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2 P''>'I:,-,ian and Nor1hem Affaires indiennes "- [j.j.:1 Affairs Canada eldu Nord Canada "'-.e"" ; New Direction for Records and InforrnationManagement [O~~-;'~~ization 1 IStrategyI [T-;;~i~-&~s;t;m] [-P~rt~~-;~l1i~ I -Roles Defined -Accountabilities -Recruitment of Experienced Personnel -Training Program Developed & Being Delivered -Policies -Procedures -Guidelines I -Streamlining ofclassification Manual -Backlog addressed I -Communication Plan -Marketing Strategy Electronic Document Management (CTDM) -Gradual Implementation in Regions and HQ i Records Management System (RIMS) -Implemented: HQ and Regions ,r--- -Assistance to FN Claims Researchers -Address FN Records Needs Canada

3 .-... ~~,~".Ian and Northern JH ~ Affairs Canada Affaires indiennes et du Nord Canada Nouvelle direction pour la gestion des documents et de I'information I I Organisation. ~---- -Definition des roles -Obligations. de rendre compte -Recrutement d'employes d'experience -Elaboration et prestation d'un programme de formation Strategie i I IOutils etsystemes I I Partenariat '1 I r _-,--,. _. -Politiques Systeme global de gestion -Aide ;lux recherchistes -Procedures integree des documents des Premieres nations -Lignes directrices (SGGID) (revendications) I -Mise en oeuvre graduelle -Prise en consideration dans les regions et it I'AC des besoins des -Simplification du Manuel de classification -Elimination des arrerages I -Plan de Communication -Strategie de marketing i Systeme de gestion de I'information consignee (SGIC) -Mise en oeuvre it I'administration centrale et dans les regions Premieres nations en matiere de gestion des documents Canada

4 Comprehensive Integrated Document Management (CIDM) Good management ofour records will ensure that our corporate memory is as complete as possible. In addition, it will allow us to improve our ability to retrieve and share information quickly in support ofdepartmental business and to preserve the history ofcanada, whether inresponse to dayto-day departmental business orin response to outside requests for information (researchers, Access to Information or Privacy requests, litigation, etc). Comprehensive Integrated Document Management Comprehensive IntegratedDocumentManagement (CIDM) isthe name for the suiteofproducts and businessprocesses designedto facilitate records & documentmanagementpractices across the entire department. With CIDM, all new corporate documents (electronic or non-electronic) - letters, reports, s, and even incoming paper correspondence will be captured, classified, centrally stored, and securely accessible by authorized users. Currently, the two core pieces ofsoftware in CIDM are Recorded Information Management System (RIMS) and Document Management System (DOCS). In the future it is planned to integrate Client-Server Correspondence and Issues Management System (CS-CIMS), with it as well. Recorded Information Management System (RIMS) RIMS is the records management software that all records offices across DIAND are using to do the following: maintain the subject file classification system; enter records retention & disposition information; apply Records Disposition Authorities; create and maintain file folders and volumes; circulate files to and amongst DIAND employees and researchers and track their return; maintain essential records information; integrate with DOCS so that management ofelectronic records can be coordinated with the management ofour paper files holdings; and report on records management activities. RIMS is used by Records Office staff; however, in some regions, access is being provided to other staffas well, to facilitate their operational role. DOCS. DOCS is the documentmanagement software that all DIAND employees will have at their desktops to do the following: store their documents 10 central repositories; electronically file their corporate records; contextualize each document by surrounding it with metadata (including such things as keywords, author name, document date, file number); easily retrieve documents through searches against the metadata or fulltext index; share documents or protect documents as the author sees fit, within DIAND;

5 version their documents ie. first draft, second draft, final, etc. Sound records & document management program is vital to delivering ourprograms efficiently and for keeping us responsible and responsive to Native Communities and Canadian taxpayers. Now CIDM delivers the tools and processes that make management ofour records and documents much easier and more comprehensive. For more infonnation, please call Yves Marleau, Manager, Corporate Records & Electronic Document Management at (819)

