TERMES DE REFERENCE POUR L EVALUATION DU PLAN STRATEGIQUE DU FFRP ET LE DEVELOPPEMENT DU NOUVEAU PLAN STRATEGIQUE

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1 PARLEMENT DU RWANDA TERMES DE REFERENCE POUR L EVALUATION DU PLAN STRATEGIQUE DU FFRP ET LE DEVELOPPEMENT DU NOUVEAU PLAN STRATEGIQUE CONTEXTE Le Forum des Femmes Rwandaises Parlementaires (FFRP) est un des réseaux affiliés au Parlement du Rwanda qui a été créé en 1996 avec comme mission de contribuer à bâtir une société égalitaire, équitable, inclusive et participante, en jouant le rôle d influence en matière du genre, compte tenu de la mission du Parlement. Depuis 2005, le FFRP a commencé la planification stratégique de ses activités. C est dans ce cadre que la première génération de son plan stratégique quinquennal ( ) a été développée. Révisé après deux ans et demi de mise en œuvre, ce plan a permis d élaborer le deuxième plan stratégique qui constitue le document cadre de la planification opérationnelle des activités du FFRP jusqu à ce jour. L Union interparlementaire (UIP), basée à Genève (Suisse), est l organisation mondiale des parlements. L UIP est un forum de dialogue, de coopération et d action parlementaires, elle promeut la démocratie et aide les parlements et les parlementaires à travers le monde à remplir leur mandat. Elle agit pour l égalité des sexes et pour la participation des femmes à la vie politique et publique. Le FFRP et l UIP coopèrent ensemble pour une participation plus forte et plus efficace des femmes au Parlement du Rwanda. Cette coopération se fait à travers des activités visant le renforcement des capacités et de l action du FFRP et de ses membres. C est dans ce cadre que sera évalué le Plan stratégique du FFRP et que sera développé un nouveau Plan stratégique du Forum pour la période JUSTIFICATIF Le FFRP est un mécanisme de facilitation de l'intégration du genre au sein du Parlement du Rwanda. Pour mener à bien cette fonction, le FFRP s est établi un mandat et des objectifs à travers son Plan stratégique Ce plan arrivant à échéance, une évaluation de son exécution s impose pour identifier les succès atteints et les défis persistants. Afin de pouvoir assurer la continuité des activités du Forum et améliorer son efficacité par le truchement des processus organisationnels, il importe de développer un nouveau plan stratégique qui tracera les perspectives d avenir en vue de permettre une continuité vers la vision à long terme du FFRP. OBJECTIFS Le FFRP et l Union interparlementaire (UIP) recrutent une équipe multidisciplinaire composée de deux consultant(e)s : un(e) consultant(e) international(e) et un(e) consultant(e) national(e) pour : - Mener une évaluation de la mise en œuvre du Plan stratégique du FFRP qui permettra une bonne capitalisation des acquis, une identification des résultats atteints et des écarts éventuels; - Développer le plan stratégique du FFRP pour la période

2 RESPONSABILITES ET TACHES SPECIFIQUES Sous la responsabilité et la supervision conjointe du Bureau du FFRP et de l UIP, les consultant(es) seront chargé(e)s de l accomplissement des tâches suivantes : - Conduire une mission d évaluation du plan stratégique du FFRP, élaborer et présenter un rapport d évaluation (voir descriptif détaillé dans les pages suivantes) ; - Animer un atelier de formation en planification stratégique pour les membres et le personnel d appui du FFRP ; - Conduire une mission d élaboration d un plan stratégique du FFRP assorti d une stratégie de mobilisation des ressources et le restituer aux parties prenantes (voir descriptif détaillé dans les pages suivantes) ; PRODUITS ATTENDUS - Rapport d évaluation du plan stratégique ; - Modules de formation en planification stratégique ; - Plan stratégique du FFRP ; - Stratégie de mobilisation des ressources pour la mise en œuvre du Plan stratégique du FFRP ; - Rapport final des missions. Les produits seront en anglais et en français et chaque version ne devrait pas dépasser 20 pages, y compris son résumé exécutif et sans tenir compte des annexes. DEMARCHE METHODOLOGIQUE - Les consultant(e)s mettront en œuvre un processus participatif à toutes les étapes de leurs missions. Ils/elles procéderont à des consultations régulières avec les membres du FFRP ; - Les produits seront préparés sur la base d entretiens, d ateliers, de documents disponibles, de données d enquêtes auprès du FFRP, des membres du Parlement, des bénéficiaires ; - Les consultant(e)s se départageront les tâches et travailleront en coordination et coopération à tous les niveaux de leurs missions. DEROULEMENT DES MISSIONS * - L évaluation du plan stratégique devra impérativement commencer avec le premier trimestre Cette dernière ne devrait pas dépasser 15 jours ouvrables ; - Les consultants auront également 15 jours ouvrables pour développer un plan stratégique du FFRP assorti d une stratégie de mobilisation des ressources. Les missions incluront les étapes suivantes : - Des réunions de prise de contact avec le FFRP pour permettre une compréhension univoque des présents Termes de Référence et des résultats escomptés ; - Analyse documentaire : plan stratégique en cours d exercice et tous les documents relatifs à sa mise en œuvre, autres documents de fonctionnement et de coordination actuelle du FFRP, documents relatifs à la situation sociale, économique et politique du Rwanda, documents relatifs au Parlement rwandais ; - Atelier de formation pour le FFRP sur la planification stratégique, l élaboration d un cadre logique, les outils de programmation et de suivi; * Les jours d examen des rapports par le FFRP et l UIP ne seront pas comptabilisés. 2

