Saisie et différents types de champs de PMB Rubrique Alimentation de la base N 3.1 Auteur Édith Boulo Version PMB : 3.3.6

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1 Titre Saisie et différents types de champs de PMB Rubrique Alimentation de la base N 3.1 Auteur Édith Boulo Version PMB : Date de création : 27/10/2006 Date de modification : 17/06/ Saisir, modifier ou supprimer un document dans PMB (pour les périodiques, cf. fiche 3.1.1) 1.1 Notice principale Création de la notice a. Entrer l ISBN, puis cliquer sur «suivant» La saisie de l ISBN est facultative, mais utile : elle permet de détecter les doublons. L'ISBN peut être saisi avec ou sans tirets, il peut aussi être saisi directement à la douchette sous la forme du code EAN (code barre commercial) Si l ISBN figure déjà dans la base, la notice déjà saisie est alors ouverte en modification. NB : PMB transforme tous les ISBN saisis en ISBN à 13 chiffres, sans conséquence sur l'affichage des vignettes ou la détection des doublons b. Renseigner les champs Pour plus de renseignements sur l utilisation des différents types de champs, cf. la suite du document. Voir aussi le Guide de catalogage (rappel des normes de saisie, répartition des entrées entre les champs ) c. Enregistrer Modification Cliquer sur le titre de la notice, puis sur «Modifier». Effectuer les modifications. Enregistrer. Suppression Il n est pas possible de supprimer une notice auxquelles sont reliés des exemplaires ou des notices filles. a. Supprimer les éventuels exemplaires ou notices filles b. Cliquer sur le titre de la notice, puis sur «Modifier» c. Cliquer sur «supprimer» 1

2 1.2 Exemplaire Création d un exemplaire L aperçu de la notice en catalogage permet l ajout d un exemplaire. a. Saisir le numéro dans la case, puis cliquer sur «ajouter un exemplaire» b. Renseigner les champs Pour plus de renseignements sur l utilisation des différents types de champs, cf. la suite du document. Voir aussi le Guide de catalogage (rappel des normes de saisie, répartition des entrées entre les champs ) c. Enregistrer Modification / Suppression d exemplaires Cliquer sur le numéro d exemplaire : Effectuer les modifications souhaitées et enregistrer ou Cliquer sur supprimer. 1.3 Notice fille (notice décrivant une unité documentaire contenue dans un document principal) Pour créer une notice fille: Créer la notice principale ou rechercher la notice déjà créée et cliquer sur le titre de la notice Cliquer sur «Créer notice fille» Renseigner les champs et enregistrer (ne pas créer d exemplaire) A la rubrique «Notice mère», sélectionner le type de relation (généralement : «contenu dans») Pour modifier ou supprimer une notice fille : Procéder de la même façon que pour les notices principales. 2

3 2. Différents types de champs Dans les notices, bulletins et exemplaires existent plusieurs types de champ. Les couleurs de ces champs signalent s il s agit : - d un champ à saisie directe (couleur blanche) : on inscrit directement dans le champ - d un champ à saisie indirecte (couleur verte) : il faut cliquer sur le bouton pour saisir ou rechercher la valeur désirée dans une nouvelle fenêtre. - d une liste déroulante (couleur blanche suivie d une flèche bleue) : on sélectionne dans la liste la valeur souhaitée si l on ne souhaite pas conserver la valeur affichée par défaut. Les champs à saisie indirecte et les listes déroulantes se gèrent différemment suivant les types de données qu ils contiennent : certains contiennent des listes de choix fermées (impossibilité d ajouter ou de modifier des données), d autres, des listes ouvertes (possibilité d ajouter, de supprimer ou de modifier des données) Cas particuliers : NB : Les listes déroulantes peuvent contenir le même type de données que les champs à saisie indirecte ; ils sont présentés sous cette forme simplement parce qu ils contiennent un petit nombre de données, qui peut s afficher facilement dans une seule liste. Les ISBN et les n d exemplaire sont saisis directement en début de création de notice (pour les ISBN) ou d exemplaire (pour les numéros d exemplaire). Il est possible de les modifier en saisie ou modification de notice ; il faut alors passer par le bouton pour les saisir dans une nouvelle fenêtre. La date d origine de la notice (par défaut, en création de notice : la date du jour) est modifiable à partir d un calendrier. Cliquer sur la date. Sélectionner dans le calendrier la date souhaitée Les boutons : Pour ouvrir une fenêtre de sélection dans un champ vert Pour effacer une donnée dans un champ vert Pour ajouter un champ 3

