EXTRAIT DES MINUTES DU GREFFE DE LA CHAMBRE DES COMPTES DE LA COUR SUPREME EXPEDITION AUDIENCE DE LA CHAMBRE DU CONSEIL DU MERCREDI 21 DECEMBRE 2011

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1 COUR SUPREME CHAMBRE DES COMPTES REPUBLIQUE DE COTE D IVOIRE EXTRAIT DES MINUTES DU GREFFE DE LA CHAMBRE DES COMPTES DE LA COUR SUPREME EXPEDITION AUDIENCE DE LA CHAMBRE DU CONSEIL DU MERCREDI 21 DECEMBRE 2011 RAPPORT DEFINITIF N 131/2011 DE CONTROLE DE LA GESTION DE L AGEPE EXERCICES 2005, 2006 et 2007

2 INTRODUCTION. 05 I - PRESENTATION DE L AGEPE I Les missions. 09 I Les organes de gestion. 09 I 2 1- La commission Consultative de Gestion (CCG) 09 I 2 2- La Direction Générale 09 I 2 3- Le Comité Scientifique (CS). 12 I 3 Les moyens.. 12 I 3 1- Ressources Humaines.. 12 I 3 2- Ressources financières. 13 I 3 3- Ressources Matérielles. 13 II - EXAMEN ET EVALUATION DE PROCEDURE DE GESTION II Au titre des activités de l AGEPE II Procédures d inscription de demandeurs d emploi II Procédures de traitement des offres d emploi II Procédures d obtention du visa de contrat de travail.. 16 II Procédures d indemnisation du chômage II Au titre de la gestion budgétaire financière II Procédures relatives aux recettes II Procédures relatives aux dépenses III - BILAN DES ACTIVITES DE L AGEPE III Au regard de la gestion budgétaire et financière.. 24 III Analyse de la structure budgétaire III Exécution du budget III Situation des restes à payer et des DENO III Résultats budgétaires et situation de trésorerie

3 III Au regard des missions assignées à l AGEPE III Activités de l AGEPE III Appréciation des missions de l AGEPE IV - SYNTHESE DES OBSERVATIONS ET RECOMMANDATIONS.. 45 CONCLUSION 52 ANNEXES 3

4 ABREVATIONS DES TERMES UTILISES Une liste d attribution des termes très souvent utilisés est présentée ci-après : SIGLE SIGNIFICATION AC ACCT AGEFOP AGEPE BEOP BNI CNPS CB C.C.G C.S DOEMF DPE DGBF DGE EPA EPN FDFP FNS MEFP MEF OP SIGFIP THIMO RICI-EPN Agent Comptable Agence Comptable Centrale du Trésor Agence Nationale pour la Formation Professionnelle Agence d Etude et de Promotion de l Emploi Bordereau d'emission des Ordres de Paiement Banque Nationale d Investissement Caisse Nationale de Prévoyance Sociale Contrôleur Budgétaire Commission Consultative de Gestion Comité Scientifique Direction de l Observatoire de l Emploi, des Métiers et de la Formation Direction de la Promotion de l Emploi. Direction Générale du Budget et des Finances Direction Générale de l Economie Etablissement Public à caractère Administratif Etablissement Public National Fonds de Développement pour la Formation Professionnelle Fond National de Solidarité Ministère de l Emploi et de la Fonction Publique Ministère de l Economie et des Finances Ordre de Paiement Système Intégré de Gestion des Finances Publiques Travaux à Haute Intensité de Main d Oeuvre Réseau Informatique de Comptabilité Intégrée des EPN 4

