Circulaire relative à la validation du système d'autocontrôle dans le cadre de l'exportation vers des pays tiers

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1 Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire Circulaire relative à la validation du système d'autocontrôle dans le cadre de l'exportation vers des pays tiers Référence PCCB/S4/ Date 11/02/2015 Version actuelle 2.0 Applicable à partir de Date de la publication Mots clefs Export, Autocontrôle, Pays tiers Rédigé par Lambregts Leslie, Directeur Relations internationales Ilse Van Nerum, attaché Sigrid Van Boxstael, attaché Inghelram Jacques, attaché Validé par Naassens Pierre, Directeur général a.i. 1. But Il ressort des résultats d'inspection de l'afsca que les entreprises disposant d'un système d'autocontrôle (SAC) validé obtiennent souvent des scores nettement supérieurs aux entreprises dont le SAC n'est pas validé. Afin d'offrir des garanties suffisantes pour les exigences strictes de certains pays tiers, la condition de disposer d'un SAC validé a déjà été imposée pour l'exportation de certains produits vers ces pays tiers. Si le pays tiers pose des exigences supplémentaires par rapport aux législations belge et européenne, ces conditions supplémentaires doivent explicitement être garanties dans le SAC qui doit également être validé à l'avenir pour ces conditions. Et ce, afin de garantir et renforcer la crédibilité de nos exportations belges. L'obligation de disposer d'un SAC validé reprenant une partie exportation sera systématiquement étendue à d'autres produits et destinations. La présente circulaire est destinée aux OCI et auditeurs AFSCA et détermine les mesures de transition pour la validation de la partie exportation du SAC dans les cas où aucun chapitre concernant l exportation n'est encore prévu dans le guide d'autocontrôle concerné. 2. Champ d application Exportation vers des pays tiers dans le cas où un SAC validé (qui - si d'application - couvre également les exigences supplémentaires du pays de destination) est requis. 1

2 3. Références 3.1. Législation Arrêté royal du 14 novembre 2003 relatif à l autocontrôle, à la notification obligatoire et à la traçabilité dans la chaîne alimentaire (nommé ci-après AR autocontrôle) Règlement (CE) n 178/2002 du Parlement européen et du Conseil du 28 janvier 2002 établissant les principes généraux et les prescriptions générales de la législation alimentaire, instituant l Autorité européenne de sécurité des aliments et fixant des procédures relatives à la sécurité des denrées alimentaires 3.2. Autres Recueils d'instruction / circulaires (disponibles sur le site web de l'afsca via: Page d'accueil > Professionnels > Autocontrôle > Autocontrôle et exportation) Guides sectoriels (disponibles sur le site web de l'afsca via: Page d'accueil > Professionnels > Autocontrôle > Guides d'autocontrôle) 4. Définitions et abréviations - SAC : système d'autocontrôle - Pays tiers : pays non membre de l'union européenne - OCI : organisme de certification et d'expertise - Opérateur : personne physique ou morale dont l activité est soumise au contrôle de l AFSCA - Liste fermée : liste d'opérateurs agréés ou approuvés pour l'exportation vers un certain pays tiers qui est disponible via le site web de l'afsca - Guide sectoriel : guide approuvé en conformité avec article 9 du AR autocontrôle - X : date de publication du recueil d instruction ou de la circulaire 2

