APPEL D'OFFRES OUVERT. Référence N EACEA/2012/05

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1 Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» Programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie: Leonardo da Vinci, Grundtvig et Dissémination APPEL D'OFFRES OUVERT Référence N EACEA/2012/05 Plateforme électronique pour l'éducation et la formation des adultes en Europe (EPALE, Electronic Platform for Adult Learning in Europe) CAHIER DES CHARGES

2 Table des matières 1. INTRODUCTION Généralités Gestion de l'appel d'offres Durée du contrat CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D'OFFRES Offres Paiement Garantie financière pour préfinancement Pénalités Période de validité des offres Prix Offres conjointes/consortiums Sous-traitants Variantes Protection des données Point de contact SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES Contexte du marché Objectifs du marché et résultats escomptés Objectifs du marché Résultats à atteindre par le contractant Calendrier indicatif et éléments à fournir Services Activités spécifiques

3 Coordination du marché Création et mise en œuvre du bureau d'assistance européen Conception de la plateforme EPALE: développement du contenu et des activités Description et mise en œuvre du contenu de la plateforme Gestion du contenu et des activités de la plateforme Stratégie de communication Intégration des bureaux d'assistance nationaux Zone géographique à couvrir Groupes cibles Assurance qualité, propriété intellectuelle, protection des données Exigences Personnel Moyens à fournir par le contractant Lieu Rapports Rapports techniques Rapport intermédiaire Rapport final Budget ÉVALUATION ET ATTRIBUTION DU MARCHÉ Exclusion de soumissionnaires Sélection des soumissionnaires Capacité professionnelle Capacité économique et financière

4 Capacité technique Évaluation des offres Évaluation technique Évaluation financière Attribution du marché CONDITIONS GÉNÉRALES POUR L'ATTRIBUTION DU MARCHÉ Marché Absence d'obligation d'attribuer le marché PUBLICATION DROITS DE PROPRIÉTÉ INTELLECTUELLE PLAGIAT ANNEXES (FOURNIES SÉPARÉMENT)

5 1. INTRODUCTION 1.1. Généralités La Commission européenne a institué l'agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA, ci-après «l'agence») pour la gestion de l'action de l'union dans les domaines de l'éducation, de l'audiovisuel et de la culture en application du règlement (CE) n 58/2003 du Conseil (Journal officiel L 11 du ). Celle-ci a pour mission de gérer certains volets de plus de 15 programmes et actions financés par l'union européenne dans les domaines de l'éducation et de la formation, de la citoyenneté européenne active (participation civique), de la jeunesse, de l'audiovisuel et de la culture. L'Agence est chargée des principaux aspects de la gestion des programmes, notamment l'établissement des appels à propositions, la sélection des projets et la signature des conventions de subvention, la gestion financière, le suivi des projets, les contacts avec les bénéficiaires et les contrôles sur place. L Agence commande également la réalisation d'études, via des appels d'offres publics, sur des thèmes présentant un intérêt pour les programmes relatifs à l'éducation, à la culture, à la jeunesse et à la citoyenneté. L'Agence possède sa propre identité juridique et se situe à Bruxelles. L'Agence souhaite conclure un contrat de services pour la conception et la mise en œuvre d'une plateforme électronique multilingue complète pour l'éducation et la formation des adultes en Europe (EPALE). Ce projet impliquera la création d'un bureau d'assistance européen (BAE) qui assurera essentiellement la gestion de la plateforme au niveau européen, ainsi que la mise en place et l'animation d'un réseau de bureaux d'assistance nationaux (BAN) qui contribuera à alimenter la plateforme en informations et ressources actualisées au niveau national. Les services requis sont détaillés au chapitre 3 du présent cahier des charges Gestion de l'appel d'offres Le présent appel d'offres est géré par l'agence, en collaboration avec la Commission européenne. Un comité de pilotage, présidé par la Commission européenne, sera mis en place pour assurer la coordination des actions d'epale (BAE et BAN). Il prendra les décisions stratégiques concernant la gestion de la plateforme, analysera les progrès accomplis, formulera des recommandations sur la mise en œuvre et validera les prestations de services et les produits de la plateforme. Un membre du comité de pilotage (représentant de l'agence) sera nommé comme point de contact principal pour l'ensemble de la correspondance officielle liée à la mise en œuvre du contrat. Il sera assisté par un agent technique et administratif. Étant donné que la prestation des services du bureau d'assistance européen pour EPALE nécessite une implication, une coordination et une supervision étroites de la part du client, le contractant devra entretenir des contacts réguliers avec le comité de pilotage. Durant les 6 premiers mois, des - 5 -