6 Systeme global de gestion integree des documents (SGGID) La bonne gestion de nos documents nous pennettra de faire en sorte que notre memoire ministerielle soit la plus complete possible. En outre, elle nous aidera aameliorer notre capacite de retrouver et echanger rapidement de I'information afin de fournir un appui aux operations et de sauvegarder en quelque sorte des elements de I'histoire du Canada, que ce soit pour executer des activites courantes du Ministere ourepondre ades demandes de renseignements venant de l'exterieur (chercheurs, personnes s'adressant au Service de l'acces ai'information et de la protection des renseignements personnels, responsables de litiges, etc.). Systeme global de gestion integree des documents (SGGID) Le systeme global de gestion integree des documents (SOOID) est Ie nom donne atout un ensemble de produits et de processus lies aux activites, qui vise afaciliter les methodes de gestion des dossiers et des documents dans tout Ie Ministere. Grace au SOOID, tous les nouveaux documents ministeriels (electroniques ou non) -- soit les lettres, rapports, messages electroniques, et meme la correspondance papier re'rue - seront saisis, classes, stockes de maniere centrale etaccessibles de fa'ron securitaire aux utilisateurs autorises. AI'heure actuelle, les deux logiciels de base utilises dans Ie cadre du SOOID sont Ie systeme de gestion de I'infonnation consignee (SOlC) et Ie systeme de gestion des documents (DOCS). Dans I'avenir, on prevoit y integrer aussi Ie systeme client-serveur de gestion de la correspondance et des dossiers (SCSOCD). Systeme de gestion de I'information consignee (SGIC) Le SGIC (systeme de gestion de I'information consignee) est Ie logiciel de gestion des documents utilise par les bureaux des documents de tout lemainc pour les fins suivantes : tenir Ie systeme de classement des dossiers par sujet; entrer les donnees sur la conservation et I'elimination des documents; executer les autorisations d'elimination des documents; creer et tenir des chemises et des volumes de classement; assurer Ie pret de documents aux employes du MAINC etaux chercheurs, et la circulation de documents entre eux, ainsi que Ie suivi de ces documents aux fms de rappel; conserver I'information contenue dans les documents essentiels; assurer I'integration avec Ie systeme DOCS, de fa'ron que nous puissions coordonner la gestion des documents electroniques avec celle de nos ressources documentaires sur papier; et faire rapport sur les activites de gestion des documents. Le SGIC est utilise par Ie personnel du bureau des documents; toutefois, dans certaines regions, i1 est aussi accessible ad'autres employes afin de faciliter leur travail dans Ie cadre des operations. ) DOCS Ce sysu:me constitue par un logiciel de gestion des documents est cehll que tous les employes du MAINC auront dans leur ordinateur personnel pour executer les taches suivantes :

7 acheminer leurs documents vers les depots centraux; dasser leurs documents ministeriels de fac;on electronique; etablir Ie contexte de chaque document en y rattachant des meta-donnees (notamment des elements tels que les mots des, Ie nom de l'auteur, la date du document, Ie numero de dossier); retrouver facilement les documents par des recherches au moyen des meta-donnees ou de l'indexe en texte integral; echanger des documents ou proteger certains d'entre eux si l'auteur Ie juge opportun, au sein du MAINe; identifier les versions de leurs documents, par ex., par la mention premiere ebauche, deuxieme ebauche, version finale, etc. L'existence d'un programme de gestion des dossiers et des documents sonores est vital pour assurer la prestation efficace de nos programmes, continuer aremplir nos responsabilites a I'egard des collectivites autochtones et des contribuables canadiens, et repondre aleurs demandes. Maintenant, Ie SGGID offi:e des outils et des mecanismes permettant de rendre la gestion de nos dossiers et de nos documents plus facile et plus complete. Pour plus de renseignements, vous pouvez communiquer avec Yves Marleau, chefde la Gestion des documents electroniques et des dossiers ministeriels, au (819) )

8 DIAND Records & Information Management Overview ofaccomplishments and Initiatives in Progress SvstemlProcedural Improvements Eight year ~ords backlog in HQ recoius office eliminated as well as four year backlog in the. Federal Records Centre. Providing assistance to regions with their backlogs both in their records offices and regional Federal Records Centres. An electronic System (RIMS) has been implemented to manage files in records offices in HQ and all regions this past year. Training to all records staff (HQ & regions) nearing completion. At HQ, the conversion of500,000 history cards to RIMS was completed this year. Similar undertakings are underway in the regions. Implementation last year ofan electronic docum~t management system (DOCS) in Claims Sector, BC region and Ontario region, with approximately 200 users. Implementation ofthe system innwt. Manitoba & Quebec regions began this year with another 600 to 800 users as part ofthe 1999/00 plan. Implementation for the rest ofthe department is planned over the next couple ofyears. An interim strategy for the preservation of s has been developed and will be implemented this fall. Guidelines for preparing policy documents in DIAND have been revised to include records management considerations. A, review ofthe Client-Server Correspondence and Issues Management System (CS.CIMS) has been completed. Recommendations are being actioned to address user issues and correct technical problems to improve tracking ofministeriai correspondence. Actively working with Northem Program regarding records issues relatijig to devolution of programs to Yukon Territorial Government The File Classification Manual has been simplified in consultation with regions. Implementation discussions are underway with Sectors. For more infonnation please contact: Claudene Pepper. Manager National Records Policy and Systems (819)

