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1 ES creates consensus within the Council of Europe Report compiled by Propos recueillis par Didier Destabeaux 36

2 ES crée le consensus au Conseil de l Europe 37

3 Since 2011, the ES server has united all of the principal parties for every type of publication at the Council of Europe s Service for the Production of Documents and Publications (SDPD). Its staff looks forward to version ES3. Mr. Kretz, could you tell us a bit about the SPDP? Gérard Kretz (Head of Department): The SPDP is part of the Council of Europe s logistics division. We are prepress, printing and document shipping service providers for all of the entities within the Council of Europe s departments. The SPDP has 80 employees, and 35 of these work in the prepress-printing section. This division also works with outside suppliers, who communicate with us through a system managed by our IT department. What prompted you to change this system? G. K.: I ll let Pierre Weiss, the project manager, talk about this in greater detail. Let s just say that the former system did not always offer complete satisfaction in terms of ergonomics or functionality. Pierre Weiss (Head of the prepress-printing division): We developed our system internally in 2003 and it was cumbersome to evolve further, as it was managed by IT staff who did not have the same business-segment language as ours. It offered us services, but was more like a job conveyor belt, working from stage to stage. In comparison, we see the DALIM SOFTWARE server as a management tool, a statistical tool, which lets us manage our activity and resources more effectively. What specifications did ES meet? What advantages does it provide? G. K.: We wanted genuine document management, which could bring together files from different units into the new system, into one same database that 8 Au Service de la production des documents et des publications (SPDP) du Conseil de l Europe, le serveur ES de DALIM SOFT- WARE fédère tous les intervenants, pour tout type de publication, depuis juillet Sa personnalisation anticipe une version ES3 M. Kretz, pouvez-vous présenter le SPDP? Gérard Kretz (chef de Service) : le SPDP fait partie de la Direction de la logistique du Conseil de l Europe. Nous sommes prestataires de service pour l ensemble des entités des autres services du Conseil 38

4 de l Europe, dans les domaines du prépresse, de l impression et de l expédition de documents. Le SPDP compte 80 agents, dont 35 pour la partie prépresse-impression. Cette division travaille également avec des intervenants externes, qui rentrent dans le périmètre géré par notre système informatique. Concernant ce système, qu est-ce qui vous a amenés à en changer? G. K. : Je laisserai Pierre Weiss en parler plus en détail, en tant que chef de projet. Disons que l ancien système n avait jamais donné entière satisfaction, en termes d ergonomie ou de fonctionnalités. Pierre Weiss (chef de la Division prépresseimpression) : Il avait été développé en interne, en 2003, et était lourd à faire évoluer, géré par des informaticiens qui n avaient pas le même langage métier que nous. Il nous a rendu des services, mais c était plutôt un «convoyeur de tâches», d étape en étape. En comparaison, le serveur de DALIM SOFTWARE nous apparaît comme un outil de gestion, de statistique, qui nous permet de gérer au mieux notre activité et nos ressources. 8 39

5 everyone could access. The ES system offers this very important benefit. P. W.: In the past, files were circulated in parallel by , USB etc. They are now part of the new system, giving us the immediate added value of options for annotation and correction, versioning, etc. G. K.: Another advantage is that we can include our external suppliers into the system. Our customers criticized us for having an excessively long workflow, because we had to dispatch files or paper proofs. Today, our outside proofreaders and printers can act directly on the files through the extranet. This offers definite timesaving. Can you quantify the time savings offered by ES? P. W.: That is difficult to evaluate, because we are involved in relatively long and complex manufacturing processes. Will ES make this re-invoicing of internal work possible? G.K.: Yes, because we did not have access to all the data with previous system. We did not purchase the DALIM SOFTWARE system for that, but it helps us to set up this type of functionality. Is there anything else you would like to add? P. W.: Yes, outside the purely system and product aspect, we met an attentive and extremely receptive team at DALIM SOFTWARE. Proximity is an advantage, but beyond that, we had contact people who spoke the same language as us, which was not the case with the other service providers. G. K.: We sent our request for proposals and specifications to ten potential suppliers. We shortlisted two of them and put them through an oral interview. There was no photo finish between DALIM SOFTWARE s presentation and the other provider s. Where does the speed gain in response time exist in terms of validating files? P. W.: The time savings there is obvious, even if it is just the number of return trips to get stamps and final proofs that are saved. The concept of a group is another major advantage in the ES. Anyone who is part of a group has access to the same jobs, which was not the case in the past. This led to major problems during holiday times or when someone was absent. So, there is a timesavings and an obvious improvement in the quality of service. In particular, our customers can access the tool very easily. What are your expectations for the personalization of ES? G.K.: When the planning system with alerts is established at the start of 2012, it will decrease ES s response time even further. The integration of administrative management will also enable us to reduce this work. We re eagerly looking forward to the implementation of workload charts for each unit, so we can better manage their priorities. Finally, there is also a new feature for us: re-invoicing of prepress work to our customers. Until now, only outside work was invoiced. P. W.: We ll decide whether the job should be done internally or externally, but it will be transparent to the customer. Company: Council of Europe Location: Strasbourg, France Activity: The Council of Europe brings together 47 Member States to promote a shared democratic and legal area, based on the European Convention on Human Rights. DALIM SOFTWARE products: ES Reasons for purchase: The search for a high-performing business management tool: administrative management, document management, management of resources, etc. 40

