ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT POUR

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1 ECM ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT POUR

2 L ENTREPRISE SANS PAPIER OU PRESQUE La collaboration au sein d une organisation passe par le partage de l information. Si pour vous, fi abiliser votre gestion documentaire tout en recourant à des concepts de développement durable est un objectif, alors Xpert.ECM vous intéresse. Xpert.ECM apporte des solutions à tous les niveaux des processus documentaires, que ce soit lors de l acquisition du document (numérisation, bureautique, messagerie électronique), lors de sa vie (publication, modifi cation, validation, signature électronique ) ou encore lors de son archivage défi nitif avec bien sûr une totale garantie d intégrité et de pérennité des données.

3 UNE ALIMENTATION VARIÉE L entreprise a besoin de technologies performantes pour rendre ses processus effi cients. Xpert.ECM est à même d utiliser les techniques de numérisation et de reconnaissance les plus récentes (LAD, RAD, OCR ). La numérisation d un document papier n est qu une source d information. A côté de celle-ci en existent bien d autres telles que les s, les fax, les formulaires WEB ou la bureautique. Xpert.ECM identifi e les index et classe tous vos documents là où vous le souhaitez. Enfi n, les applications métier génèrent à elles seules les plus importants volumes de papier. Via des connecteurs (APIs, Webservices ) Xpert.ECM stocke automatiquement les documents produits par ces applications avec pour effet immédiat la réduction des coûts administratifs et écologiques. Xpert.ECM se veut une plateforme collaborative universelle. Certaines fonctionnalités s adressent à des secteurs d activité bien spécifi ques tel que le secteur bancaire privé avec la banque restante. TRAITEMENT AFFICHAGE Vous Bénéfi ciez d un point d entrée unique pour vos données

4 UNE QUESTION D EQUILIBRE ECM LE TRAITEMENT DES DOCUMENTS LA PUBLICATION DES INFORMATIONS Après avoir fait l acquisition de nombreux documents, Xpert.ECM déploie une richesse fonctionnelle au service du traitement des données. Le concept de bureau «sans papier» trouve son essence dans la gestion des corbeilles électroniques. Il s agit en l espèce de travailler sur les données contenues dans les documents. Si les corbeilles autorisent un traitement des données, les fonctions de workfl ow intégrées à l outil permettent la mise en œuvre de processus de validation. L accès aux documents se gère en fonction des besoins propres à chaque utilisateur. Au nombre de trois, ces accès se font au travers d un client Windows, d un navigateur Internet ou directement depuis une application métier via l intégration. Un paramétrage fi n des sécurités permet de limiter les droits, tant sur la structure du classement que sur les fonctionnalités de l application, jusqu à la sécurisation d un document spécifi que. La gestion documentaire doit être au service de tous et apporter la bonne information au bon destinataire et au moment opportun. L atteinte de cet objectif ambitieux se concrétise par le workfl ow procédural, c est-à-dire la modélisation de vos processus documentaires.

5 VIVRE L INSTANT PRÉSENT SEREINEMENT POUR SE PRÉPARER UN FUTUR ET UN PASSÉ PLUS HEUREUX CYCLE DE VIE DU DOCUMENT Le propre d un outil de gestion de contenu est précisément son aptitude à tracer les actions intervenant sur un document depuis sa naissance jusqu à sa destruction. Dans le respect de la Corporate Identity de l organisation, Xpert.ECM crée vos documents à partir de modèles prédéfi nis et en puise le contenu au sein même de vos applicatifs métier. Ainsi, Xpert.ECM devient le répondant numérique des normes de qualité de l entreprise (ISO, GMP, AFNOR ). Les délais de rétention propres à chaque nature de document garantissent un archivage légal sans faille.