6 rapports mensuels seront soumis à l'agence par le contractant (deux pages de rapport et de statistiques). Ces derniers serviront de base aux discussions lors des réunions mensuelles avec le comité de pilotage (voir point Rapports techniques). Ensuite, les rapports seront rédigés tous les trimestres et les réunions correspondantes auront lieu à Bruxelles ou par visioconférence. Le développement de la plateforme et de ses différentes fonctions doit être structuré en phases et utiliser des prototypes qui seront examinés lors des réunions entre le contractant et le comité de pilotage avant l'acceptation finale. Le comité de pilotage assistera le contractant dans la prise de décisions clés concernant le développement des services et des produits. La décision concernant l'acceptation finale des éléments à fournir sera prise par le comité de pilotage conformément aux modalités prévues par le contrat. La propriété des produits et éléments à fournir reviendra à la Commission européenne Durée du contrat Le marché à attribuer fera l'objet d'un contrat conforme au modèle joint à l'annexe 1. Il sera attribué pour une durée de 24 mois et prendra effet à compter de la date de signature par la dernière partie contractante. Le contrat peut être renouvelé deux fois pour une durée de 24 mois à chaque fois, ce qui porte sa durée maximale à 6 ans (ci-après la «période totale maximale»), moyennant l'obtention de résultats satisfaisants par le contractant. L'Agence se réserve le droit de recourir à une procédure négociée, sans publication préalable d'un avis de marché, pour des contrats supplémentaires impliquant des services semblables à ceux visés par le contrat initial attribué à la partie concernée, par le même pouvoir adjudicateur. Cette procédure ne peut être utilisée qu'au cours des trois années suivant la conclusion du marché initial

7 2. CONDITIONS GÉNÉRALES APPLICABLES AUX APPELS D'OFFRES 2.1. Offres Les offres doivent inclure l'ensemble des informations et documents requis pour permettre à l'agence d'évaluer les offres conformément aux critères définis au chapitre 4. Tous les documents soumis par les soumissionnaires deviendront la propriété de l'agence et doivent être considérés comme confidentiels. Les dépenses encourues pour la préparation et la soumission des offres ne seront pas remboursées par l'agence. La soumission d'une offre en réponse à un appel d'offres lancé par l'agence implique: a) l'acceptation des clauses et conditions définies dans l'appel d'offres, dans le présent cahier des charges et dans le contrat type (cf. annexe 1); b) le cas échéant, la renonciation par le soumissionnaire à ses propres clauses et conditions générales ou spécifiques; l'offre soumise engage le soumissionnaire auquel le contrat est attribué pour la durée du contrat. Les offres doivent être: a) soumises en trois exemplaires: un exemplaire portant clairement la mention «Original» et les deux autres, la mention «Copie 1» et «Copie 2» respectivement. La «Copie 2» ne sera pas reliée. Un exemplaire sur support électronique doit également être fourni; b) accompagnées des formulaires prévus aux annexes 1 à 4, complétés et signés par le soumissionnaire; c) accompagnées d'une lettre de couverture signée de la main du soumissionnaire ou de son représentant dûment autorisé; d) parfaitement lisibles afin d'exclure tout doute concernant les termes ou chiffres; e) soumises sous deux enveloppes scellées conformément à l'appel d'offres Paiement Les paiements s'effectueront comme suit. Préfinancement: Après la signature du contrat par la dernière partie contractante et sa réception par l'agence, un paiement de préfinancement représentant 20 % du montant total du contrat sera effectué dans les 30 jours suivant la réception par l'agence d'une facture correspondante et, le cas échéant, d'une garantie financière dûment constituée

8 Paiement intermédiaire: Le contractant adressera une facture pour un paiement intermédiaire représentant 40 % du montant total du contrat. Cette facture sera accompagnée d'un rapport intermédiaire ou de tout autre document prévu par le cahier des charges. L'Agence effectuera le paiement correspondant dans les 60 jours civils suivant la réception de la facture. Le contractant disposera d'un délai de 15 jours civils pour présenter des informations complémentaires, des corrections, un nouveau rapport intermédiaire ou tout autre document requis par l'agence. Paiement du solde: Une fois les tâches achevées, le contractant présentera une facture pour demander le paiement du solde. Cette facture sera accompagnée du rapport final ou de tout autre document prévu par le cahier des charges. Le pouvoir adjudicateur effectuera le paiement dans les 90 jours civils suivant la réception de la facture. Le contractant disposera d'un délai de 15 jours civils pour présenter des informations complémentaires, des corrections, un nouveau rapport final ou d'autres documents que l'agence pourrait exiger Garantie financière pour préfinancement Le cas échéant, le contractant constituera une garantie financière sous la forme d'une caution bancaire ou d'une garantie équivalente, délivrée par une banque ou une institution financière agréée (le garant), d'un montant équivalent au préfinancement prévu au contrat. Elle peut être remplacée par une caution personnelle et solidaire d'un tiers Pénalités Si le contractant n'exécute pas ses obligations contractuelles dans le délai fixé par le contrat (voir le contrat type à l'annexe 1), l'agence peut décider de lui imposer, indépendamment de la responsabilité contractuelle réelle ou potentielle du contractant et du droit de l'agence de résilier le contrat, le paiement de dommages-intérêts par jour civil de retard calculés selon la formule suivante: 0,3 x (V/d) V est le montant mentionné à l'article I.3.1 du contrat; d est la durée, exprimée en jours, mentionnée à l'article I.2.3 du contrat Période de validité des offres La durée de validité de l'offre est de neuf mois à compter de la date limite de soumission des offres

