Memoire de DEA Sciences de 1'Information et de la Communication. Option: Systemes d'information documentaire

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1 ENSSIB Ecole Nationale Superieure des sciences de 1'information et des Bibliotheques Memoire de DEA Sciences de 1'Information et de la Communication Option: Systemes d'information documentaire Impact des nouvelles technologies sur le comportement des utilisateurs de systemes de recherche d'information: application a la gestion electronique de documents. Fabrice PIROLLI Sous la direction de : Richard BOUCHE et Laid BOUZIDI BIBLIOTHEQUE DE L ENSSIB Septembre 1998 Universite Lumiere Ecole Nationale Universite Jean Moulin Lyon 2 Superieure des Sciences Lyon 3 de 1'Information et des Bibliotheques

2 ENSSm Ecole Nationale Superieure des sciences de rinformation et des Bibliotheques Memoire de DEA Sciences de 1'Information et de la Communication Option: Systemes d'information documentaire Impact des nouvelles technologies sur le comportement des utilisateurs de systemes de recherche d'information: application a la gestion electronique de documents. Fabrice PIROLLI Sous la direction de : Richard BOUCHE et Laid BOUZIDI Septembre 1998 Universite Lumiere Lyon 2 Ecole Nationale Universite Jean Moulin Superieure des Sciences Lyon 3 de rinformation et des Bibliotheques

3 Impact des nouvelles technologies sur le comportement des utilisateurs de systemes de recherche d'informations: application a la gestion electronique de documents Fabrice PIROLLl sous la direction de Richard BOUCHE - ENSSB Laid BOUZIDI - Lyon 3 Resume: Dans le domaine de la gestion electronique de documents, 1'avenement des NTIC (Internet, reseaux, architecture clients/serveur,.,.), ainsi que leur utilisation en masse ne sont pas neutres vis a vis des utilisateurs. Dans quelle mesure les nouveaux moyens de recherche, de structuration et d'acces a 1'information ont-elles reoriente 1'utilisation des logiciels de GED? L'etude de 1'impact des NTIC sur le comportement les utilisateurs de systemes de GED permet de prendre en compte la perception qu'ils en ont, ainsi que leurs besoins, pour le developpement futur de ces technologies. Descripteurs fran^ais: Gestion electronique de documents; Comportement des utilisateurs; Nouvelles Technologies de 1'Information et de la Communication; Internet; Groupware; Workflow; Norme Z Abstract: In the field of electronic document management, the development of the Information and Communication New Technologies (Internet, Networks,...) as well as their growing use, are not without consequences on their users. How these new means for retrieving, structuring and aecessing information have influenced the use of electronic document management software? The study of these Information and Communication New Technologies impact on the users behaviour allow to take into account their needs and their feelings for the future development of these technologies. English keywords: electronic document management; users behaviour; Information and Communication New Technologies; Internet; Groupware; Workflow; Z39.50 protocol

4 Table des matieres REMERCIEMENTS 4 INTRODUCTION 5 PRESENTATION GENERALE DU SUJET 5 PROBLEMATIQUE 6 DEMARCHE ADOPTEE? PREMIERE PARTIE: LA GED ET LES NTIC 9 I - LA GED: DEFINITION ET CONCEPTS 9 1- Ou 'est ce que la GED? 9 2- Les grandes «familles» de la GED. 10 a- la GED administrative 10 b- la GED bureautique H c- la GED «COLD» H d- la GED documentaire 11 e- la GED technique Historique du marche de la GED Principes de base d 'un systeme de GED 13 a- Ledocument 15 b-l'indexation 16 c- Le stockage de l 'information 17 d- La restitution de l 'information L 'evolution des architectures de systemes de GED LA GED: une ouverture naturelle vers les NTIC 21 II- INTERNET ET LA GED Internet: un support de diffusion de l 'information Intemet: un moyen d 'acceder a l'information Reseaux Intranet: une adaptation des standards du Web au monde de Ventreprise 26 III- LA NORME Z Definitio n 28 a- Le logiciel client 29 b- Le logiciel serveur 29 c- les principales fonctions offertes par la norme Z Principe de fonctionnement 30 a- Du point de vue de 1'utilisateur 31 b- D'unpoint de vue technique Interet vis d vis de la GED 31 IV- LES APPORTS DE LA GED VIS A VIS DU GROUPWARE ET DU WORKFLOW Groupware / Workflow: definitions et concepts 33 a-le groupware 33 1

