gradué(e) 3 Administratif Gradué(e) ou gradué(e) principal(e)* 10 Administratif Premier(e) assistant(e) 7 Administratif Assistant(e) ou assistant(e) principal(e)* 15 Administratif Premier(e) adjoint(e) 1 Technique Premier(e) adjoint(e) 1 Administratif Adjoint(e) principal(e)* 2 Administratif Adjoint(e) principal(e) * 2 Technique * Application du principe de la carrière plane Ce cadre administratif doit être adapté à la réalité de l entreprise. Un projet de refonte du cadre administratif avait été lancé en 2009 mais n a pas abouti. Une nouvelle mise à jour, en collaboration avec notre conseiller juridique, a été rédigée. Après un dernier avis d un expert en fonction public, le projet de cadre et de cadre d extinction sera soumis au Cabinet de tutelle en Le reste du personnel est affecté à des fonctions techniques. Par ailleurs, en vue d une meilleure gestion budgétaire, une série de fonctions qui étaient auparavant assurées dans le cadre d une collaboration contractuelle externe ont été internalisées. Au 31 décembre 2013, la composition du personnel de l entreprise avait évolué comme suit : Groupe Service Barème Fonction Transversal Administrateur général 161/1i Administrateur général Transversal Auditeur interne 120/4idp Chef de projet Transversal Procédures Sécurité 120/4i Analyste Transversal Architecte 120/4i Analyste Transversal Qualité 120/4i Analyste Transversal Relations extérieures 120/4i Analyste Transversal Architecte BCED 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Développement 150/1i Directrice générale adjointe Développement E2SA 120/4i Analyste Développement E2SA 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E2SA 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E2SA 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E2SA 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E2SA 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E2SA 100/4i Analyste-programmeur Développement Enseignement 120/4idp Chef de projet Développement Enseignement 120/4i Analyste Développement Enseignement 120/4i Analyste Développement Enseignement 120/4i Analyste Développement Enseignement 120/4i Analyste Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert 22 23

13 02 Organisation 02 Organisation Groupe Service Barème Fonction Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Enseignement 100/4i Analyste-programmeur Développement Enseignement 100/4i Analyste-programmeur Développement Enseignement 100/4i Analyste-programmeur Développement Enseignement 100/4i Analyste-programmeur Développement Enseignement 100/4i Analyste-programmeur Développement Enseignement 270/3i Programmeur Développement Enseignement 260/3i Programmeur Développement Enseignement 250/3i Programmeur Développement Enseignement 250/3i Programmeur Développement Enseignement 250/3i Programmeur Développement Enseignement 250/3i Programmeur Développement Enseignement 250/3i Programmeur Développement Enseignement 250/3i Programmeur Développement Enseignement 250/3i Programmeur Développement IFC (Détaché) 250/3i Programmeur Développement IFC (Détaché) 250/3i Programmeur Développement Hors enseignement 120/4idp Chef de projet Développement Hors enseignement 120/4i Analyste Développement Hors enseignement 120/4i Analyste Développement Hors enseignement 120/4i Analyste Développement Hors enseignement 120/4i Analyste Développement Hors enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Hors enseignement 110/4i Analyste-programmeur expert Développement Hors enseignement 100/4i Analyste-programmeur Développement Hors enseignement 100/4i Analyste-programmeur Développement Hors enseignement 250/3i Programmeur Développement GIEI 120/4i Analyste Développement GIEI 110/4i Analyste-programmeur expert Développement GIEI 110/4i Analyste-programmeur expert Développement GIEI 100/4i Analyste-programmeur Développement GIEI 100/4i Analyste-programmeur Développement GIEI 250/3i Programmeur Développement E-Gov 120/4idp Chef de projet Développement E-Gov 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E-Gov 110/4i Analyste-programmeur expert Développement AEF (Détaché) 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E-Gov 110/4i Analyste-programmeur expert Développement E-Gov 100/4i Analyste-programmeur Développement E-Gov 250/3i Programmeur Développement E-Gov 250/3i Programmeur Développement E-Gov 250/3i Programmeur Développement E-Gov 250/3i Programmeur Développement E-Gov 250/3i Programmeur GED Développement E-Gov 250/3i Programmeur Développement E-Gov 250/3i Programmeur GED Développement DB/WAS 120/4idp Chef de projet Développement DB/WAS 110/4i Analyste-programmeur expert Développement DB/WAS 110/4i Analyste-programmeur expert Développement DB/WAS 110/4i Analyste-programmeur expert Groupe Service Barème Fonction Développement DB/WAS 110/4i Analyste-programmeur expert Développement CCBI Budget 