9 2.6. Prix L'Agence passe ses marchés et effectue ses paiements en euros. Les offres doivent donc être libellées en euros. Les offres exprimées dans d'autres devises que l'euro seront éliminées. Pour les soumissionnaires situés dans des pays ne faisant pas partie de la zone euro, le prix proposé ne peut être révisé en fonction des variations du taux de change. Le soumissionnaire est tenu d'arrêter un taux de change et d'assumer les risques ou profits découlant de toute variation. Les prix sont fermes et non révisables pendant la première année de l'exécution du contrat. À partir du début de la troisième année de l'exécution du contrat, les prix peuvent être révisés conformément à l'article I.3.2. du contrat type. Les prix doivent couvrir toutes les tâches ainsi que tous les frais de déplacement et de séjour prévus par le soumissionnaire pour l'exécution des tâches. Ces frais de déplacement et de séjour ne sont pas remboursés séparément, même s'ils diffèrent de l'estimation initiale du contractant. Les prix doivent être clairement indiqués et préciser tous les éléments de facturation et coûts unitaires. Les prix doivent être fermes et inclure tous les coûts (gestion de projets, contrôle de la qualité, formation des employés du contractant, ressources de réserve, etc.) et les frais (gestion de l'entreprise, secrétariat, sécurité sociale, salaires, frais de déplacement et de bureau, etc.) directement ou indirectement liés à la prestation des services. Les soumissionnaires doivent fournir une estimation complète et ventilée des prix en complétant le formulaire de l'annexe 3 «Ventilation des prix et du budget». Cette ventilation a pour but de permettre à l'agence d'évaluer le rapport coût-efficacité de l'offre. En cas d'attribution du marché au soumissionnaire, seul le prix total est contraignant. Le soumissionnaire doit signer chaque page du formulaire complété de l'annexe 3 «Ventilation des prix et du budget». La signature du soumissionnaire engage celui-ci vis-à-vis de l'agence. Tous les prix indiqués doivent être nets de tout impôt, taxe ou droit, y compris la taxe sur la valeur ajoutée (TVA). Aux termes des articles 3 et 4 du protocole sur les privilèges et immunités de l'union européenne, cette dernière est exonérée de tous impôts, taxes et droits, y compris la TVA; ces droits ne peuvent donc entrer dans le calcul du prix de l'offre. Si le soumissionnaire estime être dans l'obligation de facturer la TVA, le montant de la TVA doit être indiqué séparément. La TVA ne sera pas prise en compte lors de l'examen des prix des différentes offres. En signant une offre et en la soumettant, le soumissionnaire ou, en cas de groupement constitué par deux ou plusieurs sociétés, chaque membre du groupement certifie au nom de sa société que: les prix indiqués dans l'offre ont été fixés en toute indépendance, sans qu'il y ait eu consultation ou communication sur l'un des points relatifs au prix avec un autre soumissionnaire ou concurrent; sauf si la loi en dispose autrement, les prix indiqués dans l'offre n'ont pas été et ne seront pas volontairement communiqués par le soumissionnaire à un autre soumissionnaire ou concurrent, directement ou indirectement, avant l'ouverture des enveloppes contenant les offres; - 9 -

