Centre Régional de Veille et d Action sur les Urgences. Application SI CERVEAU Aide Générale

Transcription

1 Centre Régional de Veille et d Action sur les Urgences Application SI CERVEAU Aide Générale Octobre 2014

2 Contenu 1 Pré-requis pour la saisie des prévisions/réalisations en lits ouverts Pré requis administratifs Pré requis techniques Descriptif et niveaux de saisie Déclaration d équipements en lits Modalités d accès au Portail Régional des Professionnels de Santé Accès au portail régional via internet Connexion par identifiant / mot de passe Codes d accès égarés ou non fonctionnels J ai perdu mon login J ai perdu mon mot de passe Je n arrive pas à me connecter au portail ou à accéder à l application Ecran d accueil du portail régional ère Connexion Connexions suivantes Portail SI CERVEAU - Saisie des prévisions en lits ouverts Accueil Accéder à la fonctionnalité «prévisions en lits ouverts» Débuter la saisie Niveaux de saisie paramétrables Modalités de saisie Saisie de l équipement en lits Saisie des prévisions en lits ouverts Contrôles de cohérence Que vérifier en cas de données invalides? Portail SI CERVEAU - Saisie des réalisations en lits ouverts Accéder à la fonctionnalité «Saisie des réalisations en lits ouverts» Débuter votre validation des réalisations Modalités de saisie Mise à jour du formulaire des réalisations en lits ouverts Contrôles de cohérence Que vérifier en cas de données invalides? Contacts équipes supports Equipe du CERVEAU pour les questions fonctionnelles et métier Equipe support GCS-DSISIF pour les questions techniques Equipe gestionnaire du ROR-IF Equipe support du portail Professionnel de Santé Version 1 2 / 21

3 1 Pré-requis pour la saisie des prévisions/réalisations en lits ouverts 1.1 Pré requis administratifs L ARS transmet une demande de saisie des prévisions en lits à l ensemble des établissements d IDF (MCO, Psychiatrie et SSR) via les 8 Délégations Territoriales (DT). Ce courrier vous informe de la période pour laquelle vous devez saisir l information sur vos réalisations en lits ouverts ainsi que la période pendant laquelle vous serez autorisés à effectuer cette saisie. En dehors de ses périodes autorisées, ce formulaire de saisie n est pas accessible. 1.2 Pré requis techniques Descriptif et niveaux de saisie L outil SI CERVEAU s appuie sur le descriptif de l offre de soins de votre établissement fait dans le ROR-IF. Il est donc indispensable de vous décrire dans le ROR-IF pour pouvoir renseigner vos données de prévisions/réalisations dans le SI CERVEAU Déclaration d équipements en lits Afin de pouvoir renseigner et valider vos données de prévisions/réalisations, il est impératif que : Les équipements des lits dits «Sensibles» (Réanimation et Soins Intensifs) soient saisis ou/et mis à jour dans le ROR-IF au niveau de chaque fiche UO de réanimation et de Soins Intensifs. Les équipements en lits des autres disciplines soient saisis ou/et mis à jour dans l outil SI CERVEAU au niveau du formulaire de saisie des prévisions (Procédure pouvant s effectuer au moment de la saisie des prévisions). Version 1 3 / 21

4 2 Modalités d accès au Portail Régional des Professionnels de Santé L accès au nouveau SI CERVEAU se fait par le Portail Régional des Professionnels de Santé. Cet accès unique via Identifiant/Mot de Passe personnel vous permettra via une connexion unique d accéder à l ensemble des serveurs de santé de la région (SI CERVEAU, ROR-IF 1, Trajectoire 2, ). 2.1 Accès au portail régional via internet Vous devez avoir accès à un navigateur Web de dernière génération : Google Chrome Firefox Internet Explorer IE9 pour le déploiement général Adresse de connexion : Connexion par identifiant / mot de passe Identifiez-vous sur la page d accueil du portail régional avec les codes d accès personnels qui vous ont été attribués. 1 Répertoire Opérationnel des Ressources d Ile de France est un service en ligne mettant à la disposition de tous les professionnels de santé un répertoire complet, détaillé et mis à jour en permanence de toute l offre de soins. 2 Trajectoire est un portail inter-régional de l'orientation des patients en Soins de Suite et Réadaptation (SSR) ou en Hospitalisation à Domicile (HAD) et des personnes âgées en établissements Médico-Sociaux. Version 1 4 / 21