120/4idp Chef de projet Développement Statistiques internationales DRI (Détaché) 120/4i Analyste Développement CCBI 120/4i Analyste Développement CCBI Cartographie 110/4i Analyste-programmeur expert Développement CCBI 110/4i Analyste-programmeur expert Développement CCBI 110/4i Analyste-programmeur expert Développement CCBI 110/4i Analyste-programmeur expert Développement CCBI 110/4i Analyste-programmeur expert Développement CCBI 110/4i Analyste-programmeur expert Développement CCBI 100/4i Analyste-programmeur Développement CCBI 100/4i Analyste-programmeur Développement Architecte BCED 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Exploitation 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Exploitation 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Service transversal 110/4i Responsable Exploitation Service transversal 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Service transversal 250/3i Programmeur Exploitation Service transversal 250/3i Programmeur Exploitation Service transversal 250/1 Secrétaire Exploitation Systèmes centraux 120/4i Analyste Exploitation Systèmes centraux 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Systèmes centraux 260/3i Opérateur Exploitation Systèmes centraux 250/3i Opérateur Exploitation Sécurité & Contrôle des accès 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Sécurité & Contrôle des accès 250/3i Programmeur Exploitation Production 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Production 100/4i Analyste-programmeur Exploitation Production 250/3i Programmeur Exploitation Réseaux 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Réseaux 270/3i Programmeur expert Exploitation Réseaux 250/3i Programmeur Exploitation Réseaux 250/3i Programmeur Exploitation Salles informatiques 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation BCED 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Serveurs 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Serveurs 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Serveurs 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Serveurs 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Serveurs 250/3i Programmeur Exploitation Serveurs 250/3i Programmeur Exploitation Serveurs 250/3i Programmeur Exploitation Service utilisateurs et Support 120/4idp Chef de projet Exploitation Service utilisateurs et Support 120/4i Analyste Exploitation Téléphonie 110/4i Analyste-programmeur expert Exploitation Téléphonie 250/3i Programmeur Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur expert Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur Exploitation Service Desk 250/3i Programmeur Exploitation Poste de travail 270/3i Programmeur expert Exploitation Poste de travail 250/3i Programmeur Exploitation Poste de travail 250/3i Programmeur Exploitation Poste de travail 250/3i Programmeur Exploitation Poste de travail 250/3i Programmeur 24 25

14 02 Organisation 02 Organisation Groupe Service Barème Fonction Opérations Gestion 150/1i Dir. Générale adjointe Opérations Soutien management DGA 100/1 Niveau 1 Opérations Service juridique (Détachée) 100/1 Niveau 1 Opérations Service juridique (Détachée) 100/1 Niveau 1 Opérations Service juridique 100/1 Niveau 1 Opérations Contrôle interne 120/4 Directeur expert Opérations Budget 110/4i Analyste-programmeur expert Opérations Comptabilité 250/2 Niveau 2+ Opérations Comptabilité 250/3i Programmeur Opérations Comptabilité 310/3 Niveau 3 Opérations Responsable Logistique 110/4i Analyste-programmeur expert Opérations Conseiller prévention 100/3 Niveau 1 Opérations Chauffeur 300/3 Niveau 3 Opérations Chauffeur Logistique 300/3 Niveau 3 Opérations Marchés publics et achats 120/1 Niveau 1 Opérations Marchés publics et achats 100/1 Niveau 1 Opérations Marchés publics et achats 100/1 Niveau 1 Opérations Marchés publics et achats 100/1 Niveau 1 Opérations Marchés publics et achats 250/1 Niveau 2+ Opérations Soutien management AG 100/1 Niveau 1 Opérations Secrétaire 250/1 Niveau 2+ Opérations Réceptionniste 300/3 Niveau 3 Opérations Ressources Humaines 100/1 Niveau 1 Opérations Ressources Humaines 100/1 Niveau 1 Opérations Ressources Humaines 100/1 Niveau 1 Opérations Webmaster 250/1 Niveau 2+ Transversal : cellule de l Administrateur général et audit Développement : département en charge des applications Statistiques : service qui assure une mission de diffusion, d appui et d études en matière de statistiques. Exploitation : département en charge de la gestion de l ordinateur central, des serveurs et du réseau Opérations : département en charge de la gestion administrative (personnel, comptabilité, achats, finances,, marchés publics ) Exploitation 28% Répartition par service Opérations 16% Transversal 4% Développement 52% La répartition par service tient compte de deux agents qui sont toujours membres de l entreprise, même s ils n y sont plus actifs. Il s agit de deux agents détachés dans des cabinets ministériels. Ces deux agents avaient la possibilité de réintégrer l ETNIC dans le courant Dans le graphique de l évolution du personnel (ci-après) et dans la description des entrées et sorties survenues en 2013, ils sont considérés comme ayant quitté l ETNIC. Nombre d agents Déc Janv Evolution du personnel Févr Mars - 13 Avril - 13 Mai - 13 Juin - 13 Juil Août - 13 Sept Oct Nov Déc Notes 4 Article 6 du décret du 27 mars 2002 portant création de l ETNIC

