T-Service. Procédure d importation des fichiers électroniques

Transcription

1 T-Service Procédure d importation des fichiers électroniques 1

2 Table des matières Procédure d importation des titres électroniques Sodexo 3 Les statuts des prestations électroniques Sodexo 5 Nouvelles fonctionnalités 7 Explication de la notion «Mode de Gestion» 7 Modification fonctionnelle des écrans 8 En cas d erreur, que devez-vous vérifier? 12 2

3 Procédure d importation des titres électroniques Sodexo 1. Se rendre sur le site de Sodexo 2. Dans ce site vous avez une rubrique : exporter les prestations (de telle date à telle date), choisir : (à l aide du déroulant) : «tout sauf remboursement demandé», validez, enregistrez le fichier et ensuite la rubrique : «remboursement demandé», validez, enregistrez le fichier. 3. Le fichier constitué doit être enregistré dans un dossier que vous créez sur votre disque dur. 4. À partir de là, dans T-Service vous vous rendez dans TS électroniques 3

4 5. Ouvrez la fenêtre import des titres Allez rechercher le fichier enregistré dans le dossier que vous avez précédemment constitué grâce au bouton à droite du champ. 7. Cliquez sur le bouton importation 8. Les prestations complètes figureront dans la fenêtre supérieure. 9. Les prestations incomplètes figureront dans la fenêtre inférieure, la cause de non reconnaissance sera signalée par une couleur. 10. Dans les tables d importation les informations concernant les prestations s indiqueront dans les différentes colonnes. (déplacez l ascenseur vertical pour accéder à toutes les infos) 11. Vous avez la possibilité d accéder via les boutons Salariés ou Clients aux fiches individuelles. Dans cette fenêtre vous pouvez voir les valeurs des statuts des prestations et vérifier les titres. 12. Les prestations incomplètes seront signalées par des couleurs. 4

5 Les statuts des prestations électroniques Sodexo Les cases 7 et 8 doivent être cochées pour créer les TSE et ce, à partir de la version D de T-SERVICE (à partir du 1/07/2008). 5

6 Fenêtre de contrôle des prestations électroniques. Attention : L importation des titres électroniques met à jour les prestations des salariés dans la fenêtre «transfert des plannings» pointés; les prestations passeront de type «attente électronique» en «électronique.» 6

7 Nouvelles fonctionnalités L importation des titres services Sodexo a été modifiée, les statuts Sodexo pour la génération des titres est une variable disponible dans la table des statuts. La notion de «Mode de Gestion» des clients a vu le jour. Cette notion permet de mieux suivre les importations des TS électroniques mais prépare également l injection des TS avec les équipements de lecture optique T-SCAN. Explication de la notion «Mode de Gestion» Les fiches clients possèdent un sélecteur qui détermine le mode de gestion par défaut du client : papier ou électronique Un champ date permet de connaître la date transitoire du mode de gestion. Rôle du mode de gestion : Le mode de gestion permet de transférer les plannings en prestations de types souhaités (ou attendus) Si le mode de gestion est papier : La prestation créée lors du transfert des plannings sera de type 5 «Att. Papier» : on attend que le client paie avec des TS papier Si le mode de gestion est électronique : La prestation créée lors du transfert des plannings sera de type 6 «Att. Electro» : on attend que le client paie avec des TS électroniques Le mode de gestion et la date transitoire contenue dans la fiche client seront automatiquement modifiés dans les cas suivants : Le mode de gestion dans la fiche client est «Papier» : Une prestation électronique dont la date est postérieure à la date transitoire est importée de Sodexo : Il s ensuivra une modification du mode de gestion en électronique et la date transitoire sera modifié. Le mode de gestion dans la fiche client est «électronique» : Un titre service est enregistré par la fonction saisie des titres services par prestation à une date postérieure à la date transitoire Il s ensuivra une modification du mode de gestion et de la date transitoire. Dans tous les cas, une prestation en attente papier (5) ou électronique (6) sera transformée dans le type définitif qui lui sera attribué par l enregistrement des titres: Le type 5 ou 6 sera transformé en type 1 lors de l encodage d un TS papier Le type 6 ou 5 sera transformé en type 3 Lors de l enregistrement d un TS électronique du fichier Sodexo. 7

