Guide d Utilisation Lio2

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1 Guide d Utilisation Lio.2 Guide d Utilisation Lio2 Janvier 2013 Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 1 -

2 SOMMAIRE 1/ PRESENTATION 4 a- Vocabulaire et Navigation dans Lio2.. 4 b- Process de Vente.. 4 2/ L ACCES à LIO2 5 a- Identification 5 b-: Menu Principal.. 6 3/ LA VENTE 7 Etape 1 : L état Civil a- lecture de la Carte Vitale.. 7 b- Recherche d un client. 8 c- Création d un client.. 9 d- Sélection du RO e- Sélection du RC 11 Etape 2 : Création du Dossier Technique 12 a- Rappel et ouverture du dossier b- Saisie de l ordonnance 13 c- Sélection de la Monture.. 14 d- Vente d un Pack.. 16 e- Sélection des Verres. 17 f- Remise g- Tiers Payant 19 Etape 3 : Le Devis 20 Etape 4 : L atelier Commandé 21 a- Planning b- Acompte.. 22 Etape 5 : La Livraison et Facturation 23 Etape 6 : L acquittement de la facture 25 Annulation de facture ou de dossier 27 Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 2 -

3 4/ LA CAISSE 28 a- Ventes d un produit stocké. 28 b- Mode de règlement.. 29 c- Modification d un règlement. 30 d- Sortie de Caisse. 31 e- Annulations de Règlement et Avoirs. 32 f- Editions liées à la Caisse et Remises en Banque. 33 g- Fin de Journée / Brouillard de Caisse / Edition d une Clôturer la Caisse / Clôturer la caisse / SUIVI DES DOSSIERS 37 a- Etat d Avancement des dossiers b- Recherche des Factures et détail 39 6/ LE SUIVI ATELIER 40 a- Commande Verres. 40 b- Suivi des montages 41 7/ LA GESTION DU STOCK 43 a- Recherche d un article référencé 43 b- Inventaire, étiquetage, états Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 3 -

4 1 - PRESENTATION Introduction : L accès à LIO2 peut s effectuer de trois manières : - Page de garde «principale» : sélection de L UNION ou de la centrale, puis le centre et l utilisateur - soit en sélectionnant l UNION puis le Centre, puis votre profil Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 4 -

5 - Ou directement via une URL qui vous donnera l accès au Centre/magasin dont vous appartenez puis à la saisie de votre profil. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 5 -

6 a- Vocabulaire et Navigation b- Le Process de Vente Une vente se déroule en 6 étapes : 1/ Création / Mise à jour de l état civil 2/ Dossier en cours : création ou recopie des informations du dossier technique 3/ Devis : édition du devis 4/ Atelier Commandé : le client accepte l offre, commande des verres, réservation de la monture 5/ Dossier Délivré et Facturé : l équipement est délivré au client, la facture est présentée 6/ Acquittement : encaissement du règlement de la part client La saisie des dates s effectue sous la forme JJMMAAAA sans séparateur et suivi d entrée. Une modification de date implique une re saisie complète (norme CNDA) La fonction enregistrer vous permet d enregistrer à tout moment votre saisie en cours. Utilisez là si vous quittez votre poste pour une durée assez longue. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 6 -

7 2 - L ACCES à LIO2 a- L Identification L accès global au niveau des Unions / centrale s effectue via l URL suivante : Sélectionner votre UNION Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 7 -

8 Puis sélectionner votre magasin/centre : Vous êtes automatiquement positionné sur votre magasin, sélectionnez votre nom dans la liste déroulante et saisissez votre mot de passe (voir document récapitulant les profile et mot passe disponible). Une fonction de messagerie interne Lio² est disponible en cliquant sur l icône marquée «Notes» Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 8 -

9 b- Le Menu Principal Cet écran permet d accéder aux différentes fonctions du logiciel. Cliquez sur la fonction désirée et sélectionnez la sous fonction dans la liste déroulante. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO - 9 -