10 le soumissionnaire n'a pas tenté et ne tentera pas d'inciter une autre personne à présenter une offre ou de l'en empêcher en vue de restreindre la concurrence Offres conjointes/consortiums Les offres conjointes ou les offres soumises par des groupements d'opérateurs économiques, que ces groupements possèdent ou non la personnalité juridique, seront acceptées. La nature et l'organisation de ces offres sont laissées à la discrétion des soumissionnaires. Tous les membres du groupe doivent désigner et identifier clairement un chef de file investi de tout pouvoir pour engager le groupement et chacun de ses membres. La composition et la constitution du groupement ainsi que la répartition et la portée des tâches confiées aux différents membres ne pourront être modifiées sans l'autorisation écrite préalable de l'agence, qui peut refuser cette autorisation à sa discrétion. En cas d'attribution du marché, afin de protéger les intérêts contractuels de l'agence, celle-ci signera un contrat avec le chef de file du groupe dûment autorisé par les autres membres (une procuration doit être annexée à l'offre). Tous les membres du groupe seront conjointement et solidairement responsables vis-à-vis de l'agence du respect des conditions contractuelles. Chaque membre du groupe, ou une personne dûment autorisée par les membres du groupe, doit compléter et signer l'annexe 2 «Informations relatives au soumissionnaire». Cette annexe doit être accompagnée de toutes les pièces justificatives indiquées dans ce formulaire. L'offre doit également inclure une déclaration sur l'honneur relative aux critères d'exclusion et à l'absence de conflit d'intérêts ainsi que des informations sur les critères de sélection pour chaque membre du groupe (voir les points 4.1 et 4.2 du présent cahier des charges). En toute hypothèse, des offres de cette nature ne seront pas traitées différemment de tout autre type d'offre, chacune étant évaluée sur la base de ses qualités intrinsèques, compte tenu des critères de sélection et d'attribution contenus dans le présent cahier des charges Sous-traitants Toute intention de sous-traiter tout ou partie du marché doit être clairement exprimée dans l'offre. Les soumissionnaires doivent indiquer la part qu'ils ont l'intention de sous-traiter, avec les références des sous-traitants proposés et leur accord écrit. En tout état de cause, seule la responsabilité du contractant à titre principal reste engagée Variantes Les soumissionnaires ne peuvent remettre une offre portant uniquement sur une partie des services requis. Les variantes sont interdites

11 2.10. Protection des données Le traitement de votre réponse à l'invitation à soumissionner impliquera l'enregistrement et le traitement de données à caractère personnel (telles que votre nom, adresse et CV). Ces données seront traitées conformément au règlement (CE) n 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions et organes communautaires et à la libre circulation de ces données. Sauf indication contraire, les réponses aux questions et les données à caractère personnel demandées sont nécessaires à l'évaluation de votre offre conformément au cahier des charges de l'appel d'offres et seront traitées uniquement à cette fin par le responsable du traitement des données. Aux fins de l'application de la présente disposition, le «responsable du traitement des données» est la personne qui aura représenté l'agence pour la signature du contrat. Vous pouvez demander l'accès à vos données à caractère personnel et vous avez le droit de rectifier toute donnée incorrecte ou incomplète. Vous pouvez adresser votre demande au responsable du traitement des données. Pour toute question concernant le traitement de vos données à caractère personnel ou en cas de conflit concernant la protection des données à caractère personnel, vous pouvez vous adresser au responsable du traitement des données indiqué ci-dessus. Vous pouvez également contacter le Contrôleur de la protection des données de l'eacea à l'adresse électronique suivante: Si le conflit n'est pas résolu par le responsable du traitement ni par le Contrôleur de la protection des données de l'eacea, vous pouvez déposer plainte à tout moment auprès du Contrôleur européen de la protection des données. Vous êtes informé qu'aux fins de la protection des intérêts financiers de l'union, vos données à caractère personnel peuvent être transmises aux instances de contrôle de l'eacea (à savoir la Commission européenne, la Cour des comptes, l'office européen de lutte anti-fraude (OLAF), etc.) et aux autorités judiciaires (tribunaux de l'union européenne, Médiateur, etc.). Vos données personnelles (nom, prénom dans le cas de personnes physiques, adresse, forme juridique, numéro d'enregistrement, et nom et prénom des personnes ayant le pouvoir de représentation, de décision ou de contrôle dans le cas de personnes morales) pourront être enregistrées dans le système d'alerte précoce uniquement ou dans le système d'alerte précoce et dans la base de données centrale sur les exclusions par le comptable de la Commission européenne si vous vous trouvez dans l'une des situations prévues par: la décision 2008/969 de la Commission européenne du relative au système d'alerte précoce (pour de plus amples informations, voir la Déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée, à l'adresse: r.cfm ou le règlement n 2008/1302 de la Commission européenne du relatif à la base de données centrale sur les exclusions (pour de plus amples informations, voir la Déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée, à l'adresse:

12 Comme l'indiquent les déclarations susmentionnées, toute personne enregistrée dans la base de données a le droit d'accéder aux données qui la concernent et d'obtenir leur rectification, sur demande adressée au comptable de la Commission européenne Point de contact Le seul point de contact autorisé pendant la période de soumission des offres est celui qui est indiqué dans la lettre de couverture du présent appel d'offres. Le soumissionnaire est prié de poser ses questions par écrit et de les envoyer au point de contact par fax, courrier électronique ou courrier postal. Pour des raisons d'ordre juridique, les questions transmises par téléphone ne seront pas prises en considération

