LA GESTION DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES DE LA DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE ET DU TRESOR DU SENEGAL

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1 LA GESTION DES ARCHIVES INTERMEDIAIRES DE LA DIRECTION GENERALE DE LA COMPTABILITE PUBLIQUE ET DU TRESOR DU SENEGAL Maguette NDIAYE Archiviste chargée de la gestion de la paierie générale 1

2 Ministère de l économie et des finances SOMMAIRE I.Présentation de la Direction générale de la comptabilité publique et du Trésor II.Le service des Archives et de la documentation II-I PRÉSENTATION Les ressources humaines Les locaux Ressources financières 2.2 La gestion des archives du Trésor Le versement Le classement La cotation La conservation La communication I.Nouvelle politique de gestion des archives de la DGCPT 3.1 Coordination des activités des archivistes 3.2 Informatisation des répertoires et versements d archives 3.3 Harmonisation de la description archivistique 2

3 3.4 Construction du nouveau bâtiment d archives Conclusion 3

4 I.PRÉSENTATION DE LA DIRECTION GÉNÉRALE DE LA COMPTABILITÉ PUBLIQUE ET DU TRÉSOR La Direction générale de la comptabilité publique et du Trésor (DGCPT) est une direction du Ministère de l'économie et des finances. Elle est chargée de : -l élaboration, en collaboration avec les départements ministériels et les services concernés, des règles et procédures relatives à l exécution, à la comptabilisation des recettes et des dépenses publiques et au contrôle de la conformité des opérations des comptables publics avec ces règles et procédures ; -l exécution de toutes les opérations de recettes et de dépenses du budget général, de l'état et des budgets des collectivités locales. D une manière générale, la direction est chargée de l exécution de toutes les opérations financières de l État. Elle produit dans le cadre de ses missions une importante masse de documents. Pour une meilleure gestion de ces documents, la Direction générale de la Comptabilité publique et du Trésor a jugé nécessaire de se doter d un service d archives et de documentation. I. LE SERVICE DES ARCHIVES ET DE DOCUMENTATION I.I. PRÉSENTATION 4

5 Le service des Archives et de Documentation est créé en Un archiviste de la Direction des Archives du Sénégal a été affecté à la DGCPT pour mettre en place ce service. Trois objectifs lui ont été assignés : - La collecte, le traitement et la conservation des archives du Trésor ; -la création d une bibliothèque spécialisée dans le domaine des finances et de la Comptabilité publiques ; -La collecte, le classement et la conservation de la documentation interne découlant de l activité des services Les ressources humaines Jusqu en 2004, le service ne disposait que d un conservateur et d un archiviste. C est à partir de cette année que d autres archivistes ont été recrutés. Le service compte à ce jour seize (16) archivistes répartis comme suit : - 6 dans les services centraux de la direction ; - 10 dans les services déconcentrés appelés trésoreries paieries régionales Les locaux Le service consiste en un petit local composé d une pièce et d une grande salle. La pièce fait office de bureau pour le conservateur qui est le chef du service. Une partie des archives y sont conservées. La salle fait fonction de bibliothèque, de salle de lecture, de magasins d archives, de tri, de classement et sert en même temps de bureau pour les autres agents. 5

6 La Direction générale dispose également pour la conservation de ses archives de locaux aménagés dans le sous sol d un bâtiment administratif d une superficie estimée à 200 m². Ce bâtiment est situé à 300m environ de la Direction. Mais ces locaux présentent beaucoup d inconvénients à savoir : -le manque d aération et d éclairage : il n existe pratiquement pas d ouvertures permettant une bonne circulation de l air. L éclairage fait souvent défaut du fait de la vétusté des installations électriques ; -l humidité ambiante constatée dans ces lieux qui ne favorise pas une bonne conservation des documents; -l exiguïté des locaux; -le manque d équipements de rangement ; -l inexistence d extincteurs et de détecteurs d incendie ; -la proximité des archives avec le dépotoir de mobiliers et matériels de bureau hors d usage Les ressources financières Le service des archives comme tous les autres services de la Direction ne dispose pas de budget propre. Les crédits de fonctionnement des services sont intégrés dans le budget de la Direction générale. 2.2 La gestion des archives Les archives qui ne sont plus d utilité courante sont versées au service des Archives et de Documentation pour y être traitées afin de faciliter leur exploitation par les services producteurs Le versement 6

7 Le service des archives reçoit régulièrement des versements d archives provenant des bureaux. Ces versements sont accompagnés d un bordereau de versement et sont enregistrés par ordre d arrivée. Le tableau dressant la liste des versements est régulièrement tenu à jour. Outre le numéro attribué à chaque versement, ce tableau indique le service versant, le nombre de dossiers versés, la date de versement et le lieu de rangement Le classement Les archives sont classées par versement. Un répertoire numérique est élaboré pour faciliter les recherches. Un plan de classement conçu pour l ensemble des directions du Ministère de l Economie et des Finances sera incessamment transmis pour validation à la Direction des Archives du Sénégal. Il sera ensuite applicable par toutes les directions du Ministère La cotation Le système de cotation utilisé est la cotation numérique continue par versement qui présente le double avantage d une utilisation rationnelle de l espace et d un accès plus facile aux documents La conservation Les conditions de conservation des documents dans le service ne sont pas des meilleures. Les documents sont conservés dans des armoires en bois dont la plupart sont en mauvais état. S agissant des archives des services déconcentrés du Trésor, leur gestion ne pose plus de problèmes majeurs du fait de leur prise en charge par des archivistes professionnels. Il faut cependant noter que certains de ces services ne disposent pas de locaux appropriés pour une bonne conservation des documents d archives. 7