5 INTRODUCTION L Agence d Etude et de Promotion de l Emploi (AGEPE) est un Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial (EPIC), créée par décret n du 03 février L AGEPE a succédé à l Office de la Main d Œuvre de Côte d Ivoire (OMOCI), créé par décret n du 29 septembre L OMOCI avait pour mission principale l exécution de toutes les opérations relatives à l utilisation et à la répartition de la main d œuvre. A cet effet il était chargé de : rassembler et tenir à jour une documentation permanente sur l état du marché du travail ; recevoir les offres et demandes d emploi et procéder au placement ; établir les dossiers des travailleurs et leur délivrer les cartes de travail ; statuer sur les demandes de visa de contrats de travail. Trente (30) ans après sa création et eu égard à la modernisation de l économie ivoirienne, les autorités ont jugé nécessaire de remplacer cet outil de régulation de la main d œuvre par l AGEPE. Outre les missions traditionnelles dévolues à l OMOCI, l Etat a affiché sa volonté de faire de l AGEPE un instrument de promotion de l emploi en assurant les missions d observatoire de l emploi, des métiers et de la formation ainsi que la gestion de l indemnité de chômage. De 2005 à 2007, une subvention d un montant global de FCFA a été allouée à l AGEPE pour son fonctionnement dont FCFA pour l indemnisation des chômeurs. Eu égard à l importance des enjeux sociaux et aux missions assignées à l AGEPE, la Chambre des Comptes a, dans le cadre de ses attributions de contrôle en vertu des dispositions de l article 90 de la loi n du 25 avril 1997, inscrit à son programme d activités 2009 le contrôle de la gestion de l AGEPE. Ainsi, par ordonnance n 03/CS/CCPT du 26 mars 2009, Monsieur BOGUI Ziriyo, Président de la Chambre des Comptes, a donné mandat à Messieurs DIAI Gahon Jean-Hilaire, Conseiller, et KABINE Kamara, Auditeur à la Chambre des Comptes de la Cour Suprême, à l effet de procéder au contrôle de la gestion de l AGEPE pour les exercices 2005, 2006 et M. ADJA Brokoune Vincent, Conseiller Référendaire et M. ROUDO Ahouin Ferdinand, Vérificateur Comptable à la Chambre des Comptes ont apporté leur collaboration à la mission. Le contrôle de la Chambre des Comptes a pour objet, en ce qui concerne la période vérifiée, d une part, de faire le bilan de l exécution des missions assignées à l AGEPE au regard des moyens financiers alloués, et d autre part, d apprécier l utilisation desdits moyens. A l issue de ce contrôle la Chambre des Comptes propose des recommandations en vue de l amélioration des performances de l AGEPE. 5

6 Les résultats attendus de cette mission devraient permettre de faire ressortir : des éléments de diagnostic de la situation financière de l AGEPE pour la période ; une appréciation de l efficacité et de la pertinence de la gestion financière et matérielle au regard des objectifs de l AGEPE ; le bilan de l exécution des missions assignées à l AGEPE ; des éventuels dysfonctionnements dans la gestion ; des recommandations aux fins de corriger les déficiences constatées. En vue d apprécier ces éléments, la démarche méthodologique adoptée par l équipe de contrôle a reposé sur l exécution d un certain nombre de tâches portant sur les points ci-dessous : l appréciation de l organisation administrative et financière de l AGEPE ; l évaluation des instruments de contrôle ; l appréciation de la qualité, de la gestion budgétaire et financière ; l appréciation des activités de l AGEPE comparativement aux missions assignées ; la vérification des comptes et des pièces justificatives produites. Ces différentes tâches ont été exécutées à travers une revue documentaire et des entretiens. La revue documentaire était constituée d informations produites à la Chambre des Comptes par l AGEPE. (cf. liste des documents reçue de l AGEPE). Des entretiens ont eu lieu avec le Directeur Général, ses principaux collaborateurs (le Directeur de l observatoire de l emploi, des métiers et de la formation, le Directeur de la Promotion de l Emploi et le Sous Directeur chargé des Moyens Généraux), l Agent Comptable et le Contrôleur Budgétaire. Ces entretiens se sont déroulés selon un calendrier préalablement remis à l équipe de direction. Conformément aux dispositions de l article 161 de la loi sur la Cour Suprême, les observations de la Cour ont fait l objet d un rapport provisoire transmis à la Direction Générale de l AGEPE par lettre n 06/CS/CCPT-SM du 9 mars Ces mêmes dispositions prescrivent au Directeur Général de répondre dans un délai d un mois aux observations de la Cour par mémoire écrit, appuyé s il y a lieu de justifications. Par lettre n 481DG/ZKM/SJ/MAG du 25 mai 2011, le Directeur Général de l AGEPE a répondu audit rapport en apportant des explications et des pièces justificatives complémentaires. 6