15 03 Fonctionnement 03 Fonctionnement fonctionnement De l organisme Le fonctionnement de l organisme est articulé et supporté par le département des Opérations

16 03 Fonctionnement 03 Fonctionnement Fonctionnement des organes de gestion Le Conseil d administration Mode de fonctionnement Le Conseil d administration de l ETNIC se réunit sur convocation du Président, dans les cas suivants : 1 sur décision du Conseil d administration, du Bureau ou du Président ; 2 à la demande d un(e) des Vice-président(e)s, de l Administrateur général, du Secrétaire général du Ministère, d un(e) des fonctionnaires dirigeant(e)s ou d un cinquième des membres du Conseil d administration ; 3 en convocation spéciale à la demande d un(e) administrateur(trice) sur base de l article 8 du règlement organique de l ETNIC, afin de débattre d une proposition de décision du Conseil d administration qu il (elle) estime de nature à nuire à l entreprise publique. Sauf cas d urgence, la convocation est envoyée par le secrétariat du Conseil d administration au moins six jours francs avant la séance, soit par courrier postal, soit par télécopie ou encore par voie électronique. La convocation indique le lieu, l heure et l objet de la réunion. Elle est accompagnée, sauf dans les cas de convocations d urgence, d un ordre du jour détaillé et des documents préparatoires. Les convocations sont adressées aux membres du Conseil d administration, à l Administrateur général, aux Commissaires du Gouvernement ainsi qu au Mi nistre de tutelle. En cas d urgence, le Conseil d administration ratifie l urgence motivée par le Président. L ordre du jour est établi par le Président. Sont d office inscrits à l ordre du jour : l approbation du procès-verbal de la réunion précédente ; tout point dont le Conseil d administration a décidé de se saisir ; tout dossier instruit ou transmis par le Bureau ; tout point dont l inscription est demandée par un(e) Vice-Président(e), l Administrateur général, le Secrétaire général du Ministère, un(e) des fonctionnaires dirigeant(e)s, un(e) Commissaire du Gouvernement ou par un cinquième au moins des membres du Conseil d administration. Le Conseil d administration, le(la) Président(e) ou le Bureau peuvent inviter à titre consultatif pour les points inscrits à l ordre du jour, toute personne dont la présence ou l avis sont souhaitables. Tout membre du Conseil d administration peut se faire représenter lors des réunions du Conseil d administration par un(e) autre administrateur(trice). Chaque membre présent ne peut être porteur que d une seule procuration. Le Conseil d administration ne délibère valablement que si au moins la moitié de ses membres sont présents. Si le quorum de présence n est pas atteint, les points inscrits à l ordre du jour non traités sont reportés à une nouvelle séance et dûment exa minés à cette occasion par le Conseil d administration, quel que soit le nombre d administrateurs présents. Les décisions du Conseil d administration sont prises à la majorité simple des voix exprimées des membres présents. En cas de parité des voix, celle du Président prévaut. Le vote a lieu à main levée. Il est toutefois procédé à un scrutin secret à la demande du Président ou d un cinquième des membres du Conseil d administration, ainsi que pour toute question de personne. Par ailleurs, dans les cas justifiés par l urgence et par l intérêt social, les décisions du Conseil d administration peuvent être prises par consentement unanime et écrit des administrateurs. Le Président décide de recourir ou non à cette procédure, qui ne peut cependant être utilisée pour l adoption ou la modification du règlement organique, l arrêt des comptes annuels, l approbation du budget, l utilisation des ressources budgétaires et pour l approbation du contrat de gestion et de ses modifications. Chaque réunion du Conseil d administration fait l objet d un procès-verbal dressé par son secrétariat. Ce procès-verbal résume les délibérations et mentionne les décisions du Conseil d administration. Chaque procès-verbal est daté et numéroté par ordre. Les annexes au procès-verbal portent le numéro du procès-verbal auquel elles se rapportent. Le procès verbal est signé par le Président et le Secrétaire du Conseil d administration. Tout(e) administrateur(trice) qui se serait opposé(e) ou abstenu(e) à une