6 À quel cahier des charges a répondu ES? Quels avantages apporte-t-il? G. K. : Nous voulions une vraie gestion documentaire, regroupant les fichiers des différentes unités dans le nouveau système, avec une même base de données à laquelle chacun puisse accéder. C est un avantage très important du système ES. P. W. : Auparavant, les fichiers transitaient de manière parallèle par , clé USB Maintenant, ils font partie du système, avec des possibilités d annotation et de correction, de versioning, etc. C est une plus-value immédiate. G. K. : Un autre avantage est d intégrer nos intervenants externes dans le système. Nos clients nous reprochaient un circuit trop long, dû aux envois de fichiers ou d épreuves papier. Aujourd hui, les relecteurs et imprimeurs extérieurs peuvent agir directement sur les fichiers, via Extranet. C est un gain de temps indéniable. Pouvez-vous quantifier ce gain de temps apporté par ES? P. W. : C est délicat à évaluer, car nous sommes sur des processus de fabrication relativement longs et complexes Ou peut-être le gain de réactivité, concernant la validation? P. W. : Là, le gain de temps est évident, ne serait-ce qu en nombre d allers-retours économisés pour obtenir des visas et des bons à tirer. Autre gros avantage de Société : Lieu : Conseil de l Europe Strasbourg, France Activité : Le Conseil de l Europe regroupe 47 états membres, pour favoriser un espace démocratique et juridique commun, autour de la Convention européenne des droits de l homme. Produits DALIM SOFTWARE : ES Motivation d achat : Recherche d un outil performant de gestion métier : gestion administrative, gestion documentaire, gestion de ressource, etc... ES : la notion de groupe. Toute personne faisant partie d un groupe a accès aux mêmes tâches, ce qui n était pas le cas auparavant, d où d importants problèmes en périodes de congés, en cas d absence Donc : gain de temps et augmentation évidente de la qualité de service, d autant que l outil est très facile d accès pour nos clients. Quelles sont vos attentes sur la personnalisation de ES? G.K. : Lorsque le système de planification avec alertes sera mis en place, début 2012, cela augmentera encore la réactivité d ES. L intégration de la gestion administrative va également permettre de rationaliser ces travaux. Nous attendons avec impatience la mise en place de la visualisation des charges de travail de chaque unité, pour mieux gérer leurs priorités. Enfin, il y a également une nouveauté pour nous : la refacturation des travaux prépresse à nos clients. Jusqu à présent, seules les prestations externes étaient payantes. P. W. : C est nous qui déciderons si la prestation doit être faite en interne ou en externe. Pour le client, ce sera transparent. Cette refacturation des travaux internes sera-telle rendue possible grâce à ES? G.K. : Oui, car avec l ancien système nous n avions pas accès à l ensemble des données. On n a pas acheté le système DALIM SOFTWARE pour cela, mais il facilite la mise en place de ce type de fonctionnalités. Souhaitez-vous conclure sur ce point, ou avezvous des choses à rajouter? P. W. : Oui, en-dehors de l aspect purement système et produit, nous avons rencontré avec DALIM SOFTWARE une équipe à l écoute et extrêmement réactive. La proximité est un avantage, mais, au-delà, nous avons eu des interlocuteurs qui avaient le même langage que nous, ce qui n était pas le cas des autres prestataires. G. K. : Dans notre appel d offres, le cahier des charges a été transmis à une dizaine de fournisseurs potentiels, dont deux ont été retenus, lesquels ont été soumis à une soutenance orale. Il n y avait pas «photo» entre la présentation de DALIM SOFTWARE et celle de l autre prestataire. 41

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