5 b- le Workflow IM GED: une memoire organisationnelle La gestion de connaissances 35 DEUXIEME PARTIE: IMPACT DE CES NTIC SUR LE COMPORTEMENT DES UTILISATEURS DE SYSTEMES DE GED - UNE ETUDE CONCRETE 38 I - METHODE DE TRAVAIL Presentation du questionnaire La societe DIP SYSTEMES 39 II- TRAITEMENT ET ANALYSE DES REPONSES Caracterisation de la population etudiee 41 a- Les entreprises concernees 41 b- Le type de systemes de GED employes Utilisation de la GED au sein des entreprises interrogees 43 a- Perception des avantages et des inconvenients des systemes actuels 43 b- Comment la GED a modifie la faqon de travailler 44 c- Les qualites recherchees dans les produits de GED: facilite d'utilisation et capacite d'expansion 44 d- La technologie favorise Vinnovation La norme Z39.50: encore meconnue, mais potentiellement interessante 46 a- Une norme encore confidentielle 46 b- interet implicite de la norme Z Le groupware et le workflow 48 a- le groupware: deja bien implante, mais parfois sous-exploite 48 b- le workflow: un concept seduisant car repondant aux nouveaux besoins organisationnels 49 c- une volonti de structurer les echanges d'informations L 'utilisation dlnternet: une evolution des comportements plus qu 'une revolution 50 a- Etre connecte a Internet: un choix souvent impose 50 b- Internet: quelle utilisation? 51 c-1. 'usage reel d'intemet 52 d- Internet: un jugement critique Reseaux Intranets: un concept qui a su convaincre les utilisateurs et qui s 'impose Les systemes de GED: quelles evolutions? 54 a- Une constante: l 'inertie du facteur humain 54 b- Le point de vue et les souhaits des utilisateurs 55 III- CONCLUSION PARTIELLE 57 2

6 TROISIEME PARTIE: SYNTHESE DE LVETUDE - LES PISTES DE RECHERCHE 58 I- UNE MEILLEURE INTEGRATION DES NTIC DANS TOUTES LES ETAPES DE LA GED La circulation de Vmformation 58 a- ime evolution vers une distribution selective 59 b - 1'acces d Yinformation: vers des systemes ouverts La recherche dhnformation: la norme Z a- Un standard d developper 61 b- Uenrichissement de cette norme Elaboration d'un modele de comportement des utilisateurs 62 II - DES S.I. FEDERANT DES SOURCES D'INFORMATION HETEROGENES les nouveaux enjeux 64 b- les progres necessaires 66 CONCLUSION 67 BIBLIOGRAPHIE 68 ANNEXE: QUESTIONNAIRE "LA GED ET LES NTIC" 70 3

7 Remerciements Je tiens a remercier les personnes suivantes, qui nvont permis de realiser ce memoire et sans lesquelles ce travail n'aurait pu etre effectue: Monsieur Richard Bouche, professeur a 1'ENSSIB, qui a accepte d'en etre le directeur. Monsieur Laid Bouzidi, maitre de conferences a Lyon-3, qui a co-dirige ces travaux, dont 1'aide et la disponibilite furent tres precieuses pour mener a bien ma demarche. Monsieur Lionel Poulet, doctorant, pour son aide sur certains points techniques et pour la realisation du questionnaire. La societe DIP SYSTEMES pour sa collaboration. L'ensemble des entreprises ayant accepte de participer a ces recherches en repondant a mes questions. 4