9 The Records Management Policy has been updated, and a new policy was developed: Pn li,cv, I for the Management ofrecords in Support ofprogram Devolution. Developed a business case to secure the necessary resources for the regions in order to help them with the History Card implementation to RIMS, backlog; and, detailed listings ofboxed records in the Federal Records Centres. OrganizatiOnal Arrangements' HQ Records office re-organized; renovated and more efficient Experienced records staffrecruited. A study was completed inthe summer of1998, in consultation with regions, to propose a new organizational structure for Records organization. Regions are presently in the process ofimplementation ofnew organizational structure, subject to their needs. WorkshopsrrraininglAwareness Sessions Records Management Training Progmm developed, delivered to regions and NCR - to d' nearly 200 participants ftom Records, Programs and First Nations. The coutse is now being delivered on an on-going basis, nationally. Two annual National Workshops held for Records Management staff. Directors ofcorporate Services also participated. Since April, five awareness sessions were held in the Learning Centre at HQ outlining initiatives relating to Records Management as well as the importance ofmanaging corporate records. Monthly sessions on going. Communications Developed and implemented records access procedures in HQ and regions for First Nations Claims Researchers in consultations with TARR Centres, LTS, Claims and ATIP. Strategy for managing records in DIANn was prepared and sent to all DGs and Directors in HQ Sectors and regions. A letter was sent to all ADMs and RDGs by ADM Corporate Services outlining the For more informarion please conraci: Claudette Pepper. Manager National Records Policy and SystemS (819)

10 guidelines for addressing records management issues in "devolution". A letter was sent to all Directors General and Directors to outline importance ofrecords keeping for program and other activities including for Y2K issues. An was sent by ADM Brent DiBartolo to all employees re : National Records and Information Management Week, the week ofapril 4-10, A letter was sent to.all ADM's, DG's and RDG's, signed oy the ADM, Corporate Services and the ADM, Claims and Indian Government, delegating authority to all DlAND employees to respond in a timely fashion to all informal requests for information. Communications Activities Currently Underway Develop and implement a Marketing and Communication Strategy. Prepare newsletters, communication materials and develop web site. Give briefings and presentations to ADMs and DGs and their management teams, as well as presentations at various DIAND workshops. Visit each region and give presentations to RDGs and their management teams as well as awareness sessions to staff. Linkages have been established with the Strengthening the Front Line initiative with Don Cooke, DG, Service Improvement to co-ordinate our records and information management efforts. For more infonnation please contact: Claudette Pepper. Manager National Records Policy and Systems (819)

11 Gestion des docu.ments du MAINe Aper u des realisations et des activites en cours Ameliorations des svstemes et des procedures Elimination de huh 80S de retard dans' Ie traitement des documents 8 I'administration centrale et de quatre ans de retard aux Centres federaux de documents. Aide aux regions avec leur travail en retard, dans leurs bureaux des documents et dans les Centres federaux de documents des regions. Un systeme electronique (SGIC) a ete tnis en place I'annee derniere pourgmrles dossiers des bureaux des documents 8 l'adtninistration et dans toutes les regions. La formation de tous les employes de la gestion des documents (8 I'administration centrale et dans les regions) est presque tertninee. Al'administration centrale, nous avons termine cette annee la conversion au SGIC de fiches de renseignements. Un travail semblable est en voie de realisation dans les regions. La mise en oeuvre du systeme de gestion electronique de documents au secteur des Revendications, a eu lieu I'an dernier dlins les regions de la Colombie-Britannique et de I'Ontario, oil il y a environ 200 utilisateurs. Les regions des T.N.-O., du Manitoba et du Quebec ont entrepris la mise en oeuvre du systeme cette annee; Ie plan de prevoit de nouveaux utilisateurs. La tnise en oeuvre dans Ie reste du ministere sera effectuee d'ici quelques annees. Une strategie provisoire de conservation des messages electroniques a ete elaboree et sera mise en oeuvre cet automne. Les lignes directrices sur I'etablissement des politiques du MAINC ont ete revisees en vue d'y integrer la gestion des documents. L'examen du systeme client-serveur de gestion de la correspondance et des dossiers (SCSGCD) est termine. Nous dondons suite aux recommandations visant a Info: Claudette Pepper. g<stionnaire. Seclion des politiques el des systemes nationauk lies auk documents (8J9)9S3-41~2