10 3 - LA FONCTION VENTE Etape 1 : l état civil du client a Lecture de la carte vitale Demandez la carte vitale de votre client, introduisez la dans le lecteur et lisez la en cliquant sur Carte vitale. Les informations relatives à votre client s affichent avec un message «Client Inconnu» si le client n a pas été trouvé dans la base Lio. Cliquez sur le bouton Transfert client pour mettre à jour les informations dans la base de données Lio si le client est déjà connu ou pour créer ce client s il est inconnu. Si vous créez un client par sa carte vitale, saisissez ses coordonnées, son téléphone (GSM obligatoire) et son adresse mail (obligatoire). Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

11 b- Recherche d un client Si le client ne peut pas vous présenter sa carte vitale, vous pouvez le rechercher en cliquant sur Rechercher puis en saisissant les premières lettres de son nom et en appuyant sur Entrée. Les noms de clients trouvés s affichent. Sélectionnez dans la liste le client recherché. Vous pouvez accéder directement à un dossier technique en le sélectionnant dans la fenêtre inférieure et en cliquant sur le bouton Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

12 c- Création d un client Si ce client est inconnu vous pouvez le créer manuellement en cliquant sur Nouveau. En ce cas vous devrez renseigner manuellement les informations concernant le RO et le RC. Sélectionnez la civilité dans la liste déroulante puis saisir le nom, prénom, date de naissance Nom, date de naissance, coordonnées, téléphone (GSM obligatoire) et adresse mail (obligatoire) Sélectionnez le lien assuré dans la liste. Pour les dates exprimées dans le calendrier lunaire cochez spéciale. Pour les n de téléphone en liste rouge les saisir dans la zone L.R. L onglet Notes vous permet de saisir des informations diverses relatives à ce client. Pour saisir le RO ou le RC cliquez sur le bouton RO ou RC1 A la fin de la saisie cliquez sur Dossier pour accéder au dossier technique Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

13 d- La Sélection du RO Saisissez les premières lettres de l organisme ou le N de caisse et sélectionnez le dans la liste Renseignez les dates relatives à la période de droits (attention ces dates seront contrôlées pour le calcul du TP). Saisissez ou modifiez les noms et prénoms date de naissance de l assuré. Les informations à saisir ici concernent l assuré. Saisissez le N Insee et la clef (pas de calcul automatique norme cnda) Renseignez ensuite le taux, le régime et le code exonération pour les taux à 100% Cliquez sur confirmez pour enregistrer Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

14 e- La Sélection du RC Saisissez les premières lettres de la mutuelle et sélectionnez la dans la liste puis sélectionner le contrat. Renseignez les dates relatives à la période de droits. Saisissez ou modifiez les noms et prénoms date de naissance de l assuré. Les informations à saisir ici concernent l assuré. Indiquez le N d adhérent de votre client (optionnel) Cliquez sur confirmez pour enregistrer De retour sur l écran d état civil, cliquez sur Dossier pour accéder au dossier technique, ceci enregistrera toutes les informations relatives à l état civil Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

15 Etape 2 : Création du dossier technique a- Rappel et Création d un Dossier Si un dossier existe déjà, le dernier dossier ou le dossier sélectionné dans l état civil est affiché à l écran. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

16 b- La Saisie de l ordonnance Cliquez sur Ordonnance dans le menu Outlook Renseignez la correction comme telle qu elle est stipulée sur l ordonnance. Sélectionnez l ophtalmo puis la date de l ordonnance. Pour un ophtalmo absent de la liste vous pouvez le saisir de manière exceptionnelle en cochant sur externe, il est impératif que le numéro Adeli soit saisi. Cet ophtalmo ne sera pas inscrit dans la liste des opthtalmos. Pour ajouter un ophtalmo dans la liste, cliquez sur Prescripteur dans le menu Outlook et renseignez toutes les zones. Le numéro Adelie est obligatoire. Cliquez sur Ordo+Fiche dans le menu Outlook pour enregistrer l ordonnance et recopier la correction dans la fiche technique, cliquez ensuite sur le bouton Confirmer dans la partie supérieure de l écran. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