3 5. Validation/Certification du SAC dans le cadre de l'exportation vers des pays tiers 5.1. Contexte Conditions pour pouvoir exporter vers des pays tiers Les produits que les opérateurs souhaitent exporter vers des pays tiers doivent au moins satisfaire aux réglementations nationale et européenne, comme indiqué à l'article 12 du Règlement (CE) n 178/2002. Les pays tiers peuvent poser des exigences afin de préserver leur territoire de certaines maladies végétales ou animales ou afin d'offrir des garanties suffisantes pour la sécurité de l alimentation ou des aliments. Ces exigences complémentaires seront souvent définies par exemple dans des protocoles, des memorandums of understanding ou des certificats d'exportation bilatéraux après négociations bilatérales (entre l'état membre ou la Commission européenne et le pays tiers). Les modalités pour pouvoir exporter sont décrites dans le fil conducteur général et les conditions d'exportation spécifiques sont reprises par (groupe de) produit(s) et destination dans des recueils d'instruction ou circulaires. Dans certains cas, les pays tiers exigent que les opérateurs qui fabriquent/ ou ont en leur possession des produits destinés à l'exportation vers leur territoire soient repris dans une liste fermée. Cela implique que seuls les produits provenant de ces opérateurs peuvent être exportés vers le pays tiers en question. Les listes fermées par pays et par (groupe de) produit(s) peuvent être consultées via le site web de l'afsca Autocontrôle et exportation Les opérateurs actifs dans la chaîne alimentaire doivent disposer d'un SAC tel que décrit à l'article 3 de l'ar autocontrôle. Un opérateur qui souhaite exporter doit être au courant des conditions d'exportation en vigueur et doit reprendre dans son SAC les garanties nécessaires pour satisfaire à ces conditions. Pour pouvoir satisfaire aux exigences de certains pays tiers, les fédérations sectorielles développent des procédures spécifiques au secteur en concertation avec l'afsca. On peut citer comme exemple les procédures pour garantir que les animaux sont nés et ont grandi en Belgique et les différents plans d'échantillonnage sectoriels pour établir que les produits exportés satisfont aux normes de produit d'application dans le pays tiers Validation/Certification de la partie exportation du SAC Obligatoire pour qui? Certains recueils d'instruction ou circulaires indiquent par (groupe de) produit(s) et par pays de destination si un SAC validé est une condition à l'exportation. L'exigence de validation du SAC, y compris les conditions d'exportation, vaudra initialement uniquement pour : - toutes les combinaisons "(groupe de) produit(s)-pays" pour lesquelles les opérateurs doivent être repris dans les listes fermées pour pouvoir exporter - et pour lesquelles cela est également mentionné dans l'instruction ou dans la circulaire. La date à partir de laquelle l'instruction ou la circulaire pour une certaine combinaison "(groupe de) produit(s)-pays" entre en application est mentionnée dans l'instruction ou circulaire afférente. La 3

4 validation du SAC, y compris les conditions d exportation, vaudra pour toutes les activités pour lesquelles l opérateur doit être repris dans une liste fermée Quand réaliser la validation/certification et par qui? Situation où la validation/certification du SAC est une exigence dans les recueils d instruction ou circulaires qui sont publiés avant le 15/01/2015 : a) Si l'opérateur dispose déjà d un SAC validé/certifié 1, une période de transition est prévue pour aussi faire valider la partie exportation. Cette période de transition dépend de la date d expiration de la validation/certification du SAC. - Si la validation/certification du SAC actuel expire après le 15/04/2015, alors la période de prévue jusqu au 15/01/2016; - Si la validation/certification du SAC actuel expire avant le 15/04/2015, la période de prévue jusqu au 15/04/2016. b) Si l'opérateur ne dispose pas d'un SAC validé/certifié, il ne répond pas aux exigences du recueil d instruction ou de la circulaire. Il doit par conséquent d'abord obtenir la validation/certification de son SAC, y compris la partie exportation, avant de pouvoir être pris en compte pour l'exportation Situation où la validation/certification du SAC devient une exigence dans les recueils d instruction ou circulaires qui sont adaptés et publiés après le 15/01/2015 : a) Si l'opérateur dispose déjà d un SAC validé/certifié 1, une période de transition est prévue pour aussi faire valider la partie exportation. Cette période de transition dépend de la date d expiration de la validation/certification du SAC et de la date de publication du recueil d instruction ou de la circulaire (X) qui s appliquent à ces activités : - Si la validation/certification du SAC actuel expire après X + 3 mois, la période de prévue jusqu à X + 12 mois; - Si la validation/certification du SAC actuel expire avant X + 3 mois, la période de prévue jusqu à X + 15 mois. b) Si l'opérateur ne dispose pas d'un SAC validé, il doit faire valider/certifier son SAC, y compris les conditions d exportation, dans les trois mois après la date de publication du recueil d instruction ou de la circulaire afin de pouvoir exporter L'opérateur ne dispose pas encore d'un SAC validé et il n'existe pas encore de chapitre concernant l exportation dans le guide d'autocontrôle concerné Un opérateur qui, au moment de la publication de la présente circulaire, ne dispose pas encore d'un SAC validé, doit être validé/certifié au plus tard un an après la parution de cette circulaire pour toutes ses activités pour toutes les activités pour lesquelles une validation dans le cadre de l exportation est exigée, y compris les conditions d'exportation. 1 En ce qui concerne toutes les activités qui sont pertinentes dans le contexte de l'exportation 4