7 Le présent rapport définitif qui prend en compte les réponses de la Direction Générale de l AGEPE suite aux observations formulées dans le rapport provisoire, s articule autour des axes suivants : la présentation de l AGEPE ; l examen et l évaluation des procédures et règles de gestion ; le bilan des activités de l AGEPE ; la synthèse des observations et recommandations. 7

8 I : PRESENTATION DE L AGEPE 8

9 I PRESENTATION L Agence d Etude et de Promotion de l Emploi (AGEPE) est un Etablissement Public à Caractère Industriel et Commercial créé par le décret n du 3 février 1993 modifié par le décret n du 16 septembre Ses attributions et organes de gestion se présentent comme suit : I - 1- Les missions Le décret portant création de l AGEPE et déterminant ses attributions, son organisation et son fonctionnement dispose, en son article 3, que l AGEPE est chargée de : constituer une base de données relatives à l emploi, au métier, au chômage et à la formation ; mettre en œuvre des programmes d emploi et de formation initiés par le Gouvernement ; rechercher en liaison avec le Ministère chargé de l Economie et des Finances, le financement pour les programmes d emploi ; conduire toutes actions visant à assurer une meilleure adéquation emploi-formation ; enregistrer et recenser les demandeurs d emploi ; prospecter le marché de l emploi auprès des entreprises en vue du placement des demandeurs d emploi ; assurer le conseil en recrutement et en gestion des ressources humaines ; sélectionner, conseiller et orienter les demandeurs d emploi ; assurer la gestion administrative et financière de l indemnité allouée aux chômeurs. I - 2 Les organes de gestion Selon l article 5 du décret n du 3 février 1993, les organes mis en place pour assurer la gestion de l AGEPE sont : la Commission Consultative de Gestion ; la Direction Générale ; le Comité Scientifique. I-2-1- La Commission Consultative de Gestion (CCG) La Commission Consultative de Gestion a pour mission de suivre de façon permanente, la bonne exécution des missions confiées à l AGEPE. Elle contrôle la préparation et l exécution du budget et examine le compte financier produit par l Agent Comptable en fin d exercice. Elle se réunit aussi souvent que l exige l intérêt de l établissement et, au moins, quatre fois par an. Selon l article 8 du décret n , la Commission Consultative de Gestion autorise les actes suivants du directeur : la création de services ; les programmes d investissement ; le règlement intérieur. 9

10 L article 6 du même décret dispose que la Commission Consultative de Gestion se compose des membres suivants : le Ministre de l Emploi et de la Fonction Publique ou son représentant, président ; le Ministre de l Economie et des Finances ou son représentant ; le Ministre des Affaires Sociales ou son représentant ; le Ministre chargé de l Agriculture et des Ressources Animales ou son représentant ; le Ministre de la Santé Publique ou son représentant ; le Ministre de l Education Nationale ou son représentant ; un représentant du Patronat ; un représentant des Travailleurs. Le Contrôleur Budgétaire et l Agent Comptable participent avec voix consultative aux réunions de la Commission Consultative de Gestion dans les cas prévus par le décret n du 18 février 1981 portant régime financier et comptable des EPN, notamment en ses articles 15 et 32. Le Président de la Commission Consultative de Gestion peut inviter aux réunions de la Commission avec voix consultative, toute personne dont il estime utile d entendre les avis. Au vu des différentes délibérations, la mission de vérification fait observer que sur la période , la Commission Consultative de Gestion de l AGEPE a siégé quatre (4) fois, (une fois en 2005, une fois en 2006 et deux fois en 2007) soit en moyenne 1 fois par an au lieu de 4 au minimum comme le prévoit l article 12 de la loi n du 2 juillet 1998 fixant les règles générales relatives aux EPN. La mission de contrôle note une insuffisance des réunions de cette instance eu égard, d une part aux dispositions de la loi n du 2 juillet 1998 fixant le nombre de réunions annuelles, et d autre part, à ses nombreuses attributions. Par ailleurs, les membres qui composent cette Commission ne sont pas régulièrement nommés car il n existe aucun arrêté de nomination pris par le Ministre de tutelle technique en l occurrence le Ministre chargé de l emploi et cela conformément aux dispositions de l article 13 du décret n du 21 avril 1982 portant organisation administrative des EPN. En réponse à cette constatation, l AGEPE explique que cette insuffisance de réunions est la conséquence de la crise militaro-politique que vit la Côte d Ivoire depuis septembre Aussi, les budgets de la période vérifiée qualifiés de budgets d austérité, ont été mis en place en juin au lieu de janvier ; par conséquent, faute de moyens suffisants et disponibles à temps, il était pratiquement impossible de programmer plus d une réunion. La Chambre des Comptes prend acte de cette réponse, mais considère que la situation socio-politique entraînant le vote tardif du budget est loin d expliquer l insuffisance des réunions du Conseil de Gestion. 10