8 Introduction Presentation generale du sujet L'informatique est un secteur particulierement dynamique, au sein duquel les innovations, qu'elles touchent le materiel ou les logiciels, se succedent a un rythme tres soutenu. L'ensemble des technologies regroupees aujourd'hui sous le terme de «Nouvelles Technologies de 1'Information et de la Communieation» (NTIC) a radicalement reoriente la fagon d'exploiter les outils eux-memes, et a egalement change le comportement des utilisateurs de ces techniques. En effet, elles offrent de nouvelles perspectives en proposant de nouvelles reponses aux differents besoins en matiere de recherche et d'acces a 1'information. Les attentes des utilisateurs evoluent parallelement aux materiels et logiciels. Dans le domaine documentaire, qui doit ici etre pris dans un sens large, la technologie de la Gestion Electronique de Documents a apporte beaucoup, tant au niveau du stockage de 1'information (image, son, texte) qu'au niveau de son exploitation. Comme la GED repose sur les techniques de Finformatique, elle integre regulierement les innovations technologiques qui permettent d'ameliorer les performances des differents systemes. Parmi les NTIC, certaines innovations interessent directement la GED. Ainsi, le developpement du reseau Internet permet d'envisager une large diffusion de 1'information, ainsi qu'un acces simplifie a certaines sources d'informations jusqu'alors difficiles a exploiter. Le developpement des reseaux au sein des organisations, et en particulier des architectures clients / serveurs, permet un partage de 1'information et une approche collective de la conception et de 1'exploitation des documents electroniques. En ce qui concerne la recherche de 5

9 Vinformation, de nouveaux standards, comme la norme Z39.50, offrent de nouvelles possibilites en permettant un acces simplifie et plus efficace aux differentes sources d'information... Problematique Les NTIC offrent donc de nouvelles perspectives aux differentes solutions de GED, mais leur utilisation en masse n'est pas neutre vis-a-vis des utilisateurs de tels systemes. II apparatt clairement qu'elles modifient la fagon de travailler, mais on peut egalement se demander dans quelle mesure les nouvelles techniques documentaires de recherche, de structuration et d'acces a 1'information ont reoriente Vutilisation des logiciels de GED. Quelle perception les utilisateurs ont-ils de ces technologies d'un point de vue pratique? En quoi pourraient-elles repondre a leurs attentes et en quoi pourraient-elles leur ouvrir de nouvelles perspectives? Le but de ce travail est de caracteriser Vevolution du comportement des utilisateurs de systemes de GED, en s'appuyant sur leur experience, tant au niveau du fond de leurs recherches, qu'au niveau de 1'exploitation des logiciels de GED. En mesurant ainsi 1'impact des NTIC, il est possible de savoir comment elles sont pergues actuellement, dans le but de faciliter la prise en consideration des utilisateurs dans le processus d'integration des nouvelles technologies, et dans leur developpement fixtur. Ce memoire s'inscrit dans un contexte plus general de recherches menees par Monsieur Lionel Poulet, doctorant, sous la direction de Monsieur Richard Bouche, professeur a VENSSIB, et de Monsieur Laid Bouzidi, maitre de conferenees a l'universite Jean Moulin Lyon 3, dans le cadre du laboratoire CERSI (Centre de Recherches en Sciences de 1'Information) et de la societe DIP SYSTF.MES (cf. deuxieme partie -1-2). Ces recherches ont pour sujet "les apports des nouvelles technologies dans les logiciels documentaires" et plus precisement: les apports du protocole Z39.50, Venrichissement de ce protocole par Vintegration de 6

10 1'interrogation en langage naturel, 1'ouverture des logiciels documentaires sur le monde par Internet et la norme Z39.50, 1'analyse de l'integration de ces technologies vis-a-vis des utilisateurs dans un logiciel documentaire. Ce travail vient donc en amont du developpement de ces aspects, en se proposant d'analvser 1'orientation des besoins des utilisateurs de systemes documentaires. Demarche adoptee Ce memoire s'organise en trois grandes parties. Dans la premiere partie, nous verrons quels sont les principes de base de la GED, et quelles sont les solutions aujourd'hui disponibles. Ensuite nous nous interesserons a la fagon dont les chercheurs et les societes impliquees dans ce secteur voient Fevolution des produits en fonction des NTIC: 1'utilisation de 1'Internet, le developpement de la norme Z39.50, 1'integration des outils de Workflow a la GED, et Femergence du concept de «base de connaissances», dans lequel la GED n'est plus un simple outil, mais devient a part entiere un element strategique de 1'entreprise. Dans la seconde partie, nous nous interesserons a la caracterisation des utilisateurs de systemes de GED, a la fa$on dont les techniques evoquees ci-dessus sont deja integrees, comment elles sont pergues, et en quoi elles ont modifie le comportement de ces utilisateurs. Pour apporter des reponses concretes a ces interrogations, j'ai choisi d'adopter une demarche active concrete et non pas theorique. Dans ce but, j'ai realise un questionnaire, cible sur la GED et les NTIC, qui a ete envoye a une centaine d'entreprises utilisant deja des solutions de GED. L'analyse des resultats obtenus permet d'evaluer, dans le cas de ces entreprises, en quoi certaines des NTIC se sont imposees et ont un impact reel sur le comportement des utilisateurs, et pourquoi ce n'est pas le cas de certaines autres. Ce questionnaire permet en outre de degager les attentes de ces entreprises concernant 1'evolution de leur systeme d'information documentaire d'un point de vue pratique. 7