13 3. SPÉCIFICATIONS TECHNIQUES 3.1. Contexte du marché L'éducation et la formation tout au long de la vie couvrent la vie entière, depuis la période préscolaire jusqu'après l'âge de la retraite. L'éducation et la formation des adultes sont des composantes essentielles du processus d'apprentissage tout au long de la vie et couvrent toute la gamme d'activités d'apprentissage formel, non formel et informel et de formation générale et professionnelle entreprises par les adultes après leurs cursus d'éducation et de formation initiales. L'éducation et la formation des adultes développent les qualifications, les compétences et le savoir-faire des adultes et contribue ainsi à leur épanouissement personnel, social et professionnel. Elles participent à la cohésion sociale et ciblent des groupes parmi les plus défavorisés de la société. Reconnaissant ces avantages, l'union européenne s'est fixée pour objectif d'atteindre, d'ici à 2020, le taux de 15 % d'adultes (âgés de 15 à 64 ans) participant à des activités d'éducation et de formation tout au long de la vie. Les statistiques montrent cependant que les taux de participation sont très divers parmi les pays européens, avec une participation moyenne de 8,9 % en Elles révèlent également que les travailleurs peu qualifiés et d'autres groupes qui pourraient tirer parti de l'éducation et de la formation des adultes sont beaucoup moins susceptibles d'y participer que les personnes hautement qualifiées. L'éducation et la formation des adultes sont un secteur très riche et extrêmement diversifié, qui comprend de nombreux acteurs proposant des programmes d'apprentissage formel, non formel et informel et qui est assuré et financé par des prestataires tout aussi divers. Au cours de la dernière décennie, l'union européenne a activement soutenu le développement du secteur de l'éducation et de la formation des adultes en Europe au travers du sous-programme Grundtvig 1 dans le cadre du programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie, qui finance des projets de coopération et des actions de mobilité depuis 2000, ainsi qu'au travers de la coopération politique instaurée entre l'ue et les États membres dans les cadres stratégiques de coopération européenne en matière d'éducation et de formation 2010 et La dernière avancée concernant le secteur de l'éducation et de la formation des adultes est l'adoption par le Conseil de l'union européenne d'une résolution sur un agenda européen renouvelé dans le domaine de l'éducation et de la formation des adultes 2 en novembre Cet agenda esquisse une vision de ce que devrait être la situation des systèmes d'éducation et de formation des adultes en 2020, qui sera caractérisée par une demande accrue en matière d'accès à des possibilités de formation de qualité à tout moment de la vie et par le rôle croissant des autorités locales, des employeurs, des partenaires sociaux, de la société civile et des organisations culturelles. Par ailleurs, la Commission européenne a récemment adopté sa communication intitulée «Repenser l'éducation» 3, qui appelle à modifier l'éducation en profondeur en se concentrant davantage sur

14 les «résultats de l'apprentissage», à savoir sur les connaissances, les aptitudes et les compétences que les apprenants acquièrent. Pour garantir que l'éducation est plus adaptée aux besoins des apprenants et du marché du travail, l'utilisation des technologies de l'information et de la communication (TIC) et des ressources éducatives libres (RÉL) doit être renforcée dans tous les contextes d'apprentissage. À l'avenir, la Commission européenne devrait lancer d'autres initiatives dans le domaine de l'éducation qui pourraient avoir un impact sur la politique européenne en matière d'éducation et de formation des adultes. Forte du succès des plateformes européennes comme etwinning en ce qui concerne la coopération des établissements scolaires ou le portail elearning en ce qui concerne la coopération pour les questions liées à l'apprentissage en ligne et les demandes des acteurs de l'éducation et de la formation des adultes, la Commission européenne souhaiterait désormais proposer une plateforme multilingue destinée à l'éducation et à la formation des adultes en Europe afin de renforcer le développement qualitatif du secteur en offrant un lieu centralisé pour les informations et les ressources sur l'éducation et la formation des adultes, ainsi qu'un espace de coopération entre les acteurs des différents secteurs d'activité en Europe. Différentes plateformes existent déjà en Europe, mais aucune ne couvre tout l'éventail d'activités du secteur de l'éducation et de la formation des adultes, aucune n'est multilingue et aucune n'offre d'espace destiné à l'interaction entre les parties prenantes ni d'assurance quant à sa pérennité. La future plateforme EPALE (Electronic Platform for Adult Learning in Europe, plateforme électronique pour l'éducation et la formation des adultes en Europe) comblera ce fossé et créera un point de référence commun dédié à la recherche et à l'échange d'informations sur l'éducation et la formation des adultes en Europe. Une étude de faisabilité concernant la mise en place d'epale a été commandée par la Commission européenne. Cette étude est disponible sur le site internet de la Commission européenne 4. La base juridique de cette nouvelle initiative est la décision n 1720/2006/CE du Parlement européen et du Conseil du 15 novembre 2006 (JO L 327 du , p.45) établissant un programme d'action dans le domaine de l'éducation et de la formation tout au long de la vie, modifiée ultérieurement par la décision n 1357/2008/CE du Parlement européen et du Conseil du 16 décembre 2008 (JO L 350 du , p.56) 5, ainsi que le programme de travail 2012 de la direction générale «Éducation et culture» de la Commission européenne 6. EPALE sera conçue et administrée par un bureau d'assistance européen (BAE), qui sera fourni par le contractant pour la mise en œuvre de la plateforme Web créée pour la période allant d'octobre 2013 à septembre En 2014, un réseau de bureaux d'assistance nationaux (BAN) sera mis en place par la Commission européenne pour soutenir le BAE et développer les ;