11 Ce dysfonctionnement du Conseil de Gestion ne pouvant se justifier par le manque de moyens de l établissement car les réunions se tiennent dans les locaux de la structure ; les membres de ladite commission se devaient d être disponibles dans l intérêt du bon fonctionnement de l établissement. La Cour recommande à la tutelle technique assurant de droit la présidence de la CCG d une part, de procéder à la nomination des membres par la prise d un arrêté, et d autre part, de veiller à la tenue régulière des réunions statutaires de ladite commission. I-2-2- La Direction Générale L AGEPE est administrée par un Directeur Général qui est l ordonnateur principal de la structure. La Direction Générale s appuie sur deux directions opérationnelles pour assurer ses missions. Ce sont la Direction de l Observatoire de l Emploi, des Métiers et de la Formation et la Direction de la Promotion de l Emploi. La Direction de l observatoire de l emploi, des métiers et de la formation est chargée de : créer et gérer une banque de données sur l emploi, les métiers, la formation et le chômage ; réaliser des études en vue de fournir un éclairage sur le marché du travail et le système de formation ; faire des propositions d actions dans le sens de la recherche d une meilleure adaptation de la formation à l emploi ; suivre et évaluer les programmes d emploi ; rechercher le financement des activités initiées. Cette Direction comprend deux Sous Directions : la Sous Direction des Méthodes et Prévisions ; la Sous Direction des Etudes. La Direction de la promotion de l emploi est chargée de : l exécution des programmes nationaux d emploi et de formation ; la gestion des offres et demandes d emploi, et des contrats des travailleurs expatriés ; conseil en recrutement et en gestion des ressources humaines ; l indemnisation du chômage et de la reconversion professionnelle. La DPE comprend trois Sous Directions : la Sous Direction des Programmes Nationaux d Emploi et de la Formation ; la Sous Direction de la Prospection et du Placement ; la Sous Direction de l Indemnisation du Chômage et de la Reconversion Professionnelle. 11

12 En plus de ces directions, l AGEPE assure ses missions en s appuyant sur des services rattachés à savoir les délégations régionales et les services des moyens généraux, de l informatique, le service juridique et le service de la documentation et des archives. La mission de contrôle note que tous les postes de travail prévus dans l organigramme sont pourvus. Cependant, l organisation de la Direction Générale et des Directions Centrales, ainsi que les modalités de leur fonctionnement ne sont pas précisées par un règlement intérieur conformément à l article 31 du décret n portant organisation administrative des EPN. En réponse à cette préoccupation l AGEPE a indiqué qu un projet de règlement intérieur a été élaboré. La Cour prend acte de cette réponse et recommande que ce document soit adopté par l organe compétent dans les meilleurs délais. I-2-3- Le Comité Scientifique (CS) Selon l article 21 du décret n , l AGEPE dispose d un Comité Scientifique. Le CS arrête les programmes d études à soumettre à la CCG. Il évalue et valide les résultats des études. Il appuie la Direction dans la recherche de financement. Par ailleurs, il existe au sein de l AGEPE, un service exerçant le contrôle sur l exécution du budget de la structure, et un autre qui effectue ses opérations financières, conformément aux dispositions du décret n du 18 février 1981 portant régime financier et comptable des EPN. Ce sont : le Contrôle Budgétaire qui est dirigé par un cadre de la Direction Générale du Budget et des Finances, nommé auprès de l AGEPE par arrêté du Ministre de l Economie et des Finances. l Agence Comptable qui est dirigée par un comptable public de la Direction Générale du Trésor et de la Comptabilité Publique, nommé auprès de l AGEPE par arrêté du Ministre de l Economie et des Finances. La tutelle administrative et technique de l AGEPE est exercée par le Ministère de l Emploi et de la Fonction Publique (MEFP). La tutelle financière est quant à elle, dévolue au Ministère de l Economie et des Finances (MEF). I Les moyens Pour accomplir ses missions, l AGEPE dispose de ressources humaines, financières et matérielles. I Ressources humaines Le personnel de l AGEPE est composé de fonctionnaires et de contractuels. L on note que de 2005 à 2007, il a évolué de la façon suivante : 12