6 CAPTER ET CANALISER L ENERGIE A SA SOURCE ECM SIGNATURE ÉLECTRONIQUE CIRCULATION DES DOCUMENTS La signature électronique devient un phénomène incontournable de l évolution des systèmes d information. Le support de la signature électronique, dans Xpert.Line en général et dans Xpert.ECM en particulier, garantit: La confi dentialité de vos documents L intégrité de vos données L authentifi cation des différents intervenants La non-répudiation de l information. Vos documents électroniques ont la même force probante que vos documents papiers. Partie importante et intégrante du système d information, l ECM joue un rôle économique et stratégique primordial dans l entreprise. Aussi, il importe de pouvoir fl uidifi er la circulation d un document tout en garantissant la confi dentialité de l information qu il contient. Cette circulation est organisée par l ECM soit directement depuis votre outil de messagerie, soit au travers de workfl ows procéduraux en adéquation avec vos règles de gestion. La modélisation des circuits d information respecte pleinement l impératif de confi dentialité par la mise en œuvre des technologies les plus récentes en matière de sécurité informatique. En pratique, Xpert.ECM fi abilise les processus documentaires, garantit leur accomplissement ainsi que la pérennité et l intégrité des données.

7 XPERT.ECM, A L ECOUTE DE VOS SENSATIONS UNE INFORMATION FIABLE DELIVREE AU BON MOMENT Le processus documentaire présente l avantage d interpeller l utilisateur au moment même où son intervention est requise. La présence de signatures électroniques vient renforcer l assurance de restituer au bon destinataire des données intègres dont la provenance est garantie. Une fois archivée, l information reste à la disposition des utilisateurs. Ces derniers apprécieront le moteur de recherche multi-critères incluant une recherche «Full Text» dans l ensemble du fond documentaire. L usage de ces puissants outils reste encadré par votre stratégie de sécurité telle que défi nie dans Xpert.Security, le module d Xpert.Line dédié à la sécurisation des applications.

8 PLUS D AISANCE, MOINS D EFFORT HRM ECM INTEGRATION L aisance avec laquelle l application s intègre à un Système d Information est étroitement liée aux concepts qui ont prévalu lors de son développement. Vous ne serez pas surpris d apprendre que l application s installe sur diverses plateformes avec un large choix de bases de données. Cet ECM contient tous les composants nécessaires à sa parfaite intégration avec les applications tierces de l entreprise. Que cela soit sous forme de programmes (APIs) ou de WebServices, toutes les fonctionnalités d Xpert.ECM sont accessibles depuis n importe quel logiciel.

9 LE TEMPS N EST QU ACCESSOIRE PORTAIL DOCUMENTAIRE De manière autonome ou intégré à l Intranet de l entreprise, le portail documentaire est l accès privilégié aux documents. Mode de diffusion idéal quelle que soit l entreprise, il garantit un même niveau d information des collaborateurs en fonction de leurs besoins. Il devient également l interface entre l utilisateur et la mémoire de l entreprise. Tout collaborateur nomade reste en contact avec la vie de l entreprise et participe pleinement à la dynamique insuffl ée par les processus documentaires. Plus de retard dans le traitement de l information que vous soyez à Genève, Tokyo ou New York.

10 REDECOUVRIR LA LIBERTE ECM PLATEFORME COLLABORATIVE Le portail documentaire peut s appréhender dans sa dimension de bibliothèque WEB. Il est un référent normatif de l entreprise. Il assure la diffusion des procédures, normes et règlements en vigueur dans l entreprise auprès de tous les collaborateurs. Le partage de l information entre collaborateurs s effectue de manière structurée (workfl ow procédural) ou non (messagerie) par cette même interface WEB. En résumé, Xpert.ECM est d un point de vue documentaire le refl et de vos processus d entreprise.