15 interventions et activités à l'échelle nationale. Un bureau d'assistance national sera établi dans les pays participant au programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie et au prochain programme de l'ue pour l'éducation, la formation, la jeunesse et le sport. Dans le cadre des tâches qui lui incomberont, le contractant devra également intégrer et animer le réseau des BAN. La Commission européenne fournira au contractant une version de la plateforme Drupal adaptée à l'ue qui devra être utilisée pour configurer et paramétrer EPALE. Cette plateforme évoluant sans cesse, de nouveaux modules fonctionnels devront être régulièrement intégrés. Les spécifications de cette plateforme sont présentées à l'annexe 5: «Aperçu du fonctionnement de la plateforme multisite Drupal7 à la direction générale de l'informatique et accord de niveau de service multisite entre les directions générales ou les services utilisant le service multisite et la direction générale de l'informatique (DIGIT)» Objectifs du marché et résultats escomptés Objectifs du marché - Objectifs généraux du marché Les objectifs généraux auxquels ce marché doit contribuer sont les suivants: soutenir la réalisation des objectifs et la mise en œuvre des priorités du cadre stratégique pour la coopération européenne dans le domaine de l'éducation et de la formation («Éducation et formation 2020») 7 et notamment la priorité visant à «Faire en sorte que l'éducation et la formation tout au long de la vie et la mobilité deviennent une réalité pour tous»; soutenir la mise en œuvre de la résolution du Conseil sur un agenda européen renouvelé dans le domaine de l'éducation et de la formation des adultes, et notamment la priorité visant à bâtir un secteur de l'éducation et de la formation des adultes qui soit solide; contribuer à atteindre l'objectif défini par l'ue de 15 % de la population adulte participant à des activités d'éducation et de formation tout au long de la vie en Europe d'ici à ; renforcer la communauté de l'éducation et de la formation des adultes en Europe en soutenant et en développant la mise en réseau des prestataires et des différentes parties prenantes en charge de l'éducation et de la formation des adultes en Europe; promouvoir le développement et la diffusion de méthodes de coopération innovantes, ainsi que le transfert d'approches éducatives de qualité; 7 8 JO C 119/2 du

16 favoriser le développement des compétences et des aptitudes professionnelles des enseignants pour adultes et mettre à leur disposition une plateforme internet utile dédiée à leur développement professionnel continu; créer un point de référence commun pour la recherche et l'échange d'informations sur l'éducation et la formation des adultes en Europe. - Objectifs spécifiques du marché L'objectif spécifique de ce marché est de mettre en place une plateforme multilingue basée sur le Web (EPALE), destinée à fournir aux utilisateurs des informations pertinentes sur les initiatives européennes, nationales, régionales et locales dans le domaine de l'éducation et de la formation des adultes et à promouvoir les échanges et l'interaction entre les prestataires et les diverses parties prenantes en charge de l'éducation et de la formation des adultes en Europe. Pour atteindre cet objectif, le contractant devra constituer une équipe multilingue dotée d'une expertise dans le domaine de l'éducation et de la formation des adultes ainsi que des communautés en ligne, capable de: configurer, gérer et animer une plateforme internet pour la communauté européenne de l'éducation et de la formation des adultes; identifier, collecter, préparer et présenter sur la plateforme les bonnes pratiques en matière d'enseignement et d'apprentissage, des pratiques politiques, des résultats de recherche, du matériel d'apprentissage et d'autres supports et informations utiles pour les utilisateurs de la plateforme, notamment des ressources éducatives libres; apporter leur expertise et soutenir la Commission européenne dans le cadre de la création et de l'animation du réseau de bureaux d'assistance nationaux (BAN); promouvoir la plateforme EPALE avec efficacité et atteindre tous les acteurs concernés Résultats à atteindre par le contractant Le soumissionnaire devra proposer une stratégie pour parvenir aux résultats suivants: À la fin de la première année suivant l'entrée en vigueur du contrat: La plateforme EPALE devra être opérationnelle, tel que stipulé dans le présent cahier des charges, et être constituée des utilisateurs des pays participant au programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie, ainsi qu'au prochain programme de l'union européenne pour l'éducation, la formation, la jeunesse et le sport. L'interface devra être disponible dans toutes les langues officielles de l'ue. Les autres informations devront au moins être présentées en anglais, français, allemand, espagnol, italien et polonais. Une stratégie en vue d'augmenter le nombre de langues utilisées sur la

