CREATION DE LA COMMUNICATION CLIENT

Transcription

1 A Pitney Bowes Company CREATION DE LA COMMUNICATION CLIENT Vous pouvez créer à l'infini CREATION DE DOCUMENTS

2 LA COMMUNICATION CLIENT A L'INFINI DESORMAIS, VOUS POUVEZ FAIRE TOUT CE QUE VOUS VOULEZ AVEC GROUP 1 SOFTWARE Une gestion de la communication client (CCM) efficace est un dialogue ouvert et sans fin. Elle commence avec des documents accrocheurs, aussi bien sur papier qu'en numérique, ciblés sur les clients adéquats, au moment opportun, avec les messages qui conviennent. Elle se poursuit avec la capacité à produire, modifier, archiver et diffuser rapidement et avec précision des documents et des informations clients provenant de différents services sur de multiples systèmes, en temps réel, sans bloquer l'exploitation. Elle se poursuit avec une capacité unique en termes de suivi des communications au fur et à mesure de leur parcours dans les divisions internes de l'entreprise, puis dans les échanges avec les clients. Elle permet d'obtenir en temps voulu les réactions des clients et les informations associées qui peuvent être incorporées pour améliorer la communication ultérieure. Puis, la communication recommence, à l'infini. Plus vous vous avérez capable de gérer cet échange à l'infini, plus vos clients sont satisfaits et votre entreprise est bénéficiaire. Vous pouvez créer n'importe quel type de document au format papier ou numérique, de simples lettres jusqu'aux états les plus complexes

3 LE SEUL SYSTEME DE CREATION ET DE DIFFUSION DE DOCUMENTS INTEGRE, DE BOUT EN BOUT, CONÇU POUR L'OPTIMISATION D'UN DIALOGUE SANS FIN AVEC VOS CLIENTS La communication client est un dialogue sans fin qui, lorsqu'il réussit, assure les clients que vous comprenez leurs besoins, au moment où ils l'expriment. Et pour quelle raison, la création de ce dialogue est-elle complexe? Le personnel de votre entreprise, qu'il s'agisse du marketing, du service client, des juristes ou des responsables de la conformité, entre autres, doit être intégré à ce dialogue. Chacun doit en outre savoir de quoi il parle lorsqu'il dialogue avec les clients. Cette approche est essentielle pour déployer une solution de création de documents intégrée à l'échelle de l'entreprise, à laquelle chacun, depuis les utilisateurs novices jusqu'aux développeurs confirmés, peut accéder et utiliser, rapidement, facilement et en toute créativité. Il est également essentiel de pouvoir produire et gérer un important volume de communications personnalisées en plus des documents ponctuels et interactifs sous forme imprimée et électronique. COMMUNIQUER CE QUE VOUS SOUHAITEZ, QUAND VOUS VOULEZ Comment souhaitez-vous communiquer? Un courrier? Une notice? Sur les factures et les relevés? En ligne? Il est maintenant plus facile de réaliser une communication client pertinente, personnalisée et au moment voulu. Les outils de création de documents sans équivalent de Group 1 Software rendent facile le dialogue direct avec vos clients, en tête-à-tête. Les lettres, les mailings directs, les factures et les relevés, les documents ponctuels, qui, auparavant, nécessitaient des semaines, et même des mois, peuvent être maintenant créés en quelques heures, et parfois en quelques minutes. Vous pouvez créer des documents personnalisés sur papier ou même des documents interactifs sous forme de courrier électronique rapidement et aisément, même en couleur. Ceci concerne la correspondance extrêmement personnalisée destinée à l'assurance, aux institutions financières, aux services de santé, à l'administration, aux télécommunications et aux services publics. CREATION DE DOCUMENTS IMPRESSIONANTS SUR PAPIER, SOUS FORME NUMERIQUE, EN NOIR ET BLANC OU EN COULEUR. Qu'il s'agisse de supports papier ou de communications en ligne, le potentiel de vos outils de création de documents pour créer des documents clients personnalisés n'a de limite que celle de votre imagination. Vous pouvez apporter des images liées à des informations, ajouter des couleurs, personnaliser les messages quand et où vous voulez. Commencez à rêver, parce que désormais, vous pourrez le réaliser. Une fois que vous avez créé vos documents, Group 1 Software vous permet facilement de les intégrer au processus d'impression, même avec des canaux d'impression multiples et actifs, et des supports comme le web, sans interrompre votre exploitation. Devez-vous vous adapter? Vous pouvez procéder à des révisions ou des mises à jour en cours d'exploitation et conserver un flux régulier de production. CHOISI PAR PLUS DE 360 ENTREPRISES DANS LE MONDE Elles utilisent notre technologie d'ingénierie de flux d'impression pour : Filtrer des informations d'adresses, effectuer le tri électronique préalable des mailings, intégrer des slogans et ajouter virtuellement tous les codes barres requis Convertir les flux d'impression à différents formats Convertir des copies papier au format web Consolider différents documents à partir d'un ou plusieurs processus d'impression Générer des fichiers de données de mail pour faciliter le contrôle des opérations d'insertion et superviser l'état de chacun des documents en temps réel Intégrer des messages personnalisés et simples, d'un impact pertinent, à des documents et inviter à l'utilisation d'inserts ciblés sur les factures et les relevés et autres supports de communication Trier, retrier et préparer des documents basés sur des critères virtuellement illimités Quel que soit le secteur dans lequel vous l'utilisez, notre technologie d'ingénierie de processus d'impression peut vous aider à accéder et à utiliser les informations clients de manière plus efficace et créative. DIFFUSEZ ET SUIVEZ VOS COMMUNICATIONS, ET VOS RETOURS Où communiquer? Vers qui communiquer? Quand une réponse ou un règlement reviennent-il? Nous vous proposons tout ce qui est nécessaire pour avoir des réponses à ces questions vitales, dès que vous en avez besoin. Qu'il s'agisse de documents internes et de mises à jour de créations, ou de gestion de production, ou encore de supervision avancée du courrier, entre autres, tout est possible. Dès maintenant. DES MILLIONS DE DOLLARS D'ECONOMIES ANNUELLES Chez un fournisseur leader de cartes de crédit, notre solution de supervision de courrier s'est démontrée plus profitable que ses capacités de persuasion. Des informations de suivi vérifiables sur les règlements traitées par USPS ont permis de diminuer le volume d'appels extérieurs de 18 % et ont généré une économie annuelle de quelques millions de dollars sans aucune réduction du rendement de la collecte. Vous pouvez réduire vos coûts opérationnels annuels jusqu'à 10 % en utilisant la puissance non encore exploitée de votre courrier. CONSERVEZ LE DIALOGUE AVEC VOTRE CLIENT La fin d'une conversation avec un client marque le début de la suivante. La gestion de la communication client ne s'arrête jamais. Pas plus que la capacité de Group 1 Software à collecter, analyser, archiver et diffuser les réactions des clients et les informations d'adresses pour les incorporer à votre prochain support de communication client. Nous vous proposons les outils nécessaires pour extraire, archiver et mettre à jour aisément les informations clients et les incorporer rapidement dans vos documents de communication. Vous ne serez jamais déconnecté de votre clientèle.

