Messagerie électronique

Transcription

1 Messagerie électronique Le courrier électronique permet l'échange d'informations via le réseau internet, sous forme de messages ou mél (Message Electronique) accompagnés de pièces jointes (fichier son, image et / ou texte). Les messages sont acheminés d'un compte messagerie individuel à un autre, tout comme le serait une lettre, à la différence près que l opération est pratiquement instantanée et peut concerner plusieurs destinataires. Le fournisseur d accès joue le rôle du bureau de poste, le logiciel de messagerie utilisé () celui du facteur. Envoi et réception d un message Le logiciel de messagerie électronique permet : d envoyer et de recevoir des messages d archiver ses messages dans différents dossiers de gérer plusieurs comptes (cime, I.A, wanadoo...)

2 - Généralités a été configuré pour : se lancer automatiquement au démarrage de l ordinateur relever le courrier sur les serveurs toutes les heures Dans le cas contraire, on peut l ouvrir manuellement en cliquant sur l icône du Doc A l ouverture, la fenêtre se compose de quatre zones : Tiroir des boîtes aux lettres (BAL) Barre d outils Liste des messages Texte du message sélectionné dans la liste La barre d outils : Elle regroupe les actions principales, elle peut être affichée ou masquée : Menu : Présentation / Masquer (Afficher) la barre d outils

3 Supprimer le(s) message(s) sélectionné(s) Répondre au message sélectionné Rédiger un nouveau message Enregistrer l adresse de l expéditeur du message sélectionné Afficher / masquer le tiroir des BAL (boîtes aux lettres) Relever le courrier dans tous les comptes Imprimer le message sélectionné Lancer une recherche dans les messages On peut la personnaliser : Menu : Présentation / Personnaliser la barre d outils La fenêtre qui s affiche permet d ajouter ou de supprimer des boutons par glisser déposer.

4 La liste des messages : Elle comporte par défaut plusieurs colonnes personnalisable dans : Menu : Présentation / Colonnes La première signale les messages non lus par un point bleu La deuxième signale la présence de pièces jointes La troisième indique l expéditeur La quatrième renseigne sur l objet du message La cinquième indique la date et l heure de l expédition On peut trier cette liste en fonction des différentes colonnes. Pour cela il suffit de cliquer sur l entête de la colonne choisie, celle-ci devient bleue et les messages s organisent suivant l ordre alphabétique ou chronologique. Le petit triangle noir à droite de l entête permet de spécifier l ordre croissant ou décroissant. Le texte du message sélectionné : L entête du message renseigne en détail sur : l expéditeur (De :) l objet la date et l heure le(s) destinataire(s) (À :) la présence de pièces jointes (ou attachées).

5 Le tiroir des boîtes aux lettres : Il peut être affiché ou masqué en utilisant le bouton BAL de la barre d outils. Par défaut, il comporte : la boîte de réception ou sont emmagasinés les messages reçus la boîte d envoi par laquelle transitent les messages en partance la boîte à brouillons où sont enregistrés les messages en cours de rédaction La boîte messages envoyés qui conserve une copie La poubelle par laquelle transitent les messages avant leur suppression définitive Ces boîtes sont des dossiers, la présence d un petit triangle indique qu elles comportent des sous-dossier. Cliquer sur le petit triangle pour les visualiser. La boîte de réception et la poubelle ont un sous-dossier par compte de messagerie.

6 Gestion des BAL (boîtes aux lettres) Pour ranger et classer son courrier, permet la création de nouvelles BAL. Création de BAL supplémentaires : Aller à : Menu : BAL / Nouveau Dans la fenêtre qui s affiche, choisir un nom pour cette nouvelle BAL, Valider (OK) Une nouvelle BAL est créée (ici Mairie). On peut de même créer des sous-boîte (sous-dossier). Il faut tout d abord sélectionner, dans le tiroir, la BAL qui doit contenir la sous-bal puis procéder comme précédemment. Un petit triangle noir apparaît devant la BAL, il faut cliquer dessus pour accéder à la sous- BAL Avant Après Suppression des messages : Pour des raisons de sécurité (en cas de fausse manœuvre), les messages supprimés dans une BAL sont dans un premier temps transférés dans la poubelle d où l on peut les récupérer. Pour les supprimer définitivement, il faut sélectionner la poubelle dans le tiroir des BAL et supprimer les messages qu elle contient.

7 Rangement des messages dans les différentes BAL ou sous-bal : Sélectionner le message dans la liste, aller à : Menu : Message / Placer dans / Choisir la BAL de destination Par Glisser-Déposer de la liste sur la BAL Recherche d un message: Pour lancer une recherche, aller dans la barre d outils et écrire le mot recherché dans le champ de recherche Cliquer sur le petit triangle à droite de la loupe pour définir la zone de recherche (message, De:, À:, Objet:) et l emplacement (Toutes les BAL ou une précise) Les résultats s affichent dans la liste des messages avec une indication de la pertinence

8 Pièces jointes Lecture des pièces jointes : Pour lire une pièce jointe, il n est pas nécessaire de l enregistrer, il suffit de doublecliquer sur l icône dans le message. Enregistrement d une pièce jointe : Il peut être utile de récupérer une pièce jointe pour la sauvegarder sur le disque dur. Pour cela on peut : Aller à : Menu : Fichier / Enregistrer les pièces jointes Choisir dans la boîte de dialogue le dossier où l on désire l enregistrer. Valider (Enregistrer)

9 Par le menu contextuel, en cliquant sur l icône de la PJ dans le message tout en maintenant la touche Ctrl (Contrôle) enfoncée. Un menu s affiche sous le pointeur Comme précédemment, choisir le dossier de destination et valider Par Glisser-Déposer sur le Bureau (hors de la fenêtre de )