8 2.2.5 La communication Les documents peuvent être communiqués. Seuls les services versants ont accès à leurs documents. La consultation se fait sur place ou par duplication si le dossier demandé n est pas volumineux. S agissant des documents classifiés c'est-à-dire portant une mention de classification très secret, secret ou confidentiel, la communication se fait conformément à la réglementation en vigueur. Une nouvelle politique de gestion des archives intermédiaires a été initiée par le service pour mieux répondre aux besoins en information des agents du Trésor et sécuriser les documents d archives. 3/ Nouvelle politique de gestion des archives Le service a entrepris les actions suivantes : -Coordination des activités de l ensemble des archivistes du Trésor ; -Informatisation des répertoires et versements d archives par le Centre informatique de la DGCPT; -Uniformisation de la description archivistique ; -Construction d un nouveau bâtiment d archives. 3.1 Coordination des activités des archivistes Depuis 2006, des réunions de coordination regroupant l ensemble des archivistes du Trésor sont régulièrement organisées au niveau central pour, d une part, permettre à chacun de faire la situation de son service et l état d exécution des tâches qui lui sont confiées et, d autre part, apporter des solutions aux problèmes posés. 8

9 3.2 Informatisation des répertoires et versements d archives Si l informatisation de la bibliothèque et de la documentation interne qui est effective depuis plus de cinq ans, ne pose pas de problème majeur, il n en est pas de même pour les archives. Le Centre informatique du Trésor est en train de finaliser le projet de création d un logiciel de gestion des répertoires et des versements d archives. Cet outil permettra au service des Archives et de Documentation d avoir une gestion efficace des archives du Trésor et de réduire très substantiellement le temps de recherche. Nous espérons, à ce sujet, profiter de vos expériences et suggestions en matière de logiciel de gestion des archives. 3.3 Harmonisation de la description archivistique L uniformisation de la description archivistique n a pas encore été faite par la Direction des Archives du Sénégal. En attendant cette uniformisation, la norme ISAD (G) a connu un début d application au Service des Archives du Trésor. Elle est utilisée depuis 2006 suite à la participation du chef du service des archives et de la documentation au stage technique international d archives (STIA) édition Cinq éléments essentiels sont pris en compte pour faciliter la description des dossiers. Il s agit de : -La référence -l analyse - le producteur -le ou les dates -l indexation La référence C est la cote facilitant le repérage du document en cas de recherche. La cote se compose de : code poste, numéro du dossier, sigle du service et du numéro de versement. 9

10 La cotation est alors alphanumérique : Exemple : 01/DCP/04/12 01désigne le code poste, c'est-à-dire le poste comptable producteur des documents, DCP désigne le service producteur, 04 le numéro du versement et 12 le numéro du dossier. L analyse Décrit de manière précise et concise le contenu du dossier. Le producteur C est le service qui a produit le document. Les dates C est la date ou les dates des documents. L indexation C est la liste des mots clés extraits de l analyse. 3.4 Construction du nouveau bâtiment Compte tenu du manque notoire de locaux adéquats au service des Archives et de Documentation, la Direction générale de la Comptabilité publique et du Trésor a construit un nouveau bâtiment d archives qui a été réceptionné en mai Il est appelé Centre des archives du Trésor et est situé dans la proche banlieue de Dakar. Il se présente comme un bloc d un étage et est composé de trois parties : - locaux ouverts au public, - salles de conditionnement - salles de conservation des archives. Les locaux ouverts au public 10

11 Situés au rez de chaussée, ces locaux comprennent : - le hall d entrée et le bureau de renseignements (dimension : 20 m 2 environ) ; - la salle du public (100 m 2 ) ; - la salle des inventaires (20 m 2 ) ; - les bureaux des archivistes au nombre de trois : 20 m 2 X 3 ; - les sanitaires. Les salles de conditionnement des documents Il s agit de locaux où on procède à la réception, à la désinfection et au classement des documents d archives. Ces locaux sont situés au rez de chaussée. Ils comprennent : -la salle de réception des versements et de désinfection : 40 m 2 ; -la salle de tri et de classement : 40 m 2 ; -la salle des éliminables : 20 m 2 ; -la réserve : 50 m 2 ; -la salle de reprographie. Les salles de conservation des documents Les archives triées et classées sont conservées dans les salles situées à l étage. Ces salles, au nombre de quatre, d une superficie de 200m2 chacune, présentent les caractéristiques suivantes : 11

12 -elles sont isolées du reste du bâtiment par des murs, des planchers et des portes coupe-feu ; -elles sont équipées de rayonnages métalliques solides et fixes avec une hauteur de 2,10 mètres ; -les salles sont dotées de portes de deux mètre de large ; -les planchers sont conçus pour supporter plus de 1000 kg de documents par mètre carré. Le métrage linéaire total des quatre salles est estimé à 4032 ml. Les opérations de transfert des documents d archives au centre des archives du Trésor ont débuté en juin et se poursuivent encore. A terme, c est l ensemble des archives des services centraux et déconcentrés qui ne sont plus d utilité courante qui y seront transférées. Conclusion Le service des Archives et de Documentation s attache depuis plusieurs années à mettre à la disposition des agents du Trésor des informations dont ils ont besoin dans l exercice de leurs fonctions. Dans le cadre de l élaboration du plan de développement stratégique de l Administration du Trésor actuellement en cours, le service des Archives et de Documentation s est fixé trois objectifs : - la définition d une politique de gestion des archives ; - La rédaction d un manuel de procédure de gestion des archives ; 12

13 - la numérisation des textes internes (circulaires, instructions et notes de Service). 13