13 Tableau 1 : Evolution du personnel TYPES D AGENTS FONCTIONNAIRES % % % CONTRACTUELS % % % TOTAL % % % Source : AGEPE, Données retraitées Selon le tableau ci-dessus, l effectif global du personnel a baissé de 11 % passant de 123 en 2005 à 109 en L effectif est dominé par le personnel contractuel qui représente en moyenne 65 % des effectifs sur les 3 années. Le nombre de fonctionnaires est passé de 45 en 2005 à 35 en 2007 soit une baisse de 22 %. Cette baisse résulte des départs des agents fonctionnaires vers d autres ministères. I Ressources financières Les budgets des exercices 2005 à 2007 s établissent comme suit : TOTAL FONCTIONNEMENT INVESTISSEMENT TOTAL Source : AGEPE, Données retraitées De 2005 à 2007, le budget total de l AGEPE est passé de F CFA en 2005 à F CFA en 2006 et à F CFA en Les ressources propres ont évolué de F CFA en 2005 à F CFA en 2006 et à F CFA en I Ressources matérielles L AGEPE est dotée de moyens matériels qui ont été acquis à partir de ses dotations budgétaires. La Direction de l AGEPE a remis à l équipe de contrôle la liste du matériel acquis au cours de la période sous revue. Pour assurer ses interventions de contrôle, l AGEPE dispose d un parc automobile. La mission de contrôle note que certaines délégations n ont pas de véhicule de liaison pour effectuer les missions de terrain. La Cour suggère que les délégations de l AGEPE soient dotées de moyens de déplacement afin de leur permettre de remplir leurs missions. 13

14 II : EXAMEN ET EVALUATION DES PROCEDURES DE GESTION 14

15 II - EXAMEN ET EVALUATION DES PROCEDURES DE GESTION II Au titre des activités de l AGEPE La Direction de l AGEPE a mis en place différentes procédures pour maîtriser la chaîne de ses activités. Malheureusement, ces procédures ne figurent pas dans un document unique de travail validé pouvant servir de manuel de procédures à tout agent de l AGEPE. L AGEPE dit avoir pris en compte cette remarque et a promis élaborer un manuel de procédures et le soumettre à la prochaine réunion du Conseil de Gestion. La Cour demande à l AGEPE d élaborer ce document pour la bonne gestion de ses activités. Pour la gestion de ses différentes activités les procédures suivantes sont mises en œuvre : II Procédures d'inscription des demandeurs d emploi L activité d'inscription des demandeurs d emploi consiste à accueillir les demandeurs d emploi et à les inscrire. Tout demandeur d emploi souhaitant bénéficier des prestations de l AGEPE doit être préalablement inscrit. Pour être inscrit comme demandeur d emploi, il faut se rendre dans les délégations de l AGEPE. Ces délégations sont au nombre de huit (Plateau, Adjamé, Treichville, Abobo, Yopougon, San-Pedro, Daloa et Guiglo). Les étapes de cette inscription sont les suivantes : d abord le demandeur d emploi se présente au service accueil où l agent lui explique les conditions à remplir ; ensuite, il est conduit au service des conseillers en emploi, puis vers les agents inscripteurs pour vérification des pièces et le paiement du droit d inscription ; après avoir rempli cette formalité, le dossier est soumis à l appréciation du chef de la délégation pour signature. Une carte est délivrée au demandeur d emploi dans les 3 jours qui suivent son inscription. Pour un suivi, le demandeur est tenu d effectuer un pointage chaque mois à son lieu d inscription. L équipe de vérification note que l inscription du demandeur se fait sur un imprimé après paiement du droit d inscription de 500 FCFA auprès d un agent relevant de l ordonnateur, violant ainsi le principe de séparation de fonction entre l ordonnateur et le comptable public. Dans sa réponse, l AGEPE reconnaît que le droit d inscription se payait entre les mains d un agent relevant de l ordonnateur. Il revenait alors aux chefs de délégations de reverser la somme collectée à l Agence Comptable. Mais depuis 2010, cette pratique a cessé. La Cour recommande à l AGEPE de veiller à la stricte application du principe de séparation des fonctions entre l ordonnateur et le comptable public, pour une meilleure gestion des deniers publics. 15