4 DE LA CREATION A L'ENVOI POSTAL, EN PASSANT PAR L'IMPRESSION VOUS COMMUNIQUEREZ PLUS RAPIDEMENT ET PLUS INTELLIGEMMENT ET FAUT-IL DIRE PLUS PROFITABLEMENT? Dans la communication avec le client, il ne s'agit pas seulement d'écrire un message, de l'imprimer et de le poster. Il s'agit à chaque fois de délivrer le message adéquat au client concerné et au bon moment. Group 1 Software vous propose tous les outils dont vous avez besoin pour maintenir la plus haute qualité de message durant l'intégralité du processus. UNE ASSURANCE QUALITE AUTOMATISEE, A CHAQUE ETAPE DU PROCESSUS Les vérifications de l'assurance qualité avant impression et production peuvent être fastidieuses. Le processus peut être perturbé par des exigences particulières et des exceptions. Des échantillons d'impression sont parfois imprimés et vérifiés manuellement. Dans d'autres cas, un outil de révision est utilisé. À d'autres moments encore, les informations sont exportées vers un tableur pour vérifier les comptes, identifier les exceptions, vérifier une deuxième fois les informations, etc. Les solutions Group 1 vous permettent de réduire significativement les tâches manuelles indispensables. Vous pouvez générer automatiquement des rapports suite à une production de documents, la comparaison des informations avec les données entrées et/ou des bases de données d'application étant plus rapide, conviviale et précise. Les coûts de production sont réduits par l'accès, la visualisation et la validation de documents avant production. L'efficacité opérationnelle augmente car vous pouvez définir clairement le processus d'approbation et les personnes responsables de la validation. Vous économisez du temps, de l'argent et vous communiquez de manière plus fiable. TELCO REDUIT SES APPELS TOUT EN GARDANT DES CLIENTS SATISFAITS Lorsqu'un opérateur de télécommunications a proposé à ses clients une remise pour un contrat sur deux ans, il devait être absolument certain que les remises concernaient les clients appropriés. Vous pouvez imaginer ce qui aurait pu arriver si les remises n'avaient pas été créditées, ou mal orientées: des plaintes qui auraient submergé les centres d'appels, des coûts de réimpression et de renvoi des relevés corrigés et des clients mécontents. En utilisant une solution Group 1, l'entreprise a généré des rapports d'exception capables de distinguer les clients pour valider ceux qui étaient concernés par les remises et ceux qui ne l'étaient pas. Ceci a pu être fait avant la création et la production du document. Les résultats? Impressionnants. Des coûts d'impression et d'expédition plus faibles. Des effets à recevoir réglés plus rapidement. Des volumes de transactions téléphoniques plus faibles dans les centres d'appels. Des factures envoyées quatre jours plus tôt. Et des clients plus satisfaits.