décision peut faire acter auprès du secrétariat du Conseil d administration une note de minorité ainsi que la justification éventuelle de son abstention. Sauf décision expresse du Conseil d administration, ses décisions sont exécutoires à l expiration du délai de recours des Commissaires du Gouvernement. Nombre de réunions et objets Au cours de la période d activités s étalant entre le mois de janvier 2013 et le mois de décembre 2013, le Conseil d administration s est réuni onze fois, soit : janvier 2 22 février 3 26 avril 4 31 mai 5 27 juin 6 12 juillet 7 30 août 8 25 octobre 9 12 novembre novembre décembre Les ordres du jour de ces réunions ont, en substance, respectivement porté sur les objets suivants : Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes Approbation des comptes 2012 Approbation du budget initial 2013 Approbation du budget ajusté 2013 Approbation du budget initial 2014 Rapport des commissaires aux comptes sur la comptabilité 2012 Lancement et approbation de divers marchés publics, centrales de marchés, contrats d exécution dont accords-cadres Prise d acte du rapport d activités annuel Prise d acte des rapports d activités semestriels Adaptation des tarifs de l annexe 2 du Contrat de gestion Ajouts de nouveaux bénéficiaires à l annexe 1 du Contrat de gestion Projets en cours et perspectives Organisation des travaux du Conseil d administration. Le Conseil d administration s est réuni onze fois Dès lors que tous les membres du Bureau y consentent, le Conseil d administration peut décider, à la majorité des deux tiers des voix exprimées, d ajouter en séance de nouveaux points à l ordre du jour

17 03 Fonctionnement 03 Fonctionnement Le Bureau Le Bureau s est réuni trente trois fois Mode de fonctionnement Le Bureau se réunit sur convocation du Président, dans les cas suivants : 1 sur décision du Conseil d administration, du Bureau ou du Président ; 2 à la demande d un(e) des Vice-Président(e)s ou de l Administrateur général ; 3 en convocation spéciale à la demande d un(e) Vice- Président(e) sur base de l article 22 du règlement organique de l ETNIC, afin de débattre d une proposition de décision du Bureau qu il (elle) juge nuisible à l entreprise publique. Sauf cas d urgence, la convocation est envoyée par le secrétariat du Bureau, dans un délai minimum de quatre jours, par courrier postal, par télécopie ou par voie électronique. La convocation indique le lieu et l heure et l objet de la réunion. Elle est accompagnée, sauf dans les cas de convocations d urgence, d un ordre du jour détaillé et des documents préparatoires. Les convocations sont adressées aux membres du Bureau, à l Administrateur général, aux Commissaires du Gouvernement et au Ministre de tutelle. En cas d urgence, le Bureau ratifie l urgence motivée par le Président. L ordre du jour est établi par le Président. Sont d office inscrits à l ordre du jour : l approbation du procès-verbal de la réunion précédente ; tout point dont le Bureau a décidé de se saisir ou que le Conseil d administration lui a demandé de traiter ; tout dossier instruit ou transmis par l Administrateur général ; tout point dont l inscription est demandée par un(e) Vice-Président(e), l Administrateur général ou un(e) Commissaire du Gouvernement. Dès lors que tous les membres du Bureau y consentent, le Bureau peut décider, à la majorité simple des voix exprimées, d ajouter en séance de nouveaux points à l ordre du jour. Le Bureau ne délibère valablement que si au moins la moitié de ses membres sont présents. Si le quorum de présence n est pas atteint, les points inscrits à l ordre du jour non traités sont reportés à une nouvelle séance et dûment examinés à cette occasion par le Bureau, quel que soit le nombre de membres présents. Les décisions du Bureau sont prises à la majorité simple des voix exprimées des membres présents. En cas de parité des voix, celle du Président prévaut. Le vote a lieu à main levée. Il est cependant procédé à un scrutin secret à la demande du Président ou de deux Vice- Présidents, ainsi que pour toute question de personne. Les votes par correspondance, procuration ou délégation ne sont pas autorisés. Toutefois, dans les cas justifiés par l urgence et par l intérêt social, les décisions du Bureau peuvent être prises par consentement écrit ou électronique des membres du Bureau. Le Président décide de recourir ou non à cette procédure. Chaque réunion du Bureau fait l objet d un procès-verbal dressé par son secrétariat. Ce procès-verbal résume les délibérations et mentionne les décisions du Bureau. Chaque procès-verbal est daté et numéroté par ordre. Les annexes au procès-verbal portent le numéro du procès-verbal auquel elles se rapportent. Le procès verbal est signé par le Président et par le secrétaire du Bureau. Tout membre du Bureau qui se serait opposé ou abstenu à une décision peut faire acter auprès