4 3. Les autorités Champs concernés : Auteur, Titre de série, Éditeur, Collection, Sous-Collection, Indexation décimale (pour plus de détails sur les autorités, cf. fiche 4.2) Pour la saisie des catégories, qui font partie des autorités mais utilisent un autre type de navigation, cf. point Recherche et sélection d une autorité existante Deux possibilités pour obtenir les données souhaitées. a. Cliquer sur le bouton : une fenêtre s ouvre Saisir le nom souhaité, éventuellement à l aide des opérateurs de recherche : Exemples : albert : recherche sur tous les auteurs nommés ou prénommés Albert _albert : recherche sur tous les auteurs nommés Albert (le tiret bas équivaut à commence par) _albert* : recherche sur tous les auteurs nommés Albert, Albertini (* : troncature) b. inscrire le début du mot dans le champ, et appuyer sur la touche ou la touche F2 du clavier Sélectionner ensuite le terme approprié dans la liste : il s inscrit dans le champ 3.2 Saisie d une nouvelle autorité (sauf catégories) Si le terme voulu n existe pas encore dans les autorités, cliquer sur le bouton «Ajouter un auteur» (ou un titre de série ), saisir le terme, puis enregistrer. NB : il n est pas possible de modifier les autorités existantes à partir de cette fenêtre ; les autorités ne peuvent être modifiées qu à partir de l onglet Autorités. Cas particulier des éditeurs, collections et sous-collections : Les sous-collections sont directement liées au collections, lesquelles sont directement liées aux éditeurs. Lorsqu une sous-collection est sélectionnée, les collection et éditeur dont elle dépend sont donc eux aussi sélectionnés. Lorsqu une sous-collection n existe pas dans la base, il est possible, si la collection et l éditeur auxquels elle est reliée n existent pas non plus, de les créer à partir de la même fenêtre. 4

5 4. Les listes de choix (valeurs non modifiables en saisie) 4.1 Listes de choix non modifiables Champs concernés : Type de document, Fonction (Auteur), Langue, Type de relation (notice mère) Les valeurs de ces champs ne sont pas modifiables. Une valeur par défaut s inscrit automatiquement en saisie de notice (sauf pour les langues d origine). Pour le champ «Type de document» (premier champ de la notice), il est possible de choisir une autre valeur par défaut que texte imprimé, en modifiant les paramètres de l utilisateur (icône en haut à droite) Pour les listes (type de document, type de relation), choisir la valeur dans la liste. Pour les champs verts, cliquer sur le bouton ou inscrire le début du mot et appuyer sur la touche 4.2 Champs personnalisables des notices Champs concernés : Nature du document, Thème de fiction, Genre, Niveau, Discipline ou F2 du clavier Cliquer sur le bouton (aucune autre procédure de sélection n est possible) Après avoir sélectionné la ou les valeurs souhaitées, refermer la fenêtre de sélection. Les valeurs existant dans la base sont modifiables à partir de l onglet Administration Administration > Notices > Personnalisables Pour plus de détails, cf. fiche Listes de choix en exemplaires Champs concernés : Exemplaires : Support, Localisation, Section, Propriétaire, Statut, Code statistique, Sélectionner la valeur dans la liste. Il est possible de modifier les valeurs par défaut à partir des paramètres de l'utilisateur (icône en haut à droite) Les valeurs existant dans la base sont modifiables à partir de l'onglet Administration : Administration > Exemplaires puis choisir le nom du champ que l'on souhaite modifier. On peut modifier, ajouter ou supprimer des entrées pour ces listes. Il n est pas possible de supprimer une valeur utilisée dans la base (un message d alerte avertit de cette impossibilité). 5

6 Cas des sections : lors de la création d'une nouvelle section, penser à cocher la case «visible dans les localisations», même si vous n'utilisez qu'une localisation : Cocher également visible dans l'opac Penser également à cocher cette case lors de la création d'une nouvelle localisation. 5. Les catégories Cliquer sur le bouton Un écran de recherche vous permet de choisir entre recherche hiérarchique et recherche par terme Quel que soit le type de recherche choisi, vous pouvez rester dans l'écran de sélection des catégories pour sélectionner tous les termes voulus, ils s'ajouteront tous à la notice. Attention : le bouton «ajouter» ne sert pas à ajouter un descripteur à la notice, mais à ajouter un descripteur dans le thésaurus (à éviter). 5.1 Recherche hiérarchique Saisissez le terme recherché, avec ou sans troncature, puis cliquez sur rechercher ou appuyez sur la touche Entrée 6

7 L'écran suivant vous propose tous les descripteurs contenant le terme recherché Les termes précédés de cette icône n'ont pas de spécifique et sont donc directement cliquables Les termes précédés de cette icône ont un ou des spécifiques ; cliquer sur le terme pour le sélectionner ou sur cette icône pour voir les spécifiques, Les termes suivis d'un autre descripteur en italique suivi sont des non-descripteurs ; cliquer sur ces termes amène à sélectionner le descripteur équivalent ex. : cliquer sur «Pharmaciens sans frontières» ajoute le descripteur «organisation humanitaire» Pour sélectionner un descripteur, cliquer sur le terme retenu : il s'ajoute immédiatement à la notice. 5.2 Recherche par termes (recommandé) Saisissez le terme recherché, avec ou sans troncature, puis cliquez sur rechercher ou appuyez sur la touche Entrée L'écran suivant vous propose les mêmes termes, sous une forme permettant la navigation dans le thésaurus. Cliquez sur l'un des termes proposés (ici, industrie pharmaceutique) 7

8 La deuxième partie de la fenêtre restitue le descripteur dans sa hiérarchie, et propose également les termes associés. Pour naviguer dans la hiérarchie : cliquer sur l'un des termes. Pour ajouter le descripteur : cliquer sur le signe + situé à gauche de la liste hiérarchique ou du terme associé. Cette opération sélectionne le terme affiché en gras, (ici «industrie pharmaceutique»), ou le terme associé (ici, «produit pharmaceutique») Si vous cliquez sur un terme faisant partie des non-descripteurs, un renvoi vous permet de sélectionner le terme retenu dans le thésaurus, en le situant dans sa hiérarchie : Ici encore, cliquer sur le + pour sélectionner le terme retenu (ici, «organisation humanitaire») 8