11 La troisieme et derniere partie de ce memoire a pour but de synthetiser ces resultats, afin de degager les differentes pistes vers lesquelles la recherche dans le domaine de la GED devrait s'orienter pour repondre aux attentes exprimees par les utilisateurs, que celle-ci soient explicitement formulees, ou bien pergues implicitement d'apres les reponses fournies. 8

12 Premiere partie: La GEDetles NTIC Dans cette partie, nous nous attacherons a faire un tour cfhorizon des eoncepts de base de la GED, en presentant les solutions actuellement disponibles sur le marche. Nous nous interesserons ensuite aux techniques les plus recentes, qu'elles soient deja en cours d'integration dans les logiciels de GED, ou encore au stade de la recherche. Pour cela, nous nous appuierons sur des references bibliographiques, et sur le point de vue de differents acteurs (chercheurs ou entreprises) impliques dans le developpement des produits de GED quant a 1'evolution de la GED au sein des entreprises. I - La GED: definition et concepts. 1- OiTest ce que la GED? L'APROGED (Association frangaise des professionnels de la GED) definit la GED comme Vensemble des techniques permettant de dematerialiser, classer, gerer, stocker et distribuer des informations documentaires sous forme electronique. Un systfme de GED peut etre plus ou moins complexe selon le nombre d'utilisateurs qui peuvent y acceder, et selon les traitements que 1 on desire effectuer sur les documents. Neanmoins, le fonctionnement d'un tel systeme repose toujours sur la meme sequence fondamentale: Acquisition - Traitement - Restitution - Diffusion de Vinformation. La gestion electronique de documents, parcequ'elle repose sur la technologie informatique, connait sans cesse de nombreuses evolutions reposant sur les innovations les plus marquantes de ce secteur. Les solutions de GED disponibles sur le marche integrent continuellement les techniques les plus recentes du domaine de Vinformatique, proposant ainsi de nouvelles fonctions et de nouveaux types 9

13 d'applications. La GED ne designe donc pas un systeme particulier, mais 1'ensemble des processus qui s'appliquent a des documents electroniques (ou a des documents physiques qui seront traites pour etre exploites de fafon numerique). De ce fait, il existe plusieurs categories de GED. 2- Les grandes «familles» de la GED La Gestion electronique de documents comprend plusieurs types d'applications, dont les fonctions different. II existe cinq grandes familles dans les systemes de GED: la GED Administrative la GED Bureautique - lagedcold la GED documentaire la GED technique Nous allons successivement detailler les fonctions de chacune de ces familles. a- la GED administrative Ce type d'application concerne generalement ce qui est designe comme «la gestion de dossiers electroniques», ce qui correspond au classement de documents administratifs d'une entreprise, souvent sous forme d'image numerisee. 11 peut s'agir par exemple de bons de commandes, de factures fournisseurs, de correspondance, de fax, etc. La GED administrative fait souvent partie d'une application globale de gestion et permet a 1'utilisateur d'acceder rapidement aux images des documents dont il a besoin, sans avoir a se deplacer ou a encombrer son bureau de dossiers physiques. Souvent, ce type d'application integre des outils de communication de type «Workflow» (cf.. infra IV). 10