5 2.3 Codes d accès égarés ou non fonctionnels En bas de bas de page du portail régional, vous avez deux liens : «J ai perdu mon login» et «J ai perdu mon mot de passe». Attention, pour récupérer votre Login ou votre mot de passe, vous devez au préalable avoir validé votre adresse mail. Si vous n avez pas validé votre adresse mail et que vous souhaitez récupérer votre Login, contactez l assistance J ai perdu mon login Vous êtes orienté sur la page de demande de Login. Pour recevoir votre Login par mail, renseignez votre adresse dans la zone de texte « » et cliquez sur [Récupérer mon identifiant]. Un message vous confirme la prise en compte de votre demande et l envoi de votre login à votre adresse mail. Cliquez sur [Retour au portail] pour vous connectez avec votre login. Version 1 5 / 21

6 2.3.2 J ai perdu mon mot de passe SI CERVEAU Aide générale Il n est pas possible de récupérer votre mot de passe. Mais le Portail vous permet de redéfinir un nouveau mot de passe. Attention, pour réaliser cette manipulation, vous devez connaître votre Login. Dans le cas contraire, vous pouvez récupérer votre Login en suivant la procédure précédente «J ai perdu mon login». Vous accédez à la page de demande de réinitialisation de mot de passe. Renseignez votre login dans la zone de texte «Identifiant» et cliquez sur [Récupérer mon mot de passe]. Un message vous confirme la prise en compte de votre demande. Un mail vous est envoyé pour modifier votre mot de passe. Celui-ci contient un lien internet pour changer votre mot de passe. Cliquez sur ce lien. Attention, dans un souci de sécurité, le mail permettant la modification du mot de passe à une durée de validité limité dans le temps. Si toutefois, celui-ci est expiré, vous pouvez générer un nouveau mail de modification de mot de passe. Version 1 6 / 21

7 Renseignez le formulaire de réinitialisation de votre mot de passe et cliquez sur #Valider#. Un message vous confirme la prise en compte de votre demande. Votre mot de passe est maintenant réinitialisé. Vous pouvez-vous connecter avec celui-ci sur le Portail des Professionnels de Santé Je n arrive pas à me connecter au portail ou à accéder à l application Contacter le support technique dédié par téléphone au ou au , par mail à support.portailpro@sante-idf.fr Version 1 7 / 21

8 2.4 Ecran d accueil du portail régional ère Connexion Vous arrivez sur l écran d accueil du portail qui vous liste l ensemble des serveurs de la région. Sélectionnez «SI CERVEAU» Connexions suivantes Vous arrivez sur l écran d accueil du portail qui vous liste l ensemble des serveurs de la région. Sélectionnez «SI CERVEAU», vous arrivez directement sur la page d accueil de l application Cerveau Version 1 8 / 21

9 3 Portail SI CERVEAU - Saisie des prévisions en lits ouverts 3.1 Accueil Vous êtes connecté à la page d accueil de l application SI Cerveau. Les entrées bleues du menu principal indiquent les rubriques auxquelles vous pouvez accéder. Les onglets grisés représentent les parties de l application qui ne vous sont pas accessibles. 3.2 Accéder à la fonctionnalité «prévisions en lits ouverts» Sur le haut de l écran : Positionnez votre curseur de souris (sans cliquer) sur l onglet #Mon Espace# (en haut à droite de l écran) Puis positionnez votre curseur (sans cliquer) sur le sous onglet #Saisie d informations sur les lits# Puis cliquer sur le sous onglet #Saisie des prévisions en lits ouverts# Cas N 1 : Votre habilitation de saisie ne concerne qu un établissement Vous accédez directement au formulaire de saisie de votre établissement. Cas N 2 : Votre habilitation de saisie concerne plusieurs établissements Une liste d établissements vous est proposée (établissements autorisés à votre profil de connexion), cliquez sur le site que vous souhaitez mettre à jour. Version 1 9 / 21