17 plateforme devra être présentée. La base de données regroupant la documentation et les ressources (voir point Types de ressources) devra également avoir été créée et contenir un ensemble de ressources pertinentes provenant des différents pays dans les langues couvertes. Une stratégie devra être proposée pour l'intégration des bureaux d'assistance nationaux à EPALE (voir point Intégration des bureaux d'assistance nationaux). Un rapport intermédiaire devra être produit. Celui-ci fournira les informations et les éléments de preuve quant au développement de la plateforme durant la première année d'exécution du contrat, à la participation et aux contributions des principales parties prenantes nationales et européennes, ainsi qu'à la mise en place des actions de promotion d'epale. À la fin de la deuxième année suivant l'entrée en vigueur du contrat: La plateforme devra inclure des répertoires, des archives, des agendas, des blogs de communautés, etc. (voir point Conception de la plateforme EPALE: développement du contenu et des activités). En plus de fournir des ressources aux utilisateurs, la plateforme devra inclure des forums de discussion, une liste des possibilités d'apprentissage en ligne pour les professionnels et les parties prenantes liés à l'éducation et à la formation des adultes en Europe, ainsi qu'une liste de ressources éducatives libres pertinentes. Le soumissionnaire devra également définir et proposer une stratégie claire visant à améliorer l'offre des opportunités proposées et à évaluer leur qualité. Le nombre de langues utilisées sur la plateforme devra augmenter conformément à la stratégie définie à la fin de l'année 1. Une conférence de lancement destinée à informer l'ensemble des parties prenantes européennes et nationales au sujet du fonctionnement et du potentiel de la plateforme EPALE devra être organisée. Le réseau des bureaux d'assistance nationaux mis en place par la Commission européenne devra être entièrement opérationnel. Le contractant aura intégré les contributions nationales et mis en œuvre différentes activités afin d'animer le réseau. La promotion de la plateforme EPALE devra se poursuivre. La plateforme aura un nombre représentatif d'utilisateurs inscrits parmi lesquels figureront les principales parties prenantes de tous les pays participant au programme pour l éducation et la formation tout au long de la vie et au prochain programme de l'ue pour l'éducation, la formation, la jeunesse et le sport

18 Calendrier indicatif et éléments à fournir La date de début prévue à titre indicatif est le 1 er octobre Le début effectif des services interviendra après l'entrée en vigueur du contrat. La durée globale d'exécution du contrat sera de 24 mois, les principales étapes prévues dans le calendrier indicatif étant les suivantes: Année 1: Septembre 2013: signature du contrat Premier semestre 2014: configuration et paramétrage de la plateforme EPALE Année 2: Premier semestre 2015: conférence de lancement de la plateforme Premier semestre 2015: ouverture de la plateforme au public et début de la coopération avec les bureaux d'assistance nationaux Septembre 2015: fin du contrat 3.3. Services Activités spécifiques Le contrat couvrira: la coordination du marché (voir point ci-dessous) la création et l'exploitation/la mise en œuvre du bureau d'assistance européen (BAE) (voir point ci-dessous) la conception de la plateforme avec intégration de l'infrastructure technique (Drupal) fournie par la Commission européenne (DG DIGIT) (voir point ci-dessous) la description et la mise en œuvre du contenu de la plateforme (voir point ci-dessous) la gestion du contenu et des activités de la plateforme (voir point ci-dessous) l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie de communication destinée à faire connaître EPALE dans l'ensemble de l'europe (voir point ci-dessous) l'élaboration et la mise en œuvre d'une stratégie visant à intégrer le réseau des bureaux d'assistance nationaux (BAN) et à instaurer une relation de travail active avec ces derniers (voir point ci-dessous)