16 II Procédures de traitement des offres d'emploi Les offres d emploi traitées par l AGEPE proviennent du secteur privé. Elles parviennent à l AGEPE par : 1. La prospection des entreprises par les Conseillers en emploi ; 2. L appel téléphonique de l employeur ; 3. Le dépôt de l offre par l employeur dans les locaux de l AGEPE. Depuis 2004, chaque délégation traite directement les offres qu elle reçoit. Chaque délégation tient un cahier d enregistrement des offres reçues et traitées. Ces offres enregistrées font l objet de diffusion dans toutes les délégations de l AGEPE (y compris dans celles de l intérieur). Ces offres peuvent être soit traitées directement au siège ou attribuées à une délégation pour le traitement. Les dossiers de candidatures sont acheminés vers la délégation choisie pour le traitement. Lorsque le traitement est terminé, le rapport de sélection est envoyé au conseiller en emploi qui a reçu l offre. Ce dernier se charge de l acheminer à l employeur et en fait le suivi. Lorsque les responsables de l AGEPE le demandent, chaque conseiller en emploi, avec son chef de délégation, fait le point des offres reçues, traitées et le nombre de personnes placées. Le candidat retenu fait l objet d un suivi pendant environ trois (3) mois. La mission fait observer que les délégations qui devraient traiter en premier ressort les offres d emploi ne sont pas connectées au réseau informatique de l AGEPE en vue du traitement en temps réel des offres d emploi. Une telle situation peut être source d erreur. La Cour note dans la réponse à son rapport provisoire que le problème d interconnexion est une préoccupation de l AGEPE. En effet, la Direction Générale de l AGEPE a réalisé des études à ce sujet en 2007, mais faute de moyens l interconnexion n a pu être effectuée. La Cour recommande à la CCG de l AGEPE d accorder une priorité à la réalisation et à la mise en place du projet d interconnexion entre les délégations et le siège de l AGEPE. II Procédures d'obtention du visa de contrat de travail L activité de visa de contrat de travail a pour but d aider les employeurs à utiliser de manière régulière (conformément à la réglementation en vigueur) la main d œuvre non nationale en Côte d Ivoire. Elle se limite à viser les contrats des travailleurs non nationaux, à leur délivrer des cartes de travail. Avant de recruter un travailleur non national, il faut d abord déclarer toute vacance de poste auprès de l AGEPE et la publier pendant un (1) mois dans un quotidien national à grand tirage. 16

17 Si au terme de cette période d un (1) mois, le poste n est pas pourvu par un national, l employeur est autorisé à recruter tout candidat répondant au profil requis. Mais préalablement à son embauche, le travailleur non national doit être titulaire d un contrat ou d une lettre d embauche visée par l AGEPE sur un formulaire établi à cet effet. En outre, dans un délai de trois (3) mois maximum à compter de la date de son embauche, le travailleur non national doit demander aux services administratifs compétents la délivrance d une carte de travail établie en son nom. Toute demande de visa de contrat de travail ou de renouvellement de ce visa est examinée au regard de la situation de l emploi dans le secteur concerné. Pour le contrat de travail à durée indéterminée, il est délivré un visa de longue durée. Le visa est délivré intuitus personae. L établissement du visa donne lieu au paiement de frais à la charge de l employeur. Ces frais sont dus chaque année, quelle que soit la nature du contrat et cela en fonction du tableau des tranches de taxation par catégorie professionnelle et de l origine de l expatrié selon l arrêté n 481 du 25 /04/97 : Origine Catégories CEDEAO Hors CEDEAO Non Africains Directeur Cadre Agent de maîtrise Ouvrier Manœuvre Source : AGEPE La mission de contrôle constate que l activité de visa de contrat de travail est centralisée à la Direction Générale de l AGEPE ce qui réduit considérablement la capacité de détection des entreprises qui ne déclarent pas leurs travailleurs non nationaux. Dans sa réponse au rapport provisoire, l AGEPE fait remarquer que les délégations de l intérieur du pays et celle de Treichville réalise déjà les activités relatives au visa de contrat des travailleurs non nationaux depuis leur création. La Cour encourage la Direction Générale de l AGEPE à poursuivre l extension des activités de contrat de visa à toutes les délégations du district d Abidjan. II Procédures d'indemnisation du chômage L indemnisation du chomage consiste à gérer l utilisation de la subvention allouée à l allocation de chômage. Cette gestion se fait par la mise en place et l animation d un système visant à sélectionner les bénéficiaires selon des critères bien définis et à organiser la paie des allocations de chômage. 17