10 3.3 Débuter la saisie Niveaux de saisie paramétrables Il est possible de saisir vos données à un niveau de détail plus ou moins fin (dispositif paramétrable) : saisie au niveau agrégé (niveau le plus macro) saisie au niveau semi-agrégé (niveau intermédiaire) saisie au niveau de l Unité Opérationnelle (niveau le plus fin) Niveau agrégé Niveau semi-agrégé Niveau UO Modalités de saisie Les cellules autorisées à la saisie sont en surbrillance. (Gris clair) Les cellules non autorisées à la saisie sont grisées. (Gris foncé) Par défaut, votre établissement apparait avec un paramétrage par défaut : Saisie des lits dits «Sensibles» (réa et SI) avec une saisie à l UO (unité opérationnelle, notion ROR-IF) Saisie des autres lits en semi-agrégé. Vous pouvez modifier les niveaux de paramétrage des lits non sensibles en contactant l équipe du CERVEAU. Il est fortement conseillé de faire ce paramétrage avant toute saisie d information dans le formulaire. Version 1 10 / 21

11 3.3.3 Saisie de l équipement en lits SI CERVEAU Aide générale Commencer par renseigner ou mettre à jour les équipements en lits ; toutes les cellules de la colonne «Inst.» autorisées à la saisie doivent être alimentées. Attention, l équipement en lits relatif à la Réanimation et aux Soins Intensifs doit être renseigné au préalable dans les fiches Unités Opérationnelles du ROR. Veuillez prendre contact avec votre référent ROR établissement ou, si vous avez une habilitation d accès, vous connecter au ROR grâce à l icône dédiée. Version 1 11 / 21

12 3.3.4 Saisie des prévisions en lits ouverts. Sélectionner une cellule de saisie : Cliquer à l intérieur de la cellule avec la souris. Saisir votre valeur numérique pour la prévision en lits ouverts sur la semaine. Elle doit être inférieure ou égale à l équipement en lits (colonne «Inst.») pour le regroupement concerné. Pour naviguer dans le tableau : Vous pouvez utiliser la touche «Tabulation» de votre clavier pour avancer à la semaine suivante, ou «Shift + Tabulation» pour retourner à la semaine précédente. Vous pouvez aussi cliquer sur les flèches bleues pour passer d une page à l autre (la présence de ces flèches indique qu il y a d autres semaines à renseigner en complément de celles affichées). Lorsque vous avez terminé, vous devez valider votre saisie en cliquant sur le bouton «Valider» en bas de page, à droite. Version 1 12 / 21

13 Si vous validez votre formulaire alors qu au moins une cellule est surlignée en rouge, une fenêtre d erreur s ouvrira : Cliquer sur OK, et vous serez rediriger vers le formulaire de saisie en cours afin de modifier les valeurs détectées anormales. Effectuez le processus décrit aux paragraphes 3.4 et 3.5. Si aucune erreur n est détectée, une boite de dialogue s ouvre : Deux types de validations sont proposés. La validation en l état : toutes vos saisies sont prises en compte et les cellules non remplies restent vides. La validation avec remplissage automatique : toutes vos saisies sont prises en compte et les cellules vides sont remplies par défaut par la donnée d équipement en lit (notion de lits ouverts). Version 1 13 / 21

14 Après avoir fait votre choix de validation, une page récapitulative s ouvre, en reprenant vos saisies (en vert) et éventuellement les remplissages automatiques (en noir). Valider votre page récapitulative pour enregistrer votre saisie. Une fonctionnalité en haut à gauche de la fenêtre d enregistrement, vous permet d extraire vos données saisies sous format Excel ou Pdf. IMPORTANT Vous pourrez à tout moment, pendant la période d ouverture à la saisie, revenir sur le formulaire de saisie pour faire des modifications sur : Les équipements en lits Les lits ouverts saisis précédemment (vert) Les lits ouverts auto complétés (noir) Version 1 14 / 21

15 3.4 Contrôles de cohérence Des contrôles automatiques sont mis en place pour vérifier la cohérence des données saisies : Seules les valeurs numériques sont conservées. En cas d anomalie, la cellule en erreur est encadrée en rouge. 3.5 Que vérifier en cas de données invalides? Assurez-vous que l équipement en lits est bien référencé pour la ligne concernée. Assurez-vous que la valeur saisie est égale ou inférieure à la valeur de l équipement en lits, pour la ligne concernée. Après avoir fait les modifications nécessaires, vous devez valider le formulaire en cliquant sur le bouton «Valider» en bas de page, à droite. Version 1 15 / 21