8 Modification fonctionnelle des écrans La venue de cette nouvelle fonctionnalité change certaines fenêtres: Transfert des plannings TOUTES les prestations seront transférées En type 5 si le mode de gestion du client est papier. En type 6 si le mode de gestion du client est électronique Comme décrit ci-avant, l encodage des TS papier ou l import du fichier électronique changeront automatiquement les prestations en type 1 ou 3 Les lettres de rappels Les fichiers des lettres de rappels intègrent les nouvelles fonctionnalités, vos clients seront ainsi informés du nombre de TS dus mais également le mode de paiement que vous attendez d eux. Le livre de caisse (salarié) Il s agit d un nouvel écran qui vous permet de sortir pour chaque salarié, la ventilation des prestations et des TS rentrés sur une période déterminée. Le livre de caisse (client) Il s agit de la même fonction comme décrit ci-dessus. 8

9 Pour rappel les différents types de prestations sont : Type 1 : Prestation confirmée avec TS Papier Type 2 : Prestation confirmée SANS titres-services Type 3 : Prestation confirmée électronique Type 4 : Prestation confirmée non encaissée Type 5 : Prestation en attente de TS papier Type 6 : Prestation en attente de TS électronique La liste des TS Manquants Dans la fenêtre de détail, chaque prestation contient son «type» La fenêtre d encodage des TS par prestations Les prestations de types 1, 5,6 apparaissent dans la table Les types suivant n apparaissent pas : Type 2, Type 3, Type 4 Les prestations de type 1 et 5 sont affichées normalement et aucune question n est posée à l opérateur. Les prestations de type 6 (en attente électro) sont proposées en rouge et en cas de saisie d un TS une confirmation est demandée à l opérateur. 9

10 Si l opérateur ne confirme pas, la saisie du TS est abandonnée. Si l opérateur confirme, le type de la prestation est modifié en type 1, le mode de gestion et la date transitoire du client sont modifiés si la date de prestation est postérieure à la date transitoire. Dans ce cas, toutes les prestations postérieures à cette date et qui ont un type 6 seront transformées automatiquement en type 5 (attente de TS Papier) Pour rappel : Si une prestation existe avec un type 5 (en attente de TS Papier), si un enregistrement en provenance du fichier électronique Sodexo correspond à cette prestation : Celle-ci sera automatiquement transformée en type 3 (électronique) Si la date de la prestation est postérieure à la date transitoire, le mode de gestion sera automatiquement changé dans la fiche client en mode «Electronique». Toutes les prestations en type 5 qui existeraient encore dans le fichier des prestations après cette date seront automatiquement changées en type 6. 10

11 La fenêtre d importation Sodexo Il s agit de la modification majeure entraînée par la notion du «Mode de Gestion» En effet, pour que T-Service vous remette avec la rigueur voulue la comptabilité des prestations dues par vos clients, il est impératif qu un contrôle strict des prestations importées du fichier Sodexo soit respecté : Chaque enregistrement du fichier Sodexo est décrypté par T-Service et les 7 contrôles suivants sont opérés : 1. Le numéro de la société existe et correspond à votre numéro de dossier. 2. Le VCS client existe dans le fichier de Sodexo. 3. Le numéro du travailleur existe dans le fichier Sodexo (IdWorker). 4. Le VCS lu correspond à un client de la base de données de T-Service. 5. Le numéro du travailleur correspond à un salarié de la base de données de T- Service. 6. Le statut de la prestation existe dans la base de données de T-Service. 7. Une prestation en provenance du transfert des plannings sous type 5 ou 6 existe : Liée au client qui a le VCS. Liée au salarié qui a l IdWorker. À la date de prestation du fichier Sodexo. Pour un même équivalent d heures! Les enregistrements qui ne répondent pas à TOUTES ces conditions seront rejetés et ajoutés dans la table inférieure. Les couleurs des légendes vous informent des erreurs constatées. 11

12 En cas d erreur, que devez-vous vérifier? 1. Le numéro de la société est erroné : Vérifiez si le fichier vous appartient. Vérifiez si le numéro de dossier a correctement été noté dans la fiche société. 2. Le VCS client n existe pas dans le fichier de Sodexo : Contactez le support Sodexo pour compléter la fiche client. Réimportez le fichier Sodexo et recommencer l opération. 3. Le numéro du travailleur n existe pas dans le fichier Sodexo (IdWorker) : Contactez le support Sodexo pour compléter la fiche salarié. Réimportez le fichier Sodexo et recommencer l opération. 4. Le VCS ne correspond pas à un client dans la base de données de T-Service : Compléter la fiche client de T-Service et recommencer l import du fichier. 5. Le numéro du travailleur ne correspond à un salarié de la base de données de T-Service : Compléter la fiche salarié de T-Service et recommencer l import du fichier. 6. Le statut de la prestation n existe pas dans la base de données de T-Service : Compléter la fiche Statut des Prestations Sodexo de T-Service et recommencer l import du fichier. 12