5 UNE REVISION AVANT IMPRESSION Avec les solutions Group 1, vous pouvez réviser, parcourir et tester les documents pour vérifier la pagination, les calculs et autres informations vitales sans impression de copies papier. Vous pouvez même parcourir et visualiser le processus d'impression effectif sans substitution de polices ou conversion de fichiers. Les ressources de l'impression et l'indexation sont plus faciles à gérer et vos développeurs peuvent être plus productifs. L'utilisateur final doit-il apposer sa signature? Vous pouvez le faire sur le web, préalablement à la production. Vous obtenez des documents de qualité en un temps record. UNE COMMUNICATION PERSONNALISEE BASEE SUR DES PROFILS INDIVIDUELS. Pour Brittany Ferries, leader en Europe des compagnies de ferry et des tours-opérateurs pour voyages individuels, notre logiciel extrait des informations XML brutes du système de réservation de l'entreprise, traite ces données et les imprime sur chacune des confirmations de billet des clients. Le document se déplaçant dans le système d'insertion pendant la production des documents courriers, un code barre numérique ordonne au système d'ajouter des prospectus spécifiques à la situation de chaque voyageur, notamment les exigences en matière de visas ou des indications sur les conditions de voyage avec des animaux domestiques. Les solutions Pitney Bowes et Group 1 permettent l'impression de messages personnalisés à imprimer sur les communications client à partir des données dont vous disposez dans vos systèmes, ou à inclure dans des inserts de courrier basés sur des profils spécifiques. Vos relations peuvent être renforcées si vous personnalisez vos communications. TOUT SIMPLIFIER EN RESTANT FLEXIBLE Plus vous contrôlez le processus de composition et de production de documents, mieux vous communiquez. Avec les solutions Group 1, vous prenez les commandes de la production. De quoi parlons-nous? De choses que vous ne pouviez pas faire jusqu'à présent Envoyer des messages multiples à des clients spécifiques dans un même processus de production utiliser des codes barres pour des offres ou des messages spécifiques imprimer des documents par séquence de courriers pour optimiser les remises de tarifs postaux imprimer différents coupons ou cartes postales. Et bien d'autres choses encore. En fait, vous découvrirez probablement vous-même les nouveaux avantages de nos solutions incroyablement flexibles et que vous n'aviez même pas imaginées. C'est ce que constatent tous nos clients, en permanence. DES PROCESSUS, DES DOCUMENTS, DES EVENEMENTS. UNE FAÇON CONVIVIALE D'ACCEDER A L'HISTORIQUE. Lorsque vous facturez vos clients, vous devez confirmer l'exactitude de chaque facture à chaque fois. Nous pouvons vous aider à créer des rapports de lecture aisée, enrichis graphiquement, susceptibles d'être créés et diffusés automatiquement. Vous pouvez émettre des rapports complets pour chaque production, ou ponctuellement. Vous souhaitez un historique détaillé de ce qui a été facturé ou imprimé? Vous avez la possibilité de réaliser une analyse d'historique chaque mois, par lancement de production, ou ponctuellement. Vous pouvez stocker et analyser les données provenant de la production de documents en cours (ce qui constitue la source de données la plus précise) dans un format clair et de lecture aisée. Vous pouvez personnaliser les rapports selon différents moyens : suivre les tendances de consommation, visualiser et surveiller les performances clients, analyser les exceptions et les écarts, entre autres. DES ANALYSTES FINANCIERS ECONOMISENT DES MILLIONS D'HEURES-HOMMES Pour s'assurer de la cohérence des archives de facturation, des analystes financiers d'une entreprise importante en B2C et B2B doivent réviser des millions de documents imprimés à chaque cycle de facturation. Ils devaient jusqu'à présent effectuer un contrôle total des critères de sélection pour effectuer des rapports. Ceci pouvait les amener à traiter tous les types de documents et de clients, mais aussi les villes, les états, les codes postaux, les dates de règlement, les volumes, et même les lignes de produit. Créer et ajouter des messages personnalisés accrocheurs basés sur le profil de vos clients Group 1 Software a offert aux analystes exactement ce dont ils avaient besoin : la possibilité de personnaliser leurs propres rapports, aussi bien à la demande ou suite à un lancement de production. Cette solution unique et puissante a permis d'économiser des milliers d'heures-hommes et a permis d'améliorer la capacité de génération de rapports.