3 - Réunions de concertation, de collecte et de partage des informations avec les membres, les bénéficiaires et les partenaires du FFRP ; - Analyse et restitutions intermédiaires au FFRP avant, pendant et après chacune des missions ; - Rédaction des produits de la mission (rapports et plans) ; - Présentation et discussion des rapports et plans proposés avec le FFRP ; - Intégration des commentaires/ajouts du FFRP ; - Les produits finalisés devront être soumis dans un délai ne dépassant pas une semaine chaque fois après une session de restitution et le feedback ; - Restitution finale des rapports et plans au FFRP. QUALIFICATIONS REQUISES - Grades académiques et expériences professionnelles prouvées en planification stratégique, développement organisationnel, planification et gestion des projets, évaluation ; - Expérience dans la réalisation de missions d évaluation et de missions de planification stratégique; - Expérience avérées en genre, femmes et politiques, parlement ; - Connaissances techniques et expérience pratique dans le domaine du développement parlementaire, du genre, de la gouvernance et du développement communautaire ; - Compétences linguistiques en anglais et/ou français. CONDITIONS ET RESSOURCES Les consultants percevront des honoraires journaliers (sur 30 jours maximum). Aucun autre frais (appels téléphoniques ou autre) ne seront couverts par les mandataires. Un déplacement au Rwanda est prévu pour le/la consultant(e) international(e) dans le cadre des missions. Ce déplacement sera financé par l UIP et ses modalités seront soumises aux règlements en vigueur à l UIP. DEPOT DES CANDIDATURES Les personnes intéressées soumettront: - un curriculum vitae (CV), - une lettre de motivation comprenant l approche méthodologique envisagée et les coûts et honoraires demandés. Les dossiers de candidature devront être transmis au plus tard le 30 mars 2012 par courrier postal, par fax ou par courriel à : Union interparlementaire (UIP) 5, chemin du Pommier Case postale 330 CH 1218 Le Grand Saconnex/Genève Suisse Fax : Courriel : postbox@mail.ipu.org Forum des Femmes Rwandaises Parlementaires (FFRP) Parlement du Rwanda BP 352 Kigali Rwanda Fax : E mail : Ffrp_femmes@yahoo.fr 3