du secrétariat du Bureau une note de minorité ainsi que la justification éventuelle de son abs tention. Sauf décision expresse du Bureau, ses décisions sont exécutoires à l expiration du délai de recours des Commissaires du Gouvernement. Nombre de réunions et objets Au cours de la période d activités s étalant entre le mois de janvier 2013 et le mois de décembre 2013, le Bureau s est réuni trente trois fois dont huit fois par Bureau électronique et deux fois par Bureau extraordinaire, soit : janvier 2 23 janvier 3 6 février 4 20 février 5 5 mars 6 8 mars (Bureau électronique) 7 13 mars (Bureau électronique) 8 20 mars 9 29 mars (Bureau électronique) 10 8 avril (Bureau électronique) avril avril avril 14 6 mai (Bureau électronique) mai (Bureau électronique) mai mai (Bureau extraordinaire) juin juin juillet juillet (Bureau extraordinaire) juillet (Bureau électronique) août 24 4 septembre 25 1er octobre octobre octobre (Bureau électronique) octobre 29 7 novembre novembre novembre décembre décembre Les ordres du jour de ces réunions ont, en substance, respectivement porté sur les objets suivants : Approbation des procès-verbaux des réunions précédentes Elaboration des ordres du jour du Conseil d administration Agenda des réunions du Bureau Gestion du personnel : recrutements internes et externes, demandes de stages, détachements aux Cabinets, demandes de mission, nomination, promotion, paiement des prestations exceptionnelles Lancement et l approbation de divers marchés publics, centrales de marchés, contrats d exécution dont accords-cadres Prise d acte du rapport d activités annuel Prise d acte des rapports d activités semestriels Suivi et la mise en œuvre des décisions du Conseil d administration sur les points soumis à ce dernier Approbation et le renouvellement de contrats de service Approbation des comptes 2012 Approbation du budget initial 2013 Approbation du budget ajusté 2013 Approbation du budget initial

18 03 Fonctionnement 03 Fonctionnement Rapports mensuels systématiques sur l état de l exécution budgétaire Situations de trésorerie Suivi des comités de pilotage SIE, SIA, SIX Réflexions sur le nouveau Contrat de gestion Projets en cours et perspectives Prise de connaissance du rapport de contrôle intermédiaire et final du collège des commissaires aux comptes de l ETNIC Le Comité de direction Mode de fonctionnement Le Comité de direction se réunit sur convocation de l Administrateur général qui préside ce comité ou à défaut, du fonctionnaire général par lui désigné : 1. sur l initiative de ce dernier ; 2. sur décision du Conseil d administration, du Bureau ou du Président ; 3. à la demande d un Directeur général adjoint, le cas échéant sur la base d une proposition d un membre du personnel qu il estime opportune. Si l Administrateur général refuse de convoquer le Comité de direction sur la base d une décision ou d une demande émanant d une instance ou d une personne visée aux points 1, 2 ou 3, il en informe ce dernier par décision motivée. La convocation est adressée par voie électronique, au moins quarante-huit heures à l avance, à l ensemble des membres du Comité de direction. Elle indique le lieu, l heure, l ordre du jour de la réunion et les documents de référence. Par dérogation au paragraphe précédent, l Administrateur général peut, dans les cas d urgence, convoquer le Comité de direction à une réunion endéans un délai de quatre heures. L Administrateur général justifie le recours à cette procédure d urgence par décision motivée. L ordre du jour est établi par l Administrateur général, avec l indication des sujets à traiter. Sont d office inscrits à l ordre du jour de la réunion du Comité de direction : 1. tout dossier transmis par le Conseil d administration, le Bureau ou le Président ; 2. tout dossier que le Comité de direction souhaite remettre au Conseil d administration, au Bureau ou au Président ; 3. tout point dont le Conseil d administration, le Bureau ou le Président lui a demandé de se saisir ; 4. tout point dont l inscription lui est demandée par un Directeur général adjoint. Dès lors que ses membres y consentent, le Comité de direction peut décider d ajouter en séance de nouveaux points à l ordre du jour. Le Comité de direction ne délibère valablement que si : 1. sont présents ou représentés d une part, l Administrateur général et au moins un Directeur général adjoint ; et : 2. sont présents ou représentés d autre part, au moins la moitié des membres du Comité de direction, en ce compris l Administrateur général et un Directeur général adjoint tels que mentionnés au point précédent. Les délibérations du Comité de direction sont consignées dans des procès-verbaux, portés à la connaissance du Bureau. Le Comité de direction invite à titre consultatif toute personne dont il estime que la présence et/ou l avis est souhaitable concernant un point inscrit à l