6 DECOUVREZ DE NOUVEAUX MOYENS DE COMMUNIQUER, EN INTERNE, VERS L'EXTERIEUR, ET MEME DANS LE MONDE ENTIER RESTEZ EN CONTACT AVEC CHACUN, PARTOUT Avec les solutions de Group 1 Software, vous améliorez non seulement la communication avec vos clients grand public, mais vous pouvez améliorer votre communication avec vos clients B2B et même vos collègues de l'entreprise. RESTEZ EN CONTACT AVEC VOS CLIENTS B2B. Vous pouvez créer et diffuser des rapports et des analyses personnalisées pour vos clients avec une solution Group 1. Désormais, ils peuvent être présentés sur la même page, actualisès et d un accès facile et rapide à l'informations actuelle ou historique. Vous définissez ce que vous visualisez et vous le nommez tel que vous le visualisez, sous forme de grille, de graphique, de rapport texte. Vous pourrez conserver des coûts bas, résoudre tous les litiges plus rapidement, accélérer les règlements et garder des clients satisfaits et fidèles. SERVICES ET ASSISTANCE FOURNIR A VOS COLLEGUES CE DONT ILS ONT BESOIN AU MOMENT OPPORTUN. Les membres clés de vos équipes internes ont généralement besoin d'informations et de rapports d'audit, d'assurance qualité, de maintenance des ressources informatiques, entre autres. Avec les solutions Group 1, vous pouvez diffuser des données et des rapports sur des facteurs essentiels comme les tendances en matière de consommation, les performances clients, les projections, les écarts et bien d'autres informations encore. Les informations des documents, les rapports par clients, segments, sites et types de données peuvent être présentés sous un large éventail de formats graphiques et de rapports. Vous pouvez améliorer la qualité tout en réduisant les coûts. NOS PROFESSIONNELS PEUVENT VOUS AIDER A TIRER LE MEILLEUR PARTI DE VOS DOCUMENTS Pour vous aider à amplifier le rendement et la profitabilité de vos documents et accélérer l'utilisation de vos nouvelles solutions, Group 1 Software vous propose une gamme de services professionnels. Nos consultants peuvent vous aider à installer et personnaliser les solutions documentaires qui sont le mieux adaptées à vos besoins et à ceux de vos clients. Vous pouvez avoir accès à des ressources d'études de conception pour vous aider à créer des mises en page de documents attractives et efficaces. Vous pouvez ainsi maximiser les ressources de production, l'efficacité et les remises sur vos envois postaux, prendre en compte les règlements, la clôture, le suivi de campagnes, les rapports de production, entre autres. Vous avez besoin de formation? Appelez-nous pour former vos utilisateurs sur des sites de formation spécifiquement conçus, ou si vous le souhaitez, sur site. Votre entreprise ne s'arrête jamais et c'est pourquoi notre assistance est accessible 24h/24, 7j/7. Elle commence par une hot line gratuite et se poursuit sur le web. Il existe même des groupes d'utilisateurs actifs aussi bien au niveau local, national ou international, ainsi que des conférences utilisateurs annuelles.