17 c- La Sélection de la Monture Saisissez le code de la monture dans la zone ID et valider : Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

18 Si le code de la monture est illisible, vous pouvez la rechercher manuellement en cliquant sur le bouton S Renseignez les critères connus et cliquez sur Rechercher, la liste des montures correspondant aux critères s affiche, cliquez sur la monture recherchée pour afficher les détails en bas de l écran et cliquez sur Valider. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

19 d- Vente d un pack ou forfait Cliquez sur l onglet Promotions et ensuite sur Pack ou Forfait et sélectionnez l offre désirée Sélectionnez le verre, choisissez les traitements et confirmer. Votre équipement complet est ainsi sélectionné. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

20 e- La Sélection des Verres Cliquez sur le bouton T pour accéder à la fenêtre de sélection des verres Les verres peuvent être sélectionnés selon 2 méthodes par filtre ou par nom : 1/ par filtre Renseignez les critères de recherches en haut à droite et cliquez sur le bouton rechercher. Sélectionnez ensuite dans la liste affichée le verre désiré. 2/ par nom Saisissez dans la zone recherche Réf le nom du verre recherché et validez. Tous les caractères ou parties du nom du verre peuvent être remplacés par le symbole %. Exemple : pour trouver un verre d indice 1,5 solaire brun, vous pouvez saisir : %5%So%br% Sélectionnez ensuite le verre en cliquant dans la liste, les suppléments disponibles sont ensuite affichés pour être sélectionné un par un en cliquant dans la liste. Par défaut la sélection s applique sur OD et OG, il est possible de travailler sur un seul œil en cliquant sur le bouton OD ou OG du menu Outlook. Les boutons Supp et Eff permettent de supprimer ou effacer un verre ou un supplément sélectionné. Une fois le choix des verres terminé cliquez sur le bouton Valider pour revenir à la fenêtre principale et cliquez sur confirmer. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

21 f- Remise sur un dossier Pour pratiquer une remise cliquez sur le bouton R/P Sélectionnez la remise dans la liste des remises pré programmées dans la fenêtre inférieure et cliquez sur le bouton Valider du menu Outlook Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

22 g- Dossier avec Tiers Payant Pour pratiquer le Tiers Payant cochez la case Avec TP Cliquez sur le bouton Calcul en Mode Manuel pour accéder à la saisie du montant pris en charge par le RC. Saisissez les montants et cliquez sur confirmer. A ce stade de la vente les montants pris en charge ne sont pas encore validés par la mutuelle, cet écran reste donc t accessible dans les 2 étapes suivantes afin de saisir la Prise en Charge lors de sa réception. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

23 Etape 3 : Le Devis Une fois l offre établie cliquez sur Devis Simple dans le menu Outlook pour éditer le devis Cliquez sur le bouton Imprimer/Dossier Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

24 Etape 4 : L atelier Commandé a- Le planning Une fois l offre acceptée par le client vous pouvez rensigner le jour de livraison prévu en cliquant sur le bouton Planning Indiquez le jour de livraison prévu et cochez Prévenir Client si il y a lieu. Cliquez sur le bouton Valider du menu Outlook pour enregistrer et revenir à la fenêtre principale. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

25 b- L acompte Vous pouvez ensuite prendre un acompte en allant dans le menu Acces puis Caisse Ceci vous amène à l écran de caisse dans sa fonction de saisie d acompte. Sélectionnez le mode de règlement de l acompte, puis saisissez le montant versé en acompte et validez l opération en cliquant sur le bouton Valider dans le menu Outlook. De retour sur l écran du dossier technique cliquez sur le bouton Commander. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