4 DESCRIPTIF DETAILLE 1 EVALUATION DU PLAN STRATEGIQUE Les consultants procèderont à l évaluation de la mise en œuvre du Plan stratégique du FFRP et produiront un rapport d évaluation selon les critères suivants : L évaluation doit, de façon complète et détaillée : - Évaluer l efficacité du Plan stratégique : l ampleur avec laquelle les objectifs déclarés sont atteints. L efficacité doit être évaluée par rapport aux activités, à leurs effets et résultats. Les facteurs ayant contribué ou porté atteinte aux résultats doivent également être inclus dans l analyse. - Évaluer la durabilité des actions menées : l ampleur avec laquelle les bénéfices du Plan stratégique vont se poursuivre ou sont susceptibles de continuer après la fin du Plan (c'est à dire actions de suivi, résultats visibles et permanents). - Évaluer la pertinence du plan stratégique : jusqu à quel point le Plan était justifié et approprié par rapport aux besoins et à la situation au niveau national. - Évaluer le rendement/ l efficience : l analyse et l évaluation de la performance globale du plan, les résultats/produits par rapports aux ressources, la gestion financière, le programme/calendrier de mise en œuvre. - Évaluer l impact qu a eu le Plan et qu il est susceptible d avoir à l avenir : en mesurant les changements à la fois positifs et négatifs, prévus et imprévus, et les effets sur la société provoqués par le Plan ainsi que ses effets de catalyseur. - Analyser les défis posés pour arriver aux succès atteints et des leçons tirées de ces défis ; - Insister sur les leçons tirées du Plan par rapport aux résultats atteints, au processus suivi et à la stratégie appliquée et proposer des recommandations ; - Mettre l accent sur les bonnes pratiques, les réussites, les anecdotes ; - Analyser la valeur ajoutée du Plan stratégique et de son financement. Le rapport d évaluation doit contenir les renseignements suivants : Contexte : - Le rapport doit passer en revue les axes stratégiques du Plan par rapport à l analyse de la situation, en décrivant le contexte social, économique et politique global dans lequel le Plan a été défini et les problèmes spécifiques qu il devait résoudre ; - Le rapport doit lister les parties prenantes, partenaires et bénéficiaires clés du Plan. Objectif programmé et composants : - L opportunité de l objectif général du Plan ; - La valeur des effets et des résultats planifiés ; - Le succès des activités mises en œuvre ; - Le budget total et son adéquation ; - Les modalités de suivi et d évaluation mises en œuvre. Renseignements sur le processus d évaluation : - La description de l équipe d évaluation (composition et domaines d expertise) ; - L objectif de l évaluation ; - Une description brève mais concise de la méthodologie adoptée (visites de terrain, entretiens, revue de la littérature pertinente, revue de documentation, questionnaires, participation des acteurs, etc.) ; - Le plan de travail de l évaluation ; - La durée de l évaluation. Résumé de l évaluation : - Un résumé des résultats et conclusions essentiels de l évaluation sera intégré au rapport d évaluation. 4

5 Calendrier de la mission : ACTIONS NOMBRE DE JOURS Réunion préparatoire avec le FFRP 1 Recherche et revue documentaire 2 Consultations: Réunions et ateliers de travail 2 Rédaction d un avant projet de rapport d'évaluation 5 Envoi de l avant projet de rapport d'évaluation au FFRP et à l UIP 0 Réception des premiers commentaires 0 Intégration des commentaires et envoi du projet de rapport d évaluation au FFRP et à l UIP 2 Atelier de discussion du projet de rapport avec le FFRP 1 Intégration des commentaires et finalisation du rapport d évaluation 2 Envoi du rapport d évaluation final au FFRP et à l UIP 0 TOTAL 15 2 DEVELOPPEMENT DU PLAN STRATEGIQUE DU FFRP Sur base des résultats de cette évaluation, des conclusions sur les succès et les défis persistants, les bonnes pratiques et leçons apprises seront tirées pour aider dans d un nouveau Plan stratégique Les consultants élaboreront un Plan stratégique du FFRP incluant : - Une vision à long terme ; - Une ou des missions ; - Des objectifs généraux et spécifiques ; - Des axes stratégiques d intervention ; - Les actions ; - La définition, le choix et l appropriation d un dispositif organisationnel et de coordination pour les interventions ; - Des indicateurs d évaluation des résultats et les moyens de leur vérification ; - Les modalités de suivi et d évaluation ; - Les modalités de coordination/partenariats avec d autres acteurs ; - Un plan d analyse des risques et opportunités pour la mise en œuvre du plan ; - Une stratégie de mobilisation des ressources ; - Un plan d action opérationnel contenant un budget, un plan de financement, des indicateurs et des critères d évaluation. Calendrier de la mission : ACTIONS NOMBRE DE JOURS Réunion préparatoire avec le FFRP 1 Recherche et revue documentaire 2 Séance de formation pour les membres du FFRP: la planification stratégique 1 Consultations: Réunions et ateliers de travail 2 Rédaction de l avant projet de Plan stratégique Envoi de l avant projet de Plan stratégique au FFRP et à l UIP 0 Réception des premiers commentaires 0 Intégration des commentaires et envoi du projet de plan stratégique au FFRP et à l UIP 2 Atelier de discussion du projet de plan stratégique avec le FFRP 1 Intégration des commentaires et finalisation du Plan stratégique Envoi du Plan stratégique final au FFRP et à l UIP 0 TOTAL 15 5