16 4 Portail SI CERVEAU - Saisie des réalisations en lits ouverts 4.1 Accéder à la fonctionnalité «Saisie des réalisations en lits ouverts» Sur le haut de l écran : Positionnez votre curseur de souris (sans cliquer) sur l onglet #Mon Espace# (en haut à droite de l écran) Puis positionnez votre curseur (sans cliquer) sur le sous onglet #Saisie d informations sur les lits# Puis cliquer sur le sous onglet #Saisie des réalisations en lits ouverts# Cas N 1 : Votre habilitation de saisie ne concerne qu un établissement Vous accédez directement au formulaire de saisie de votre établissement. Cas N 2 : Votre habilitation de saisie concerne plusieurs établissements Une liste d établissements vous est proposée (établissements autorisés à votre profil de connexion), cliquez sur le site que vous souhaitez mettre à jour. Version 1 16 / 21

17 4.2 Débuter votre validation des réalisations Modalités de saisie Le formulaire est pré rempli avec les prévisions en ouverture de lits que vous aviez précédemment saisies. Vous devez à présent mettre à jour ces données prévisionnelles en adéquation avec le réalisé : soit le nb de lits qui ont été en définitive ouverts durant la période concernée Mise à jour du formulaire des réalisations en lits ouverts Sélectionner une cellule de saisie : Cliquer à l intérieur de la cellule avec la souris. Saisir votre valeur numérique pour la réalisation en lits ouverts sur la semaine. Elle doit être inférieure ou égale à l équipement en lits (colonne «Inst.») pour le regroupement concerné. Pour naviguer dans le tableau : Vous pouvez utiliser la touche «Tabulation» de votre clavier pour avancer à la semaine suivante, ou «Shift + Tabulation» pour retourner à la semaine précédente. Vous pouvez aussi cliquer sur les flèches bleues pour passer d une page à l autre (la présence de ces flèches indique qu il y a d autres semaines à renseigner en complément de celles affichées). Lorsque vous avez terminé, vous devez valider votre saisie en cliquant sur le bouton «Valider» en bas de page, à droite. Version 1 17 / 21

18 Si vous validez votre formulaire alors qu au moins une cellule est surlignée en rouge, une fenêtre d erreur s ouvrira : Cliquer sur OK, et vous serez rediriger vers le formulaire de saisie en cours afin de modifier les valeurs détectées anormales. Effectuez le processus décrit aux paragraphes 4.3 et 4.4. Si aucune erreur n est détectée, une boite de dialogue s ouvre : Une boite de dialogue s ouvre : Deux types de validations sont proposés. La validation en l état : toutes vos saisies sont prises en compte et les cellules non remplies restent vides. La validation avec remplissage automatique : toutes vos saisies sont prises en compte et les cellules vides sont remplies par défaut par la donnée d équipement en lit (notion de lits ouverts). Après avoir fait votre choix de validation, une page récapitulative s ouvre, en reprenant vos saisies (en vert) et éventuellement les remplissages automatiques (en noir, si votre validation était avec remplissage automatique). Version 1 18 / 21

19 Valider votre page récapitulative pour enregistrer votre formulaire de réalisation. IMPORTANT Vous pourrez à tout moment, pendant la période d ouverture à la saisie des réalisations, faire des modifications sur : Les équipements en lits Les lits ouverts saisies précédemment (vert) Les lits ouverts auto complétés (noirs) 4.3 Contrôles de cohérence Des contrôles automatiques sont mis en place pour vérifier la cohérence des données saisies : Seules les valeurs numériques sont conservées. En cas d anomalie, la cellule en erreur est encadrée en rouge. Version 1 19 / 21

20 4.4 Que vérifier en cas de données invalides? Assurez-vous que l équipement en lits est bien référencé pour la ligne concernée. Assurez-vous que la valeur saisie est égale ou inférieure à la valeur de l équipement en lits, pour la ligne concernée. Après avoir fait les modifications nécessaires, vous devez valider le formulaire en cliquant sur le bouton «Valider» en bas de page, à droite. Version 1 20 / 21

21 4. Contacts équipes supports SI CERVEAU Aide générale 4.1 Equipe du CERVEAU pour les questions fonctionnelles et métier Tél : / veille-regionale.urgences@sap.aphp.fr 4.2 Equipe support GCS-DSISIF pour les questions techniques Tél : si.cerveau@gcsdsisif.fr 4.3 Equipe gestionnaire du ROR-IF Tél : gestionnaire@ror-if.info 4.4 Equipe support du portail Professionnel de Santé Tel : support.portailpro@sante-idf.fr Version 1 21 / 21