ordre du jour. Nombre de réunions et objets Au cours de la période d activités s étalant entre le mois de janvier 2013 et le mois de décembre 2013, le Comité de direction s est réuni quarante huit fois, soit : janvier 2 10 janvier 3 17 janvier 4 24 janvier 5 31 janvier 6 7 février 7 14 février 8 21 février 9 28 février 10 7 mars mars mars mars 14 4 avril avril avril avril 18 2 mai mai mai mai 22 6 juin juin juin 25 4 juillet juillet juillet juillet 29 1er août 30 8 août août août août 34 5 septembre septembre septembre septembre 38 2 octobre octobre octobre octobre octobre novembre novembre novembre 46 5 décembre décembre décembre Les ordres du jour de ces réunions ont, en substance, respectivement porté sur les objets suivants : Approbation des procès-verbaux Préparation des ordres du jour du Bureau et du Conseil d administration Suivi des décisions du Bureau Préparation du Bureau Etat d avancement systématique des marchés publics et suivi de la planification Budget : Ajustements 2013 et initial 2014 Rapports mensuels systématiques sur l état de l exécution budgétaire Proposition de mesures en vue de l amélioration de l exécution budgétaire Rapports d activités semestriels Rapport d activités annuel Permanence de fin d année Suivi des réunions du CoCoBa et du secteur XVII Organisation de la participation au projet de Banque- Carrefour d Echange de données (BCED) Mise en application de l arrêté «Télétravail» Suivi de la mission d évaluation du contrat de gestion Gestion de la problématique des licences Participation au baromètre de la responsabilisation 2013 Création d un intranet, outil de communication interne et vecteur de cohésion Siège administratif Par arrêté du 29 septembre 2011 du Gouvernement de la Communauté française (M.B., 1er décembre 2011), le siège administratif de l ETNIC a été fixé au boulevard Albert II 37, à 1030 Bruxelles (Zénith building). Gestion des opérations Le département des Opérations est spécifiquement chargé de gérer les ressources sur lesquelles s appuie l ETNIC pour la réalisation de ses missions : les ressources matérielles, orientées d une part vers l entreprise et, d autre part vers ses partenaires pour soutenir leur logistique et leur fonctionnement ; les ressources humaines, considérées comme une composante essentielle du développement de l entreprise et de la qualité des services rendus à ses partenaires ; les ressources financières, constituées essentiellement de fonds publics mis à disposition de l entreprise. Dans le cadre de la mise en œuvre du plan opérationnel du département, les activités de gestion administrative et budgétaire ont été structurées en 2009 selon 4 objectifs prioritaires qui ont été poursuivis en 2013 : 1. Faire du département un centre d excellence en matière de gestion des ressources de l ETNIC 2. Faire du département un véritable partenaire des services fonctionnels et un contributeur net à la qualité des services rendus par l entreprise 3. Promouvoir une politique volontariste de GRH au sein de l ETNIC 4. Contribuer au développement de l attractivité de l ETNIC 34 35

19 03 Fonctionnement 03 Fonctionnement Dans le cadre du premier objectif, pour adapter les méthodes et outils de gestion financière aux projets, un profil spécialisé en gestion financière et en contrôle interne a mené l analyse fonctionnelle de la comptabilité analytique dès son entrée en fonction en septembre Dans le but de renforcer son professionnalisme et son expertise, le personnel des Opérations a suivi de formations spécifiques aux métiers exercés par le département, comme la formation à l utilisation de l outil de reporting Business Warehouse (personnalisation de rapports budgétaires dans le système SAP) pour le service des Budget Compta, une formation à la motivation des actes administratifs pour les services RH et affaires juridiques et des formations sur la nouvelle législation des marchés publics pour les services marchés publics et affaires juridiques. Pour rencontrer le deuxième objectif, les différents services des Opérations ont développé leur rôle de conseil et d appui aux services fonctionnels. C est ainsi que le service RH a travaillé sur deux nouveaux formulaires électroniques, en collaboration avec le Développement. Quant au service des Marchés publics, il a poursuivi le soutien apporté aux services fonctionnels dans la gestion et dans la rédaction de leurs marchés, notamment par l adaptation et la rédaction de nouveaux templates. Les différents services des Opérations ont aussi dispensé des formations sur des thématiques utiles aux services fonctionnels, comme des «Workshops sur le nouveau formulaire d évaluation» aux évalués, du coaching sur les fiches budgétaires et une information par le service Marchés publics sur les changements de la nouvelle législation appliquée dès le 1er juillet. Optimisation de la mise en oeuvre de