7 COMMUNIQUER DANS LE MONDE ENTIER Créer des rapports par type ou client, ville, état, code postal, date de règlement, cycle, montants ou même par ligne de produit Et la communication avec les clients du reste du monde? Avec les solutions Group 1, la traduction n'est plus un problème. Vous pouvez créer vos documents en ligne et hors ligne pour les diffuser, et construire des relations clients solides, dans votre quartier ou dans le monde entier. Nous supportons des documents créés pour de nombreuses nationalités, avec une configuration unique pour les différentes devises et langues. Des jeux de caractères à double octet sont disponibles pour tous les processus d'impression reconnus. Des interfaces utilisateur graphiques et des fichiers d'aide sont disponibles en anglais, en espagnol international, en portugais brésilien, en chinois simplifié, japonais, coréen, français et allemand. Vous êtes prêt à conquérir le monde? Alors, appelez-nous. Créer des liens fort avec des clients internationaux grâce à des documents configurés pour différentes devises et langues LES POSSIBILITES SONT SANS FIN > Devenez réellement productif. Réellement rapide. Quel que soit la fonction de vos salariés (service client, marketing, juridique), nos applications de création de documents, de gestion de communication client, de production et de distribution sont faciles à aborder et à utiliser. Les lettres commerciales, les contrats, les polices, la communication marketing, entre autres, sont créées avec une interface de type Word Microsoft. > Améliorez votre trésorerie. Facilitez-vous le règlement avec des factures claires et faciles à lire. Vous pouvez mieux résoudre les litiges de paiement, de manière plus rapide, en donnant aux spécialistes des règlements la capacité à émettre par courrier électronique des contrats et des factures tout en restant au téléphone avec leurs clients. La sécurisation des règlements en ligne permet de réduire les erreurs d'encaissement. Le suivi du courrier vous permet de vous maintenir à jour sur les paiement effectués et leur date d'échéance. > La personnalisation pour un retour sur investissement marketing amélioré. Ciblez les ventes croisées et les campagnes de fidélisation. Ajoutez des couleurs à tous vos documents, même les factures et les relevés de comptes, pour un impact plus important. Créez et diffusez des brochures, des lettres d'informations et des campagnes de courrier direct entièrement personnalisées en couleur. Vous pouvez améliorer la fidélisation client, réduire les coûts et créer de nouveaux profits. Augmentez les taux de réponses marketing en éliminant les campagnes postales directes, isolées et inutiles, et en combinant des campagnes de ventes croisées et de ventes maximales avec des messages clients personnalisés très visibles. > Transformez vos centres d'appels en centres de profit. Les conseillers clients peuvent accéder à n'importe quel document client concerné, instantanément, tout en étant au téléphone. Le marketing, les encaissements et autres campagnes peuvent être liés directement aux centres d'appels pour un accès instantané. Le self-service client, la présentation de facture en ligne sur le web et l'assistance permettent de réduire, ou même d'éliminer, les durées de connexion par téléphone, qui sont coûteuses. > Construisez la fidélité de vos clients. Communiquez avec vos clients comme ils le souhaitent, lorsqu'ils le souhaitent, en leur apportant seulement les informations qu'ils souhaitent. Ceci permet de rendre plus efficace le service client. Le paiement des factures peut être facilité et vous pouvez répondre aux questions de manière correcte dès la première fois, ce qui vous donne des clients plus satisfaits. Et nous savons tous où vont les clients plus satisfaits: chez vous. > Réduisez le délai de retour sur investissement global. Nos clients constatent généralement un retour sur investissement en 6 à 12 mois, avec des économies liées à un coût d'acquisition plus faible d'année en année.

8 UNE COUVERTURE TOTALE DE BOUT EN BOUT, A L'INFINI ENCORE ET TOUJOURS C'EST NOTRE PROPOSITION Seul Group 1 Software vous propose tout ce dont vous avez besoin pour gérer, intégrer et améliorer l'intégralité de votre cycle de gestion de communication client (CCM). Tout le cycle est couvert, de la composition du document à la gestion du contenu d'entreprise, à la diffusion et au suivi multicanaux (impression et web) en passant par l'archivage des données, le service clients, le suivi de clients basé sur le web, chaque fonction de communication, partout, à tout moment, quel que soit le cycle. Vous pouvez disposer de toutes ces fonctionnalités dans une solution unique et plus facile à intégrer. Ou vous pouvez déployer des modules «plug-and-play» au fur et à mesure de vos besoins, avec un investissement minimum et sans interruption de votre environnement de production. Le cauchemar de l'intégration d'applications de fournisseurs polyglottes est terminé. Vous pouvez tout mettre en œuvre sur des systèmes traditionnels existants avec une implication minimale, voire inexistante, du personnel informatique. A Pitney Bowes Company Dialoguons. Appelez Group 1 Software aujourd'hui au ou par courrier électronique à l'adresse info@g1.com Parliament Place Suite 600. Lanham, MD Tél : Fax : (301) Web : Group 1 est une marque déposée de Group 1 Software, Inc. Pitney Bowes est une marque déposée et le dessin du bandeau Pitney Bowes est une marque de Pitney Bowes Inc. Microsoft est une marque déposée de Microsoft Corporation. USPS et sont des marques déposées des services postaux des Etats-Unis d'amérique. Toutes les autres marques déposées et marques sont la propriété de leurs entreprises respectives Group 1 Software, Inc. Tous droits réservés. An Equal Opportunity Employer. Printed in USA. AD11709 R0805