14 b- la GED bureautiqm Les outils de GED bureautique concernent un type particulier de documents electroniques: ceux qui sont generes par les outils bureautiques d'une societe. II peut s'agir de fichiers issus de traitements de textes, de tableurs, etc. La GED bureautique permet de manipuler ces documents electroniques dans leur format d'origine (format Word, Excel,...), de centraliser leur classement, et eventuellement d'echanger ces documents par messagerie electronique. c- la GED «COLD» Le terme COLD (abreviation de «Computer Output on Laser Disk») est utilise en reference aux applications de COM (Computer Output on Microfilm) car c'est une technique qui se substitue a la micrographie. Ce type d'applications, appele «Archivage electronique» permet de stocker et d'indexer automatiquement 1'ensemble des documents generes par des applications de gestion, et destines a 1'impression. Le principe consiste a recuperer le fichier d'impression (fichier «spool»), et a le decouper suivant une logique definie par divers parametrages, afin d'en extraire les criteres et les valeurs necessaires a 1'indexation. Les documents concernes sont par exemple: les etats comptables, les factures, les bulletins de salaire, les releves de compte, etc. d- la GED documentaire La GED documentaire est directement issue de la recherche documentaire, est particulierement utilisee dans le cadre d'applications du type bibliotheque, documentation scientifique, et eventuellement revue de presse. La GED a apporte a cette categorie d'application une grande souplesse d'utilisation, notamment en permettant 1'acces a 1'image du document physique ou encore 1'acces a des photos (pour les applications du type «phototheques»). Ce type de GED se caracterise 11

15 principalement par ses methodes d'indexation et de recherche qui font le plus souvent appel a des thesaurus, au full-text (indexation et recherche en texte integral) avec operateurs de proximite, a une recherche par concept et parfois a un mode d'interrogation en langage naturel. A Pinverse des applications traditionnelles de gestion, 1'indexation n'y est pas structuree au sens «classique» du terme. e- la GED technique La GED technique, aussi appelee GED metier, concerne toutes les applications dans lesquelles le concept de Gestion Electronique de Documents est directement lie a une profession. Tres souvent, cela se caracterise par la manipulation de documents dont le format est propre a un metier. II s'agit par exemple d'applications pour les bureaux d'etudes, pour la gestion de plans ou la documentation technique sur un projet industriel particulier. On y associe souvent la gestion des nomenclatures et la manipulation de documents structures de type SGML... Au cours du temps, ces cinq grandes familles de la GED n'ont pas connu leur essor au meme moment, principalement a cause de limites techniques. 3- Historique du marche de la GED Depuis 1'apparition du concept de GED, ce secteur a connu de grandes evolutions, liees au developpement et aux evolutions du secteur informatique. Deux grandes epoques ont marque le developpement de la GED: Au cours de la premiere periode (jusqu'au environ de 1995), la justification d'une GED etait d'ordre legal et administratif:. Lentreprise se trouvait dans 1'obligation quelqu'en soit le cout, d'archiver et de gerer sa documentation. En reponse a cette preoccupation, les solutions de GED, encore tres lourdes et tres couteuses, etaient 12

16 principalement focalisees sur "1'archivage electronique", il s'agissait de GED COLD. Pendant toute cette periode, le marche de la GED a ete considere par les professionnels comme plutdt decevant, et les applications se sont concentrees, a plus de 90%, dans les secteurs administration-gouvernement et banque-assurance. La seconde periode majeure dans le domaine de la GED est survenue vers 1995 au moment de 1'expansion des reseaux, du multimedia et du formidable deploiement de la Bureautique; la justification d'une GED est alors devenue economique et strategique Les possibilites offertes par les nouveaux outils, notamment dans le domaine du traitement des images, des sequences video, des sons et egalement dans la circulation et la regulation des flux d'information ont relance le marche de la GED, surtout pour les applications de type bureautiques, documentaires et administratives. Pour Jean-Yves Prax [Prax, 1998] il s'agit alors de «1'emergence d'une entreprise "apprenante", recherchant des gisements de productivite, des avantages competitifs, des facteurs d'innovation et de qualite, a travers la mise en place de processus de travail collaboratif, de capitalisation et d'echanges informationnels.» Bien que, pour des raisons de cout, des solutions du type GED COLD soit encore tres prisees aujourd'hui, le marche des produits de GED est clairement oriente sur des solutions completes, qui peuvent regrouper les possibilites de plusieurs outils (par exemple GED documentaire et bureautique), et qui s'integrent en partie, ou totalement, au systeme d'information des entreprises. 4- Principes de base d*un svsteme de GED Comme cela a ete vu precedemment, tout systeme de GED suit une sequence de type acquisition, traitement, restitution et diffusion de 1'information. Cette sequence peut encore etre detaillee pour en arriver a «la chaine de la GED» [Prax 1998], au cours de laquelle se succedent les operations: - d'acquisition du document au format numerique, - de formatage. 13