l ERP de formation des différents départements et élaboré le plan de formation En outre, le service a mis en place une nouvelle solution de gestion des temps et réalisé un miniguide express d utilisation du nouveau canevas d évaluation du personnel. Par ailleurs, dans le but de renforcer le bien-être au travail, le service Logistique s est consacré l amélioration de la régulation des températures la et le conseiller en prévention aux résultats de l analyse des risques psychosociaux. Enfin, en ce qui concerne le quatrième objectif, en matière de communication et pour promouvoir l attractivité de l ETNIC, sans ressources spécifiquement dédiées à la communication interne et externe, le projet de création d un portail intranet pour l ETNIC a été mené tout au long de l année Avec une gestion du projet répartie à la fois sur le chef de projet CCBI et l assistante de direction des Opérations, les contributions éditoriales et le développement du portail par le service E-gov ont été finalisés fin d année, permettant la mise en ligne de la V1 du portail en janvier Budget, comptabilité et amélioration des outils de gestion financière En ce qui concerne l exercice 2012, le service a procédé à la préparation et à la finalisation de la clôture des comptes en vue du contrôle des Commissaires aux Comptes. Leur contrôle s est bien déroulé et les comptes ont été approuvés par le Conseil d administration en juin 2013, sur base d une attestation sans réserve des Commissaires aux Comptes. Au plan budgétaire, le service a participé à la préparation et à l élaboration des ajustements du budget 2013 sur base des demandes émanant des autres départements. Le dernier ajustement budgétaire 2013 a été approuvé par le Conseil d administration du 20 décembre Grâce à la mise en œuvre de l ERP, les tâches habituelles d enregistrement et de suivi comptable des opérations financières de l entreprise sont maintenant réalisés de manière intégrée et simultanée tant dans la comptabilité générale que dans la comptabilité budgétaire. budget développé dans SAP. Celui-ci a été approuvé par le Conseil d administration du 20 décembre En outre, une comptabilité des engagements a été tenue. Enfin, la comptable est intervenue en tant que support technico-fonctionnel des modules financiers et budgétaires dans le cadre de la maintenance du projet Gladis au centre de prêt de matériel de Nannine en Elle a participé à la réalisation et à la mise en place du progiciel ERP - SAP d une part, pour l EAP et d autre part pour les services de la DGACA en étroite collaboration avec le département du Développement couvrant l installation des fonctionnalités standards de SAP R/3 pour la gestion financière et budgétaire ainsi que la gestion des achats. L expertise SAP de la comptable a aussi été mise à contribution au sein de l ETNIC tout au long de l année Le service s est également consacré à l amélioration des méthodes et outils de gestion financière adaptés aux projets. Un profil spécialisé a rejoint l entreprise en août 2013 et a mené l analyse fonctionnelle de la comptabilité analytique en vue de son intégration dans l ERP en Ainsi, la première version du modèle de comptabilité analytique doit permettre de: déterminer le coût de fonctionnement de chaque département de l ETNIC donner une vue chiffrée des «activités-métiers» de l ETNIC suivre les différents projets gérés par l ETNIC suivre des refacturations fournir des informations pertinentes pour la prise de décisions Ce modèle repose sur deux axes analytiques : les centres de coûts et les ordres internes. Les centres de coûts seront utilisés pour suivre les frais de fonctionnement des différents services de l ETNIC sur base de l organigramme fonctionnel et pour suivre les différentes activités métier de l ETNIC (essentiellement les coûts département Exploitation). Les ordres internes seront utilisés pour suivre les coûts des différents projets gérés par l ETNIC (essentiellement au sein du département Développement) et pour suivre les coûts de certaines activités spécifiques. Ce modèle analytique mettra aussi en œuvre la répartition de certains coûts vers d autres centres de coûts ou vers d autres ordres internes. Un système de répartitions successives de coûts est mis en place. Ce nouveau modèle analytique sera d application dès janvier 2014 et tient compte des contraintes liées à la comptabilité budgétaire et aux procédures appliquées dans la gestion des marchés publics. Les coûts salariaux seront maintenant comptabilisés dans les centres de coûts des différents services (auparavant, ils étaient comptabilisés sur le centre de coûts ressources humaines) et les coûts relatifs à des projets seront directement comptabilisés sur le projet concerné. Ce modèle de comptabilité analytique sera couplé à l établissement de rapports périodiques d analyse des coûts. En ce qui concerne le