18 Le chômeur allocataire est un travailleur qui a été licencié pour des raisons économiques ou pour des suppressions de postes. Il perçoit une indemnité trimestrielle d un montant de F CFA pour les cadres et agents de maîtrise et une indemnité annuelle de F CFA pour les manoeuvres et les ouvriers. La réception des dossiers des postulants à l indemnisation se fait dans les délégations de l AGEPE. Tout demandeur d allocation est tenu d introduire son dossier dans la délégation régionale de l AGEPE de son lieu de résidence. Pour être recevable le requérant doit remplir certaines conditions à savoir : être de nationalité Ivoirienne ; avoir travaillé en Côte d Ivoire, comme salarié pendant au moins un an révolu, dans la dernière Entreprise ; avoir été licencié pour des raisons économiques de cette entreprise ; être âgé de moins de 55 ans ; avoir cotisé au titre de la contribution nationale de solidarité ; avoir déposé les dossiers dans un délai d un an à compter de la date de licenciement ; ne pas exercer une activité lucrative ou rémunérée ; résider sur le territoire national. Tous les dossiers sont réceptionnés par l agent inscripteur. Avant l acheminement du dossier à la Direction de la Promotion de l Emploi il est procédé à une première vérification dans le but de s assurer de la validité du dossier. La Direction de la Promotion de l Emploi prépare et organise le comité d octroi de l indemnisation. Ce comité est composé : du Directeur de l emploi, représentant du Directeur Général ; du Directeur de l observatoire de l emploi, des métiers et de la formation ; du Sous directeur de l indemnisation du chômage et de la reconversion professionnelle ; des Chefs de délégations. Au cours des séances du comité, chaque dossier est examiné par chaque membre dudit comité. Le comité procède à la sélection des bénéficiaires et à l affichage de la liste des bénéficiaires à la fin de chaque trimestre. A la fin des sessions un compte rendu qui fait le point des travaux est établi. En ce qui concerne le paiement de l allocation, le service informatique édite un état des montants à payer par catégorie socioprofessionnelle. Cet état est appuyé par la liste alphabétique des bénéficiaires. Les différents états sont transmis à la Direction de la Promotion de l Emploi qui après vérification les adresse au Directeur Général pour visa. L équipe de vérification a constaté qu il n existe pas de logiciel de gestion de l indemnisation du chômage, ainsi qu aucune interconnexion entre la base de données de l AGEPE et celle de la CNPS. En réponse à cette constatation de la Cour, l AGEPE reconnaît qu il n existe effectivement pas de logiciel type pour la gestion de l indemnisation du chômage. Cependant, les logiciels ACCESS et EXCEL sont utilisés pour le traitement des données. 18