5 L'opérateur dispose bien d'un SAC validé mais il n'existe pas encore de chapitre concernant l exportation spécifique dans le guide d'autocontrôle concerné Un opérateur qui, au moment de la publication de cette circulaire, dispose déjà d'un SAC validé, mais pas encore pour les conditions d'exportation, doit faire valider les conditions d'exportation lors de l'audit suivant et au plus tard l'année suivant la parution de la présente circulaire. Pour des combinaisons (groupe de) produit(s) - pays pour lesquelles la nécessité de disposer d un système d autocontrôle validé après la publication de la circulaire au recueil d instruction ou de la circulaire relative à l exportation est ajoutée, les conditions d'exportation doivent être validées au cours de l année suivant après la publication du recueil d instruction ou de la circulaire relative à l exportation, Demande d audit S'il existe un guide sectoriel approuvé, mais qu aucun chapitre concernant l exportation n'est encore prévu dans le guide d'autocontrôle spécifique au secteur, l'audit peut, sur base de cette circulaire, être réalisé par un OCI agréé à cet effet ou par l'afsca. Dans le cas où il est fait appel à un OCI, les dispositions du point sont d'application. S'il n'existe pas de guide sectoriel approuvé, l'audit peut, sur base de cette circulaire, uniquement être réalisé par l'afsca. Les opérateurs visés au point doivent veiller à disposer d'un SAC validé. Ils doivent par conséquent demander eux-mêmes l'audit. Lors de la demande, l'opérateur doit clairement indiquer quelles conditions d'exportation ((groupe de) produit(s)-pays) doivent être auditées Référentiel d'audit Comme indiqué ci-dessus, les opérateurs visés au point doivent au moins satisfaire aux réglementations européenne et nationale. Ces exigences sont déjà reprises dans les guides d'autocontrôle d'application. En outre ces opérateurs doivent également satisfaire, par combinaison "(groupe de) produit(s)-pays" aux conditions d'exportation spécifiques, pour autant qu elles soient d'application. Si de telles conditions existent, elles sont alors reprises dans les recueils d'instruction ou circulaires de l'afsca. Les recueils d'instruction/circulaires concernés se trouvent à la localisation suivante Page d'accueil > Professionnels > Autocontrôle > Autocontrôle et exportation. Les opérateurs visés au point doivent reprendre dans leur SAC une procédure d'exportation décrivant : - comment ils s'informent des conditions d'exportation d'application; - de quelle manière ils traitent ces informations dans leur SAC (qui, quoi, où, quand, quels documents faut-il adapter,...). Cette procédure doit toujours être appliquée par (groupe de) produit(s)-pays Prescriptions pour les OCI Les OCI, déjà accrédités par Belac (ou équivalent) et agréés par l'afsca pour réaliser des audits sur base du guide d'autocontrôle approuvé dans le secteur dans lequel on souhaite exporter, sont provisoirement accrédités et agréés pour réaliser des audits dans le secteur concerné sur base de la présente circulaire et des documents afférents jusqu'à l'audit d'accréditation suivant. Cette 5

6 accréditation est confirmée lors de l'audit d'accréditation suivant à moins que l'oci ne satisfasse pas aux conditions. En complément aux prescriptions reprises dans le guide, les prescriptions suivantes sont également d'application : - L'OCI évalue pour chaque combinaison produit-pays quelle compétence est nécessaire aux auditeurs concernés, détermine les critères et évalue ces auditeurs par rapport à ces critères. En outre, l'oci détermine la formation complémentaire exigée et veille à ce que les auditeurs concernés reçoivent cette formation. - L'audit peut être réalisé en même temps que l'audit des autres dispositions du guide d'autocontrôle qui est d'application dans le secteur concerné; - Durée d'audit: En fonction du nombre de combinaisons "(groupe) de produit-pays", l'oci doit prévoir une durée d'audit complémentaire; - Le rapport d'audit contient l'évidence de l'évaluation de la présente circulaire; - Certificat SAC : o Outre les éléments du scope restant, le certificat SAC d'entreprises dont l'audit était positif sur base de la présente circulaire fait également référence, de manière explicite, à la présente circulaire; o Un certificat SAC avec une unique référence à l'exportation n'est pas possible étant donné que l'établissement doit également être certifié pour les autres parties. - L'OCI peut à tout moment présenter un registre à jour des clients certifiés sur base de la présente circulaire. 6. Annexes 7. Aperçu des révisions Aperçu des révisions de la circulaire Version Date de mise en application Motif et portée de la révision /09/2014 Version originale 2.0 Date de publication Adaptation de la période de transition 6