11 YIN & YANG OU ECM & BPM BUSINESS PROCESS MANAGEMENT ET QUALITÉ Aujourd hui rares sont les processus qui n associent pas de documents. Alliant BPM et ECM, Xpert.ECM répond à tous vos problèmes documentaires de gestion de la qualité. Le document s enrichit de données pertinentes tout au long de vos processus de manière à pouvoir délivrer à vos clients et/ou partenaires une information normalisée. Tous les systèmes de certifi cation imposent la rédaction de procédures ou plus précisément la description de vos processus, qu ils soient industriels, commerciaux ou administratifs. Grâce à des documents types et à une gestion adéquate des versions, des procédures, normes et règlements en vigueur dans l entreprise, Xpert.ECM offre la possibilité de tracer l évolution de vos procédures.

12 LA PERFORMANCE EST LA CONSEQUENCE NATURELLE DE L HARMONIE HRM ECM UTILISATION SIMPLE La consultation des documents est réalisée avec une grande aisance. En dehors des processus qui apportent les documents à l utilisateur, celui-ci peut rechercher toutes informations selon ses besoins. Il dispose pour cela d outils extrêmement fl exibles. De même, l exploitation des documents (traitement des données, modifi cation, ajout, transfert ) se révèle intuitive grâce à une ergonomie dynamique.

13 LE FENG SHUI DANS VOTRE ECM ARCHITECTURE ORIENTEE SERVICE - SOA FORMATS ET COMPLIANCE L ECM procure à l entreprise un avantage concurrentiel par sa faculté à fi abiliser, ordonner et automatiser ses processus documentaires. Ces derniers doivent pouvoir rapidement évoluer en fonction du marché. Pour répondre à ces exigences de fi abilité et de fl exibilité, l application Xpert.ECM repose sur une Architecture Orientée Service (SOA). Par défi nition, un système d information comporte une multitude d applications délivrant des données aux formats les plus divers. L ECM se doit de stocker tous vos documents indépendamment du format. Grâce au recours aux plug-in Internet des applications, l utilisateur dispose d un Viewer universel dans lequel s affi chent les documents : c est son bureau virtuel. Le document reste dans son format natif durant toute sa vie. Lors de son archivage, Xpert.ECM peut le transformer en PDF. De plus, le logiciel supporte tous les types de médias présents sur le marché garantissant un stockage et une conservation des données en conformité avec les règles édictées par le compliance.

14 XPERT.ECM ET LA MAITRISE DU DOCUMENT HRM ECM MODULARITE ET SOUPLESSE REDUCTION DE LA COMPLEXITE Autre avantage et non des moindres, Xpert.ECM se décline en plusieurs modules contenant des fonctionnalités répondant à des besoins clairement défi nis (COLD, corbeilles, fusion bureautique, numérisation, s et fax, workfl ow procédural ). Cet outil vous offre une grande souplesse dans son implémentation et évolue avec votre organisation. Les solutions informatiques actuelles doivent permettre à l utilisateur de se concentrer sur ses aspects métier en faisant abstraction de la technologie. Xpert.ECM relève ce défi en simplifi ant l activité au quotidien, ce qui se traduit rapidement par une augmentation de la rentabilité et des retours sur investissements à court terme.

15 XPERT.LINE BOUSCULE VOS HABITUDES La gamme de produits suisses Xpert.Line offre bien plus qu un standard. Elle se base sur trois niveaux technologiques permettant de simplifi er tant la mise en œuvre que la personnalisation : La modélisation graphique des processus (BPM) simplifi e la communication entre les règles métier et l informatique (IT) «See how IT works». L architecture service des nombreux composants métier Xpert.Line (SOA) vous permet d orchestrer vos processus individuels. Xpert.Line est indépendante de toutes plateformes et intègre les différentes technologies WEB (RIA).

16 SUISSE TI Informatique Codi SA Techno-Pôle Sierre 1 CH-3960 Sierre Tél : SCHWEIZ Soreco AG Ringstrasse 7 CH-8603 Schwerzenbach Tel FRANCE AZUR Technology Allée du Moulin Berger 3 F Ecully Tél : DEUTSCHLAND Soreco International Ltd. Heidenkampsweg 45 D Hamburg Tel ÖSTERREICH Soreco International Ltd. Schottenring 16 A-1010 Wien Tel