17 - de traitement, - d'indexation, - de stockage, - de recherche, - de consultation, - de diffusion. La figure suivante illustre les etapes fonctionnelles de la GED: Archivage Recherche Formatage Traitement Indexation Stockage Composition Presentation CONSUL TATION Diffusion passive Acquisition Descripteurs Collecte PRODUCTION Source: Jean Yves PRAX «la GED» Cette chaine de la GED est ici presentee sequentiellement, mais les etapes ne sont pas forcement totalement independantes. En effet, le consommateur d informations peut egalement etre un producteur de documents, la politique d'indexation est souvent realisee par ces utilisateurs consommateurs / producteurs, et de plus, les documents presents dans la base de donnees resultent d'une collecte et d'un choix qui impliquent 1'ensemble des acteurs. 14

18 a- Le document Uelement de base de la GED est le document. L'etape d'acquisition du document peut, selon les cas, se derouler de deux fagons differentes: soit le document existe sous une forme physique, soit il existe deja sous forme electronique. Dans le premier cas il faut creer un document numerique representant le document physique. Les modes et les moyens de creation du document numerique vont dependre du type de media: document textuel, document graphique, image fixe ou animee, son... Dans le cas d'un document sur support papier cette etape sera realisee a 1'aide d'un scanner, puis selon la nature du document et 1'utilisation que Pon desire en faire, 1'image numerique du document ainsi obtenu subira divers post-traitements. 11 pourra dans le cas de textes s'agir d'un traitement par un logiciel de Reconnaissance Optique de Caracteres, qui permet d'obtenir a partir de 1'image d'un texte un fichier contenant ce texte en modes caracteres, ce qui permet de 1'exploiter de la meme fagon que s'il avait ete directement saisi sous forme informatique [Chaumier 1996]. Dans le cas d'une image, il est possible de proceder a des retouches, de redimensionner 1'image, de compresser les fichiers, etc... Les sons et les videos sont quant a elles numerisees a 1'aide de peripheriques dedies a cet effet. 11 s'agit le plus souvent de cartes d'acquisition (cartes son, cartes video). Dans le cas ou les documents sont directement crees sous forme numerique, les outils et les moyens de creation dependent egalement du type de media: texte, graphique, image, mais il n'y a pas de passage par un support intermediaire (papier, support photographique, etc ). Pour un document textuel, la creation est faite a partir d'une saisie manuelle du texte sous un logiciel specifique. Le choix du logiciel depend du codage et de la structuration desiree pour les documents. 11 peut alors s'agir de documents non structures (texte en code ASCII) ou bien, les textes peuvent etre realises avec des outils specifiques qui permettent d'enregistrer en plus des donnees, les aspects physiques ou logiques des documents (langages 15