12 resoudre les problemes des utilisateurs et il corriger les difficultes techniques en vue d'ameliorer Ie suivi de la correspondance ministerielle. Nous collaborons activement avec Ie Programme des affaires du Nord au sujet de questions touchant les documents liees au transfert de programmes au gouvernement territorial du Yukon. Le Manuel de classification des dossiers a ete simplifie en collaboration avec les regions. La mise en oeuvre est en cours dans les secteurs. La Politique de gestion des documents a ete mise iljour et une nouvelle politique a ete elaboree : la Politique de gestion des documents ill'appui du transfert des programmes. Developpeinent d'une proposition pour obtenir les ressources necessaire afin d'aider les regions avec la mise en' oeuvre du module pour les fiches de renseignements dans RIMS, l'arrerage et des listes detailles du contenu des boites entreposees aux Centres federaux de documents. ) Dispositions organisationnelles Le'Bureau des documents ai'administration centrale a ete reorganise et renove, ce qui en accroit l'efficacite. Du personnel ex rlmente en gestion des documents a ete recrute. Une etude a ete menee en collaboration avec les regions au cours de I'ete 1998 dans Ie but de proposer une nouvelle structure organisationnelle pour la gestion des documents. Les regions procedent ala mise en oeuvre de la nouvelle structure organisationnelle conformement aleurs besoins. Ateliers I Formation I Seances de sensibilisation Un programme de formation en gestion des documents a ete elabore et presente dans les regions et al'adminis1tation centrale - ai'heure actuelle, pres de 200'participants de la gestion des documents, des programmes et des Premieres nations ont suivi cette formation. Le cours est maintenant offert en permanence Ii l'echelle nationale. Info: Claudene Pepper. gestionnaire. Section des politiques et des systemes nationaux lies aux documents (819)

13 Le personnel de la gestion des documents donne deux ateliers nationaux par annee. Les directeurs des services ministc!riels y ont panicipc!. Depuis avril, cinq seances de sensibilisation ont eu lieu au Centre d'apprentissage, II I'administration centrale; on y fait I'expose des mesures relatives II la gestion des documents et on parle de!'importance de la gestion des documents ministc!riels. Des seances sont presentees achaque mois. Communications Des procedures d'acces aux documents ont ete elaborees et mises en oeuvres a I'administration centrale et dans les regions II!'intention des recherchistes en matiere de revendications pour les Premieres nations, en collaboration avec les Centres de recherche sur les droits ancestraux et issus de traites (CRDAIT),les SFF,lesRevendications et l'aiprp. Une strategie de gestion des documents au MAINC a ete c!laboree et transmise II tous les DG et directeurs des seeteurs, ai'administration centrale etdes regions.) Le SMA, Services ministeriels, a ecrit atous les SMA et aux DGR pour leur expliquer I'essentiel des Iignes directrices concernant les questions de gestion des documents dans Ie «transfert». Une lettre a ete adressee atous les directeurs genc!raux et aux directeurs pour souligner l'importance de conserver les documents relatifs aux programmes et il. toute autre activite, y compris les questions relatives au passage ai'an Le SMA Brent DiBartolo a adresse un message electronique atous les employes concernant la Semaine nationale de la gestion des documents et de I'infonnation, celie du 4 au 10 avril Une lettre signee par Ie Sous-ministre adjoint des Services ministeriels et Ie Sous-ministre adjoint Revendications et gouvemement indien, aete envoyer il. taus les Sous-ministre adjoints, Directeurs generaux, AC, et Directeurs generaux regionaux. La lettre avait pour but de deleguer des pouvoirs il. tous les employes du MAINC pour qu'ils puissent repondre rapidement II tous les demandes informelles d'information. Info: Claudelle Pepper. gestionnaire. Section des politiques et des systemes nationaux lies aux documents (819)

14 Activites en cours en matiere de communications Elaboration et mise en oeuvre d'une striltegie de marketing et de communications. Redaction de bulletins, de documents de communication et elaboration du site Web. Seances d'infonnation etpresentations II!"intention des SMA et des DG et de leurs equipes de gestion; presentations dans Ie cadre de dive'rs ateliers offerts par Ie MAINe. Visite achaque region. presentation au DGR et II son equipe de gestion et seances de sensibilisation Ii!'intentiondes employes. Des liens ont ete etablis avec Ie projet de Soutien des activites de premiere Iigne, avec. Don Cooke, DG, Amelioration des services, dans Ie but de coordonner nos efforts en matiere de gestion des documents et de!"information. Info; Claudene Pepper. gestionnaire. Section des politiques et des systemes nalionaux lies aux documents

15 )

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