26 Etape 5 : Livraison de l équipement et Facturation Dans l écran Etat Civil rappelez votre client par con nom et en sélectionnant son dossier, ou en saisissant son numéro d offre. Une fois le dossier technique à l écran vous pouvez saisir le montant pris en charge par la mutuelle en cliquant sur le bouton TP/PEC. Cliquez sur le bouton Facturer pour créer la facture Les informations de facturations sont affichées à l écran, cliquez sur le bouton Facturer pour valider la facture. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

27 L écran d édition vous propose d éditer une facture, une facture subrogatoire et la feuille de soins, cliquez sur le bouton Imprimer / Caisse pour éditer les documents et passer à l écran de caisse en suivant. Si vous ne désirez pas accéder à la caisse en fin d édition mais revenir au dossier cliquez sur le bouton Imprimer / Dossier Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

28 Etape 6 : Saisie du Règlement client La facture à acquitter est automatiquement présentée et l acompte déduit du reste dû. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

29 A ce stade vous pouvez ajouter un article vendu en caisse hors dossier en saisissant son code article Cliquer sur le bouton Valider pour ajouter cet article Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

30 Sélectionnez le mode de règlement et saisir le montant Une fois tous les règlements relatifs à ce client saisis le reste dû doit être à zéro. Cochez ou décochez impression du ticket selon que votre client désire ou non un ticket de caisse. Valider l opération en cliquant sur le bouton Valider du menu Outlook. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

31 7 Les Annulations de Facture - Avoirs Vous pouvez annuler un dossier qu il soit facturé ou en atelier commandé. Affichez le dossier à annuler Cliquez sur le bouton Annuler du menu Outlook Cliquez sur Annuler Dossier et confirmer après vous être assuré d être positionné sur le bon dossier Si le dossier est au statut Atelier commandé, le bouton Re Facturer vous permet de recréer automatiquement un dossier et d apporter les modifications et de repasser ce dossier en commande. Si le dossier est au statut Facturé (et donc acquitté), un avoir sera généré et la part client encaissée passe automatiquement en acompte. Vous avez ensuite la possibilité de cliquer sur Refacturer pour modifier le dossier ou l état civil et créer une nouvelle facture. Si vous devez apporter des modifications relatives au TP utilisez la fonction Régulariser TP sans passer par annulation. Apportez les rectifications et cliquez sur le bouton Facturer. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

32 Accéder à la caisse depuis le menu principal a- Vente d un produit stocké en caisse 4 - LA CAISSE Cliquez sur Vente stock et saisissez le code du produit vendu et validez puis cliquez sur le bouton Valider. L article doit être en stock et s affiche dans le tableau détail Ventes. Saisir ensuite le mode règlement. Indiquez le nom du client ou du payeur. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

33 b- Les modes de règlement Cliquez sur le bouton correspondant au mode de règlement. Si le mode recherché n est pas sous forme de bouton allez dans la liste déroulante pour le sélectionner. Pour les différés cliquez sur le bouton Différé et sélectionnez le mode carte ou chèque puis cliquez ensuite sur le nombre d échéance, indiquez les dates d échéance si le pré-calcul ne vous convient pas, saisir la banque pour les chèques. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

34 c- Modification d un Règlement Cliquez sur le règlement à modifier puis sur le bouton Annuler RGL et saisir le nouveau mode de paiement Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

35 d- Les Sorties de Caisse Cliquez sur le bouton Mouvements dans le menu Outlook puis sur Sortie de caisse Sélectionnez le rayon (Postes, Dons, Entretien, Remise Banque pour un dépôt d espèces en banque) Renseigner le motif de la sortie dans la zone libellé puis le montant sortie Indiquez ensuite si cette sortie est soumise à TVA (décochez pour les remises en banque) et sélectionnez le taux Cliquez sur le bouton Valider pour enregistrer l opération Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