troisième objectif, à savoir le développement d une politique volontariste de GRH, le service des Ressources humaines a poursuivi l élaboration des référentiels de compétences du département Exploitation et a déployé la dernière année du plan pluriannuel de formation. Le service des Ressources humaines a recueilli les besoins Le service a également coordonné l élaboration du budget initial 2014 en collaboration avec les autres services. Ce travail a été réalisé en trois phases : l enregistrement des demandes émanant des différents services, l élaboration du budget et l arbitrage du budget en réalisant des économies tout en arrivant à un équilibre. Les demandes émanant des différents services ont été enregistrées via le module d élaboration du 36 37

20 03 Fonctionnement 03 Fonctionnement Marchés publics Au cours de l année 2013, le service des Marchés publics et Achats a lancé 50 marchés et en a attribué 45 (dont une partie avait été lancée en 2012). En outre, 2 marchés ont été lancés en cours d année mais ne seront attribués qu en début En sus de ces marchés, 35 contrats d exécution, résultant des trois accords-cadres (dont un a pris fin en juin 2013), relatifs à de l assistance d experts informatiques de divers niveaux dans les domaines de l analyse, du développement et de certaines matières liées à l Exploitation et aux Opérations, ont été lancés et attribués au cours de l année De plus, 965 commandes ont été émises et/ou examinées par le service via le système ERP de l ETNIC. Les graphiques repris ci-après reprennent l évolution de la gestion des marchés publics de l ETNIC, présentée selon différentes approches, au cours des trois dernières années. Nombre de marchés publics et de contrats d exécution lancés par année: CEMA, première application créée par et pour l ETNIC, pour simplifier les démarches d adhésion à nos centrales de marchés Nombre de marchés publics et contrats d exécution lancés par année MAP lancés CE Total 85 Ce premier graphique rend compte de l évolution du nombre de marchés publics et de contrats d exécution lancés par année au cours des trois dernières années. Le nombre de marchés a diminué en 2012 (32 marchés de moins pour 13 contrats d exécution de plus, soit une différence de 19 dossiers par rapport à 2011), et augmenté en 2013 (50 marchés en 2013 pour 34 en 2012) à l inverse des contrats d exécution (35 contrats d exécution en 2013 pour 47 en 2012). L augmentation du nombre de marchés publics s explique, nonobstant l effort de rationalisation budgétaire, par le fait qu en 2012, plusieurs marchés ont souffert de retards dans leur élaboration et ont donc dû être reportés. L augmentation attendue du nombre de marchés à lancer en 2013 suite au retard accumulé dans ces dossiers s est donc confirmée. Par contre, la diminution du nombre de contrats d exécution peut s expliquer d une part, par la disparition du premier accord-cadre (qui a pris fin en juin 2013) et, d autre part, par le fait que de nombreux contrats d exécution ont été lancés en 2012 pour une période pluriannuelle (couvrant tant 2012 que 2013). Nombre de marchés publics et de contrats d exécution attribués par année: Ce second graphique rend compte de l évolution du nombre de marchés publics et de contrats d exécution attribués par année sur les trois dernières années Comparatif annuel du nombre de contrats d exécutions et de marchés attribués Marchés attribués Contrats d exécution Total La même tendance que pour les marchés publics et contrats d exécution lancés en 2013 peut être constatée pour les marchés publics et contrats d exécution attribués la même année. En effet, le nombre de marchés publics attribués en 2013 augmente par rapport à 2012 (45 en 2013 pour 37 en 2012), la tendance inverse s observe au niveau des contrats d exécution (34 en 2013 pour 47 en 2012). Les explications avancées pour le précédent graphique trouvent également à s appliquer dans ce cadre. Tableau comparatif des procédures utilisées Le graphique repris ci-dessous montre l évolution des procédures 5 utilisées au fil du temps en vue de couvrir les besoins de l ETNIC et de ses bénéficiaires. A titre liminaire, il convient de souligner que ces graphiques sont représentatifs en termes de nombre de marchés et de contrats d exécution mais pas en termes d importance financière desdits marchés et contrats d exécution Notes 46 Nombre de marchés publics et contrats d exécution lancés PNSP PNDAP AOGB AOGE APB CE APE 5 Légende des procédures : PNSP = Procédure négociée sans publicité PNAP = Procédure négociée avec publicité AOGB = Appel d offres général avec publicité belge AOGE = Appel d offres général avec publicité belge et européenne APB = Adjudication publique avec publicité belge CE = Contrat d exécution APE = Adjudication publique avec publicité belge et européenne

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