19 structures du type SGML,...) [INRIA 1994]. Les documents graphiques sont crees a partir d'outils informatiques specifiques: logiciels de CAO (Conception Assistee par Ordinateur), ou de DAO (Dessin Assiste par Ordinateur) qui permettent de disposer directement de plans sous forme de fichiers informatiques. Les images ou les sequences video quant a elles, peuvent etre directement crees a partir de l'ordinateur a 1'aide d'outils specifiques, il s'agit alors d'images de synthese, ou bien elles peuvent etre crees par des peripheriques specifiques (appareils photo numeriques, cameras numeriques). Le document electronique connait grace aux evolutions techniques (architecture client / serveur, langages objet) de nombreuses evolutions structurelles. Ainsi les documents traites par les systemes de GED actuels presentent les aspects suivants: - Faspect composite: un document electronique doit pouvoir etre un assemblage structure de plusieurs fragments documentaires heterogenes - Faspect distribue: ces fragments documentaires doivent pouvoir resider en plusieurs points physiques du reseau, le lien doit en conserver 1'acces par une adresse logique - Faspect multimedia: un document est interessant par 1'information qu'il contient, non par les applications qui ont servi a le creer. Le document doit pouvoir contenir des textes, des graphiques, des images fixes ou animees, consultables independamment des applications leur ayant donne naissance - Faspect portable: un document doit etre consultable dans une version non degradee (c'est a dire conservant tous les enrichissements typographiques, de styles et de format), et ceci independamment du materiel utilise. h- L 'indexation L'indexation d'un document est Foperation qui consiste a decrire le document afin de permettre une exploitation sans necessairement recourir a la consultation du document lui-meme. L'indexation est le cceur de la GED: elle doit etre la 16

20 representation la plus fidele et la plus exhaustive du contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d'en garantir la pertinence. II existe deux methodes de representation du document: - les langages classificatoires, utilises pour representer le sujet de maniere synthetique: par matiere, auteur, date, langue... - les langages d'indexation, qui representent le contenu d'un document de maniere analytique; ces langages sont parfois appeles langages combinatoires pour designer le fait que les mots et concepts utilises pour Vindexation pourront etre ulterieurement combines entre-eux au moment de la formulation des requetes. Les langages d'indexation combinatoire sont eux-meme repartis en deux categories: les langages libres, qui sont constitues a posteriori a partir des concepts releves dans les documents enregistres, et qui se materialisent sous deux formes principales: les mots-cles et les descripteurs libres, les langages contrdles, construits a priori, cherchant a representer les documents par une codification univoque, et que Von retrouve sous deux formes, les listes d'autorite et les thesaurus. c- Le stockage de Vinformation Une fois que les documents sont disponibles sous forme numerique et indexes, ceux-ci doivent etre stockes sur un support informatique, dont la nature depend du type d'application. La plupart du temps une solution de GED ne va pas utiliser un unique support de stockage, mais va devoir accommoder plusieurs categories de medias, le choix etant guide par des criteres de capacite de stockage, de temps d'acces aux donnees, de cout, de perennite, de reinscriptibilite ou de non-reinscriptibilite. 17

21 Les types de stockage peuvent etre regroupes en cinq grandes familles: - la memoire systeme: comprend la memoire RAM qui permet au systeme et aux applications de fonctionner. Elle peut etre amenee a charger les donnees au moment de leur traitement par 1'applicatif. - la memoire on-line: contient les donnees d'utilisation courante, le plus souvent constituee de disques magnetiques - la memoire near-line: d'acces secondaire et plus lent, mais sans intervention humaine ou mecanique, elle est constituee de disques optiques ou magneto-optiques - la memoire off-line: acces par intervention mecanique (juke-box, robot) ou par chargement manuel d'un media, elle est d'acces lent mais est capable de gerer de tres grands volumes a faible prix, avec une garantie de perennite. d- La restitution de l 'information Les documents, une fois reperes dans le systeme, peuvent etre consultes en ligne, sur des moniteurs, ou imprimes. La qualite d'image depend, bien sur, du format de stockage des documents, mais egalement des specifications techniques des peripheriques de sortie: resolution graphique et frequence de balayage pour les moniteurs, resolution et type d'impression pour les imprimantes. 11 existe ainsi deux modes de production de documents papier: un mode d'impression direct (imprimantes bureautiques matricielles, a jet d'encre, a sublimation thermique ou laser), et un mode necessitant une preparation du document en matrice de points (mode utilise par 1'offset et la photocomposition). Le choix technique des peripheriques de sortie depend de 1'usage qui sera fait des documents, et des contraintes de cout. 4- L'evolution des architectures de svstemes de GED Selon les professionnels du domaine de la GED, un des marche les plus important pour 1'avenir concerne les produits au carrefour de la GED bureautique, de la GED 18

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