36 e- Les Annulations de Règlement et Avoirs Vous pouvez annuler une vente en caisse ou un règlement en cliquant sur le bouton Annulation du menu Outlook. Sélectionnez dans le menu le type d annulation et cliquez sur le n de ticket à annuler et confirmez l opération en cliquant sur le bouton Valider. Encaissement client : le montant perçu repasse en compte client (dû). Vente directe : annulation d une vente directe avec ré intégration du produit en stock. Le mode règlement doit être sélectionné dans la liste en remboursement compta. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

37 f- Les Editions liées à la Caisse et remises en banque Le menu Editons de caisse vous propose les états récapitulatifs par période libre des modes de règlements. Sélectionnez le mode de règlement, puis la période à traiter et valider Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

38 g- La Fin de Journée Cliquer sur Fiche de caisse dans le menu Outlook 1/ le Brouillard de Caisse A tout moment de la journée vous pouvez éditer le brouillard de caisse qui récapitule toutes les opérations de caisse (ventes, encaissements et sorties) depuis la dernière clôture. Cliquez sur le bouton Brouillard pour lancer l édition. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

39 2/ L édition d une caisse clôturée Sélectionnez la période pour laquelle vous recherchez la clôture, cliquez sur Rechercher, sélectionnez la clôture dans la liste dans la partie droite de l écran et cliquez sur le bouton Clôture. La colonne Différée regroupe les CB et chèques différés, ils sont identifiés par le code CHD ou CBD dans la colonne Facture/Numéro. Les totaux respectifs sont indiqués en bas de tableau. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

40 3/ La Clôture de caisse Après avoir contrôlé la caisse, vérifier (modifiez) la date de clôture (la caisse doit être clôturée chaque soir ou le matin pour la veille, en ce cas modifier la date de clôture en saisissant la date de la veille). Cliquez sur le bouton Lancement Clôture NE JAMAIS CLOTURER UNE CAISSE 2 FOIS LE MEME JOUR Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

41 5 - LE SUIVI ET LA RECHERCHE DES DOSSIERS Dans le menu principal sélectionnez l option Client puis Factures / Dossiers Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

42 a- Les Dossiers et leur état d avancement Cliquez sur le bouton Dossier, saisir la période de recherche, si nécessaire le filtre de statut et cliquez sur le bouton Recherche Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

43 b- Les Factures Cliquez sur le bouton Factures, saisir la période de recherche, et cliquez sur le bouton Recherche En cliquant sur une ligne du tableau vous accédez au détail de la facture Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

44 6 - Le Suivi Atelier Dans le menu principal sélectionnez l option Atelier a- Commandes verres Dans le menu principal, sélectionnez l option Atelier puis Commandes Journalières Cliquez sur le bouton A envoyer pour lister les commandes à traiter. Cliquez sur la 1ere ligne pour afficher le détail, puis sur le bouton Interface. Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

45 b- Suivi des montages Cliquez sur le bouton Pointage dans le menu Outlook. Sélectionnez le code de suivi qui sera mis à jour Puis dans la partie recherche le filtre de l état des commandes à afficher Cochez les lignes devant être mise à jour par le code affiché en haut de l écran Cliquez sur Valider pour mettre à jour ou Valider + Envoyer SMS pour Enregistrer et envoyer un SMS aux clients concernés Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

46 L état du suivi des dossiers est affiché sur cet écran, sélectionnez les filtres : période à afficher, état du suivi, etc Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

47 7 - LA GESTION DU STOCK Sélectionnez l option Stock dans le menu principal a- Recherche d un article référencé Saisissez le code article puis validez ou sélectionnez le rayon et le produit et cliquez sur Rechercher Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

48 Saisissez les critères de recherche et cliquez sur Rechercher Le détail de l article s affiche en cliquant sur le bouton Fiche Article Guide d Utilisation Lio² - OCUCO

49 b- L inventaire Voir Fiche Pratique sur l inventaire c-botp Voir Fiche Pratique sur l inventaire Guide d Utilisation Lio² - OCUCO