19 La Cour estime que compte tenu de la particularité de la gestion de l indemnisation du chômage, la mise en place d un logiciel spécifique avec un module permettant une interconnexion avec la base de données de la CNPS est indispensable pour une meilleure gestion de l indemnité chômage. II Au titre de la gestion budgétaire et financière Dans tous les EPN, la règlementation en matière de gestion budgétaire prévoit un contrôle administratif. Ce contrôle s exécute sous deux formes : le contrôle fonctionnel et mutuel de l ordonnateur et l Agent Comptable. Ce contrôle est la traduction du principe de séparation des fonctions. Ainsi, l Agent Comptable procède à une vérification préalable des titres de recettes et de dépenses émis par l ordonnateur avant leur prise en charge. Et l ordonnateur vise les documents qui lui sont soumis par l agent comptable et certifie en particulier le compte financier établi par ce dernier. le contrôle effectué par le contrôleur budgétaire sur la gestion de l ordonnateur: C est un contrôle a priori de conformité et de régularité des opérations budgétaires provenant de l ordonnateur, doublé d un contrôle concomitant sur les comptes de l E.P.N. La mission de contrôle constate que les différents contrôles sont effectivement exercés par chacun des deux acteurs. En ce qui concerne l exécution des recettes et des dépenses, elle s effectue à travers un Réseau Informatique de Comptabilité Intégré dénommé RICI-EPN. Le RICI-EPN est un système de conception informatique permettant d intégrer toutes les étapes de l exécution budgétaire. Les procédures d exécution des recettes et des dépenses de l AGEPE se présentent comme suit : II Procédures relatives aux recettes Recouvrement des recettes propres La procédure de recouvrement des recettes propres débute à l agence comptable, suit son cours à la comptabilité de l ordonnateur et prend fin à l agence comptable. L Agent Comptable encaisse la somme due, fait parvenir à l ordonnateur les reçus de paiement pour la constatation de la recette. Suite à cette constatation, l ordonnateur fait établir les titres de recettes sur la base des documents qui lui ont été transmis. Lesquels titres sont édités électroniquement au moyen du logiciel RICI (Réseau Informatique de Comptabilité Intégrée EPN), puis validés électroniquement et manuellement, successivement par l ordonnateur et le contrôleur budgétaire. Après ces différentes étapes, les bordereaux d émission des titres de recettes sont édités et visés par l ordonnateur qui les transmet à l agence comptable pour traitement. Après traitement des différents documents, l Agent Comptable procède à la prise en charge de la recette dans les différents livres journaux (EP). 19

20 L équipe chargée du contrôle a observé qu en ce qui concerne les recettes propres, l Agent Comptable applique le principe du recouvrement avant émission de titres de recettes. Ce système présente des insuffisances car aucun rapprochement entre les chiffres de l ordonnateur et ceux de l agence comptable n est effectué. Cette lacune pourrait être une porte ouverte aux fraudes. En réponse aux préoccupations de la Cour, l AGEPE indique qu elle a adopté le principe du recouvrement avant émission de titres de recettes au motif que d une part le montant total des recettes n est pas connu et déterminé à l avance et d autre part que les contrats de travail en question concernent des travailleurs de plus en plus non sédentaires. C est pourquoi le service de recouvrement est constamment en prospection. Par conséquent, pour l AGEPE il ne peut y avoir de fraudes dans la mesure où les montants des sommes versées à l agence comptable par les usagers sont établis par les services de l ordonnateur et une copie du reçu de règlement leur est remise. La Cour estime que les agents chargés de la prospection devraient relever de l ordonnateur. Ces agents devraient définir l assiette d imposition une fois la prospection terminée. Sur la base des factures éditées, le recouvrement pourrait se faire avant émission de titres de recettes. Même avec cette distinction de rôle entre les agents chargés de la prospection et ceux chargés du recouvrement, la Cour recommande qu un état de rapprochement régulier soit fait entre la facturation faite par les services de l ordonnateur et les émissions des titres de recettes établies à partir des chiffres du recouvrement fournis par l Agent Comptable. Recouvrement des subventions Les recettes externes sont constituées essentiellement de subventions accordées par l Etat. Le processus de recouvrement de ces ressources débute au Ministère de la Fonction Publique et de l Emploi et achève son parcours à l agence comptable de l AGEPE. Le recouvrement se fait au préalable par le Directeur des Affaires Administratives et Financières (DAAF) du Ministère de la Fonction Publique et de l Emploi à travers le Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP). Le DAAF procède à l engagement du montant à travers une fiche établie à cet effet. Cette fiche est signée par lui. Après la saisie, le Directeur vise la fiche d engagement et procède à l établissement d un mandat de paiement et d un bordereau de transmission qu il va soumettre au visa du Contrôleur Financier. Après le visa du Contrôleur Financier, le DAAF du Ministère vise le mandat de paiement et le transmet au trésor public qui, dès que possible procède au virement sur le compte de l AGEPE. Le virement effectué, un avis de règlement est adressé à l Agent Comptable de l AGEPE pour la constatation du paiement de la subvention. Dès réception de l avis, l Agent Comptable le transmet au service comptabilité de l ordonnateur. Celle-ci se charge d établir un titre de recette et un bordereau des 20

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