19 Coordination du marché Le contractant sera responsable de la coordination, de la supervision et du suivi du marché; de l'assurance qualité des services/résultats; ainsi que de la réalisation de rapports et de l'ensemble des tâches liées à la gestion du projet. Il participera à toutes les réunions avec le comité de pilotage, ainsi qu'aux autres réunions éventuelles organisées par l'eacea et la Commission européenne (voir point 1.2.) Création et mise en œuvre du bureau d'assistance européen En sa qualité de bureau d'assistance européen (BAE) pour EPALE, le contractant accomplira les tâches suivantes, qui définissent les conditions minimales à satisfaire au titre du présent contrat. Concevoir, gérer et assurer la maintenance de la plateforme EPALE fonctionnant sous l'environnement Drupal fourni par la Commission européenne (DG DIGIT). Faciliter, modérer et gérer des communautés en ligne. Fournir des ressources liées à l'éducation et à la formation des adultes en Europe. Coordonner et mettre en œuvre le service d'assistance technique d'epale. Les soumissionnaires sont libres de proposer leurs propres visions et méthodes, ainsi que tout autre service d'assistance jugé nécessaire au développement de la plateforme EPALE. Pour faciliter la comparaison des offres, le prix de l'ajout de nouveaux services doit être indiqué séparément sur le formulaire de budget et ne sera pas pris en considération pour l'évaluation financière des offres Conception de la plateforme EPALE: développement du contenu et des activités Caractéristiques de la plateforme EPALE doit au moins offrir les caractéristiques et fonctionnalités suivantes en lien avec l'éducation et la formation des adultes: un espace interactif propice au développement de communautés pour favoriser les échanges d'idées et de pratiques entre les prestataires et les diverses parties prenantes en charge de l'éducation et de la formation des adultes en Europe. Cet espace devra inclure des groupes (publics ou privés) et des forums de discussion modérés, et prévoir la possibilité d'intégrer des blogs, des wikis et des podcasts; un registre détaillé des ressources (y compris taxinomie, mots clés, etc.) destiné à améliorer et à faciliter le travail des divers groupes cibles dans le domaine de l'éducation et de la formation des adultes, notamment via l'échange de bonnes pratiques, d'informations, de supports pédagogiques et/ou de ressources éducatives libres, etc. (voir point ci-dessous); un calendrier des événements européens, nationaux et régionaux et des cours à l'attention des professionnels de l'éducation et de la formation des adultes;

20 des liens vers des pages d'information sur les programmes de financement et les subventions; des actualités, des bulletins d'information (électroniques), des liens vers d'autres plateformes sociales présentant un intérêt pour le secteur de l'éducation et de la formation des adultes; un système de notification/syndication permettant de suivre l'activité d'autres membres et/ou de s'abonner à un groupe, une page ou un thème spécifique via des notifications par et/ou des flux RSS; un moteur de recherche permettant d'effectuer des recherches à la fois dans les pages de la plateforme EPALE et dans divers types de ressources dans différentes langues et proposant plusieurs filtres et options de recherche avancée; un répertoire des utilisateurs inscrits. Le soumissionnaire est libre de proposer toute autre fonction ou caractéristique jugée appropriée et compatible avec l aperçu du fonctionnement de la plateforme multisite Drupal7 à la direction générale de l'informatique (DIGIT) présenté à l'annexe 5. Pour faciliter la comparaison des offres, le prix de l'ajout de nouvelles fonctions ou caractéristiques doit être indiqué séparément sur le formulaire de budget et ne sera pas pris en considération pour l'évaluation financière des offres. Le cas échéant, le contractant pourra recommander l'utilisation de modules Drupal supplémentaires. Dans ce cas, il contactera la direction générale de l'informatique (DIGIT) pour s'assurer que ces derniers sont disponibles sur la plateforme multisite Drupal7 de la DG DIGIT, compte tenu de l'accord de niveau de service multisite entre les directions générales ou les services utilisant le service multisite et la DG DIGIT. Facilité d'utilisation Le portail et ses outils doivent être simples d'utilisation, tout en permettant d'effectuer facilement des recherches. La facilité d'utilisation doit être une préoccupation majeure pour la conception et le développement du portail. Le contractant devra veiller à ce que la navigation, le style linguistique, les informations et le concept d'interaction soient clairs et ne constituent pas un obstacle à la participation pleine et entière à EPALE. Les outils devront être aussi intuitifs et faciles à utiliser et à maîtriser que possible. Le contractant devra réaliser périodiquement des essais de fonctionnement en exploitation et des enquêtes auprès des utilisateurs inscrits afin d'adapter les différentes fonctionnalités du portail à leurs besoins et attentes. Un plan d'essai devra être proposé par le soumissionnaire. Une attention particulière doit être accordée au fait que le public cible est composé d'utilisateurs possédant des degrés très différents de maîtrise des TIC. La navigation doit être simple et aussi intuitive que possible. Le portail doit être disponible en version texte seul et en version imprimable. La plateforme EPALE doit pouvoir être consultée depuis un smart phone ou d'autres outils numériques

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