10 Rédiger un message Pour rédiger un message, cliquer sur le boutons nouveau de la barre d outils Remplissage des champs : À : adresse(s) du(des) destinataire(s) Les adresses peuvent être écrites directement ou récupérées du carnet d adresses, pour cela cliquer sur le bouton Adresse de la barre d outils. Dans la fenêtre qui s affiche, choisir le ou les destinataires en cliquant sur la bouton À: en haut à gauche après avoir sélectionné l adresse. L adresse s inscrit alors automatiquement dans le champ sélectionné, renouvelé pour chaque destinataire. Cc : adresse(s) des copies Facultatif, ce champ permet d envoyer une copie à d autres destinataires. A remplir comme précédemment

11 Objet : objet du message Préciser clairement l objet du message, il permettra au destinataire de faire un premier tri et de juger de son importance. Compte : généralement, le compte par défaut est choisi automatiquement C est un menu déroulant, il permet de choisir le compte avec lequel on veut écrire. C est lui qui détermine l adresse qui apparaîtra dans le champ expéditeur (De:), lors de la réception. Signature : choix d une signature C est un menu déroulant, il permet de choisir une signature préenregistrée à insérer en fin de rédaction (cf. créer une signature). Ajout de pièces jointes : Un (des) document(s) peut être envoyé en même temps que le message. Il peut s agir d image, de son, de fichier texte, etc... Pour joindre un document à un message on peut utiliser plusieurs méthode : Cliquer sur le bouton Joindre de la barre d outils Une boîte de dialogue s ouvre Sélectionner le fichier à joindre Valider (bouton bleu choisir un fichier ) Faire un Glisser-Déposer du fichier dans la fenêtre du message (Clic maintenu sur l icône du fichier, déplacement dans la zone de la fenêtre réservée au texte, lâcher)

12 Remarque : Pour être sûr que votre correspondant puisse lire vos pièces jointes, utiliser des formats de fichier standards lisibles sur tous les ordinateurs. Pour les images : Jpeg ou Gif Pour le texte : Txt et RTF Pour les documents mis en page : PDF (pour fabriquer, à partir d un document ouvert, un fichier PDF, aller à : Menu : Fichier / Imprimer et dans la fenêtre qui s affiche choisir Enreg. comme PDF... ) Envoi du message : Pour envoyer le message, cliquer sur le bouton Envoyer de la barre d outils Le message peut ne pas être envoyé tout de suite, pour cela il faut l enregistrer comme brouillon. Deux possibilités : Aller à Menu : Fichier / Enregistrer comme brouillon Fermer le nouveau message en cliquant sur le bouton rouge en haut à gauche de la fenêtre et choisir enregistrer dans la fenêtre de dialogue qui s affiche. Remarque : Pour répondre directement à un message Sélectionner le message dans la liste des messages de la fenêtre principale. Cliquer sur le bouton Répondre de la barre d outils Une fenêtre message réponse s affiche, les champs adresse et objet sont remplis automatiquement, le texte du message original est inclus dans la réponse (il peut être conservé ou effacé).

13 Créer une signature offre la possibilité de créer des signatures préenregistrées. Hormis le nom, une signature peut contenir différents renseignements comme une formule de politesse, une adresse, un numéro de téléphone,etc... Création d une signature : Aller à : Menu : / Préférences La fenêtre des préférences s affiche Dans la barre d outils choisir le bouton Signatures Dans la fenêtre cliquer sur le bouton Ajouter une signature Remplir les champs Valider (OK) On peut créer autant de signatures que l on veut, on pourra les choisir dans le menu déroulant Signatures de la fenêtre Nouveau Message. Remarque : Une signature peut contenir du texte et / ou une image.

14 Ajouter un compte Un logiciel de courrier électronique peut rapatrier les messages de tous les comptes de messagerie dont on dispose. A l origine, a été installé avec deux comptes (Cime et Wanadoo). Si cela n a pas été fait depuis, il est intéressant de configurer le compte institutionnel (I.A) de façon à récupérer automatiquement tous les messages concernant l école sur. Configuration d un compte supplémentaire : Aller à Menu : / Préférences Dans la fenêtre qui s affiche choisir : Comptes Cliquer sur le + en bas à gauche pour ajouter un compte Remplir les champs vides Description : choisir un nom pour ce compte Adresse électronique : celle du compte Nom complet : nom du titulaire du compte Serveur de réception : nom du serveur où le courrier est stocké Nom d utilisateur : identifiant de connexion Mot de passe : fourni avec l identifiant par le serveur de courrier

15 Serveur d envoi : Nom du serveur du fournisseur d accès (smtp.wanadoo.fr pour les écoles de Marseille) Pour valider fermer la fenêtre. Remarques : Le serveur POP (Post Office Protocol) est le logiciel du serveur qui sert à rapatrier tous les messages d un compte, il est spécifique à ce compte (pour l IA : poste.ac-aix-marseille.fr; pour le Cime : webmail.quatrain.fr; etc...) Le serveur SMTP (Simple Transfert Protocol) est le logiciel du serveur qui sert à envoyer tous les messages. Quel que soit le compte utilisé, il convient d entrer à cet endroit le nom du serveur SMTP du fournisseur d accès à internet (ici : smtp.wanadoo.fr).

16 Créer une règle de courrier Pour créer une règle de courrier, aller dans : Menu / / Préférences Dans la fenêtre choisir le bouton : Règles Dans la nouvelle fenêtre, choisir le bouton ajouter une règle. Configurer la règle dans la fenêtre fille : Donner un nom à cette règle, Puis configurer les menus déroulants : De / contient / MAILER-DAEMON@ac-aix-marseille.fr Supprimer le message Valider (OK) Ne pas oublier de cocher la case : Activation